Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial 2015

Transkript

1 Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial 2015

2 Grimstad kommune Postadresse: Postboks Grimstad Besøksadresse: Arendalsveien 23 Telefon Utarbeidet av Grimstad kommune. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

3 1. Virksomhetsstyring Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen Sosialtjenesten Barneverntjenesten NAV Grimstad Boveiledertjenesten Helsetjenesten Hjemmetjenesten Berge gård Frivolltun bo- og omsorgssenter Feviktun bo- og omsorgssenter Bestillerenheten Kjøkkentjenesten Kulturtjenesten Bibliotek Kvalifiseringstjenesten Veilednings- og utviklingstjenesten Eide barnehage Tønnevoldskogen barnehage Storgaten barnehage Hausland barnehage Grimstad barnehage Fevik skole Landvik skole Eide skole Grimstad ungdomsskole Fjære ungdomsskole Fjære barneskole Frivoll skole Jappa skole Langemyr skole Plan, miljø og landbruksenheten Oppmålingsenheten Bygg- og eiendomstjenesten Brann- og feiertjenesten Kommunaltekniske tjenester Vann- og avløpstjenester Feiertjenesten Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

4 Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

5 1. Virksomhetsstyring Enhetsleder: Trond-Vegar Johansen Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial endring % Periodisert avvik % Inntekter , ,7 Netto lønn , ,4 Andre utgifter , ,6 Netto utgift , ,0 Personaldata Faste årsverk 32,5 24,5-8,0 24,6 Brutto årsverk 53,2 33,4-19,8 37,2 Fraværsprosent 2,8 4,3 1,5 Innledning Virksomhetsstyring er inne i en etablerings- og konsolideringsfase. Det har vært jobbet med utvikling og presisering av tjenestetilbudet enheten skal gi kommunens enheter og sektorer samt organisatorisk utvikling. Internkontroll har hatt stort fokus i 1. tertial. Ressursbruk, resultater og aktiviteter Virksomhetsstyring drives i henhold til budsjett. Det er et positivt lønnsavvik på kroner som skyldes vakante stillinger. Det negative avviket innenfor andre driftsutgifter relateres til eiendomsskatteprosjektet som har et merforbruk i forhold til budsjett på kroner. Dette søkes budsjettjustert i 1. tertial. Antall faste årsverk har blitt redusert med 8 i forhold til samme periode i fjor. Dette skyldes at 14 årsverk er overført til AKST. Videre har enheten fått 2 årsverk overført fra kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen (KD), ett svangerskapsvikariat, ny fagsjef for internkontroll og ny kommunalsjef. Det er en vakant stilling i enheten. Vurderinger Virksomhetsstyringsenheten ble etablert i 2015 som en del av den nye organiseringen av stabs- og støttefunksjonene i Grimstad kommune. Formålet med virksomhetsstyringsenheten er å styrke kompetansen og kapasiteten til å gjøre analyser, styrke internkontrollen og å bistå resten av organisasjonen med omstilling. Enheten har brukt 1. tertial til å starte arbeidet med den interne organiseringen av enheten. I dette ligger blant annet et arbeid for å se om flere tjenester skal ytes sektorovergripende. Av de større leveransene fra enheten i 1. tertial er ny policy for internkontroll. Enheten har også overtatt arbeidet med beredskap, oppdatert beredskapsplaner, og fått en ny policy for beredskap vedtatt. Krisesystemet DSB-CIM er også implementert i perioden. Videre er det skrevet en ny organisasjonsstrategi og en strategi for livsfasepolitikk som legges frem for kommunestyret i juni. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

6 2. Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial endring % Periodisert avvik % Inntekter , ,5 Netto lønn , ,3 Andre utgifter , ,0 Netto utgift , ,5 Personaldata Faste årsverk 13,2 10,9-2,3-0,2 Brutto årsverk 15,3 11,2-4,1-0,3 Fraværsprosent 3,7 3,5-0,2 Innledning Avdeling for kommunikasjon og digitalisering har en fast stillingsramme på 1105 % (11,05). Informasjons- og kommunikasjonsteamet hadde en fast stillingsressurs 365 %, politisk sekretariat 250 %, topplederstøtte 100 %, IKT-leder og IKT-rådgivere 300 % og kommunikasjonssjef 100 %. KD har ansvar for kommunens fellestjenester, politisk sekretariat, lederstøttefunksjon, kommunikasjons- og informasjonstjenester, den kommunale IKT-virksomheten, betjening av publikumshenvendelser og henvendelser via telefon/sentralbord/epost. Medarbeidere fra de forskjellige arbeidsområdene har også deltatt prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk, blant annet ny Web-portalløsning og prosjektgruppe for nytt sak- og arkivsystem. KD har ansvaret for koordinering av samarbeidet med fadderstyret ved UiA, der det jobbes for at Grimstad kommune skal bli en bedre vertsby for universitetet. For studiestart 2015 planlegges det flere og mer omfattende arrangement enn i fjor. Forberedelser og opplæring til valg 2015 har blitt gjennomført som planlagt, Resultater og aktiviteter KD jobber med å ta ut gevinster av digitaliseringsarbeidet, med i hovedsak å bruke digitale kommunikasjonskanaler, redusere utskrifter og henvise publikum til digitale dokumenter i stedet for utskrifter, m.m. I tillegg har det vært jobbet med bredbåndsutbygging i hele kommunen. Ressursbruk Resultatet for 1. tertial viser at avdelingen har et mindreforbruk på kr. Avdelingen har fokus på nøkternhet. En halv stilling sto vakant i januar og behov for vikar i sentralbordet har stort sett vært løst med ressurser innen avdelingen. En medarbeider har midlertidig redusert stilling med 10 %. Det er derfor et mindreforbruk på lønn. Avdelingen vil måtte bruke mer ressurser Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

7 i løpet av sommeren og høsten fordi KD tar en stor del av belastningen for gjennomføring av valg. Vurderinger KD har tidligere hatt samarbeid med studenter på IKT-fag som har jobbet med studentoppgaver med problemstillinger og utfordringer i Grimstad kommune. Dette er også ført som en målsetting for Avdelingen ser nå at dette vil bli for arbeidskrevende. Det ble også omsøkt penger til dette formålet, en søknad som ikke ble innvilget av Aust-Agder utviklings- og kompetansefond. En av avdelingens hovedoppgaver er å være pådriver for digitaliseringsarbeidet i kommunen. En risiko her er at mye av dette arbeidet er avhengig av fellesprosjekter som gjennomføres i IKT-Agder samarbeidet, og er derfor til en viss grad utenfor enhetens kontroll.. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

8 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Øke antall facebook-likere til 2000 i løpet av 2015 Gjennomføre målrettede kampanjer for å øke mottakerbasen i kommunikasjonskanalen 2 Vurdere bruk av en ny kanal for sosiale medier 3 Bidra til å øke organisasjonens kompetanse i å uttrykke seg klart og godt skriftlig. 4 Gjennomføre valg 2015 på en lovlig og hensiktsmessig måte 5 Videreføre velkomstarrangementer for studentene ved UIA i forbindelse med Studiestartfestivalen. 6 Vurdere om Grimstad kommune skal ha egen løsning for e-læring, eller benytte seg av KS Læring og bidra med mer innhold til denne fellesløsningen. 7 Koordinere og følge opp: kommunens IKT-strategi IKT-plan for barnehager og skoler IKT-løsninger knyttet til kommunedelplan for helse og sosial Utarbeide kursplan for klarspråkprosjekt og gjennomføre 2-3 kurs Utvikle kompetansen hos medarbeiderne slik at valg 2015 kan gjennomføres på en rasjonell måte Følge opp samarbeidet med fadderstyret ved UIA. Arrangert kurs og samlinger lokalt i Grimstad, og sammen med våre samarbeidskommuner når det er hensiktsmessig 8 Tilby oppgaver for studenter innen IKT, e-læring, helse og sikkerhet/beredskap, i samarbeid med UiA. 9 Gjennomføre kommunikasjonsplan for helse- og omsorgssektoren i samarbeid med sektoren 10 Legge til rette for økt effektivisering og modernisering av kommunes fagsystem, og være en pådriver for digitale tjenester på nett. 11 Oppnå en nærværsprosent på minst Reduksjon av avdelingens kopi- og utskriftskostnader med 10 % i forhold til 2014 Dette skal gjøres i samarbeid med IKT Agder, IKT Agders eiere og andre samarbeidskommuner (Østre Agder mm.). Koordinere og bistå utvikling av IKT-løsninger innen helse- og omsorgssektoren. Fokus på faglig og sosialt fellesskap med ett temamøte hver måned, i tillegg til avdelingsmøter og sosiale aktiviteter Holde fokus på at man skal jobbe med dokumenter digitalt. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

9 3. Sosialtjenesten Enhetsleder: Tina Fabricius Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial endring % Periodisert avvik % Inntekter , Netto lønnsutgifter , ,7 Andre utgifter , ,3 Netto resultat , ,0 Personaldata Faste årsverk 44,0 15,9-28,1-63,8 Brutto årsverk 53,5 18,5-35,0-65,4 Fraværsprosent 4,98 4,60-0,38 Innledning I første tertial har det blitt iverksatt store endringer i tjenesten. Barnevernet ble skilt ut fra sosial- og barneverntjenesten fra Fra og med februar har Vossgate (Berge gård) overtatt tilsyn og oppfølging av ettervernsboligene på Charlottenlund. Bestillerenheten har overtatt all vedtaksmyndighet på rusområdet. De tjenestene som er i sosialtjenesten nå er: miljøtjeneste, feltsykepleier, ruskonsulenter, Bli med, startlån, bostøtte og tildeling av kommunale boliger. Sosialtjenesten har et godt samarbeid med frivillige organisasjoner. Det er igangsatt flere prosjekter innen blant annet bolig og ettervern. Forbedringsog utviklingsarbeid preger tjenesten. Resultater og aktiviteter Sosialtjenesten har startet opp prosjekt små hus Sjef i egen bolig i løpet av første tertial. Prosjektet er i rute. Fylkesmannen har videreført tildelingen av midler til prosjektleder og vaktmester til dette prosjektet. Modulboliger er under bestilling. Leverandøren kan ikke levere boligene før etter sommerferien. Tjenesten har også fått tildelt midler fra Fylkesmannen og Helsedirektoratet til prosjekt Likemannstjeneste - fra rusbehandling til helhetlig ettervern. Dette prosjektet er et samarbeid mellom sosialtjenesten, A-larm og Agderforskning. Sistnevnte skal ha ansvaret for følgeforskning av prosjektet. Kirkens Bymisjon i Grimstad har ikke fått tildelt midler for 2015, og samarbeidet mellom Bli Med og Bymisjonen om en aktivitetskafe blir utsatt på grunn av dette. Læringsnettverk for rus og psykisk helse er et samarbeid med psykisk helse og spesialisthelsetjenesten. Dette arbeidet er i rute. Arbeidet med ettervernsgrupper har hatt et opphold i første tertial. Arbeidet har blitt evaluert, og det er vurdert slik at det skal inngås et samarbeid med A-larm. Det vil bli opprettet ettervernsgrupper som ledes av en ruskonsulent med fagkompetanse og frivillige med erfaringskompetanse. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

10 Ressursbruk Enheten har et mindreforbruk i første tertial på kr Grunnen til mindreforbruket er i hovedsak manglende regning for en måned til SON for tilsyn på Charlottenlund og manglende overføring av budsjett for tilsyn og oppfølging på Charlottenlund til Berge gård. I april ble det igangsatt et enetiltak for en bruker. Det ble nødvendig for å sikre forsvarlige tjenester for denne brukeren. Tiltaket er midlertidig inntil kommunen har forsvarlige tjenester på plass for denne brukeren. Enheten har et sykefravær på 4,6 %, noe som er en nedgang fra første tertial Økningen i lønnsutgifter skyldes en stilling som ble opprettet siste tertial Oppretting av stillingen har hjemmel i budsjett. For øvrig skyldes økte lønnsutgifter lønnsoppgjøret. Vurderinger Det er mye utviklingsarbeid som foregår i enheten. Det gjelder særlig på ettervernsområdet og innen forebyggende arbeid. Videre ansatte enheten i tredje tertial 2014 en miljøterapeut som jobber med å følge opp brukere med å finne bolig og sikre overgangen inn i ny bolig. Dette arbeidet er meget positivt og har allerede gitt gode resultater. Det er imidlertid en veldig stor utfordring at tjenesten mangler boliger til vanskeligstilte. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

11 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Forbedre kvaliteten i pasientforløpene for rusmiddelmisbrukere 2 Bygge 4 småhus i prosjektet Fra bostedsløs til sjef i egen bolig 3 Utvikle ettervernsgrupper basert på selvhjelpsgruppemodell Delta i læringsnettverket for sømløse pasientforløp for rus og psykisk helse. Det skal jobbes mye med kvaliteten i egen tjeneste og samarbeidet med spesialisthelsetjenesten. Brukermedvirkning er meget sentralt i dette arbeidet. Boligene skal bygges etter mal fra Nøtterøy-prosjektet. Brukerne som får tildelt disse boligene skal delta i byggeprosessen. Prosjekt ettervernsgrupper videreføres i Det vil jobbes med å videreutvikle modellen og sette disse gruppene i gang. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

12 4. Barneverntjenesten Enhetsleder: Kim Andre Vangberg Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial endring % Periodisert avvik % Inntekter , ,0 Netto lønnsutg , ,0 Andre utgifter , ,1 Netto resultat , ,4 Personaldata Faste årsverk - 25,4 - - Brutto årsverk - 33,4 - - Fraværsprosent - 17,1 - - Aktivitetsdata Pr. Endring % Antall tiltak (14 stk = 4-4,4*) ,96 Akuttplasseringer 1.tertial Antall i fosterhjem Antall i institusjon * Lov om barneverntjenester 4-4,4 er barn som bor i fosterhjem med samtykke fra foreldre, og rapporteres som vanlige 4-4 hjelpetiltak. Kommentarer Barnevernet har for 2015 blitt egen enhet i Grimstad kommune. Enheten inkluderer barneverntjenesten og tjenester til enslige mindreårige flyktninger (EM), med blant annet bolig for EM. Enheten har et merforbruk på kr Årsaken til merforbruket er hovedsakelig netto lønnsutgifter til vikarer, som kommer av høyt sykefravær i boligen i første tertial. I tillegg kommer forsinkelser av refusjon fra staten. Merforbruk på andre utgifter skyldes i hovedsak overskridelse på bruk av private aktører. I tillegg er det overskridelse på utgiftsdekning til barn i fosterhjem og besøkshjem. Fravær i enheten er på 17,1 %. Fraværet er høyt, og skyldes fravær både i personalgruppen til barneverntjenesten og EM. I EM skal en forebygge sykefraværet med å prøve ut ny turnusordning fra august/september Dette blir en prøveordning for en periode på inntil et år, med midtveisevaluering. I barneverntjenesten er det et langtidsfravær i tillegg har det vært noe sykefravær av kortere perioder på flere av de ansatte i første tertial. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

13 Barnevern Barneverntjenesten har i første tertial hatt to akuttplasseringer i beredskapshjem. Dette gjelder to familier med tre barn i hver av de to familiene. For de tre barna i den første saken ble det behov for at hvert barn fikk hvert sitt beredskapshjem, i tillegg er det satt inn sakkyndig utredning av barnas og familiens behov. Beredskapshjem i denne saken har kostet kr i første tertial. Barna er fortsatt plassert i beredskapshjem i påvente av sakkyndig utredning. Dette er et omfattende arbeid som vil kreve mye ressurser fra tjenesten. Når det gjelder den andre plasseringen er de tre barna tilbakeført til foreldrene, hvor foreldrene får tilbud om omfattende hjelpetiltak i hjemmet. Dette beredskapshjemmet betalte enheten kr for. Barneverntjenesten betaler egenandel på beredskapshjem på kr per måned per barn. I tillegg kommer utgifter som samvær, reise- og oppfølgingskostnader. Utover dette kan det komme kostnader tilknyttet barnets behov, for eksempel barnehageplass m.m. Barneverntjenesten har to barn på institusjon per avslutning av første tertial. I første tertial har barneverntjenesten utskrevet to fra institusjon, hvor et av barna blir fulgt opp av andre tiltak i barneverntjenesten. Et barn er fylt 18 år og er overført til NAV og får videre oppfølging der. Barneverntjenesten har hatt totalt 6 saker til rettsbehandlinger i Fylkesnemnda, tingretten og lagmannsretten i første tertial. Det er kjøpt inn tjenester fra private aktører i tre nye saker i første tertial. Barneverntjenesten vil kartlegge bruk av private aktører og vil komme tilbake til dette i rapport for andre tertial. Målet er reduksjon i bruk av private aktører, og i første omgang bruk av private aktører til å utføre saksbehandlingsoppgaver i barneverntjenesten. Det har vært høgt sykefravær i EM og det har vært et stort behov for å benytte seg av vikarer. Dette har ført til en betydelig merkostnad for EM, I tillegg sendes refusjonskrav etterskuddsvis. EM skal fra august/september 2015 prøve ut tredelt turnus. Dette blir en prøveordning på inntil et år, med midtveisevaluering. Her vil blant annet lavere sykefravær være et av de kriteriene en ser etter når en skal måle effekten av ny turnusordning. Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse Barneverntjenesten har som mål å iverksette hjemme hos -tjenesten i barneverntjenesten. Denne tjenesten skulle vært iverksatt i slutten av På grunn av at barneverntjenesten har blitt egen enhet med ny enhetsleder, som startet 1. april 2015 er prosessen noe forsinket. Enheten har i tillegg hatt høyt sykefravær i første tertial, noe som har ført til at en ikke har kunnet prioritere oppstart av hjemme hos -tjenesten. Målet med tjenesten at vi på sikt skal benytte oss av private aktører i mindre grad. På lengre sikt vil en ha som mål å forhåpentligvis unngå omsorgsovertakelser, hvor en i enkeltsaker klarer å gi god nok hjelp i hjemmet. Enheten er i gang med prosessen, og det forventes oppstart av tjenesten hjemme hos i løpet av august-oktober Enslige mindreårige asylsøkere Antall faste stillinger i EM er 9,6 + fagleder i 80 %. Faglederstillingen er lyst ut og forventes tiltrådt i løpet av andre tertial. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

14 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Barneverntjenesten vil være aktiv i forhold til spørsmål om barns levekår, og i forhold til hvilken rolle vi vil ha i utviklingen av Familiens hus. Barneverntjenesten vil være et talerør for barn som ikke har gode nok levekår. Vi vil satse på gode samarbeidsrelasjoner til politi, skole, barnehager, helsestasjon, familiesenter og andre, og være en aktiv medspiller i utviklingen av et aktivitetssenter for barn og ungdom. 2 Organisere barnevernet i tre team Målet med denne organiseringen er å utvikle team som er mer spesialiserte for å forbedre kvaliteten. Teamene vil være mottaksteam, tiltaksteam og omsorgsteam. 3 Videreutvikle Hjemme hos-tjenesten i barnevernet Hjemme hos-tjenesten vil startes opp i siste del av 2014 og tjenesten vil videreutvikles i Det er nødvendig med kompetanseheving av de tre medarbeiderne som vil jobbe i denne tjenesten. 4 Øke nærværsprosenten for ansatte som jobber med enslige mindreårige Jobbe aktivt med arbeidsmiljø for å øke nærværsprosenten. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

15 5. NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial endring % Periodisert avvik % Inntekter , ,9 Netto lønnsutgifter , ,5 Andre utgifter , ,9 Netto resultat , ,8 Personaldata Faste årsverk 7,8 9,0 1,2 0,2 Brutto årsverk 10,0 10,1 0,0 0,0 Fraværsprosent 10,2 8,5-1,7 Antall søknader Innkomne ,0 Behandlede ,0 Ventetid aktive 13,46 13,20-0,26-1 Ventetid ferdige 13,46 13,20-0,26-1 Innledning Totale utgifter inneholder lønn, lønn til brukere som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp, utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på NAV Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet Velferd. Vårt budsjett er periodisert med en utgift på kroner per 1. tertial. Våre totale utgifter er på kroner, som da er under budsjett. Det foreligger imidlertid en utgift på til stat som skulle vært belastet første tertial. Vårt reelle underforbruk blir da kr. Vi har en utgift på midlertidig bolig på kr. Sammenlignet med samme periode i fjor er dette en reduksjon på hele Saksbehandlingstiden er redusert med 1 % sammenlignet med Det har vært en liten nedgang i antall saker som kommer inn. I 1.tertial 2015 var fraværsprosenten 8,5. Fraværet skyldes to medarbeidere som er langtidssykmeldt. Begge er per deltidssykmeldte. Resultater og aktiviteter NAV Grimstad har arbeidsplikt for alle i arbeidsfør alder. Brukere som ikke ønsker å ta imot tilbudet med arbeidsplikt velger ofte å ikke fremme krav om Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

16 sosialhjelp. Jobbsentralen er en viktig bidragsyter for å opprettholde kravet om arbeidsplikt. Veiledningssenteret blir nå bemannet hver dag fra kl fra I første tertial er utgifter til midlertidig bolig redusert fra kroner til kun kroner NAV Grimstad har fokus på at alle utlendinger skal ha arbeids- og oppholdstillatelse for å kunne søke om sosialhjelp. Målet her er å redusere utgifter til sosialhjelp. Ressursbruk Vi har hatt to langtidssykmeldte i første tertial Begge er nå deltidssykmeldte med håp om snarlig friskmelding. Fraværet har vi dekket opp med å tilsette to dyktige vikarer. Vår erfaring i forhold til arbeid med midlertidig bolig viser at vi bruker langt mer ressurser enn hva som ble stipulert fra sosialtjenesten på Rådhuset. Da NAV Grimstad overtok totalansvaret på midlertidig bolig ble dette estimert som et ukesverk. Det viser seg at vi må bruke minimum 20 prosent stilling til dette arbeidet, men vi opplever at vårt arbeid på dette område gir gode resultater. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

17 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert Alle brukere skal få vurdert sitt bistandsbehov mot arbeid. Jobbsentralen brukes som vårt «lavterskeltilbud» og for å opprettholde arbeidsplikten. arbeidsrettede tiltak. 2 Raskt tilbud om gjeldsrådgivning. Vi har som mål å gi bruker tilbud om gjeldsrådgivning innen 4 uker. 3 Andel deltakere på introduksjonsprogram med overgang til arbeid eller utdanning skal være over 60 prosent ved utgangen av året. Gjennomgang av deltakere minimum hvert kvartal med tanke på aktivitet mot arbeid og utdanning. 4 Godt arbeidsmiljø og et nærvær på minimum 95 %. Alle medarbeidere skal trives på arbeidsplassen Snakk til og ikke om Pluss-runde Godt arbeidsmiljø fast tema på kontor- og avdelingsmøter. Medarbeidersamtaler gjennomføres i løpet av andre halvår. 5 Kvalifiseringsprogrammet Vi har som måltall at vi til enhver tid skal ha minimum 22 brukere i programmet. Ved utgangen av april har vi 26 brukere. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

18 6. Boveiledertjenesten Enhetsleder: Marit Henriksen Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial endring % Periodisert avvik % Inntekter , ,7 Nettolønn , ,3 Andre utgifter , ,7 Netto utgift ,9 Personaldata Faste årsverk 83,6 74,7-8,9-0,1 Brutto årsverk 117,4 127,9 10,5 0,1 Fraværsprosent 14,7 10,6-4,1 Aktivitetsdata Antall brukere Under 16 år Over 16 år ,5 Støttekontakt ,3 Avlastning privat ,1 NB! Antall brukere over 16 år er definert som antall med utviklingshemming, jf rapportering til staten. Det er flere som får tjenester, til dels betydelige tjenester, men som ikke telles her. Innledning Boveiledertjenesten er en stor enhet. Antall medarbeidere, døgndrift og en sammensatt brukergruppe gir en svært kompleks drift, slik beskriver Deloitte boveiledertjenesten etter sin gjennomgang i Rådmannen har initiert en total driftsgjennomgang i enheten. Dette arbeidet er påbegynt, og det vil foreligge en rapport før sommerferien. Basert på det utfordringsbildet som avdekkes, vil det bli foreslått tiltak for å redusere risiko knyttet til økonomi, fag og drift for øvrig. Resultater og aktiviteter Enheten har et negativt avvik på drøye 1,4 millioner. Det er varierende merforbruk i de fleste boligene/tiltakene våre, dette skyldes flere faktorer. Høyt sykefravær, vakante stillinger og aktivitetsøkning bidrar til at man strever med å holde seg innenfor budsjetterte lønnsrammer. Boveiledertjenesten sine budsjetterte inntekter kommer i hovedsak fra de refusjoner man får fra staten knyttet til ressurskrevende brukere. Da budsjett Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

19 for 2015 ble laget, tok man høyde for samme antall ressurskrevende brukere som i Per nå har kostnadene knyttet til noen av brukerne økt, dersom dette er av varig karakter vil også inntektsbildet økes noe. Det er foreløpig for tidlig å komme med en prognose for denne økningen. Enheten har ikke tidligere hatt en etablert rutine for regelmessig gjennomgang av vedtak knyttet til lovpålagte tjenester. Det er foreløpig heller ikke etablert noe godt system for å fange opp svingninger i aktivitet. Det er derfor vanskelig å vise til eksakte aktivitetstall, men det jobbes nå målrettet med gjennomgang av alle vedtak, og det er fremmet et konkret ønske om at man også utarbeider et system som registrerer aktivitetssvingninger, slik at budsjettene kan justeres i henhold til svingningene. Man har i 2015 omdisponert 20 % stilling for å øke kapasiteten innenfor rekruttering av støttekontakter og private avlastere, dette for å ta unna et forholdsvis stort etterslep. Man har innfridd flere vedtak, noe som har medført økte utgifter til avlønning. Det vurderes likevel dit hen at dette er en klok prioritering, da støttekontakt og privat avlastning er blant de minst kostnadskrevende tjenestene vi leverer. Ressursbruk Sammenliknet med 1. tertial i 2014 har enheten mindre faste årsverk. Bakgrunnen for dette er knyttet til en planlagt nedbemanning som ble gjennomført i fjor. Man har derimot en økning i brutto årsverk, som må sees i sammenheng med momenter som tidligere er beskrevet knyttet til sykefravær, vakante stillinger og aktivitetsøkning. Det er gledelig å registre at fraværsprosenten er redusert med 4,1 % sammenliknet med tilsvarende periode i Enheten har dyktige fagledere som jobber målrettet i henhold til kommunens rutiner for oppfølging av sykefravær. Fraværsprosenten er fortsatt høyere enn ønsket, men samtlige ledere i enheten har stort fokus på å jobbe målrettet for å redusere fraværet ytterligere. Vurderinger Det skjer mye spennende i enheten. Høyt fokus på faglighet og systematikk vil prege fremtidig drift. Som nevnt innledningsvis, har man påbegynt en driftsgjennomgang som vil identifisere forbedringsområder, dette gir oss en unik mulighet til å jobbe målrettet med forbedringstiltak i den hensikt å redusere risiko innenfor mange viktige områder. Tverrfaglig samarbeid knyttet til aktivitetstilbud på tvers av enheter, gir nye muligheter med tanke på hvordan vi organiserer aktivitetstilbud til våre brukere. Dette oppleves som en svært positiv prosess og vil kunne bidra til at vi kan øke kapasitet og gi et mer differensiert tilbud til våre brukere. Det er også viktig å trekke frem det samarbeidet som nå er etablert mellom pårørende og kommunen. Dette gir oss en unik mulighet til å se tjenesten fra en annen vinkel. Pårørende er en viktig ressurs for oss og det er gledelig å oppleve at de gjerne deler av sine opplevelser og erfaringer i den hensikt å øke forståelse og innsikt hos oss som tjenesteleverandører. Enheten organiserer flere såkalte enetiltak, der brukere får døgnkontinuerlige tjenester i egne boliger. Dette er et direkte resultat av at kommunen per i dag ikke har egnet/tilstrekkelig boligmasse for brukere som har behov for denne type tjenester. Dette er ressurskrevende på flere områder, som eksempelvis bemanning, arbeidsmiljø og generell drift, der mulighetene til å dra nytte av sambruk knyttet til personell er fraværende. Dette er brukere som riktignok kategoriseres som ressurskrevende og utløser refusjoner til kommunen, men kommunens egenbetaling knyttet til disse brukerne kunne vært redusert dersom man hadde hatt mulighet til å organisere tilbudet på en mer hensiktsmessig måte. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial

20 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Alle voksne utviklingshemmede skal ha mulighet til dagaktivitet en eller flere dager i uka. 2 Bidra til at brukerne får/opprettholder et så høyt funksjonsnivå som mulig. 3 Lavest mulig sykefravær max 10%. Ha fokus på nærvær, følge opp sykemeldte. Ha gode turnuser og dyktige ledere. Ha fokus på positive tilbakemeldinger. 4 Satsing på brukermedvirkning og mangfold gjennom å gi tilbud om støttekontakt også som gruppetilbud. Følge opp at NAV og videregående skole tar sitt ansvar for arbeids- og skoletilbud. Alle skal vurderes til arbeid før tilbud om kommunal dagaktivitet. Opprette kommunale arbeidstreningsplasser. Søke prosjektmidler.. Ha kompetente medarbeidere og turnuser som bidrar til stabilitet og kontinuitet. Fokus på egenmestring. Tildeling/omgjøring av tilgjengelige ressurser. Tverrfaglig samarbeid. 9te9 Øke antallet støttekontakter med 35. Det vil redusere ventelista med 90 %. (40 personer har i dag vedtak men det mangler støttekontakt) 5 Gjennomføre opplæringsprogram for ansatte uten formell kompetanse i miljøarbeid. 90 % (av 75) fullfører kompetansehevingsprogrammet; ABC, utviklingshemming og aldring Opplæring i medikament-håndtering gjennomføres som e-læring for dem som ikke har godkjenning for dette i sin utdanning. 6 Arrangere 2 åpne møter med faglig innhold for foresatte. 7 Gjennomgå, evaluere og oppdatere gjeldene kontrollrutiner; fag, økonomi, personal inkl lønn. Etablere controllerfunksjon. Støttekontakt er et rimelig og godt tiltak nederst i omsorgstrappa. Timelønna ble økt med virkning fra Det er også nødvendig å frigjøre mer arbeidstid til faglig arbeid fremfor administrative oppgaver. Det er det en plan for. Det er i 2013 utarbeidet eget undervisningsopplegg for nyansatte ufaglærte. Programmet skal gjennomføres 1-2 ganger i året. Igangsatt Vi har tidligere hatt god erfaring med å arrangere møter for foresatte. Utvikle samarbeid og felles forståelse. Det er i første omgang satt i system samarbeid på systemnivå mellom pårørende, administrasjon og politisk nivå. Sikre systematisk oppdatering og oppfølging av de internkontrollsystemene vi har. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial