Til beboerne i Herregårdsterrassen Sameie

Transkript

1 1 Herregårdsterrassen Sameie Til beboerne i Herregårdsterrassen Sameie Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngang.

2 2 Herregårdsterrassen Sameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2013 Ordinært sameiermøte i Herregårdsterrassen Sameie avholdes Onsdag kl. 18:00 i Ljan menighetshus, Furumoen 18. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG (se fra side 16-19) A) Endring av husordensregler (pkt. XI) B) Større vedlikeholdsarbeid - rørfornying C) Muligheter for etterisolering av yttervegger/sidevegger på blokkene. D) Sameiets vaskerom E) Endring av husordensregler (pkt. IV 2 endringer) F) Utlevering av informasjonshefte G) Felling av to trær H) Informasjon om styrets arbeid Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE (se side 22) A) Valg av 1 styremedlem 2 år B) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år C) Valg av valgkomité Oslo, 25. februar 2013 Styret i Herregårdsterrassen Sameie Gro Gjermundsen/s/ Mette Eknæs/s/ Vegard Nilsen/s/

3 3 Herregårdsterrassen Sameie ÅRSBERETNING FOR 2012 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Valgt for: Leder Gro Gjermundsen Herregårdsvn 8 A Styremedlem Mette Eknæs Herregårdsvn 8 A Styremedlem Vegard Nilsen Herregårdsveien 8 A Varamedlem Jarle Kvalsund Peder Holters Vei 43 D Varamedlem Christina Steck Herregårdsveien 8 A Styrets medlemmer består i dag av 2 kvinner og 1 mann. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 141 seksjoner. tillegg kommer 1 tjenesteleilighet. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i bydel 14 Nordstrand i Oslo kommune og har adresse: Herregårdsveien 8 A Herregårdsveien 8 B Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer : 194 /672 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har en ansatt. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

4 4 Herregårdsterrassen Sameie Styrets arbeid Året 2012 har vært preget av to større arbeider; taket har fått nytt dekke og rørene er spylt. Budsjettet ble lagt opp for å sikre at vi kunne utføre utbedring av utvendige tak. Fordi kostnadene til takarbeidene ble lavere enn først antatt, besluttet styret å foreta spyling av alle store rør i hele bygget for å få en tilstandsrapport over rørenes kvalitet og for å innhente kostnader i forbindelse utbedringer. Dette vil bli presentert på sameiermøtet. Det har vært flere nye og også gjentatte lekkasjer fra terrasser, primært i B- blokken. Styret har vært i dialog med Follo tak og venter på forslag til løsninger og kostnader for rehabilitering av terrassene. Styret har i tillegg til arbeidet med følgende oppgaver: Hatt fokus på riktig avfallshåndtering. Vi har kunnet kutte ut to søppelcontainere som gir en besparelse på ca kr pr. år Reparasjon av det nye dekket på gangbroen er utført. Gjennomført egenkontroll i forhold til vedlikehold som samtlige beboere / eiere skal fylle ut for å sikre et minimumsvedlikehold i den enkelte seksjon. Gjennomført forebyggende tiltak mot skadedyr Gjennomført garasjefeiing. Trimrommet inngått egen serviceavtale Representant fra Norsk Brannvern har deltatt på styremøte og gått gjennom rutiner ved brann og HMS i den forbindelse. Tilbudt kontroll av brannslukningsutstyr. Refinansiert felles lån (fra Nordea til Obos) Startet med sjekk av ventilasjonsanlegg (filming) Dette arbeidet vil fortsette i 2013 Det er utført grunnundersøkelser med tanke på at vann- og avløpsetaten planlegger å etablere en målestasjon for avløpsvann i Herregårdsveien. Styret har i denne perioden avholdt 11 ordinære styremøter og hatt et par arbeidsmøter knyttet til enkeltsaker. Terrasseposten er utgitt 7 ganger. I tillegg er det hengt opp informasjon i heiser og på oppslagstavler. Det er avholdt 2 dugnader.

5 5 Herregårdsterrassen Sameie ÅRSREGNSKAPET FOR 2012 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2012 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2012 var til sammen kr ,- som er i tråd med budsjett Kostnader Driftskostnadene i 2012 var på kr ,- som er et mindre positivt avvik i forhold til budsjett på ca 3,40%. Avvik i forhold til busjett skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold Avviket skyldes at kostnader til spyling av rør. Energi Forbruk og pris ble mye lavere enn forventet. Resultat Årets resultat på kr ,- foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. BUDSJETT FOR 2013 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. I posten drift og vedlikehold er det beregnet ca kr ,- til større vedlikehold som utbedring av røropplegg. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 6 %, mens renovasjonsavgiften blir uendret. Feieravgiften øker med 50 %. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med en reduksjon på kr ,- i forhold til 2012.

6 6 Herregårdsterrassen Sameie Forsikring Forsikringspremien er budsjettert med en økning på ca. 9% for Lån Sameiet har pr. juni 2012, refinansiert sitt lån fra Nordea til OBOS med endring av effektiv rente fra 6,260% p.a. til 5,44% p.a. Innskuddsrente i OBOS (pr ) Renter på driftskonto: 0,25 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr Felleskostnader Budsjettet er basert på 2,5% økning av felleskostnadene fra I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 25. februar 2013 Styret i Herregårdsterrassen Sameie Gro Gjermundsen/s/ Mette Eknæs/s/ Vegard Nilsen/s/

7 7 Herregårdsterrassen Sameie Tlf: Fax: Org. nr MVA Munkedamsveien 45 Postboks 1704 Vika 0121 Oslo Til sameiermøtet i Herregårdsterrassen Sameie Revisors beretning Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Herregårdsterrassen Sameie, som viser et overskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Herregårdsterrassen Sameie per 31. desember 2012, og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale BDO-nettverket, som består av uavhengige selskaper i de enkelte land. BDO er varemerkenavnet for BDO-nettverket og for hvert enkelt BDO medlemsfirma. Foretaksregisteret: NO MVA.

8 8 Herregårdsterrassen Sameie Revisors beretning Herregårdsterrassen Sameie, side 2 Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 28. februar 2013/s/ BDO AS Håkon Andersen-Gott Registrert revisor BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale BDO-nettverket, som består av uavhengige selskaper i de enkelte land. BDO er varemerkenavnet for BDO-nettverket og for hvert enkelt BDO medlemsfirma. Foretaksregisteret: NO MVA.

9 9 Herregårdsterrassen Sameie RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Avskrivninger Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Reduksjon udekket tap

10 10 Herregårdsterrassen Sameie BALANSE Note EIENDELER ANLEGGSMIDLER Varige driftsmidler SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig offentlige myndigheter Påløpne renter Påløpne avdrag Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, 25. februar 2013, Styre for Herregårdsterrasen Sameie Gro Gjermundsen/s/ Mette Eknæs/s/ Vegard Nilsen/s/

11 11 Herregårdsterrassen Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven OBOS betaler forskuddstrekk til denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. Samtidig blir posten avsatt i selskapets balanse. Skattetrekket blir belastet selskapets driftskonto ved terminforfall. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Frysebokser Diverse Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Frysebokser Bod SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Vaskeri Andel takpapp Opprydning reskontro P-plass Skilt Telenor mobil SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Overtid -653 Påløpne feriepenger Fri bolig Naturalytelser speilkonto Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader Yrkesskadeforsikring SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt 1 årsverk i selskapet. Selskapet er pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon, og har etablert pensjonsordning som tilfredsstiller kravene i denne lov.

12 12 Herregårdsterrassen Sameie NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2011/2012, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Takarbeider SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasj.anl Drift/vedlikehold garasjeanlegg Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

13 13 Herregårdsterrassen Sameie NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -600 Container Skadedyrarbeid Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Obligatorisk tjenestepensjon Kontor- og datarekvisita Trykksaker Aviser, tidsskrifter, faglitteratur -656 Andre kontorkostnader 2 Telefon/bredbånd Porto Drivstoff biler, maskiner osv -609 Vedlikehold biler/maskiner osv Bilgodtgjørelse Reisekostnader -133 Bankgebyr Velferdskostnader -438 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 976 Renter av sparekonto i OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 FINANSKOSTNADER OBOS renter lån NORDEA renter lån OBOS gebyr NORDEA gebyr -700 Renter negativ kasse -4 Andre rentekostnader -359 SUM FINANSKOSTNADER

14 . 14 Herregårdsterrassen Sameie NOTE: 13 VARIGE DRIFTSMIDLER Gressklipper nr. 1 Kostpris 1 Tilgang Avskrevet tidligere Snøfreser nr.2 Tilgang Avskrevet tidligere Avskrevet i år Snøfreser Tilgang Avskrevet tidligere Tilhenger Kostpris 1 Tilgang Avskrevet tidligere SUM VARIGE DRIFTSMIDLER 4 SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Håndkasse Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2013) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 15 UDEKKET TAP (NEGATIV EGENKAPITAL) Udekket tap betyr at egenkapitalen i sameiet er negativ. Sameiet har gjennomført rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter som innebærer at sameiet fra stiftelsen frem til i regnskapsåret har hatt høyere kostnader enn inntekter. Den manglende likviditeten som dette medfører, er blitt finansiert ved låneopptak. I eierseksjonssameier føres ikke verdien av bygget (boligene) i balansen. Årsaken er at den enkelte sameier, og ikke selve sameiet, står som eier av boligene. Dette medfører at all rehabilitering, også den delen som anses som påkostning, kostnadsføres fortløpende i den perioden arbeidene utføres. Eventuelle verdiøkninger som følge av tiltakene tilfaller den enkelte sameier uten at det føres i sameiets balanse. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i balansen og nedbetales gjennom fremtidige felleskostnader.

15 15 Herregårdsterrassen Sameie NOTE: 16 GJELDSBREVLÅN Nordea Lånet er et serielån med flytende rente. Renter : 6,00%, løpetid 10 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år OBOS Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Renter : 5,25%, løpetid 8 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere 0 Nedbetalt i år GJELDSBREVLÅN NOTE: 17 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 18 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger Fakturagebyr 279 Gebyr -462 Purregebyr -60 Avregning LOS SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

16 16 Herregårdsterrassen Sameie Forslag fra styret: A) Husordensregel XI Styret foreslår å fjerne følgende setning i husordensregel XI: Foreldre har ansvar for å begrense støyende lek i korridorer og oppganger Vi mener dette står i motsetning til setningen foran som sier at barn ikke skal ha oppholdssted i oppganger, korridorer, osv. Styrets innstilling: Styret anbefaler forslaget B) Større vedlikeholdsarbeid - rørfornying Styret foreslår å starte med rørfornying av stammer og bunnledninger på bakgrunn av rapport fra Powerclean. Det vises til sameiermøtet 2012 som vedtok at beløpet for kontantinnskudd skulle fastsettes i sameiermøtet Kostnader legges fram på møtet og kostnadene fordeles på sameierbrøk. Budsjettet justeres etter at vedtak er fattet på sameiermøtet. Styrets innstilling: Styret anbefaler forslaget Forslag fra Geir Lier C) Muligheter for etterisolering av yttervegger/sidevegger på blokkene. Jeg har leilighet som vender ut mot yttervegg/sidevegg og det er kalddrag fra ytterveggene, noe som gjør leiligheten kald. Jeg har kontaktet andre med lignende leiligheter som også bekrefter dette. Forslag til vedtak: Styret undersøker om det finnes Enøk-midler eller annen støtte til finansiering av utvendig isolering. Styrets innstilling: Styret støttet forslaget Forslag fra B. Høysæter og P.B. Hovland (6 forslag) D) Sameiets vaskerom skal kunne benyttes av alle beboere som ønsker. Avgiften som tas inn skal dekke driftsutgiftene. Det er nå innført årsavgift på kr.600,- for bruk av vaskerommet. Dersom noen skulle ønske å benytte vaskerommet for kortere periode, for eksempel i forbindelse med oppussing av bad, reparasjon av vaskemaskin e.lign. så må en kjøpe et årskort. Forslag til vedtak Styret tilrettelegger for 1 måneds bruk av vaskerommet i tillegg til nåværende årskort. Styrets vurdering:det er umulig å begrense bruksperioden i vaskeriet med dagens tekniske løsning for vaskekort, og styret ønsker ikke å gjøre tekniske/fysiske endringer i vaskeordningen da behovet for korttidsleie ser ut til å være lite. Beboere med slikt behov vil kunne få dette ordnet ved henvendelse til styret, men vi ønsker ikke å oppfordre til det generelt.

17 17 Herregårdsterrassen Sameie Styrets innstilling: Forslaget vedtas ikke, men det legges til rette for bruk av vaskerommet når spesielle situasjoner krever det. E) Vi foreslår endring i Husordensreglene punkt IV. 1) Forslag til ny tekst (nytt er uthevet): «Trapper, kjellernedganger, korridorer og garasjer må ikke belemres med gjenstander av noen art. Barnevogner, sykler, kjelker, ski og bildekk m.v. anbringes i bodene eller på dertil egnet plass. I henhold til Forskrift om brannforebygging 2-3 er det forbudt å hensette/oppbevare bygningsmateriell og andre eiendeler i sameiets indre fellesarealer, da disse også fungerer som rømningsveier ved en eventuell brann.» Styrets innstilling: Styret støtter forslaget. 2) Vi viser til sameiets husordensregler Punkt IV (Se tekst ovenfor) I lang tid har dette påbudet blitt oversett. Forslag til vedtak: Styret ordner opp i dette og sørger for at det som ikke frivillig blir fjernet, blir tatt hånd om og kastet. Styrets vurdering: Styret erkjenner at håndhevingen av IV ikke har vært god nok, og vil iverksette tiltak for at rømningsveier holdes frie for gjenstander. Styrets innstilling: Forslaget anbefales og styret følger oppfordringen F) Tidligere år fikk alle nyinnflyttede i sameiet, utlevert et eksemplar av heftet «Verdt å vite». Dette heftet var en god innføring i sameiets regler og en fin presentasjon av sameiet. I de senere år har det ikke «Verdt å vite» kommer som et hefte. Selv om mange kan finne informasjonene på internett, er det bedre å utgi «Verdt å vite» også i form av et hefte. Forslag til vedtak: Informasjonsheftet «Verdt å vite» besluttes trykket opp og utdeles til samtlige eiere og beboere. Dette bør skje årlig etter årsmøtet, slik at man får med evt. endringer i vedtektene eller husordensreglene.

18 18 Herregårdsterrassen Sameie Styrets vurdering: Dagens praksis er at en forenklet versjon av "Verdt å vite" deles ut til nye beboere der det henvises til våre nettsider for ytterligere informasjon. Det opplyses også om at de som ønsker informasjon på papir kan få dette ved å kontakte styret. Styrets oppfatning er at dette fungerer godt, og siden endringene fra år til år er små, anbefaler vi at sameiet ikke tar ekstrakostnaden ved å trykke opp heftet årlig. Styret vil sørge for at husordensregler og vedtekter distribueres med Terrasseposten eller protokollen fra årsmøtet. Styrets innstilling: Forslaget anbefales ikke. G) Styret har i følge Terraseposten nr , bestemt at to trær foran B-bygget skal hugges ned av en hagegartner. Det er ca. 30 år siden trærne ble plantet og de er i dag en pryd for vårt felles uteareal. I fjor sommer begynte vaktmesteren å sage ned et av disse trærne. I følge ham, var dette i samsvar med styret. Han ble stoppet før treet hadde fått for store skader. Blant styrets hovedoppgaver er å ivareta fellesområdene og søke å høyne verdien av sameiets eiendom. Kontrollert beskjæring av trær er å ivareta eiendommen. Nedhugging av fine, friske prydtrær er trist og unødvendig, og samsvarer ikke med styrets oppgave om å ivareta felles eiendom. Forslag: Styret omgjør sin beslutning om å fjerne disse to trærne. Styrets vurdering: Styret har konsultert hagegartner som har kommet med ulike innspill og ideer om stell av felles uteområde for å bedre uttrykket, bl.a. behov for beskjæring av busker og trær, samt felling av trær for å lysne inntrykket. Styrets innstilling: Styret opprettholder sitt vedtak om å fjerne to trær.

19 19 Herregårdsterrassen Sameie H) Vi savner mer informasjon om styrets arbeid. I fjor utkom Terrasseposten 6 ganger mot tidligere års utgaver. Forslag til vedtak: Styret bør gjennom Terrasseposten gi løpende informasjon om sitt arbeid. Styrets vurdering: Det er styrets målsetning å holde beboerne oppdatert om styrets arbeid gjennom regelmessige utgaver av Terrasseposten og oppdaterte nettsider. Dette året har Terrasseposten vært utgitt 7 ganger. I tillegg er det gitt informasjon i heiser og på oppslagstavler. Styret erkjenner at det kunne vært gjort en bedre jobb på begge punkter, og lover å bli bedre på dette i den kommende perioden. Styrets innstilling: Forslaget anbefales, og styret følger oppfordringen fra forslagsstiller.

20 20 Herregårdsterrassen Sameie Orientering om sameiets drift. Styrets arbeid Styret har kontor i 7. etg i A-bygget med kontortid første tirsdag hver måned mellom kl og kl Styret har e-post styret.herregardsterrassen@boligsameie.net. Se sameiets hjemmeside på for ytterligere informasjon. Vaktmestertjeneste Vaktmester Tore Walaunet ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. Vaktmester har kontortid mandag og torsdag mellom kl og kl Vaktmester kan også kontaktes på telefon Unngå å ringe utenom ordinær arbeidstid. Parkering Det medfølger en garasjeplass til hver leilighet. Ved behov for håndsender kontaktes firmaet Assa Abloy (tidl. Crawford) Norge, Tlf Nøkler/skilt Nøkler kan bestilles pr. mail evt. skriftlig via styret eller direkte til OBOS Eiendomsforvaltning AS v/mona Kvandahl mail: mona.kvandahl@obos.no Skilt til postkasse og ringeklokketablå bestilles hos styret. Andre tjenester Sameiet har et eget vaskeri i 7. etg i A-bygget, som kan benyttes mot en årlig kostnad (600,- i 2013). Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i TRYG FORSIKRING med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre.

21 21 Herregårdsterrassen Sameie Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse,- miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni / bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se Kabel-TV Get er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. OBOS har fremforhandlet en kollektiv avtale med Get som gir alle beboere forvaltet av OBOS rabatt på digital-tv, telefoni og bredbåndstjenester. Spørsmål knyttet til dette rettes til Gets kundetjeneste på telefon 02123, eller deres hjemmeside Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med LOS på vegne av boligselskapene forvaltet av OBOS. Sameiet er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til borettslagets fellesanlegg. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.

22 22 Herregårdsterrassen Sameie Til sameiermøtet i Sameiet Herregårdsterrassen I overensstemmelse med sameiets vedtekter velges styrets medlemmer for en periode på 2 år. I år skal det velges ett styremedlem. Styreleder Gro Gjermundsen og styremedlem Vegard Nilsen er ikke på valg i år, de ble valgt inn i fjor for perioden Styremedlem Mette Eknæs er på valg. Begge varamedlemmene er på valg (vara velges for ett år av gangen) Valgkomiteen innstiller følgende personer: Styremedlem : Mette Eknæs (styremedlem, gjenvalg) Varamedlemmer : Christina Steck (gjenvalg) og Lars Vestby (ny) Valgkomite: Hans Erik Bryhn Valgkomiteen tar gjenvalg. Det anbefales at det velges 1-2 nye representanter på sameiermøtet til valkomiteen.