Arkheion PERIODISERING 2#2003 AV ARKIVER LES OGSÅ OM: PERIODISERING - ET HISTORISK PERSPEKTIV S. 3

Transkript

1 2#2003 Arkheion ØSTFOLD IKA IKA KONGSBERG AUST-AGDER-ARKIVET IKA VEST-AGDER IKA ROGALAND IKA HORDALAND IKA TRØNDELAG IKA MØRE OG ROMSDAL FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE ARKIV I NORDLAND IKA TROMS IKA FINNMARK PERIODISERING AV ARKIVER LES OGSÅ OM: PERIODISERING - ET HISTORISK PERSPEKTIV S. 3 PERIODISERING AV PAPIRBASERTE ARKIVER S. 6 PERIODISERING OG BORTSETTING AV OBJEKTARKIV S. 8 PERIODISERING AV ELEKTRONISKE ARKIVSYSTEM S. 18

2 INNHOLD PERIODISERING - ET HISTORISK PERSPEKTIV 3 PERIODISERING AV PAPIRBASERTE ARKIVER 6 PERIODISERING OG BORTSETTING AV OBJEKTARKIVER 8 HAMSUNBREV 10 BORTSETJING AV ARKIV 12 INTERVJUET; HANNE KÅSETH 14 KURSTORGET 16 PERIODISERING AV EL. ARKIVSYSTEM 18 EN ARKIVHISTORIE 20 EL. ARKIVPLAN - HISTORISK SAMARB. 21 ARKIVENES DAG 24 INTERNSIDER: ØSTFOLD IKA 25 IKA KONGSBERG 25 AUST-AGDER-ARKIVET 26 IKA VEST-AGDER 26 IKA ROGALAND 27 IKA HORDALAND 27 IKA TRØNDELAG 28 IKA MØRE OG ROMSDAL 28 FYLKESARKIVET I S & F 29 ARKIV I NORDLAND 29 IKA TROMS 30 IKA FINNMARK 30 ORDENSREGLAR FRÅ LEDER Etter en fin sommer kom alvoret raskt i september med kommunevalget. Det er vel ulike meninger om hvordan det gikk, men det innevarsler at vi står foran et såkalt periodiseringstidspunkt. Det er altså på tide å tenke på en liten opprydding i dagligarkivet for å få bort alle eldre og avsluttede saker. En opprydding i arkivskapet er nødvendig nå og da. I eldre tider var det vanlig å sette bort mapper etter hvert som det ikke var bruk for dem lenger. I det lange løp ga dette en uoversiktlig situasjon med et evig voksende saksarkiv. Periodisering skal hjelpe til med å gi arkivet en tidsavgrensing slik at vi får avsluttede og avgrensete enheter. Arkivforskriften anbefaler en periode på minst 4-5 år. På grunn av kommunenes nære tilknytning til sitt politiske nivå, har det blitt gjort noen uformelle bestemmelser at vi bør følge valgperioden på 4 år. Ved periodeskillet kan det også være praktisk å gjennomføre endringer i arkivsystemene. Det har i et par år vært arbeidet med oppdatering av k-kodenøkkelen nettopp med sikte på nyttår 2003/2004. Vi skulle så gjerne ha presentert de reviderte k-kodene i dette nummer av Arkheion, men heftene ble sendt ut først under korrekturfasen av bladet. Etter det vi ser er ikke endringene dyptgripende. Det viktigste er visstnok en utbygging av venstresidekommentarene. Blant høstens store begivenheter er vel at arbeidet med elektronisk arkivplan har kommet så langt at den snart kan tas i bruk av en del testkommuner. En slik plan vil revolusjonere tilgjengelighet og gjøre oppdatering mye enklere enn ved den tradisjonelle papirmetoden. Ikke rart at dette er et prosjekt som har skapt stor oppmerksomhet både hos kommuner og på statlig sektor. Som medeiere i et Interkommunalt arkiv vil dere også være medeiere i denne type arkivplan. Abm-utvikling er en nyskapning som begynner å vise igjen innen arkivsektoren. Ikke bare er de med og støtter prosjekter innen arkiv, men de er også pådrivere for en utvikling. Bl.a. vil arbeidet til Bevaringsutvalget være en prioritert oppgave. Det er satt i gang prosjekt for å lage bevaringsregler for oppvekstsektoren. Arkivenes dag har kommet for å bli. Det offentlige helsevesen feirer 400 år i 2003, så temaet har gitt seg selv: Helse. Mange institusjoner har arrangementer den 8.november, gjerne i samarbeid med det lokale statsarkiv. Vil dere ha litt perspektiv på arkivene deres, støtt opp om de lokale arrangementer! Dette er en del av et formidlingsarbeid som vil bli mer og mer viktig i årene som kommer. For: ubrukte arkiver er vel døde arkiver ikke sant? ISSN Arkheion er medlemsblad for de interkommunale arkivene i Norge. Vi er 12 medeiere som representerer 15 av landets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for den kommunale arkivsektor i landet. Red. Arkheion Deltakere: Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF) Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT) Arkiv i Nordland (AiN) IKA Trøndelag Iks (IKATrø) Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH) Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA) Aust-Agder-Arkivet (AAA) IKA Kongsberg (IKAK) Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKA) Fast redaktør: Steinar Marvik (IKAK) Nansensgate Kongsberg Tlf.: Telefaks: E-post: steinar@ikakongsberg.no Redaksjonskomite: Ole Stian Hovland (FS&F) nestred. Hege Sætrum Kenny (IKAF) Harald Lindbach (IKAT) Nancy Schulzki (AiN) Jens Rønningen (IKATrø) Mads Langnes (IKAM&R) Åse Eikemo Strømme (IKAH) Sigve Espeland (IKAR) Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA) Bård Raustøl og Berit Stie (AAA) Steinar Marvik (IKAK) Lene-Kari Bjerketvedt (ØIKA) Grafisk formgivning: Karin Wiwe

3 IKA TROMS TEKST: HARALD H. LINDBACH PERIODISERING ET HISTORISK PERSPEKTIV Arkivenes historie er like gammel som menneskenes. Like lenge har bevaring, lagringskapasitet og gjenfinning vært et problem. Vi er fortsatt på sporet av en løsning. ARKIVDANNINGENS HISTORISKE UTVIKLING De første arkivarer var stammenes historiefortellere som videreførte kunnskap fra slektsledd til slektsledd gjennom muntlig overlevering. Selv om vi regner med at datidens mennesker hadde en helt annen trening i å huske og gjengi enn vi har i dag er det lett å se for seg hvilke begrensninger som lå i dette systemet. Rundt før Kristus begynner de første nedtegnelser i form av hulemalerier og ca f.kr nedtegner sumererne sine første inskripsjoner. Omlag ett og ett halvt millenium senere blir de ti bud nedtegnet på stenblokker. I dag har vi disse overlevert kun i form av avskrifter, men få dokumenter har likevel hatt like stor betydning for vår kultur. Den første lovteksten nedskrevet på initiativ av den babylonske kongen Hammurabi kom i 1728 før Kristus. Rundt 500 f.kr ble papyrus tatt i bruk i Egypt. Dette materialet spredte seg snart også til grekerne og romerne. Det neste store gjennombruddet kom i det andre hundre-året etter Kristus da kineserne oppfant papiret og de første trykketeknikkene ved hjelp av treblokker. Nesten tusen år senere spredte papiret seg til Europa. Det var araberne som introduserte det og i 1125 kom den første papirmøllen i drift i Spania. Med Gutenbergs oppfinnelse av den moderne trykkekunsten på tallet økte for alvor mangfoldiggjøringen av dokumenter. De to siste hundreårene har likevel stått for den mest markante økningen i dokumentproduksjon hittil. På tallet kom telegrafen, skrivemaskinen, fotografiet, avisene, mikrofilmen og filmen. Denne utviklingen fortsatte i det forrige århundre med den elektriske skrivemaskinen, telefaks, kommunikasjonssatelitter, kopimaskiner og ikke minst datamaskinens inntog. PRODUKSJONSØKNING OG KVALITETSFORRINGELSE Det som kjennetegner utviklingen har - som den observante leser vil ha sett - altså vært to trekk: 1. Stadig økning i antall produserte ytringer 2. Stadig kortere holdbarhet på det medium man har festet ytringene på Samtidig med denne utviklingen har det i samfunnet også foregått en utvikling som har gjort oss stadig mer avhengig av skriftlighet og dokumentasjon. Det er åpenbart at denne utviklingen har ført til stadig større behov for arkivfaglig kunnskap og gode arbeidsmetoder. Behovet for å gjenfinne dokumenter har alltid vært til stede, men blir samtidig stadig vanskeligere ettersom mengden av materiale øker. Den babylonske kongen Hammurabi >>> Arkheion - 2#2003 3

4 >>> PERIODISERING UTEN KONTROLL I kommunearkivene har det først og fremst vært mangel på oppbevaringsplass som synes å ha utløst de første forsøkene på periodisering. Dette har skjedd ut fra at man rett og slett har vært nødt til å gjøre noe. Ofte har en oppfattelse av dokumentets grad av "viktighet" ligget til grunn for hvorvidt det har vært flyttet bort eller har fått ligge videre i nærarkivet. På den måten har den logiske sammenhengen mellom journalføring og arkivlegging ofte blitt borte underveis. De arkivene som av samtiden ble oppfattet som mindre "viktige" ligger imidlertid ofte lett gjenfinnbare på rett sted i fjernarkivet, mens et særdeles viktig dokument kan dukke opp i en arkivmappe tredve år senere. Her har virkningen altså over lang tid vist seg å bli den motsatte av den man ønsket å oppnå. En annen mulig måte disse problemene kan ha oppstått på er at en sak først har vært lagt bort til riktig tid, men senere har vært hentet frem igjen og blitt lagt på den arkivkoden som da har blitt oppfattet som riktig. Dette har selvfølgelig også ført til at den logiske sammenhengen mellom journalføring og arkivlegging har blitt brutt. Begge de ovenfor nevnte metodene har løst kommunenes umiddelbare problem i forbindelse med mangel på oppbevaringsplass, men har så igjen skapt nye problemer. Deler av arkivene har blitt umulige å finne frem i. PIONEREN KARL ROALD De største problemene synes å ha oppstått fra 1930 og utover i forbindelse med overgang fra kronologisk arkivlegging til moderne arkivnøkler. Utviklingen begynte noe tidligere i næringslivet enn i kommunene - selv om enkeltstående unntak som sogneprest Ungers arkivnøkkel for skolestyret i Kvinnherad fra 1900 finnes - og det var da også denne utviklingen presten Karl Roald viser til da han fra Stranda prestegård argumenterer for sitt moderne arkivsystem i Karl Roald må ta noe av skylden for deler av rotet som oppstod på denne tiden. I veiledningen til arkivsystemet heter det: Når arkivutstyret første gang tas i bruk, vil det være av stor praktisk nytte at man tar ut av de siste årspakker alle fremdeles gjeldende rundskrivelser (særlig mange i kommunestyrenes arkiver), instrukser, vedtekter, hjemmelsdokumenter og andre spesielle brevsaker som kan lette og sikre administrasjonen. Disse ordner man samtidig inn i de tilsvarende sakgrupper i arkivkassen. Systemet gis altså tilbakevirkende kraft og har dermed vært med på å skape kaos for arkivarer som i ettertiden har ønsket å gjenfinne dokumenter. Likevel er det viktig å understreke at Roalds system var et gigantisk skritt i riktig retning. PERIODISERING OG ROM-PERSPEKTIVET Etter innføringen av arkivnøklene ble situasjonen gradvis bedre. Fortsatt hersker det, imidlertid, i lang tid usikkerhet om hvor ofte periodisering skulle gjennomføres. I "SESAS arkivsystem for jordstyrer" fra 1949 heter det at: Ikke bare arkiver, men også pengevesenet har behov for periodisering. Det skjedde i 1875 ved overgang fra speciedaler til kroner. Arkivreklame fra tallet. 4 Arkheion - 2#2003

5 Ved saklig systematisk arkivering er det ikke nødvendig å pakke vekk arkivaliene hvert år. Arkivet kan ta imot stoffet så lenge arkivplassen tillater det. Først når den er sprengt, tar en ut den eldste korrespondansen m.v. som regel da en rekke årganger og fører den til et såkalt samlearkiv. Her er det helt tydelig at det er behovet for oppbevaringsplass som er avgjørende for når man skal gjennomføre periodisering. Dette er da også den begrunnelsen som brukes flittigst også i dag. I kommunene er mangel på oppbevaringsmuligheter ett problem mange støter borti nærmest daglig. PERIODISERING OG TIDS-PERSPEKTIVET De mediene vi benytter for å nedtegne våre ytringer på har etter hvert eneste teknologiske gjennombrudd blitt stadig skjørere. Dette setter i seg selv krav til hvordan vi behandler våre arkiver. Formelt har ansvaret for kommunenes arkiver vært klart siden formannskapslovene ble sanksjonert i januar I tiden etterpå har vi fått en rekke nye lover og forskrifter med arkivloven som den foreløpige kronen på verket. Likevel er sitasjonen fortsatt i enkelte kommuner at arkivene er plassert i fuktige kjellere og på trekkfulle loft. Dette til tross for at lovverket stiller strengere krav til oppbevaring av eldre arkiv enn av aktivt arkiv. De arkivene som må lagres elektronisk er i enda større grad enn våre gamle papirarkiver utsatte i forhold til fuktighet og slitasje. Noe som selvfølgelig setter enda strengere krav til oppbevaring. I dag er kunnskapen om hvor lang levetid CD-plater har usikker. Ekspertene er enige om at levetiden er mellom 25 og 220 år og at denne levetiden er avhengig av behandling og oppbevaring. Selve den teknologiske utviklingen er altså i ferd med å endre begrunnelsen for periodiseringen. Hittil har den viktigste årsaken til periodisering vært behovet for å skaffe oppbevaringsplass i kontorarkivene, i nær fremtid vil den viktigste grunnen til periodisering bli behovet for å sikre kildene. Da vil ikke lenger de våte kjellere og vindfulle loft kunne løse kommunenes lagringsproblemer. Kleppa, Hermund: Arkivhandbok. Eldre arkivsaker kommunane. Oslo 1990 s. 27 Roald, Karl: Roalds kommunale arkivsystem, Oslo 1935 s. 3 Roald, Karl: Roalds kommunale arkivsystem, Oslo 1935 s. 6 SESAS arkivsystem for jordstyrer: Veiledning med gruppeinndeling og stikkordregister, Oslo 1949 s. 5 Bearman, David: Archival Methods I Archives and Museum Informations Technial Report #9, Pittsburg 1989 s.13 ff Amblie, Svein: Elektronisk dokumentbehandling. Oslo 2001 s. 160 ff Foto: Steinar Marvik Artikkelforfatter Harald Lindbach Arkheion - 2#2003 5

6 IKA TRØNDELAG T EKST: JENS RØNNINGEN PERIODISERING AV PAPIRBASERTE ARKIVER I KOMMUNAL SEKTOR Det følgende er et forsøk på å summere opp regelverket som angår periodisering av papirbaserte arkiver og å peke på sammenhengen mellom periodisering, bortsetting og avlevering til arkivdepot. Ved å studere regelverket kan man utvikle metoder for periodisering som både ivaretar hensynet til arbeidet i dagligarkivet under og etter periodisering og som sparer ressurser både i kommunale arkiver og deres depotinstitusjoner når arkiver skal avleveres til depot. Etter arkivforskriftens 2-4, siste ledd, skal sakarkivet for avsluttede journalperioder og andre arkivserier som ikke lenger er i bruk, skilles ut fra dagligarkivet og plasseres i bortsettingsarkiv. Det er særlig to hensyn som ligger bak prinsippene om bortsetting og periodisering av arkiv: Dagligarkivet vokser stadig, og blir mer plasskrevende og mindre håndterlig De enkelte dokumenter og saker blir stadig mindre hyppig brukt ettersom tiden går Periodisering skal også gjennomføres ved overgang fra papirbasert til elektronisk arkiv, ved større organisatoriske endringer og overgang til ny arkivnøkkel To problemområder knyttet til periodisering og bortsetting av arkiv er Dårlige lokaler Mangelfulle og uklare prinsipper for bortsetting Når det gjelder det siste punktet er det slik at et periodeskille representerer et brudd i en kontinuerlig arkivdanningsprosess, og det er av stor betydning at avslutningen av en arkivperiode blir gjennomført på en ryddig måte, slik at man har full oversikt over hvilke saker som tilhører hvilken periode. Man må dessuten ta hensyn til at de daglige arkivfunksjonene skal fungere på en rasjonell måte i overgangen mellom to perioder. AVSLUTNING AV ARKIVPERIODE I SAKARKIV SKARPT PERIODESKILLE Ved skarpt periodeskille gjennomføres periodeavslutningen når en arkivperiode er over. Alle dokumenter som ble registrert i den avsluttede perioden settes bort samlet. Dette gjør denne fremgangsmåten svært ryddig og oversiktlig kronologisk. På den andre siden fører skarpt periodeskille til en oppsplitting av arkivet. Dagligarkivet starter en ny periode med helt tomt aktivt arkiv og alle eksisterende saker må hentes inn fra bortsettingsarkivet. Problemet med de saker som er under behandling på det tidspunkt skarpt periodeskille innføres, løses ved at disse avsluttes formelt, og det opprettes sak i den nye arkivperioden med henvisning til den opprinnelige saken. Det tillates at en sak fra eldre periode arkivlegges sammen med saken i som opprettes i den nye perioden, men da må det legges inn krysshenvisning både i saksmappe og i journal. AVSLUTNING AV ARKIVPERIODE I SAKARKIV OVERLAPPINGSPERIODE For å løse problemet med saker som er aktive ved avslutningen av en periode, dvs saker som starter før et periodeskille og som ikke avsluttes før i neste periode har Noark 4 gjort det mulig med en overgangsperiode i forbindelse med periodeskillet. Overlappingsperioden kan være på ett eller to år, og innebærer av periodeskillet utsettes til overlappingsperioden er over. Overlappingen benyttes til å avklare hvilke saker som fortsatt er aktive, og dermed går over til den nye perioden, og hvilke som er avsluttet og dermed hører til den arkivperioden som skal settes bort. Slik oppnår man at alle saker holdes samlet, også de som er aktive ved periodeskillet. Når overlappingsperioden er slutt skal bortsettingen gjennomføres. Aktive saker, dvs de eldre saker som har blitt tilført nye dokumenter samt saker som er blitt opprettet i løpet av overlappingsperioden, blir værende i dagligarkivet. Når det gjelder saker hvor det ikke er blitt registrert inn nye 6 Arkheion - 2#2003

7 dokumenter i løpet av overlappingsperioden skal sakene avsluttes og settes i bortsettingsarkiv. AVSLUTNING AV ARKIVPERIODER I OBJEKTORDNET ARKIV Arkivforskriften 3-12, andre ledd, gir organets ledelse anledning til å bestemme at enkelte deler av sakarkivet skal holdes utenfor periodiseringen eller følge spesielle prinsipper for periodisering. Det kan for eksempel være formålstjenlig å ha andre arkivperioder for personalarkiv og eiendomsarkiv enn for det øvrige sakarkivet. Med Noark 4 er dette blitt løst ved innføringen av arkivdeler, som gjerne vil ha samme betydning som det som blir kalt arkivserier. Det nye begrepet gir mulighet for et klarere skille mellom - emneordnet og objektordnet arkiv, og - aktivt og bortsatt arkiv Ett av prinsippene for bortsetting av objektordnede arkivdeler er at alle objekter som er blitt uaktuelle i løpet av perioden settes bort. Utskilling skjer gradvis, men selve bortsettingen skjer samlet etter at perioden er slutt. For den enkelte arkivdel skal det kunne registreres en arkivstatus med et fast sett av verdier. Verdiene i arkivstatus styrer registreringsmulighetene: A (aktiv) - arkivdelen er åpen for alle typer registreringer U (uaktuell) arkivdelen er lukket for alle typer registreringer B (bortsatt) arkivdelen er sperret for alle typer registreringer SAMMENHENGEN MELLOM BORTSETTINGSARKIV OG AVLEVERING TIL ARKIVDEPOT Periodedeling og bortsetting er første trinn på veien mot avlevering til arkivdepot. Det er derfor viktig å ta hensyn til de krav som stilles til arkivmateriale som skal avleveres til depot allerede under prosessen med periodisering og bortsetting av arkivperioder. På denne måten kan man spare inn store ressurser både i kommunens egen arkivtjeneste og i arkivdepotinstitusjonen. KRAV TIL MATERIALE SOM SKAL AVLEVERES TIL ARKIVDEPOT Et grunnleggende krav til materialet er at det skal befinne seg i den samme orden og ha den samme struktur som det fikk under arkivdanningsprosessen (proveniensprinsippet). I tillegg stilles det fra depotinstitusjonene en del krav til materialet innenfor rammene av Riksarkivarens "Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner" (2002). Kravene omfatter merking av det enkelte arkivstykke, listeføring av materialet, innbinding av protokoller og papirbaserte journaler. I tillegg skal materialet vært gjennom arkivbegrensing og kassasjon. Dersom man allerede ved periodisering og bortsetting har gjennomført dette arbeidet, vil man kunne spare mye plass i bortsettingsarkivet, og når materialet er blitt gammelt nok, gjenstår det bare å transportere det til arkivdepot.

8 IKA ROGALAND T EKST: ARKIVKONSULENT S IGVE E SPELAND PERIODISERING OG BORTSETTING AV OBJEKTARKIVER Foto: Steinar Marvik En betingelse for en rasjonell dokumentbehandling og arkivtjeneste er at arkivene inneholder materiale med aktualitietsverdi og ikke fylles med uaktuell dokumentasjon. F.eks. vil et elevarkiv på en skole som går årtier tilbake være uoversiktlig. Det er kun dokumenter som brukes aktivt som det er behov for å ha i det daglige arkivet. Informasjon som ikke er aktuell skal derfor oppbevares andre plasser. Dokumenter som det er begrenset bruk for skal oppbevares i noenlunde nærhet av dagligarkivene, mens dette ikke er nødvendig for eldre avsluttede saker og materialet som i hovedsak bare har historisk verdi. Arkivmaterialet skal ha ulike oppbevaringsstasjoner ut fra dokumentenes bruksfrekvens, og overføres fra det daglige arkivet til bortsettingsarkiv, fra bortsettingsarkiv til depot (fjernarkivering), i tråd med bestemmelser om arkivordningen. Det er viktig at bortsettingen av dokumenter skjer planmessig og at det ikke foregår etter tilfeldighetsprinsipper, som «kjekt å ha» eller «nå er det fullt» metoden. Mapper skal ikke tas ut og settes bort etter hvert som de blir fulle. En slik metode vil lett føre til at en mister oversikten over bortsatt materiale. Overflyttingen skal skje regelmessig, i faste planlagte intervaller, eller arkivperioder. Saksarkivet og den tilhørende journalen skal deles inn i faste perioder, slik at det er samsvar mellom periodeinndelingen i journalen og saksarkivet. Arkivperiodene bør være på 4-5 år, og skal følge kalenderåret. I kommunalforvaltningen er det vanlig at periodeinndelingen følger kommunevalgperioden. Dermed får en fireårsperioder for bortsetting. Ytterligere informasjon om periodisering av saksarkiv med tilhørende journal og sak/arkivsystemer finner du andre steder i dette bladet. I de fleste objektbaserte spesialarkiver vil det derimot være uhensiktsmessig å foreta periodisering hvert fjerde år. For arkivserier som er ordnet på eksempelvis objekt, må hver objektmappe vurderes for seg med tanke på aktualitet og settes bort når det er uaktuelt. Dette bør gjøres regelmessig, helst samtidig med periodisering i saksarkivet. Mapper som er blitt uaktuelle i løpet av perioden kan ryddes og settes bort. Dette kan være mapper etter sluttet personale, solgte eiendommer, oppsagte leieforhold, utgåtte avtaler, avsluttede klientsaker, morsjournaler, sluttede elever, osv. BORTSETTING AKTIVT ARKIV BORTSETTINGS- ARKIVDEPOT ARKIV (HOS IKA) Merk! Bortsetting skal skje planmessig i faste arkivperioder Ikke bruk! Tilfeldighetsprinsippet: Kjekt å ha metoden. Skippertaksprinsippet : Nå er det fullt metoden Artikkelforfatter Sigve Espeland 8 Arkheion - 2#2003

9 Aktualitetsverdien bør avgjøre om slike mapper kan overføres direkte til arkivdepot uten å ta en midlertidig pause på år i kommunens bortsettingsarkiv. Vi skal i det følgende via en arkivseriebeskrivelse vise hvordan et elevarkiv kan periodiseres. Selve periodiseringsbeskrivelsen ligger etter punktet "overføring": Arkivserie: Ansvar: Innhold: Elevarkiv Rådmann ved arkivansvarlig - delegert til rektor Alle elever: Korrespondanse, testresultat, oppsummering, avtale, flyttemeldinger, notater, m.m. Noen elever har i tillegg: Tildeling av timeressurser (T-timer), tester, utredninger, halvårsrapporter, IOP-er. (Se merknad) Ordning: Alfabetisk etter klasse Periode: Løpende (For behandling av mapper etter elever som har gått ut av skolen og/eller mapper som det ikke har vært dokument bevegelse i på over 10 år; se overføring). Plassering. Arkivskap Omfang: 2-3 skuffer i arkivskapet Tilvekst: Varierer med innskrivingen av nye elever ved skolen Overføring: Ta mapper på elever som har sluttet eller gått ut av skolen ut av aktivt arkiv regelmessig, f.eks. hvert 4. år i forbindelse med periodise ring av saksarkivet, rens mappene etter reglene for arkivbegrensning i arkivforskrifta 3-19 og overfør dem til arkivbokser. Påfør arkivboksen opplysninger om: Arkivskaper, innhold og tidsrom. Framgangsmåten ved bortsetting av avsluttet arkiv skal forøvrig være iht. bestemmelser i 3-14 i arkiv forskrifta. Boksene skal overføres til kommunen sitt bortsettingsarkiv senest 10 år etter bortsetting. De overføres videre til arkiv depot etter år jf. arkivforskrifta 5-2. Avleveringen til arkivdepot skal følge: Normalinstruks arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Kassasjon: Nei, skal bevares. Hjemlet utvalgskassasjon er arkivfaglig ikke tilrådelig Tilgang: Jf. off. regelverk Merknad: Den juridiske hjemmel for at en skole har et elevarkiv ligger i opplæringsloven Arkivet inneholder sensitive personopplys ninger. Det faller derfor inn under bestemmelser i 8, 9 og 11 i personopplysningsloven. Det er også meldeplikt til Datatilsynet for personopplysninger i dette arkivet etter 31 i personopplysningsloven. Rapportering til Datatilsynet skal skje på skjemaet: "Melding om behandling av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven 31". Hvilken type objektarkiver lar seg så periodisere etter de samme prinsipper som elevarkivet i eksempelet ovenfor? Objektarkiver som inneholder mapper med dokumentasjon knyttet til person er lettest å håndtere på denne måten, f.eks. personalmapper, elevmapper, mapper på barn i barnehage, PPT-journaler, klientjournaler, barnevernsmapper, mapper på sosialklienter, pasient journaler (mors-journaler), ol. Objektarkiv med mapper på eiendommer ordnet etter gnr./ bnr., gjerne et gårdsarkiv, et oppmålingsarkiv eller et bygningsarkiv, lar seg derimot ikke håndtere etter prinsippene vist i elevarkiveksempelet, fordi eiendommer verken kan dø, flytte eller slutte. Slike arkiver bør derfor ikke periodiseres. Bortsetting av slike arkiver er først aktuelt når de går helt ut av bruk. Da kan de vurderes overført direkte til arkivdepot. Arkheion - 2#2003 9

10 ARKIV I NORDLAND T EKST: TONE-LISE F ISCHE HAMSUNBREV GIR NYE KUNNSKAPER ØNSKET Å BEVARE PRESTEGÅRDEN Et høydepunkt i arbeidet med ordning og systematisering av eldre arkiver er når det dukker opp et ekstra spennende dokument! Nå nylig ble det funnet et 100 år gammelt ukjent brev fra forfatteren Knut Hamsun i Hamarøy kommunearkiv. Inn i mellom noen gamle skoleprotokoller fant arkivar Nansy M. Schulzki et hittil ukjent brev fra Knut Hamsun, der han redegjør overfor sognepresten hvorfor han ikke ville kjøpe Hamarøy prestegård. «p.t. Bodø, 25 Oktbr Hr. Sognepresten, Hamarøy.» Jeg har i dag sendt Bryggesaas og Kongens Kirkedepartement følgende Brev: Ved Auksjonen over Prestegards-bygningen i Hamarøy bydte de spekulerende Lysthavere 800 Kroner; jeg som vilde berge Huset fik Tilslaget for 810 Kroner. Nu forlanger Departementet 190 Kroner till av mig hvis jeg vil ha Huset! Slik begynner brevet til sognepresten. Hittil har man trodd at Hamsun ville kjøpe gården for å rive den, men i brevet kan vi lese noe ganske annet. Forfatteren ønsker ikke bare å ta vare på huset som " er arkitektonisk vakkert, vel avveiet, nærmest efter Sverdrups og Linstows Normalplan av 1835", han antyder også at han ville ha ført "det op igjen i dets oprindelige Skikkelse." For ekstra å understreke egen idealisme, og kontrasten de andre "lysthavere", skriver han "det var ikke av Havesyke jeg lot by på det." Ut i fra dette fremstår den kjente forfatteren som en idealist og kulturminnevernets velgjører. Dette bildet harmoner også godt med den Hamsun vi kjenner som næret respekt og kjærlighet det gamle bondesamfunnet, og det bildet Ingar Sletten Kolloen har gitt i sin nye biografi om Hamsun som et menneske med "et stort hjerte". Man kan likevel spørre seg hvor interessert han egentlig var i å kjøpe prestegården. Litt senere i brevet står det "Huset er værd meget mer end 190 Kroner till..." Hamsun innrømmer med dette at prisen for huset er alt for lavt! Prisen på 1000 kroner egentlig en gunstig pris, hvorfor lar han da salget gå fra seg? Ble forfatteren så forarget over at han med sine ikkeøkonomiske motiver måtte betale ekstra, når de som ville rive det tross alt slapp helt unna? Han viser tydelig indignasjon over departementets holding til at han, som ønsker å bevare, skal betale for dette. " de Lysthavere som vil tilintetgjøre Bygningen og hvis Bud Departementet sent eller tidlig blir nødt til at acceptere, de maa faa Bygningen for det høieste de vil gi, jeg som vil redde den skal betale 190 Kroner till! Er det værdig Departementet ogsaa dette Resonement?" Kanskje ble dette en prinsippsak, der muligheten til å få eiendommen til en billig penge 10 Arkheion - 2#2003

11 kom i bakgrunnen. Kanskje han aldri var veldig interessert i prestegården, men likevel lot seg hisse opp av det som skjedde i etterkant av budrunden. Vi må huske at avstanden mellom Hamarøy og Nørholm ved Grimstad var stor den gang. Det var en slitsom reise som tok mange dager og ikke kunne gjøres veldig ofte. Det er i alle fall mye som tyder på at han hadde et ønske om å bevare prestegården. Hadde han kanskje en drøm om å flytte tilbake, et ønske han kanskje ikke holdt for realistisk? En bitte liten del av historien er skrevet om. Arkivene og gjennomgangen av materiale gir stadig korrektiver til det vi oppfatter som sannheter. Som regel ligger det mer arbeid bak ny kunnskap; sammenstilling og tolkning av informasjon. Men en gang i blant dukker et enkelt dokument opp, som gir oss et annet bilde av fortiden. I tillegg til det aktuelle brevet lå en korrespondanserekke fra 1913 til 1933, som Hamsun førte med en lensmann Bugge. Hamarøy kommune står som eier av brevene, og mener så langt at brevene for fremtiden bør oppbevares på Hamsunmuseet på Hamsund. I mellomtiden får Arkiv i Nordland glede oss over å ha en berømthet mellom våre arkivbokser! DIKT FRÅ VOSS Utdrag fra brevet til Sognepresten Dikt funne blant lausblada i klassedagbok for Urdland skule ( ) i Voss kommune Den som vil syngja, finn alltid ein song! Den som vil slåst, finn alltid einkvan å slåst med. Den som vil klaga, finn alltid noko å klaga over. Den som vil vera glad, finn alltid einkvart å gleda seg over. Den som er fredeleg, finn mange fredelege menneskje. Den nøysame finn alltid noko å vera takksam for. 11

12 FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE TEKST: OLE STIAN HOVLAND BORTSETJING AV ARKIV Arkivforskrifta 3-12 sler fast at bortsetjing av arkiv er ei pålagd oppgåve. Når ein arkivperiode blir avslutta, skal arkivmaterialet frå perioden skiljast ut frå det aktive arkivet. Papirbaserte sakarkiv, journalar, eventuelle journalregister og kopiboka skal setjast i bortsetjingsarkiv etter føresegnene i GAMLE SYNDER I arkiva finn me døme på ulike prinsipp som har vore nytta i samband med bortsetjing av materiale opp gjennom åra. For mange av desse prinsippa er fellesnemnaren at ein har flytta ut arkivmateriale for å få plass i dei daglege arkiva sine. Me har sett at no har me mange saker og saksmapper som ikkje lenger er aktuelle. Det byrjar å verta fullt i arkivskåpa, og papira må vekk frå kontora og til dømes ned i kjellaren. For å halda papira samla nyttar me til dømes arkivboksar, plastposar eller sekker, pappøskjer og kanskje gummistrikkar. Me har i slike samanhengar ofte ikkje tenkt på arkivperiodar, proveniens, reinsing og merking. Det har såleis vore ei form for degradering av arkiva som har lege i botn for bortsetjinga det me ikkje treng i det daglege er mindre viktig. Alle som har vore med å leita etter saker i arkiv som har vore sette vekk etter meir eller mindre tilfeldige prinsipp veit at dette kan vera ei svært vanskeleg oppgåve. Saksarkivet har gjerne ikkje klåre periodeskilje og kanskje så mykje som 20 år står samla. Same emnekodane kan til dømes ha vore sette vekk i fleire omgangar, og dårleg merking utan ytterår gjer at me må sjå gjennom det meste. Vidare oppdagar me at saksomslaga manglar påskrifter og me må bla oss gjennom alle dokumenta i mappene. Desse er kanskje fulle av kopiar og arbeidsnotat og det vert såleis store mengder papir me må arbeida oss gjennom før me eventuelt finn det me leitar etter. BETRE NO ENN FØR? No er det heldigvis slik at me har fått detaljerte reglar for handsaming av arkiv. Det er eit krav at sakarkiva skal delast inn i periodar, og det er klåre reglar for korleis me skal setja bort eit arkiv. Fagmiljøet i kommunearkivinstitusjonane har arbeidd med å rettleia i rutinar for korleis me skal tryggja arkiva. Det er venteleg meir som ligg til rette for ei velordna bortsetjing av nyare sakarkiv enn det var tidlegare. Like fullt vert bortsetjing ofte sett på som ei påtvinga, meiningslaus og nesten uoverkommeleg oppgåve dersom me skal gjera det etter boka. Bortsetjing skjer i samband med periodisering av arkiva, og det er mykje som skal gjerast. Hovudregelen er at den som har hatt sviktande rutinar i det daglege arkivarbeidet, får mest å gjera i samband med bortsetjinga av arkiva. Har me til dømes ikkje hatt rutinar for kontroll av saksmapper i samband med arkivlegginga er det garantert timevis med arbeid som må gjerast før dei kan setjast vekk. Innhaldet i mappa må kontrollerast mot journalen. Stiftar, bindersar, kladdenotat, plastmapper og liknande må fjernast. Dokumentliste må takast ut eller skrivast på klaffen. Har me sleppt i gjennom uavskrivne dokument og uavslutta saker i journalen, veit me ikkje kva som eventuelt kan overførast til neste arkivperiode før me har skaffa oss oversikt over kva saker som reelt er avslutta og kva saker som ikkje er avslutta. Det er ofte i slike samanhengar at me byrjar å sjå oss om etter løysingar som kan gjera arbeidet meir overkommeleg. Ei løysing som er ganske enkel er å seia at dette skal me ta att seinare. Metoden vert då at me stuar vekk arkiva i arkivboksar, pappøskjer eller plastposar og vonar at me skal få høve til å ta det att i løpet av neste arkivperiode. Røynslene tilseier at dette får me ikkje tid til, og ved utgangen av perioden er arkivet kanskje endå verre å finna fram i enn det var den gongen me sette det vekk. Arkivet har vore velta og snudd på i samband med paniske leiteaksjonar. Pappøskjene har vorte flytta på fordi me ikkje kom til det som stod bakom, gummistrikkane har morkna vekk, og merkjelappane som låg inne i plastposen har forsvunne i lag med saksmappa som truleg vart utlånt like etter at bortsetjinga fann stad. REGELVERKET I arkivforskrifta er bortsetjing av arkivmateriale heimla i 3-12 og måten det skal gjerast på er skildra i Alle prinsipp i denne delen av forskrifta er forma som pliktreglar. Dette inneber at bortsetjing av arkivmateriale er ei tvungen oppgåve og at me skal følgja krava i forskrifta. KVA ER DET SÅ 3-14 SEIER AT MÅ GJERAST I SAMBAND MED BORTSETJING? 1. Arkivmaterialet skal merkjast: For framfinninga sin del er god og tydeleg merking avgje- 12 Arkheion - 2#2003

13 rande. Den beste måten å gjera dette på er å bruka standardiserte etikettar som ein produserer i Word eller annan teksthandsamar. Etikettane bør ha fast plass til arkivskaparopplysningar, innhald, ytterår og løpenummer. Dersom merkinga er gjort i samsvar med krava i 5-4 i arkivforskrifta og depotet sin avleveringsinstruks (jf. arkivforskrifta 5-12), slepp me å ta att dette arbeidet når materialet skal avleverast. 2. Noko arkivmateriale skal avgrensast og kasserast: Arkivavgrensing er å halda utanfor eller fjerna frå arkivet dokument som korkje er gjenstand for sakshandsaming eller har verdi som dokumentasjon. Arkivavgrensing bør vera ein del av det daglege arkivarbeidet, men dersom den ikkje har vore utøvd i tilstrekkeleg grad skal me ta den att ved bortsetjing. Reglane for arkivavgrensinga er vidare skildra i arkivforskrifta Kassasjon er at arkivmateriale som har vore gjenstand for sakshandsaming eller har hatt verdi som dokumentasjon, vert teke ut av arkivet og sletta eller destruert. Kassasjon er skildra i arkivforskrifta 3-21, og hovudregelen er at all kassasjon skal heimlast i regelverk. For kommunar og fylkeskommunar utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjonsreglar med kassasjonstidspunkt, men eg vil rå til at alle kassasjonsvurderingar vert drøfta med fagpersonar knytte til kommunearkivinstitusjonane før arkivmateriale vert øydelagt eller kasta. 3. Arkivmaterialet skal listeførast: Alt materiale som skal i bortsetjingsarkivet skal listeførast. Det skal lagast ei fullstendig arkivliste over det materialet som skal bevarast. Denne lista skal følgja dei krava som går fram av arkivforskrifta (jf. 5-4, 5-8 og 5-12), og avleverast i lag med arkivmaterialet. For materiale som vert kassert skal det lagast ei summarisk liste. Denne lista skal bevarast. 4. Noko arkivmateriale skal bindast inn: Ved bortsetjing skal møtebøker, protokollar, kopibøker og papirbaserte journalar bindast inn. Dette skal gjerast i samsvar med Riksarkivaren sine retningslinjer og avleveringsinstruksen til arkivdepotet. GODE RÅD Bortsetjing krev planlegging. Før me går i gang er det viktig at me har oversyn over arkivmaterialet. Me må vera trygge på at alt har kome inn frå sakshandsamarane, og me bør prøva å laga oss eit oversyn over kva som må gjerast og kva me treng i form av personale og utstyr. Dersom arkivdepotet har spesifiserte krav til pakking, utstyr og etikettar, er det viktig at me følgjer desse. Materiale som skal bevarast skal avleverast, og dersom jobben er god nok treng me ikkje ta det att ved avlevering. Arkivboksar rommar ei viss mengd med arkivdokument. Materialet har ikkje godt av å stå samanpressa, og framfinning av saksmapper i overfylte arkivboksar er eit frustrerande arbeid. Saksomslaga vert fort øydelagde, og me opplever fort at det er vanskeleg å få på plass att materialet etter eventuelle utlån. Eit viktig prinsipp er at arkiva bør klargjerast og pakkast av dei som har hatt det daglege ansvaret. Kunnskapar om arkivet er til uvurderleg hjelp i samband med bortsetjinga, og arbeidet kan i mange høve vera ei umogleg oppgåve for personar som ikkje kjenner arkivet i praksis. Informasjon som er viktig for å forstå arkivet sitt opphav og samanhengen det går inn i bør følgja med avleveringslista. Dei som har hatt det daglege ansvaret bør og få i oppgåve å dokumentera arkivordninga ved å notera arkivnøkkelopplysningar, ordningsprinsipp og eventuelle avvik og spesialløysingar som finst i arkivet. Lukke til med arbeidet! Bilete til venstre: (Bortsetjingsarkiv) Kombinasjonen bortsetjingsarkiv, lager og rekvisitarom er ikkje ukjend. (Foto: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane.) Bilete under: (arkivboksar) Framfinning av saksmapper i overfylte arkivboksar er eit frustrerande arbeid. (Illustrasjon frå Arkivhandbok, Hermund Kleppa) Døme på merking av arkivboks. (etikett) Sogn og Fjordane Fylkeskommune Sentraladm. Sakarkiv Boksnr Arkheion - 2#

14 ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP T EKST: KARI-LENE B JERKETVEDT ARKIVANSVARLIG I ASKIM KOMMUNE Hanne Kåseth er en travel dame, men har likevel satt av litt tid til en prat. Askim kommune er en av 18 kommuner i Østfold og er en av 15 medlemmer i Østfold interkommunale arkivselskap. Hanne forteller: Tittelen min er teamkoordinator for merkantil, men 50 % av stillingen er beregnet på arkiv. I utgangspunktet skulle jeg egentlig bare være leder, men det har blitt en del andre løpende oppgaver i tillegg. Jeg begynte i denne jobben , men har tidligere jobbet andre steder i Askim kommune, bl.a. på teknisk etat og i revisjonen. Jeg har tatt alle kursene som Norsk arkivråd har hatt, unntatt kurs V, og igjennom disse kursene fikk jeg se en annen side av arkivarbeidet enn de daglige oppgavene. Da arkivloven endelig trådte i kraft, satte jeg meg ned for å finne ut hva vi måtte gjøre for å oppfylle denne. Jeg må faktisk innrømme at jeg tok med meg arkivloven med forskrifter hjem for å lese grundig igjennom, siden jeg ikke arbeidet med arkiv på det tidspunktet. På bakgrunn av denne gjennomgangen skrev jeg et notat til teknisk sjef, altså den sjefen jeg hadde da, om hva som måtte gjøres med arkivet på teknisk i henhold til arkivloven. Ledelsen i Askim kommune hadde inntil da ikke vært bevisst nok på arkiv, men de forsto snart at noe måtte gjøres for å imøtekomme de krav som loven stiller. Etter en del møter ble det bestemt at man skulle lage en fremdriftsplan for alle etatene. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe (arkivlovgruppen) som skulle kartlegge de enkelte arbeidsoppgavene som måtte gjøres i Askim for å tilfredsstille kravene i arkivloven. De skulle utarbeide en oversikt over arkivlokalene, se på eventuell sentralisering av arkivarbeidet, og opplæring for å heve arkivkompetansen i kommunen. Arkivgruppen med meg i spissen fikk god hjelp av organisasjonssjefen Gerd Haugerud til denne jobben. Hun dro i gang mye av det som har blitt gjort på arkivfronten i Askim kommune, og har vært en god støttespiller for meg både personlig og overfor ledelsen. Så kom spørsmålet om man skulle ha et eget depot, eller skulle man gå sammen med andre? Ved en gjennomgang av kommunens bygninger fant vi ut at kjelleren i den gamle e-verksbygningen kunne egne seg som depot for kommunen. Den lå kun en kort spasertur fra rådhuset, i sentrum av Askim. Selv om en del arbeider måtte utføres før den kunne benyttes, var det en overkommelig utgift for kommunen på det tidspunktet. Kommuneledelsen har vært villige til å satse på dette arbeidet slik at resultatet har blitt meget bra. Vi har et eget arbeidsrom i forbindelse med depotet hvor man har tilgang til telefon, PC og kopimaskin. Vi har egne rom for spesialarkiv som for eksempel PPT, sosial og barnevern. Lokalene har blitt pusset opp og framstår som lyse og trivelige til tross for at de befinner seg under bakken. Kommunen har en del eldre arkivalier stående i flere bygning- INTERVJUET: HANNE KÅSETH 14 Arkheion - 2#2003

15 er, men kan nå etter hvert få samlet disse i dette depotet. Vi er så heldige at vi får hjelp til innbinding av møtebøker, journaler, kopibøker m.m. slik at her er vi ganske à jour. Det kommer en person en gang i uka (foreløpig ut året) som tar seg av dette, og på den måten er vi på god vei til å kunne sette det eldste innbindingsmaterialet i depotet vårt. Noe har vi allerede plassert i depotet, men mye saksarkivmateriale gjenstår å overføre. Kommunen tok i bruk Kontor , og ved omorganiseringen pr var samtlige virksomheter brukere av vårt kontorstøttesystem. Jeg hadde jobbet med dette systemet tidligere og ble trukket inn i arbeidet med den praktiske innføringen i Fant da ganske fort ut at vi manglet gode rutiner, slik at dette ble også en jobb som måtte gjøres. Mye tid gikk med til dette arbeidet, men vi har nå fått etablert gode rutiner rundt Kontor 2000 og post/arkiv som jeg er meget stolt av. Arbeidsdagen min er ganske variert, og jeg har forholdsvis lite daglig arkivarbeid, det meste av arbeidsdagen min går med til å lage planer, organisering av teamarbeidet, ajourhold og utarbeidelse av rutiner, opplæring/ brukerstøtte/veiledning for samtlige ansatte i Kontor 2000 og i arkivkunnskap. Med hensyn til opplæring av samtlige arkivmedarbeidere så har vi gjennomført grunnkurs i arkiv i forbindelse med innføring av Kontor Det var Ragnhild Monsen og Vigdis Tenold som holdt dette, men man blir jo ikke utlært i løpet av et todagers kurs, og nye arbeidstakere kommer til, slik at dette er et arbeid som må vedlikeholdes. Hvilke utfordringer står du overfor i nærmeste fremtid? Vi har utrolig mye å gjøre i Arkivet, og føler oss ganske overarbeidet til tider. Hadde ønsket meg flere medarbeidere, men budsjettet til kommunen er stramt, og alle må bidra til å få balanse i regnskapet. Det som blir utrolig viktig er å sørge for at medarbeiderne mine ikke blir overarbeidet og sykemeldte. Vi har mye latter i hverdagen og prøver å fokusere på det som er positivt. Ifølge Hannes medarbeidere er hun veldig bevisst på det ansvaret hun har. Hun er idérik og har solide kunnskaper om arkivarbeid. Selv om hun har fullt opp å gjøre så får bestandig saksbehandlere og virksomhetsledere den hjelpen de trenger til enhver tid. I det hele tatt så fungerer samarbeidet mellom arkivet og de andre medarbeiderne i Askim kommune meget bra, mye takket være Hannes positive holdning. Smilende forteller hun oss at hun allerede er 20 minutter forsinket til neste møte, men det får stå sin prøve sier hun. Hun er i det hele tatt en positiv og sprudlende person som Askim kommune kan være stolt av. Hun har fått til utrolig mye på kort tid og har virkelig fått satt arkivarbeidet på dagsorden. Flott jobbet! ASKIM KOMMUNE Foto: Øika Askim er Østfolds 5. by og regionssenter i Indre Østfold. Byen har ca innbyggere. Kommunen ligger sentralt ved E18. Askim er attraktiv for bosetting og næringsliv. Næringslivet er omfattende og variert, og det legges vekt på å skape et godt sosialt, fysisk og kulturelt miljø. "Kraftsenteret Askim" er bystyrets visjon for utviklingen. Denne visjonen ble formulert i 1992 og har vært grunnlaget for utviklingen fram mot den regionsenterfunksjonen Askim har i dag. For mange er Askim kommunen med fossefall og industri. Det er lett å glemme at mesteparten av tiden har Askim vært en liten og fattig bondebygd. Arkheion - 2#

16 KURSTORGET FØLGENDE KURS KAN TILBYS: IKA Kongsberg, Aust-Agder-Arkivet og IKA Vest-Agder samarbeider om et arkivlederkurs i frem deler høsten 2003/våren IKA KONGSBERG Vi har en rekke faste kurs som kommunene kan bestille, men vi ønsker at kommunene selv vil formulere sine behov. Ta derfor kontakt med oss når det er behov for kursing innen arkivfaget. AUST-AGDER-ARKIVET Kursene nevnt nedenfor kjøres på bestilling fra medlemskommunene og vil vanligvis kjøres i kommunen som bestiller kurset. I noen grad samarbeider medlemskommunene om felles kurs: Arkiv grunnkurs - 2 dager Arkivrutiner - 1 dag (kurset tilpasses den enkelte kommunes behov og ønsker) Arkivnøkkel-kurs, K-koder 1 dag Arkivplan kurs, 1 2 dager Arkivkurs for saksbehandlere 4 timer Arkivloven m/forskrifter og NOARK 4 om edb-baserte arkiv og registre 1 dag Avlevering av konsesjonspliktige personregistre som er ute av aktivt bruk 4 timer Kurs i spesialarkiver elevarkiv Kurs i klientarkiv tilhørende sosial- og barneverntjenesten 2. og 3. april 2003 har vi seminar om langtidslagring av edb-baserte arkiv og registre på Revsnes Hotell, Bygland. IKA VEST-AGDER K-kodekurs (1 dag) Grunnkurs Periodisering av arkiv og sanering av databaser Arkivplankurs Arkivbegrensing (og kassasjon) Arkivlederkurs Arkivloven med forskrifter IKA ROGALAND Vi har et omfattende kursprogram. Nærmere opplysninger kan finnes på våre hjemmesider: IKA HORDALAND Kurs om arkivforskrifta (ein dag) Kurs i arkivplanlegging (ein dag) Grunnkurs i arkivarbeid (to dagar) Kurs i periodisering av arkiv (ein dag) Arkivkurs for saksbehandlarar Arkivkurs for grunnskulen (ein dag) Arkivkurs for barnehagen (ein dag) Arkivkurs for sosialtenesta (ein dag) IKA MØRE OG ROMSDAL IKS K-kodekurs Arkivavgrensing- og kassasjon Arkivplankurs IKA TRØNDELAG IKS Grunnkurs (1 dag) K-kodekurs (1 dag) Lover som styrer arkivarbeidet Arkivplankurs Bevaring- og kassasjon Arkivkurs for skoler- og barnehager Arkivkurs for helse- og sosial Noark-4 (elektronisk arkiv) Periodedeling/avlevering til depot IKA TROMS IKA Troms har disse kursene: Grunnkurs i arkiv (2 dager), holdes i kommunen Kortversjon grunnkurs (1 dag), holdes i kommunen Sentrale arkivbestemmelser og rutiner (2 timer), holdes i kommunen Periodisering og bortsetting (1 dag), holdes i kommunen Arkivloven med forskrifter (1 dag) Behandling av personalarkiv (1 dag) Innsyn og tilgjengelighet - kommunale arkiv (1 dag) Behandling av personregistre (1 dag) Arkivkurs for skoler og barnehager (1 dag) Arkivkurs for helse- og sosialsektor (1 dag) Orientering om arkivplanlegging (1 time) Hospitering under ordningsarbeid (1-3 dager), hos IKAT Ellers arrangeres kurs/veiledninger i ulike emner for enkeltkommuner og sektorer etter nærmere avtale (for eksempel behandling av prosjektarkiv og andre spesialarkiver). IKA FINNMARK Grunnkurs i Arkiv (1 1/2 dag) Arkivkurs for skoler og barnehager (1 dag) Periodisering (1/2 dag) Personalarkiv (1/2 dag) Ellers kan kurs og veiledning av kortere varighet tilbys på forespørsel KURSTORGET 16 Arkheion - 2#2003

17

18 IKA MØRE OG ROMSDAL TEKST: IKT- ARKIVAR ROLF PETTER WAAGE PERIODISERING AV ELEKTRONISKE ARKIVSYSTEM Som forholdsvis fersk IKT-arkivar ved IKA Møre og Romsdal har jeg til tider blitt bombardert med arkivfaglige begreper som ikke umiddelbart gir en mann med IT-bakgrunn assosiasjoner. De arkivfaglige begrepene har imidlertid vært en god innfallsport for å tillegge seg den arkivfaglige kunnskap som trengs både for å gjennomføre jobben som IKT-arkivar, og for å snakke samme språk som mine kolleger og kommunekontakter. Periodisering er et av mange arkivbegrep som raskt kom til overflaten da jeg satte mine ben innenfor IKA Møre og Romsdal sine kontorer i Ålesund. Periodisering går i hovedsak ut på å dele arkivet inn i to avskilte arkiver, et aktivt arkiv og et bortsettings-arkiv. Grunnen til at man deler opp arkivet på denne måten er for å skille ut de saker og dokumenter som ikke lenger er like aktuelle, og som egentlig bare ligger og tar opp plass i arkivet. Resultatet blir et mindre plasskrevende og mer oversiktelig daglig arkiv (aktivt arkiv). Problemstillingen rundt hvilket prinsipp man skal bruke for å sette periodeskille gjør seg gjeldende. Denne problemstillingen går i korthet ut på hvordan man skal håndtere saker som ikke er avsluttet, og om disse skal settes bort, eller tas med i det aktive arkivet. En vanlig, og god, løsning på dette er å bruke en såkalt overlappingsperiode. Arkivlovforskriften sier at en arkivperiode bør være på minst 4 5 år. Man kan da operere med en overlappingsperiode på 1 2 år. De sakene som i løpet av denne perioden ikke har fått tilført nye dokumenter, skilles ut og settes bort. De resterende sakene som har fått tilført nye dokumenter i løpet av perioden definers som fortsatt aktive saker i den nye arkivperioden. Som IKT-arkivar er det naturlig å se disse oppgavene i sammenheng med sanering av NOARK-3 / KOARK-systemer, samt periodisering/sanering av NOARK-4-system. Arkivlovforskriftens 3-12 fastslår at en periode i elektronisk journal kan omfatte flere perioder i saksarkivet sier videre at en elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i arkivdepot. NOARK-3-SYSTEMER NOARK-3-standarden åpner for å benytte overlappingsperioder. For å identifisere saker fra den eldre perioden som fortsatt er aktive venter man da i 1 2 år etter periodeskillet med å foreta saneringen. De eldre sakene som i løpet av overlappingsperioden har fått tilført nye dokumenter defineres som fortsatt aktive, og beholdes i den nye perioden sammen med de sakene som har oppstått i denne perioden. De sakene som ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappingsperioden skilles ut fra den aktive databasen. NOARK-3-systemer kan også håndtere saker som er registrert i "presedens" på særskilte måter ved en periodeovergang. Dette innebærer i praksis at presedenssaker kan tas med i den nye perioden om dette er ønskelig. Databasesanerings-prinsippene i NOARK-3-systemer går ut på at man fastsetter en dato (D) for avslutning av siste journalperiode. Denne datoen settes til 1-2 år før saneringen finner sted. Ved sanering av basen skal en sak siles ut når følgende kriterier er oppfylt, 1. Siste dokument i saksskjemaet er mindre eller lik D 2. Alle inngående brev i saken er avskrevet 3. Presedensfeltet i saksskjemaet er tomt BEGRENSNINGER NOARK-3-standarden åpner ikke for å benytte ulike periodiseringsprinsipper. Dette innebærer at samme periodeinndeling må benyttes på hele journaldatabasen. Ser man på de emneordnede arkiver, som saksarkivet isolert sett, er dette ikke noe problem. Men for objektordnede arkiver vil kommunen ofte operere med en annen periodeinndeling. Erfaringsmessig blir resultatet av dette at journaldatabaser ikke blir verken periodisert, sanert eller avlevert før systemet tas ut av bruk. Dette åpnes det for i lovteksten. EKSEMPEL FRA MØRE OG ROMSDAL - KONTOR 2000 Kontor 2000 er et system som ved siste kartlegging i 2001 ble benyttet av 18 kommuner i Møre og Romsdal. I kontor 2000 v.4.1, som er et NOARK-3-system, benyttes et program som heter K2saner for å sanere databasen. I brukerhåndboken til systemet defineres saneringsprosessen som en 7 trinns prosess, med følgende trinn: 1. Periodisering av arkivet 2. Kassasjon av ikke arkivverdig materiale 3. Uttak av diverse rapporter 4. Uttak av avleveringsfiler for arkivverdig materiale

19 5. Avlevering av rapporter, filer og de fysiske saksmappene med innhold til arkivdepot 6. Arkvidepotet godkjenner mottaket (at data er i h.h.t. reglementet og at de kan lastes hos mottaker) 7. Avlevert materialet fjernes fra journalen, evt. Overføres til historisk arkiv. Kopiering til historisk arkiv kan evt. Gjøres før kassasjon for å ha en komplett kopi. (Hentet fra Kontor 2000 Versjon 4.1, Brukerhåndbok) Saneringsprogrammet følger NOARK-3-standarden m.h.t. prinsipper for utsiling og bruk av overlappingsperiode. Det åpner også for at man kan velge å sanere deler av journaldatabasen, noe som er funksjonalitet utover NOARK-3. NOARK-3-standarden stiller imidlertid meget strenge krav til formatene for avlevering. Data fra alle Noark-baser skal avleveres med en og samme datastruktur. Dette omfatter normalt sett hovedregistrene i NOARK (saksregister, dokumentregister, eksterne og interne dokumenter). Dette innebærer bl.a. at det er faste post- og feltlengder, samt feltnavn. I kontor 2000 håndboken (Versjon 4.1.) står det også at kravene som stilles til avleverte data i NOARK-3 er strengere enn de mulighetene Kontor 2000 kan tilby. For at kravene i NOARK-3 skal møtes må det innføres begrensninger i bruken av systemet, hovedsakelig i forhold til lengde på felter. Hvis ikke disse begrensningene ble innført når systemet ble tatt i bruk, vil man risikere å miste viktige data ved avlevering. Dette er erfaringer som er gjort om flere systemer, nemlig at NOARK-3-standarden stiller strengere krav til avleveringene enn det systemene i praksis kan tilby. NOARK-4 Ordningen med overlappingsperiode videreføres i NOARK-4. Nytt i NOARK-4 er arkivdelbegrepet, som benyttes om en vilkårlig definert del av arkivet, hvor alt materialet er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp. Arkivdelbegrepet, og forholdet mellom arkivdelene (forgjenger og arvtaker) gjør periodiseringen mer fleksibel i NOARK-4. NOARK-4 legger dermed til rette for å benytte flere forskjellige bortsettingsprinsipper, og disse kan variere mellom de ulike arkivdelene. Når arkivdelen "SAK" periodiseres i NOARK-4, skal arkivdelen få status O (Overlapping). Det opprettes så en arvtaker med status A (Aktiv). NOARK-4-systemet vil ikke opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knytte dem til arvtakeren. Sakene i arkivdelen med status O, som får tilført nye saker i løpet av overlappingsperioden er aktive saker, og vil dermed automatisk bli overført til arvtaker. Når overlappingsperioden er utløpt, overføres det ikke lenger saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen skal da få status B (Bortsatt) og overføres til en historisk base. NOARK-4 sier også at den "aktive" NOARK-basen med fordel kan omfatte flere arkivperioder. Dette vil gi brukere en bedre oversikt over hva som befinner seg i bortsettingsarkiv. Sanering av en NOARK-4-base innebærer at den avsluttede delen av NOARK-basen slettes fra den aktive basen. Når en NOARK-4-base skal saneres, må saneringen omfatte en eller flere hele, avsluttede perioder, samt alle registreringer og elektroniske arkiver knyttet til en eller flere hele arkivdeler. Alle arkivdeler må ha status B. Før selve saneringen finner sted, skal det tas ut en arkivoversikt over de avsluttede delene, samt avleveringsliste for denne/disse arkivdelene. Avsluttet del av NOARK-basen kopieres så ut på "flate filer", som følger spesifisert format (NOARK-4, kap. 15.1). For å danne historiske baser fra de perioder som skal saneres, kan eksportfilene importeres i et NOARK-system, eller kopieres fra den aktive basen. Uttrekk som avleveres til depot, skal inneholde en fil som dokumenterer uttrekket som er gjort. Denne filen skal hete NOARKIH.XML. Denne filen består av to hovedelementer, eksportinfo og tabellinfo. Eksportinfo inneholder generell informasjon om arkivskaper og de eksporterte data. Tabellinfo inneholder informasjon om attributtene som er eksportert, og filene dette er eksportert til. Dette er imidlertid funksjonalitet som skal ligge i et NOARK-4-system, men det er helt avgjørende at systemet kan produsere et slikt uttrekk for at informasjonen skal kunne bevares for fremtiden, uavhengig av endringer i teknologi og formater. Arkheion - 2#

20 IKA KONGSBERG T EKST: STEINAR M ARVIK EN ARKIVHISTORIE Da vi ble kjent med Sande kommune på 1990-tallet besto korrespondansearkivet til formannskapet av noen få årgangsmapper (i konvolutter) og et stort arkiv ordnet etter NKS arkivnøkkel. I følge kommunens egne folk har det vært helt greit å finne fram i dette arkivet, og de kjente ikke til om det fantes noe mer. År 2000 satte vi i gang et ordningsarbeid for Sande kommune og begynte med "pakkesakene". Disse viste seg å inneholde sakarkiv med hovedvekt på årene Det nyere arkivet etter arkivnøkkelen hadde et stort spenn i tid, så det ble tydelig at en del eldre arkivsaker var blitt tatt med i det arkivet og lagt inn i arkivnøkkelen. Etter kort tids arbeid ble det også klart at kommunen ikke bare hadde brukt en arkivnøkkel for å bygge opp sitt sakarkiv, her lå mapper etter (minst?) to arkivnøkler. Ved nærmere spørsmål i kommunen fikk vi til svar at de hadde skiftet til NKS 75 i Før det hadde de brukt arkivnøkkelen NHF 1968 (1963?). Nå er det slik at nøklene 1968 og 1975 har store likhetstrekk, men også forskjeller både i detaljene og på det litt mer overordnete plan. Den største forskjellen er nok at klasse 1: Rettsvern fra 1975 ble til klasse 8: Rettsvern, sikkerhets- og beredskapstiltak. Tilsvarende ble klasse 8: Finansforvaltning, regnskap og statistikk fra 1975 til klasse 1: Finans og regnskapsforvaltning. Denne forskjellen ble i 1984 elegant omgått ved å merke om de gamle eskene med ny kode på enkelte steder, mens mindre endringer ikke ble tatt hensyn til. De brukte ganske enkelt begge de 2 arkivnøklene når de lette etter noe. Under ordningsprosessen dukket det opp en perm under koden 002 og en mappe under koden 052. Dette er henholdsvis "Historie og Litteratur" og "Avleveringslister (fjernarkiv)". Disse to funnene forteller følgende historie: I 1971 lå det en mengde gammelt arkivmateriale i 3.etasje i det daværende herredshuset. Dette var blitt grovsortert og rådmannen kom med forslag om å bevilge kr.1000,- til finsortering i regi av stasjonsmester Sverre Hansen. Han gjorde jobben, mest fordi han var interessert i historie. Resultatet forelå i Forordet i arkivkatalogen sier: "Formannskapets gamle arkivsaker er ordnet i to avdelinger: den ene omfatter årene f.o.m t.o.m. 1899, den annen årene f.o.m t.o.m For tiden fantes bare få saker. Trolig må en del brevsaker fra denne tiden være kommet på avveie. Oppført i registeret er bare de saker som antas å ha særlig almen interesse. Dette gjeller især for de som vil finne ut noe om slekten. Her kan de mange utlignings/inkassasjons/- restanse- og manntallslister være nyttig. For øvrig finns den gamle gårdshistorie i utskrifter i arkivboks nr.002." Deretter finner vil arkivkatalogen med sakene sirlig plassert i arkivesker etter arkivnøkkel!! De årene som manglet ( ) har dukket opp, men hvor i all verden var det blitt av dette arkivet? Der kommer arkivmappen 052 igjen til nytte. Ved formannskapssak 174/72 ble det vedtatt at "disse arkivsaker oppbevares i kjellerrommet i ungdomsskolens nybygg under tilsyn og forvaltning av Sande Folkeboksamling." Jada, jada! Etter henvendelse til Sande bibliotek får vi vite at de ikke har dette arkivet, men kanskje Sande historielag? De har et arkivrom i hvelvet i det gamle herredshuset! Etter en tid fikk vi endelig inspisert hvelvet til Sande historielag. Joda, der står arkivet i arkivesker stablet i en stor haug. Trolig er alt der som det var etter ordningen i I tillegg fant vi også noe skolearkiv, provianteringsråd og forsyningsnemnd. Ting har ofte en tendens til å dukke opp, og, så vidt vi kan se, er nå sakarkivet til Sande formannskapskontor nærmest komplett. Men, proveniensen da! Den er nå så sekundær som den kan bli, etter arkivnøkkelen 1968? Det er ganske håpløst å begynne en ny omordning av det som ble gjort i Overgangen i 1984, derimot, har vi gjort noe med. Der laget vi et skille. Resultatet av hele saken blir da at arkivet er delt opp slik: etter arkivnøkkel etter arkivnøkkel etter arkivnøkkel 1968 (+ kanskje NHF 1950) , da k-kodene ble innført, er det brukt NKS 75 tror vi da.dessuten: kronologisk og en del enkle saker tilfeldig oppsatt. Er det noen som sier at arkiv ikke kan være spennende? 20 Arkheion - 2#2003