Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 14/126 Møtedato/tid: , kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 041/14 042/14 043/14 044/14 045/14 046/14 047/14 048/14 049/14 050/14 Godkjenning av protokoll fra møte den Brannsikringsarbeid - Orientering til kontrollutvalget Boligprosjekt Orientering til kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Ny orientering til kontrollutvalget Forvaltningsrevisjon utleieboliger - prosjektplan Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Plan for Selskapskontroll Orientering til kontrollutvalget Forslag til møteplan for 1. halvår 2015 Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 041/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/126-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Brannsikringsarbeid - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 042/14 Eva J. Bekkavik 033, 12/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Tilsyn - Brannobjekt 13 - Snillfjord omsorgsenter Orientering til kontrollutvalget vedr. brannforebyggende arbeid Orientering til kontrollutvalget vedr. status på brannsikringsarbeid Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 21/2014 Tilsynsrapport vedr. brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid Orientering til kontrollutvalget, vedtatt å be administrasjonen om en ny skriftlig tilbakemelding og en muntlig orientering vedr. brannforebyggende arbeid. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker å få fremlagt fremdriftsplan internkontroll vedr. brannforebyggende arbeid generelt og fremdriften på brannsikkerhet på aldershjemmet. Utvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding innen 1. november og en muntlig orientering på sitt møte 24. november. Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en skriftlig og muntlig orientering. På kontrollutvalgets møte ble det under sak 33/2014 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be administrasjonen om en orientering om status på brannsikringsarbeidet på Snillfjord omsorgssenter. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientring vedr. status på brannsikringsarbeidet på Snillfjord omsorgssenter. Orienteringen gis i kontrollutvalgets møte i november Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en orientering. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet viser til rådmannens skriftlige orientering, samt orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

4 4

5 5

6 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. brannforebyggende arbeid På kontrollutvalgets møte ble det under sak 21/2014 Tilsynsrapport vedr. brannog redningsvesenets forebyggende arbeid - Orientering til kontrollutvalget, vedtatt å be administrasjonen om en ny skriftlig tilbakemelding og en muntlig orientering. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker å få fremlagt fremdriftsplan internkontroll vedr. brannforebyggende arbeid generelt og fremdriften på brannsikkerhet på aldershjemmet. Utvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding innen 1. november og en muntlig orientering på sitt møte 24. november. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl. 10:00 på rådhuset. Den muntlige orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet hvis ønskelig. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 21/2014, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

7 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. status på brannsikringsarbeid På kontrollutvalgets møte ble det under sak 33/2014 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be administrasjonen om en orientering om status på brannsikringsarbeidet på Snillfjord omsorgssenter. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientring vedr. status på brannsikringsarbeidet på Snillfjord omsorgssenter. Orienteringen gis i kontrollutvalgets møte i november Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl. 10:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 33/2014, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjrod kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

8 Boligprosjekt Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 043/14 Eva J. Bekkavik 033, 12/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. Boligprosjekt 2013 Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 33/2014 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be om en orientering om vedr. kommunestyrets sak 49/2013 Boligprosjekt 2013 Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i prosjektet, om prosjektet ble som forventet, og hva totalregnskapet ble på prosjektet. Orientering gis i kontrollutvalgets møte i november Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en orientering. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 8

9 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. Boligprosjekt 2013 På kontrollutvalgets møte ble det under sak 33/2014 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be om en orientering om vedr. kommunestyrets sak 49/2013 Boligprosjekt 2013 Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i prosjektet, om prosjektet ble som forventet, og hva totalregnskapet ble på prosjektet. Orientering gis i kontrollutvalgets møte i november Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl. 10:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 33/2014, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

10 Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 044/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/71-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. vedr. kommunestyrets sak 9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Utrykte vedlegg: Sak KS-50/2006 Plan for forvaltningsrevisjon for Snillfjord kommune for 2007, vedtatt av Snillfjord kommunestyre på møte den 14. desember Sak KU-13/2007: Bestilling av forvaltningsrevisjon: Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR). Behandlet av kontrollutvalget på møte den Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Behandlet av kommunestyret i sak 9/2008. Kontrollutvalgets sak 17/2010 Forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Tilbakemelding frå rådmannen. Kontrollutvalgets sak 4/2011 Forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Ny tilbakemelding frå rådmannen. Kontrollutvalgets sak 4/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Orientering til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sak 39/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Orientering til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sak 20/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Ny orientering til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sak 14/2014 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune. Saksutredning På kontrollutvalgets møte den i sak 5/2008 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt Politisk behandling: Kontrollutvalget la saken frem for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk. sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp. 10

11 beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Kommunestyret sluttet seg kontrollutvalgets forslag til vedtak. Kontrollutvalgets sekretariat vil kort oppsummere hovedtrekkene i rapporten: Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Hovedproblemstilling: Har Snillfjord kommune en VAR-tjeneste som tilfredsstiller regelverk og krav til kostnadseffektivitet? Delproblemstillinger: 1. Er VAR-tjenestene i tråd med kravene på området? 2. Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med generell kostnadsutvikling? 3. Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med gebyrnivå i andre sammenlignbare kommuner? Forvaltningsrevisjonsrapportens konklusjoner Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport i januar 2008 og rapporten konkluderer med følgende: Vann På området vann varierer kvaliteten ved kommunens 3 vannverk. Ved Vågan vannverk vurderes vannkvaliteten som mindre bra og anlegget mangler reservevann. Vannverket oppfyller ikke lovpålagte krav til vannkilde og vannbehandling. Ved Krokstadøra vannverk er kravene til kvalitet på vannet oppfylt, men anlegget mangler reservevann og anlegget kan få problemer ved strømstans. For Sunde vannverk sitt vedkommende er kvaliteten i henhold til kravene, kapasiteten ved anlegget er god, men heller ikke dette anlegget har reservevannskilde. Snillfjord kommune har gode rutiner i forhold til opplysningsplikt, både ved henvendelser fra publikum til kommunen og ved informasjon fra kommunen til vannabonnent. Revisor anser generelt sett reservevannsituasjonen som sårbar og stiller spørsmål ved leveringssikkerheten for vann. Kommunen mangler beredskapsplaner og har ingen beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Revisor anbefaler Snillfjord kommune å gjøre en risiko- og sårbarhetsanalyse på dette området. På grunn av store investeringer har gebyrene på vann økt vesentlig mer i Snillfjord enn den generelle prisutviklingen i Norge. Gebyrene er også høye i forhold til sammenlignbare kommuner. I tillegg til høye investeringer kan årsaken til høye gebyrer ligge i at det er forholdsvis færre i Snillfjord som er tilknyttet kommunale vannverk enn sammenlignbare kommuner, noe som gir høyere enhetskostnader pr innbygger. Den finansielle dekningsgraden for vann er relativt lav i Snillfjord, noe som indikerer at kommunen er med subsidiere utgiftene til vann overfor sine innbyggere. 11

12 Avløp Innenfor avløpsområdet tilfredsstiller kommunen kravene til drift og vedlikehold av avløpsanlegg og krav til avløpsnettet. Revisor peker imidlertid på at kommunen ikke har beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Snillfjord kommune mangler også samlet oversikt over alle overløp på avløpsnettet. Prisutviklingen på avløp har vært litt høyere enn konsumprisindeksen i de siste årene, men utgifter og inntekter på området samsvarer med hverandre. Snillfjord kommune har avløpsgebyrer som ligger på gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. Renovasjon På område for renovasjon tilfredsstiller Snillfjord kommune via HAMOS Forvaltning IKS kravene til avfallsinnsamling. Systemet er lagt til rette for gjenvinning og behandling av avfallet og oppmuntrer til avfallsreduksjon ved differensierte gebyrer. Renovasjonsgebyrene har økt i takt med konsumprisindeksen. Som følge av tilsvarende undersøkelser i andre kommuner har HAMOS holdt renovasjonsgebyrene uendret i Sammenlignet med andre kommuner ligger renovasjonsgebyrene i Snillfjord lavt. Revisors anbefalinger Med bakgrunn i de undersøkelsene som er gjennomført har revisor gitt følgende anbefalinger i rapportens pkt. 8.3 overfor Snillfjord kommune: Avklare situasjonen ved Vågan vannverk. Vurdere situasjonen rundt reservevannsløsning og strømstans. Utarbeide beredskapsplaner for tjenesten vann og avløp. Utarbeide mer helhetlige beregninger av gebyr på vann og avløp for å utligne store variasjoner i årsgebyr. Vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. Innenfor renovasjon bør det sikres at gebyrinntektene er i samsvar med den faktiske kostnaden for tjenestene. Kontrollutvalgets oppfølging av kommunestyrets vedtak Som et ledd i kontrollutvalgets arbeid med å følge opp vedtak gjort i kommunestyret, ba kontrollutvalget om en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen i brev av , frist for tilbakemelding til kontrollutvalget var innen utgangen av mai Etter en påminnelse til rådmannen, mottok kontrollutvalgets sekretariat en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen den Kontrollutvalgets møte I tillegg til den skriftlige tilbakemeldingen fikk kontrollutvalget på sitt møte den 29. juni 2010 i sak 17/2010 en orientering fra leder forvaltning, drift og vedlikehold vedr. de tre første punktene i revisors anbefaling, samt at punktene om finansiell dekningsgrad og helhetlig beregning av gebyr på vann og avløp ble orientert om av økonomileder. På bakgrunn av den skriftlige tilbakemeldingen og den muntlige orienteringen i møtet, fattet kontrollutvalget enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i

13 Kontrollutvalgets møte En ny tilbakemelding ble gitt til kontrollutvalget på utvalgets møte i sak 4/2011. John Lernes, ordfører, Kai Terje Dretvik, rådmann og Jan Selbekk, leder forvaltning, drift og vedlikehold orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget vedr. status på oppfølging av revisors anbefalinger i rapporten. May Hårstad, økonomileder, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget vedr. punktene på økonomi. Kontrollutvalget mente at revisors anbefalinger fortsatt ikke var tilstrekkelig fulgt opp på alle punkter. Det er to punkt som fortsatt bør følges opp: - Beredskapsplan - Reservevannsløsning, strømstans Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering, utvalget vil fortsatt ha saken på oppfølgingslisten. Kontrollutvalgets sekretariat sendte e-post, datert , til Snillfjord kommune v/rådmannen og ba om en ny orientering til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møte Orientering om beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans ble gitt i møte i sak 4/2012. Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Beredskapsplan og ROS-analyse for vann, sist revidert Tiltakene er ikke gjennomført pga. mangel på ressurser. I løpet av året skal det være oppstart av kommuneplan, i forbindelse med arealplan vil det bli utarbeidet en delplan for vann og avløp. Beredskapsplan vann vil da bli revidert og arbeidet med en ROS-analyse og utarbeidelse av beredskapsplan på avløp vil ferdigstilles. Reservevannsløsning, strømstans: Løsningen kan bli aggregat. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med følgende punkter videre i sin oppfølgingsliste: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Kontrollutvalgets møte På kontrollutvalgets møte ble det i sak 31/12 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, bl.a vedtatt å be om en ny orientering om status i Kommunestyresak 9/2008 Forvaltningsrevisjon - Vann, avløp og renovasjonstjenesten. Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av dette sendt brev, datert , til Snillfjord kommune v/rådmannen og bedt om en ny orientering til kontrollutvalget. Orientering om beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans gis i møte mandag Kontrollutvalgets møte Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsket en tilbakemelding om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans, på utvalgets møte 3. juni Kontrollutvalgets møte Egil Arve Hov, leder forvaltning drift og vedlikehold, og Kai Terje Dretvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. 13

14 Kontrollutvalget ønsket en orientering om status i arbeidet med utarbeidelse av planer vedr. beredskap og reservevannsløsning på sitt første møte i Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av bedt rådmannen om en ny orientering til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møte Rådmannen kunne ikke stille i kontrollutvalgets sitt møte. Orienteringen utsatt til møtet i mai Kontrollutvalgets møte Egil Arve Hov, leder forvaltn. drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget tok leder for forvaltn. drift og vedlikehold sin redegjørelse vedr. forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten til orientering. Kontrollutvalget anser punktene vedr. reservevannsløsning og strømsstans som fulgt opp. Utvalget ønsker en ny orientering om status i utarbeidelsen av beredskapsplan på sitt siste møte i Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av bedt rådmannen om en ny orientering til kontrollutvalget. (vedlegg) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Etter orienteringen i dagens møte må kontrollutvalget ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass revisors anbefalinger i rapportens pkt eller om de anser anbefalingene som fulgt opp. 14

15 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/71-11 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. vedr. kommunestyrets sak 9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten På kontrollutvalgets møte ble det under sak 14/2014 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be rådmannen om en orientering om status i utarbeidelsen av beredskapsplan. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar leder for forvaltn. drift og vedlikehold sin redegjørelse vedr. forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten til orientering. Kontrollutvalget anser punktene vedr. reservevannsløsning og strømsstans som fulgt opp. Utvalget ønsker en ny orientering om status i utarbeidelsen av beredskapsplan på sitt siste møte i Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen kan legges til starten av møtet hvis ønskelig. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak så ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

16 Forvaltningsrevisjon utleieboliger - prosjektplan Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 045/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 13/85-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Prosjektplan utleieboliger Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i Snillfjord kommune. Kontrollutvalget diskuterte fokusområdene som var tatt inn i Plan for forvaltningsrevisjon på sine møter 25. mars (sak 3/14) og 12. mai (sak 15/14). Av ulike årsaker så var utvalget av den formening at ingen av fokusområdene i planen var aktuell å starte opp nå i 2014/2015. Det ble en diskusjon om hvilket område utvalget anså som viktig å se på i 2014 og 2015, og utvalget kom til den konklusjon at kommunens utleieboliger var et interessant område. Kontrollutvalget ønsker å se på: forvaltning av utleieboliger ved standard, vedlikehold, arealutnyttelse tildeling av utleieboliger (nok boliger til de som trenger det) strategi for det boligsosiale arbeidet handlingsplan saksbehandling og system for tildeling av boliger tidfestede kontrakter statlige støtteordninger, leie eller eie, boligtilskudd bostøtte og startlån Følgende omforent forslag til vedtak ble fattet i sak 15/14: Kontrollutvalget ber Kommunestyret om å få sette i gang en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune. Kommunestyret behandlet kontrollutvalgets henvendelse på sitt møte 22. mai 2014 i sak 33/14, og ga sin tilsluttning til at kontrollutvalget setter i gang en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune. Kontrollutvalget bestilte, i sak 25/2014, en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger. Revisjon Midt-Norge IKS har utarbeidet en prosjektplan som legges frem for kontrollutvalget i dagens møte til orientering. 16

17 Revisjonen har definert følgende problemstillinger: 1. Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid i samsvar med regler og anbefalinger? 2. Er driften av kommunens boligmasse (boligmasse til utleie) i samsvar med anbefalinger og god ressursutnyttelse? Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor vil delta under behandlingen av saken slik at kontrollutvalget har mulighet til å få avklart eventuelle spørsmål de måtte ha vedr. forvaltningsrevisjonen. Forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune har et antatt timeforbruk på 270 timer. Ferdig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat innen Ferdig rapport vedr. utleieboliger i Snillfjord kommune vil legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte i juni Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om problemstillingene revisjonen skisserer i prosjektplanen dekker det utvalget vil ha svar på i denne forvaltningsrevisjonen. 17

18 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Snillfjord Prosjekt: Forvaltning av utleieboliger 2014 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2270 Styringsgruppe, dato: Forvaltning av utleieboliger 1. BAKGRUNN Kontrollutvalget i Snillfjord kommune har bestilt en forvaltningsrevisjon av kommunens forvaltning av utleieboliger. Siden dette området ikke er prioritert i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget hatt saken oppe i to møter. I sak 15/14 gikk kontrollutvalget inn for å be kommunestyret om å prioritere dette området. I saken gikk det fram at kontrollutvalget ønsket å se på forvaltning av utleieboliger ved: standard, vedlikehold, arealutnyttelse, tildeling av utleieboliger (nok boliger til de som trenger det, strategi for det boligsosiale arbeidet handlingsplan, saksbehandling, system for tildeling av boliger, tidfestede kontrakter, statlige støtteordninger, leie eller eie, boligtilskudd, bostøtte og startlån) Kommunestyret vedtok å støtte kontrollutvalgets forslag i sak 33/2014, og dermed kunne kontrollutvalget vedta å bestille denne forvaltningsrevisjonen i sak 25/2014. Ingen av sakene sier noe om grunnen til at kontrollutvalgene ønsker å se på dette området, og det går heller ikke fram om det er særskilte utfordringer og problem på området. Bestillingen ble formidlet videre av kontrollutvalgets sekretariat i brev av Her framgår det at kontrollutvalget ønsker revisjonen gjennomført og rapportert innen side 1 av 8

19 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Snillfjord Prosjekt: Forvaltning av utleieboliger 2014 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2270 Styringsgruppe, dato: NASJONAL BOLIGSOSIAL POLITIKK Et offentlig utvalg kom i 2011 med utredningen NOU 2011:15, Rom for alle en sosial boligpolitikk for framtiden, som gir anbefalinger for dette arbeidet. Utvalget definerte det boligsosiale arbeidet i kommunene til det som gjøres for å sikre vanskeligstilte på boligmarkedet en trygg bosituasjon. De skilte mellom operative og strategiske oppgaver i kommunene. De operative oppgavene kan grupperes i tre: Boliganskaffelse, økonomisk støtte til å betjene boutgifter og oppfølging i bolig. Boliganskaffelse er tjenester som skal bidra til at personer kan etablere seg i egen eid eller leid bolig. Kommunene har flere virkemidler som kan benyttes. Tildeling av kommunal bolig er et virkemiddel som de fleste kommuner benytter. Tildeling av startlån, tilskudd til etablering og bostøtte er de viktigste økonomiske virkemidlene for å bidra til at vanskeligstilte etablerer seg i eid bolig. For å bistå personer i det private leiemarkedet, tilbyr mange kommuner garanti for depositum eller kontant depositum. Kommunene gir også råd og veiledning til å etablere seg i det kommunale leiemarkedet og til å kjøpe bolig. Midlertidig botilbud er også en del av disse tjenestene. Økonomisk støtte til å betjene boutgifter er tiltak som mange vanskeligstilte har behov for. Tildeling av statlig bostøtte er en rettighetsbasert ordning og et virkemiddel alle kommuner er pålagt å benytte, jf. 10 i husbankloven. Enkelte kommuner har også etablert egne bostøtteordninger. I tillegg går en del av utbetalt sosialhjelp til boligformål. Oppfølging i bolig er for mange en forutsetning for å kunne mestre bo- og livssituasjonen. Nivået på oppfølgingstjenestene varierer ut fra den enkeltes behov, alt fra omfattende tjenester som følge av rus og psykiatri, til mindre tjenester som forvaltning av økonomi. Andre eksempler på tjenester er veiledning, opplæring og bistand til å utføre praktiske gjøremål i boligen, til å overholde økonomiske forpliktelser og til å nyttiggjøre seg andre tiltak og tjenester. Det kan også dreie seg om nødvendig helsehjelp, følge til tannlege, hjelp til arbeid eller aktivitet, eller hjelp til å gjenopprette kontakt med familie. Den strategiske delen av kommunenes boligsosiale arbeid kan dreie seg om å vurdere og fastsette mål for de ulike virkemidlene, bestemme kapasiteten til det enkelte virkemidlet, fremskaffe økonomiske midler, og avgjøre hvor og av hvem de ulike oppgavene skal løses. I tillegg innebærer de strategiske oppgavene å sikre rapportering og evaluere effekten av arbeidet. Ansvaret ligger hos den administrative og politiske ledelsen. 19 side 2 av 8

20 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Snillfjord Prosjekt: Forvaltning av utleieboliger 2014 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2270 Styringsgruppe, dato: I NOU-utredningen legges det vekt på at kommunens ansvar for det boligsosiale ansvaret er sammensatt, krevende og at det fordrer eierskap og kompetanse i den kommunale organisasjonen. En gjennomgående målsetting i arbeidet er den såkalte eierlinja målsetningen om at flest mulig skal eie egen bolig. Ifølge utredningen er det sentralt at: Kommunene setter mål for det boligsosiale arbeidet og integrerer dette i det øvrige planverk Den kommunale utleiesektoren i størst mulig grad er et tilbud for en kort periode Det utvikles praksis for å vurdere om det er mulig å bistå vanskeligstilte til å etablere seg i privat eid eller leid bolig Utvalget anbefaler med andre ord at kommunale utleieboliger i størst mulig grad skal være korttidstilbud. Samtidig viser det at det finnes hensyn som gjør at langtidstilbud kan være aktuelt i enkelte tilfeller: Kommunal bolig skal være en midlertidig løsning for de aller fleste. Det må likevel aksepteres at dette ikke alltid er tilfelle. For en del vil det være den beste langsiktige løsningen, og den som gir størst stabilitet. Både for dem som skal bo i korte og i lengre perioder, skal det være et godt tilbud slik at ikke bosituasjonen blir en ekstrabelastning for personer i en sårbar livssituasjon. Det må tas særlig hensyn til at det skal være et godt tilbud for barn.1 Utredningen viser til at det må til en betydelig satsing på boliger for en økende andel personer (eldre, personer med redusert funksjonsevne, unge i etableringsfasen, flyktninger, hjemløse og økonomiske vanskeligstilte, rusavhengige, psykiske lidelser og dobbeltdiagnose) i kombinasjon med bedre oppfølgingstjenester, for at kommunene skal ha mulighet til å løse de boligsosiale utfordringene til innbyggerne i årene fremover. Rom til alle inneholder anbefalinger for kommunens bruk av statlige støtteordninger som ledd i den boligsosiale politikken. Blant annet heter det: Husbankens låne- og tilskuddsordninger må innrettes slik at eieretablering blir mulig. Økt fleksibilitet i bruken av de ulike tilskuddsordningene vil støtte opp under kommunenes arbeid for å få flere i eid bolig.2 1 Rom til alle, kap utvalgets vurderinger 2 Rom til alle, kap Målrettet politikk for leie til eie 20 side 3 av 8

21 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Snillfjord Prosjekt: Forvaltning av utleieboliger 2014 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2270 Styringsgruppe, dato: Startlån er en statlig låneordning som har som formål å gi personer som ikke får vanlig boliglån en inngangsmulighet til boligmarkedet. Startlån kan også brukes til refinansiering for de som har vanskeligheter med å bli boende i boligen sin. Betingelsene og vilkårene for å kunne gi startlån er underlagt finansavtaleloven og husbankens retningslinjer for startlån. Ved å bruke Husbankens lån og virkemidler, kan inngangen til boligmarkedet bli lettere for mange. 1.2 STATUS FOR FORVALTNING AV UTLEIEBOLIGER I SNILLFJORD KOMMUNE I kontrollutvalgets bestilling framgår det ikke hva som er grunnen til at de ønsker å se på dette området, og det går heller ikke fram om det er særskilte utfordringer og problem på området. Vi har derfor gått til kommunens plan- og styringssystem for å se om det finnes beskrivelser av status på området. I dokumentet som vedrører kommunens planstrategi er det listet opp en rekke nye og eksisterende planer. Planene er delt inn i overordna planer, kommunedelplaner og temaplaner. En av de nye temaplanene som er nevnt er boligsosial handlingsplan. Oppstart av arbeidet med denne planen er fastsatt til En annen plan som kan være relevant for dette temaet er omsorgsplan, som er en sektorplan. Denne er også ny, og oppstart av planarbeidet er satt til Vi har gjennomgått sakene som har vært lagt fram for kommunestyret i 2013 og 2014, men kan ikke se at noen av de nevnte planene er lagt fram. I Årsberetningen for 2013 går det fram at det ikke har vært oppfølging av planstrategien i 2013 på grunn av omdisponeringer. Vi har gjennomgått sakslister, saksutredninger og protokoller fra kommunestyret i gjeldende valgperiode. Vi har funnet noen saker som kan belyse deler av utfordringene kommunen står overfor i forvaltning av utleieboliger. KS-sak 12/14: Salg av kommunal bolig En av de kommunale boligene vurderes utlagt for salg. Ett av spørsmålene var om boligen skulle selges med overføring av leiekontrakt, eller om leiekontrakten skal sies opp i forbindelse med salget. Kommunestyret vedtok, i tråd med rådmannens innstilling, at boligen skulle selges uten videreføring av leiekontrakt. 21 side 4 av 8

22 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Snillfjord Prosjekt: Forvaltning av utleieboliger 2014 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2270 Styringsgruppe, dato: KS-sak 28/14: Anmodning om bosetting av flyktninger I denne saken var boliger en av utfordringene som ble utredet. Det går fram av saksutredningen at 3 av de 25 kommunale utleieboligene stod ledige på det aktuelle tidspunktet. Det går videre fram at det er gunstige finansieringsordninger dersom kommunen ønsker å leie ut til flyktningeformål. Kommunestyret vedtok å ikke bosette flyktninger i Snillfjord, i tråd med rådmannens innstilling. Begrunnelsen var bl.a. manglende mulighet til å gi flyktninger verdige leve- og boforhold (mangelfull infrastruktur rundt boliger). KS-sak 49/13: Boligprosjekt 2013 Komité 1 har fått i mandat å utvikle kommunens boligpolitikk. Komiteen har arbeidet med eksisterende boligmasse og vurderinger om hvordan kommunen skal forholde seg til antall, størrelse og beliggenhet på den framtidige boligmassen. I tillegg har komiteen arbeidet med nybygging av kommunale boliger på Hyllberget boligfelt. Komiteen har innhentet priser på eksterne tjenester som er nødvendig for komiteens videre arbeid. Kommunestyret vedtok å bevilge kr til komiteens videre arbeid. KS-sak 28/13: Startlån; økning fra % Startlån er boligsosial ordning gjennom Husbanken. Kommunen kan bistå innbyggere i kommunen, som ellers ikke ville greid å komme på boligmarkedet, med et rimelig låneopptak. Startlån er behovsprøvd. I denne saken vedtok kommunen å øke sin andel fra 20 % til 40 % av den totale kjøpesummen KS-sak 29/13: Rammevilkår startlån; søknad om nye låneopptak Denne saken gjelder søknad til Husbanken om nye låneopptak. På grunn av manglende dekning til startlån for nye søkere vedtok kommunen å søke om nye låneopptak. Kommunene rapporterer økonomi- og tjenestedata til ulike informasjonssystem. KOSTRA er ett av systemene. Vi har hentet nøkkeltall om utleieboliger i Snillfjord kommune og to andre kommuner som Snillfjord kan sammenlignes med. 22 side 5 av 8

23 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Snillfjord Prosjekt: Forvaltning av utleieboliger 2014 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2270 Styringsgruppe, dato: Nøkkeltall fra KOSTRA Tabell 1 Nøkkeltall fra KOSTRA for Snillfjord, Agdenes og Osen (alle kommunegruppe 5). Snillfjord Utgifter til boliger pr innbygger3 Boliger per 1000 innbyggere4 Agdenes Osen Tabellen viser for det første at Snillfjord kommune hadde høyere utgifter enn inntekter til utleieboliger i For det andre viser den at Snillfjord hadde høyest utgifter til utleieboliger av de tre kommunene. Den viser også at Osen hadde høyest antall utleieboliger av de tre kommunene, og at Snillfjord hadde noe høyere antall utleieboliger enn Agdenes. Tabell 2 Nøkkeltall fra KOSTRA for Snillfjord kommune i årene 2011, 2012 og Utgifter til boliger pr innbygger Boliger per 1000 innbyggere Vi ser av tabellen at kommunen hadde høyere inntekter enn utgifter både i 2011 og 2012, men, som tidligere nevnt, høyere utgifter i Antall boliger pr innbyggere har vært det samme disse tre årene. Informasjon om forvaltning av utleieboliger i Snillfjord kommune kan oppsummeres i tre punkt: Vedtak om boligsosial handlingsplan (jf. planstrategien) og Komité 1 sitt utredningsarbeid er foreløpig det nærmeste vi kommer strategi for forvaltning av utleieboliger. Vi har på nåværende tidspunkt ikke informasjon som forklarer at kommunen hadde høyere utgifter enn inntekter i Det kan være ledig kapasitet og økt vedlikehold (kommunen hadde et vedlikeholdsetterslep før 2013 (jf. Økonomiplan ) 3 4 Netto driftsutgifter til kommunalt disponerte boliger per innbygger i kr Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere 23 side 6 av 8

24 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Snillfjord Prosjekt: Forvaltning av utleieboliger 2014 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2270 Styringsgruppe, dato: Vedtak om ikke å bosette flyktninger var til dels begrunnet med manglende muligheter for å gi flyktninger verdige leve- og boforhold. Deler av den kommunale boligmassen er lokalisert i områder i kommunen med mangelfull infrastruktur. Kommunen søkte i 2013 om økt støtte fra Husbanken for å øke den kommunale andelen fra %. Vi har ikke informasjon om de har fått innvilget støtte, eller eventuelle virkninger av den. Oppsigelse av leieforhold var tema i forbindelse med salg av kommunal bolig. Vi har ikke informasjon om hvorfor det var tema og om oppsigelsen skjedde i tråd med regelverket. 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING Her vil vi komme nærmere inn på hvordan vi vil innrette undersøkelsen og hvordan vi kan gå fram for å få gode data på det vi vil undersøke. 2.1 AVGRENSING Kontrollutvalget har listet opp en rekke punkt i bestillingen som de ønsker å få belyst. Det går ikke fram av saksutredningen om det er noen av punktene som det er knyttet større risiko til enn andre. Så langt som vi har kunne framskaffe informasjon i denne fasen av prosjektet er det ikke mulig å gjøre en klar avgrensing av tilnærming. Det kan likevel tenkes at vi avgrenser kapasitet, drift og vedlikehold og saksbehandling i henhold til relevant lovverk mot hverandre. 2.2 PROBLEMSTILLING 1. Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid i samsvar med regler og anbefalinger? 2. Er driften av kommunens boligmasse (boligmasse til utleie) i samsvar med anbefalinger og god ressursutnyttelse? 3. REVISJONSKRITERIER I hovedsak vil forvaltningsrevisjonen gjennomføres etter kriterier i Lov om sosialtjenesten i arbeids og velferdsforvaltningen Helse- og omsorgstjenesteloven 24 side 7 av 8

25 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Snillfjord Prosjekt: Forvaltning av utleieboliger 2014 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2270 Styringsgruppe, dato: Begge lovene forplikter kommunene til å skaffe bolig til personer som selv ikke klarer å ivareta sine interesser i boligmarkedet. Videre er kommunen gjennom dette lovverket forpliktet til å skaffe midlertidig bolig til personer som ikke klarer det selv. KL 23 + internkontrollforskriften NOU 2011:15, Rom for alle en sosial boligpolitikk for framtiden er en utredning som gir anbefalinger for hvordan kommunene best kan ivareta diss forpliktelsene. Veiledningmateriale fra KS og Husbanken kan også være aktuelle kilder for kriterier. Det kan være aktuelt å vurdere kommunens saksbehandling av søknader og tildelinger etter Forvaltningslovens bestemmelser. 4. METODE I denne revisjonen vil det bli behov for informasjon fra forskjellige deler av kommuneorganisasjonen. funksjonsområdet teknisk, landbruk og miljø vil ansatte ved driftsenhet for forvaltning, drift og vedlikehold være nøkkelinformanter. Funksjonsområdet Helse og omsorg har i henhold til helse- og omsorgsloven ansvar for å legge til rette for boliger for personer som ikke kan ivareta sine behov i boligmarkedet. Snillfjord kommune har felles sosial- og barnevernstjeneste med Hemne kommune (Hemne er vertskommune). Det vil være aktuelt å gjennomføre samtaleintervju med flere ansatte innenfor disse tjenestene for å få inngående informasjon om ulike aspekt ved forvaltning av utleieboliger. Utover det vil det være behov for økonomidata, skriftlig saksinformasjon m.m Siden det ikke går fram noen begrunnelse for bestillingen, eller hva som er utfordringen i forvaltning av utleieboliger i Snillfjord kommune, er det vanskelig på gjeldende tidspunkt å utdype nærmere hva som er de beste metodene for å framskaffe informasjon om dette temaet. 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET Kontrollutvalget har bedt om rapportering innen , og at revisjonen gjennomføres innenfor en timeramme på 270 timer. 25 side 8 av 8

26 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 046/14 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-27 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å ta med innspill fremkommet i møtet i videre oppfølging av sakene. Vedlegg Saker for videre oppfølging Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Ingen nye saker er tatt inn i oppfølgingslisten etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Rådmannen er bedt om å orientere i følgende saker: Kommunestyrets sak 9/2008 Forvaltningsrevisjon - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon. kommunestyrets sak 49/2013 Boligprosjekt Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak 41/2014 sak 59/2014. Formannskapet: Sak 110/2014 sak 136/

27 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 27

28 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Kommunestyret tar forvaltningsrapporten Rutinemessig Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp oppfølging. og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på OK sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Sjekk Sjekk Sjekk OK Sak i kommunestyret (Sak KS21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart Sak i kommunestyret (Sak KS47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i årsberetningen for 2008 (s. 32). Kontrollutvalgets møte Tilbakemeldingen fra rådmannen ble behandlet som sak 17/2010. Kontrollutvalget vedtok følgende: 28 Ny tilbakemelding på kontrollutvalgets

29 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Kontrollutvalget tar rådmannens lbakemelding til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i Kontrollutvalgets møte Rådmannen ga en ny tilbakemelding i saken. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Kontrollutvalgets møte Rådmannen ga en orientering om status i arbeidet (kontrollutvalgets sak 4/2012). Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken til oppfølging. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Ny tilbakemelding ønskes på kontrollutvalgets siste møte før jul Kontrollutvalgets møte Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans, på utvalgets møte 3. juni Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om å gi kontrollutvalget en orientering om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans. Til oppfølging første møte i 2011 Følges opp videre Følges opp videre Ny orientering 3 juni 2013 Ny orientering i februar 2014 Kontrollutvalgets møte Rådmannen kunne ikke stille i kontrollutvalgets sitt møte. Kontrollutvalgets møte Egil Arve Hov, leder forvaltn. drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra Ny orientering kontrollutvalget. Snillfjord kommune jobber fortsatt med Hovedplan 24. november 2014 vann og avløp, beredskapsplan er integrert i hovedplanen. Hovedplan ferdigstilles i løpet av Beredskapsplan er vedtatt i Snillfjord kommune har nå fått et reservestrømsaggregat. Kontrollutvalget anser punktene vedr. reservevannsløsning og strømsstans som fulgt opp. Utvalget ønsker en ny orientering om status i utarbeidelsen av beredskapsplan på sitt siste møte i Kontrollutvalgets møte Rådmannen er i brev av bedt om å gi en orientering i dagens møte. 29

30 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Sak KS- Forvaltningsrevisjonsrapport 1/2010 Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune Kommentar Til oppfølging Enstemmig som innstillingen: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Rutine messig oppfølging. om eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Legge til rette for at kommunestyret kan fastsette overordnede mål for eiendomsforvaltningen. Utarbeide et system for eiendomsforvaltningen som synliggjør tilstand og behov for verdibevarende vedlikehold av hele kommunens bygningsmasse. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding i saken innen sitt første møte i Kontrollutvalgets møte I tillegg til en skriftlig tilbakemelding, som ble utdelt i møtet, orienterte rådmannen i saken. Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan skal behandles i formannskapet 16. august, tiltaksplanen vil følge budsjettet fremover. Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan for kommunal eiendom er behandlet av formannskapet i sak 100/11, 112/11 og 118/11 Formannskapet gjorde følgende vedtak: Snillfjord kommune vedtar Tiltaksplan for kommunal eiendom 2011 slik den er framlagt fra rådmannen. Midler avsettes ved budsjettbehandlingen. Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan ikke lagt frem for kommunestyret pga. store øk.konsekvenser. Ordfører tar dette opp på strategidag i mars. Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget vil fortsatt ha saken til oppfølging. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget inviterer leder for komite II til utvalgets møte i oktober. Kontrollutvalget ønsker en orientering om salg og planer for salg av kommunale eiendommer. Kontrollutvalgets møte Morten Myking orienterte vedr. salg av kommunal eiendom og utbygging av boligfelt i kontrollutvalgets sak 26/2013. I sitt vedtak i saken ba kontrollutvalget om en skriftlig orientering fra rådmannen innen 30. oktober vedr, innhenting av prisstilbud på skogsryddingen i gamle Hyllberget. Orienteringen er satt opp som egen sak til utvalgets møte Orientering i møte

31 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Kontrollutvalgets møte Komiteen har kun forespurt en om tilbud, pga at det ikke var andre som var ledige. Rådmannen ser i ettertid at det burde vært forespurt 3 leverandører når man har offentlige anskaffelser under ,-. Kontrollutvalget ba sekretariatet om en faglig vurdering vedr. komiteens håndtering av anskaffelsen av skogsrydding. Vurderingen legges frem på utvalgets første møte i Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sak 7/2014 Håndtering av offentlig anskaffelse, skogrydding orientering til kontrollutvalget. Utvalget gjorde følgende vedtak: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om at Snillfjord kommune søker å dokumentere innkjøp slik at etterprøvbarheten ivaretas, samt at anskaffelser skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse Kontrollutvalget ber om at Snillfjord kommunes rutiner for offentlige anskaffelser blir gjort kjent i organisasjonen. Samtidig bør det også utnevnes en/flere fagpersoner innen offentlige anskaffelser som de ansatte i Snillfjord kommune kan henvende seg til hvis de trenger bistand i slike saker. Kontrollutvalget ser viktigheten av at rådmannen stiller med sekretærbistand til komiteene, og anmoder rådmannen om å følge opp dette. Eierstrategier Snillfjord KSkommune 72/2010 grunnlagsdokument Enstemmig: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper. Dette innbefatter et grundig arbeid med saken i kommunestyret. Kontrollutvalgets møte Administrasjonen har kapasitetsutfordringer når det gjelder å få satt i gang arbeidet med å utforme eierstrategi for kommunens eierinteresser. Rådmannen har bedt kommunestyret om å vurdere om administrasjonen i kommunen har riktig kompetanse til å utfører dette arbeidet, eller om kommunen bør kjøpe ekstern bistand. Rådmannen mener at administrasjonen ikke har kapasitet til å ferdigstille en eierstrategi før siste halvår av Kontrollutvalgets møte Administrasjonen mangler kompetanse på området, økonomi til å gjennomføre arbeidsprosessen mangler også. Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte 11. juni Brev er sendt Snillfjord kommune Ny orientering til kontrollutvalget i juni 2011 Følges opp videre Følges opp videre Orientering fra rådmannen i juni 2012

32 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Kontrollutvalgets møte Rådmannen har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat (e-post 9. mai 2012) om at den kommunale administrasjonen fortsatt ikke besitter nødvendig kompetanse eller ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Til oppfølging Kontrollutvalgets møte Rådmannen har fortsatt ikke ressurser til å fullføre Saken oversendes arbeidet med strategiske eiervurderinger. kommunestyret til orientering og en eventuell Kommunestyrets møte oppfølging. Sak 101/2012Kommunestyret ba om innspill på løsning til neste kommunestyremøte ( ). Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Kommunestyret hadde saken opp på sitt møte Det er ikke aktuelt å kjøpe kompetanse utenfra. Rådmannen er i gang med arbeidet. Ordfører følger oppsaken på hvert formannskapsmøte fremover. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Reidar er i gang med arbeidet, alt av dokumentasjon fra selskapene er mottatt. Mulig det blir lagt frem en sak for formannskapet før sommeren. Kontrollutvalgets møte Kommunestyret har vedtatt eierskapspolitikk og eierstrategi for Snillfjord kommune i sak 27/2013. Ny orientering i mai 2014 Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en ny orientering på sitt møte i mai Kontrollutvalgets møte Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen vil ta fatt på dette arbeidet og få utarbeidet en eierstrategi for sitt eierskap. En realistisk målsetting er at dette kan bli ferdigstilt innen utgangen av Kontrollutvalget vil ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Sak KS Forvaltningsrevisjon 53/2011 Tilpasset opplæring Enstemmig som innstillingen: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige 32 Følges opp videre

33 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i sak 6/2012. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren Kontrollutvalgets møte Pga. knapt med tid i dagens møte, ble orienteringen (i samråd med kontrollutvalgets leder) fra rådmannen flyttet til kontrollutvalgets møte 3. desember 2012 Kontrollutvalgets møte Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen, men ønsker fortsatt å følge opp saken fremover. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en orientering på sitt første møte etter sommeren 2013 Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker en orientering om status i saken, brev er sendt rådmannen Tilbakemeldingen fra rådmannen ble utsatt til møtet i desember fordi ingen kunne stille i kontrollutvalgets møte denne dagen. Til oppfølging September 2012 Desember 2012 Følges opp videre Høsten 2013 Orientering i møtet Kontrollutvalgets møte Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en ny orientering på sitt første møte etter sommeren sept Kontrollutvalgets møte Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak i sak 53/11 for fulgt opp. 33 Kommunestyrets

34 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Sak KS Salg av aksjer i 26/2013 Trønderenergi AS Kommentar Kontrollutvalget anbefaler at rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonen innen tilpasset opplæring og spesialundervisning, tas inn i den årlige tilstandrapporten for barnehage og skole. Enstemmig: 1. Snillfjord kommune selger samtlige aksjer i TrønderEnergi AS. 2. Salget samordnes med salget av aksjer som skal gjennomføres i Agdenes, Malvik, Holtålen og Rissa kommuner. 3. Snillfjord kommune sier opp eksisterende aksjeeieravtale og inngår ny aksjeeieravtale med TrønderEnergi AS. 4. Snillfjord kommune sier opp gjeldende avtale med Sparebank 1 Markeds. 5. Ordfører får fullmakt til å delta sammen med de andre ordførerne for å innhente tilbud, vurdere, forhandle og velge rådgivnings/konsulenttjenester for gjennomføring av salgsprosessen. 6. Når pris på aksjene og endelig avtale om salg foreligger, og før salget realiseres, legges saken fram for behandling av kommunestyret. Til oppfølging vedtak anses som fulgt opp. Tas ut av kontrollutvalgets oppfølgingsliste. Følges opp Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i saken på sitt møte i juni. Kontrollutvalgets møte Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Trondheim kommune har signalisert at de ikke er en kjøper, det er lite henvendelser fra omverdenen om å få kjøpe Trønderenergiaksjer, lite sannsynlig at aksjene blir solgt på kort sikt. Kontrollutvalget tok redegjørelsen til orientering Kontrollutvalgets møte Kommunestyrets sak 46/2013 Salg av aksjer i Trønderenergi AS, tas ut av utvalgets oppfølgingsliste. Sak KS Boligprosjekt /2013 Orientering i juni 2014 Tas ut av utvalgets oppfølgingsliste. Enstemmig: Det bevilges kr til KOMITE I til komiteens videre arbeid. Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker å følge opp saken. Følges opp Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i prosjektet, om prosjektet ble som forventet, og hva totalregnskapet ble på prosjektet. Orientering gis i kontrollutvalgets møte i november Kontrollutvalgets møte Rådmannen er i brev av bedt om å gi en orientering i på dagens møte. 34 Orientering

35 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Sak KS Selskapskontroll i 31/2014 Trønderenergi AS Kommentar Til oppfølging Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Snillfjord kommune vil være en bevisst og aktiv eier, med tydelige mål for vårt eierskap og deltaking i selskaper. Kommunestyret ber formannskapet ta en gjennomgang av mål og strategier for vår deltaking og eierskap og utarbeide en eiermelding/eierstrategi. Denne blir lagt fram for kommunestyret en gang i året for behandling. Snillfjord kommune vil drive sin eierstyring og utøve sitt eierskap i generalforsamlingen i selskapet på en forutsigbar måte i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Snillfjord kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i selskapet. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med fremlegging av eierskapsmeldingen innen september Følges opp

36 Plan for Selskapskontroll Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 047/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Plan for selskapskontroll Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak Saksutredning Kommunestyret behandlet kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll på sitt møte Kommunestyret gjorde følgende vedtak i sak 56/14: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Revisjon Midt- Norge IKS 2. Bomvegselskaper 3. Hamos IKS 4. System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. En selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS må gjøres av et annet revisjonsselskap/selskap, dette gjør at Snillfjord kommune må bevilge penger til kontrollen. Ressurser til revisjon som kontrollutvalget har til rådighet pr. år kan ikke brukes jf. avtale mellom Revisjon Midt-Norge IKS og eierkommunene. For at en selskapskontroll skal gi kommunestyret best mulig svar på de spørsmål de har vedr. Revisjon Midt-Norge IKS, så må kontrollutvalget innhente opplysninger om hvilke områder/punkter kommunestyret ønsker belyst. Innholdet i selskapskontrollen må defineres ved bestilling. 36

37 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Snillfjord kommune Vedtatt av kommunestyret , sak 56/14 37