Kommunal bruk av sosiale media i eit arkivfagleg perspektiv

Transkript

1 Kommunal bruk av sosiale media i eit arkivfagleg perspektiv Gudmund Valderhaug Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag Høgskolen i Oslo og Akershus september 2011

2 Dette innlegget gir ingen gjennomgang av «faktiske erfaringar» frå bruk av sosiale media, fordi a) berre eit fåtal kommunar har tatt i bruk desse, og b) det er ikkje gjort noko forsking på området. Eg har difor valt ei anna vinkling: a) korleis skal kommunal bruk av sosial media dokumenterast i arkivet? b) og: korleis skal dei kommunale arkivinstitusjonane dokumentere kommunane sin bruk av sosiale media?

3 Sosiale media «...er medier (kanaler eller plattformer) som ved hjelp av Internett eller webbasert teknologi åpner for interaksjon mellom to eller flere mennesker (brukere). (...) Med interaksjon mellom brukerne menes blant annet deling, rating og tagging, eller å poste kommentarer til bilder, artikler eller annet innhold og informasjon. Eksempler på sosiale medier er nettsider som Facebook, Twitter, LinkedIn, ResearchGate, Youtube, MySpace, Gowalla, men også spill via spillkonsoller (f.eks. Playstation, Xbox, Nintendo eller andre web-baserte spillplattformer og spillkanaler), wikier, blogging, vlogging, crowdsourcing osv. I motsetning til tradisjonelle medier (TV, avis, radio) er det brukerne som setter føringen for hva innholdet skal være, og ikke en overordnet aktør/avsender» (min kursiv) (Wikipedia).

4 Drammen kommune på Facebook: Siv: Hei, ser at langs elvepromendaen, rett nedenfor SFR, litt mot sentrum er det et stort hull i gangstien. Bør kanskje tettes før elvefestivalen...? ( :16) Drammen kommune: Takk for innspillet, Siv. Vi melder dette videre til rett avdeling i kommunen. Ved senere tilfeller kan du også melde inn slike mangler via kommunens meldingsskjema på nett: Her vil du også få faglig tilbakemelding på saker du har meldt inn. ( :53)

5 Drammen kommune: Vi har fått tilbakemelding om at dette er utbedret og at hele Sigurd Christiansens promenade er inspisert i dag og funnet i orden. ( :43) Siv: Så bra! Så det da jeg syklet forbi i sted. ( :23) Siv: Har prøvd meldingsskjema på nett, men fikk kun en melding tilbake. Det sto at jeg skulle får mer beskjed, men her ikke hørt noe. Er visst lettere å ta det her :-) ( :24) Drammen kommune: Vi fikk beskjed torsdag kveld om at hullet var blitt tettet :) ( :37)

6 Kva kan vi seie om dette eksempelet? Korleis skal ein kommune handtere slike meldingar?

7 Sosiale media innbyr til andre kommunikasjonsmåtar enn den tradisjonelle, formaliserte brevvekslinga. Når ein offentleg instans tar i bruk t.d. Facebook som kommunikasjonskanal, må ein vere budd på å handtere denne kommunikasjonen på ein god måte. Ikkje minst fordi den inviterer folk å kommentere, meine noko, be om noko, gi kjeft, etc osb. Når ein først har gjort dette, kan ein ikkje be folk om å bruke førehandsdefinerte skjema jf Siv: «Er visst lettere å ta det her :-)».

8 Så kva skal arkivarar meine om (og gjere med) kommunikasjonen mellom offentlege instansar og publikum på ein arena som Facebook?

9 Ulike tilnærmingar Ei arkivrettsleg, forvaltningsrettsleg tilnærming, som tar utgangspunkt i lov- og regelverk Ei arkivfagleg tilnærming, som tar utgangspunkt i arkivvitskapleg teori og metodologi Desse gir oss ikkje nødvendigvis identiske svar

10 Forvaltningsrettsleg må vi stille spørsmålet om dei enkelte kommentarane, meldingane, spørsmåla etc osb har dei eigenskapane som gjer dei til «saksdokument for organet» som blir «gjenstand for saksbehandling» og får «verdi som dokumentasjon». I så fall må dei vel journalførast?

11 Kriterier for slike vurderingar har vore mykje diskutert i løpet av det siste året, etter Kulturdepartementets famøse forslag til endringar i arkivforskrifta Eit relativt samstemt arkivmiljø avviste dette forslaget og argumenterte med at dokumentets innhald og offentlegheitas interesse må vere avgjerande kriterier for journalføring

12 ... men departementets forslag illustrerer samstundes skilnadene mellom ei arkivrettsleg og ei arkivfagleg tilnærming. Arkivlovgivinga vil alltid vere uttrykk for eit kompromiss mellom faglege og forvaltningsmessige ønske og behov. Ivar Fonnes har beskrive utforminga av arkivforskrifta som ein prosess der «arkivfaglige prinsipper og krav skulle brynes mot forvaltningens virkelighet og de lovtekniske krav til utforming av en forskrift». (Og denne prosessen førte m.a. til dei svake formuleringane om kommunale depotordningar i forskrifta).

13 kan stille andre spørsmål enn om den enkelte kommunikasjonen er eit «saksdokument», t.d. om den dokumenterer ein transaksjon og/eller har evidensverdi, om den er grunnlag for innsyn og demokratisk kontroll («transperancy»), om den dokumenterer viktige relasjonar mellom forvaltninga og borgarane, om den har verdi som samfunnsdokumentasjon, etc osb Ei arkivfagleg tilnærming

14 Og det finst fleire arkivfaglege tilnærmingar... Innanfor det internasjonale arkivvitskaplege miljøet brukar eg å skilje mellom to hovuddiskursar, ein som har vore mest opptatt av arkivet som system og ein annan som har vore mest opptatt.av å forstå arkiv som samfunnsfenomen. (Denne framstillinga av to hovuddiskursar representerer sjølvsagt ei forenkling. Det finst ingen skarpe grenser mellom dei; enkeltpersonar kan kjenne seg heime i begge).

15 «Systemdiskursen» Dei faglege prioriteringane har handla å utforme system og standardar som kan sikre at elektroniske arkiv kan skapast og bevarast som autentisk dokumentasjon, som «evidence of transactions» og grunnlag for «accountability». ISO kan lesast som eit uttrykk for denne diskursen, og vi skal sjå på korleis prinsippa i denne standarden kan anvendast på sosiale media.

16 Formålet til ISO er å etablere system for å handtere «records», dvs «information created, received and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligation or in the transactions of business» «a record should correctly reflect what was communicated or decided or what action was taken. It should be able to support the needs of the business to which it relates and be used for accountability purposes»

17 Spørsmålet blir då om ein kommunikasjon via sosiale media er skapt i ein slik kontekst og om den har dei kvalitetane som som ISO føreset... Er den ein «record»? Tilfredsstiller den dei funksjonelle krava om at

18 «a) the structure of a record, that is, its format and the relationships between the elements comprising a record, should remain intact; b) the business context in which a record was created, recieved and used should be apparent in the record (including the business process of which the transaction is part, the date and time of a transaction and the participants in the transaction) c) the links between the documents, held separately but combining to make up a record, should be present».

19 I dette perspektivet må ein gjere ei vurdering av kvar enkelt kommunikasjon. Den kan vere ein «record» og må dermed inkluderast i eit «recordkeeping system», eller den er det ikkje (og er dermed uinteressant for arkivfunksjonen).

20 «Samfunnsdiskursen» vil ha ei anna tilnærming til spørsmålet. Denne avviser ikkje behovet for arkivstandardar, men er meir opptatt av å forstå arkiv som samfunnsfenomen, korleis og kvifor ulike samfunn og sosiale grupper skaper, bevarer og brukar arkiv, korleis arkiva vert påverka av samfunnsmessige maktforhold og korleis arkiva igjen påverkar samfunnet. Den kritiserer forståinga av arkiv som transaksjonsevidens for å vere snever og ekskluderande i høve til andre andre arkivuttrykk og arkiveringsformål.

21 Eit viktig element i denne diskursen er påpeikinga av arkiv aldri kan vere «nøytrale» eller «upartiske»; dei er skapt i gitte samfunnsmessige eller administrative kontekstar med bestemte formål, og vil vere prega av arkivskaparens institusjonelle eller personlege kulturar, verdiar, etc. Dette kan føre til synleggjering eller usynleggjering... (jf Kaisa Maliniemis Hva arkivene skjulte).

22 I dette perspektivet kan kommunikasjon via sosiale media ha verdi som korrektiv til dei «offisielle» arkiva, men kanskje endå meir for dei er uttrykk for nye måtar å kommunisere og samhandle på: «the social reality right now, and increasingly so, is that people think, interact together, work, make decisions, share ideas, and plan actions in completely new ways; that matrix of multiple and diffused activities is now the context of digital record making, that is to say, its provenance» (Terry Cook)

23 Kommunikasjon via sosiale media kan dermed arkivverdi, ikkje fordi dei er «records» med evidensverdi,men fordi dei dokumenterer nye typar relasjonar mellom kommunar og borgarar og korleis samfunnet fungerer på 2010-talet. Ei slik tilnærming kan forsvare å arkivere (og eventuelt bevare) all kommunikasjon mellom ein kommune eller kommunal avdeling og borgarane på f.eks. Facebook.

24 Spørsmålet blir då korleis dette kan gjerast. Eg skal ikkje seie noko om det tekniske, men min gode kollega Thomas Sødring seier at det ikkje er noko størt problem å fange slik kommunikasjon og knytte den til t.d. ei NOARK-kjerne. Eg skal i staden avslutte med å ri ein personleg kjepphest...

25 Felles for dei to arkivvitskaplege hovuddiskursane er ei funksjonell proveniensforståing. Arkiv blir skapt i organisatoriske, funksjonelle og materielle kontekstar som påverkar arkivets form og strukturar. Med framveksten av den digitale teknologien har dei organisatoriske og materielle kontekstane fått mindre å seie; den funksjonen som blir utøvd og som fører til at eit arkiv blir skapt blir viktigast. Men den strategien som ligg til grunn for t.d. arkivforskrifta (som vidareførte prinsippa frå den statlege arkivinstruksen frå 70- og 80-åra) baserer seg på berre den organisatoriske proveniensen...

26 But if we interpret provenance not in terms of the administrative structures where the records creation and use took place, but rather focus first, and primarily, on the function of records creation and the multiple relationships of its original and continuing use, then new life is breathed into our central defining principle of provenance. The focus for provenance would shift to function, activity, discourse, and behaviour, rather than, as in the past, remaining centred on structures, offices, mandates, and origin. (Terry Cook)

27 Denne tilnærminga vil løyse opp i mange av dei flokane som vi slit med i arkivdanninga i dag. Dette vil innebere vesentlege brot med den arkivorganiseringa som arkivforskrifta føreset..i staden for den privilegeringa av saksarkivet som ein i dag legg opp til, må ein leggje opp til at mange funksjonar blir dokumentert berre i spesialiserte fagsystem. I staden for a leite etter loysingar for integrering og overføring av dokumentasjon til sakarkivsystemet, kan ein i staden fokusere pa korleis fagsystema pa ein god mate kan dokumentere dei aktivitetane og transaksjonane som inngar i dei ulike funksjoneane.

28 Konsekvensen av denne tilnærminga er at ein må oppgi ideen om at arkiveringa i ei verksemd skal skje i eitt sak- /arkivsystem; den må tvert om skje i mange ulike system. knytta til dokumentasjon av funksjonar. Nokre av desse vil kanskje vere delt med andre arkivskaparar på andre forvaltningsnivå. Og nokre kan dokumentere aktivitetar via sosial media.