Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: 01 Redigert etter styringsgruppemøte Styringsgruppen Prosjektnr: 70100

Transkript

1 Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN HF) Styringsdokument Forprosjekt UNN PET-senter Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: 01 Redigert etter styringsgruppemøte Styringsgruppen Prosjektnr: Arkivnr: Løpenr: Saksbeh: PMH/ON Kontroll: TAH Dato: Dokumenttittel: Styringsdokument Forprosjekt UNN PET-senter

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Formålet med styringsdokumentet Overordnet definisjon av prosjektet Overordnede mål og rammer Prosjektets omfang i tall Styrende dokumenter Bakgrunn for prosjektet Prosjektets hensikt og hovedmål Prosjektmål Suksesskriterier Kritiske suksessfaktorer Prosjektinnhold og metode Hovedaktiviteter forprosjektfasen Innholdet i forprosjektrapporten Prosjektorganisering Organisasjonskart Byggherre Styringsgruppen Prosjekteier Prosjektleder Assisterende prosjektleder Medvirkningsprosess Medvirkningskoordinator klinikk Medvirkningskoordinator teknikk Teknisk rådgiver Prosjekteringsgruppen Oppsummering ressurser Prosjektstyring Tidsplan Prosjektøkonomi Månedsrapportering Kommunikasjon Dokumenthåndtering Fullmakter Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 2

3 1 Formålet med styringsdokumentet Styringsdokumentet skal gi oversikt over de sentrale forhold i prosjektet på en måte som virker retningsgivende og avklarende for alle aktører i Forprosjekt UNN PET-senter. I forprosjektet vektlegges de forhold som er relevant for denne fasen, samt forberedelse til neste fase - detaljprosjektfasen. For de neste faser utarbeides nytt eller revidert styringsdokument som avklarer de overordnede styringsspørsmål for kommende faser. Styringsdokumentet fastlegger mål og rammer for prosjektarbeidet og skal være retningsgivende for det videre arbeid fram til oppstart detaljprosjekt. Styringsdokumentet er således denne prosjektfasens prosjektmandat, og dokumentet er utarbeidet med utgangspunkt i Finansdepartementets veileder for styringsdokument i statlige investeringer. Dokumentet definerer også bemanning og organisering av prosjektet samt planer for aktiviteter og milepæler på et overordnet nivå. Dokumentet er referanse for alle av prosjektets aktører; beslutningstakere, involverte i UNN HF, innleide rådgivere og andre eksterne aktører. Når det foreligger nye forutsetninger som påvirker prosjektets innhold, gjennomføring og kostnadsramme vil styringsdokumentet bli revidert. Styringsdokumentet sammen med prosjektplaner for delaktiviteter gir grunnlag for måling og rapportering av eventuelle avvik. Dokumentet skal godkjennes av prosjektets styringsgruppe og vil foreligge i endelig versjon når det er godkjent. 2 Overordnet definisjon av prosjektet Prosjektet benevnes til daglig Forprosjekt UNN PET-senter. Det er dog slik at flere institusjoner enn UNN HF har interesse i og vil være involvert i prosjektarbeidet, særlig Universitetet i Tromsø (UIT) og Sykehusapotek Nord men også øvrige helseforetak i regionen. Prosjekteier og etter hvert byggherre er UNN HF representert ved administrerende direktør. Prosjektet omfatter planlegging og bygging av et PET-senter ved UNN HF i Tromsø og inkluderer nødvendig utstyr i den forbindelse. Prosjektet omfatter følgende hoveddeler: Arealer og utstyr for diagnose og behandling Arealer og utstyr for forskning og utvikling Arealer og utstyr for fremstilling av isotoper Arealer til produksjon av legemidler for Sykehusapoteket Prosjektet omfatter ikke organisasjonsutvikling for å etablere den virksomhet som skal produsere de aktuelle tjenester og betjene de aktuelle arealer og utstyr. Det blir derfor nødvendig med samordning mot slik organisasjonsutvikling. 3 Overordnede mål og rammer 3.1 Prosjektets omfang i tall Prosjektet har følgende omfang: Kostnadsrammen for forprosjektet fastsatt til 16 mill kr. Arealramme m² nybygg. Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 3

4 Foreløpig kostnadskalkyle er 364 mill kr (P ) inkludert prisstigning og byggelånsrenter. 3.2 Styrende dokumenter Følgende sentrale utredninger, rapporter og vedtak gir rammer og forutsetninger for arbeidet: Dette styringsdokumentet Vedtak i styret ved Helse Nord RHF sak , datert Vedtak i styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF sak 49/2013, datert , Idé- og konseptfaserapport UNN PET-senter, datert med følgende vedlegg: o Idé- og konseptfaserapport november 2012 o Skisseprosjekt mars 2013 o Delfunksjonsprogram o Overordnet teknisk program o Hovedprogram utstyr 3.3 Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for forprosjektet er redegjort for i idé- og konseptfaserapporten. Av utredningen framgår følgende: Kunnskapssenteret har i sine anbefalinger omkring PET-teknologien slått fast at PET/CT bør gis som tilbud på alle universitetssykehus i diagnostikk, behandling, og oppfølgning av kreftsykdom. Behovet anslås å være raskt stigende på grunn av bruk av PET i forhold til planlegging av behandling, samt nye indikasjoner ved sykdommer i sentralnervesystemet og hjerte-karsystemet. Arbeid for permanente lokaler til PET-funksjoner startet ved planleggingen av A-fløya, men det ble etter en utredning i 2011 foreslått å bygge et frittstående PET-senter som også ville kunne sikre produksjon av radioaktivt merkede molekyler (tracere) til bruk i PET-skanningen samt forskning innen fagfeltet. Rapporten for idé- og konseptfasen tar for seg det foretrukne utbyggingsalternativ med utgangspunktet i nøkterne økonomiske vurderinger. Det utredede alternativet inneholder følgende funksjoner: PET avbildning PET tilvirkning Nukleærmedisin Preklinisk forskning Produksjonslokaler for sykehusapoteket Kontorer for kompetansesenter for diagnostisk fysikk PET-delen av bygget vil kunne romme to PET-skannere, der dagens eksisterende skanner vil ta en plass. Skanner to ligger ikke inne i investeringsplanen. Byggets utforming vil også kunne innpasse en skanner nummer 3 med mindre justeringer. I tillegg til skannere vil bygget inneholde tilvirkningslokaler for tracere og FDG, inkludert syklotron og laboratorium. I utredningsarbeidet med konseptfasen ble arealer til røntgenpoliklinikk, medisinsk avbildnings kjernefasilitet, datasenter, kontorer og biobank ekskuludert fra prosjektet på grunn av kostnadsbildet. Det er lagt Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 4

5 vekt på tilrettelegging for en god fremtidig utnyttelse av den aktuelle tomta, som ligger i et meget sentralt område ved sykehusets hovedinngang. Styresak Helse Nord RHF , vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF godkjenner fremlagte idé- og konseptrapport for Universitetssykehuset Nord-Norge HFs PET-senter i Tromsø som grunnlag for den videre planlegging av forprosjektet. 2. Prosjektet godkjennes videreført i et forprosjekt med en arealramme på 3 701m 2 og en foreløpig kostnadskalkyle på 364 mill kroner (p ) inklusiv prisstigning og byggelånsrenter i perioden. Men styret ber om at det i forprosjektet vurderes forslag til endringer i prosjektet som kan bidra til at totalkostnadene reduseres. 3. Differansen mellom P50 og P85 på 43 mill kroner legges til Helse Nord RHF, og kan utløses etter gjeldende investeringsreglement. 4. Forprosjektets økonomiske ramme settes til 16 mill kroner inkludert merverdiavgift og inngår i p50-kalkylen. 5. Styret ber om at forprosjektrapport legges frem som sak ved årsskiftet 2014/15 med sikte på realisering av prosjektet innen Saken skal inneholde en oppdatert gjennomførings- og finansieringsplan for prosjektet. Før forprosjektrapport legges frem for styret i Helse Nord RHF, skal det gjennomføres en oppdatering av løsninger og forslag til mulige kostnadsreduksjoner og med endelig kostnadsoverslag for P50 og P85 inkludert prisstigning og byggelånsrenter, samt oppdatert bærekraftsanalyse for Universitetssykehuset Nord-Norge HF, der det er vist hvordan omstillingsutfordringene for helseforetaket er løst. 3.4 Prosjektets hensikt og hovedmål Prosjektets hensikt og hovedmål i denne fasen er å få i gang en planleggings- og beslutningsprosess som kan lede fram til beslutning om og igangsetting av en utbygging av PETsenter. 3.5 Prosjektmål Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 5

6 Prosjektets samfunnsmål eller overordnede mål er å bidra til langsiktige løsninger for å oppnå et helsemessig godt og samfunnsøkonomisk effektivt tilbud for PET undersøkelser til befolkningen i Nord Norge. Det er videre et viktig samfunnsmål i denne fasen å bearbeide, detaljere og verifisere det foretrukne alternativet fra idé- og konseptfasen slik at en endelig spesifikasjon er lagt for gjennomføringen av investeringsprosjektet. Prosjektets effektmål er å kunne utvikle og ta i bruk nye prosedyrer og teknikker knyttet til PETteknologi innen nukleærmedisinen. Denne teknologien åpner for nye og bedre metoder for diagnostikk, og derved for bedre og mer effektiv behandling av de aktuelle diagnoser. Dette gir bedre samfunnsøkonomi og et bedre helsetilbud for de pasienter og pårørende som er involvert. Prosjektets resultatmål i forprosjektfasen er at det framkommer et grunnlag for å beslutte gjennomføring og realisering av valgt alternativ. Følgende resultatmål skal oppnås gjennom prosjektet: Sikre at dagens behov samt det fremtidige behov for PET-diagnostikk ivaretas. Sikre gode produksjonslokaler for legemiddeltilvirkning. Sikre at det legges til rette for god og effektiv undersøkelse og pasientbehandling. Sikre at bygget er godt tilrettelagt for fremtidsrettet sykehusdrift. Påse at det i prosjektet blir lagt til rette for undervisning, forskning og faglig utvikling. Bygget understøtter gjennomgående, helhetlige pasientforløp og rasjonell drift. Bygget har en fleksibilitet som kan ta opp i seg endringer i interne kapasitetsbehov, sambruk av rom, utstyr og personell og muligheter for påbygg og ombygginger med minimal driftsulempe. Bygget oppfyller kravene om universell utforming, med god tilgjengelighet for alle brukere. Bygget møter krav til energibruk og miljøvennlige løsninger i bygging og drift. Bygget gir et godt inneklima og miljø for pasienter og ansatte. Bygget skal ha et arkitektonisk uttrykk som videreutvikler den etablerte byggestilen i Breivika. Ved ferdigstillelse skal bygget overleveres med et godt grunnlag for stabil og rasjonell drift. Fornuftig dimensjonering for foreliggende og fremtidige behov. Gode pasient- og arbeidsmiljøer i et høyteknologisk miljø. Internasjonal validering og godkjenning av krevende prosesser og prosedyrer. Gode løsninger med tanke på ytre miljø og energiforbruk. Tilpasset UNN HFs strategiske utviklingsplan. Hvis det oppstår konflikt mellom de ulike delmål underveis i prosjektet settes følgende prioriteringsrekkefølge på delmålene kost, tid og kvalitet: 1. Kostnad 2. Kvalitet 3. Tid 3.6 Suksesskriterier Når forprosjektrapporten er ferdig skal situasjonen være som følger: Rapporten gir grunnlag for beslutning om å gå videre med detaljprosjektering. Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 6

7 Entrepriseform skal være valgt. Det er fastlagt hensiktsmessige rammer for det videre arbeid, herunder finansiering av arbeidet videre. Prosjektet er gjennomført innenfor fastsatt kostnadsramme og er ferdigstilt i henhold til tidsplan. Ansattmedvirkning tilgodeses med nok tid og gjennomføres til riktig tid. PET-senteret er planlagt i samsvar med organisasjonsutviklingprosess for enheten, slik at bygget bidrar til måloppnåelse med hensyn til kvalitetsforbedring og effektivisering av driften. 3.7 Kritiske suksessfaktorer Kritiske suksessfaktorer som virker inn på måloppnåelsen i prosjektet i denne fasen er: Rammebetingelsene for forprosjektfasen er avklart og entydige, herunder interne funksjoner, koordinering mot UiT og Sykehusapotek Nord God planleggings- og beslutningsprosess Tydelig organisering med rett kompetanse, klare ansvarsroller og tydelige mandater Åpen og transparent planprosess; entydig og tilgjengelig informasjon til alle aktører på ulike nivåer i prosjektet God prosjektstyring (ressurser, kostnader, tid) Avsette tilstrekkelig tid og ressurser til nøkkelpersoner for å arbeide med prosjektet Behovet for spesialkompetanse for fremstilling av og bruk av nukleære isotoper, rentromsteknikk, preklinisk forskning mv er ivaretatt Solid forankring av prosjektet i organisasjonen Avklart interessentbilde, oppfølging av kritiske aktører og miljøer Godt samarbeid med UiT, Sykehusapoteket Nord og andre særlig interesserte God samordning med øvrige utbyggingsprosjekter ved UNNHF Tromsø Godt samarbeid med Helse Nord RHF, særlig om en effektiv planleggings- og beslutningsprosess Det utvises lojalitet til rammene og de beslutninger som er tatt og tas i prosjektet Et gjennomarbeidet og godt forankret skisseprosjekt og konseptrapport Prosjektorganisasjonen er effektiv og beslutningsdyktig «Omkamper» og endringer unngås Klare og rettidige beslutninger Åpenhet omkring fremdrift og prioriteringer Brukermedvirkning på rett nivå i forhold til oppgaven og kompetansebehovet Kommunikasjonsplan følges Positive holdninger til prosjektet fra media og alle relevante interessenter Samordning av delaktiviteter, oppfølging og avklaring av grensesnittproblemer 4 Prosjektinnhold og metode 4.1 Hovedaktiviteter forprosjektfasen I forprosjektfasen er følgende aktiviteter sentrale: Gjennomgang og eventuelt oppdatering av grunnlaget fra konseptfasen Romfunksjonsprogrammering Tegninger på romnivå med lokalisering Brutto (BUP) og netto utstyrsprogram (NUP) Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 7

8 Detaljering av bygningsmessige og tekniske løsninger Detaljering av prosjektkostnader og driftskostnader for bygget (årskostnader) Kostnadsramme og finansieringsplaner Usikkerhetsanalyse Valg av entreprisemodell, gjennomføringsmodell Plan for gjennomføring frem til ferdigstilling, overlevering og idriftsetting Forprosjektet skal utarbeide plan for detaljprosjektering hvor følgende inngår: Beregne prosjektkostnad for bygningen og utstyr iht netto utstyrsprogram Beskrive utfordringer og suksessfaktorer knyttet til gjennomføringen Håndtering av grensesnitt Utarbeide fremdriftsplan 4.2 Innholdet i forprosjektrapporten Forprosjektrapporten skal inneholde de elementer som følger av «Veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter». Denne vil utarbeides av prosjektledelsen med input fra prosjekteringsgruppen. Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 8

9 5 Prosjektorganisering 5.1 Organisasjonskart Den overordnede organisering av prosjektet sett i sammenheng med UNN HFs øvrige byggeprosjekter er vist i organisasjonskartet under. Styret UNN Administrerende direktør Styringsgruppe Medvirkningsgrupper Utbyggingssjef UNN Medvirkningsgrupper Medvirkningsgrupper Koordinatorer Prosjekt UNN A-fløy prosjektleder Prosjekt UNN Pasienthotell prosjektleder Prosjekt UNN PET-senter prosjektleder Medvirkningsgrupper Leverandør Leverandør Leverandør Leverandør Leverandør Leverandør Medvirkerorganisasjon Prosjektorganisasjon Organisering av prosjektledelse og leverandører mv i Forprosjekt UNN PET-senter er vist under: Styringsgruppe UNN HF Utbyggingssjef UNN HF Tor-Arne Hansen Medvirkningsgrupper UNN HF, UiT, Sykehusapotek Nord Koordinatorer UNN HF Martin Sivertsen Guri Albriktsen Prosjektleder UNN HF Per-Magnar Halvorsen Prosjektstøtte UNN HF Økonomi, kontrakt mv Teknisk rådgiver Assisterende prosjektleder Ole Nupen Rådgivende ingeniører og arkitekter Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 9

10 Det er utbyggingssjef og prosjektleders ansvar å etablere prosjektorganisasjonen. Prosjektorganisasjonen omfatter de enheter som er beskrevet nedenfor og vist i organisasjonskartet. 5.2 Byggherre UNN HF ved administrerende direktør er byggherre og er prosjektets øverste besluttende organ. Han har ansvar for prosjektets faglige, økonomiske og administrative framdrift og rapporterer til styret for UNN HF og Helse Nord RHF. 5.3 Styringsgruppen Styringsgruppen er byggherrens rådgivende gruppe for prosjektet og gir administrerende direktør råd innenfor fastsatte retningslinjer og rammer, tilgjengelige ressurser og midler. Styringsgruppen skal bidra til at prosjektet får administrativ avklaring og forankring av prosjektet på riktig administrativt nivå i helseforetaket og i det regionale helseforetaket. Styringsgruppens medlemmer er oppnevnt av administrerende direktør. Andre helseforetak i Helse Nord regionen er representert med et medlem i styringsgruppen. Brukerutvalget er representert med ett medlem i styringsgruppen. Tillitsvalgte og verneombud er representerte både i medvirkningsgrupper og styringsgruppa. Styringsgruppen har regelmessige møter én gang i måneden (eller ved behov) gjennom hele prosjektperioden. 5.4 Prosjekteier Utbyggingssjef Tor-Arne Hansen er prosjekteier og har ansvar på vegne av UNN HF for at forprosjektet blir gjennomført i henhold til avtalte planer. Utbyggingssjef rapporterer til administrerende direktør. Prosjekteier deltar og legger frem saker i møtene i styringsgruppen, gjerne ved hjelp av prosjektleder og øvrige fra prosjektorganisasjonen. Prosjekteier er sekretariat for styringsgruppen. 5.5 Prosjektleder Prosjektleder Per-Magnar Halvorsen har det operative ansvaret for å organisere, styre og lede prosjektarbeidet. Prosjektleder skal sørge for nødvendig og riktig beslutningsunderlag for investeringsprosjektets behandling. Prosjektleder rapporterer til utbyggingssjef. 5.6 Assisterende prosjektleder Assisterende prosjektleder Ole Nupen bistår prosjektleder i prosjektgjennomføringen. 5.7 Medvirkningsprosess Medvirkningsprosess involverer ansatte ved UNN HF, UiT og Sykehusapotek Nord. Medvirkning gjennomføres i medvirkningsgrupper der deltagere foreslås av ansvarlig leder og besluttes i direktørens ledergruppe. Det skal oppnevnes en leder for hver medvirkergruppe. I forprosjektet vil det i hovedsak være en gruppe som bistår i utformingen av prosjektet, men mindre grupper og adhoc arbeidsmøter kan bidra på detaljer.. Målet for arbeidet er å bidra til utforming av driftseffektive lokaler som ivaretar hensyn til arbeidsmiljø, arealeffektivitet, generalitet, fleksibilitet og sambruk. Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 10

11 Det anbefales at Helse Nord RHF, ved kvalitets- og forskningsdirektør, deltar i medvirkergruppen for å ivareta koordinering mot forskningsmiljøene på UIT, involverte helseforetak og Helse Nord RHF. Det overordnede mandatet for medvirkningsgruppene i forbindelse med programmering er: Medvirkning og rådgivning ved programmering i ulike stadier, derunder ved utarbeiding av romfunksjonsprogram. Medvirkning og rådgivning ved utstyrsplanlegging. Ansvar for forankring av valg ved løpende informasjon til og fra ledelsen ved de berørte klinikker og avdelinger om alle forhold av betydning for klinikk/avdeling, derunder distribusjon av aktuelle dokumenter til enhetenes ledelse. Løpende dialog mellom deltagere i medvirkningsgruppene og ansatte, tillitsvalgte og verneombud i de klinikkene de representerer. Behandling av saker som blir forelagt medvirkergruppene til uttalelse fra prosjektet. For medvirkergruppen oppnevnes en gruppeleder. Hans/hennes oppgave er å lede gruppenes arbeid og å være bindeledd med prosjektledelsen mellom møtene. Gruppeleder vil også delta i medvirkergruppen for tverrgående spørsmål. I regi av medvirkningsgruppens tidligere leder vil det gjennomføres en workshop for å dele kunnskaper og erfaringer fra PET-senteret i Bergen, samt gi innspill på foreliggende skisseprosjekt. Samlingen vil ha fokus på følgende aspekter ved et PET-senter: Syklotron Legemiddelproduksjon Kvalitetskontroll Pasientflow Granskningsarealer Forskningsarealer Målet med samlingen er å forbedre og kalibrere planarbeidet i forprosjektfasen slik at det kan vurderes forslag til endringer i prosjektet som kan bidra til at totalkostnadene reduseres, ref. punkt 2 i styrevedtak Helse Nord RHF : [ ] Men styret ber om at det i forprosjektet vurderes forslag til endringer i prosjektet som kan bidra til at totalkostnadene reduseres. 5.8 Medvirkningskoordinator klinikk Medvirkningskoordinatorer klinikk er Guri Albriktsen og vil ha praktiske oppgaver knyttet til prosjektet. Dette kan omfatte bistand ved etablering av ressursgrupper, organisering av møter, dokumentflyt, informasjon til sykehusorganisasjonen, oa. Medvirkerkoordinator har ansvar for: Å koordinere og administrere spørsmålsstillinger og synspunkt slik at disse kan fremlegges og behandles mest mulig effektivt i UNN HF, i prosjektorganisasjonen og de som må til avklaring hos prosjektleder Delta i arbeidsgruppemøter. Bistå i distribusjon av informasjon til ansatte og andre interessenter. Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 11

12 Medvirkerkoordinator klinikk rapporterer til prosjektleder i spørsmål og aktiviteter som ligger innenfor prosjektleders ansvarsområde. For øvrig rapporterer medvirkerkoordinator til utbyggingssjef. 5.9 Medvirkningskoordinator teknikk Medvirkningskoordinator teknikk vil ha praktiske oppgaver knyttet til prosjektet. Dette kan omfatte bistand ved etablering og koordinering av tekniske ressursgrupper, utarbeidelse av tekniske dokumenter, koordinering med tekniske rådgiver, oa. Medvirkningskoordinator teknikk har ansvar for: Å koordinere og administrere spørsmålsstillinger og synspunkt av teknisk/driftsteknisk art slik at disse kan fremlegges og behandles mest mulig effektivt i UNN HF, i prosjektorganisasjonen og de som må til avklaring hos prosjektleder. Delta i arbeidsgruppemøter. Bistå i distribusjon av informasjon til ansatte og andre interessenter. Medvirkningskoordinator teknikk rapporterer til prosjektleder i spørsmål og aktiviteter som ligger innenfor prosjektleders ansvarsområde. For øvrig rapporterer medvirkningskoordinator utbyggingssjef Teknisk rådgiver Teknisk rådgiver bistår prosjektleder med teknisk spisskompetanse innen PET-teknologi. Teknisk rådgiver er per ikke engasjert. Etter ferdig kontrahering av rådgivergruppen vil behov for å engasjere teknisk rådgiver bli vurdert. Dette er avhengig av hvilken spisskompetanse rådgivergruppen vil inneha Prosjekteringsgruppen Prosjekteringsgruppen (arkitekt og rådgivende ingeniører) skal etter anbudskonkurranse og kontrakt med UNN HF levere tjenester som er nødvendig for at riktig beslutningsunderlag skal foreligge til riktig tid. Tilbudsforespørsel for rådgivende ingeniører og arkitekter er utlyst med innleveringsfrist Prosjekteringsgruppen planlegges kontrahert umiddelbart etter gjennomført tilbudsevaluering. Prosjekteringsgruppeleder for alle fagområder eventuelt for begge prosjekteringsgrupper skal være en del av rådgivende ingeniør. I tilbudsforespørselen er det medtatt opsjonsmulighet for at oppdraget kan utvides til også å gjelde detaljplanlegging og byggefase Oppsummering ressurser Følgende interne ressurser vil bli brukt i prosjektet: Prosjektleder Per-Magnar Halvorsen Koordinator/klinisk rådgiver Guri Albriktsen Koordinator/teknisk rådgiver Martin Sivertsen Prosjektsekretær Marita Sørensen UNN-ansatte i arbeidsgruppene Følgende eksterne ressurser vil bli brukt i prosjektet: Assisterende prosjektleder Ole Nupen Rådgivende ingeniører Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 12

13 Arkitekter Tekniske rådgivere fysikk, legemiddelproduksjon mv. Medvirkere fra UiT Medvirkere fra Sykehusapotek Nord Kvalitets- og forskningsdirektør i Helse Nord RHF Tredjeparts fasilitator og støtte ved gjennomføring av usikkerhetsanalyse Eventuelt andre støttefunksjoner 6 Prosjektstyring 6.1 Tidsplan Overordnet tidsplan er grunnlaget for prosjektleders rapportering til utbyggingssjef, og for utbyggingssjefen sin rapportering til styringsgruppen. Sentrale milepæler i planen er følgende: Tilbudskonkurranse prosjektering Kvalitetssikring konseptutvalg Prosjektering forprosjekt Styrebehandling forprosjekt UNN HF Styrebehandling forprosjekt HN RHF Tilbudskonkurranse Prosjektering detaljprosjekt Styrebehandling detaljprosjekt/oppstart utførelse UNN HF Styrebehandling detaljprosjekt/oppstart utførelse HN RHF Utførelse Igangsetting prøvedrift Prosjektøkonomi Det etableres eget system for å følge opp timeforbruk i prosjektet. Prosjektarbeidets omfang er ikke entydig avklart. Videre budsjettering av ressursbehov (timeomfang) vil rapporteres i månedsrapportene. 6.3 Månedsrapportering Prosjektleder skal utarbeide en kortfattet månedsrapport med følgende hovedpunkter: Fremdrift Økonomi Kvalitet Spesielle fokus- og risikoområder Hovedaktiviteter i perioden Hovedaktiviteter i neste periode Månedsrapportene blir forelagt utbyggingssjef og vil presenteres for administrerende direktør i styringsgruppemøter 6.4 Kommunikasjon Det utarbeides egen kommunikasjonsplan som ivaretar intern og ekstern kommunikasjon. Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 13

14 6.5 Dokumenthåndtering Prosjekthotell Tango brukes som dokumenthåndteringssystem. Alle sentrale aktører i prosjektet skal bruke dette. All dokumentasjon skal lagres i denne løsningen. Det etableres en egen rutine for bruken av dette. 6.6 Fullmakter Myndighet til å disponere innenfor kostnadsrammen for forprosjektet skal være: Prosjektleder setter opp forslag til budsjett for forprosjektfasen som legges fram for styringsgruppen for godkjenning. Budsjettet skal inneholde en reserve for kostnader som ikke kan defineres og kvantifiseres på forhånd. Prosjektleder gis fullmakt til å bestille i samsvar med godkjent budsjett og i samsvar med inngåtte rammeavtaler, eventuelt. iht. Forskrift om offentlige anskaffelser. Prosjektleder attesterer og utbyggingssjef anviser i samsvar med godkjent budsjett og foreliggende bestillinger. Det skal ikke belastes kostnader i prosjektet uten at disse er bestilt og attestert av prosjektleder og anvist av utbyggingssjef. Styringsdokument forprosjekt UNN PET-senter 14