RETNINGSLINJER FOR FJERNARBEID I OSLO KOMMUNE

Transkript

1 VEDLEGG RETNINGSLINJER FOR FJERNARBEID I OSLO KOMMUNE Pkt. 1 Formål Disse retningslinjer tar sikte på å etablere rammer og gi veiledning for inngåelse av individuelle avtaler om fjernarbeid. Formålet med retningslinjene er å regulere generelle spørsmål vedrørende arbeidsforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og de følger som vedlegg til den individuelle arbeidsavtalen for fjernarbeid. Pkt. 2 Om fjernarbeid Med fjernarbeid menes her arbeid som utføres mot vederlag i et lokale som er geografisk atskilt fra arbeidsgivers arbeidsplass (kontoradresse), men som også kunne vært utført på den ordinære arbeidsplass. Fjernarbeid karakteriseres ved en alternativ organisering av arbeidet, i hovedsak på følgende måter: Hjemmekontor Hjemmekontor er en arbeidsplass innredet i arbeidstakerens hjem. Mobilt fjernarbeid Mobilt fjernarbeid kjennetegnes ved at fjernarbeideren arbeider på ulike geografiske steder. Fjernarbeidssenter Fjernarbeidssenter er et kontorfellesskap der arbeidstakere fra flere ulike virksomheter arbeider i samme lokaler. De kan dele på fellesressursene, så som møterom, kantine, sentralbord, kopimaskin og IT-system. Fjernarbeid må i gjennomsnitt ha et omfang på minst 1 dag pr. uke og ha en varighet på minst 6 måneder. Fjernarbeid etter disse retningslinjer forutsetter at det er inngått en arbeidsavtale mellom arbeidstakeren og arbeidsgiver. Fjernarbeidsforholdet skal være nærmere regulert i en tilleggsavtale til den ordinære arbeidsavtalen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Pkt. 3 Omfang Avtale om fjernarbeid gjelder normalt innenfor en ramme av 1-3 dager i uken. Det bør ikke inngås avtale om fjernarbeid/hjemmekontor ved nyansettelse og når arbeidstaker er i prøvetid. Pkt. 4 Frivillighet Inngåelse av avtale om fjernarbeid skal være basert på frivillighet. Dette innebærer at verken arbeidsgiver eller arbeidstaker kan kreve at det skal etableres hjemmekontor eller annen fjernarbeidsordning.

2 Pkt. 5 Forholdet til den ordinære arbeidsplassen Det er viktig at arbeidstakerens faglige og sosiale tilknytning til den ordinære arbeidsplass ivaretas, samt kontakt/tilknytning til vernetjeneste og tillitsvalgte. Likeledes må nødvendig kompetanseutvikling sikres. Arbeid utenfor ordinær arbeidsplass skal derfor kombineres med arbeid på det ordinære arbeidssted. Arbeidsleders tilgjengelighet for oppfølging overfor fjernarbeideren må gjennomgås og avtales. Pkt. 6 Vilkår ved inngåelse av skriftlig avtale Avtale om fjernarbeid skal inngås skriftlig mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Følgende vilkår legges til grunn for avtalen: 6.1 Arbeidsavtalen Avtale om fjernarbeid inngås som en tilleggsavtale til den ordinære arbeidsavtalen, jf. aml og Det legges til grunn at det både fra arbeidstakers og arbeidsgivers side skal være mulig å si opp fjernarbeidsavtalen uten dermed å si opp det underliggende arbeidsforhold. 6.2 Tariffavtaler Arbeidstakeren omfattes av de til enhver tid gjeldende tariffavtaler. 6.3 Oppsigelsesfrist Arbeidsgiver og arbeidstaker kan gjensidig si opp avtalen om fjernarbeid, fortrinnsvis med 1 måneds varsel. Arbeidsgiver vil bl.a. kunne si opp avtale om fjernarbeid, f.eks. dersom HMSkrav gjør det nødvendig å foreta utbedringer i hjemmekontoret av andre forhold enn datautstyr og/eller annet utstyr, med mindre arbeidstakeren selv sørger for slik nødvendig utbedring. Arbeidstakeren går da tilbake til sin ordinære arbeidsordning. 6.4 Overtid Arbeidstakeren bør normalt ikke pålegges overtidsarbeid i den periode vedkommende utfører fjernarbeid. Dersom overtidsarbeid er nødvendig, kan det pålegges og godtgjøres i samsvar med gjeldende lov- og avtaleverk. 6.5 Arbeidsmiljøloven/arbeidsmiljø Arbeidsgiveren har ansvaret for at fjernarbeideren har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Det innebærer bl.a. at arbeidsgiveren har ansvaret for at utstyr og maskiner som leveres til den ansatte, ikke er til skade for arbeidstakeren. Arbeidstakeren skal på sin side følge gitte instrukser og iaktta den forsiktighet som behøves for å forebygge helseskader og ulykker. En forutsetning for å inngå avtale om hjemmekontor er at arbeidstakerens bosted er egnet for hjemmearbeid mht krav til arbeidsmiljø. Om utbedringer er påkrevet for at bostedet skal fungere tilfredsstillende som hjemmekontor, skal slik utbedring foretas av arbeidstakeren. Arbeidstaker skal beskrive at bostedet er egnet for formålet ved egenmelding. Arbeidstakeren skal ha ordnet eventuelt barnetilsyn. 6.6 Ansvar og forsikringer - personskade (arbeidstaker) Arbeidstakeren omfattes av kommunens personalforsikringer iht. overenskomstens fellesbestemmelser kap. 5. Tidspunktet for når arbeidstakeren er i aktiv tjeneste må anføres i pkt 4 i den individuelle avtalen.

3 6.7 Ansvar og forsikringer tingsskade Arbeidsgiver stiller til disposisjon datautstyr og/eller annet utstyr i forbindelse med fjernarbeid. Dette utstyret er arbeidsgivers/virksomhetens eiendom. Arbeidstakeren skal kvittere for mottakelse av utstyret og er forpliktet til å behandle det mottatte utstyr omsorgsfullt. Det er en forutsetning for å inngå avtale om hjemmekontor at arbeidstakeren har tegnet en vanlig innbo-/ hjemforsikring. For øvrig gjelder skadeerstatningsloven 2-1 om arbeidsgivers ansvar for arbeidstaker. Ved opphør av avtale om hjemmekontor/fjernarbeid, ev. ved permisjoner ut over den avtalte fjernarbeidsperiode, skal arbeidstakeren medvirke til at utstyret blir tilbakelevert når arbeidsgiver krever det. Kostnader forbundet med normal drift av utstyret dekkes av arbeidsgiver, herunder utgifter til nødvendig service av det utstyret som arbeidsgiver har installert. 6.8 Sikkerhetsregler, dokumentbehandling, mv. Arbeidstakeren er forpliktet til å følge de til enhver tid gjeldende regler for bruk av datautstyr, elektronisk databehandling, kommunikasjon og dokumentbehandling. Kravene fremgår av ulike regelverk, herunder: Forskrift om offentlege arkiv av Bruk av modem i tilknytning til virksomhetenes EDB-anlegg, jf. rundskriv 41/94 Instruks for bruk av digitale flertjenestenett (ISDN) i Oslo kommune, jf. rundskriv 18/97 Arkivinstruks for Oslo kommune, jf. rundskriv 34/1999 Instruks for informasjonssikkerhet i Oslo kommune, jf. rundskriv 18/2002 Instruks for etablering av e-post, rundskriv 25/2003 Instruks om postjournal på internett, jf. rundskriv 24/2004 Instruks for bruk av datautstyr i Oslo kommune, jf. rundskriv 10/2004 Arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon, jf. rundskriv 15/2007 Bestemmelser i arkivforskriften og kommunens arkivinstruks gjelder også for behandling av elektroniske dokumenter. For eksempel skal plikten til fortløpende å journalføre alle inn og utgående e-postmeldinger som etter sitt innhold er å betrakte som forvaltningens saksdokumenter ivaretas også når en tjenesteutøver gjør seg tilgjengelig for publikum, kunder og samarbeidspartnere via e-post fra sitt hjemmekontor. Den enkelte virksomhet skal utarbeide rutinebeskrivelser som samsvarer med det som ellers gjelder for dokumenthåndteringen i kommunen og internt i virksomheten. Det vil bl.a. være nødvendig å utarbeide rutiner som sikrer forskriftsmessig behandling av e-postmeldinger, herunder korrekt journalføring. Originale saksdokumenter skal som hovedregel ikke medbringes til hjemmekontoret. Der hvor det er mulig å hente frem elektroniske dokumenter fra systemet, bør dette foretrekkes fremfor å medbringe papirkopier til hjemmekontoret. For å få tilgang til et it-system, må vedkommende være autorisert for dette. I forbindelse med fjernarbeid bør det vurderes hvorvidt den enkelte bør ha en mer begrenset autorisasjon når det jobbes fra hjemmekontoret. De lokale parter skal drøfte hvordan oppbevaring av dokumenter og annen informasjon kan skje i tråd med gjeldende taushetspliktsregler og arkivbestemmelser. Medbestemmelsesutvalget kan være egnet forum for behandling av disse spørsmål.

4 Taushets- og lojalitetserklæringer som er inngått mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, gjelder også ved fjernarbeid. Det skal særskilt avtales hvis andre enn arbeidstakeren skal bruke datautstyret. Arbeidsgiver er ansvarlig for at det aktuelle regelverket gjøres kjent for fjernarbeidstakeren, og skal vurdere om, og i tilfelle hvilke tiltak som må iverksettes på fjernarbeidsstedet for at regelverket på dette området kan bli fulgt. Pkt. 7 Krav til utstyr Alt teknisk utstyr, teleabonnement, frakt og øvrige driftsutgifter skal belastes virksomheten. Arbeidsgiver svarer også for kostnadene ved å installere utstyret og for å montere og vedlikeholde det når det trengs, hvis arbeidstakeren ikke selv kan utføre disse oppgavene. Arbeidstakeren har ansvaret for å behandle utstyret forsvarlig og for å levere det tilbake ved fjernarbeidets opphør, eller ved permisjoner ut over den avtalte fjernarbeidsperiode, når arbeidsgiver krever det. Alle forandringer i konfigurasjon av utstyret skal utføres i samråd med godkjent instans. Arbeidsgiver sørger for og bekoster nødvendig service på utstyret. I forbindelse med etableringen skal det føres en liste over utlevert utstyr/materiell. Arbeidstakeren skal signere på at utstyret er mottatt. 7.1 Utrustning av hjemmekontor Arbeidstakeren skal sannsynliggjøre at bostedet er egnet for formålet om hjemmekontor. Det forutsettes ikke eget rom til disposisjon som kun benyttes til dette formål, men arbeidstakeren må sørge for tilstrekkelig fysisk sikring av hjemmekontoret. Behov for særskilt møblering skal omtales i den individuelle avtalen, men slik møblering skal som hovedregel dekkes av arbeidstakeren, eventuelt utlånes fra kommunens møbellager. Virksomheten betaler ikke leie eller annen godtgjørelse for hjemmekontoret. Pkt. 8 Avslutning av ordningen Ved avslutning av avtale om fjernarbeid skal alt utlevert utstyr straks tilbakeleveres og teleabonnementet avregnes. Pkt. 9 Mal for individuell fjernarbeidsavtale Det skal inngås egen individuell avtale om fjernarbeid. Dette er en avtale som regulerer arbeidstakerens fjernarbeidsforhold med arbeidsgiveren. Avtalen supplerer den ordinære ansettelsesavtalen, og skal ikke gripe inn i den ansattes øvrige ansettelsesbetingelser eller det ordinære arbeidsforholdet. Det må ikke avtales vilkår i denne avtalen som er i strid med lov og avtaleverk.

5 Mal for individuell fjernarbeidsavtale 1. Det inngås avtale om Hjemmekontor Mobilt fjernarbeid 2. Arbeidstaker Navn:... Adresse:... Fødselsdato: Virksomhet - fjernarbeidssted Virksomhetens navn:... Adresse:... Ny fjernarbeidsadresse:... Ved hjemmekontor - angivelse av hvor i boligen arbeidet skal foregå: 4. Omfang og varighet Arbeidet må organiseres slik at det ikke hindrer arbeidstakeren i sosial kontakt med kollegaer eller blir en hindring for kompetanse- og karriereutvikling. Avtaler om fjernarbeid skal alltid inngås for en tidsbegrenset periode. Omfang (dag, uke, måned):... Tidsrom fra:..til: 5. Tilgjengelighet På hvilken måte og når arbeidstakeren skal være tilgjengelig må avtales. Sentralbordet skal være informert om arbeidstakere som har fjernarbeid. Fjernarbeideren skal gi beskjed om fravær (sykdom, syke barn, tjenesteoppdrag etc.) i samsvar med gjeldende regler. Arbeidsgiveren har ansvaret for at fjernarbeidstakerens oppgaver blir utført av noen andre om fraværet krever det. Arbeidsgiver har rett til å kalle fjernarbeideren inn til nødvendige møter og dersom det oppstår uforutsette situasjoner. Arbeidstakeren skal være tilgjengelig i følgende tidsrom og på følgende sted(er): Arbeidstakeren skal være tilgjengelig på følgende måte (f.eks. pr. telefon eller mobiltelefon): Arbeidstakeren skal delta på følgende møter i virksomheten/på hovedarbeidsplassen:

6 Annen kontakt med arbeidsgiver skal skje på følgende måte: Tlf.nr:... Mobiltlf:... E-post:... Arbeidsleders tilgjengelighet/oppfølging overfor fjernarbeideren avtales slik: Hva slags arbeid skal utføres som fjernarbeid 7. Avslutning av fjernarbeidsforholdet Etter utløpet av fjernarbeidsperioden går arbeidstakeren tilbake til den ordinære arbeidsplassen uten særskilt oppsigelse med mindre avtalen forlenges. Denne avtalen opphører automatisk med opphør av ansettelsesforholdet i virksomheten. 8. Arbeidstid For fjernarbeid gjelder samme begrensninger av arbeidstidens lengde som for hovedarbeidsplassen. For overtid og merarbeid gjelder samme regler som for hovedarbeidsplassen. 9. Lov- og avtaleverk Lov- og avtaleverk gjelder som vanlig for den som er fjernarbeider med de tilpasninger som fremgår av retningslinjene pluss denne avtale. 10. Utstyr Utstyr som arbeidsgiver eier og som er installert hos fjernarbeideren (inventarliste) er følgende: 11. Opplæring Arbeidsgiver har ansvaret for at fjernarbeideren får opplæring og oppfølging i bruk og drift av utstyr (PC, kommunikasjonsutstyr etc.) i den utstrekning det er nødvendig. 12. Arbeidslokale ved hjemmekontor Det skal angis et rom i boligen som skal fungere som fjernarbeidsplass som skal være utformet og innredet slik at den tilfredsstiller de krav som lov- og forskriftsverk til enhver tid stiller. Arbeidsgiveren dekker kostnader som er avtalt. 13. Helse, miljø og sikkerhet Avtalens parter må forholde seg til de lover og forskrifter på HMS-området som til enhver tid gjelder.

7 14. Ansvar og forsikringer Det er en forutsetning for å inngå avtale om hjemmekontor at arbeidstakeren har tegnet en vanlig innbo-/hjemforsikring. For øvrig gjelder skadeerstatningsloven 2-1 om arbeidsgivers ansvar for arbeidstaker. 15. Sikkerhet De til enhver tid gjeldende sikkerhetsregler med hensyn til bruk av IT-utstyr i virksomheten må også følges ved fjernarbeid. 16. Forholdet til den ordinære arbeidsavtale Denne avtalen er et tillegg til arbeidstakerens ordinære arbeidsavtale, jf. arbeidsmiljøloven 14-5 og Endringsklausul Avtalens parter er innforstått med at avtalen må endres i samsvar med lover, forskrifter og eventuelle sentrale retningslinjer som har betydning for området. 18. Retningslinjer for fjernarbeid i Oslo kommune Retningslinjene følger som vedlegg til denne avtale. 19. Særskilte merknader Er det andre enn arbeidstakeren som skal bruke datautstyret?... Avtalen underskrives i to eksemplarer, ett til hver av partene. Dato: arbeidsgiver arbeidstaker