Innkalling til ordinært sameiemøte Sameiet Ankerplassen 10-16

Transkript

1 Innkalling til ordinært sameiemøte Sameiet Ankerplassen Torsdag kl Ankerplassen 16 Alle seksjonseiere i Sameiet Ankerplassen 10-16, innkalles med dette til ordinært sameiemøte. Samtlige seksjonseiere har rett til å delta i sameiemøtet og vil også ha stemmerett i henhold til lov om eierseksjoner av 23. mai 1997 nr. 31. Eventuelle leietakere har rett til å møte, men har ingen stemmerett. Dagsorden: 1. Godkjenning av innkalling, valg av møteleder, referent og valg av to personer til å signere protokoll 2. Årsberetning Gjennomgang ved styreleder/forretningsfører Knut Inge Dale 3. Årsregnskap og budsjett Presentasjon av regnskap, budsjett og forslag til vedtak se vedlegg 1 v/forretningsfører 4. Styrehonorar. Forslag til vedtak: Godtgjørelse til styret fastsettes til kr Valg av styremedlemmer Styreleder som velges for 2 år, kandidat: Nils Henrik Øwre 1 styremedlem som velges for 2 år kandidat: Bjørn Abrahamsen Foldøy 2 varamedlemmer som velges for 1 år kandidater: 6. Valg av revisor og fastsettelse av dennes godtgjørelse. Forslag til vedtak: Sameiet Ankerplassen gjenvelger Ernst og Young som revisor. Godtgjørelse etter regning. 7. Låne opptak - vedtak Se vedlegg 2 8. Forslag fra seksjonseier - info Utskiftning av alle dørene til leilighetene. Vil bli vurdert ihht den totale vedlikeholdsplanen Stavanger, 20. februar 2013 Styret Sameiet Ankerplassen 10-16

2 FULLMAKT Undertegnede gir herved. fullmakt til å møte og avgi stemme på mine vegne på ordinært sameiermøte, den 28 februar Stavanger, (sameier underskrift)

3 Årsberetning 2012 for Sameiet Ankerplassen Beliggenhet og virksomhet Sameiet Ankerplassen ligger i Stavanger kommune og virksomheten består i drift og forvaltning av eiendommen. Det bekreftes at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. Arbeidsmiljø Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Sameiet har et ansvar for arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Dette ansvar er i Internkontroll forskriften pålagt alle som har ansatte i arbeid og/eller har ansvar for bygning med fellesanlegg. Påvirkning av ytre miljø Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligselskap. Tillitsvalgte/styret Sameiets styre består av 4 Menn og 1 kvinne. Sameiet har ingen ansatte. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte og ved ansettelser. Det er ikke iverksatt likestillingsfremmende tiltak i sameiet. Styret har i denne perioden bestått av: Styreleder Ole Erik Vestøl Endrerud Ankerplassen Styremedlem Trygve Majaw Faal Ankerplassen Styremedlem Kristian Solheim Jenssen Ankerplassen Varamedlem Arne Amdal Ankerplassen 16 Varamedlem Astrid Gundersen Ankerplassen 12 Styrets arbeid Møtevirksomhet Det har i denne perioden vært avholdt 6 styremøter hvor i alt 30 nye protokollerte saker har vært behandlet i I året som er gått har vi fått 17 nye eiere som ønskes velkommen til sameiet. Arrangement Det har ikke vært avholdt noen arrangement eller møter for beboerne utenom årsmøtet. Styret har arrangert tilstelning for styrets medlemmer. Det har vært avholdt tre dugnader for å rydde uteområdene og innvendige fellesarealer. Styret bestilte bosskonteiner til vår og høst opprydning, dette var en suksess som gjentas i år.

4 Styret har arbeidet med følgende viktige saker i perioden: Sak 01/2012 Utskiftning av ventilasjonsanlegg Sak 02/2012 Utskiftning av brannalarmanlegg Sak 03/2012 Elektrisk kontroll av alle fellesarealer Sak 04/2012 Elektrisk kontroll av alle boenheter Sak 05/2012 Termografering og trykktesting av leiligheter Sak 05/2012 Utskiftning av sikringsskap i fellesanlegg i alle blokker Sak 06/2012 Nedgravde avfallskontainere Sak 07/2012 Stor opprustning av felles hageanlegg Sak 08/2012 Kartlegge utbedringstiltak ihht. vedlikeholdsplanen fra Siv. ing. Rodvelt AS Sak 09/2012 Kartlegging av utbedringstiltak for energibesparing Sak 10/2012 Installasjon av fiberinfrastruktur fra Canal Digital Styrets planer Her kan orienteres om de planer styret har om;! Forsette med arbeidet for energibesparing for å senke kostnadsnivået i sameiet.! Kartlegge utbedringstiltak ihht. vedlikeholdsplanen fra Siv. ing. Rodvelt AS.! Utbedring av feil og mangler etter kontroll av elektrisk anlegg fra HS Vagle AS.! Vedlikehold av callinganlegg i alle blokker.! Forbedre utendørs belysning.! Gjennomgang av alle sameiets rammeavtaler.! Utskiftning av trevegger i trappehus! Maling av fellesarealer! Maling av utendørs kledning Sameiets drift og økonomi Forretningsførsel og revisjon Resultat24 utfører forretningsførselen i henhold til kontrakt. Revisor er Ernst & Young A/S. Eiendom og forsikring Eiendommen består av bl.a. 76 boliger fordelt på 4 blokker, Bygningene er fullverdiforsikret med fullverdiforsikring i KLP. Egenandelen ved skader utgjør kr ,- Styret må kontaktes i alle saker! Forsikringen omfatter ikke innbo og løsøre. Økonomi årsoppgjøret 2012 Inntekter på kr Kostnader på kr Resultat etter finansposter er kr (underskudd)

5 Netto disponible midler er pr. 3 l.l kr i tillegg har sameiet et rammelin pi 5 mill isandnes Sparebank. Linet nedtrappes over l0 ir, pr var renten 5,85%. Dette vil bli endret til til et annuitetslin pilydende 5.5 mill i lopet av l. eller 2. kvartal av med lopetid pi l0 ir og rente pi 5,75 % Styret foreslir at underskuddet overfores til udekket tap. Sameiet har negativ egenkapital pr Styret har truffet tiltak for i bedre egenkapitalsituasjonen. Sameiets okonomiske aktivitet er styrt av inntektene fra fellesutgiftene. Styret har gjennomgitt regnskapet og funnet dette akseptabelt og i trid med god regnskapsskikk. Styret ser at okonomien i sameiet for blir akseptabel, men det forventes at det blir nodvendig med et lineopptak i en periode for i dekke utbedringsarbeider ihht ved likholdsplan. Sameiets driftskonto er i Sparebankl SR-Bank. Styret mener at det glennomforte vedlikeholdet er tilstrekkelig for i oppveie verdiforringelse av bygningene. Nir det gjelder lin og vilkir for ovrigvises til notene i irsoppgjoret. Andre inngitte og lopende avtaler.' o TV-avtale med GET ut 2012 o lnnlisingsawale med G4S o Parkerintsavtale med Rogaland Parkering o Renholdsavtale med Boservice AS o TV-avtale med Canal Digital fra l.l o Vedlikeholds- og filteravtale med Habi AS Stavanger,J 1.2-?rT13 I styret for sameiet. <<Klientnavn>> f#g44" Styreleder Ole-Erik Vestol Endrerud Trygve Majaw Faal Styremedlem Kristian Solheim Jenssen

6 Sameiet Ankerplassen Regnskap Regnskap Budsjett Note Inntekter Felleskostnader TVpakke Diverse Sum Inntekter Kostnader Lønnskostnader TV pakke Renovasjon Energi Renhold Vaktmester Drift og vedlikehold Vedlikeholdsavsetninger Revisjonshonorar Honorar regnskapsfører FF Honorar FF videre fakturert Konsulent/Juridisk bistand mm Forsikringspremier Administrasjonskostnader Sum kostnader Driftsresultat Finansielle poster Annen renteinntekt Annen rentekostnad Netto finansposter Resultat

7 Sameiet Ankerplassen Regnskap Regnskap Note Eiendeler Anleqqsmidler Bygningsmessige anlegg Sum anleggsmidler Omlspsmidler Kundefordinger Andre kortsiktige fordringer Bankinnskudd,kontanter Kontanter Bankinnskudd 22465', Sum omlopsmidler SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD Eoenkapital Opptjent Egenkapital Sum egenkapital Gield Avsetninger og f orpliktelser Sum langsiktig gjetd Kortsiktio qield Kassakreditt Leverandorgjeld PAlopte kostn. og forskuddsbet Sum kortsikig gield 4/ Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD sted: 6 ;'it"f rumiw: Navn Leder dato: 2 /"2" Lc{l 3 L/^-4-r-- Navn Navn

8 Sameiet Ankerplassen Note 0 Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven. Det er utarbeidet etter norske regnskapsstandarder og anbefalinger til god regnskapsskikk. Inntekter blir regnskapsført på tidspunktet for levering til kunden og kostnader blir bokført når de er påløpt slik at sammentillingsprinsippet er oppfylt. Fordringer og gjeld er klassifisert som omløpsmidler/kortsiktig gjeld hvis de forfaller innen ett år etter regnskapsavslutningstidspunktet. Omløpsmidler er vurdert til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. For kundefordringer innebærer dette at det er foretatt inviduell vurdering av forventet tap. Øvrige eiendeler er klassifisert som anleggsmidler, og øvrige gjeld er klassifisert som langsiktig. Anleggsmidler er oppført til anskaffelseskost. Anleggsmidler som har begrenset økonomisk levetid, skal avskrives etter en fornuftig avskrivingsplan. Nedskrivingsplikt vurderes i de tilfeller virkelig verdi for anleggsmidler er lavere enn bokført verdi. Nedskriving foretas hvis verdifallet ikke forventes å være forbigående. Tidligere års nedskrivinger reverseres i den utstrekning grunnlaget for nedskrivingen ikke lenger er til stede. For bygninger er avskrivingsatsen satt til 0. Dersom årlig verdi foringelse ikke er kompensert med faktisk utført vedlikehold skal det regnskapsføres en tilsvarende avsetning. Bygnings avsetninger til vedlikehold blir balanseført under posten avsetning til forpliktelser. Note 1 Godtgjørelse og Pensjons forpliktelser Foretaket har ingen fast ansatte. Det er ikke avsatt til obligatorisk tjeneste pensjon, da fortaket ikke yter lønn eller har aktiviteter av slikt omfang som er innenfor virkeområde til Lov om obligatorisk tjenestepensjon 1. 1 ledd. Regnskap 2012 Godtgj. til styre- og bedrifts Arbeidsgiveravgift Sum personalkostnader Note 2 Egenkapital Regnskap Årets resultat Egenkapital Sum egenkapital Note 3 Avsetning til fremtidig vedlikehold Regnskap Årets avsetn Avsetning til vedlikehold Sum avsetning til vedlikehold Regnskap Regnskap Regnskap Note 4 Anleggsmidler Søppel anlegg IB Tilgang Avskriving/utgiftsført UB Note 5 Disponible midler Netto disponible midler er pr kr det er fremlagt nytt indikativt tilbud på annuitetslån, pålydene 5.5 mill med rente pt. 5,75%nom, løpetid inntil 10 år. Note 6 Revisjon Lovpålagte revisjonstjenester utgjør 6875,- inkl mva

9 Note 7 Vedlikehold Ventilasjonsanlegg Avfallsanlegg Elektro Annet vedlikehold

10 Vedlegg 2 Sak 7 Låne opptak Styre foreslår å endre til anniutetslån samt øke lånerammen noe for å gjennomføre resterende renovering. Banken stiller krav til at det vedtas med 2/3 flertall for at dette skal innvilges. Annuitetslån NOK ,- Formål Renovering/oppussing av sameiet Løpetid Inntil 10år Betingelser pt. 5,75%nom., etablering NOK 7.000,- Sikkerhet Blanco (Avtalevilkår): Eierseksjonsloven 24 Eierseksjonsloven 24; "For felles ansvar og forpliktelser hefter den enkelte sameier i forhold til sin sameierbrøk". Dette innebærer at sameieren har såkalt proratarisk ansvar for sameiets forpliktelser. Sandnes Sparebank forutsetter at alle sameierne gjøres kjent med sitt ansvar i henhold til Eierseksjonslovens 24 Ved eierskifte forutsettes det at selger gjør kjøper oppmerksom på fellesgjelden. Forslag til vedtak: Sameiemøte vedtar og refinansiere eksisterende lån og konvertere til annuitetslån på 5,5 mill.