Innhald Kommunen sine oppgåver Fylkesarkivet sine oppgåver

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Innhald Kommunen sine oppgåver Fylkesarkivet sine oppgåver"

Transkript

1 1

2 2

3 Innhald Fylkesarkivets målsetting med teneste for elektroniske arkiv 5 Heimelsgrunnlag 5 Deponering og avlevering 5 Kva er eit uttrekk? 6 Elektroniske arkiv, fullelektroniske arkiv og fagsystem 6 Kommunale system 7 Kva system skal avleverast elektronisk 7 Periodisering 7 Kommunen sine oppgåver 7 Avlevering av elektroniske dokument 8 Metode for levering av uttrekk frå eldre arkivsystem og fagsystem 8 Avlevering frå NOARK-4 system 9 Avlevering frå NOARK-5 system 10 Dokumentasjon som skal leverast saman med uttrekket 10 Sikkerheit ved overlevering av uttrekket 10 Fylkesarkivet sine oppgåver 11 Etterbehandling og kvalitetssikring av uttrekket 11 Metode for etterbehandling av elektronisk dokument 12 Metode for etterbehandling av uttrekk frå eldre arkivsystem og fagsystem 12 Metode for etterbehandling av NOARK-4 uttrekk 12 Metode for etterbehandling av NOARK-5 uttrekk 12 Vedlikehald av harddiskar og arbeidsmaskin 12 3

4 4

5 Denne rettleiinga er meint for personar som tek del i prosessen med å avlevere arkivmateriale skapt i elektroniske sak/-arkivsystem. Dette inneber først og fremst arkivleiarar, systemansvarlege, medarbeidarar ved IKT tenesta og rådmenn. Målet er å gje ei heilskapleg forståing av korleis avleveringane av elektroniske arkiv skal gjennomførast. Ansvaret for avlevering av elektronisk materiale ligg hos den einskilde kommune. Kommunen må sjølv føre oversikt med kva av deira system som bør deponerast / avleverast elektronisk. Fylkesarkivet sitt ansvar er å kvalitetssikre og ta vare på deponert materiale og syte for at det er tilgjengeleg for framfinning av informasjon når det får status som avlevert. Sjølv om ansvaret er fordelt på denne måten, er det vår oppgåve å bidra med råd og kompetanse og vere hjelpsame ved alle typar spørsmål. Fylkesarkivets målsetting med teneste for elektroniske arkiv I 2006 vart det oppretta ei stilling for arbeid med bevaring av elektroniske arkiv. IKT-arkivaren skal utføre dei oppgåvene som krevjast av eit depot for elektronisk arkivmateriale. Samstundes skal IKTarkivaren vere tilgjengeleg for kommunane ved spørsmål og behov for rettleiing. Kjernekompetansen til denne stillinga er behandling av elektroniske uttrekk. Sekundærkompetanse er produksjon av uttrekk. Hovudmålsetjinga til Fylkesarkivet med ei teneste for elektroniske arkiv er å fylle dei krava som arkivlova og arkivforskriftene spesifiserer. Dette betyr at vi skal vere i stand til å ta i mot deponeringar frå elektroniske arkiv og arkivdelar. Dette vil i praksis seie uttrekk frå NOARK-4 standardiserte system eller nyare. Vi skal vere i stand til å handtere desse og syte for kvalitetssikring og forsvarleg langtidsbevaring. Vi har som underordna målsetning å tilby tenester for å sikre elektronisk arkivmateriale som etter lova ikkje vert kravd avlevert i elektronisk format. Det vil seie eldre elektroniske arkiv som ikkje er av NOARK-4 standard. Dette er eit tilbod som kommunane kan velje om dei vil nytte seg av. Grunnen til å tilby slike tenester er primært for å bevare søkemoglegheitene som ein elektronisk journal har. Sekundært for å berge elektronisk arkivmateriale som ikkje eksisterar på papir og som er fanga i teknologi som er på veg til å bli forelda og bli uhandterleg. Det er opp til den einskilde kommune om dei vil bruke dette tilbodet. Heimelsgrunnlag Arkivlova med forskrifter. Lov av 4. desember 1992 nr 126. Forskrift av 11. desember. (Endringar seinast ved lov 18. mai 2001 nr. 24 og forskrift 29. juni 2001 nr. 723.) Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar av Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. (forskrift nr. 1566, kap. VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket). Forskrift om offentlege arkiv. (forskrift nr. 1193). Deponering og avlevering Vi skil mellom deponert elektronisk materiale og avlevert elektronisk materiale. Det deponerte uttrekket får status som avlevert først etter nærare avtale om år. Elektronisk arkivmateriale er slik likt papirbasert arkivmateriale. Jamfør arkivforskrifta 5-2 (sjå vedlegg). 5

6 Ver merksame på at kommunen framleis har ansvaret for drift og vedlikehald av systemet, samt framfinning og formidling sjølv om det er deponert uttrekk av systema til Fylkesarkivet. Dette endrar seg ikkje før uttrekket går over til å vere avlevert. Kva er eit uttrekk? Eit uttrekk er ei pakke med elektronisk arkivmateriale som skal deponerast og etter kvart avleverast. Utrekket består av tabellar og dokument som beskriv sakshandsaminga i kommunen. Samanliknar ein med papirarkiv er uttrekket det som skal vere grunnlag for innsyn i saker når arkivet er gått ut av bruk. Uttrekket er også den historiske dokumentasjonen av forvaltinga i kommunen for ettertida. Riksarkivaren har bestemt at dataformata som skal brukast til dette formålet er XML for tabellane i sak/-arkivsystemet og PDF/A for dokumenta. Det er definert fleire bevaringsfilformat for andre typar data. Til dømes TIFF for store bildefiler og JPG bildefiler. Desse er foreløpig ikkje vanlege i samband med kommunale sak/-arkivsystem, men om til dømes kart skal deponerast vert desse filformata aktuelle. For system som er av føregåande NOARK standardar og fagsystem har vi metodar som skal sikre desse databasane på ein måte som er gjennomførbar med kommunens eigne ressursar. I NOARK-4 standardiserte sak/-arkivsystem er uttrekket ein konvertering av databasen til XML format. Korleis uttrekket skal sjå ut er definert i NOARK-4 standarden. Desse systema skal også ha ein eigen uttrekksmodul, slik det er definert i standarden (Obligatorisk krav K15.7, NOARK-4 Ver. 4.1 Del 2 side 179). Uttrekket er ei pakke med ei PDF/A fil for kvart dokument og ei XML fil frå kvar tabell i systemet. Elektroniske arkiv, fullelektroniske arkiv og fagsystem Kommunane nyttar elektroniske sak/-arkivsystem. Normalt skal både dokumenta og postjournalen avleverast på papir for desse systema. Ver merksame på at bruk av elektroniske arkiv ikkje automatisk betyr at dei skal avleverast elektronisk. Den einskilde arkivdelen må ha status som fullelektronisk for at det skal være lovpålagt med fullstendig elektronisk avlevering. Som nemnt over er det likevel hensiktsmessig å bevare den elektroniske journalen for å lette framtidig framfinning av saker. Ein kan førestille seg nytten av å kunne søke elektronisk i ein journal med ti til tjue tusen postar. Eit vurderingskriterium for om ein skal avlevere eit gammalt sak/- arkivsystem eller journalsystem er om det er i ein størrelse som gjer det vanskeleg å finne fram att saker manuelt. Derfor anbefaler vi å også levere uttrekk av sak/-arkivsystemet ved periodisering, også for elektroniske arkiv som ikkje er fullelektroniske. I den kommunale forvaltninga er det teke i bruk spesialutvikla elektroniske støttesystem for å effektivisere sakshandsaminga. Desse støttesystema går under nemninga fagsystem. Fagsystema kan ha funksjonar som gjer at det blir produsert dokument og journalopplysningar som er arkivverdige. Med mindre fagsystemet er kopla opp mot NOARK godkjent arkivsystem, skal det arkivverdige materialet arkiverast på papir, saman med journal på papir. Ein del fagsystem er integrert mot NOARK-4 sak/-arkivsystemet. Desse kan avleverast elektronisk, om arkivdelen er fullelektronisk. Nye fagsystem skal kunne integrerast mot NOARK-5 kjernen og slik vere kopla mot eit fullelektronisk sak/arkiv system. Fagsystem med eigen NOARK-5 kjerne kan også komme på marknaden. 6

7 Arkiv som skal avleverast på papir, avleverast som vanleg. Sjå Fylkesarkivet sine rutinar for dette. Så lenge det er mogleg å avlevere eit arkiv komplett på papir, så er det papiravlevering som skal nyttast. Kommunar som nyttar fullelektroniske arkivdelar skal levere fullstendig uttrekk ved kvar periodisering av desse. Dette er spesifisert i arkivforskrifta 3-15, 3-16 og 3-17 Det er berre sak/- arkivsystem som er av NOARK-4 standard eller betre, som så langt kan ha status som fullelektroniske arkiv. Kommunale system I Sogn og fjordane er samlege sak/-arkivsystem av NOARK-4 standard. Det vanlegaste systemet er Acos Websak og EDB Sak/-arkiv. Acos planlegg oppgradering til NOARK-5 for Acos Websak i løpet av Fylkesarkivet har inga oversikt over fagsystem som har vore eller er i bruk i kommunane. Kva system skal avleverast elektronisk? Alle fullelektroniske arkivdelar skal avleverast elektronisk ved periodisering. Det er berre i NOARK-4 standardiserte system det er oppretta fullelektroniske arkivdelar. I prinsippet bør alle IKT-system det førekjem kommunal sakshandsaming og journalføring i, avleverast elektronisk. Dette for å ta vare på søkefunksjonane i journalen. Desse systema kan grupperast inn i to hovudkategoriar: Kommunale sak/-arkiv system som ikkje er fullelektroniske. Databasar og støttesystem utanfor sak/-arkivsystemet som blir brukt ved sakshandsaming. Skal eit slikt fagsystem vere bevaringsverdig i elektronisk format må det ha ein journalfunksjon som er interessant å ta vare på. Elektroniske avleveringar direkte frå fagsystem skal berre skje som eit tillegg til ordinær papiravlevering. Om arkivdanninga har gått rett føre seg skal desse vere journalført og arkivert som eit ordinært papirarkiv med papirjournal, eller inngå i eit sak/-arkivsystem. Periodisering For sak/-arkivsystem gjeld Riksarkivaren si forskrift om periodisering (Arkivforskrifta 3-15). Normalt blir eit arkiv periodisert kvart fjerde eller femte år. Om ein arkivdel er periodisert i eit NOARK-4 system, skal det avleverast som eit NOARK-4 uttrekk. For fagsystem, eller andre journalsystem utanfor NOARK standardane, der det ikkje førekjem nokon regelbasert periodeinndeling må det vurderast for det einskilde systemet kor ofte det er hensiktsmessig å lage uttrekk. Ved avlevering av uttrekk frå system som er gått ut av bruk, leverast heile den historiske basen i ei eingongslevering. Kommunen sine oppgåver Det er kommunen sitt ansvar å ta initiativ til deponering av uttrekk frå elektroniske arkiv. Dette gjeld for elektroniske arkiv der det er lovpålagt med deponering ved periodisering. Det gjeld også eldre elektroniske arkivdelar som kommunen ser nytten av å avlevere elektronisk ved sidan av papir. Arkivleiar må sjølv produsere uttrekket, leige inn konsulent eller avtale med eigen drifts-avdeling og 7

8 be dei utføre jobben. Kommunar som er med i IKT-samarbeid må avtale med desse om produksjon av uttrekk. Kommunen er sjølv ansvarleg for at arkivdanninga førekjem i samsvar med gjeldande lover og reglar. Det er også viktig at det blir halde god orden i databasen. Det vil seie at rett verdiar blir fylt inn og det jamleg blir ettersett og rydda opp i feilverdiar. Vidare må kommunen også føre oversyn med kva system som skal avleverast. Dei to viktigaste vurderingskriteria for elektronisk avlevering av arkivdelar som er avlevert på papir er følgjande: Om arkivdelen er så omfangsrik at framfinning av saker blir vesentleg letta ved å bevare det elektroniske saksregisteret og dokumentjournalen. Er det truleg at det blir mange framfinningssaker. Tidspunkt for avlevering må avtalast med Fylkesarkivet. Nedanfor finn de oversikt over kva metodar som førebels er tilgjengelege for dei forskjellige systemløysingane. Avlevering av ukurante system må avtalast nærmare. Med ukurante system meinast system som er krevjande å konvertere til eit format som er lett å arbeide med. Kommunane bør for eigen del ha ein komplett oversikt over kva sak/-arkiv system og kva fagsystem som har vore i bruk, som er i bruk og som er planlagt å takast i bruk. Denne oversikta bør også vere tilgjengeleg for Fylkesarkivet slik at vi har ein oversikt over kva system vi kan rekne med å handtere. Avlevering av elektroniske dokument Ved avlevering av elektroniske arkivsystem kan det vere hensiktsmessig å avlevere dei elektroniske dokumenta ved sida av papiravleveringa. Ved avlevering av fullelektroniske arkiv er dei elektroniske dokumenta obligatorisk del av avleveringa. Dokumenta må konverterast til PDF/A format. PDF/A er arkivversjonen i PDF teknologien til Adobe Acrobat. Konverteringsverktøy er tilgjengelege på internett, men førebels har vi ikkje kjennskap til kvaliteten på desse. Vi vil etter kvart komme med ei anbefaling på kva program som er best. Ver merksame på at det er ikkje alle konverteringsprogram som gjer ei faktisk konvertering av formatet. Metode for levering av uttrekk frå eldre arkivsystem og fagsystem Med eldre system meinast sak/-arkivsystem som ikkje er av NOARK-4 eller nyare standard. Eksempel på slike system kan være Kontor 2000, Forum Winsak eller NIT Kontorsak. Når det gjeld desse systema er vi primært interessert i den elektroniske dokumentjournal og sakregister slik at den er tilgjengeleg for søk i ettertida. Vi tek sjølvsagt imot dokument elektronisk, men desse skal i utgangspunktet leverast på papir då arkivdelane ikkje er fullelektroniske. Slik stoda er i dag har vi metode for å ta oss av dei systema som er basert på SQL. T.d. Kontor 2000 som er basert på eit Oracle system. Metoden er ikkje prøvd ut i Sogn og Fjordane, men den er vel utprøvd ved fleire andre kommunearkivinstitusjonar. Denne metoden er utvikla ved IKA-Trøndelag. Hensikta med metoden er å kunne lage XML-uttrekk av eldre system og fagsystem som er av god nok kvalitet for framfinning seinare. Metoden er rimeleg og gjev kommunane eit godt alternativ til å leige inn konsulentar frå systemleverandør. Metoden krevjer IKT-kompetanse, noko som kommunen skal ha tilgjengeleg i kommunen si eiga IKT-avdeling, eller hos dei som driftar systemet. 8

9 Til dømes har enkelte kommunar behov for å sikre uttrekk av Kontor 2000 etter å ha gått over til Acos Websak som sak/arkivsystem. Den nødvendige programvaren kostar etter dagens dollarkurs ca Kr 280,- ($49) og i følgje IKA Trøndelag skal ein erfaren IKT medarbeidar kunne lage eit uttrekk på rundt ein time. Stegvis framstilling av metoden: Sjefen for IKT-avdelinga og Arkivleiar må avtale eit tidspunkt for å gjere denne jobben. Det må skaffast ein lisens på programvaren MySql Migration Toolkitt. ( Kostnadane for denne lisensen er rundt Kr 300,-. Avhengig av dagens dollarkurs. Med overnemnte programvare konverterer ein heile databasen til MySql format. Arkivleiar må avtale avlevering med Fylkesarkivet. Databasen oversendast til Fylkesarkivet for kvalitetssikring og deponering. Sjå eigne avsnitt for denne prosedyren. Grunnen til at vi vil ha databasen konvertert til MySql format er at det gjer etterarbeidet enklare. Etterarbeidet er meir tidkrevjande enn jobben med å lage uttrekket. Det er derfor ein stor fordel for oss å få databasen overlevert i eit standard arbeidsformat. For andre system har vi foreløpig ikkje vald løysingar. Vi vil sjå nærare på det ved behov. Avlevering frå NOARK-4 system Kommunane og fylkeskommunen i Sogn og Fjordane nyttar EDB Sak/-Arkiv, Acos Websak og ephorte. Desse systema har ein modul for produksjon av XML-uttrekk som er i samsvar med spesifikasjonane i NOARK-4 standarden. Denne modulen skal nyttast ved tilverking av uttrekk. Det er verdt å merke seg at uttrekksfunksjonane i NOARK-4 systema ikkje er blitt slik det var tiltenkt frå Riksarkivaren si side. Det er fleire grunnar til dette. Standarden i seg sjølv fungerer ikkje optimalt. Standarden definerer rigid korleis uttrekket skal sjå ut, medan korleis sjølve databasen skal byggast opp har vore ope for tolking. Det må då til ein meir omfattande konvertering av arkivdata. Generelt har ikkje utviklinga av uttrekksmodulane i dei respektive systema vore tillagt nok tid og ressursar for å få eit produkt som fungerer bra. Systema har også vore gjenstand for oppgraderingar og konverteringar av data. Dette gjer at våre testprogram kan reagere på data som er av eldre standard. EDB Sak/-Arkiv: Uttrekksmodulen er relativ enkel å bruke. Erfaringsmessig veit vi at det oppstår feil i uttrekket. Om feila er så alvorlege at det går ut over bevaringsdyktigheita til uttrekket er noko vi vurderer ved etterarbeidet med uttrekket. Acos Websak: Uttrekksmodulen krevjer spesialkompetanse. Dette betyr som regel at kommunen må leige inn konsulent frå Acos. Vår erfaring med uttrekk frå Websak er god. Uttrekket vi har fått inn til deponering har gått feilfritt gjennom våre testprogram. I prinsippet kan kommunen be Acos om å få tilsendt uttrekksmodulen med brukardokumentasjon, då det er eit obligatorisk krav i NOARK-4 standarden at systemet skal evne å produsere uttrekk. (NOARK-4 Standard ver. 2.1 del 2 side 179, Obligatorisk krav 15.7). 9

10 Avlevering frå NOARK-5 system Krava til NOARK-5 system kjem til å bli lagt under eit betydeleg strengare regime ved godkjenning. Om leverandørane fylgjer spesifikasjonane i denne standard slik den er tenkt, kjem jobben med å lage gode uttrekk frå sak arkivsystema til å bli ein rutinejobb for arkivleiar. Kommunane skal ikkje vere avhengige av konsulenthjelp frå leverandøren for å produsere uttrekk i NOARK-5 standardiserte system. Vår anbefaling er at de ved innføring eller oppgradering til NOARK-5 kompatibelt system syter for at leverandøren garanterer at uttrekksmodulen fungerer som den skal, og om den ikkje gjer det så stiller dei med nødvendig kompetanse kostnadsfritt. Det er eit viktig prinsipp at arkivskaparen har kontroll over sine eigne arkivfunksjonar og underliggande data. Det vil sei at kommunane ikkje skal vere avhengig av spesialkompetanse frå leverandøren. Dette er dessverre ikkje tilfelle ved alle NOARK-4 systema. Også fagsystem kjem til å kunne avleverast i NOARK-5 format. Føresetnaden er at fagsystemet er laga i NOARK-5 standarden. I følgje regelverket skal nye fagsystem vere kompatible med NOARK-5 kjernen. Dokumentasjon som skal leverast saman med uttrekket I tillegg til uttrekket skal det leverast dokumentasjon på systemet og bruken av systemet. Sjå vedlagt Normalinstruks frå Riksarkivaren. Punkt til beskriver den relevante dokumentasjonen. Sjå også vedlagt forskrift nr. 1566, kap. VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket. Sistnemnde lovverk er tilpassa for statlige organ, men nokre punkt er i følgje Riksarkivet relevante for kommunane. Nærare bestemt punkt 8-29 bokstav c og punkt Punkt 8.30 vert dokumentert automatisk i NOARK-4 uttrekk, så nær som punkt g. Forskrifta er svært omfattande og dekker også dokumentasjonsbehovet for system som ikkje er av NOARK standard. Krav til teknisk dokumentasjon gjeld ikkje for NOARK-4 uttrekk, då dei er dokumentert ved standarden. Av dokumentasjon som ikkje medfølgjer automatisk i uttrekket skal det medfølgje dokumentasjon om arkivskaparen som fastsett i forskrift nr Kap. VIII, 8-29 bokstav c, og namn på den eller dei som er ansvarlege for produksjonen av uttrekket som fastsett i 8-20 bokstav g. Ved deponering av uttrekket skal det følgje med ein melding om det har vore hendingar som kan ha påverka basen i den siste arkivperioden. Dette er ein tilpassing til Normalinstruks punkt underpunkt 4. På denne måten har vi ein årsaksforklaring om ein finn øydelagde data, som våre testar ikkje har klart å avdekke, i arkivmaterialet i framtida. Dei punkta som den einskilde kommunens arkivplan dekkar kan også utelatast då arkivplanen også skal leverast saman med uttrekket. Det skal vere eit arkivplandokument for kvar periodiserte avlevering av den einskilde arkivdelen. Sikkerheit ved overlevering av uttrekket ver svært merksame på dette! Uttrekk frå dei forskjellige sakshandsamingssystema i kommunane inneheld sensitive opplysningar som ikkje skal komme på avvegar under nokon omstende. Ved overlevering av uttrekk må ein vere merksam på dette og ta i bruk nødvendige førehandsreglar. Harddiskar og minnepennar med uttrekk skal låsast ned om dei ikkje er under oppsikt. 10

11 På grunn av store avstandar i fylket er det praktisk å sende harddisken eller minnepennen med post. Da må uttrekket krypterast for at sensitive data ikkje skal vere tilgjengelege når mediet ikkje er under oppsikt av arkivansvarlege. Vi nyttar i dag gratisprogrammet Truecrypt som er å laste ned på internett ( ). I dokumentasjonen til Truecrypt finn de ei rettleiing som syner korleis ein skal gå fram. Passordet skal overleverast på telefon. Ver merksame på at kryptering ikkje er 100 prosent sikkert. Det er mogleg for målretta profesjonelle å bryte krypteringa. Slike åtak er usannsynlege og kryptering gjev god beskyttelse mot at sensitivt materiale kjem i hendene på nokon om ein harddisk kjem på avvege. Om uttrekket blir overlevert personleg er det ikkje nødvendig med kryptering. Føresetnaden er at arkivmaterialet ikkje kjem på avvege. Fylkesarkivet sine oppgåver Fylkesarkivet si oppgåve er å sjå til at uttrekka vi tek i mot er i god nok teknisk stand til å bevarast som sjølvstendige arkivdelar. Dette medfører eit grundig etterarbeid med uttrekka. Vidare er det vårt ansvar å vedlikehalde harddiskane som kopiane av uttrekket ligg på. Når vi overtek ansvaret for uttrekket, blir det vår oppgåve å ta oss av innsynssaker. Etterbehandling og kvalitetssikring av uttrekket Oppgåva til depottenesta for elektroniske arkiv er å vurdere om den tekniske kvaliteten på uttrekket er god nok til at ein i ettertid kan finne att informasjon. Premissa for dette er forskjellig for dei forskjellige NOARK-standardane. Krava er at XML koden må vere velforma det vil seie at den kan kjørast i eit testprogram utan å krasje. Uttrekket må være korrekt i forhold til NOARK-standarden til sak/-arkivsystemet det har oppstått i. Strukturdata i uttrekket må være bevart. Det vil seie at relasjonsinformasjonen som ligg i primærnøkkel og sekundærnøkkelfelta må vere i orden. Når det gjeld sjølve innhaldet i databasen som vert levert som uttrekk så er regelen at feila som ligg i uttrekket må vere identisk med feil i sak/-arkivsystemet det kjem av. Kort forklart så må uttrekket og sak/-arkivsystemet vere identiske. Sakshandsamingsfeil, feil dato, uriktige opplysningar og liknande må vere bevart i uttrekket. Om alt er i orden gjev vi ei godkjenning som seier at uttrekket er godkjent og lagt til bevaring i magasin. Godkjenninga er ein juridisk kontrakt som Fylkesarkivet inngår med arkivskapar som seier at vi evner å reprodusere informasjon som ligg i det leverte uttrekket. Ver merksame på at Fylkesarkivet ikkje tek over ansvaret for arkivdelen før etter 25 år, når det deponerte uttrekket får status som avlevert. Det er verdt å presisere kva ein godkjenning ikkje seier noko om. Eit uttrekk er ei NOARK-spesifisert konvertering av informasjonen som ligg i kommunanes databasar. Kvalitetssikringa Fylkesarkivet utfører på uttrekket undersøker ikkje arkivdanninga til arkivskaparen. Om alle saker har blitt journalført, eller om riktige dokument er unnateke offentlegheita og liknande arkivdanningsspørsmål fell ikkje under godkjenninga. Korrekt arkivdanning er noko som må utredast før arkivdanning startar og følgjast opp under bruk av basen. Ei godkjenning av eit uttrekk seier heller ikkje noko om journalpostar som ikkje har kome med i tidlegare konverteringar i sak/-arkivsystemet si historie. Vi veit at det har forsvunne journalpostar ved konverteringar og oppgraderingar i einskilde kommunale system, men vi veit ikkje noko om 11

12 omfanget. Vi vonar at det er unnataksvis at dette har skjedd. Om kommunane ønskjer å sikre seg mot dette, må dei levere uttrekk ved oppgraderingar og konverteringar i systemet. Metode for etterbehandling av elektronisk dokument Det vil bli kontrollert at filene er i korrekt PDF/A format. Dette gjeld alle elektroniske dokument. Uavhengig om dei blir avlevert som ein del av eit fullelektronisk arkiv, eldre elektronisk arkiv eller som eit dokumenttilfang. Metode for etterbehandling av uttrekk frå eldre arkivsystem og fagsystem Fylkesarkivet tek i mot MYSQL-dumpen av databasesystemet etter avtale. Vi konverterer databasen over til XML-format med programmet MySqlyog. Tabellane og relasjonane dokumenterast i programmet Arkadukt og skrivast ut i ei eiga XML-fil. For desse uttrekka, som eigentleg er ein kopi av databasen, eksisterer det ikkje testprogram. Ei godkjenning vil vere basert på ein kvalitativ heilheitsvurdering. Metode for etterbehandling av NOARK-4 uttrekk Under tida er vi i gang med å teste ut metodar, program for kontrollering av uttrekk og program for innsyn i dei avleverte uttrekka. For at vi skal kunne godkjenne uttrekket må vi gjere ei vurdering av databasen i ein innsynskontekst. Det er berre da vi kan vere sikre på at vi kan finne att informasjon. ArkN4 er eit testprogram utvikla av Riksarkivaren. Dette undersøker om alle tabellane som skal vere med i uttrekket er med. Den gjer også ein notifikasjon på tabellar som ikkje treng vere med i uttrekket. Resultatet er ein rapport som beskriv eventuelle feil i uttrekket. Med bakgrunn i den kan vi sei om dataintegriteten er god nok for bevaring. Vi har i 2010 prøvd ut ein betaversjon av eit nytt testprogram kalla URD. URD er ei forkorting for Universell Relasjons Database. Programmet er utvikla av Frode Kirkholt ved Oslo Byarkiv. Metode for etterbehandling av NOARK-5 uttrekk Korleis vi skal etterbehandle og kvalitetssikre NOARK-5 uttrekk har vi lite konkret informasjon om på noverande tidspunkt. Det vil truleg likne på etterbehandling av NOARK-4 uttrekk. Vi trur våre forhåpningar om betre kvalitet blir oppfylt. Vedlikehald av harddiskar og arbeidsmaskin I dag ligg mottekne uttrekk som identiske kopiar på tre forskjellige harddiskar i magasinet. Desse harddiskane vil bytast ut med jamne mellomrom. Harddiskane blir oppbevart i magasinet og er slik skjerma frå tilgong. Etter kvart når datamengdene blir store vil vi gå over på eit serversystem. Ein slik server vil berre vere tilgjengeleg på eit lokalt nettverk då arkiva inneheld sensitive data. 12

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT?

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Litt om oss Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Åsta Vadset, arkivar

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter Gjeldande frå dato:

Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter Gjeldande frå dato: Avleveringsinstruks arkiv skapt etter 1964 Gjeldande frå dato: 01.04.2017 Vert rullert dato: 01.04.2019 Denne instruksen skal vere ein rettleiar for å ordne og avlevere kommunale og fylkeskommunale arkiv

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Definisjon Arkiv 1) Dokument som blir til som del av ei verksemd, dvs. dokument som blir motteke eller

Detaljer

Avlevering av digitale arkiver (DA)

Avlevering av digitale arkiver (DA) Avlevering av digitale arkiver (DA) Dette dokumentet er ment å være en veiledning for hvordan kommunenene som er medlemmer hos IKA Trøndelag skal avlevere informasjon fra sine IKT-systemer til IKA Trøndelags

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Kompetanse og utdanning. Kva krevst det av arkivtenesta?

Kompetanse og utdanning. Kva krevst det av arkivtenesta? Kompetanse og utdanning Kva krevst det av arkivtenesta? T.d.: Kommunereforma og arkivet Kva skal skje med arkiva dersom to eller fleire kommunar blitt sått saman? Arkiva i alle einingar som blir påverka

Detaljer

Periodisering Petter Pedryc

Periodisering Petter Pedryc Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

KDRS 12.juni 2012. Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

KDRS 12.juni 2012. Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS 12.juni 2012 Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner Ivar Wessel Thomassen, direktør ACOS AS Vi ser nærmere på 1. Kort

Detaljer

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE Dok. ref. Dato: 12/1-13/K1-069//BYO 27.01.2014 Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med

Detaljer

Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv

Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv Hvorfor bevare elektroniske arkiv? Nedfelt i arkivlovens formålsparagraf et pålegg om å sikre arkivmateriale som har rettslig verdi, forvaltningsmessig verdi

Detaljer

«ANNONSERING I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE»

«ANNONSERING I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE» «ANNONSERING I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE» FYLKESREVISJONEN Møre og Romsdal fylkeskommune RAPPORT, FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR. 4-2000 INNHALDSREGISTER 1. INNLEIING I 2. FORMÅL 1 3. METODE OG DATAGRUNNLAG

Detaljer

Mellom barken og veden? Arkiv og fagetikk

Mellom barken og veden? Arkiv og fagetikk Mellom barken og veden? Arkiv og fagetikk Gudmund Valderhaug http://depotdrengen.wordpress.com Case 1 Du er arkivleiar i kommunen. Helse og omsorgstenesta vil kjøpe eit fagsystem som skal lagre brukar-dokumentasjon

Detaljer

Tilgangskontroll i arbeidslivet

Tilgangskontroll i arbeidslivet - Feil! Det er ingen tekst med den angitte stilen i dokumentet. Tilgangskontroll i arbeidslivet Rettleiar frå Datatilsynet Juli 2010 Tilgangskontroll i arbeidslivet Elektroniske tilgangskontrollar for

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Kvalitetssikring sjekkliste for arkivarar

Kvalitetssikring sjekkliste for arkivarar Kvalitetssikring sjekkliste for arkivarar Arkivaren er sisteinnstans og skal kvalitetssikra bruken av ephorte utført av leiarar, sakshandsamarar og arkivarar. Arkivarane har ei viktig rolle for å halde

Detaljer

Kommentarar til høyring - ny forskrift om offentlege arkiv - svarfrist

Kommentarar til høyring - ny forskrift om offentlege arkiv - svarfrist Vinje kommune Organisasjon, arkiv og IKT KULTURDEPARTEMENTET Postboks 8030 DEP 0030 OSLO Sakshands. Saksnr. Løpenr. Arkiv Dato VENKEHE 2016/2456 362/2017 SA5 05.01.2017 Kommentarar til høyring - ny forskrift

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

Periodisering og uttrekk av elektroniske arkiver. v/tormod Engebu IT Rådgiver

Periodisering og uttrekk av elektroniske arkiver. v/tormod Engebu IT Rådgiver Periodisering og uttrekk av elektroniske arkiver v/tormod Engebu IT Rådgiver Hva er elektroniske arkiver? Systemer deles inn i to hovedtyper: Fagsystemer Støttesystemer for enkeltfunksjoner i kommunene

Detaljer

UNDERSØKING OM MÅLBRUKEN I NYNORSKKOMMUNAR RAPPORT

UNDERSØKING OM MÅLBRUKEN I NYNORSKKOMMUNAR RAPPORT UNDERSØKING OM MÅLBRUKEN I NYNORSKKOMMUNAR RAPPORT Språkrådet Landssamanslutninga av nynorskkommunar Nynorsk kultursentrum 17. mars 2011 Undersøking om målbruken i nynorskkommunar er eit samarbeid mellom

Detaljer

Erfaringar med kommunesamanslåing. Arkivleiarsamling Rogaland 20.-21 mai 2015 Jan Husebø, Vindafjord kommune

Erfaringar med kommunesamanslåing. Arkivleiarsamling Rogaland 20.-21 mai 2015 Jan Husebø, Vindafjord kommune Erfaringar med kommunesamanslåing Arkivleiarsamling Rogaland 20.-21 mai 2015 Jan Husebø, Vindafjord kommune Hvis man ikke kjenner fortiden, forstår man ikke nåtiden og egner seg ikke til å forme fremtiden

Detaljer

Testverktøy Status og videre tanker

Testverktøy Status og videre tanker Testverktøy Status og videre tanker Terje Pettersen-Dahl Seksjon for Digitalt Depot Riksarkivet KDRS konferansen Trondheim 13. november 2014 1 Status Mange verktøy 2 Proteus for Noark-3 ArkN4 for Noark-4

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Regelverk, instrukser, bestemmelser og metode

Regelverk, instrukser, bestemmelser og metode Regelverk, instrukser, bestemmelser og metode Oversikt «Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner». Normalinstruksen er i pkt. 4.1.4 lenket sammen med: «Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale

Detaljer

Til deg som bur i fosterheim. 13-18 år

Til deg som bur i fosterheim. 13-18 år Til deg som bur i fosterheim 13-18 år Forord Om du les denne brosjyren, er det sikkert fordi du skal bu i ein fosterheim i ein periode eller allereie har flytta til ein fosterheim. Det er omtrent 7500

Detaljer

LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv.

LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv. Side 1 av 5 LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv. Bruk av basen forutsetter at du samtykker i betingelsene i brukeravtalen. DATO: LOV-1992-12-04-126 DEPARTEMENT: KKD (Kultur- og kirkedepartementet) PUBLISERT:

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Arkivplan for Volda kommune

Arkivplan for Volda kommune Arkivplan for Volda kommune Føremål for arkivplan i Volda kommune Denne arkivplanen skal til ei kvar tid vere retningsgjevande for korleis all dokumentasjon som kommunen treng i sine daglege gjeremål eller

Detaljer

Rettleiing for revisor sin særattestasjon

Rettleiing for revisor sin særattestasjon Rettleiing for revisor sin særattestasjon Om grunnstønad til nasjonalt arbeid til frivillige barne- og ungdomsorganisasjonar, statsbudsjettets kap. 857, post 70 (Jf. føresegn om tilskot til frivillige

Detaljer

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Agenda Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale 1. Deponering vs. Avlevering

Detaljer

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms 1. Generelt om retningslinjene I arkivforskriften 5-12 heter det at kommuner og fylkeskommuner skal spesifisere

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

Framlegg til ny forskrift om offentlege arkiv - Høyringsuttale frå Interkommunalt arkiv Trøndelag Iks.

Framlegg til ny forskrift om offentlege arkiv - Høyringsuttale frå Interkommunalt arkiv Trøndelag Iks. Kulturdepartementet Deres ref.: Vår ref.: Dato: 17/27-2 / SW 13.01.2017 Framlegg til ny forskrift om offentlege arkiv - Høyringsuttale frå Interkommunalt arkiv Trøndelag Iks. Vi viser til Kulturdepartementet

Detaljer

Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA

Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA NOARK-5 Litt historikk Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering

Detaljer

KJØP AV ELEKTRONISK SAKS- OG ARKIVSYSTEM I VOSS KOMMUNE

KJØP AV ELEKTRONISK SAKS- OG ARKIVSYSTEM I VOSS KOMMUNE KJØP AV ELEKTRONISK SAKS- OG ARKIVSYSTEM I VOSS KOMMUNE 2014 Kravspesifikasjon 1. Voss kommune sin oppbygging 2. Teknisk plattform 3. Status pr. 01.09.2014 4. Overordna krav i konkurransen 5. Kva konkurransen

Detaljer

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Foredrag på IKATs kontaktseminar 2004 av arkivsjef Hilde E. Bjørnå, IKAT Innhold Hva innebærer vedlikehold og langtidslagring? Bevaring og sikring

Detaljer

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Førebels tilsynsrapport Sak 2012/16684 Dato for tilsyn: 28.11.2012 Stad: Åmli Rapportdato: 3.1.201311.12.2012 Utarbeida av: Lars Aase Kjetil Reithaug Kjell J. Bråstad

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Samarbeid om IKT-løysingar lokalt

Samarbeid om IKT-løysingar lokalt Delavtale mellom XX kommune og Helse Førde HF Samarbeid om IKT-løysingar lokalt Avtale om samarbeid om IKT-løysingar lokalt 1. Partar Avtalen er inngått mellom XX kommune og Helse Førde HF. 2. Bakgrunn

Detaljer

Rapport om målbruk i offentleg teneste 2007

Rapport om målbruk i offentleg teneste 2007 Rapport om målbruk i offentleg teneste 27 Institusjon: Adresse: Postnummer og -stad: Kontaktperson: E-post: Tlf.: Dato: Høgskolen i Sør-Trøndelag 74 Trondheim Lisbeth Viken lisbeth.viken@hist.no 7355927

Detaljer

ARK Digital arkivdanning og -bevaring II Mappeskildring. OBS Eksamen består av fire delar!

ARK Digital arkivdanning og -bevaring II Mappeskildring. OBS Eksamen består av fire delar! ARK2200 2016 - Digital arkivdanning og -bevaring II Mappeskildring. OBS Eksamen består av fire delar! Spørsmål 1: Autentisitet Det kan vera vanskeleg å fastslå autentisiteten til digitalskapt material.

Detaljer

HØYRING OM NYE IT-STANDARDAR FOR OFFENTLEG SEKTOR

HØYRING OM NYE IT-STANDARDAR FOR OFFENTLEG SEKTOR HORDALAND FYLKESKOMMUNE Organisasjonsavdelinga Arkivsak 201202564-2 Arkivnr. 036 Saksh. Svein Åge Nottveit Saksgang Møtedato Fylkesutvalet 25.04.2012 HØYRING OM NYE IT-STANDARDAR FOR OFFENTLEG SEKTOR SAMANDRAG

Detaljer

Meir om fagsystem. Kva er eit fagsystem?

Meir om fagsystem. Kva er eit fagsystem? Meir om fagsystem Omgrepet fagsystem er mangslunge og i liten grad standardisert. Fagsystem blir brukt både i arkivforskrifta og i Riksarkivaren si forskrift, kapittel VIII og IX, men det er ikkje eintydig

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Skapt digitalt og født elektronisk

Skapt digitalt og født elektronisk Skapt digitalt og født elektronisk eller kva vi må gjere for å mislukkast fullstendig ved innføring av fullelektronisk dokumentbehandling og arkiv IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt arkiv

Detaljer

Årsmelding 2011-2012 Austevoll maritime fagskule 2-årig maritim fagskule : Skipsoffisersutdanning- nautikk

Årsmelding 2011-2012 Austevoll maritime fagskule 2-årig maritim fagskule : Skipsoffisersutdanning- nautikk Årsmelding 2011-2012 Austevoll maritime fagskule 2-årig maritim fagskule : Skipsoffisersutdanning- nautikk Årsmeldinga frå Austevoll maritime fagskule gjev ein oppsummering av dei viktigaste funna i student

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Strategiplan for Apoteka Vest HF

Strategiplan for Apoteka Vest HF Strategiplan for Apoteka Vest HF 2009 2015 Versjon 0.91 03.09.2008 Strategiplan for Apotekene Vest HF 2009 2015 Side 1 Innleiing Det har vore nokre spennande år for Apoteka Vest HF sida reforma av helseføretaka

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Riksrevisjonen sin forvaltningsrevisjon på arkivområdet.

Riksrevisjonen sin forvaltningsrevisjon på arkivområdet. OPPSUMMERING Vi mottok svar frå åtte grupper. Det var 10 grupper, men to gruppe vart slått saman til ei og vi manglar svarpapira frå ei gruppe. Der fleire gruppe har svart det same, står talet i parentes.

Detaljer

Barnerettane i LOKALSAMFUNNET

Barnerettane i LOKALSAMFUNNET Eit undervisningsopplegg om Barnerettane i LOKALSAMFUNNET Aktivitetsark med oppgåveidear og tips til lærarane Hjelpeark med bakgrunnsinformasjon og kopieringsoriginalar DELTAKING Artikkel 12: DISKRIMINERING

Detaljer

P.R.O.F.F. Plan for Rekruttering og Oppfølging av Frivillige medarbeidarar i Fjell kyrkjelyd

P.R.O.F.F. Plan for Rekruttering og Oppfølging av Frivillige medarbeidarar i Fjell kyrkjelyd P.R.O.F.F. Plan for Rekruttering og Oppfølging av Frivillige medarbeidarar i Fjell kyrkjelyd VISJON I arbeidet for og med dei medarbeidarane i Fjell sokn har vi utarbeida ein visjon: I Fjell sokn vil vi

Detaljer

Retningsliner for personaldokumentasjon Dokumenttype:

Retningsliner for personaldokumentasjon Dokumenttype: Innhald 1. Inneliing s. 2 1.2 Virkeområde 1.3 Definisjonar 2 Organisering av personaldokumentasjon 2.1 Oppbevaring av personalmapper 2.2 Tilhøvet mellom saksarkiv og personalarkiv 2.3 Tilhøvet mellom personalarkiv

Detaljer

Brukarrettleiing E-post lesar www.kvam.no/epost

Brukarrettleiing E-post lesar www.kvam.no/epost Brukarrettleiing E-post lesar www.kvam.no/epost Kvam herad Bruka e-post lesaren til Kvam herad Alle ansatte i Kvam herad har gratis e-post via heradet sine nettsider. LOGGE INN OG UT AV E-POSTLESAREN TIL

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Referat frå foreldremøte 06.05.14. Tjødnalio barnehage

Referat frå foreldremøte 06.05.14. Tjødnalio barnehage Referat frå foreldremøte 06.05.14. Tjødnalio barnehage Tilstade: Personalet, foreldre og Nina Helle. Kva er BTI: Stord kommune er ein av 8 kommunar som deltek i eit prosjekt som skal utarbeide ein modell

Detaljer

Spelet varer om lag ein dobbeltime og kan enkelt setjast opp i klasserommet. Talet på spelarar bør vere minst ti elevar.

Spelet varer om lag ein dobbeltime og kan enkelt setjast opp i klasserommet. Talet på spelarar bør vere minst ti elevar. Lærarrettleiing Kva er b.stem? b.stem er ein digital læringsressurs for skuleklasser. Han er lagd opp som eit rollespel der klassa får rolla som ungdomsrådet i Snasen ein fiktiv, mellomstor norsk kommune.

Detaljer

INTERNETTOPPKOPLING VED DEI VIDAREGÅANDE SKOLANE - FORSLAG I OKTOBERTINGET 2010

INTERNETTOPPKOPLING VED DEI VIDAREGÅANDE SKOLANE - FORSLAG I OKTOBERTINGET 2010 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Organisasjonsavdelinga IT-seksjonen Arkivsak 201011409-3 Arkivnr. 036 Saksh. Svein Åge Nottveit, Birthe Haugen Saksgang Fylkesutvalet Fylkestinget Møtedato 23.02.2011-24.02.2011

Detaljer

ehandel og lokalt næringsliv

ehandel og lokalt næringsliv ehandel og lokalt næringsliv Kvifor ehandel? Del av regjeringas digitaliseringsarbeid det offentlege skal tilby digitale løysingar både til enkeltpersonar og næringsliv Næringslivet sjølve ønskjer ehandel

Detaljer

Avleveringsregler for elektroniske arkiver til IKA Hordaland

Avleveringsregler for elektroniske arkiver til IKA Hordaland Avleveringsregler for elektroniske arkiver til IKA Hordaland Virkeområde Retningslinene gjeld for kommunar som skal avlevere elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv for Hordaland (IKAH). Retningslinene

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

Fra uttrekk til edepot

Fra uttrekk til edepot Fra uttrekk til edepot Arkivledersamling Bodø 25.11.2015 01.12.2015 1 Er dere på dypt vann nå? Foto: dagbladet 01.12.2015 2 Uttrekk kan sammenlignes med å stupe Foto: Stavanger byarkiv 01.12.2015 3 Dagens

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng) Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng) Innleiing Arkivstudiet er eit årsstudium (60 studiepoeng) som gjennomførast på deltid over to år. Studiet er delt i fire emne, der emnet Arkiv

Detaljer

STORTINGSMELDING OM ARKIV - ST.MELD. 7 (2012-2013) - FRÅSEGN

STORTINGSMELDING OM ARKIV - ST.MELD. 7 (2012-2013) - FRÅSEGN HORDALAND FYLKESKOMMUNE Kultur- og idrettsavdelinga Arkivsak 201301707-1 Arkivnr. 600 Saksh. Aune, Anne Saksgang Kultur- og ressursutvalet Fylkesutvalet Møtedato 12.02.2013 20.-21.02.2013 STORTINGSMELDING

Detaljer

Tenk på det! Informasjon om Humanistisk konfirmasjon NYNORSK

Tenk på det! Informasjon om Humanistisk konfirmasjon NYNORSK Tenk på det! Informasjon om Humanistisk konfirmasjon NYNORSK FRIDOM TIL Å TENKJE OG MEINE KVA DU VIL ER EIN MENNESKERETT Fordi vi alle er ein del av ein større heilskap, er evna og viljen til å vise toleranse

Detaljer

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Rune Lothe dagleg leiar Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS www.ikah.no post@ikah.no 1 IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt

Detaljer

FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE. Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter 1964

FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE. Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter 1964 FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE Avleveringsinstruks arkiv skapt etter 1964 Avleveringsinstruksen er laga av kommunearkivordninga for å rettleia kommunane og fylkeskommunen i å ordna arkiv skapt etter

Detaljer

Undersøking. Berre spør! Få svar. I behandling På sjukehuset. Ved utskriving

Undersøking. Berre spør! Få svar. I behandling På sjukehuset. Ved utskriving Berre spør! Undersøking Få svar I behandling På sjukehuset Er du pasient eller pårørande? Det er viktig at du spør dersom noko er uklart. Slik kan du hjelpe til med å redusere risikoen for feil og misforståingar.

Detaljer

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12 NORMALINSTRUKS for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12 Riksarkivaren 01.06.2002 Riksarkivaren Rapportar og retningsliner 15 Riksarkivaren, Oslo 2003 ISBN 82-548-0083-9

Detaljer

Blir du lurt? Unngå anbodssamarbeid ved innkjøp

Blir du lurt? Unngå anbodssamarbeid ved innkjøp Blir du lurt? Unngå anbodssamarbeid ved innkjøp Anbodssamarbeid er blant dei alvorlegaste formene for økonomisk kriminalitet. Anbodssamarbeid inneber at konkurrentar samarbeider om prisar og vilkår før

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Radiologi i Noreg. - fylkesvis fordeling av radiologiske undersøkingar per 2002. StrålevernRapport 2006:6B

Radiologi i Noreg. - fylkesvis fordeling av radiologiske undersøkingar per 2002. StrålevernRapport 2006:6B StrålevernRapport 2006:6B Radiologi i Noreg - fylkesvis fordeling av radiologiske undersøkingar per 2002 Ingelin Børretzen Kristin Bakke Lysdahl Hilde M. Olerud Statens strålevern Norwegian Radiation Protection

Detaljer

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar

Detaljer

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova - 1. Føremål. Arkivlova intensjon: «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller

Detaljer

I lov 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa er det gjort følgende endringer (endringene er markert med kursiv):

I lov 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa er det gjort følgende endringer (endringene er markert med kursiv): VEDLEGG 1 I lov 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa er det gjort følgende endringer (endringene er markert med kursiv): 2-12 tredje ledd skal lyde: For private grunnskolar

Detaljer

PRESENTASJON Uttrekk og bevaring av eldre fagsystem med dots kjernen

PRESENTASJON Uttrekk og bevaring av eldre fagsystem med dots kjernen UTTREKK OG BEVARING FRA ELDRE FAGSYSTEM 21 nov 2012 KDRS Samling PROSJEKT Prosjektet fokuserer på utfordringen knyttet til bevaring av fagsystem slik beskrevet i Riksrevisjonens rapport. Prosjektets har

Detaljer

10. Arkiv. Kulturstatistikk 2010 Statistiske analysar 127. Riksarkivet og statsarkiva leverer ut færre arkivstykke

10. Arkiv. Kulturstatistikk 2010 Statistiske analysar 127. Riksarkivet og statsarkiva leverer ut færre arkivstykke Kulturstatistikk 200 Statistiske analysar 27 0. Arkiv Riksarkivet og statsarkiva leverer ut færre arkivstykke Auke i lesesalbesøka ved dei statlege arkiva 0.. Nokre resultat Arkivverket består av Riskarkivet,

Detaljer

Brukarrettleiing. epolitiker

Brukarrettleiing. epolitiker Brukarrettleiing epolitiker 1 Kom i gang Du må laste ned appen i AppStore Opne Appstore på ipaden og skriv «epolitiker» i søkjefeltet øvst til høgre. Trykk på dette ikonet og deretter på «hent» og til

Detaljer

Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller...

Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller... «Bevaringsvurdering og dispensasjonssøknad vedr. helelektronisk uttrekk av fagsystem». Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller... Sigve Espeland Interkommunalt

Detaljer

Forslag frå fylkesrådmannen

Forslag frå fylkesrådmannen TELEMARK FYLKESKOMMUNE Hovudutval for kultur Forslag frå fylkesrådmannen 1. Telemark fylkeskommune, hovudutval for kultur gir Norsk Industriarbeidarmuseum og Vest Telemark Museum ei samla tilsegn om kr

Detaljer

Evaluering og framtidig engasjement i Nor-Fishing

Evaluering og framtidig engasjement i Nor-Fishing Hovudutval for plan og næring Side 1 av 5 Evaluering og framtidig engasjement i Nor-Fishing Fylkesdirektøren rår Hovudutval for plan og næring til å gjere slikt vedtak: 1 Fylkeskommunen vil ikkje engasjere

Detaljer

Rettleiing ved mistanke om vald i nære relasjonar - barn

Rettleiing ved mistanke om vald i nære relasjonar - barn Rettleiing ved mistanke om vald i nære relasjonar - barn Når det gjeld barn som vert utsett for vald eller som er vitne til vald, vert dei ofte utrygge. Ved å førebygge og oppdage vald, kan me gje barna

Detaljer

Del 2: Uttrekk fra udokumentert database

Del 2: Uttrekk fra udokumentert database Del 2: Uttrekk fra udokumentert database Oppgaven tar utgangspunkt i en udokumentert database, som vises i oppgavens vedlegg 1. Databasen skal bevares ved at dataene trekkes ut i XML-format. Det skal også

Detaljer

RETTLEIING FOR BRUK AV «MIN SIDE» I DEN ELEKTRONISKE SKJEMALØYSINGA FOR FRI RETTSHJELP. Oppdatert 19.september 2012 Ove Midtbø FMSF

RETTLEIING FOR BRUK AV «MIN SIDE» I DEN ELEKTRONISKE SKJEMALØYSINGA FOR FRI RETTSHJELP. Oppdatert 19.september 2012 Ove Midtbø FMSF RETTLEIING FOR BRUK AV «MIN SIDE» I DEN ELEKTRONISKE SKJEMALØYSINGA FOR FRI RETTSHJELP Oppdatert 19.september 2012 Ove Midtbø FMSF 1 INNHOLD OM RETTLEIAREN... 3 FUNKSJONANE PÅ «MIN SIDE»... 3 MINE SAKER...

Detaljer

Mål for einnsyn. Brukerhistorier einnsyn. Roller

Mål for einnsyn. Brukerhistorier einnsyn. Roller Mål for einnsyn OEP skal gjere det enklare for allmenta å få tilgang til dokument i forvaltninga (St. meld. nr. 17 (2006-2007)) OEP skal effektivisere gjennomføringa av offentlegprinsippet i forvaltninga

Detaljer

Samdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.

Samdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok. Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok og Arkiv i e-forvaltning DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning KDRS-samling 14. november 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.com Innhold Bakgrunn Riksrevisjonens

Detaljer

FORSKRIFT OM GRADAR Fastsett av styret ved KHiB den 25.06.03 med heimel i Uhl. 46.2. 1

FORSKRIFT OM GRADAR Fastsett av styret ved KHiB den 25.06.03 med heimel i Uhl. 46.2. 1 1 FORSKRIFT OM GRADAR Fastsett av styret ved KHiB den 25.06.03 med heimel i Uhl. 46.2. 1 1. OMFANG Denne forskrifta gjeld for dei studieprogramma som institusjonen vedtek å opprette. 2. DEFINISJONAR 2.1.

Detaljer

Kommunale, digitale depot i endring Trøndelagsmodellen. Kari.Remseth@ika-trondelag.no

Kommunale, digitale depot i endring Trøndelagsmodellen. Kari.Remseth@ika-trondelag.no Kommunale, digitale depot i endring Trøndelagsmodellen Kari.Remseth@ika-trondelag.no Agenda Digitalt depot 2003 2012 Langtidslagring av digitale arkiver nye utfordringer Digitalt depot 2012 -?? Kommunearkivinstitusjonenes

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Status, deponering og avslutning for ephorte. Ved Leif Kristiansen

Status, deponering og avslutning for ephorte. Ved Leif Kristiansen Status, deponering og avslutning for ephorte Ved Leif Kristiansen Status for sak/arkiv Ephorte har normal drift Tidvise problemer med pdf-konverteringen og Ootlook2ephorte. Tett Dialog med Evry for å løse

Detaljer