Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge Møtested: Østfold Gress A/S, Rød Gård, Dilling, møterom Østfold Gress A/S Tidspunkt: kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms eller til e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Johnny Trandem (s) Leder

2 Saksnr Innhold PS 15/18 Rapport - Utført regnskapsrevisjon 2914 PS 15/19 Rådmannens undersøkelse av byggesak PS 15/20 Henvendelse til kontrollutvalget - kommunens kjøp av tjenester hos ***** u. off, Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 2 PS 15/21 Møteplan for 2. halvår 2015 PS 15/22 Referater og meldinger PS 15/23 Eventuelt

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/189 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: 81811/2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /18 Rapport - Utført regnskapsrevisjon 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapport etter utført revisjonsarbeid for 2014 regnskapsrevisjon, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Rapport etter utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Rygge kommune 2014, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 14/17 den : Overordnet revisjonsstrategi for Rygge kommune Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en rapport om utførte revisjonshandlinger for 2014 for regnskapsrevisjonen. Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Rygge kommune.

4 Hovedvekten i rapporten er lagt på å omtale de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap. Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Rygge kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 14/17 i kontrollutvalget den Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I denne rapport gis det en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene revisjonen har gjort gjennom løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. Ressursbruken for regnskapsrevisjon i 2014 er oppgitt til 111,6 % (11,6 % merforbruk) av budsjettert tid. Vurdering Østfold kommunerevisjon redegjør i sin rapport for revisjonshandlinger og funn i For detaljering på områdenivå viser vi til vedlagte rapport. Revisor vil i møte gi utvalget en orientering om rapporten. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar rapport etter utført revisjonsarbeid for 2014 regnskapsrevisjon, til orientering

5 Rapport etter utført revisjonsarbeid - Regnskapsrevisjon Rygge kommune 2014 Rolvsøy 22.mai 201 5

6 Innholdsfortegnelse 1. Formål Oppdragsportefølje Rapportering av utført revisjonsarbeid Ressursfordeling... 8 østfold kommunerevisjon iks 2

7 1. Formål Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Rygge kommune. Hovedvekten i rapporten legges på å omtale de lovpålagte oppgavene som utføres for å bekrefte kommunens årsregnskap. Vi vil også kort oppsummere resultatet av vår revisjon vedrørende øvrige oppdrag som inngår i oppdragsporteføljen. Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Rygge kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 14/17 i kontrollutvalget den , hvor det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I det følgende vil vi gi en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene vi har gjort gjennom vår løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. 2. Oppdragsportefølje Følgende oppdrag inngår i oppdragsporteføljen for Rygge: Kommuneregnskapet Tilknyttede oppdrag: o Rygge kirkelig fellesråd m/2 menighetsråd Undersøkelser etter særskilt bestilling fra kontrollutvalget og initiativ fra revisjonen. 3. Rapportering av utført revisjonsarbeid 3.1 Kommuneregnskapet Tabellen nedenfor gir en oppsummering av våre konklusjoner etter utførte revisjonshandlinger for regnskapsåret Konklusjon om regnskapet for 2014 i følge revisjonsberetningen datert De gjennomførte revisjonshandlingene gir tilstrekkelig sikkerhet til å konkludere med at regnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Det er avgitt beretning med følgende forbehold: Grunnlag for konklusjon med forbehold Årsbudsjettet er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret jfr. kommuneloven 46 nr.1. Økonomiske oversikter for investeringsregnskapet viser vesentlige avvik i forhold til vedtatt budsjett på inntekter og finansieringstransaksjoner. Det er også brukt kr mer av lån enn budsjettert beløp, og udekket i investeringsregnskapet burde ha vært tilsvarende større. Andre forhold I note 25 Tomteselskapet, fremkommer at det er foretatt gjennomgang av Rygge Tomteselskap AS vedrørende selskapets gjeld til kommunen. Rygge kommune har ansett østfold kommunerevisjon iks 3

8 selskapets gjeld som tapt i år 2003 og ført det mot kapitalkonto. Tomteselskapet har balanseført gjeld til kommunen på kr I H-3/14 1 fremkommer at et negativt selvkostresultat (underskudd) kan bare fremføres mot fremtidige overskudd dersom gebyrområdet gjennom lov eller kommunestyrevedtak skal ha full kostnadsdekning. Det er fremført underskudd for reguleringsplaner og kart og oppmåling. Rygge kommune har i 2014 ikke hatt gyldig vedtak for å kunne fremføre underskudd på nevnte områder. I beretningen bekreftes følgende: årsregnskapet, med unntak av virkningen av forholdet omtalt i avsnittet Konklusjon med forbehold om budsjett» og de forhold omtalt under avsnittet «andre forhold», er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Rygge kommune per 31. desember 2014, og at resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet med unntak av forholdene som er omtalt i avsnitt Konklusjon med forbehold om budsjett og avsnitt «andre forhold», er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Områdekonklusjoner 2 : Gjelder samtlige områder: Lønn Revisjonen har gjennomført den årlige kartleggingen av rutiner/endringer i rutiner for hvert område. Det ble under denne kartleggingen avdekket store mangler ved rutiner som vedrører økonomi og regnskap i kommunen. Det ble utarbeidet notat på arbeidet som er oversendt kommunen og kontrollutvalget. Det er foretatt analytiske kontrollhandlinger samt kontroll av balanseposter for pensjon, feriepenger, sykepenger, arbeidsgiveravgift og skattetrekk er gjennomgått i forbindelse med årsoppgjøret. Gjennomførte revisjonshandlinger har ikke avdekket noen vesentlige feil eller mangler. 1 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. 2 Regnskapet er av revisjonen inndelt i områder. Dette er gjort for å systematisere arbeidet og kunne foreta en konkret risikovurdering og velge hensiktmessige revisjonshandlinger for å redusere risiko for vesentlige feil i regnskapet. østfold kommunerevisjon iks 4

9 Innkjøp På innkjøpsområdet er det også gjennomført analytiske kontrollhandlinger samt stikkprøvekontroller i forbindelse med attestasjon av kompensasjon for merverdiavgift. I tillegg er det foretatt kontroll av balansekontoer i årsoppgjøret, for eksempel leverandørgjeld. Det er gjennomført detaljerte kontroller knyttet til behandling av inngående fakturaer i kommunen. Her ble det avdekket mangler i internkontroll og rutiner, samt manglende kunnskap vedrørende merverdiavgift ute i kommunens enheter. Det vil bli utarbeidet notat som vil bli oversendt kommunen og kontrollutvalget. Driftsmidler Det er foretatt avstemminger av balansekonti. Kommunen har i 2014 tatt i bruk anleggsmodulen for føring av kommunens eiendeler. Tidligere har denne informasjonen vært ført i exel. Prosjekter over en viss størrelse (2.mill) revideres særskilt. For 2014 er det blitt revidert og sendt til kontrollutvalget revisjonsrapporter for «Avslutning av anleggsregnskap VA 2013» og «Høydaveien 44». «Avslutning av anleggsregnskap VA 2013» ble avsluttet med sum utgifter på kr Budsjett avlagt i sluttregnskapet av kommunen er på kr , dette medfører et merforbruk på kr I etterkant har revisjonen mottatt informasjon om at den interne fordelingen av en tilleggsbevilgning på 12, 5 mill, ikke er tatt hensyn til ved budsjettet i sluttregnskapet. Det betyr at det ikke foreligger et reelt merforbruk. «Høydaveien 44» ble avsluttet med sum utgifter på kr Total bevilgning var på kr , og investeringsprosjektet ble dermed avsluttet med et mindreforbruk på kr Finans Finansområdet er grundig gjennomgått i årsoppgjøret, det er foretatt kontroll av aksjer og andeler, vurderinger, utlån og innlån, renter og avdrag, samt bruk av avsetninger. Våre kontroller avdekket at utlånsordningen ikke budsjetteres, og at det generelt er manglende oversikt over utlånsordningen. Det er også foretatt kontroll av balansekonti, og det er ikke avdekket vesentlige feil eller mangler utover det som er nevnt ovenfor. Overføringer I årsoppgjøret er det blant annet gjennomført avstemminger på balansekontoer. Det er også foretatt avstemmingskontroll av skatteinntekter og rammeoverføringer mot dokumentasjon fra SSB. østfold kommunerevisjon iks 5

10 Revisjonsgjennomgangen har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler. Salg Det er gjennomført analytiske kontrollhandlinger, og kontroll av balanse ved årsoppgjøret. Våre kontroller avdekket ingen vesentlige avvik. I tillegg er det foretatt gjennomgang av vesentlige inntektsposter innenfor salgsområdet. Det er gjennomført detaljerte kontroller ved utgående faktureringer i barnehage og SFO. Gjennomførte kontroller avdekket mangler på rutiner og internkontroll. Det vil utarbeides notat, som oversendes kommunen og kontrollutvalget. Selvkost er særskilt gjennomgått ved årets slutt med hensyn på avslutning av regnskap på hver funksjon innenfor selvkost, saldering mot fonds og tilførsel av renter til fonds. Det er fremført underskudd på selvkostområdene reguleringsplaner og kart og oppmåling, uten vedtak fra kommunestyret. Det er fattet gyldig vedtak fra Kontrollene avdekket ellers ingen vesentlige feil eller mangler. Likvid Revisjonen foretok kontroller på likvidområdet i Kontrollen omfattet bl.a. besøk og kontrolling av kasser ved 4 virksomheter/enheter. Det ble utarbeidet og oversendt et felles notat hvor revisjonen tok opp at det var ikke samsvar mellom kommunens oversikt over kasser og det reelle. I årsoppgjøret er alle bankkonti avstemt mot ekstern dokumentasjon revisjonen har innhentet. Det er ikke avdekket vesentlige feil eller mangler ved årsoppgjørsrevisjonen. Områdeovergripende Attestasjonsoppdrag: Revisjonen gjennomfører enkelte handlinger i løpet av året og i årsoppgjøret som omfatter kommunens regnskap på et overordnet nivå. Det er foretatt en gjennomgang av Rygge Tomteselskap AS og selskapets gjeld til kommunen. Rygge kommune har ansett selskapets gjeld som tapt i år 2003 og ført det mot kapitalkonto. Tomteselskapet har balanseført gjeld til kommunen på kr Forholdet vil avklares i løpet av Revisjonen utfører løpende attestasjonsoppgaver for kommunen. I mange tilfeller er tilskuddet formet som et prosjekt og kommunen skal til tilskuddsgiver fremlegge regnskap som skal dokumentere kostnader og inntekter i østfold kommunerevisjon iks 6

11 prosjektet. Revisjonen kontrollerer prosjektregnskapene i forhold til de krav som settes i tilsagnsbrevet samt i forhold til alminnelige krav til føringer i kommunalt regnskap. Kommunen har etablert rutine for prosjektregnskap, og revisjonen har oppfordret kommunen til å ta i bruk dette ved alle attestasjoner/ prosjekter. Revisjonen mottok i 2014 fremdeles enkelte attestasjonsoppgaver som ikke fører korrekt prosjektregnskap, men det har vært en forbedring. Revisjonsuttalelse etter Det er levert 7 revisjonsuttalelser etter ISA 800: ISA MVA-komp 6 terminer Videreutdanning i rusproblematikk Revisjonsuttalelse etter Det er levert 11 revisjonsuttalelser etter ISRS 4400: ISRS Refusjonskrav enslige mindreårige flyktninger Særattestasjon Den kulturelle skolesekken Sluttregnskap, investeringsprosjekt, «Høydaveien 44» Engangsmidler knyttet til statsbudsjettet 2013 kap 0621 post 63 - konvertitter Sluttregnskap, «VA investeringer 2013» Frisklivsentraler i Østfold. Ekholt barneskole, aktivitetspark spillemiddelregnskap Tildeling av regionale midler, «Helsefremmede barnehager og skoler i Rygge». Friskliv 2-12 Ressurskrevende tjenester Kontroll av antall med psykisk utviklingshemming 3.2 Tilknyttede oppdrag Hans Buberg stiftelse Rygge kirkelig fellesråd m/2 menighetsråd Stiftelsen har senere frist enn kommunen for å levere regnskapet. Det er gjennomført revisjon av 2013, hvor revisjonsberetning er datert 18/6-14. Regnskapet er oversendt revisjonen sent, og revideringen forventes å være ferdig i juni Det samme gjelder menighetene. 3 Standard for Særlige hensyn ved revisjon av regnskaper utarbeidet i samsvar med rammeverk med spesielle formål. 4 Standard for Avtalte kontrollhandlinger østfold kommunerevisjon iks 7

12 4. Ressursfordeling på kommuneoppdraget og andre kommunerelaterte oppdrag Følgende personer inngår i revisjonsteamet for oppdragene: Rygge kommune Kommuneansvarlig revisor, Mina Evenrød. Oppdragsansvarlig revisor, Jolanta Betker. Rygge kirkelige fellesråd, inkl. menighetsråd Revisor, Mina Evenrød Oppdragsansvarlig revisor, Jolanta Betker. Hans Buberg stiftelsen Revisor, Jostein Ek. Oppdragsansvarlig revisor, Jolanta Betker. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) oppdragsansvarlig revisor Mina Evenrød (sign.) kommuneansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 8

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/102 Dokumentnr.: 31 Løpenr.: 86206/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /19 Rådmannens undersøkelse av byggesak Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Notat fra Østfold kommunerevisjon IKS vedrørende byggesak og rådmannens vurdering av notatet, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg 1. Notat vedrørende byggesak, datert (u.off, offl ledd, jfr. fvl ledd nr. 2) 2. E-post fra rådmann til kontrollutvalget, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ku-sak 15/15, Saksopplysninger Kontrollutvalgsmedlem Michael Torp mottok to henvendelser fra hhv. arkitekt og byggmester angående et byggeoppdrag. I henvendelsene framkommer alvorlige påstander om prosessen knyttet til byggeoppdraget og kommunens håndtering av denne. Rådmannen hadde mottatt de samme henvendelsene, og orienterte kontrollutvalget i møtet om sin håndtering av saken. Følgende vedtak fattet: 1. Kontrollutvalget tar til etterretning at rådmannen har igangsatt egne undersøkelser 2. Kontrollutvalget ber om kopi av rapport så snart den foreligger. 3. Rapporten behandles som sak i neste møte

14 Rådmannen har nå mottatt notat/rapport utarbeidet av Østfold kommunerevisjon IKS. Etter rådmannens vurdering er rapporten grundig og det er ingen grunn til å trekke i tvil metode eller konklusjon. På bakgrunn av de konklusjoner revisjonen har trukket, ser rådmannen ingen grunn til å foreta ytterligere handlinger. Saken anses derfor som ferdig behandlet fra rådmannens side. Vurdering Det er sekretariatets oppfatning at det ikke er behov for kontrollutvalget å gjøre egne undersøkelser i denne saken. Vi anbefaler at kontrollutvalget tar rapporten til etterretning.

15

16 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/196 Dokumentnr.: 18 Løpenr.: 73593/2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /21 Møteplan for 2. halvår 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2015: 21. september 14. desember Møtene starter kl Fredrikstad, Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2015 er det innarbeidet en møtefrekvens på fem møter. I løpet av første halvår 2015 er det gjennomført tre møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på mandager med start kl Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter i 2. halvår Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer for høsten 2015: 21. september 14. desember Med møtestart kl

17

18 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/195 Dokumentnr.: 9 Løpenr.: 81457/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /22 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1. Protokoll fra møtet Kommunestyrets behandling av saker fra kontrollutvalget - Kontroll med fristilte selskap Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering

19 Møteprotokoll Kontrollutvalget Rygge Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:45 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 15/9-15/17 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Johnny Trandem, leder x Asbjørn Froholt, nestleder x Anita V. Sandtrø x Michael A. B. Torp x Vigdis M. Holm Forfall Hilde Kristiansen/ikke møtt Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Anita Sandtrø reiste spørsmål om sin habilitet i sak 15/14 fordi hun er i ferd med å gjennomføre en eiendomshandel med en av partene i saken. Kontrollutvalget besluttet at hun var habil til å behandle saken. Møtende fra ØKUS: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Jolanta Betker, kommuneansvarlig revisor Mina Evenrød og forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen Møtende fra administrasjonen: rådmann Ivar Nævra til sakene 15/9 og 15/15, økonomisjef Åsmund Rådahl til sak 15/9 Ordfører Inger-Lise Skartlien Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 15/15, skulle behandles for lukkede dører (Hjemmel: Kl. 31 pkt. 3, Offl. 24, andre ledd). Saken ble behandlet som første sak.... Johnny Trandem, leder Michael A. B. Torp Asbjørn Froholt, nestleder.. Anita V Standtrø Hilde Kristiansen

20 Kontrollutvalget Rygges møte Sakliste PS 15/9 PS 15/10 Uttalelse til årsregnskapet for Rygge kommune Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter PS 15/11 Revisjonsrapport: Avslutning av" VA - investeringer 2013" PS 15/12 PS 15/13 PS 15/14 PS 15/15 PS 15/16 PS 15/17 Revisjonsnotat om likvidområdet Innsyn og kontroll med fristilte selskaper (AS) Henvendelse til kontrollutvalget - anmodning om granskning fra Georg Støtvig - iverksetting av sak i Formannskapet 084/04, erverv av regulert område Henvendelse til kontrollutvalgsmedlem - angående et byggeoppdrag Referater og meldinger Eventuelt PS 15/9 Uttalelse til årsregnskapet for Rygge kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Rygge kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Rygge kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet PS 15/10 Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter, godkjennes 2. I tillegg til de problemstillingene som er beskrevet i planen, ber kontrollutvalget om at

21 revisjonens inkluderer en problemstilling angående reinnleggelser, da det oppleves at dette er et symptom på at pasienter skrives ut for tidlig. 3. Ressursrammen økes til 350 timer Kontrollutvalget Rygges behandling : Revisor foreslo følgende problemstilling nr. 5 «I hvilket omfang reinnlegges pasienter i Rygge kommune sammenlignet med andre kommuner.» Kontrollutvalget sluttet seg til dette. Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter, godkjennes, med følgende tilleggsproblemstilling nr. 5: «I hvilket omfang reinnlegges pasienter i Rygge kommune sammenlignet med andre kommuner.» 2. Ressursrammen økes til 350 timer. PS 15/11 Revisjonsrapport: Avslutning av" VA - investeringer 2013" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsrapport Avslutning av VA-investeringer 2013, tas til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget ser med stort alvor på de mangler som er avdekket og at dette har medført brudd på Lov om offentlige anskaffelser. 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Revidert regnskap for VA-investeringer 2013 godkjennes. 2. Kommunestyret ber rådmann om å sørge for at Lov om offentlig anskaffelser blir fulgt og etterlevd for kommunale investeringsprosjekter. Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Revisjonsrapport Avslutning av VA-investeringer 2013, tas til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget ser med stort alvor på de mangler som er avdekket og at dette har medført brudd på Lov om offentlige anskaffelser. 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Revidert regnskap for VA-investeringer 2013 godkjennes. 2. Kommunestyret ber rådmann om å sørge for at Lov om offentlig anskaffelser blir fulgt og etterlevd for kommunale investeringsprosjekter. PS 15/12 Revisjonsnotat om likvidområdet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende likvidområdet, tas til etterretning 2. Revisjonen foretar en oppfølgingskontroll på likvidområdet i løpet av høsten 2015.

22 Resultatet av oppfølgingskontrollen fremlegges for kontrollutvalget. Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende likvidområdet, tas til etterretning 2. Revisjonen foretar en oppfølgingskontroll på likvidområdet i løpet av høsten Resultatet av oppfølgingskontrollen fremlegges for kontrollutvalget. PS 15/13 Innsyn og kontroll med fristilte selskaper (AS) Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar saksfremlegg om Innsyn og kontroll med fristilte selskap (AS), til etterretning 2. Saksfremlegget Innsyn og kontroll med fristilte selskap (AS) sendes til kommunestyret med følgende forslag til innstilling: Det skal fremgå i kommunens eiermelding at kommunen stiller krav til de selskaper som ikke omfattes av kommunelovens 80, om at kontrollutvalget og revisor gis innsynsrett som er nødvendig for å gjennomføre selskapskontroll. Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar saksfremlegg om Innsyn og kontroll med fristilte selskap (AS), til etterretning 2. Saksfremlegget Innsyn og kontroll med fristilte selskap (AS) sendes til kommunestyret med følgende forslag til innstilling: Det skal fremgå i kommunens eiermelding at kommunen stiller krav til de selskaper som ikke omfattes av kommunelovens 80, om at kontrollutvalget og revisor gis innsynsrett som er nødvendig for å gjennomføre selskapskontroll. PS 15/14 Henvendelse til kontrollutvalget - anmodning om granskning fra Georg Støtvig - iverksetting av sak i Formannskapet 084/04, erverv av regulert område Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Rygges behandling : Anita Sandtrø reiste spørsmål om sin habilitet fordi hun er i fer med å gjennomføre en eiendomshandel med en av partene i saken. Kontrollutvalget besluttet at hun var habil til å behandle saken.

23 Kontrollutvalget var enige om at det ikke var hensiktsmessig å starte egne undersøkelser før jordskifteretten har avsagt dom i saken. Utvalget fattet vedtak om at anmodningen vurderes på nytt når dom i saken foreligger. Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Saken legges fram for kontrollutvalget til ny vurdering når jordskifteretten har avsagt dom i saken. PS 15/15 Henvendelse til kontrollutvalgsmedlem - angående et byggeoppdrag Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1 Kontrollutvalget tar til etterretning at rådmannen har igangsatt egne undersøkelser. 2 Kontrollutvalget ber om kopi av rapport så snart den foreligger. Kontrollutvalget Rygges behandling : Møtet var lukket under rådmannens orientering. Kontrollutvalget var enig om at rapport fra revisjonen behandles som sak i neste møte. Vedtaket ble ellers som innstillingen. Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1 Kontrollutvalget tar til etterretning at rådmannen har igangsatt egne undersøkelser. 2 Kontrollutvalget ber om kopi av rapport så snart den foreligger. 3. Rapporten behandles som sak i neste møte. PS 15/16 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/17 Eventuelt Kontrollutvalget Rygges behandling : 1. Brev fra Fylkesmannen angående lukking av møter var sendt ut til kontrollutvalget på forhånd. Brevet ble tatt til otientering. 2. Oppslag i media ang. refusjon for ressurskrevende brukene i Moss var sendt ut på forhånd. Kontrollutvalget var enige om at problemstillingen kan vurderes i arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for perioden Ordfører informerte imidlertid om at det var satt i gang et arbeid for å gjennomgå rutiner på dette området.

24 3. Status Visit Moss AS. Ordfører informerte om at rapporten fra avviklingsstyret ikke er ferdig, men alle kreditorene har fått pengene sine. Krav om rettssak mot styreleder opprettholdes fra kommunenes side. Det er ikke dannet noe nytt Visit Moss-selskap. 4. I forbindelse med neste møte blir det en sommeravslutning for kontrollutvalget. Selve møtet blir avholdt på kontoret til leder. Hvis været tillater blir det en liten båttur etter møtet. Møtestart settes til kl. 15:00. Ordfører, rådmann og seksjonsleder regnskapsrevisjon, inviteres. Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : Neste møte, , blir i lokalene til Østfold Gress A/S, Rød Gård, 1570 Dilling. Møtet starter kl. 15:00. Ordfører, rådmann og seksjonsleder regnskapsrevisjon, inviteres.

25

26 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/196 Dokumentnr.: 19 Løpenr.: 81202/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /23 Eventuelt Fredrikstad,