kontroll Pluss: på pengene M a m u t M a g a z i n e Kundestyrt utvikling Ny undersøkelse Mamut One Reach Your Goals!

Transkript

1 M a m u t M a g a z i n e S o m m e r E t k u n d e m a g a s i n m e d f o k u s p å å f o r e n k l e h v e r d a g e n kontroll på pengene Kundestyrt utvikling I Mamut er vi opptatt av å sette våre brukere i fokus Ny undersøkelse Norske småbedrifter er mest optimistiske i Skandinavia Mamut One Bruk tiden bedre! Reach Your Goals! Pluss: Brukertips Produktzoom

2 Leder / Innhold Mamut Magazine Sommer 2009! Nå dine Mamuts visjon er å forenkle mindre virksomheters hverdag gjennom å levere programvare, tjenester og kunnskap. Våre ansatte fokuserer hver dag på hvordan din virksomhet skal øke inntektene, få inn pengene, redusere kostnadene og dermed øke lønnsomheten. Spesielt i disse usikre finanstider er det kritisk for deg å ha kontinuerlig fokus på disse målene. Som innehaver av en Mamut-løsning har din virksomhet et verktøy som gjør dette mulig mål med Mamut Eilert Hanoa Administrerende direktør, Mamut ASA Siden 1994 har vi systematisk samlet alle kundetilbakemeldinger og benyttet disse som et fundament for videreutviklingen av våre løsninger. Flere hundre tusen kunder og kontinuerlig fokus på Hovedartikler 04 Annet innhold Med Mamut One bruker du tiden enda bedre! Tema: Nyhet fra Mamut Nøkkelen til en mer effektiv og lønnsom hverdag ligger for mange i å kunne ta unna rutineoppgaver raskere og ha nødvendig informasjon umiddelbart tilgjengelig. Vi utvikler stadig våre løsninger og ved å ta i bruk de nye mulighetene du får i Mamut One, kan du bruke tiden enda bedre. 06 Norske småbedrifter mest optimistiske i Skandinavia Tema: Mamut Skandinavisk Bedriftsbarometer 2007 April 2008 Oktober 2008 Norge Sverige Mars 2009 Danmark 10 Optimismen blant bedriftsledere i Norge er høyere enn blant deres kolleger i Sverige og Danmark, og norske småbedrifter er mest optimistiske i Skandinavia. Dette viser en undersøkelse utført for Mamut av Sentio Research i mars Kundestyrt utvikling 08 Du er i fokus Brukererfaring 14 Online verktøy for bedre styring Produktzoom 16 Mamut ez Publish bygger profesjonelle hjemmesider raskt og enkelt Brukertips 18 Brukertips for ditt Mamut-system Få kontroll over pengene Tema: Kontantstrøm Mange bedrifter går konkurs selv om de i utgangspunktet hadde god lønnsomhet. I følge tall fra kredittvurderingsselskaper sliter mange mindre virksomheter med dårlige rutiner knyttet til fakturering og inkasso. Enkle grep er alt som skal til for å snu en mulig katastrofe til suksess. Om Mamut Mamut (OSE MAMUT ) ble etablert i 1994 og er en ledende leverandør av administrative programvareløsninger og internettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter i Europa. Mamut tilbyr komplette og brukervennlige løsninger til markedets beste forhold mellom pris og ytelse med integrerte løsninger for økonomistyring/regnskap, salgsstøtte, kunde- og kontaktoppfølging (CRM), innkjøp/logistikk, lønn/personal, prosjektstyring, e-handel, domener, e-post og webhotell. Flere enn kunder i Europa forenkler hverdagen med løsninger fra Mamut. Ytterligere informasjon om Mamut og selskapets produkter finnes på Om Mamut Magazine Mamut Magazine er Mamuts kundemagasin med fokus på å forenkle hverdagen til våre brukere. Copyright 2009 Mamut. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Utgiver Mamut ASA, PB Majorstuen, 0302 Oslo. Telefon: , Telefaks: , E-post: magazine@mamut.com Internett: Ansvarlig redaktør: Stig Grøndahl Prosjektleder: Elizabeth Aitken Design/layout: Tor I. Antzée Fagerhøi Produksjon/utforming: Mamut ASA. Trykk: Ottesen AS Denne trykksaken oppfyller Svanens miljøkrav. Spar miljøet og legg magasinet til gjenvinning når det er lest ferdig.

3 Selskapsnyheter M a m u t M a g a z i n e S o m m e r standardiserte løsninger gjør det mulig å gjennomføre en prisstrategi som gir små og mellomstore virksomheter mest for pengene. At vi har kunder i alle bransjer og størrelser fra én til flere hundre ansatte, borger også for at våre løsninger er meget fleksible og dekker de aller fleste behov. Vi er stolte av å ha lansert Mamut One. Én komplett løsning som kombinerer alle våre forretningsområder; programvare, Internettjenester og kunnskapsleveranser. Det har aldri vært enklere for deg å få samlet alle forretningskritiske IT-verktøy i samme system. Opplev for eksempel hvor enkelt det er å arbeide hvor som helst og når som helst. Og det til en pris markedet ikke har sett maken til. Vi er stolte av å ha lansert Mamut One Mamut Magazine bidrar til å forenkle din hverdag. I vedlagte nummer får du blant annet nyheter om produkter, brukertips, brukerfaringer og naturlig nok tips angående lønnsomhet. God lesning! Microsoft Online Services Reseller Alliance Mamut har offentliggjort at selskapet vil utvide sitt Software + Services-tilbud med Microsoft Online Services. Utvidelsen vil gi kundene økt fleksibilitet og tilgang til tilleggstjenester. Mamut vil også støtte det nye Microsoft Online Services-partnerprogrammet. Sammen med Mamut gir vi kundene valgmuligheter og fleksibilitet, noe som er sentralt for Microsoft Online Services og selskapets Software + Services-visjon. Bedrifter kan ta i bruk programvare på abonnementsbasis og fra servere som driftes lokalt, eller en kombinasjon av disse to alt etter kundens spesifikke behov. Allison L. Watson, Corporate Vice President, Worldwide Partner Group hos Microsoft Mamut med tysk samarbeid Etter å ha signert en intensjonsavtale (Letter of Intent) i 2008, offentliggjorde Mamut og Lexware samarbeidet i mars på CeBIT, verdens største IT-messe i Tyskland. Lexware GMBH er et heleid datterselskap av Haufe Media Group som er Tysklands ledende leverandører av forretningsprogramvare til mindre virksomheter. Dette joint venture med Lexware er den første strategiske alliansen i Vest-Europa basert på Mamut Business Platform. Gjennom samarbeidet vil Mamut og Lexware markedsføre og selge Mamut One Mamut/Lexware Edition i Tyskland. Mamut holder Stø kurs Mamut ASA oppnådde en omsetning på MNOK 129,7 i første kvartal Konsernets driftsresultat før avskrivninger (EBITDA) ble MNOK 26,3 i kvartalet mot 23,2 i første kvartal Det tilsvarer en resultatforbedring på 13,0% fra samme periode i fjor. Vi er tilfreds med å oppnå rekordresultater for første kvartal 2009 i et marked som oppleves som svært krevende for de aller fleste virksomheter. Målet fremover er å forbedre marginer ved fortsatt strømlinjeforming av selskapet kombinert med ytterligere kostnadsreduksjoner for å oppnå økt lønnsomhet selv med moderat vekst i 2009, sier Eilert Hanoa, administrerende direktør i Mamut ASA. Se flere nyheter på

4 M Nyhet fra Mamut a m u t M a g a z i n e S o m m e r Med Mamut One bruker du Nøkkelen til en mer effektiv og lønnsom hverdag ligger for mange i å kunne ta unna rutineoppgaver raskere og ha nødvendig informasjon umiddelbart tilgjengelig. Mamut-løsningen du benytter gir deg gode forutsetninger for å løse dette. Men vi utvikler stadig våre løsninger og ved å ta i bruk de nye mulighetene du får i Mamut One, kan du bruk tiden enda bedre. En snekker har fortsatt hammeren hengende i snekkerbeltet, men når han skal arbeide effektivt brukes spikerpistolen. Ved å ta i bruk ny teknologi får han gjort mer på kortere tid. På samme måte kan du øke produktiviteten ute hos en kunde, eller på vei til et møte, ved å ta i bruk ny teknologi. Du kan for eksempel hente beskjeder, oppgaver og kundeinformasjon på mobiltelefonen, eller via Internett og en bærbar PC, fremfor å måtte ringe noen og notere. Tidstyv:...det må jeg sjekke og komme tilbake til deg på... Kort fortalt er Mamut One en komplett løsning for å utføre administrative oppgaver, kommunisere effektivt og for å profilere virksomheten samt dele informasjon via Internett noe som gjør deg operativ uavhengig av tid og sted. Produktivitet bruk tiden bedre! Det viktigste elementet i Mamut One handler om produktivitet, det vil si å benytte tiden best mulig, kanskje til og med å kunne dra nytte av tid som tidligere ikke ble benyttet. En arbeidsdag kan inneholde en rekke potensielle tidstyver; alt fra bortkastede møter hvor det manglet beslutningsinformasjon og unødvendig reisetid for å møte kunder, til å registrere kundeinformasjon som kanskje allerede var notert på en lapp eller mobiltelefonen. Blant alle de ulike tidstyvene er kanskje den vanligste og største det må jeg sjekke og komme tilbake til deg på.... Det å ikke kunne fullføre en oppgave fordi man mangler tilgang til informasjon, resulterer i at man bruker unødig ekstra tid til oppgaven. Man må bruke ekstra tid på å notere ned, sette seg inn i detaljene på nytt senere og ringe opp kunden igjen. Ditt nåværende Mamut-system stopper mange av disse tidstyvene. Men ved å inkludere nettbaserte tjenester sparer du enda litt tid på å lete etter informasjon, i tillegg til å benytte ubrukt tid. Det skyldes ganske enkelt at all viktig informasjon om kunder, avtaler, aktiviteter, bedriftens omsetning og planer, er tilgjengelig hvor og når som helst via Internett. Du trenger ulike verktøy til ulike oppgaver. Enkelte oppgaver kan passe best å utføre via en lokal installasjon av programvare for å unngå at hastighet og responstid på Internett blir en flaskehals. Andre oppgaver eller informasjon kan med fordel være nettbasert (services) og tilgjengelig på håndholdt eller bærbar PC. Mamut One, som er synkronisert med nettbaserte tjenester, skaper med andre ord en større vekt på produktivitet, økt servicenivå til alle kundesegmenter og høyst sannsynlig økt salg. Kommunikasjon samarbeid bedre Med de nye kommunikasjonsløsningene i Mamut One kan du forenkle kommunikasjon og samarbeid med dine kollegaer, partnere, leverandører og kunder. Dette gjøres via tjenester som mobil e-post, delte portaler og nettkonferanse. Og det uten ekstra investeringer i, og tidsbruk på, vedlikehold av infrastruktur som for eksempel servere for å drifte disse tjenestene det tar Mamut seg av. Ved å benytte firma e-posttjenesten kan alle medarbeidere få tilgang til informasjon i Microsoft Outlook; e-post og delte kalendere, mapper og adressebøker. Informasjonen er

5 Nyhet fra Mamut Mamut Magazine Sommer 2009 u tiden enda bedre! alltid tilgjengelig både via det lokale Microsoft Outlook-programmet, via nettleseren eller på mobiltelefonen. Nå kan du eksempelvis bruke dødtid til og fra jobben, eller når du venter på et møte, til å lese og svare på viktig e-post. Et annet eksempel som effektiviserer kommunikasjon og samarbeid, og sparer deg for reiseutgifter, er nettmøtetjenesten Microsoft Live Meeting. Altså utførelse av tradisjonelle kundemøter og produktdemonstrasjoner via Internett. Eller du kan la kollegaer se presentasjoner direkte via egen PC og utføre kurs, brukerstøtte, pressekonferanser, seminarer eller andre arrangementer online. Synlighet få flere besøk og flere salg online Stadig flere mennesker bruker Internett for å innhente informasjon om produkter før de eventuelt kjøper. Mamut gir deg flere muligheter for å publisere ditt eget nettsted og nettbutikk. Den nye løsningen inkludert i Mamut One gir deg imponerende fleksibilitet, en rekke nye designmuligheter og nye funksjoner som eksempel opprettelse av blogg og forum, fotoalbum, publisering for mobiltelefon/pda og støtte for flere språk. Det viktigste er kanskje at løsningen er utviklet for å sikre at din hjemmeside vil bli bedre optimalisert for søkemotorer som Google, bare ved å tilpasse innholdet ditt i brukergrensesnittet. Les flere detaljer under Produktzoom på side 16. Kunnskap og utvidet brukerstøtte sikker og effektiv drift hver dag For at du skal få maksimalt ut av investeringen i programvare og nettbaserte tjenester er det viktig at du har god kunnskap om løsningene du bruker, og de tilhørende fagområdene samt hvordan drive virksomheten fremover. I Mamut One inngår en helhetlig kunnskapspakke som dekker alt fra tilgang på flere grader av personlig veiledning fra Mamut Supportsenter, kom-i-gang hefter, artikler, og online kunnskapsportal, til interaktiv opplæring og seminarer. Få for eksempel oppdatert kunnskap på et bedriftsseminar eller raske svar på brukerspørsmål av din rådgiver hos Mamut. På denne måten legges det bedre til rette for en enda mer effektiv og lønnsom hverdag. Lanseringen av Mamut One gir enda bedre vilkår for en enklere hverdag og at dine mål skal nås. 4 Komponenter > Produktivitet > Kommunikasjon > Synlighet > Kunnskap...som er nøkler for å nå dine mål Les mer om Mamut One på og få detaljerte beskrivelser av hvordan du kan bruke tiden din enda bedre.

6 M Mamut Skandinavisk Bedriftsbarometer a m u t M a g a z i n e S o m m e r Norske småbedrifter mest optimistiske i Skandinavia Optimismen blant bedriftsledere i Norge er høyere enn blant deres kolleger i Sverige og Danmark, og norske småbedrifter er mest optimistiske i Skandinavia. Dette viser en undersøkelse utført blant skandinaviske bedriftsledere for Mamut av Sentio Research i mars Undersøkelsen avdekker også at optimismen er langt større hos små enn hos større virksomheter. Mamut Skandinavisk Bedriftsbarometer avdekker at finanskrisen har redusert optimismen blant skandinaviske bedrifter til et historisk bunnivå. Barometeret er en konjunkturindeks (optimismeindikator) som viser hvor stor andel av skandinaviske bedrifter som forventer økning, minus andel som forventer reduksjon, de neste 12 månedene for sysselsetting, omsetning, lønnsomhet og eksport. Det voldsomme fallet i optimisme fra april til oktober 2008 fortsetter, og plasserer den samlende optimismen rett over nullpunktet med en indikatorverdi på 7. Verst står det til i Sverige hvor indikatoren allerede har passert bunnen og er nå på minus 23. Dette er det klart laveste nivået som er registrert sidene målingene startet i Norge scorer 35 poeng, og fremstår som et lyspunkt til tross for en liten nedgang i optimismen. Undersøkelsen viser noe pessimisme knyttet til fremtidig omsetning, mens forventninger om utviklingen innen sysselsetning, lønnsomhet og eksport er relativt stabil. Samtidig er optimismen større blant mindre virksomheter enn blant virksomheter med flere enn 50 medarbeidere. Nord-Norge opplever en opptur siden forrige måling, hvor nordnorske bedriftsledere nå er langt mer optimistiske enn for kun seks måneder siden. Hele 32,7 prosent av småbedriftene tror de vil ansette flere personer i løpet av de neste seks månedene, mens kun 9,6 prosent tror de vil ha færre ansatte. Tilsvarende tall for Vestlandet viser et helt annet bilde, hvor hele 22,9 prosent tror det vil bli færre ansatte og 21,2 tror på flere. Tabellen viser hvordan optimismeindikatoren for de skandinaviske landene har falt siden toppnoteringene i Tidsserie Mamut Skandinavisk Bedriftsbarometer Nettotall April 2008 Okt Mars 2009 Endring Norge ,4 34,9-16,5 Sverige ,2-23,4-69,6 Danmark ,8 9,6-61,2 Skandinavia ,1 7,1-49,0

7 Mamut Skandinavisk Bedriftsbarometer M a m u t M a g a z i n e S o m m e r Vi registrerer at mange småbedrifter evner å reagere raskt og gjør seg klare til å møte krevende tider. Evne til rask omstilling har alltid vært en av småbedriftenes store konkurransefortrinn, og undersøkelsen viser at det fortsatt er god optimisme blant norske småbedrifter, sier Eilert Hanoa, administrerende direktør i Mamut ASA. Store skandinaviske forskjeller Vårens bedriftsbarometer fra Mamut viser at optimismen fortsetter å stupe siden forrige undersøkelse oktober I de siste 12 månedene er nedgangen på massive 108 poeng, noe som betyr at nesten halvparten av skandinaviske virksomheter ser pessimistisk på fremtiden. Verst står det til i Sverige hvor et fall på nærmere 70 poeng fra oktober 2008 til mars 2009 sender svenskene godt under nullpunktet. Danskene opplever også et solid fall på hele 61,2 poeng, og ender med en svært lav optimismeindikator på 10. I Norge står det noe bedre til, hvor et mer beskjedent fall på 16,5 poeng sender Norge ned til 36 poeng. Svenske bedriftsledere er gjennomgående pessimistiske på samtlige fire indikatorer. 25,0 prosent tror de vil ha færre ansatte i de neste 12 månedene, og kun 13,3 prosent tror de vil ha flere. Tilsvarende tall for Norge er 15,5 prosent som tror på færre ansatte i virksomheten, og 24,3 prosent som tror de vil ansette flere. Det ser også mørkt ut for det svenske arbeidsmarkedet hvor hele 25 prosent tror det vil bli færre ansatte de neste 12 månedene. Kun 13,3 prosent tror de vil ansette flere. Her ser det bedre ut i både Norge og Danmark, hvor henholdsvis 15,5 prosent og 17,8 prosent tro på nedbemanning, mens 24,3 prosent i Norge og 18,0 i Danmark tror de vil ansatte flere. En negativ optimismescore i Sverige på minus 23 poeng betyr at det nå er flere pessimister enn optimister i Sverige, og det laveste vi har målt i noe land noen gang, sier Arve Østgaard i Sentio Research. Økt optimisme i nord Trenden fra tidligere målinger fortsetter hvor de minste virksomhetene gjennomgående er mer optimistiske enn de større. Videre har den negative trenden for Nord-Norge fra forrige måling snudd. Mens nordnorske bedriftsledere var de mest pessimistiske ved målingen i oktober 2008, er dette nå snudd til optimisme. Nå er det sørlendingene som er minst optimistiske og hele 28,0 prosent svarer at de forventer en forverring av fremtidig lønnsomhet. Kun 15,4 prosent av nordnorske bedriftsledere mener det samme, mens hele 38,5 prosent av bedriftene i Nord-Norge forventer en bedret lønnsomhet i tiden som kommer. I sektoren fiske, industri, bygg og anlegg fortsetter den negative trenden fra forrige måling. Hele 33,7 prosent av bedriftene svarer de forventer dårligere lønnsomhet de neste 12 månedene, mens kun 19,5 av tjenesteytende næring forventer det samme. Vi tror at optimismen er høyest hos mindre virksomheter fordi disse virksomhetene i stor grad setter tæring etter næring. God oversikt over egen virksomhet er avgjørende for å treffe riktige beslutninger og dette fordrer gjennomtenkte rutiner og gode IT-verktøy. Vår erfaring er at bedrifter med nøktern drift og gode styringssystemer står langt bedre rustet til å møte krevende utfordringer i nedgangstider, avslutter Hanoa. Illustrasjon Skandinavia April 2008 Oktober 2008 Mars 2009 Norge Sverige Danmark Optimismeindikator fra mars 2009 viser mest optimisme i Norge

8 M kundestyrt utvikling a m u t M a g a z i n e S o m m e r I Mamut er vi opptatt av å sette deg som bruker i fokus i vår konseptutvikling. Vår filosofi er at våre kunder er våre viktigste ambassadører, og bærere av Mamuts fem kjerneverdier; komplette løsninger, brukervennlighet, mest verdi for pengene, service og kunnskap. V ed hver produktlansering gjennomgås alle tilbakemeldingene fra våre brukere. Dette uformelle samarbeidet, og vår systematiske bearbeidelse av tips, gjør det enklere og mer effektivt for oss å utvikle våre løsninger. God brukervennlighet hadde ikke vært mulig uten en tett dialog med brukeren, forbedringer av vårt servicenivå hadde ikke vært mulig uten erfaringene fra de som benytter vårt serviceapparat, med mer. Kriterier for prioritering av tiltak er flere, men stikkord kan være; hvor mange brukere som har rapportert inn et ønske, trender innen IT, nye reguleringer fra myndighetene, og generelt nye funksjoner og tjenester vi ser er med å forenkle din hverdag. Alle innspill blir vurdert, og mange blir implementert umiddelbart til glede for alle våre brukere, og mange innspill blir hentet frem igjen lenger frem i tid. Fokus på brukeropplevelsen Alle Mamuts ansatte har som mål at din brukeropplevelse er ivaretatt på en best mulig måte gjennom hele kundesyklusen at du til en hver tid skal føle deg ivaretatt; fra første kontakt med Mamut til du er en bruker med mange års Mamut-erfaring, og fra du er en liten bedrift til du eventuelt har anskaffet mange flere brukere. Behovene endres underveis og vi er opptatt av til enhver tid å yte den servicen som er nødvendig i den fasen du befinner deg akkurat nå. Vi søker å kartlegge hvert eneste kontaktpunkt med deg som bruker. I vårt tilfelle er det fire elementer vi daglig arbeider med: Produkt, adferd, symboler og kommunikasjon. Alt i fra brukervennligheten i våre løsninger, våre kundekampanjer og e-poster med lisensinformasjon, via designelementer, til hvordan du for eksempel opplever samtalen med din kundekonsulent på salgsavdelingen og kunnskapsnivået på Mamut Supportsenter. På denne måten søker vi å optimalisere alle interne prosesser, nettopp for at du skal få den opplevelsen du forventer i alle dine møter med Mamut. Mamut Barometer Fokus på brukeropplevelsen krever innsikt i kundeforholdene. Hva er bra? Hva er dårlig? Hvor bør vi prioritere å sette inn ressursene? Med andre ord må vi kontinuerlig undersøke tilfredsheten til våre kunder på ulike stadier i deres brukerforhold. Dette gjøres gjennom Mamut Barometer som omfatter alle markeder, kundegrupper og merkevarer/produkter, og gir oss verdifull informasjon med hensyn til å initiere og gjennomføre tiltak for å forenkle din hverdag ytterligere. Fokus er innblikk i hvordan Du er i fok markedet oppfatter våre merkevareverdier, og innsikt som grunnlag for nye tiltak innen alle områder av vår virksomhet; kundeservice, salgsoppføling, administrasjon, produktutvikling og markedsføring. Et viktig funn i siste undersøkelse er at våre kjerneverdier viser seg å være svært viktig for våre brukere. Videre viser det seg at Mamut i gjennomsnitt scorer godt på hvordan kundene oppfatter at Mamut faktisk leverer på disse verdiene som vi har vært tro mot siden etableringen i Men da vi kontinuerlig øker vårt ambisjonsnivå gir resultatene oss inspirasjon til å satse enda mer på tiltak som berører disse områdene, og spesielt konsentrerer vi på de tilbakemeldinger som har fokus på forbedringspotensiale i våre produkter og tjenester. Vi kan stadig bli bedre, og vårt mål er at du når dine mål. Vi oppfordrer derfor alle som blir trukket ut i våre undersøkelser til å gi tilbakemeldinger.

9 Kundestyrt utvikling M a m u t M a g a z i n e S o m m e r us! At kunnskapselementet er viktig for oss bekreftes ved at dette er én av fire hovedpilarer i vårt tekniske fundament Mamut Business Platform; Mamut Business Software, Mamut Active Services, Mamut Business Network og Mamut Knowledge & Community. Knowledge & Community samler alle tjenester som forenkler brukerens benyttelse av våre løsninger samt rådgivning for hvordan du best mulig skal drive din virksomhet. Et stadig voksende nettverk av Mamut-brukere vil også dele erfaringer og best practices gjennom seminarer, nettbaserte kurs, med mer. Mamut som kunnskapsleverandør er med andre ord forankret gjennom hele organisasjonen, helt ut til konkrete produktelementer. For å utvikle din virksomhet, trenger du fremfor alt tilgang på brukerstøtte, kursing, veiledning og oppdatert kunnskap slik at du er sikret en trygg og produktiv hverdag. I tillegg til den ordinære brukerstøttetjenesten omfatter tjenestespekteret også blant annet omfattende kursvirksomhet gjennom Mamut Academy, sikker drift av din Mamutløsning med prioritert tilgang og utvidet åpningstid, oppdateringer med nye regler og funksjonalitet, kompetanseheving gjennom seminarer og faginformasjon, svar på brukerrelaterte spørsmål og prioritet i kø. Videre tilbyr vi en fyldig kunnskapspakke som inneholder alt fra kom-i-gang-hefter og fagartikler til interaktiv opplæring. I tiden som kommer vil vi lansere ytterligere serviceelementer som vil gjøre din hverdag enklere, og sannsynligvis legge forholdene enda bedre til rette for økt lønnsomhet i din virksomhet. Vi oppfordrer deg til å fortsette å gi oss tilbakemeldinger, enten uformelt eller gjennom vårt betatesterprogram (se eller via våre kundeundersøkelser. Vi håper du i 2009 vil oppleve Mamut som en organisasjon som setter deg i fokus, og at vi bidrar til å oppfylle dine mål. P.S. Kundetilfredshetsundersøkelsen for 2009 blir sendt ut i disse dager til tilfeldig utvalgte kunder. Kunnskap og service to kjerneverdier Mamut skal, som det gjenspeiles i vår visjon, forenkle hverdagen til mindre virksomheter ved å levere programvare, tjenester og kunnskap. Som et naturlig, og for brukeren viktig element, har vi derfor inkludert service og brukerstøtte som en automatisk integrert del av våre løsninger. Gjennom akkumulering av mange års erfaringer, gjennom å bidra i samfunnsdebatten, gjennom brukertilbakemeldinger, gjennom ledende partnere og nettverksbygging, og gjennom mange diskusjoner innehar Mamut en kunnskapsbase som vi ønsker å dele med våre brukere. Mamut skal være mer enn en leverandør av programvare og Internetttjenester, vi skal også være en ledende aktør på kunnskapsleveranser og serviceelementer. Se vårt seminarprogram på seminar Les mer om våre kurs på Mamut Academy på academy Mamuts5verdier > Komplette løsninger > Brukervennlighet > Mest for pengene > Service > Kunnskap

10 Få kontrol 10 M Kontantstrøm a m u t M a g a z i n e S o m m e r

11 Kontantstrøm M a m u t M a g a z i n e S o m m e r Antall betalingsanmerkninger på grunn av ubetalte inkassokrav har aldri vært høyere. Eksempelvis i Oslo og Akershus er det som er svartelistet fordi de ikke har betalt inkassogjelden sin. Til sammen var gjelden blant disse på 5,5 milliarder kroner, viser ferske tall fra kredittopplysningsselskapet Lindorff Decision. Mange bedrifter går konkurs selv om de i utgangspunktet hadde god llønnsomhet. I følge tall fra kredittvurderingsselskaper sliter mange mindre virksomheter med dårlige rutiner knyttet til fakturering og inkasso. Enkle grep er alt som skal til for å snu en mulig katastrofe til suksess. på pengene Undersøkelser har vist at norske bedrifter generelt, og småbedrifter spesielt, er alt for dårlige til å få inn utestående fordringer. Frykten for å miste en kunde som ifølge ledende kredittvurderingsselskaper oftest er helt ubegrunnet gjør at mange lar være å purre opp legitime krav. Det å ha gode purrerutiner er tvert imot med på å vise at du er en profesjonell og troverdig leverandør, noe som kan bidra til å bedre ditt renommé. I første kvartal 2009 ble det registrert konkurser i Norge. Ifølge Statistisk sentralbyrå er det 88 prosent flere sammenlignet med samme periode året før. I disse tøffe tidene, er det derfor ekstra viktig å være påpasselig på å sikre at innbetalingene kommer. Ikke selg til dårlige betalere Før du inngår et nytt kundeforhold er det en god ide å sjekke om kunden, være seg bedrift eller privat, er en god eller dårlig betaler. Det finnes en rekke tjenester for kredittinformasjon tilgjengelig. Det vil selvsagt være en avveiing mellom kostnaden for kreditsjekk og størrelsen på kreditten du tenker å gi. Her kan det raskt vise seg lønnsomt å sjekke en kundes kreditverdighet, før du sender avsted varer for store beløp uten noen form for sikkerhet. Det neste du bør være nøye med er å fakturere kunden din. Selvsagt sier du? Det er forbausende mange norske virksomheter som venter alt for lenge med å få ut fakturaer. Ofte er dette håndverksvirksomheter hvor det hoper seg opp med ufakturerte krav som først blir ekspedert når daglig leder ser at bankkontoen begynner å bli tom. Dette er i beste fall en garantert oppskrift på en unødig likviditetskrise. Optimaliser betalingsbetingelsene Det er også en gjenganger at mindre selskaper innbiller seg at de må operere med lange betalingsfrister for å tekkes sine kunder.

12 12 M Kontantstrøm a m u t M a g a z i n e S o m m e r Bruk aktiv purring Det kan virke som om mange særlig mindre virksomheter er redde for å mase på pengene sine. Erfaringer viser faktisk at det er få kunder som reagerer negativt når du purrer på et legitimt krav. Hvis ja, bør varsellampene blinke. Det eneste du oppnår er å finansiere driften til dine kunder. Innenfor tjenesteytende næringer leveres gjerne produktet over tid. Venter du med å sende faktura til hele jobben er gjort, er resultatet dårlig likviditet, større risiko for tap på fordringer og økte kostnader ettersom du selv må finansiere materiell og annet. Her vil det være klokt å avtale delbetaling i forkant av oppdraget. Det kan være verd å legge merke til at det ikke er noen nedside ved å være påpasselig med å unngå de dårlige betalerne. Dette kan selvsagt resultere i at du mister noen kunder, men det er mer sannsynlig at du over tid vil komme til å tape mye mer på dårlige kunder enn det du potensielt kan tjene på dem. Sjekk regnskapet om betalingene kommer Ved bruk av KID-nummer og en OCR-avtale med banken, kan du raskt sjekke om betalingene kommer eller uteblir. Dessuten effektiviserer du bilagsføringen. Bruker du regnskapet ditt aktivt, vil du oppdage at dette er en svært god kilde til kunnskap om dine kunder og dine leveranser. Det handler om å legge litt ekstra tid i å få inn relevant informasjon som vil vise seg svært nyttig etter hvert. Nøyaktig hvor mye tjener du på en leveranse? Hvilke kunder er mest lønnsomme og minst lønnsomme? Ved å ha nøkkeltall eller rapporter tilgjengelig og ta hyppige kontroller sikrer du inntjeningen. Frykter du for å kunne miste fremtidige oppdrag ved å være aktiv med purringer? Igjen er dette i de aller fleste tilfeller helt ubegrunnet. Det å ha gode purrerutiner er tvert imot med på å vise at du er en profesjonell og troverdig leverandør. Erfaringer fra blant kreditvurderingsselskaper som Lindorff viser at i gjennomsnitt går det 85 dager fra første kravet er sendt, til man velger å gå til inkasso. Dette er direkte ulønnsomt da undersøkelser viser at sannsynligheten for at du aldri ser noe til pengene dine øker jo lengre du venter med å sende kravet til inkasso. Følger du vanlig forretningsskikk med purring, inkassovarsel og så inkasso, bør det ikke gå mer enn 45 dager før du oversender saken til inkasso. For mange virksomheter vil det i praksis bety at deler av det overskuddet man kunne oppnådd forsvinner på grunn av unødig venting. God planlegging avgjør For nylig etablerte virksomheter snakkes det gjerne om det vanskelige tredje året. Faste kostnader har økt; man har ofte store og faste leverandører som forventer å få punktlig betaling og flere ansatte som forventer lønn hver måned. Har du dårlige rutiner som gjør at du til stadighet sliter med likviditeten, risikerer du å oppdage at tålmodigheten til leverandørene dine tar slutt. Kredittstopp og inkasso betyr for mindre virksomheter oftere en tur i skifteretten enn det vil være tilfelle for en stor bedrift med mer finansielle muskler. Hvordan skal du så unngå å havne i uføret? Svaret på dette ligger tilbake i tid, hvilke valg du gjorde under etableringen og hvor flink du har vært til å etablere gode rutiner i takt med veksten i selskapet. Du bør ikke vente lenger enn 45 dager før et krav går til inkasso. Venter du lenger øker sjansen for at du aldri ser noe til pengene dine. Venter du like lenge som gjennom-snittet av norske firma med å sende saker til inkasso (85 dager), kan du regne med at å få inn ti prosent mindre enn om du hadde sendt kravet med en gang. Kilde: Lindorff Avtale inngås Kredittsjekk Faktura sendes Jakt på lønnsomhet, ikke vekst Uten verktøy til å vurdere lønnsomhet vil vekstfasen bli et sjansespill. Før du tar beslutningen om å vokse, bør du bruke tid på å vurdere hvordan du skal få til lønnsom vekst. Erfaringer har for eksempel vist at det ofte vil være enklere å selge mer til etablerte kunder, enn å opparbeide nye. Kilden til beslutningsinformasjon finner du Det kan virke som om mange særlig mindre virksomheter er redde for å mase på pengene sine. normalt i et oppdatert økonomisystem i form av ulike rapporter om salg, produkter og kunder, men du bør selvsagt også søke å hente inn informasjon eksternt knyttet til marked, etterspørsel, konkurranse og betalingsvillighet. Faktura forfall P

13 Kontantstrøm M a m u t M a g a z i n e S o m m e r urring Avtale inngås Best timing for å sende til inkasso 42 dager etter forfall Viktig med gode budsjetter Gode budsjetter vil i en hektisk vekstfase være et av dine viktigste styringsverktøy forutsatt at du har et aktivt forhold til dette. Etter hvert som du innhenter ny erfaring, bør også budsjettet ditt avspeile dette. Avvik bør du følge opp grundig, da dette gjerne kan være en indikasjon på at du for eksempel vokser for raskt, ikke har den nødvendige lønnsomheten, eller ikke klarer de salgsmålene du har satt deg. Ved å kunne adressere slike problemstillinger tidlig vil du trolig finne ut at dette kan løses, enten ved å redusere noe på veksttakten, sikre deg bedre likviditet gjennom ulike former for finansiering, eller at du rett og slett må revurdere dine vekstambisjoner. Husk at gode budsjetter, uansett, vil drive medarbeiderne fremover og gi ekstra motivasjon, og automatisk sette fokus på å få inn pengene. Å kombinere dette med aktivitets- og kundestyring samt effektive fakturautsendelser er enda bedre. Løsningsgrad økt med 10% ved innsendelse til inkasso etter 42 dager fra første forfall Jo senere en fordring sendes til inkasso, jo lavere er løsningsgraden Gjennomsnitt for å sende til inkasso 84 dager etter forfall God servicegrad En av småbedriftenes store styrker vanligvis er at nærhet til kundene skaper høy servicegrad. Mange er villig til å betale litt ekstra for dette, og kan være en av de viktigste årsakene til at man vinner kampen om kundene. En stor utfordring ved vekst er å beholde samme servicegrad som kundene dine er vant med. Da handler det om å bruke tiden godt. Nøkkelfaktorer her er gode rutiner og god informasjon. Innebærer veksten behov for mer personell, vil den informasjonen som tidligere kanskje var samlet i et par hoder, bli fordelt på flere. Kunder som er vant til å få svar på et problem samme dag, opplever plutselig å måtte vente en dag eller to mens den nye selgeren din bruker tid på finne det svaret som du har helt fremme i pannebrasken. Var denne informasjonen tilgjengelig i et felles kundeoppfølgingssystem, ville kunden din fått svaret med en gang. tips for bedre 5økonomistyring Ikke vent med purringen Forbausende mange mindre virksomheter venter alt for lenge med å purre inn utestående fordringer. Resultatet er ikke bare dårligere likviditet, men også unødig mange krav som aldri blir betalt. Krev forskuddsbetaling av dårlige betalere Kunder som har en dårlig betalingshistorikk, vil trolig fortsette å være dårlige betalere. Du løper en stor risiko dersom du velger å gi slike kunder kreditt. Skulle de nekte å handle hos deg om du krever forskuddsbetaling, er sannsynligheten stor for at dette er penger du uansett aldri ville ha sett noe til. Unngå lang kredittid Opererer du med lang betalingsfrist, er du i praksis med på å finansiere driften til dine kunder. Om du selv har vesentlig kortere betalingsfrister hos dine leverandører, er dette ganske enkelt dårlig butikk. Hold orden! Virksomheter med gode, oppdatere og detaljerte virksomhetsplaner, oversiktlige regnskaper og gode rutiner for betalingsoppfølging, har betydelig større sjanse for å sikre seg god finansiering fra banken enn selskaper som mangler en slik oversikt. I tider med vanskelig tilgang på finansiering er det ekstra viktig å ha orden i regnskapene. Også mange leverandører krever at du kan dokumentere at du har orden på driften før de innvilger deg kreditt. Styr unna betalingsanmerkninger Pass på å betale dine regninger i tide, slik at du unngår inkassokrav og betalingsanmerkninger. Om du skulle få slike anmerkninger, bør du snarest sørge for å få dem slettet. Alternativt risikerer du at banken og dine leverandører blir langt mindre imøtekommende med kreditten.

14 Reklamerådgivning Online verktøy for be 14 M Brukererfaring a m u t M a g a z i n e S o m m e r For en oppstartsbedrift som oss har Mamut Ones omfattende økonomi- og CRM-funksjoner kombinert med online tjenester gjort at vi kan benytte tiden mest mulig effektivt til å utvikle og øke inntjeningen i virksomheten, sier Knut Westgaard, daglig leder og hovedeier i Completto AS. Completto AS er en ung bedrift men med medarbeidere som har lang erfaring fra reklame- og rådgivningsbransjen. Vi er godt rustet til å få mest ut av kundens penger innenfor alt fra å rette budskapet mot riktig målgruppe til å få gode priser på trykk og medieplassering. Med Mamut One kan vi holde styr på alle kontakter; leverandører og kunder samt prosjekter både på og utenfor kontoret. Det har lettet den store utfordringen det er å drive egen virksomhet, forklarer Westgaard. I et tøft marked, og i en tøff tid, må alle arbeide hardere og levere varene. Ved hjelp av Mamut One er det mulig. Onlinemuligheter vi ellers ikke hadde hatt råd til Knut Westgaard er en erfaren mann innenfor reklamebransjen og har benyttet ulike økonomi- og CRM-systemer tidligere. Da jeg skulle starte for meg selv visste jeg at det var en stor fordel å kunne ha en løsning som var integrert. Jeg har tidligere arbeidet et sted der vi hadde et økonomisystem og et kundeoppfølgingssystem som ikke snakket sammen. Det var veldig tungvint. Da jeg så Mamut One hvor alt er bygget på samme plattform ble jeg glad. Da vi i tillegg kunne få med profesjonell firma e-post basert på Microsoft Hosted Exchange, i tillegg til en rekke andre onlinetjenester, til en pris vi faktisk hadde råd til, ble jeg enda gladere, forteller Westgaard. Knut Westgaard kom fra et miljø hvor de driftet Microsoft Outlook på Hosted Exchange selv. For et lite firma som oss er det ikke noe tema å benytte kroner på å ha en slik maskinvare selv. For ikke å snakke om personalkostnader til daglig drift. Vi gleder oss over at med Mamut One får vi også muligheten til å dele e-post og kalender via mobilen og Internett, utdyper han.

15 Brukererfaring M a m u t M a g a z i n e S o m m e r dre styring Daglig leder og eier Knut Westgaard samt styreleder og medeier Kathrine Aas Midtun utvikler bedriften sin raskere ved å kombinere lokalt installert programvare og nettbaserte tjenester. Mer effektiv hjemme, på jobben og mellom møter Det var først da Completto tok i bruk Mamut One de oppdaget hvor mange fordeler det er å kunne kombinere et økonomisystem med online tjenester. I tillegg til mobil e-post, drar de nytte av å bruke de nettbaserte tjenestene innenfor regnskapsanalyse, årsplanlegging og kundeoppfølging. Jeg som daglig leder og hovedeier bruker den nettbaserte forretningsplanen med årsplanleggerfunksjonene til å få struktur på firmaet. Jeg kan ta frem budsjettet når jeg måtte ønske å gjøre justeringer, om det er hjemme eller på jobben. Løsningen har vært meget nyttig for å ha en mal til å drive virksomheten fremover. Jeg bruker også regelmessig det automatiske regnskapsanalyseverktøyet, Da vi i tillegg kunne få med profesjonell firma e-post basert på Microsoft Hosted Exchange, i tillegg til en rekke andre online-tjenester, til en pris vi faktisk hadde råd til, ble jeg veldig glad. for å se hvordan riket står til. Jeg har fått noen aha-opplevelser om hvordan kostnadsstrukturen er på forskjellige leverandørtjenester. Med løsningen får jeg et umiddelbart overblikk over regnskapstallene og kan gå ned på hver enkelt post om jeg ønsker, sier Westgaard. Online kontaktoppfølging er nyttig for Completto da de er i en rekke kunde- og leverandørmøter hver uke. Når jeg skal fra en kunde til en leverandør kan jeg raskt gå inn i kontaktregisteret, finne adresser og kartbeskrivelser og de siste opplysningene om kontaktene. Om vi gjør endringer på eller utenfor kontoret sørger systemet for at alle opplysninger er synkroniserte og dermed alltid oppdaterte, sier han. Ekstra trygghet og bedre tilgang på kunnskap Westgaard har også benyttet Mamut VIP Support som er en del av Mamut One dersom han har stått fast på noe. Til slutt vil jeg fremheve at med Mamut One bruker jeg ekstremt lite tid til å grave frem opplysninger, om det er kundeinformasjon eller oversikt over inntekter og nøkkeltall. VIP-supporttjenesten som inngår i Mamut One er en ekstra trygghet og har også vært meget nyttig, spesielt i starten når vi skulle sette opp egne rapporter, avslutter han. Completto AS Resultater > Ved å ha en synkronisert løsning for programvare + tjenester omgjøres dødtid til produktivitet > Sparer mye tid på rask tilgang til informasjon om prosjekter, kunder, budsjetter og nøkkeltall > Fikk en mobil e-posttjeneste som de ikke hadde hatt råd til å drifte selv > Sparer penger på å gjøre regnskaps- og analysearbeid selv Derfor valgte vi Mamut > Trengte en integrert løsning for prosjektstyring, kundeoppfølging og regnskap > Ønsket å kunne ha en fleksibel løsning som kunne benyttes både på kontoret, hjemme og mellom kundemøter > Ønsket brukervennlige verktøy for analyse og planlegging av bedriftsutviklingen Webadresse: Bransje: Reklamerådgivning; trykketjenester samt media- og kommunikasjonsrådgivning Marked: Norge Antall brukere: 2 superbrukere, 3 CRM-brukere Antall ansatte: 5 ansatte System: Mamut One Enterprise E5 Silver

16 16 M ProduktZoom a m u t M a g a z i n e S o m m e r Mamut ez Publish bygger profesjonelle hjemmesider raskt og enkelt Hjemmeside laget med Mamut ez Publish. Se I dag er det viktigere enn noensinne at din virksomhet er online, både for å møte dine kunders forventninger og som et verktøy for å hjelpe deg gjennom utfordrende økonomiske tider. Bedrifter kan ikke lengre ignorere at flere og flere kunder leter etter dine produkter og tjenester på Internett. Å åpne bedriften for mengden av internettbrukere er viktig for å tilby en komplett service til dine kunder. Et av Mamuts siste produkter, Mamut ez Publish, hjelper deg å realisere inntektspotensialet i forhold til internettmarkedsføring. Brukervennlig publisering Mamut ez Publish er en innovativ løsning for å sette opp og vedlikeholde nettstedet til din bedrift. Løsningen gjør den nyeste teknologien som brukes av verdensledende organisasjoner tilgjengelig, og tilpasser den, slik at det blir mulig for små og mellomstore virksomheter å utnytte dette verktøyets fordeler. Brukervennligheten og fleksibiliteten gjør det mulig å utarbeide profesjonelle sider raskt og enkelt. Vi er imponert over hvor elegant Mamut har integrert ez Publish med Mamut One og Mamut Business Platform-initiativet. Aleksander Farstad, administrerende direktør i ez Systems Gjennom samarbeidet med ez Systems tilbys løsningen eksklusivt for Mamut-brukere. Mange funksjoner du finner på nettsteder til store selskap er inkludert, og funksjonene er enkelt tilgjengelig via en nettleser, uten at du trenger noen kunnskap om webdesign og databaseutvikling. Enkelt å komme i gang Løsningen består av en rekke elementer som artikkelsider, foldere, bildegallerier, diskusjonsforumer, blogger, kalendere og aktiviteter samt tilbakemeldingsskjemaer. Nettstedet bygges ved å kombinere disse elementene i et automatisk generert menysystem som er enkelt og selvforklarende. Du har fleksibilitet, med muligheten til å benytte ferdige maler eller selv definere en skreddersydd mal. I den skreddersydde malen kan du, med noen få klikk, tilpasse designet slik at farger og grafiske elementer er rettet mot din virksomhets profil.

17 ProduktZoom Mamut Magazine Sommer 2009 Enkelt vedlikehold Mamut ez Publish er et CMS-system (Content Management System), det vil si publiseringsverktøy, som er utviklet med hensyn på at det skal være enkelt å vedlikeholde nettstedet. Når du logger deg på systemet får du tilgang til en meny med en rekke editeringsmuligheter. En annen funksjon som forenkler vedlikeholdet er muligheten til å importere tekstdokumenter. Tekstdokumenter, fra eksempelvis Microsoft Word eller Open Office Writer, som inkluderer elementer som tabeller, bilder og andre grafiske elementer, kan importeres direkte inn i systemet som en ferdig artikkel. Omfattende funksjoner og muligheter Løsningen har en enkel og brukervennlig framtoning og leverer samtidig en lang rekke med funksjoner. Det er støtte for opp til seks språk, støtte for Adobe Flash eller Microsoft Silverlight og automatiske genereringer av RSS feeds. I tillegg er den tekniske løsningen optimalisert slik at dine hjemmesider enkelt kan leses på mobile enheter som iphone, PDA eller mobiltelefon. Løsning inkluderer også funksjonalitet for blogger og forumer, automatisk søkemotoroptimalisering (SEO) og interne søkemotorer på nettstedet. Økt salg gjennom søkemotoroptimalisering En av de kraftige funksjonene i dette unike publiseringsverktøyet er at det automatisk optimaliserer dine hjemmesider for søkemotorer og dermed øker trafikken til ditt nettsted. I dagens konkurranseutsatte marked er det viktig at ditt nettsted blir enkelt funnet av de som benytter søkemotorer til å finne den type produkt eller tjeneste din bedrift tilbyr. Dette er hvor søkemotoroptimalisering (SEO) kommer inn. SEO er prosessen for å forbedre volum og kvalitet på trafikken til ditt nettsted via søkeresultater fra søkemotorer som Google og Yahoo. De sider som er listet høyere i søkeresultatet får flere besøk. Ved å følge innholdsstrukturen i brukergrensesnittet vil Mamut ez Publish automatisk ivareta viktige kriterier for høy rankering i søkeresultatene. Ved enkelt å fylle inn feltene for decription tags og site tags kan alle brukere legge forholdene til rette for optimaliserte sider uavhengig av tekniske kunnskaper. Skap et nettverk for kunder gjennom blogger og forumer Nettverk og internettsamfunn er på vei til å bli mer og mer viktige for mange bedrifter. Med Mamut ez Publish kan forumer og blogger opprettes enkelt uten teknisk ekspertise, noe som gjør det mulig for deg å opprette medier for å knytte sterkere bånd med eksisterende og potensielle kunder. Blogger er kraftige verktøy innenfor sosiale medier siden brukere ønsker å bli involverte og delta. Blogger kan opprettes raskt, en ny bloggpost med bilder eller video kan være online i løpet av noen minutter og besøkende kan enkelt legge inn kommentarer. Anerkjente brukere Nettpubliseringsverktøyet Mamut ez Publish er basert på, er en av verdens mest anerkjente løsninger innenfor Open Source CMS. Løsningen er i dag brukt av en rekke anerkjente selskaper og organisasjoner både i og utenfor Norge, som Flytoget, Carat Norge, Vagabond, Fiskeridirektoratet, Skien Fritidspark, Euronics Norge, Porsche, NASA, Siemens, KPMG, Harvard Business School, Amnesty International, Citroën, Tele2 og Vodafone bare for å nevne noen av de over registrerte kundene i over 130 land. Nå har vi gjort denne tilgjengelig også for deg direkte i din Mamut-løsning! 5 Hovedytelser > > > > > Enkelt å komme i gang Enkelt vedlikehold Omfattende funksjoner og muligheter Økt salg gjennom søkemotoroptimalisering Skap et nettverk for kunder gjennom blogger og forum Les mer om Mamut ez Publish på og få detaljerte beskrivelser av funksjoner som bygger profesjonelle hjemmeside raskt og enkelt. 17

18 18 M Brukertips a m u t M a g a z i n e S o m m e r Mamut Regnskap Mamut Salg Hvordan reversere bilag direkte fra hovedboken? I versjon 12 av Mamut Business Software, er det mulig å reversere bilag direkte fra Hovedboken. Slik går du frem: 1. Gå til Vis Regnskap Hovedbok 2. Finn frem til bilaget du vil ha reversert, og klikk på bilagsnummeret slik at det blir markert 3. Klikk deretter på Slett (sort kryss i verktøylinjen) 4. Følgende bilde vil da vises (se skjermbilde) 5. Dersom du velger Hovedbok, så vil det bli generert et helt identisk bilag, med motsatte debet/kredit-posteringer. Bilaget vil få samme bilagsart, bilagsdato, periode og regnskapsår som var valgt på det opprinnelige bilaget. Merk! For å se bilaget som ble generert, så må du lukke og deretter åpne hovedboken igjen, slik at bildet blir oppdatert. 6. Dersom du velger Bilagsregistrering, så vil et korrigeringsbilag bli generert i bilagsregistrering. Du kan der gjøre ønskede endringer, for eksempel endre bilagsart og dato, før du overfører bilaget til hovedbok. Valg av e-post adresse ved sending av tilbud/ordre/faktura Dersom du sender tilbud/ordre/ faktura til flere forskjellige personer innen samme bedrift, så er det nå mulig i versjon 12 å velge e-post- adresse ved utskrift til e-post. ved utskrift av tilbud/ordre/ faktura til e-post, så må du velge E-postliste. Slik går du frem: 1. Finn frem til aktuell kunde i kontaktoppfølging, og velg fanekortet Annen info 2. I nedtrekkslisten for E-postmottakere kan du velge mellom Kontakt e-post, Deres ref., eller E-postliste. Dersom du vil få et valg mellom alle ansatte 3. Når du neste gang skal sende en faktura på e-post til denne kunden, så vil du få opp en liste over alle registrerte e-postadresser på kontakten (se stort bilde). Mamut Microsoft Outlook Send og synkroniser e-post til dine kontakter direkte fra menylinjen i Outlook Har du Microsoft Outlookintegrasjonen aktivert i ditt Mamut-program, så får du en egen menylinje i Outlook. Når du klikker på ny e-post kan du søke frem kontakter fra kontaktregisteret, der den henter opp riktig e-postadresse, og lagrer e-posten som en aktivitet i programmet. Du kan også overføre e-post og vedlegg til kontaktregisteret, slik at du hele tiden har oversikt over kommunikasjon som er gjort med den aktuelle kunden. Dersom du har satt på innstilling om automatisk overføring, så vil dette automatisk bli synkronisert. Du har også mulighet til å åpne kontaktkortet ved å markere en e-post og deretter klikke på knappen for å åpne kontaktkort (kun aktiv dersom e-posten er synkronisert med programmet). Integrasjonen med Outlook kan kun benyttes mot én firmadatabase. Har du flere firmadatabaser må du velge hvilken du skal benytte integrasjonen mot. Du kan imidlertid bytte, ved å skru av integrasjonen der den er aktiv og deretter skru den på i en annen firmadatabase. Alle brukere trenger imidlertid ikke å bruke integrasjonen mot samme firmadatabase, det vil si at ulike brukere kan benytte integrasjonen mot ulike firmadatabaser.

19 Brukertips Mamut Magazine Mamut Administrasjon Sommer 2009 Mamut Kundeoppfølging Kopiering av firmarapport til andre databaser Velg mellom flere forskjellige leverandører for kartoppslag og reiserute I Mamut er det mulig å redigere på en rapport, for så å kopiere denne rapporten til de andre firmadatabasene. I versjon 12 har du nå muligheten til selv å velge hvilken kartleverandør du vil bruke ved oppslag av kart og reiserute i kontaktregisteret. Det gjør du ved å klikke på Brukerinnstillinger (Ctrl+I) når du står i kontaktoppfølging, og deretter velge fanekortet Kontaktkort. Du kan der velge mellom Microsoft, Google, Yahoo og Proff. Slik går du frem: 1. Velg Vis og klikk Innstillinger. 3. Klikk på knappen Rapporter, velg Rapport-/etiketteditor. 4. Marker rapporten du ønsker å kopiere til de andre firmadata basene. 5. Klikk knappen Kopier firma rapport til alle andre firmaer (Ctrl + C). 6. Svar Ja for å fortsette. 7. Svar OK på at rapporten er kopiert. 8. Lukk alle rapportvinduene. Mamut Nettsted Nytt design av selskapsinformasjon på ditt nettsted Mamut Nettsted Besøkssporing på din hjemmeside I versjon 12 er det nå mulig å legge inn tredjeparts eller egenopprettede script på din hjemmeside. Dette gjør at du kan spore og analysere trafikk på ditt nettsted, og innkommende trafikk fra Google AdWords-annonser. For å benytte deg av script fra tredjeparts leverandører, må du legge inn script fra f.eks. Microsoft adcenter Analytics eller Google Analytics. Slik går du frem: 1. Gå til Vis Netthandel Nettstedinnstillinger 2. Klikk Ok, og velg Script 3. Legg inn scriptet 4. Nederst i bildet velger du ønsket plassering I versjon 12 er det mulig å selv bestemme designet på selskapsinformasjonen på ditt nettsted. Tidligere har dette blitt forhåndsdefinert ut i fra hva som er fylt ut under fanekortet Selskapsinformasjon. Etter oppdatering vil automatisk innsatt firmainformasjon på siden Informasjon om virksomheten bli fjernet. For å legge inn beskrivelse av selskapet må du nå gå til Rediger hjemmeside, velge fanekortene Virksomheten og Beskrivelse av selskapet. Dersom du vil ha inn samme informasjon som tidligere, kan du klikke på knappen Sett inn selskapsinformasjon. Du har her mulighet til å designe informasjonen slik du selv ønsker. Informasjon som er skrevet under Selskapsinformasjon vil nå være synlig i hele nettstedet, såfremt du har en designmal med støtte for dette. 19

20 Mamut er en leverandør med det lille ekstra som gjør at du som kunde føler deg godt ivaretatt. John Brataas, Borg AS Våre kjerneverdier: Komplette løsninger Mest for pengene Brukervennlig Kunnskap Service Mamut Alliance Partners Flere enn kunder forenkler arbeidsdagen med løsninger fra Mamut Copyright 2009 Mamut. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.