RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2006 PORSANGER KOMMUNE. Oppfølging av IA-avtalen

Transkript

1 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2006 PORSANGER KOMMUNE Oppfølging av IA-avtalen

2 FORORD Bakgrunnen for denne rapporten er Plan for forvaltningsrevisjon , som ble vedtatt av kommunestyret i Porsanger den 21. oktober 2005 (sak 42/05). Av planen framgår det at det skal gjøres en forvaltningsrevisjon av kommunens oppfølging av samarbeidsavtalen om inkluderende arbeidsliv. Prosjektgruppa har bestått av fagansvarlig forvaltningsrevisor Bente Willumsen, som har vært prosjektleder, og revisjonssjef Tove Mathisen. Vår hovedkontaktperson i kommunen har vært administrasjonsleder Ruth Persen. Vi har også hatt samtaler med kultur og oppvekstsjef Anny S. Nilsen, pleie- og omsorgsleder Vera Meyer, fagleder på sykeavdelingen Arnhild Kåven og fagleder på driftsavdelingen Rudi Larsen. Vi takker alle for et positivt samarbeid. Alta, 30. november 2006 Tove Mathisen revisjonssjef Bente Willumsen fagansvarlig forvaltningsrevisor

3 INNHOLD 0. SAMMENDRAG FORMÅLET MED PROSJEKTET REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER ANBEFALINGER INNLEDNING PROSJEKTETS BAKGRUNN OG FORMÅL Bakgrunn Formål PROBLEMSTILLINGER REVISJONSKRITERIER Valgte kriterier Nærmere om intensjonsavtalen Nærmere om samarbeidsavtalen Operasjonalisering av kriterier i forhold til problemstillingene METODE Datainnsamling Avgrensing av undersøkelsen Dataenes gyldighet og pålitelighet INNGÅELSEN AV IA-AVTALEN HVORDAN HAR KOMMUNEN FULGT OPP IA-AVTALEN? HAR KOMMUNEN UTARBEIDET EGNE MÅL FOR IA-ARBEIDET? Data Vurderinger ER DET TATT INITIATIV TIL DIALOG OG SAMARBEID MED DE ANSATTE? Data Vurderinger ER DET ETABLERT RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE? Data Vurderinger UTARBEIDES DET INDIVIDUELLE OPPFØLGINGSPLANER? Data Vurderinger BIDRAR KOMMUNEN TIL Å KVALIFISERE DEN SYKEMELDTE FOR NYTT ARBEID? Data Vurderinger LEGGES DET TIL RETTE FOR ARBEIDSTAKERE MED REDUSERT FUNKSJONSEVNE? Data Vurderinger LEGGES DET TIL RETTE FOR ELDRE ARBEIDSTAKERE? Data Vurdering FØRES DET FRAVÆRSSTATISTIKK OG OVERSIKT OVER PERSONER I ULIKE TILTAK? Data Vurderinger HAR DET VÆRT NOEN REDUKSJON I SYKEFRAVÆRET ETTER AT IA-AVTALEN BLE INNGÅTT? UTVIKLINGEN I SYKEFRAVÆRET, EGENMELDT OG LEGEMELDT UTVIKLINGEN I SYKEFRAVÆRET, LEGEMELDT FRAVÆR VURDERINGER KONKLUSJONER HVORDAN HAR PORSANGER KOMMUNE SOM ARBEIDSGIVER FULGT OPP IA-AVTALEN?... 17

4 5.2 HAR DET VÆRT REDUKSJON I SYKEFRAVÆRET ETTER AT IA-AVTALEN BLE INNGÅTT? ANBEFALING AVSLUTTENDE BETRAKTNINGER TABELLOVERSIKT Tabell 1: Fravær i Porsanger kommune Tabell 2: Sykefravær i noen utvalgte enheter, kultur- og oppvekst Tabell 3: Sykefravær fordelt på fraværets lengde, Lakselv barnehage Tabell 4: Sykefravær i noen utvalgte enheter, helse- og omsorg Tabell 5: Sykefravær fordelt på fraværets lengde, Sykeavdelingen Tabell 6: Utviklingen av legemeldt sykefravær i Porsanger kommune Tabell 7: Legemeldt fravær per organisatorisk enhet, 2. kvartal Tabell 8: Legemeldt sykefravær, egen virksomhet sammenlignet med andre, 2. kvartal VEDLEGG Samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv Rådmannens kommentarer

5 0. SAMMENDRAG 0.1 Formålet med prosjektet Formålet med prosjektet har vært å undersøke hva Porsanger kommune har gjort for å følge opp samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv, som ble inngått mellom kommunen og trygdeetaten den 1. mars I tillegg har vi vurdert om avtalen har hatt noen innvirkning på sykefraværet i kommunen. 0.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Hvordan har Porsanger kommune som arbeidsgiver fulgt opp IA-avtalen? Porsanger kommune som arbeidsgiver har ikke fulgt opp IA-avtalen på en systematisk og helhetlig måte. Det ble gjennomført en prosess for å utarbeide egne mål i forhold til avtalen, og en plan for å nå målene. Prosessen stoppet imidlertid opp før planen var endelig vedtatt, og planarbeidet ble lagt på is. Det ble etablert rutiner for oppfølging av sykemeldte, selv om det tok nesten ti måneder fra avtalen var inngått til rutinene var på plass. En del av disse rutinene ville imidlertid ha blitt pålagt kommunen uansett, gjennom endringene i folketrygdloven i Det har vært gjennomført en del tiltak i forhold til arbeidsmiljø og sykefravær, blant annet ved hjelp av bedriftshelsetjenesten, men dette har ikke vært systematisk integrert i IA-arbeidet Har det vært reduksjon i sykefraværet etter at IA-avtalen ble inngått? Sykefraværet gikk ned fra 2003 til Det vil si at det var reduksjon i sykefraværet etter at IA-avtalen ble inngått. Det er imidlertid ikke grunnlag for å si at det var IA-avtalen som førte til nedgangen i fraværet i 2004, da nedgangen var tilsvarende på landsbasis, og kom etter at sykelønnsreglene i folketrygden ble skjerpet sommeren Sykefraværet økte igjen i 2005, og økningen har fortsatt i Fraværet per oktober 2006 er likevel litt lavere enn i Det er ikke mulig ut fra denne undersøkelsen å slå fast om IA-avtalen har hatt noen betydning i forhold til sykefraværet i kommunen. Det meste som er gjort i forhold til sykefraværsarbeid, har skjedd uavhengig av IA-avtalen. En kan likevel ikke se bort fra at inngåelsen av IAavtalen har ført til økt bevissthet om sykefravær og oppfølging av sykemeldte. Fraværsmønsteret i Porsanger kommune følger landsgjennomsnittet, men er relativt sett mye høyere, og stiger mer, enn gjennomsnittet for alle kommunene. Porsanger kommune ligger på syvende plass på en liste over de ti kommunene i landet som har høyest sykefravær. Når det gjelder delmål to og tre i IA-avtalen, tilsetting av flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne og økning av den reelle pensjonsalder, har det ikke vært noen satsing fra kommunen etter at avtalen ble inngått. 0.3 Anbefalinger Kommunen bør følge opp IA-avtalen i forhold til avtalens mål og arbeidsgivers ansvar, og benytte seg av de virkemidler som tilbys gjennom avtalen. Kommunen bør forsøke å finne årsakene til det høye sykefraværet, og sette inn tiltak for å få fraværet ned. 1

6 1. INNLEDNING 1.1 Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Porsanger kommune og trygdeetatens arbeidslivssenter undertegnet den 1. mars 2003 en Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (heretter kalt IA-avtalen). Kommunestyret i Porsanger kommune vedtok den 21. oktober 2005 en toårig plan for forvaltningsrevisjon (sak 42/05). Av planen framgår det at det skal gjøres en forvaltningsrevisjon av kommunens oppfølging av IA-avtalen Formål Målene i IA-avtalen er å redusere sykefraværet, tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne og øke den reelle pensjonsalder. Ved å inngå en IA-avtale har kommunen som arbeidsgiver forpliktet seg til å følge opp avtalen. Formålet med dette prosjektet har vært å undersøke hva Porsanger kommune har gjort for å følge opp IA-avtalen. I tillegg har vi vurdert om avtalen har hatt noen innvirkning på sykefraværet i kommunen. 1.2 Problemstillinger 1. Hvordan har Porsanger kommune som arbeidsgiver fulgt opp samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv? Vi har her sett på hva Porsanger kommune har gjort for å følge opp de punktene i avtalen som er arbeidsgivers ansvar. 2. Har det vært noen reduksjon i sykefraværet etter at IA-avtalen ble inngått? Vi har her sett på utviklingen av sykefraværet etter at samarbeidsavtalen ble inngått, slik det framkommer i kommunens - og trygdeetatens fraværsstatistikker. 1.3 Revisjonskriterier Valgte kriterier Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på de krav og forventninger som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot datagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra følgende kilder: Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv av og erklæring om videreføring av intensjonsavtalen av Samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv undertegnet av Porsanger kommune og trygdeetaten den Myndighetene og partene i arbeidslivet undertegnet den 14. desember 2005 en avtale om å videreføre samarbeidet om inkluderende arbeidsliv. Avtalen ble inngått perioden 1. januar 2006 til 31. desember

7 1.3.2 Nærmere om intensjonsavtalen Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv ble inngått mellom regjeringen og partene i arbeidslivet 2 den 3. oktober Avtalen ble inngått for en prøveperiode på fire år, fram til 31. desember Målene med intensjonsavtalen var å få til et mer inkluderende arbeidsliv, med reduksjon i bruken av uføretrygd og i sykefraværet, samt motvirke tidlig avgang blant eldre i arbeidslivet. De operative målene i avtalen var: å redusere sykefraværet med minst 20 prosent innen å tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne 4 å øke den reelle pensjonsalder 5 For å nå disse målene ble det foreslått en tiltakspakke bestående av: bedre oppfølging av sykemeldte nye insentiver for arbeidsgiverne etablering av Inkluderende arbeidslivsbedrifter (IA-virksomheter) Intensjonsavtalen ble evaluert høsten Det framgikk av evalueringen at det ikke ville være realistisk å nå avtalens mål om reduksjon i sykefraværet på 20 prosent innen utløpet av I forhold til delmål to og tre var det enda vanskeligere å si noe om mulighetene for måloppnåelse. Partene mente imidlertid at IA-begrepet hadde fått et betydelig omfang i norsk arbeidsliv, og at selve konseptet som IA-avtalene bygger på inneholder elementer som kan bringe resultater over tid. På denne bakgrunnen ble partene enige om å forlenge IA-avtalen ut den avtalte prøveperioden, fram til utgangen av 2005, og undertegnet den 3. desember 2003 en erklæring om videreføring av intensjonsavtalen. Regjeringen, ved arbeids- og inkluderingsministeren, arbeidsgiverorganisasjonene 6 og arbeidstakerorganisasjonene 7 undertegnet den 14. desember 2005 en avtale om å videreføre samarbeidet om et mer inkluderende arbeidsliv. Avtalen ble inngått for perioden 1. januar 2006 til 31. desember Den nye avtalen erstatter Intensjonsavtalen fra 3. oktober 2001 og partenes erklæring fra 3. desember Nærmere om samarbeidsavtalen Alle offentlige og private virksomheter som ønsker å bli IA-virksomheter må undertegne en samarbeidsavtale med trygdeetaten. 8 Målene i samarbeidsavtalen bygger på intensjonsavtalens mål om redusert sykefravær, tilsetting av flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne og økt pensjonsalder. Arbeidsgiver skal sammen med tillitsvalgte/ansattes representanter sette egne delmål for de enkelte punktene. Virksomhetens delmål skal være utarbeidet innen 12 uker etter at avtalen er inngått. Det er videre presisert hva som er henholdsvis arbeidsgivers-, arbeidstakers- og trygdeetatens ansvar. Vi presenterer her punktene som er listet opp som arbeidsgivers ansvar. 9 2 Ved LO, NHO, YS, HSH, KS, staten ved AAD (nå FAD) og Akademikerne. 3 Sett i forhold til sykefraværsnivået for andre kvartal 2001 i henhold til statistikk fra RTV og SSB 4 Partene var enige om at delmål 2 omfatter både å beholde og rekrutterer personer med redusert funksjonsevne. 5 Det vil si den gjennomsnittlige avgangsalderen fra arbeidslivet 6 NHO, HSH, NAVO og staten ved fornyingsministeren 7 LO, Unio, YS og Akademikerne 8 Fra er trygdeetaten en del av den nye arbeids- og velferdsetaten (NAV). Vi benytter benevnelsen trygdeetaten når det gjelder forhold som skjedde før opprettelsen av NAV. 9 Arbeidstakers - og trygdeetatens ansvar framgår av samarbeidsavtalen (jf. vedlegg 1) 3

8 Arbeidsgivers ansvar 10 a) Ta initiativ til, og bidra positivt til dialog og samarbeid med arbeidstakerne. Dialogen er grunnlag for oppfølging av den enkelte sykmeldte og iverksetting av tiltak for at arbeidstakeren kan være i eller komme tilbake til arbeid. b) Etablere rutiner for oppfølging av sykmeldte i samarbeid med de ansattes representanter. Rutinene skal gjøres kjent og forankres i virksomheten. Rutinene skal være utarbeidet og iverksatt innen 12 uker etter avtaleinngåelse. c) Utarbeide en individuell oppfølgingsplan i samarbeid med den sykmeldte innen åtte uker. d) I samarbeid med myndighetene, bidra til omskolering-, etter- og videreutdanning slik at den sykmeldte kan bli kvalifisert til nytt arbeid/stilling innenfor virksomheten. e) Legge til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne. f) Legge til rette for å kunne rekruttere og beholde eldre arbeidstakere. g) Føre fraværsstatistikk, og oversikt over antall personer innen ulike tiltak i henhold til samarbeidsavtalens mål Operasjonalisering av kriterier i forhold til problemstillingene På bakgrunn av problemstillingen, og punktene i avtalen om arbeidsgivers ansvar, har vi utledet noen spørsmål som vi ønsker å få besvart i undersøkelsen. Problemstillinger Hvordan har Porsanger kommune som arbeidsgiver fulgt opp samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv? Har det vært reduksjon i sykefraværet etter at IA-avtalen ble inngått? Revisjonskriterier Har kommunen i samarbeid med ansattes representanter utarbeidet egne mål på grunnlag av delmålene i intensjonsavtalen? Er målene utarbeidet innen 12 uker etter avtaleinngåelse? Er det tatt initiativ til dialog og samarbeid med de ansatte? Er det etablert rutiner for oppfølging av sykemeldte i samarbeid med de ansattes representanter? Er rutinene gjort kjent og forankret i virksomheten? Var rutinene utarbeidet og iverksatt innen 12 uker etter at avtalen ble inngått? Utarbeides det individuelle oppfølgingsplaner i samarbeid med den sykemeldte inne åtte uker? Bidrar kommunen i samarbeid med myndighetene til omskolering, etter og videreutdanning slik at den sykemeldte kan bli kvalifisert for nytt arbeid/stilling innenfor virksomheten? Legges det til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne? Legges det til rette for å kunne rekruttere og beholde eldre arbeidstakere? Føres det fraværsstatistikk, og oversikt over personer i ulike tiltak i henhold til samarbeidsavtalens mål? Hvilke endringer i sykefraværet viser statistikken? 1.4 Metode Datainnsamling Metode er samlebetegnelsen på de framgangsmåtene som benyttes for å samle inn data som kan gi svar på problemstillingen i en undersøkelse. Framgangsmåten i denne undersøkelsen har vært intervju, dokumentanalyse og analyse av fraværsstatistikk. Det har vært gjennomført 10 Dette er ordlyden slik det står i den underskrevne samarbeidsavtalen mellom Porsanger kommune og trygdeetatens arbeidslivssenter. Avtaler som er underskrevet etter har en litt annen ordlyd, men innholdet er det samme. 4

9 flere intervju med administrasjonsleder Ruth Persen, som også har bistått med å framskaffe skriftlig dokumentasjon. De viktigste dokumentene har vært rutinebeskrivelser, brev og møtereferater. Vi har i tillegg hatt samtaler med representanter fra avdelingene, for å få informasjon om hvordan oppfølgingen av sykemeldte har fungert i praksis. Vi har snakket med kultur og oppvekstsjef Anny S. Nilsen, pleie- og omsorgsleder Vera Meyer, fagleder på sykeavdelingen Arnhild Kåven og fagleder på driftsavdelingen Rudi Larsen. 11 Vi har også benyttet fraværsstatistikk for Porsanger kommune. På grunn av omlegginger i lønns- og personalsystemet har personalavdelingen hatt problemer med å ta ut oversiktlig fraværsstatistikk. Rapportene har svært høy detaljeringsgrad, helt ned til den enkelte arbeidsoppgave eller arbeidssted. Vi har imidlertid plukket ut noen av enhetene med flest ansatte som illustrasjon. I tillegg har vi brukt statistikk fra NAV over legemeldt fravær Avgrensing av undersøkelsen IA-avtalen ble undertegnet den 1. mars 2003, og hovedfokus i undersøkelsen har vært på hva som er blitt gjort for å følge opp avtalen etter dette. I undersøkelsen av sykefraværet har vi tatt utgangpunkt i årene 2003 til og med oktober Problematikken rundt sykefravær er komplisert og sammensatt, og vi har ikke gått inn på drøftinger om eventuelle årsaker til sykefraværet Dataenes gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at innsamlede data er egnet til å svare på problemstillingene. Det er likevel viktig å være klar over at opplysningene i rapporten representerer et utvalg av virkeligheten. Undersøkelsen bygger på det som foreligger av skriftlig dokumentasjon, og samtaler med fem personer i administrasjonen. Ved å foreta intervju med flere personer, for eksempel flere ledere, eller ansatte som har vært sykemeldt for kortere eller lengre tid, kunne vi belyst saken fra andre sider, og fått fram flere opplysninger. Av ressurshensyn er dette ikke gjort. Vi mener likevel at vi har tilstrekkelig med informasjon til å svare på problemstillingene som er satt opp for undersøkelsen. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er blant annet ivaretatt ved at faktaopplysningene i rapporten er verifisert av informantene. Påliteligheten er videre styrket ved at det er samsvar mellom data som er framkommet gjennom intervju, dokumentanalyse og statistikk. 2. INNGÅELSEN AV IA-AVTALEN Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv ble inngått mellom regjeringen og partene i arbeidslivet den 3. oktober Den 20. februar 2002 ble avdelingssjefer, avdelingsledere og tillitsvalgte i Porsanger kommune innkalt til et møte der trygdeetatens arbeidslivssenter informerte om avtalen. Etter møtet ble det drøftet om kommunen skulle inngå en samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv, og konklusjonen ble at man ikke skulle inngå en avtale. Under kommunestyrets behandling av budsjett for 2003 og økonomiplan for den 18. desember 2002 (sak 73/02) kom det imidlertid opp forslag om at kommunen skulle bli IA-virksomhet. Forslaget lød: Kommunestyret i Porsanger ber om at det undertegnes en samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv med trygdeetatens arbeidslivssenter. Forslaget ble enstemmig vedtatt, og samarbeidsavtalen mellom Porsanger kommune og trygdeetatens arbeidslivssenter ble undertegnet 1. mars Helse- og omsorgssjefen er ny i stillingen, og vi valgte derfor å snakke med pleie og omsorgssjefen. Leder for teknisk avdeling var ikke til stede ved vårt besøk i kommunen, og vi valgte derfor å snakke driftssjefen. 5

10 3. HVORDAN HAR KOMMUNEN FULGT OPP IA-AVTALEN? 3.1 Har kommunen utarbeidet egne mål for IA-arbeidet? Data IA-avtalen i Porsanger kommune ble undertegnet i mars 2003, og den 22. oktober samme år ble avdelingsledere, 12 stabsledere, mellomledere og hovedtillitsvalgte innkalt til et arbeidsseminar om kommunen som IA-virksomhet. Innholdet i seminaret var presentasjon av trygdeetatens arbeidslivssenter, gjennomgang av arbeidsgivers - og arbeidstakers plikter i henhold til samarbeidsavtalen, gjennomgang av rutiner for oppfølging av sykemeldte og gruppearbeid for utarbeidelse av mål og delmål i henhold til avtalen. Referat fra møtet 13 viser at alle forslagene til mål handlet om reduksjon av sykefraværet. Noen hadde tallfestet dette, mens andre bare sa at sykefraværet måtte ned. Det var også foreslått konkrete tiltak for å få ned sykefraværet. Det kom i tillegg inn et forslag om å innføre seniorpolitikk. Den 3. desember 2003 gikk det brev til hovedtillitsvalgte og hovedverneombud i kommunen med forslag om nedsettelse av en arbeidsgruppe for å følge opp IA-avtalen. Det ble foreslått at arbeidsgruppa skulle bestå av kommunens ledergruppe, hovedtillitsvalgte fra de to største fagforeningene, hovedverneombud og kontaktpersonen fra trygdeetatens arbeidslivssenter. Arbeidsgruppa avholdt møte den 18. desember 2003, og drøftet punktene som er nevnt under. 1. Hvordan sikre informasjon til alle ledere, tillitsvalgte og ansatte om IA-virksomhet? 2. Utarbeiding av mål og handlingsplan for IA-arbeidet, herunder metode og framdriftsplan. 3. Rutiner for oppfølging av sykefravær. 4. Individuell oppfølgingsplan. 5. Egenmelding om fravær. Det ble bestemt at avdelingslederne skulle ha ansvar for informasjon om avtalen i egen avdeling. De skulle informere om hva det innebar å være IA-virksomhet, status i den enkelte avdeling, nasjonale mål for inkluderende arbeidsliv og kommunens overordnede mål. Avdelingene skulle deretter oppfordres til å komme med forslag om hva de ville gjøre i forbindelse med at kommunen var blitt IA-virksomhet. Arbeidsgruppas forslag til mål for Porsanger kommune var: Redusere sykefraværet med 20 prosent innen 31. desember Legge til rette for at færre personer går fra yrkesaktiv til trygd. 3. Øke den reelle pensjonsalderen. Avdelingslederne ble bedt om å organisere arbeidet med mål for egen avdeling, og det ble forutsatt at tillitsvalgte og verneombud deltok i dette på egen arbeidsplass. Det ble laget en framdriftsplan der det framgikk at avdelingslederne skulle være ferdig med informasjon til ansatte og utarbeidelse av mål og tiltak for egen avdeling innen 1. mars Arbeidsgruppa skulle deretter utarbeide forslag til IA-plan for Porsanger kommune innen 15. mars, og sende denne til arbeidstakerorganisasjonene innen 1. april. Planen skulle være ferdig til 1. mai 2004, og deretter skulle rådmannen sende den til politisk behandling. 12 Helse- og sosialsjef, oppvekstsjef, forvaltningssjef, drift- og utbyggingssjef, kultur og næringssjef. Per oktober 2006 har kommunen bare tre avdelinger: Helse- og sosial, kultur- og oppvekst og teknisk. 13 Datert Referat av

11 Når det gjaldt de nye rutinene om oppfølging av sykefravær, individuell oppfølgingsplan og skjema for egenmelding ble det bestemt at disse skulle tas i bruk i avdelingene etter at avdelingslederne hadde gitt de ansatte informasjon. Den 16. mars 2004 ble det på nytt avholdt møte i arbeidsgruppa, og forslagene fra avdelingene ble lagt fram. Hver avdeling hadde foreslått fra 4 til 20 delmål med tiltak, både kostnadskrevende og ikke kostnadskrevende tiltak. De fleste forslagene handlet om reduksjon av sykefravær, men det kom også noen forslag om tilrettelegging for personer med nedsatt funksjonsevne og seniorpolitikk. Forslagene ble sortert i 12 kategorier, og det ble bestemt at administrasjonsleder, oppvekstsjef og fungerende kultur- og næringssjef skulle systematisere det videre arbeidet før neste møte. 15 Et utkast til en IA-plan ble lagt fram på møte i arbeidsgruppa den 13. april Det ble enighet om noen mindre endringer og omskrivninger, og at planen skulle revideres årlig og rulleres hvert andre år. 16 Foreløpig plan for inkluderende arbeidsliv i Porsanger kommune ble behandlet i arbeidsgruppa den 29. april Planen er delt inn i ti satsingsområder. 17 Målsettinger for IA-arbeidet i Porsanger kommune, vedtatt 18. desember 2003, gjelder for alle ti områdene. Det vil si at det ikke er satt opp egne delmål for satsingsområdene. Det er imidlertid forslag til konkrete tiltak på hvert satsingsområde, ansvaret for gjennomføringen er plassert og på halvparten av områdene er kostnadene beregnet og det er satt forslag til finansiering og tidsramme. Arbeidsgruppa besluttet at planen skulle legges fram for planutvalgets medlemmer for forslag til endringer og prioritering av tiltak, og at endelig forslag til plan skulle behandles i arbeidsgruppa 11. mai Deretter skjedde det ikke noe mer med planarbeidet, og planen ble aldri lagt fram for politisk behandling. På høsten 2004 ble kommunens ledelse oppmerksom på at regnskapet for 2004 ville bli lagt fram med underskudd. Formannskapet vedtok at driftsnivået i Porsanger kommune skulle reduseres med 17 millioner kroner for å få budsjett for 2005 i balanse, og personalresursene på ledernivå og i personalavdelingen ble disponert til beregninger av innsparingstiltak og forberedelser til omstillingsarbeid i form av omplasseringer og oppsigelser av ansatte. Administrasjonsavdelingen ble også rammet av omstillingen. På lønns- og personalavdelingen ble en person omplassert til annen stilling i kommunen, og på grunn av sykdom var det i perioder bare en ansatt igjen til å utføre lønnsarbeidet. I tillegg ble administrasjonsleder konstituert som rådmann i perioden mars 2005 til mai Vurderinger IA-virksomheter skal utarbeide egne mål på grunnlag av de tre delmålene i Intensjonsavtalen. Målene skal utarbeides av ledere og ansatte/ansattes representanter i fellesskap, innen 12 uker etter avtaleinngåelse. Det var ikke utarbeidet noen mål for IA-arbeidet i Porsanger innen 12 uker etter at avtalen ble inngått. Første møte i arbeidsgruppa, som skulle utarbeide mål og handlingsplan for IA-arbeidet, ble avholdt nesten 8 måneder etter at avtalen ble underskrevet. Vi har ikke fått noen forklaring på hvorfor det tok så lang tid å komme i gang med arbeidet. Det er imidlertid kjent at administrasjonen ikke ønsket IA-avtalen (jf. kap. 2). Det var også 15 Referat av Referat av Bedriftsintern attføring, bedre HMS-system, renovering og utbedring av lokaler, kompetanseheving, etisk og holdningsskapende arbeid, ansattes tilhørighet til Porsanger kommune, rutiner og organisering av arbeidet, motivasjon, livsfasepolitikk, velferd og trivsel. 7

12 rådmannsskifte i perioden. Fra oktober 2003 ble det imidlertid satt i gang en omfattende prosess for å utarbeide mål og planer, der også de ansatte ble tatt med. De hovedtillitsvalgte var medlemmer av arbeidsgruppa, og alle de ansatte ble invitert til å komme med forslag til mål og tiltak. Et drøyt år etter at avtalen ble inngått var plandokumentet med mål og tiltak klart for politisk behandling. På grunn av den økonomiske situasjonen i kommunen ble imidlertid fokus flyttet til nedskjæringer og omstillingsarbeid. Mange av tiltakene i IA-planen var kostnadskrevende, og ville kreve personalresurser. Dette var ikke forenlig med en situasjon der kommunen måtte kutte personell og kostnader. En kan i ettertid stille spørsmål ved om planarbeidet ble for ambisiøst. 3.2 Er det tatt initiativ til dialog og samarbeid med de ansatte? Data I prosessen som foregikk fra januar til mars 2004, der formålet var å lage mål for IA-arbeidet og en IA-plan for kommunen, ble de ansatte på alle avdelingene bedt om å komme med innspill. Avdelingslederne fikk ansvaret for å informere om avtalen, og samle inn og systematisere innspill fra de ansatte. Administrasjonsleder deltok også på flere personalmøter i denne tiden for å informere om avtalen og nye rutiner som følge av denne. Vi stilte spørsmål til informantene på avdelingene om hvordan de ansatte ble informert om IA-avtalen, og hvordan innsamlingen av forslag til mål og tiltak foregikk. Daværende oppvekstleder 18 opplyser at hun laget en informasjonsdiskett til de ansatte om avtalen, der hun opplyste om hvilke rutiner og skjemaer som ville bli tatt i bruk. I tillegg informerte hun om avtalen og de nye rutinene på rektormøter og styrermøter. Etter informasjonsmøtene jobbet den enkelte skole og barnehage fram forslag til tiltak som ble sendt inn til oppvekstavdelingen. Alle innsendte forslag ble sammenfattet i et felles dokument for oppvekstavdelingen. På helse- og omsorgsavdelingen er både helse- og omsorgssjef og pleieog omsorgsleder ansatt etter innføringsperioden til IA-avtalen. Faglig leder på sykeavdelingen mener imidlertid at det ble avviklet noen informasjonsmøter der kontaktpersonen fra trygdeetaten informerte om avtalen, men hun husker ikke hvilke metoder som ble brukt for å samle inn forslag fra avdelingene. Fagleder drift husker bare at skjemaene for egenmelding, rutinene for oppfølging av sykemeldte og oppfølgingsplanene ble delt ut og tatt i bruk. Ansvaret for dialogen med den enkelte ansatte i forbindelse med sykefravær ble lagt til nærmeste leder. Dersom arbeidstaker ønsker det, kan tillitsvalgte være med på samtalen. Arbeidstaker har plikt til å informere om forhold ved arbeidsplassen som kan være årsak til sykefraværet. Dersom arbeidstaker ikke ønsker å ta dette opp med nærmeste leder skal saken gå videre tjenestevei. Personalavdelingen kan også trekkes inn ved behov. I følge administrasjonsleder tar hun de vanskeligste samtalene. Kultur- og oppvekstsjefen mener at samtalene mellom sykemeldte og mellomlederne (rektorer, styrere) fungerer godt. Bare i to tilfeller har hun måttet overta dialogen. I tillegg tar hun samtalene med mellomlederne hvis de blir syke. Helse- og omsorgsavdelingen har svært høyt sykefravær, og fagleder på sykeavdelingen sier at det kan være vanskelig å få tid til å snakke med de sykemeldte på alle tidspunktene som er satt opp i rutinen, men at hun prøver å få til en samtale når de leverer sykemelding, og dersom de blir sykemeldt mer enn 8 uker. 18 Nå kultur- og oppvekstsjef 8

13 Dette på grunn av arbeidet med oppfølgingsplanen. På driftsavdelingen har det vært få sykemeldte, og ifølge fagleder har det ikke vært noe problem å få til en god dialog. Informantene fikk også spørsmål om HMS-arbeid og kontakt med bedriftshelsetjenesten. Ifølge administrasjonsleder har HMS-arbeidet på sentralt nivå ligget nede på samme måte som IA-arbeidet de to siste årene. En årsak er at kommunens HMS-system er vanskelig og lite brukervennlig. Kommunen har imidlertid bedt bedriftshelsetjenesten om hjelp til å utarbeide et enklere HMS-system. Kultur- og oppvekstsjefen opplyser at rektorer og styrere ivaretar det praktiske HMS-arbeidet på avdelingen, herunder kartleggingsrunder og medarbeidersamtaler. De rapporterer til leder om dette, og hun gir påminnelser dersom hun ikke hører noe. På helseog omsorgsavdelingen oppgir de at det er et verneombud for hver avdeling. Verneombudene har faste møter hver måned, og varsler om helseskadelige forhold, for eksempel feil ved utstyr eller mangel på utstyr. Driftsavdelingen har også verneombud, og rutiner for helse, miljø og sikkerhet, blant annet i forhold til forbygging av arbeidsulykker. Kommunen har avtale med Finnmark bedriftshelsetjeneste (Fibas), og for hvert år blir kommunen og Fibas enige om innholdet i grunnpakken som bedriftshelsetjenesten skal levere. Fibas har blant annet vært brukt til kartlegging av psykososiale forhold på et par arbeidsplasser. Bedriftshelestjenesten jobber også med arbeidsmiljøprosjekt på to arbeidsplasser i kommunen med svært høyt sykefravær. For inneværende år har kultur- og oppvekstsjefen signalisert at hun ønsker støymåling og opplæring i løfteteknikk i barnehager som en del av grunnpakken. På helse- og omsorg er helseundersøkelser av nattevakter, og teknikk for løfting/flytting av pasienter ønsket. Driftsavdelingen har valgt årlig helseundersøkelse og vaksinering av ansatte, samt luftprøver av inneklima. Det rapporteres hvert år i kommunens årsmelding om gjennomførte HMS oppgaver i driftsåret, og hvilke oppgaver bedriftshelsetjenesten har utført for kommunen. I 2003 er det rapportert om kartlegging av arbeidsmiljø, og i 2004 om iverksetting og gjennomføring av organisasjonsutviklingsprosesser. I 2005 er arbeidsmiljøprosesser i pleie- og omsorgssektoren og i barnehage/skolesektoren prioritert, samt tiltak for å bedre oppfølgingen av sykemeldte Vurderinger I henhold til IA-avtalen er det arbeidsgivers ansvar å sørge for systematisk samarbeid og dialog med de ansatte om IA-arbeidet. I prosessen med å utforme mål og tiltak for IA-arbeidet ble de ansatte tatt med på råd, både direkte og gjennom tillitsvalgte. Ansvaret for dialog med den enkelte ansatte ved sykdom ble lagt til nærmeste leder. Hovedinntrykket fra undersøkelsen er at disse samtalene i hovedsak blir avviklet, men at det kan være vanskelig å få kapasitet til å gjennomføre alle samtalene på avdelinger med høyt sykefravær. Ved sykdom plikter også den enkelte ansatte å bidra med positiv dialog om egen funksjonsevne, og nødvendige tiltak for å kunne være i arbeid. Informantene gir uttrykk for at dialogen med de sykemeldte går greit, men at det har vært tilfeller hvor man ikke har fått tak i folk eller samtalene av ulike årsaker må løftes til et høyere nivå. Dialog og samarbeid på arbeidsplassen kan forhindre forhold som kan føre til sykemelding. Her har systematisk HMS-arbeid en funksjon gjennom vernerunder og medarbeidersamtaler. Bedriftshelsetjenesten kan også delta i dialog med de ansatte, og bidra til å bedre forhold på arbeidsplassen som kan føre til sykemelding. Det framgår av undersøkelsen at det gjennomføres HMS-arbeid, og at bedriftshelsetjenesten brukes for å bedre arbeidsmiljøet og forebygge sykefravær, men at dette arbeidet ikke er systematisk integrert i kommunens IAarbeid. 9

14 3.3 Er det etablert rutiner for oppfølging av sykemeldte? Data Porsanger kommune har etablert skriftlige rutiner for oppfølging av sykemeldte. Rutinene er utarbeidet etter forslag fra IA-kontakten ved trygdeetatens arbeidslivssenter, og ble behandlet på møte i arbeidsgruppa i desember De nye rutinene ble distribuert til alle avdelingslederne i kommunen i januar Av rutinebeskrivelsen framgår det hvem som skal følges opp, når oppfølgingen skal skje og hvordan oppfølgingen skal foregå. Det er også laget et skjema til bruk under oppfølgingen. Her framgår det at arbeidstaker skal melde fra om sykdom til nærmeste leder så tidlig som mulig første fraværsdag. Ved lengre fravær skal leder fylle ut notater fra obligatoriske samtaler innen en uke, tre uker, fem uker, åtte uker osv. Rutinen gjelder for alle med personalansvar. Avdelingslederne ble pålagt å gjøre rutinene kjent på sin avdeling, og fikk ansvar for å gjennomføre de nye rutinene i avdelingene etter at de ansatte hadde fått informasjon om endringene. Det er vanskelig etter tre år å kartlegge hvordan rutinene ble mottatt og fungerte den første tiden. Vi ser imidlertid at det ble iverksatt tiltak i 2005 for å bedre avdelingenes oppfølging av sykemeldte. 19 Revisjonens undersøkelse viser at rutinene er i bruk, men at det på avdelinger med høyt sykefravær kan oppstå kapasitetsproblemer i forhold til gjennomføringen av alle de obligatoriske samtalene Vurderinger Porsanger kommune har etablert skriftlige rutiner for oppfølging av sykemeldte slik det framgår av avtalen at IA-virksomheter skal. I henhold til avtalen skal rutinene utarbeides i samarbeid med de ansattes representanter. Dette ble ivaretatt ved at de to hovedtillitsvalgte deltok i arbeidsgruppa som behandlet rutinene for oppfølging av sykemeldte i desember Rutinene skal være ferdig innen 12 uker etter avtaleinngåelse. I Porsanger kommunen ble rutinene ferdig nesten ti måneder etter at avtalen var inngått. Før avdelingslederne fikk informert om rutinene og tatt dem i bruk var det gått et år. Rutinene skal videre gjøres kjent og forankres i virksomheten. Dette ansvaret ble delegert til avdelingslederne. Undersøkelsen viser at ledere og mellomledere er kjent med rutinene og følger dem. Vi har ikke undersøkt de ansattes kjennskap til rutinene. 3.4 Utarbeides det individuelle oppfølgingsplaner? Data Kommunen har en mal for individuell oppfølgingsplan utarbeidet av trygdeetaten. I følge rutinen for oppfølging av sykemeldte (jf. kap. 3.3) er det nærmeste leder som har ansvar for å utarbeide en oppfølgingsplan i samråd med arbeidstaker, og i henhold til IA-avtalen skal planen seinest være ferdig når arbeidstaker har vært borte i åtte uker. Ifølge kultur- og oppvekstsjefen lages det oppfølgingsplaner for alle sykemeldte på hennes avdeling, og det sendes rutinemessig kopi til trygdeetaten. Tidligere ble det ikke sendt kopi til trygdeetaten, fordi man ikke hadde oppfattet at det skulle gjøres. På helse- og 19 Kommunens årsmelding for

15 omsorgsavdelingen utarbeides det også oppfølgingsplaner, fortrinnsvis av faglederne. Noen av sakene blir imidlertid overført til pleie- og omsorgsleder. På driftsavdelingen har det vært få sykemeldinger, og det er utarbeidet oppfølgingsplaner for de det gjelder. Fra 1. juli 2004 ble det nye regler om sykemelding i folketrygdloven. En av endringene var at trygdeetaten senest etter 12 uker skal kontakte arbeidsgiver og etterspørre oppfølgingsplaner for de sykemeldte. Dersom arbeidsgiver ikke etterkommer anmodningen kan trygdeetaten ilegge tvangsmulkt. Ifølge administrasjonsleder skjedde det to ganger i 2005 at trygdeetaten etterspurte oppfølgingsplan. Årsakene til manglende planer var at lederne ikke fikk tak i den sykemeldte, eller at de ikke hadde hatt tid til å utarbeide planen Vurderinger I henhold til IA-avtalen skal det utarbeides en individuell oppfølgingsplan i samarbeid med den sykemeldte innen åtte uker. I den reviderte samarbeidsavtalen 20 er dette endret til seks uker. Oppfølgingsplanen skal være et ledd i dialogen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, og det er et gjensidig ansvar at planen er realistisk. I planen skal det blant annet vurderes om det er forhold på arbeidsplassen som bør endres eller om det er behov for tilrettelegging på arbeidsplassen. Undersøkelsen viser at Porsanger kommune lager oppfølgingsplaner for sykemeldte, men vi har ikke sett på det konkrete innholdet i disse. 3.5 Bidrar kommunen til å kvalifisere den sykemeldte for nytt arbeid? Data Porsanger kommune har ikke hatt noe samarbeid med trygdeetaten i forhold til omskolering eller videreutdanning av sykemeldte for å kvalifisere disse for nytt arbeid i kommunen. Ifølge administrasjonsleder hendte det tidligere at sykemeldte kunne komme tilbake til arbeid i kommunen ved hjelp av omplassering. Etter nedskjæringene i 2005 er ikke denne muligheten lengre til stede, da det ikke er noen ledige stillingshjemler for varig omplassering. Ved nedbemanningsprosessen i kommunen i 2005 ble det prioritert å omplassere personer som stod i fare for å bli oppsagt. Åtte personer ble omplassert til andre stillinger i kommunen. I følge kultur- og oppvekstsjefen er det vanskelig å finne nytt arbeid for sykemeldte innen avdelingen. Omplasseringer mellom skole, barnehage og bibliotek har vært prøvd uten at en har lyktes med å finne varige løsninger. En har imidlertid lyktes med å omplassere en person fra læreroppgaver til kontoroppgaver. På pleie- og omsorgsavdelingen har det tidligere vært flere omplasseringer mellom avdelingene, men pleie- og omsorgsleder har mindre vilje til dette nå, og begrunner det med at de som ønsker å prøve en annen avdeling må søke på ledige stillinger. Det er imidlertid mulig å prøve ut arbeidsevne i en kort periode i et ledig vikariat. På driftsavdelingen er to personer omplassert til lettere arbeid for å klare å stå i jobb Vurderinger I henhold til IA-avtalen skal arbeidsgiver, i samarbeid med myndighetene, bidra til å kvalifisere den sykemeldte for nytt arbeid innenfor virksomheten. Porsanger kommune har ikke hatt noe samarbeid med trygdeetaten forhold til dette. Omplassering til andre stillinger har til dels vært forsøkt, med varierende utfall. Ved avdelinger med stort sykefravær kan ønsker om omplassering være vanskelig å imøtekomme, og ledelsen har mindre vilje til dette 20 Av

16 enn tidligere. Det finnes heller ikke ledige stillingshjemler for varig omplassering. Sykemeldte har imidlertid mulighet til å få utprøvd restarbeidsevne i annet arbeid for en kort periode. Dersom det ikke er mulig å finne alternativer som passer for den som er syk og for kommunen, skal den sykemeldte vises videre til NAV. Det er da kontaktpersonen i arbeidslivssenteret som skal bistå overfor det offentlige hjelpeapparatet. 3.6 Legges det til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne? Data Kommunen har gjennomført noe tilrettelegging for personer med redusert funksjonsevne. På en av skolene har man tilrettelagt for en ansatt ved å endre arbeidsoppgavene. Det samme har vært gjort på driftsavdelingen. Undersøkelsen viser at det på noen arbeidsplasser kan være vanskelig å tilrettelegge for enkelte ansatte, uten at det blir for stor belastning på de øvrige ansatte. Et eksempel er sykeavdelingen, der det er mange tunge løft. I en periode hadde mange ansatte tilrettelagt arbeid ved at de skulle slippe å løfte. Dette ble belastende for de andre ansatte, slik at disse begynte å få plager. I følge pleie- og omsorgsleder er grensen for tilrettelegging overskredet dersom det går ut over beboerne eller andre ansatte. Det er imidlertid mulig å tilrettelegge for kortere perioder med å omrokkere arbeidsoppgaver, og hvilke beboere den enkelte har ansvar for. Avdelingen har også hatt positiv erfaring med aktiv sykemelding. Da går den sykemeldte i tillegg til den øvrige bemanningen, og gjør andre oppgaver. Dette går ikke ut over andre ansatte, en får utført oppgaver som det ellers ikke blir tid til og den sykemeldte beholder kontakten med arbeidsplassen. IA-virksomheter kan søke trygdeetaten om tilretteleggingstilskudd i forbindelse med konkrete tidsbegrensede tiltak med sikte på å opprettholde et arbeidsforhold eller forebygge sykefravær. Arbeidsgiver må dokumentere at tiltaket vil medføre merutgifter/merinnsats minst tilsvarende tilskuddsatsene. 21 Dokumentasjon og individuell opplæringsplan, utarbeidet av arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap, skal følge søknaden. Det framkommer av intervjuene at Porsanger kommune ikke har søkt om tilskudd for tilrettelegging. Informantene oppfattet det som tidkrevende å søke om midler, og mente at det er vanskelig å få tilskudd. Det har ikke vært gjort noe for å legge til rette for ansettelse av personer med redusert funksjonsevne. I det planarbeidet som ble gjennomført vinteren 2003/04 ble man enige om å satse på å legge til rette for at færre personer gikk fra yrkesaktiv til trygd. På grunn av omstillingsarbeidet i kommunen ble ikke dette satt i system Vurderinger I henhold til IA-avtalen skal det legges til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne. Det innebærer både å beholde arbeidstakere med midlertidig eller varig redusert funksjonsevne, og ansettelse av nye personer med redusert funksjonsevne. I det mål- og plan arbeidet som ble gjort i Porsanger i 2003/2004 var det enighet om å satse på å legge til rette for å beholde ansatte slik at færre gikk over på trygd. Porsanger kommune har gjennomført en del tilrettelegging for ansatte. Mulighetene for tilrettelegging varierer imidlertid ut fra type arbeid, og andelen ansatte med behov for tilrettelegging. 21 Departementet fastsetter satsene for tilskudd. Per oktober 2006 er satsene kr 275 per dag. 12

17 IA-virksomheter kan søke trygdeetaten om tilretteleggingstilskudd i forbindelse med konkrete tidsbegrensede tiltak med sikte på å opprettholde et arbeidsforhold eller forebygge sykefravær. Tilretteleggingstilskudd kan ytes til utprøving, tilrettelegging, opplæring eller arbeidstrening. Porsanger kommune har ikke benyttet seg av denne muligheten. 3.7 Legges det til rette for eldre arbeidstakere? Data Under mål og planarbeidet, som foregikk i kommunen høsten 2003 og våren 2004 (jf. kap. 3.1), var det tatt med mål og tiltak for å øke pensjonsalderen, selv om dette var gitt mindre oppmerksomhet enn reduksjon av sykefravær. Ifølge administrasjonslederen er det imidlertid ikke gjort noe konkret arbeid i forhold til å øke avgangsalderen fra arbeidslivet. Dette bekreftes av informantene på avdelingene. To av dem sier imidlertid at selv om det ikke har vært ført noen offisiell seniorpolitikk fra kommunes side, forsøker man å ta hensyn til eldre arbeidstakere så langt det lar seg gjøre. En kartlegging utført av KLP i september 2005 viste at gjennomsnittsalderen blant ansatte i Porsanger kommune var 47,24 år, mens gjennomsnittsalderen i alle kommuner tilsluttet KLP var 44,47. Kartleggingen viste videre at uføreandelen i Porsanger kommune var 20,5 prosent, mens landsgjennomsnittet var 13,19 prosent. Totalt mottok 81 personer uføre/ attføringspensjon fra KLP per september av de uføre er kvinner, og av disse har 44 hatt stillingskode som renholder eller hjelpepleier. Per september 2005 mottok totalt fire tidligere ansatte i Porsanger kommune AFP. Alle var kvinner, og av disse var tre personer mellom 62 og 64 år, mens en var over 65 år. I tillegg gikk det i forbindelse med omstillingsprosessen i kommunen i 2005 ut tilbud til eldre arbeidstakere om avtalefestet pensjon. 22 Kommunen tilbød en pensjonsgaranti på 75 prosent av lønn og opptjeningstid i pensjonsordning til fylte 65 eller 67 år for de som ikke har full opptjening. Tre ansatte tok imot tilbudet om AFP Vurdering Ett av IA-avtalens operative mål var å øke den reelle pensjonsalder, og livsfasepolitikk var ett av satsingsområdene i IA-planen som kommunen jobbet med i 2003/2004. Det skulle legges til rette for at eldre arbeidstakere skulle kunne være yrkesaktiv fram til pensjonsalder, og det var foreslått ulike tiltak for å muliggjøre dette. Som nevnt ble planen aldri sluttført eller vedtatt. Det har heller ikke vært ført noen seniorpolitikk fra kommunens side. Under omstillingen i 2005 ble det klart at mange av målene i IA-planen ikke var forenlig med de grep kommunen så seg nødt til å gjøre. For eksempel ble eldre arbeidstakere tilbudt avtalefestet pensjon. Porsanger kommune hadde i september 2005 en noe høyere gjennomsnittsalder enn snittet for alle KLP-kommunene. Kommunen hadde også en klart høyere uføreandel blant sine ansatte enn landsgjennomsnittet 22 Brev av

18 3.8 Føres det fraværsstatistikk og oversikt over personer i ulike tiltak? Data Personalavdelingen registrerer fravær på bakgrunn av rapporteringer fra avdelingene. Den enkelte fagleder/enhetsleder med personalansvar sender egenmeldinger og sykemeldinger direkte til personalavdelingen, som puncher opplysningene inn i lønns- og personalsystemet. På grunn av omlegginger i systemet har personalavdelingen hatt problemer med å ta ut fraværsstatistikk i Det skal tas i bruk et nytt system fra 2007, og det er derfor ikke lagt store resurser i å få full utnyttelse av det systemet man har. Kommunen fører ikke oversikt over personer i ulike tilrettelagte tiltak Vurderinger Kommunen har plikt til å føre fraværsstatistikk etter retningslinjer fra trygdeetaten. Det føres fraværsstatistikk, men det har den senere tid vært problemer med å ta ut rapporter/statistikk over fraværet. Faktiske opplysninger om sykefraværet er nyttig styringsinformasjon for kommunens ledere, og ved innføring av nytt lønns- og personalsystem bør det prioriteres å lage oversiktlige fraværsrapporter med jevne mellomrom. I tillegg bør det føres oversikt over personer i tilrettelagte tiltak. Som IA-virksomhet kan kommunen også følge med i statistikken for legemeldt fravær på hjemmesidene til NAV HAR DET VÆRT NOEN REDUKSJON I SYKEFRAVÆRET ETTER AT IA-AVTALEN BLE INNGÅTT? 4.1 Utviklingen i sykefraværet, egenmeldt og legemeldt Vi presenterer her statistikk over samlet fravær, både egenmeldt - og legemeldt fravær, basert på kommunen sin fraværsstatistikk. Vi gjør oppmerksom på at tallene for 2006, som er oppgitt i tabell 2, 3, 4 og 5, er per oktober Det vil si at gjennomsnittet for hele året kan bli annerledes. Tabell 1: Fravær i Porsanger kommune halvår , ,5 I 2003 nådde det gjennomsnittlige sykefraværet i Porsanger en topp på 12,3 prosent etter at det i perioden lå mellom 9,5 og 9,8 prosent. 24 Fraværet gikk ned til 10 prosent i 2004, før det igjen begynte å stige. Første halvår 2006 var gjennomsnittlig fravær i kommunen kommet opp i 11,5 prosent. Tabell 2: Sykefravær i noen utvalgte enheter, kultur- og oppvekst Lakselv ungdomsskole Lakselv barneskole Lakselv barnehage ,4 7,7 11, ,1 6,5 19, ,7 5,0 23,2 23 Hver IA-virksomhet har brukernavn og passord som gir tilgang til data om eget legemeldt sykefravær for egen virksomhet. 24 Årsmelding for Porsanger kommune

19 Vi har sett på de tre enhetene under avdeling for kultur og oppvekst som har flest ansatte. Lakselv ungdomsskole og Lakselv barneskole er de to største arbeidsplassene på denne avdelingen med henholdsvis 21,9 og 41 ansatte. På begge skolene er sykefraværet bare halvparten så høyt som gjennomsnittet for kommunen, og kan beskrives som lavt. Ved Lakselv barneskole har sykefraværet blitt lavere de to siste årene, og var i oktober 2006 nede i 5 prosent. Lakselv barnehage er den tredje største arbeidsplassen på avdelingen med 13 ansatte. Sykefraværet i barnehagen er doblet over en periode på to år, og var per oktober 2006 kommet opp i 23,2 prosent, som må beskrives som svært høyt. Tabell 3: Sykefravær fordelt på fraværets lengde, Lakselv barnehage 1-3 dagsverk 4-16 dagsverk dagsverk > 56 dagsverk Totalt ,6 2,4 2,3 4,5 11, ,2 2,0 5,0 10,2 19, ,3 2,0 3,4 16,5 23,2 Fraværsstatistikken viser at det er langtidsfraværet som øker dramatisk i Lakselv barnehage. I 2006 utgjorde fravær over 56 dager 16,5 prosent av fraværet målt i mulige dagsverk, mens fravær under 3 dager 25 utgjorde bare 1,3 prosent. Tabell 4: Sykefravær i noen utvalgte enheter, helse- og omsorg Sykeavdelingen PU avdelingen Hjemmetjenesten ,1 13,4 17, ,1 18,6 21, ,8 15,9 15,6 Helse- og omsorgsavdelingen har det høyeste sykefraværet i kommunen. Aller høyest er det på sykeavdelingen, der fraværet per oktober 2006 var 33,8 prosent. Det vil si at det er fravær i en tredel av mulige dagsverk. PU avdelingen og hjemmetjenesten har over 15 prosent fravær i Det er imidlertid en nedgang fra Hjemmetjenesten består av hjemmesykepleie, hjemmehjelp og Porstun åpen omsorg, og det har variert hvor fraværet har vært størst. I 2005 var fraværet høyest på hjemmesykepleien (25,4 %) og Porstun (26 %), mens hjemmehjelpen hadde lavere fravær (14,3 %). I 2006 har fraværet har gått ned i hjemmesykepleien (13,8 %) og Porstun (9,8 %), mens den har steget i hjemmehjelpen (23,3 %). Tabell 5: Sykefravær fordelt på fraværets lengde, sykeavdelingen 1-3 dagsverk 4-16 dagsverk dagsverk > 56 dagsverk Totalt ,5 1,7 3,0 17,8 24, ,5 2,2 2,9 12,5 19, ,4 1,9 5,5 25,0 33,8 Fraværsstatistikken viser at der er langtidsfraværet som trekker opp fraværsprosenten ved sykeavdelingen, og at langtidsfraværet øker. I 2006 utgjorde fravær over 56 dager 25 prosent av mulige dagsverk, mens fravær under tre dager utgjorde bare 1,4 prosent. Det jobbes med en strategiplan for helse og omsorgssektoren der det i første omgang er foretatt en kartlegging blant de ansatte i forhold til hva de synes fungerer bra på avdelingen og hva som fungerer mindre bra. Dette er tenkt som et grunnlag for å skape et bedre arbeidsmiljø og lavere sykefravær. En har videre tatt i bruk en fraværsrapport der fraværsgrunn oppgis. 25 Egenmeldt 1,2 % og sykemeldt 0,1% 26 Et gjennomsnitt av fraværet i hjemmesykepleie, hjemmehjelp og Porstun åpen omsorg 15

20 På grunn av kvaliteten på den fraværsstatistikken vi har fått fra kommunen har det ikke vært mulig å sette opp tabeller over fraværet for teknisk sektor. Vi viser imidlertid til tabell 7 som viser legemeldt fravær. Som på de andre avdelingene er det også på teknisk sektor enkelte langtidssykemeldinger som trekker opp gjennomsnittet, mens mange ansatte ikke har sykefravær i det hele tatt, eller svært lavt fravær (under en prosent). 4.2 Utviklingen i sykefraværet, legemeldt fravær Vi presenterer her statistikk over legemeldt fravær. Vi gjør oppmerksom på at statistikken over det legemeldte fraværet, som er registret hos NAV, er per kvartal i året, mens kommunen sin statistikk viser gjennomsnittet for hele året. Tallene i tabell 7 og 8 er fra 2. kvartal de respektive årene, og kvartalstallene kan variere fra årsgjennomsnittet. Tabell 6: Utviklingen av legemeldt sykefravær i Porsanger kommune kvartal 14,0 11,8 10,3 12,3 2. kvartal 13,7 10,0 9,7 11,1 3. kvartal 11,1 9,4 9,9 4. kvartal 11,3 9,4 11,5 Statistikken fra NAV viser at sykefraværet varierer gjennom året. Det var høyest fraværet i de to første kvartalene i 2003, og laveste fraværet de to siste kvartalene i Det vil si at fraværet gikk noe ned fra 2003 til 2004, men steg igjen i 2005 og ytterligere i 2006, slik også kommunens statistikk viser (jf. tab. 1). Tabell 7: Legemeldt fravær per organisatorisk enhet, 2. kvartal Sentralledelse og adm. 18,6 5,1 1,9 12,4 Kultur - og oppvekst 13,0 8,7 7,1 7,9 Helse - og sosial 17,0 13,2 14,1 15,2 Teknisk sektor 9,0 9,1 13,0 8,8 Porsanger kommune 13,7 10,0 9,7 11,1 Statistikken viser videre at fraværet varierer mellom avdelingene, og at det gjennomgående er høyest på helse- og sosialsektoren. Det legemeldte fraværet er også fordelt på alder, og fraværet er markant høyest i gruppen 60 til 69 år i årene 2003 til I de andre aldersgruppene varierer det fra år til år hvor fraværet er høyest, men i snitt var det lavest i gruppen 50 til 59 år de nevnte årene. Tabell 8: Legemeldt sykefravær, egen virksomhet sammenlignet med andre, 2. kvartal Porsanger kommune 13,7 10,0 9,7 11,1 Kommunal forvaltning 9,1 8,3 7,2 7,7 Hele landet 7,2 6,5 5,5 5,8 Sykefraværet i kommunal forvaltning er høyere enn gjennomsnittlig sykefravær for hele landet (stat, kommune og privat). Andre kvartal 2006 var landsgjennomsnittet for legemeldt fravær 5,8 prosent, mens det i kommunal forvaltning var 7,7 prosent. Fraværet i Porsanger kommune var i denne perioden 11,1 prosent. Det legemeldte fraværet i Porsanger har i hele 16