Sluttrapport for delprosjekt. emeldinger i SiO

Transkript

1 Sluttrapport for delprosjekt emeldinger i SiO Februar 2013 Side 1

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 Innledning... 4 Bakgrunn... 4 Følgende formål og mål slik de var definert i prosjektplanen... 5 Formål... 5 Mål... 5 Prosjektet har hatt følgende organisering... 5 Prosjektansvarlig... 5 Prosjektgruppe... 5 Arbeidsgrupper... 5 Lokale prosjektledere... 5 Prosjektgjennomføring... 6 Grovmasket oversikt over aktiviteter i prosjektperioden... 6 Utfordringsbildet i prosjektet og anbefalinger til videre prosess... 7 Manglende godkjenning av PLO-meldinger et dilemma... 7 Koblingen mot legekontor... 7 Teknologiløpet... 7 Samordning teknologi - HPH... 8 Samordning mot IKT Orkidé... 8 Forankring på ledernivå lokalt og i styringen av SiO... 8 Motivasjons- og opplæringsarbeid i kommunene... 9 Samordning med Norsk helsenett ift. dagens og fremtidige løsninger... 9 Samordning med systemleverandører... 9 Samordning med D-IKT Samordning med Hemit (Helse Midt-Norge IKT) Samhandling med legevaktordningen Utfordringer mht. utveksling av emeldinger mellom kommuner og felle sengepost Informasjonsdeling Veiledningshefte som anbefales brukt i det videre arbeidet Budsjett og forbruk Evaluering Om evalueringen Hva som er evaluert Respons og respondenter Evalueringsresultater våre konklusjoner Konklusjoner, oppsummert Økonomi, forbruk i prosjektperioden Økonomi, fremtidige kostnader Fra prosjekt til drift Vedlegg 1: Presentasjon fra prosjektavslutning som inneholder utfyllende oppsummering av evaluering Vedlegg 2: Status teknisk implementering i SiO-kommunene Vedlegg 3: Detaljert oversikt over aktiviteter i perioden 1. februar 31. desember Side 2

3 Sammendrag Denne rapporten gjengir hva vi har oppnådd av målsettinger i prosjektperioden, hva som gjenstår og noen anbefalinger til videreføring etter at prosjektet er avsluttet. Siden SiO oppstod som prosjekt i 2009 har det skjedd mye spennende og utviklende arbeid i denne regionen. Undertegnede hadde, og har sitt ståsted i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) i en satsning innenfor regional utvikling kalt etrøndelag. 1 med ansvar for området ekommune (digital utvikling i kommunene i Sør- Trøndelag). Gjennom dette ble STFK med som observatør og i noen grad rådgiver i SiO-prosjektet. Etter hvert ble det klart at det var behov for en koordinerende prosjektleder for regionen på dette området. Etter å ha blitt innvilget 11 mnd. permisjon fra STFK tiltrådte undertegnede stillingen fra 1. februar Etter å ha utarbeidet en godkjent prosjektplan startet vi med å gjøre en kartlegging av nå-situasjonen både mht. pleie- og omsorgssystemer (PLO-systemer) og senere legesystemer samt situasjonen mht. tilkobling til Norsk helsenett (NHN). På PLO var det tre leverandører og på legekontor var det to leverandører. Kun en kommune manglet tilkobling til NHN. Denne kom på plass ganske raskt. Det ble fremforhandlet en felles avtale med den leverandøren som hadde 8 av de 12 kommunene som kunder på PLO-systemer. Her ble det kjørt et koordinert løp på oppgradering av programvare og installasjon av nødvendige tilleggsmoduler. Videre ble det kjørt et koordinert løp hvor kommunene gjennomførte opplæring i hensiktsmessige grupper. Det ble spart både penger, tid og ressurser på denne måten. De to andre leverandørene ble håndtert av den enkelte kommune siden det var lite å hente på en koordinering med så få kommuner (nærmere beskrevet under «Teknologiløpet»). Vi har forsøkt å ha et hovedfokus på å skape nytteeffekt for de ansatte i helsetjenestene i kommunene gjennom å koble oss opp mot det arbeidet som var gjort med HPH-prosessen 2 («Helhetlig pasientforløp i hjemmet»). Videre valgte kommunene selv å sette inn helsepersonale som lokale emeldingskoordinatorer for å sørge for riktig fokus. Disse hadde ansvar for å trekke inn andre fagområder (f.eks. IKT) etter behov. Det ble også besluttet å fokusere på meldingsutveksling mellom PLO og legekontor for å begrense omfanget i en innføringsperiode. Utveksling mot sykehus ble besluttet å være et neste skritt etter prosjektperioden. Det ble tidlig klart at legekontorsystemene hadde mangler mht. offisiell godkjenning av meldinger knyttet til PLO. Dette har skapt en god del forviklinger i prosjektet og har ført til at en del kommuner har valgt å ikke gå i produksjon. Disse problemene er ikke fullt ut løst i skrivende stund (nærmere belyst senere i rapporten). Til tross for dette er det nå lagt et meget godt grunnlag for effektiv og sikker digital utveksling av helseinformasjon gjennom gode tekniske løsninger, gjennom opplæring i sikker bruk av systemene og ved at roller og ansvar i en ny hverdag langt på vei er beskrevet og plassert. For prosjektleder har det vært en sann fornøyelse, og svært spennende og lærerikt å jobbe i denne regionen og med disse oppgavene. Det er imponerende å se den kompetansen som finnes ute i kommunene, og ikke minst det fenomenale pågangsmotet og gløden som oppvises. Her skapes det gode resultater med knappe ressurser! Jeg takker både kommuner, leverandører og andre samarbeidspartnere for godt samarbeid i perioden! Jeg håper og tror at kommunene, med en god porsjon tålmodighet og standhaftighet, lykkes i å utnytte det potensialet som er lagt for videreutvikle et godt samarbeid i SiO. Asle Brustad Prosjektleder PS: Det bemerkes at det ligger mye relevant informasjon på nettstedene som er referert til i fotnotene i dette dokumentet. Dette er brukt som erstatning for referanseliste Side 3

4 Innledning Bakgrunn Prosjekt emeldinger er et delprosjekt som er forankret i det overordnede SiO-prosjektet. I innledningen til prosjektplan for delprosjektet står det: «Samhandlingsreformen 3, legger opp til utstrakt bruk av IKT som virkemiddel for å nå målene om trygg og effektiv transport av helseopplysninger både internt i kommunene og mellom kommuner og eksterne samarbeidspartnere på helseområdet. Meldingen viser videre til strategien Sampsill : «De forslag som framkommer i denne meldingen er forankret i Samspill 2.0 som er den siste av fire strategier for økt teknologianvendelse i sektoren.» Statsråd Sylvia Brustad sier i forordet til denne strategien: «Jeg har tro på at tiltakene vi skal i gang med, vil sette fart i arbeidet med å få nasjonale IKTløsninger på plass. Omstillingen vil kreve nytenkning, samarbeid og fleksibilitet både fra offentlige og private aktører. Jeg er sikker på at alle vil legge godviljen til i det omfattende omstillingsarbeid vi skal gjennomføre». Norsk helsenett sier i sin rapport «Veien frem til helhetlig pasientforløp en veiviser» at «Det er en velkjent erfaring at hvis man ikke knytter innføring av IKT til en forutgående eller parallell helsefaglig organisasjonsutvikling forblir samhandlingen lett som før. Det skapes ikke nye måter å samarbeide på og potensialet til å effektivisere og øke sikkerheten ved hjelp av IKT blir ikke utnyttet.» Også Helsedirektoratet sin veiviser legger vekt på dette perspektivet: «Det er mange hensyn som skal ivaretas ved implementering av elektronisk meldingsutveksling i en kommune. Å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling innebærer en endringsprosess for kommunen, og de organisatoriske endringene er en viktig del av denne prosessen. Det er derfor av stor betydning at det legges ned en betydelig innsats.» Vi vil bestrebe oss på å gjennomføre et prosjekt som tar opp i seg denne utfordringen. Det gjør vi ved å innlemme både arbeidsprosesser, kompetanse og personvern som viktige elementer på veien mot en tryggere og mer effektiv meldingsformidling. De som yter tjenestene til innbyggerne er de som vet best hvor skoen trykker. Involvering av disse er en viktig suksessfaktor for å komme fram til forbedrede løsninger. Det er en viktig erkjennelse i denne sammenheng at teknologien skal være en støttespiller og et hjelpeverktøy som understøtter tjenesteproduksjon.» 3 Stortingsmelding 47 ( ) 4 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren Side 4

5 Følgende formål og mål slik de var definert i prosjektplanen Formål Prosjektets formål er å levere løsninger som understøtter samhandling/kommunikasjon mellom aktørene innen helse og omsorgssektoren i SiO-kommunene og mellom kommunene og respektive helseforetak. emeldinger skal komme inn som naturlig støtteverktøy i prosessene i Helhetlig pasientforløp i hjemmet (HPH) 5. Mål Implementere og ta i bruk de elektroniske meldingene som kommunenes representanter velger Sørge for teknisk tilkobling og implementering av elektronisk kommunikasjon Sørge for at dette skjer innenfor de rammer som settes i Normen 6 Alle 12 kommuner skal ha tatt i bruk en eller flere av de valgte elektroniske meldingene i løpet av 2012 Prosjektet har hatt følgende organisering Prosjektansvarlig Svein Jarle Midtøy, prosjektleder for SiO-prosjektet. Prosjektgruppe Asle Brustad, prosjektleder (engasjert av Samhandlingsreformen i SiO) Oddvar Løfaldli, prosjektressurs tekniske løsninger (IKT-leder Hemne kommune) Asbjørn Bjørgan, prosjektressurs tekniske løsninger (IKT-leder Agdenes kommune) Heidi Taraldsen, faglig representant for helse- og omsorgssektoren (lokal prosjektleder Hitra kommune) Koordinator for Norsk Helsenett Prosjektgruppens mandat Prosjektgruppen skal sørge for at det velges hvilke meldingstyper som skal innføres, sørge for at det blir kjøpt og installert nødvendig programvare og sørge for at det blir gjennomført nødvendig opplæring. Utrulling i alle 12 kommuner skal skje i løpet av Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper etableres etter behov. Lokale prosjektledere Underveis i prosjektet ble det klart at det var behov for lokale koordinatorer for innføring av emeldinger. Prosjektleder tar selvkritikk på er at det for sent ble klart at disse etter hvert fikk en rolle som lokale prosjektledere. Dette førte til en større belastning enn det som var først antatt. Mye av årsaken til dette ligger i at det allerede var oppnevnt lokale prosjektledere for Samhandlingsreformen, og at det ikke ble gjort en avklaring på om disse også skulle ha et prosjektlederansvar for innføring av emeldinger. Koordinatorene fortjener stor ros for den måten de taklet situasjonen på. Her ble ermene brettet opp og jobben gjort til tross for stort press og knappe ressursrammer! Side 5

6 Prosjektgjennomføring Grovmasket oversikt over aktiviteter i prosjektperioden (Detaljoversikt finnes i vedlegg 1.) 2 større prosjektsamlinger med lokale emeldingskoordinatorer (= lokale prosjektledere). (Oppstartsamling og prosjektavslutning.) Bidratt til utvikling og drift av digital samhandlingsarena arbeidsmøter «teknisk gruppe». (Kombinasjon av telefonmøter og fysiske møter.) 3 samarbeidsmøter med ansvarlige for HPH prosessveilederopplæring. 4 arbeidsmøter, arbeidsgruppe Normen 11 lokale informasjonsmøter om Normen for rådmann, helsesjef og kommuneoverlege 2 heldagssamlinger om Normen for enhetsledere helse i alle SiO-kommuner (over 80 deltakere). 3 oppstartsmøter nivåkonvertering med Tieto ( kommuner). 3 oppstartsmøter om elink med Tieto ( kommuner). Versjonsoppgradering av Gerica i 8 kommuner. Gjennomført prosess med nivåkonvertering, oppsett av organisasjon og rettigheter i Gerica lokalt i 8 kommuner. Installert Gerica elink lokalt i 8 kommuner. Gjennomført oppsett og testing mot NAV i 11 kommuner. Gjennomført oppsett og testing mot legekontor i 9 kommuner. Gjennomført 3 kurs mht. teknisk og drift (6 kommuner, 2 og 2 sammen). Sluttbrukeropplæring Gerica elink i 6 kommuner. Installasjon av nødvendig programvare Cosdoc i Rindal kommune. Satt opp system, testet mot legekontor, gjennomført opplæring. Satt opp og testet meldinger mot legekontor i Frøya kommune. Meldal og Hitra kommuner er i drift med meldinger mot både NAV og legekontor. De er i prosess med testing mot sykehus. Alt dette har foregått i forlengelsen av deres egne Meldingsløft-prosjekter som har pågått over flere år. Deltakelse i 5 SiO prosjektledersamlinger 3 koordineringsmøter med Norsk helsenett Kjørt prosess mot leverandører av legekontorsystemer mtp. godkjenning av PLO-meldinger, i samarbeid med bl.a. Trondheim kommune. Holdt 4 kommunesamarbeid, Norsk helsenett, KITH 8 og NST 9 informert om prosessen. Halvdags kurs i Normen for IKT-ansvarlige og systemansvarlige PLO-systemer Koordinert informasjon og kontakt med KomUt-prosjektet 10. Arrangert informasjonsmøte for emeldingskoordinatorer. Utarbeidet og levert 2 kvartalsrapporter Utarbeidet og levert sluttrapport Side 6

7 Utfordringsbildet i prosjektet og anbefalinger til videre prosess Manglende godkjenning av PLO-meldinger et dilemma Det har vært og er et dilemma at det er mangler ved de offisielle godkjenningene av PLOmeldinger i de journalsystemene som brukes av legekontorene i SiO-kommunene. Dette har skapt en god del problemer og usikkerhet mht. om man kan gå i produksjon eller ikke. På den ene siden øver sentrale myndigheter, representert ved ulike enheter tilknyttet Helsedirektoratet (HDIR), press på kommunene for å komme i gang med bruk av emeldinger. På den andre siden sier det samme direktoratet at man ikke kan sette i gang før man har forsikret seg om at meldingene er godkjent av sitte HDIR sitt eget godkjenningsorgan KITH. SiO tok initiativ til en offensiv overfor de to aktuelle leverandørene og fikk med oss Trondheim kommune i prosessen. Vi har også holdt mange aktører orientert om initiativet, jfr. oversikt på foregående side. Vi har endt opp med å gi kommunene råd om å foreta installasjon av nødvendig og foreta testing mellom PLO-system og legekontorsystemer. Videre har vi anbefalt dem å gå i produksjon med den forutsetning at de gjennomfører en dokumentert risikovurdering, og forutsetter selvsagt at denne konkluderer med at det vurderes forsvarlig å gå i produksjon. Koblingen mot legekontor I starten var det en oppfatning av at det kunne bli utfordrende å få legekontorene med på innføring av elektroniske PLO-meldinger. Svarene i evalueringen viser imidlertid at dette har gått bedre enn fryktet. 6 kommuner vurderer samarbeidet med lokalt legekontor til Meget godt mens 3 kommuner vurderer det til Godt. SiO må følge opp systemleverandørene av journalsystemer og legge press på dem i forhold til godkjenning av PLO-meldinger. Videre bør HDIR / Norsk helsenett / KITH også utfordres til å stille krav for å få fortgang i denne prosessen. Teknologiløpet Det har vært noen utfordringer knyttet til anskaffelse og bruk at sertifikater, men dette har løst seg etter hvert. De 8 kommunene som bruker Gerica fra Tieto har fått meget god opplæring og oppfølging på de tekniske problemstillingene. Det samme ser også ut til å være tilfelle for de 2 kommunene som bruker CosDoc fra Acos. En av de 2 kommunene som bruker Profil fra Visma er i full produksjon, mens den andre kommunen har hatt problemer med meldingsutveksling mot legekontoret. I skrivende stund vet vi ikke hva dette problemet består i. KomUt-prosjektet i Sør-Trøndelag har lovet at de vil bistå med hjelp å løse dette. Det anbefales å benytte prosjekt KomUt i regi av Norsk helsenett 11 som støttespiller videre. Kommunene i SiO vil etter sigende bli fulgt opp og tilbudt bistand på like linje med resten av kommunene i fylket av KomUt-prosjektene i sine respektive fylker. Det vil bli et spesielt fokus på 11 Side 7

8 meldinger mot sykehus i inneværende år. Vi anbefaler SiO-kommunene å benytte seg av bistand herfra. Samordning teknologi - HPH SiO-kommunene har hatt et fortrinn med at de hadde jobbet med HPH-prosessen i forkant av prosjekt emeldinger, uavhengig av teknologi. emeldinger kunne derfor komme inn som et naturlig støtteverktøy i prosessen. Det har imidlertid vært en utfordring at SiO ikke har vært uten overordnet ansvarlig for innføring av HPH i prosjektperioden for emeldinger. Mye av samordningen har derfor vært overlatt til den enkelte kommune, som har hatt varierende fokus på HPH-prosessen. SiO anbefales å få på plass en koordinator for HPH-prosess-arbeidet i SiO-kommunene, og at denne knyttes tett opp mot koordinator som får ansvar for videre arbeid med innføring av emeldinger. Samordning mot IKT Orkidé Det var i starten knyttet usikkerhet til hvilke konsekvenser det hadde for prosjektgjennomføringen at de 3 kommunene i Møre- og Romsdal var tilknyttet driftsorganisasjonen IKT Orkide. Det viste seg raskt at dette hadde liten betydning siden alle kommuner drifter sine PLO-systemer lokalt. Vi anbefaler SiO å holde en løpende dialog med IKT Orkidé med tanke på å holde hverandre oppdatert om felles problemstillinger og jobbe mot samstemte løsninger. Forankring på ledernivå lokalt og i styringen av SiO Prosjektlederne for delprosjektene i SiO har vært innlemmet i gruppen av kommunenes lokale prosjektledere for Samhandlingsreformen helt fra starten av. På den måten har vi fått et innblikk i de overordnede prosessene og vi har hatt anledning til å formidle og involvere disse i våre prosjekter. Vi har også fått anledning til å informere rådmenn og andre sentrale personer i mange relevante fora underveis i perioden. I første prosjektsamling fikk vi klare tilbakemeldinger fra kommunene på at de ville ha helsepersonale som lokale koordinatorer for innføring av emeldinger, noe som ble fulgt opp. Dette mener vi har vært et riktig valg som har gitt oss riktig fokus. Dette har vært en viktig suksessfaktor, det er viktig at det er brukerne som skal ha nytte av tjenestene i ettertid som styrer prosessen. Forankringen har derfor i det store og hele vært uproblematisk. Det anbefales å videreføre lokale prosjekter med de samme koordinatorene siden de har opparbeidet god kompetanse og har «den røde tråden» i arbeidet. Det er også viktig at samarbeidet med IKTtjenesten og HPH prosessveiledere konsolideres og videreføres både lokalt og regionalt. Videre anbefales det en tett knytning mot de lokale kommunekoordinatorene som tidligere var lokal prosjektleder for SiO-prosjektet. Underveis i prosjektperioden for SiO har det kommet til mange roller i kommunene. Alt i alt anbefales det å ta en gjennomgang/konsolidering på roller og ansvar knyttet til disse områdene med tanke på en bedre og muligens mer effektiv styring. Side 8

9 Motivasjons- og opplæringsarbeid i kommunene Mye av opplæringsarbeidet lokalt i kommunene har vært håndtert i regi av systemleverandørene. De har også tatt for seg mye av organisatoriske problemstillinger rundt roller og ansvar, både mht. drift og overvåking av systemer og opplæring av ressurspersoner mht. daglig bruk blant helsepersonale. Videre opplæring av den store massen av brukere har kommunene selv måttet sørge for. Mht. opplæring i Normen så har vi vært en gruppe på 3-4 personer som har laget et eget opplæringsopplegg. Vi har gjennomført 2 heldagssamlinger for til sammen ca. 80 personer. I tillegg har vi hatt møter med rådmenn, helsesjefer m.fl. lokalt i 11 av 12 kommuner. Til sist har vi også hatt en egen gjennomgang med IKT-ansvarlige og systemansvarlige for PLO-systemer. Vi har også prøvd å koble sammen bruken av emeldinger med anvendelse av HPH-prosessen. Norsk helsenett har etablert et program for holdningsskapende arbeid knyttet til Normen som de har kalt KOMP-iS 12. Opplegget er spenstig og lett tilgjengelig og inneholder bl.a. 5 videoer med til dels humoristisk tilsnitt. Kommunene får gratis tilgang til dette ved å sende inn en avtale til NHN som må signeres av Rådmannen. Vi anbefaler alle SiO-kommunene å ta i bruk dette programmet. Det er likevel viktig å bemerke at kommunen har et ansvar for at grunnleggende prosedyrer samt formell beskrivelse av roller og ansvar er på plass, holdningsskapende arbeid er ett av mange elementer for å implementere dette i daglig drift. Samordning med Norsk helsenett ift. dagens og fremtidige løsninger Vi har hatt noen samordningsmøter med NHN for å kartlegge kommunenes tilknytning til helsenettet. NHN har bidratt til å få koblet til den ene kommunene som ikke var tilkoblet og har ellers bidratt med støtte på forespørsel. Vi har også hatt en del dialog med NHN mht. opplæringsopplegg på Normen. De hadde på det tidspunktet ikke noe strukturert opplegg å tilby annet enn tilgang til presentasjoner som ble brukt på større samlinger om temaet. Vi valgte derfor å lage vårt eget opplegg, jfr. forrige punkt. Vi er svært fornøyd med at de nå har kommet på banen med programmet Komp-IS. Dette vil gjøre det mye lettere å drive informasjons- og motivasjonsarbeidet i kommunene. Det er ellers positiv å se at kommunene evaluerer leveransene fra Norsk helsenett som «gode og i henhold til avtale». Det er dessuten etablert kontakt med relevante ressurser i NHN mtp. å utrede muligheter for bruk av NHN sine videoløsninger i SiO-regionen. Det anbefales at det jobbes videre med utredning av potensialet i videoløsninger. Dette har potensial på mange områder, både en-til-en-møter, videokonferanser og til bruk i telemedisin. Samordning med systemleverandører Vi hadde en del jobb med å kartlegge og lage systemoversikter for alle de 12 kommunene. Videre hadde vi en utfordring med å få oversikt over hvilke kommunikasjonsmoduler de forskjellige systemene brukte for håndtering av emeldinger. I første omgang konsentrerte vi oss om å få en oversikt på PLO-siden. Det ble raskt klart at det var en overvekt av kommuner som brukte Gerica fra Tieto (8 kommuner). To kommuner brukte Profil fra Visma og to kommuner brukte CosDoc fra Acos. To av de fire sistnevnte kommunene var Meldingsløft-kommuner som allerede var i produksjon med emeldinger mot legekontor. Fokuset ble derfor rettet mot å få på plass en felles avtale mot Tieto. Det 12 Side 9

10 tok litt tid å få dette inn i faste former, men det ble et samarbeid som har fungert meget godt gjennom prosjektperioden. Vi oppnådde også betydelige prisreduksjoner som følge av at vi var en stor gruppe kommuner som samordnet både innkjøpsprinsipper og koordinerte opplæringsløpet i felles samlinger og koordinerte løp. Samlet sett evaluerer kommunene kvaliteten på leverandørtjenester som meget høy. (Se anbefaling under punktet «Manglende godkjenning av PLO-meldinger et dilemma») Samordning med D-IKT Det var i utgangspunktet tenkt at vårt prosjekt skulle samhandle med tilsvarende prosjekt i Drammensregionen IKT. NHN skulle være bindeledd og koordinator på dette. Denne samhandlingen har det i praksis ikke blitt noe av. Det bør vurderes å ta en kontakt med D-IKT mtp. erfaringsdeling. Samordning med Hemit (Helse Midt-Norge IKT) Hemit er en sentral aktør mht. meldingsutveksling mellom kommuner og sykehus. Siden det ble valgt å fokusere på dialog mellom PLO og legekontor lokalt i kommunene i vårt prosjekt ble de ikke behov for å etablere kontakt med Hemit i første omgang. Underveis har NHN kommet opp med sitt utbredelsesprosjekt KomUt som skal bistå kommunene. SiO- kommunene vil få bistand derfra til den videre prosessen mht. meldingsutveksling mot sykehusene. Hemit er en av aktørene som involveres i denne sammenheng. (Se anbefaling under «Teknologiløpet») Samhandling med legevaktordningen Dette er en problemstilling som ikke har vært berørt i prosjektperioden, men som må håndteres i ettertid. Jfr. kapittelet Videre arbeid - anbefalinger. Det anbefales å ta kontakt med kommunesamarbeid med tilsvarende problemstillinger. Her kan Værnesregionen DMS 13 og Fosen DMS 14 være svært aktuelle. Utfordringer mht. utveksling av emeldinger mellom kommuner og felle sengepost Pt. har sengeposten tatt i bruk en egen organisatorisk enhet i PLO-systemer Gerica hos vertskommunen Orkdal. Her må det utredes hva som er en mest hensiktsmessig metode. Det mest nærliggende er at kommunene utveksler PLO-meldinger på samme måte som de gjør med legekontor og sykehus Side 10

11 Det anbefales å ta kontakt med kommunesamarbeid med tilsvarende problemstillinger. Her kan Værnesregionen DMS 15 og Fosen DMS 16 være svært aktuelle. Informasjonsdeling Ved prosjektstart var det etablert en prosjektweb hos Hemne kommune hvor det ble lagret felles dokumenter. Det fantes imidlertid ikke noen nettbasert løsning for å dele informasjon med omverden. Underveis i prosjektet ble det inngått avtale med Sør-Trøndelag fylkeskommune etrøndelag 17 om etablering av en samhandlingsarena. I tillegg til å fungere som hjemmesider gir denne mulighet for dialog med både interne og eksterne aktører. Her er det i tillegg til nyheter etablert egne grupper for delprosjektene i SiO med litt grunninformasjon og med egne dokumentbiblioteker. Her er det også forumfunksjoner som gjør at det er mulig å kjøre nettbaserte temadiskusjoner, både i gruppene og på overordnet nivå. Noen delprosjekter har brukt nettstedet aktivt, noen ikke. En nylig etablert gruppe for utvikling av felles prosedyrer vil etablere en prosedyrebank her og har ambisjoner om å bruke forum underveis i prosessene. Det er viktig å merke seg at dette nettstedet er åpnet for innsyn for hele verden. Her handler det altså om delingskultur hvor hvem som helst kan høste av de erfaringer SiO publiserer. De som ønsker å delta i forumdiskusjoner må registrere seg som brukere som må godkjennes av en av nettstedets administratorer. Det er interessant å merke seg at 8 av 9 kommuner som har svart på evalueringen ønsker at dette nettstedet skal videreføres. Det anbefales å bruke denne arenaen aktivt til informasjonsdeling som angår alle SiO-kommuner. En nyhet pr. uke bør være minimum for å beholde interessen. Videre anbefales det at gruppene brukes aktivt til dokumentdeling og diskusjoner i felles prosjekter som omfatter alle eller grupper av SiOkommuner. Veiledningshefte som anbefales brukt i det videre arbeidet KomUt-prosjektet for Vestlandet, kalt «Vestlandsløftet» har laget en meget god veileder som omhandler alle aspekter og aktører knyttet til bruk av emeldinger. Veilederen heter «Vestlandshesftet» 18 og anbefales på det varmeste Side 11

12 Budsjett og forbruk Budsjett: Lønn og sosiale utgifter prosjektleder: kr Andre utgifter: kr Sum: kr Finansiering: Helsedirektoratet kr SiO kr Sum: kr Regnskap Det er Orkdal kommune, som er vertskommune for SiO, som fører regnskap for prosjektet, prosjektleder har ikke tilgang til dette. Side 12

13 Evaluering Om evalueringen Evalueringen ble utarbeidet som et spørreskjema med svaralternativer, enten graderinger eller ja/neispørsmål. I tillegg ble det gitt rom for å gi utfyllende kommentarer på noen av spørsmålene. Skjema ble sendt ut som word-dokument på epost, ble fylt ut og returnert digitalt. Svarene ble deretter manuelt og kopiert inn og bearbeidet i excel regneark. Hva som er evaluert Måloppnåelse Normen opplæring, roller & ansvar Samarbeid med Leverandører Norsk helsenett Legekontor lokalt Sjekklister Økonomi, forbruk og fremtidige kostnader Organisasjonsutvikling/tilpasning Samhandlingsarena Samlet vurdering av prosjektet Respons og respondenter Evalueringen ble sendt til alle 12 kommuner i SiO 10 av 12 kommuner har besvart evalueringen Besvarte evalueringer er i stor grad besvart fullstendig. Et av unntakene er vurdering av økonomi, her mangler det tall fra noen kommuner både på tall ift. på forbruk og ift. stipulerte, fremtidige kostnader Evalueringene er besvart av flerfaglige grupper, ikke av enkeltpersoner Evalueringsresultater våre konklusjoner Vi har forsøkt å trekke ut et ekstrakt av konklusjoner ut fra de besvarelsene vi har mottatt. Disse er gjengitt under. En noe mere detaljert sammenstilling av besvarelsene finnes i egen powerpoint-presentasjon som følger som vedlegg 1 til denne sluttrapporten. For øvrig finnes en detaljert oversikt i eget regneark som er oversendt vertskommunen Orkdal til arkivering. Side 13

14 Konklusjoner, oppsummert Kommunene mener at hovedformålet med prosjektet for en stor del er oppnådd, men det gjenstår fremdeles noe mht. integrering av emeldinger i HPH-prosessen. 2/3 av kommunene har tatt i bruk en eller flere av de valgte emeldingene. Teknisk tilkobling og implementering er gjennomført i alle kommuner. Dette har for en stor del skjedd innenfor de rammer som settes i Normen. De aller fleste er godt fornøyd med den felles opplæringen i Normen. Bare halvparten av kommunene har gjennomført lokal opplæring av helsepersonale, men de fleste har planer for dette. Det synes å være en generell oppfatning at «Normen er vanskelig å få grep om». Dette kan være noe av grunnen til at bare halvparten av kommunene har gjennomført lokal opplæring. Når det gjelder ansvarlig for informasjonssikkerhet har 7 av 10 kommuner oppnevnt dette. Kommunene mener at kvaliteten på programvaren for PLO-systemer kunne vært noe bedre. Kvaliteten på leverandørtjenester oppfattes som meget høy. Det er litt vanskelig å danne seg et helhetlig bilde av spørsmålet rundt legekontorsystemer siden bare 60% oppgir å ha hatt direkte kontakt med leverandør. Blant de som har svart vurderes kvaliteten på leveranser som middels god. Vurdering av kvaliteten på programvaren spriker. Selv om det er få besvarelser er det muligens verd å merke seg at flere vurderer opplæringstjenestene som Dårlig. Kommunene opplever leveransene fra Norsk helsenett som gode og i henhold til avtale. Samarbeidet med det lokale legekontoret vurderes av som kommunene vurderer som godt av et klart flertall. Halvparten av kommunene har gjennomført interessentanalyse, 2 kommuner har planer for dette. 4 kommuner har gjennomført risikoanalyse, 4 har planer for dette, mens 2 kommuner ikke har gjennomført eller planlagt dette. Alle kommuner har enten etablert eller har planlagt å etablere system for mottak/sending og overvåking. Bare 2 kommuner svarer at de har etablert rutiner mens 8 kommuner har planlagt dette. 6 kommuner har gjennomført opplæring i bruk av ny programvare, resten har planer for dette. Alle kommuner har enten gjennomført (få) eller planlagt å etablere nye (arbeids)rutiner. Få kommuner har etablert system for daglig support (internt) mens halvparten har ekstern supportavtale. Det er betenkelig at en av kommunene ikke har planlagt eller har system for daglig support på plass, og at to kommuner ikke har avtale for ekstern support. Kommunene vurderer verdien av samarbeid over kommunegrensene som meget stor. Dette tilskrives god informasjon og gode kommunikasjonsveier. Alle kommuner oppgir at de kjenner til og har brukt samhandlingsarenaen. Alle kommuner har lest informasjon mens 2 kommuner oppgir at de har lagt inn informasjon selv. 8 av 9 kommuner ønsker en videreføring av denne arenaen. Side 14

15 Økonomi, forbruk i prosjektperioden Summer, 9 kommuner: Direkte kostnader kr Timer forbrukt: 3 723* kr Samlet sum kr Snitt pr. kommune kr * 400 = Kommunene i SiO varierer i størrelse fra i underkant av 1000 til drøyt innbyggere. Samlet er det ca innbyggere i de 12 kommunene. Det kan derfor være mere relevant å måle kostnad pr. innbygger i snitt i hele regionen. Gjennomsnittlig kostnad pr. innbygger for kommunene som har svart på evalueringen vil da bli ca. kr. 84 pr. innbygger. Økonomi, fremtidige kostnader Vi fikk inn for få tall til at det kan gis en relevant, samlet vurdering på dette. Det kan likevel være interessant for noen å se på tall fra de få kommunene som har respondert. Disse tallene kan fremskaffes ved henvendelse til vertskommunen Orkdal, jfr. henvisning til detaljert oversikt i eget regneark over. Side 15

16 Fra prosjekt til drift I en avgrenset prosjektperiode med stort fokus og dedikerte ressurser på prosjektledelse går det relativt greit å holde trykket opp. Utfordringen kommer ofte når løsningene skal over i daglig drift. Det er derfor viktig at man har definert roller og ansvar i organisasjonen før man avslutter prosjektet. I vårt prosjekt har dette vært omhandlet på flere områder og på flere nivåer. Den overordnede forankringen opp mot de lokale helsetjenestene har vært forsøkt i løst gjennom kobling til arbeidet med HPH-prosesser. Videre har leverandøropplæring fra den største leverandøren (Tieto Gerica) hatt stort fokus på å få på plass roller og ansvar ifm. innføring og opplæring i bruk av emeldinger. Vi har også hatt et relativt stort fokus på informasjonssikkerhet og har gjennomført opplæring på flere nivåer. 7 av 10 kommuner oppgir at de har oppnevnt ansvarlig for informasjonssikkerhet. Det er klart at det er en krevende jobb å få på plass et apparat som tilfredsstiller de kravene som stilles i Normen. Det at så mange har oppnevnt ansvarlig er likevel et tegn på at dette tas seriøst i kommunene, og at det vil bli utviklet og videreført i daglig drift. I forbindelse med prosjektavslutningen den 29. januar ble det meste av dagen brukt til å sette i gang en felles gruppe for utvikling av prosedyrer knyttet til bruk av emeldinger. Målet er å få til en effektiv utvikling av prosedyrer rundt felles problemstillinger og oppgaver. Videre er det er mål at helsepersonale som evt. beveger seg over kommunegrensene skal kunne kjenne seg igjen fra kommune til kommune. På denne måten er håpet at man på sikt skal kunne utveksle ressurser etter behov i regionen og på den måten gjøre regionen mer robust. Gruppen var klar på at de ønsker å videreføre dette arbeidet også etter at prosjektet er avsluttet. På den måten sikrer man kontinuitet i samarbeidet i regionen. Til tross for at de 12 kommunene er en del av samarbeidsregionen SiO er de 12 selvstendige juridiske enheter, og de konkrete gjennomføringsprosjektene har vært kjørt lokalt. Det betyr også at den enkelte kommune har vært ansvarlig for sin prosjektdokumentasjon, økonomi og regnskap mm. Videre betyr det også at hver enkelt kommune har vært, og er ansvarlig for utvikling og tilgjengeliggjøring av prosedyrer, driftsrutiner, plassering av roller og ansvar, avtaler med leverandører, avtaler med legekontor og sykehus osv. Det ser ut til å være en gjennomgående vilje til å fortsette det gode samarbeidet som er etablert i prosjektperioden. Dette avspeiler seg også i evalueringen hvor 8 av 10 sier at de I stor grad har hatt nytte av samarbeid over kommunegrensene, en sier I middels grad mens bare en sier I liten grad. Potensialet er stort og viljen oppleves som stadig stigende! Side 16

17 Vedlegg 1: Presentasjon fra prosjektavslutning som inneholder utfyllende oppsummering av evaluering Powerpointpresentasjon: lenke (Detaljert oversikt over innkomne resultater evaluering finnes som excel regneark i arkivsaken hos vertskommunen Orkdal kommune.) Vedlegg 2: Status teknisk implementering i SiO-kommunene Kommune Tilkobling Norsk helsenett OK? Kommunikasjonsmodul installert? Test mot NAV OK? I produksjon mot NAV? Test mot legekontor OK? I produksjon mot legekontor? Agdenes Ja Ja Ja Ja Ja Nei Frøya Ja Ja Ja Ja Nei Nei Halsa Ja Ja Nei Nei Nei Nei Hemne Ja Ja Ja Ja Ja Nei Hitra Ja Ja Ja Ja Ja Nei Meldal Ja Ja Ja Ja Ja Ja Orkdal Ja Ja Ja Ja Nei Nei Rennebu Ja Ja Ja Ja Ja Nei Rindal Ja Ja Ja Ja Ja Ja Skaun Ja Ja Ja Ja Ja Ja Snillfjord Ja Ja Nei Nei Nei Nei Surnadal Ja Ja Ja Ja Nei Nei Side 17

18 Vedlegg 3: Detaljert oversikt over aktiviteter i perioden 1. februar 31. desember 2012 Periode Aktivitet Målgruppe/ involverte Februar Mars April Utarbeidelse av prosjektplan Oppstartsmøte for prosjektet Opprette arbeidsgruppe Normen Samordning av forhandlinger mot Tieto Arbeidsmøte med Norsk helsenett Utarbeide kvartqalsrapport Oppstartsmøte Normen Alle involverte Prosessveiledere HPH og IKTansvarlige Arbeidsgruppe 8 Gericakommuner og Tieto Formål Resultat Relevant dokumentasjon Spesifisere mål, omfang og avgrensninger for prosjektet Gjennomgang og diskusjon av prosjektplan. Valg av relevante emeldinger for prosjektet Sette sammen gruppe med relevant kompetanse mtp. informasjon og kursing Sørge for å fremforhandle et tilbud som er basert på felles prosjektkoordinering for de 8 SiO-kommunene Godkjent av prosjektansvarlig SiO 9. mars 32 deltakere. Omforent om prosjektplan og valg av emeldinger Arbeidsgruppe på 5(4) personer etablert Fått aksept fra Tieto. Fått rabattert tilbud basert på dette. PRL, NHN Vurdere mulige samarbeidsområder NHN vurderer å tilby drift av felles medlingstjener for SiO-kommunene. NHN skaffet oversikt over kommunenes tilknytning til HNH pt. Alle interessenter Arbeidsgruppe Informere alle interessenter om status pt. og planer for neste kvartal Lage opplegg for informasjon og kursing i Normen Kartlegging Alle kommuner Kartlegging av programvare, kommunikasjon, avtaler mm. Sørge for at det blir inngått avtaler med Tieto Alle Gericakommuner Legge grunnlag for at leverandør og kommuner kan sette opp kjøreplan Ferdigstilt og sendt ut primo april Laget komplett oversikt over situasjonen pr. dd. Alle Gerica-kommuner signerte avtaler Godkjent av prosjektansvarlig SiO 9. mars Referat og oppsummering gruppeoppgaver Referater Tilbudsdokumenter (unntatt offentlighet.) Referat fra møtet Kvartalsrapport SiO emeldinger, Q Filmappen «Systemkartlegging april 2012» Signerte avtaler i egen filmappe. (Unntatt offentlighet.) Side 18

19 Periode Aktivitet Målgruppe/ involverte Mai Juni Juli Oppstartsmøte nivåkonvertering Gerica Nivåkonvertering Gerica Surnadal og Halsa kommuner Surnadal og Halsa kommuner Formål Resultat Relevant dokumentasjon Forberede kommunene på hva prosjektet omfatter Gjennomføring av nødvendig nivåkonvertering som kreves før installasjon av elink («meldingsmotor») Møte med NHN NHN, SiO Bli kjent med NHN sin rolle ifm. oppfølging av Meldingsløfet, og med NHN sine prosjektansvarlige på KomUtprosjektet Startet avsjekk legekontorsystemer mht. godkjente meldinger Prosjektledermøte, SiO overordnet, Halsa SiO, leverandører Lokale prosjektledere, vertskommunen, SiO prosjektledere Få oversikt over status mht. godkjenning av PLO-meldinger i relevante legekontorsystemer Utarbeide ønsker for videre arbeid og organisering av SiO ved overgang fra prosjekt til drift Normen for rådmenn Rådmenn Informert om forpliktelse i rådmannssamling Oppstartsmøter elink Ferieavvikling August Samordning HPH Normen emeldinger Berørte i 6 kommuner Involverte parter Forberede kommunene på hva prosjektet omfatter Avklare hvordan vi skal få dette til å bli deler av en helhet Kommunene hadde grunnlaget for å starte prosjektplanlegging lokalt Begge kommuner gjennomført Omforent forståelse for hverandres roller og situasjon. Avdekket utbredt mange på godkjenninger Omforent plan utviklet. Bl.a. ytret ønske om videreføring av emeldingsprosjekt ut Videre: Utvikling for felles plan for anvendelse av teknologi. Tatt til informasjon Kommunene hadde grunnlaget for å starte prosjektplanlegging lokalt Arbeidsmøte i Orkdal Relevant materiale overlevert til den enkelte kommune. Også lagt ut på Egen filmappe med prosjektplaner for hver enkeltkommune Egne filmapper under «Leverandørinfo» SiO utviklingsprogram png i filmappen SiO hovedprosjekt Presentasjon Relevant materiale overlevert til den enkelte kommune. Også lagt ut på Eget referat under filmappe HPHprosessen Side 19

20 Periode Aktivitet Målgruppe/ involverte Normen for rådmenn Normen for rådmenn Rådmenn, helsesjefer, kommuneoverleger Rådmenn, helsesjefer, kommuneoverleger September Normen for rådmenn Rådmenn, helsesjefer, kommuneoverleger Oppstartsmøte nivåkonvertering Gerica Gjennomføring nivåkonvertering Gerica Normen for enhetsledere Prosjektledermøte, SiO overordnet, i Orkdal Rennebu, Skaun, Orkdal, Agdenes, Hemne og Snillfjord kommuner Rennebu, Skaun, Orkdal, Agdenes, Hemne og Snillfjord kommuner Alle enhetsledere helse i alle SiOkommuner Lokale prosjektledere, vertskommunen, SiO prosjektledere Formål Resultat Relevant dokumentasjon Utarbeidet opplegg for lokale møter i kommunene Avholdt infomøter i 4 kommuner Avholdt infomøter i 7 kommuner Forberede kommunene på hva prosjektet omfatter Gjennomføring av nødvendig nivåkonvertering som kreves før installasjon av elink («meldingsmotor») Kurse enhetsledere. Sørge for at de settes i stand til å kurse egne ansatte etter dette kurset. Presentasjon av ny daglig leder for SiO Opplegg ferdigstilt Ansvar tydeliggjort for videre håndtering lokalt Ansvar tydeliggjort for videre håndtering lokalt Kommunene hadde grunnlaget for å starte prosjektplanlegging lokalt Alle kommuner gjennomført Først kursdag gjennomført. God respons fra deltakerne. Kursmateriale for kursing i egen kommune lagt ut på SiO-web i etterkant av felleskursene. Ca. 30 deltakere. Gjensidig utveksling av informasjon og forventninger. Presentasjon under filmappe Normen og Datatilsynet/ Presentasjon under filmappe Normen og Datatilsynet/ Presentasjon under filmappe Normen og Datatilsynet/ Relevant materiale overlevert til den enkelte kommune. Også lagt ut på Egen filmappe med prosjektplaner for hver enkeltkommune Relevant materiale på Side 20

21 Periode Aktivitet Målgruppe/ involverte Oktober November Normen for enhetsledere Opplæringsplaner Gerica elink Aksjon mot leverandører av legekontorsystemer Installasjon elink Installasjon programvare i Rindal Oppføling mht. legekontorsystemer Kurs teknisk/drift elink Kurs i Normen Alle enhetsledere helse i alle SiOkommuner Alle Gericakommuner, Tieto SiO, andre regioner, andre relevante aktører, leverandørene 8 Gericakommuner Rindal kommune, Acos SiO og andre invoverte Relevante personer lokalt i kommunene IKT-ansvarlige og systemansvarlige PLO-systemer Formål Resultat Relevant dokumentasjon Kurse enhetsledere. Sørge for at de settes i stand til å kurse egne ansatte etter dette kurset. Koordinere planlegging av kurser knyttet til både tenkisk/drift og brukeropplæring Få satt trykk og fokus på godkjenning hso systemelverandørene Installasjon av meldingsmotor, test mot NAV og/eller legekontor Installasjon av nødvendig programvare ifm. bruk av emeldinger Formidle tilbakemeldinger fra leverandørene Gi IKT-ansvarlige og systemansvarlige nødvendig opplæring for PLOsystemer i daglig drift av emeldinger. Gi nødvendig opplæring i relevante deler av Normen for målgruppen. Andre kursdag gjennomført. God respons fra deltakerne. Kursmateriale for kursing i egen kommune lagt ut på SiO-web i etterkant av felleskursene. Ca. 50 deltakere. Datoer og sted for kursgjennomføring satt opp for alle kommuner Brev til begge leverandører med krav om forklaring på dagen status samt planer for godkjenning Installasjon og test i 6 kommuner hvorav 5 gikk uten feil. 2 kommuner valgte å utsette prosessen til etter årsskiftet. Installasjon utført. Løsning satt i produksjon? Alle kopimottakere har fått likelydende tilbakemeldinger fra leverandørene Kurs gjennomført i 6 kommuner. Deltakerne tilfreds med opplæringen. 2 kommuner valgte å utsette prosessen til etter årsskiftet. Kurs gjennomført. Deltakerne tilfreds med opplæringen. Relevant materiale på Arrangementskalender på Brev i mappen «Brev og andre journalverdige dokumenter i SiO-regi» Rapporter tilsendt fra Tieto Kopi av epostdialoger. Filmappe Leverandørinfo/ Kursdokumentasjon utdelt på kurset. Kursmateriale delt på for lokal oppfølging. Side 21

22 Periode Aktivitet Målgruppe/ involverte Desember Januar 2013 Prosjektevaluering Sluttbrukerkurs Gerica elink Relevante personer i kommunene Sentrale personer i kommunene Formål Resultat Relevant dokumentasjon Grunnlag for å vurdere måloppnåelse og øvrig prosjektgjennomføring. Skaffe grunnlag for videre anbefalinger. Gi nødvendig opplæring som grunnlag for videre opplæring i egen kommune. Sluttrapportering Prosjektleder Oppsummere aktiviteter, avsjekk på måloppnåelse, anbefalinger ved overgang fra prosjekt til drift. Sendt alle lokale prosjektledere. Svarfrist satt til 14. desember. Kurs gjennomført i 6 kommuner. 2 kommuner valgte å utsette prosessen til etter årsskiftet. Resultater i regneark. (Sendt til arkiv i Orkdal kommune.) Oppsummering i powerpoint. Ligger sammen med sluttrapporten på Kursdokumentasjon utdelt på kurset. Utarbeidet og levert medio februar Sluttrapporten ligger på Side 22