REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGANER RANA KOMMUNE

Transkript

1 REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGANER I RANA KOMMUNE

2 Innhold 1. Hvem reglementet gjelder for Kommunestyret Kommunestyrets oppgaver og myndighetsområde Antall medlemmer i kommunestyret Formannskapet Formannskapets oppgaver og myndighetsområde Antall medlemmer i formannskapet Ordfører og varaordfører Kontrollutvalg Faste utvalg Størrelsen på og valg til faste utvalg Hvilke faste utvalg kommunen skal ha Generelt om utvalgenes oppgaver og myndighet Avgrensning av myndighet Innstillingsmyndighet og uttalerett Saksområdene for de forskjellige utvalg Underutvalg Komiteer Partssammensatt utvalg Sammensetning og ledelse Oppgaver og myndighet Rådmannen Rådmannens myndighet Innstillingsrett Møtedeltakelse Henvendelser til administrasjonen Møteprinsippet Tidspunkt for møter Saksliste/endring av saksliste Innkalling til møter Kunngjøring av møter Forfall til møter Åpne eller lukkede møter Tilhørere/kringkasting/videoopptak m.v Møteleder Møtestart og opprop Forfall under møtet Sakenes behandling Presentasjon av sakene Talerett Utsettelse av sak Ordskifte Replikkordskifte Gjelder fra valgperioden Side 2av 21

3 9.6. Begrensning av taletid Gruppemøte Avslutning av ordskifte Ordensregler Fremming av forslag Avstemningsprosedyre Prøveavstemninger Stemmemåter Stemmegivning Hva som er tilstrekkelig til flertall Mindretallsanke Krav om lovlighetskontroll Klage til kontrollutvalget Anmodning om behandling av en sak på nytt. Omgjøring Spørsmål og interpellasjoner Muntlige forespørsler Skriftlig spørsmål til ordføreren Interpellasjoner Forslag i forbindelse med spørsmål og interpellasjoner Møtebok Temamøter, høringer og offentlige møter Temamøter Offentlige høringer Spørsmålsrunde fra innbyggerne til kommunestyret Møte med utsendinger Generelt Møte med kommunestyret Formannskapet og faste utvalg Inhabilitet Kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter De folkevalgte organers og medlemmers rett til innsyn Vedtak om innsyn Tidspunkt for rett til innsyn Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m Fremgangsmåten ved krav om innsyn - forholdet til administrasjonen Lenker til lovverk: Gjelder fra valgperioden Side 3av 21

4 1. Hvem reglementet gjelder for. Reglementet gjelder for kommunestyret og øvrige folkevalgte organer i Rana. Reglementet gjelder for klientutvalget og andre underutvalg som måtte bli opprettet under et hovedutvalg. For slike underutvalg kan kommunestyret, vedkommende hovedutvalg eller vedkommende underutvalg selv etablere saksbehandlingsregler som er tilpasset den virksomhet disse utvalgene skal drive. Reglementet gjelder ikke for: Kontrollutvalget, jf. kommuneloven 77 Styrer i kommunale foretak, jf. kommunelovens kap Kommunestyret Kommunestyrets oppgaver og myndighetsområde. Kommunestyret treffer selv vedtak i alle saker der kommunen skal treffe en avgjørelse og dersom ikke annet følger av lov eller delegasjon Antall medlemmer i kommunestyret. Kommunestyret i Rana kommune har 37 medlemmer. 3. Formannskapet Formannskapets oppgaver og myndighetsområde. Formannskapet har avgjørelsesmyndighet i alle saker som det etter kommuneloven er adgang til å delegere og som kommunestyret ikke har lagt til noe annet organ. Dersom kommunen ikke har avgjørelsesmyndighet i slike delegerte saker, har formannskapet uttalerett i sakene. Avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker framgår av delegasjonsreglementet. Formannskapet har myndighet til å behandle hastesaker som ellers skulle ha vært avgjort av annet organ, jf. kommunelovens 13. Formannskapets hovedoppgaver er (ikke uttømmende): Overordnet utvikling av kommunen som lokalsamfunn. Forslag til årsbudsjett, økonomiplan og skattevedtak. Saker som krever samordning mellom flere av de faste utvalgene Saker som berører forholdet mellom politisk og administrativ organisering. Saker med budsjettmessige konsekvenser ut over årets budsjett Prinsipielle saker angående forvaltning av kommunale bygninger og eiendommer Kommunale tilskudd/formannskapets post Bevillingssaker for øl, vin og brennevin. Næringsutvikling, turisme og reiseliv. Kommunens beredskap. Være kommuneplanutvalg Være skatteutvalg Gjelder fra valgperioden Side 4av 21

5 Være klagenemnd for alle klagesaker (også etter særlover) når klageorganet ikke ligger utenom kommunen. Ivareta kommunens overordnede ansvar for likestillingsarbeid. Næringssaker, Formannskapet gir uttalelser på vegne av kommunen og innstilling til kommunestyret innenfor eget saksområde og ellers i saker som skal avgjøres av dette, og som ikke er tillagt å behandle av et fast utvalg med innstillingsrett direkte til kommunestyret Antall medlemmer i formannskapet. I konstituerende kommunestyremøte etter valget skal formannskapet velges av og blant kommunestyrets medlemmer. Formannskapet i Rana Kommune skal ha 13 medlemmer 4. Ordfører og varaordfører. I det konstituerende møtet etter kommunevalget, etter at formannskapet er valgt, skal kommunestyret velge ordfører og varaordfører blant formannskapets medlemmer. Valget gjelder for hele valgperioden. Ordføreren er kommunestyrets og formannskapets leder. Ordføreren er kommunens rettslige representant og underskriver på kommunens vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er delegert til andre. Kommunestyret kan gi ordføreren fullmakt til å treffe avgjørelser i enkeltsaker eller type av saker som ikke er av prinsipiell betydning, når slike etter lovgivning eller kommunestyrets delegasjon ikke skal treffes av annet kommunalt organ eller administrasjonen. 5. Kontrollutvalg. Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører og varaordførere, og kontrollutvalg for den nye valgperioden. Kommunestyre og fylkesting, formannskap og fylkesutvalg og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer i kontrollutvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer. 6. Faste utvalg. I henhold til kommunelovens 10 nr 1 kan kommunestyret selv opprette faste utvalg for kommunale formål eller for deler av den kommunale virksomhet. Faste utvalg er permanente nemnder med et nærmere angitt saksområde fastsatt av kommunestyret, og det er kommunestyret selv som fastsetter området for utvalgenes virksomhet. I kommunelovens 36 nr 2 om forholdsvalg heter det, (jf Likestillingslovens 21 om representasjon av begge kjønn i alle offentlige utvalg m.v.): Gjelder fra valgperioden Side 5av 21

6 Skal det velges to eller tre medlemmer, skal hvert kjønn være representert på den enkelte liste. Skal det velges fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. Skal det velges seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. Skal det velges 9 medlemmer eller flere, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og skal det velges flere medlemmer pst blant de som velges Det samme gjelder for valg av varamedlemmer Størrelsen på og valg til faste utvalg Det er kommunestyret selv som velger medlemmer til de faste utvalgene, og kommunestyret selv velger også leder og nestleder blant medlemmene i utvalgene. De faste utvalgene har ulikt antall medlemmer. Ordføreren og rådmannen har møte- og talerett i alle faste utvalg Hvilke faste utvalg kommunen skal ha. Rana kommune skal ha følgende faste utvalg: - Kontrollutvalg (5 medlemmer) - Utvalg for helse og omsorg (11 medlemmer) - Utvalg for oppvekst og kultur(11 medlemmer) - Utvalg for miljø, plan- og ressurs (11 medlemmer) 6.3. Generelt om utvalgenes oppgaver og myndighet. De faste utvalgene utfører oppgaver som er pålagt ved lov eller av kommunestyret og avgjør de saker kommunestyret har gitt myndighet til å avgjøre. Avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker er gitt i delegasjonsreglementet. Utvalgene skal primært behandle saker av overordnet eller prinsipiell karakter, der det bør utøves politisk skjønn. Saker av ikke prinsipiell betydning bør avgjøres av rådmannen. Om saken er av prinsipiell karakter avgjøres etter en vurdering av sakens art og konsekvenser, og ut fra en vurdering av hva som er klarlagt gjennom politiske vedtak, instruks eller tidligere praksis. Alle avgjørelser skal ligge innenfor vedtatte budsjettrammer og retningslinjer som følger av lov eller kommunestyrevedtak Avgrensning av myndighet. Saker med budsjettmessige konsekvenser utover inneværende års budsjett, saker som krever samordning mellom flere av de faste utvalgene og saker av større organisasjonsmessig rekkevidde som berører den politiske organiseringen og forhold mellom administrasjon og politiske utvalg, skal likevel behandles av formannskapet. I slike saker er det formannskapet som innstiller overfor kommunestyret. Ved usikkerhet om hvor saker skal behandles bestemmes dette av ordfører og utvalgsledere. Gjelder fra valgperioden Side 6av 21

7 6.5. Innstillingsmyndighet og uttalerett. I saker som skal avgjøres av kommunestyret innstiller utvalgene direkte til kommunestyret. Dersom en sak skal avgjøres i formannskapet, gir utvalget innstilling til formannskapet. Utvalgene har uttalerett i alle saker innenfor eget arbeidsområde som skal avgjøres av formannskapet eller kommunestyret. Det gjelder følgende hovedtype av saker: årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, planlegging innenfor utvalgets arbeidsområde og forslag til endringer i utvalgets arbeidsområde. Også i andre saker innen eget arbeidsområde har utvalgene rett til å uttale seg Saksområdene for de forskjellige utvalg. De sakene som er listet opp under hvert utvalg er ikke uttømmende. Utvalg for helse og omsorg (Helse- og omsorgsutvalget) Utvalget behandler saker vedr. alkohollov, sosialtjenestelov, barnevernslov og kommunehelsetjenestelov. Utvalg for oppvekst og kultur (Oppvekst- og kulturutvalget) Utvalget behandler saker som gjelder forvaltning av grunnskole, skolefritidsordning, kulturskole og barnehager. Kultursaker, jf. K-sak 42/11. Utvalg for miljø, plan- og ressurs. (Miljø,- Plan- og ressursutvalget) Motorferdselloven Plan- og bygningsloven Delingsloven og stadnavnloven Jordloven Skogbruksloven Konsesjonsloven og odelsloven Lakse- og innlandsfiskeloven Viltloven Landbruksnemnd Fast utvalg for plansaker etter plan- og bygningslovens 9-1. Styre for Kommunegården/Kommuneskogene Innlandsfiskenemnd Viltnemnd Miljøsaker, jf. K-sak 42/ Underutvalg. Det skal opprettes et klientutvalg for behandling av klager i klientsaker avgjort av rådmannen etter lov om sosiale tjenester og lov om helsetjenesten i kommunene, og som behandler saker av prinsipiell betydning, kvalitetsutvikling og kontroll. Utvalget består av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer, valgt av kommunestyret. Medlemmene velges blant utvalg for helse og omsorg sine medlemmer. Kommunestyret kan også oppnevne andre utvalg etter behov, og etter å ha innhentet uttalelse fra vedkommende hovedutvalg. Om mulighetene for egne saksbehandlingsregler vises til pkt. 1 i dette reglement. Gjelder fra valgperioden Side 7av 21

8 Underutvalg har den avgjørelsesmyndighet som framgår av lov, oppnevningsvedtak eller delegasjonsreglement Komiteer. Kommunestyret kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Medlemmer til komiteer velges blant kommunestyrets medlemmer. Det oppnevnende organ kan tildele en komité myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. Ved opprettelsen skal det tilstrebes mest mulig lik representasjon av begge kjønn. Dersom komiteens virke skulle betraktes som en permanent virksomhet, og ikke av mer tidsavgrenset karakter, betraktes komiteen som et underutvalg til vedkommende hovedutvalg. I så fall må kommunestyret godkjenne oppnevnelsen og valg av medlemmene Partssammensatt utvalg Sammensetning og ledelse. Partssammensatt utvalg settes sammen av representanter for kommunen og representanter valgt av og blant de ansatte. Kommunestyret velger 5 representanter som skal representere kommunen i det partssammensatte utvalget, og kommunestyret velger selv utvalgets leder og nestleder blant disse. De ansattes representanter består av 2 medlemmer valgt av og blant de ansatte for to år av gangen jf. kommuneloven 25 nr Oppgaver og myndighet. Det partssammensatte utvalget har ansvaret for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Partssammensatt utvalg har som hovedarbeidsområde å trekke opp forslag til linjer for kommunens overordnede personalpolitikk innenfor rammen av kommunens arbeidsgiverpolitikk, slik den fastsettes av kommunestyret. Partssammensatt utvalg har følgende hovedoppgaver (ikke uttømmende): Personalpolitiske retningslinjer Lønnspolitiske retningslinjer. Likestillingsarbeid internt i kommunal virksomhet. Uttalelse ved tilsetting av rådmann. 7. Rådmannen. Gjelder fra valgperioden Side 8av 21

9 7.1. Rådmannens myndighet. Rådmannen er den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov og innenfor de rammer som kommunestyret fastsetter Enkeltsaker og typer saker som ikke er av prinsipiell betydning skal som hovedregel avgjøres av rådmannen, jf. kommunelovens 23 nr. 4. Avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker framgår av delegasjonsreglementet Innstillingsrett. Rådmannen skal gi innstilling i saker som behandles i formannskapet og i faste utvalg Møtedeltakelse. Rådmannen eller den rådmannen utnevner i rådmannens sted, deltar på møter i formannskap og faste utvalg (med unntak av kontrollutvalget) med tale- og forslagsrett, og i kommunestyret med talerett. Andre kommunale tjenestemenn og sakkyndige deltar i møter i folkevalgte organer når rådmann kaller dem inn. Disse kan gi saksopplysninger og svare på spørsmål på vegne av rådmannen, men har utover dette ikke anledning til å delta i forhandlingene. Andre ansatte i kommunen kan delta slik særskilt lovbestemmelse gir dem rett til Henvendelser til administrasjonen. Henvendelser fra folkevalgte organer eller noen av dets medlemmer til administrasjonen skjer via rådmannen. Unntak er henvendelser vedrørende rent praktisk bistand. 8. Møteprinsippet. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter der medlemmene deltar i samme rom. I andre organer enn kommunestyret kan lederen for organet likevel beslutte at saken skal tas opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling, dersom det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig Tidspunkt for møter. Møter skal avholdes etter den årlige møteplan som det folkevalgte organet selv vedtar. Leder av det folkevalgte organ kan justere det enkelte møtet i forhold til planen dersom det er hensiktsmessig. Ellers holdes møte når ordfører / organets leder finner det påkrevd, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Gjelder fra valgperioden Side 9av 21

10 8.2. Saksliste/endring av saksliste Leder av folkevalgt organ setter opp sakliste for møtene i samråd med rådmannen eller den rådmannen setter i sitt sted. Folkevalgt organ kan ved alminnelig flertallsvedtak utsette realitetsbehandlingen av en sak på sakslisten, treffe vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten dersom møteleder eller 1/3 av møtende medlemmer ikke motsetter seg dette. Sakslisten og dokumenter som ikke er unntatt offentlighet skal være tilgjengelig for allmennheten Innkalling til møter. Organets leder er ansvarlig for innkallingen til møte. Rådmannen bistår ved utsendelse av innkallingen og sakspapirene. Innkallingen med sakspapirer, innstilling og trykte bilag bør bestrebes å være faste medlemmer i hende minst 7 dager før møtedagen. Dersom man av særskilte grunner ikke rekker å legge ut på nett trykte bilag sammen med innkallingen, kan disse legges ut i ettertid. Dersom dokumentene inneholder taushetsbelagte opplysninger, kan disse anonymiseres ved utsendelse. Saker som er unntatt offentlighet sendes bare til faste medlemmer og varamedlemmer som er særskilt innkalt. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, og kronologisk oversikt over saker som skal behandles. Ordføreren kan kreve at leder for et fast utvalg innkaller til møte innen rimelig tid for behandling av bestemte saker Kunngjøring av møter. Møter i kommunestyre, formannskap og hovedutvalg skal kunngjøres. Saksliste og sakspapirer legges ut på kommunens hjemmeside på Internett. Kunngjøring av møter oppdateres kontinuerlig på nett, og annonseres uken før for møter i påfølgende uke. Økonomiplan og årsbudsjett legges ut til alminnelig ettersyn 14 dager før den behandles i kommunestyret, jf. kommunelovens 44 og 45 Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtene og opplysning om hvor saksdokumentene er tilgjengelig for allmennheten. Saker gjøres tilgjengelige på kommunens hjemmeside og på Servicetorget. Dette gjelder ikke dokumenter i saker som er unntatt offentlighet Forfall til møter. Den som er valgt som medlem av kommunalt folkevalgt organ plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall (kommunelovens 40 nr 1.). Gyldig forfall er omstendigheter som fører til at vedkommende ikke uten fare for helbred eller velferd eller uten å forsømme viktige og uoppsettelige forretninger eller plikter kunne ha møtt. Gjelder fra valgperioden Side 10av 21

11 Forfall må meldes så snart som mulig, og forfallsgrunnen skal oppgis. (Møteleder eller) administrasjonen skal straks kalle inn varamedlem. Det samme gjelder når noen vet at de må fratre som inhabil i en sak som skal behandles. Dersom medlemmet likevel innfinner seg på møtet, skal varamedlem som lovlig har tatt sete i forsamlingen, fortsette å delta i møtet, inntil den sak er avgjort som var påbegynt, da vedkommende medlem innfant seg. Tilsvarende regel gjelder om et varamedlem innfinner seg som i nummerrekkefølge står foran det varamedlem som gjør tjeneste Åpne eller lukkede møter. Møter i folkevalgte organer holdes for åpne dører, unntatt hvis saken gjelder en arbeidstakers tjenstlige forhold eller om det i saken forventes gitt opplysninger som omfattes av lovbestemt taushetsplikt. Ellers kan et folkevalgt organ også beslutte å behandle en sak for lukkede dører dersom hensyn til personvern eller tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det. Debatt om hvor vidt en sak skal lukkes, skjer for lukkede dører dersom møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Hvis møtet vedtas lukket skal det vises til kommunelovens 31 nr 5 og hvilken paragraf i offentleglova som dekker de aktuelle opplysningene. Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører er alle som er til stede pålagt taushet om forhandlingene og vedtak som gjøres når det gis taushetsbelagte opplysninger. Det skal ikke orienteres eller refereres om taushetsbelagte opplysninger som gis i forhandlingene, med mindre vedkommende folkevalgte organ bestemmer noe annet. Taushetsplikten varer inntil det behandlende organ har bestemt noe annet, eller til de hensyn som begrunner taushetsplikt har falt bort Tilhørere/kringkasting/videoopptak m.v. Tilhørere tar plass på anviste plasser og kan ankomme og forlate salen under hele møtet. Dette skal skje uten at forsamlingen forstyrres. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene, kan møtelederen la tilhørerplassene rydde eller vise vedkommende ut. Tilhørerne må forlate salen når saker skal behandles for lukkede dører, jf kommunelovens 31. Tilhørere kan bare oppta forhandlingene på lydbånd, video e.l eller kringkaste over radio og fjernsyn med møteleders tillatelse. Det vises til kommunelovens 31a nr Møteleder. Møte ledes av organets leder, eller om denne har forfall, av nestleder. Har begge forfall velges møteleder ved flertallsvedtak. Dersom valget gir stemmelikhet mellom flere kandidater, avgjøres valget ved loddtrekning Møtestart og opprop. Møter i folkevalgte organer startes til fastsatt tid med opprop av medlemmer og varamedlemmer som skal være til stede. Er det lovmessige minste antall til stede erklærer møtelederen møtet for satt. Gjelder fra valgperioden Side 11av 21

12 Medlemmer og varamedlemmer som møter fram etter at oppropet er foretatt, melder selv fra til møtelederen. De kan deretter delta i forhandlingene dersom pågående sak ikke er tatt opp til votering. Fra møtet er satt og til møtets slutt kan ingen av organets medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid under forhandlingene, uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av meldt forfall, eller rettmessigheten av innkalling av noe varamedlem, behandles dette før man går til sakslisten. I starten av møte velges tre personer til å godkjenne protokoll, som de innen kort tid etter møte får oversendt fra sekretariat. Møtebok blir så lagt ut på nett Forfall under møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, skal det søkes skriftlig om dette til møtelederen. Varamedlemmet som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer etter reglene i kommunelovens 16 inn i stedet for vedkommende. Pkt. 8.5 gjelder tilsvarende om medlemmet som har meldt forfall kommer tilbake til møtet. 9. Sakenes behandling Presentasjon av sakene. Sakene behandles i den rekkefølge som er nevnt i innkallingen, dersom ikke det folkevalgte organet selv vedtar en annen rekkefølge. Sak som fremmes under møtet og som ikke gjelder saker som er på sakslisten fra før, behandles etter at sakslisten for øvrig er ferdigbehandlet, dersom ikke organet vedtar noe annet. Vedtak i en ny sak kan ikke treffes hvis møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg det. Om ikke en slik ny sak blir realitetsbehandlet, kan organet bestemme at den skal komme opp på et senere møte. Møteleder leser opp sakens nummer og tittel, presenterer innstillingen og redegjør kort for saken så langt det er påkrevd. Møteleder skal spesielt gjøre oppmerksom på tilleggsopplysninger og utredninger som ikke er sendt medlemmene på forhånd Talerett Leder for eldreråd, ungdomsråd, idrettsråd, rådet for funksjonshemmede og leder for foreldreutvalget i grunnskolen kan gis inntil 10 minutters taletid innledningsvis i kommunestyret når saker som vedrører disse utvalgenes saksområde tas opp til behandling Utsettelse av sak. Gjelder fra valgperioden Side 12av 21

13 Et folkevalgt organ kan med alminnelig flertall bestemme at realitetsbehandlingen av en sak på saklisten skal utsettes, eventuelt at saken skal tilbakesendes til rådmannen for ny saksutredning. Dersom noen foreslår å utsette realitetsbehandlingen av en sak, skal dette umiddelbart tas opp til votering Ordskifte. Møteleder bestemmer om innlegg skal holdes fra talerstol. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møteleder rekkefølgen. Talerne skal rette sine ord til ordføreren/møtelederen, ikke til forsamlingen. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken debatten gjelder. Møteleder påser at det skjer. Vil ordføreren delta i ordskiftet i kommunestyret ut over innledende saksorientering og mer enn korte innlegg, skal møteledelsen overlates til varaordfører eller en særskilt valgt møteleder Replikkordskifte. Møteleder kan tillate replikkordskifte i tilknytning til siste talers innlegg. Den enkelte replikk begrenses til maksimum 1 minutt. Den som forårsaket replikkdebatt, kan svare på innleggene samlet eller særskilt. Gis et samlet svar, kan taleren gis en taletid på inntil 2 minutter. Replikkordskiftet må ikke strekke seg ut over 10 minutter Begrensning av taletid. Et folkevalgt organ kan når som helst og med alminnelig flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg, eventuelt med unntak for ordfører og gruppeledere. Ved behandling av forslag om å korte ned taletiden eller om å avslutte ordskiftet, skal bare en taler for og en taler imot forslaget få anledning til å ta ordet, og hver bare en gang med høyst to minutters taletid Gruppemøte. Både før og under ordskiftet i en sak, kan møteleder etter forslag fra gruppelederne gi tillatelse til gruppemøter normalt på inntil 15 minutter. Dersom møteleder nekter gruppemøte, kan organet overprøve dette. Gjelder fra valgperioden Side 13av 21

14 9.8. Avslutning av ordskifte. Ordskiftet er avsluttet når ingen flere medlemmer har bedt om ordet, eventuelt når de som har tegnet seg innen at strek ble satt for ordskiftet, har hatt ordet. Etter at strek er satt, kan ingen som ikke har tegnet seg få ordet. Folkevalgt organ kan vedta å avslutte ordskiftet når det finner at saken er ferdig drøftet Ordensregler. Møteleder skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Det er ikke lov til å lage uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Møteleder må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å håndheve ordensreglement, rette opp misforståelser eller bidra til saklig debatt. Mobiltelefoner og andre innretninger som kan virke forstyrrende, skal være slått av under forhandlingene. Det er ikke tillatt å legge ut eller fordele trykksaker eller annet materiell i salen under møtene, med mindre møtelederen eller det folkevalgte organet selv samtykker. Overtrer noen ordensbestemmelsene, påtaler møteleder dette, om nødvendig to ganger. Retter vedkommende seg ikke etter dette, kan møteleder nekte å gi vedkommende ordet, eller la forsamlingen avgjøre ved avstemning om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet Fremming av forslag. I formannskapet og i hovedutvalgene tas rådmannens innstilling opp til avstemning. I kommunestyrets møter tas formannskapets og de faste utvalgenes innstilling opp til avstemning. For øvrig kan forslag til avstemming i den sak som er til behandling, framsettes av møteleder eller annet medlem av det folkevalgte organ, eventuelt av en eller flere partigrupper som er representert i møtet. Forslag tillates ikke framsatt etter at strek er satt for ordskiftet, jf. pkt Medlemmer av folkevalgte organer skal levere forslag til vedtak til møtelederen. Forslaget skal være skriftlig og i undertegnet stand. Ved valg eller tilsettinger, ved utsettelsesforslag, eller ved forslag om å sendes saken over til annet folkevalgt organ, eller tilbake til administrasjonen for utredning kan forslag settes frem muntlig. Så langt det er mulig oversendes et hvert forslag skriftlig, fortrinnsvis elektronisk, til møtesekretær. Gjelder fra valgperioden Side 14av 21

15 9.11. Avstemningsprosedyre. Når ordskiftet er slutt, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Møtelederen refererer de framsatte forslag. Fra da av og til den er avgjort ved avstemning, skal det ikke tillates ordskifte om saken, eller settes fram noe nytt forslag. Det er heller ikke adgang til å ta noen annen sak opp til behandling. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møteleder fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen eller om alternativ stemmegivning. Blir det ordskifte om det, skal møteleder se til at talerne kun tar opp avstemningsspørsmålet. Er forslaget delt i flere punkter eller paragrafer, kan det stemmes foreløpig over hvert enkelt punkt eller paragraf, og deretter til slutt over forslaget i sin helhet Prøveavstemninger. Før endelig avstemning i en sak, kan et folkevalgt organ foreta prøveavstemninger som ikke er bindende Stemmemåter. Avstemningen gjennomføres på en av følgende måter: A. Ved stilltiende godkjenning, når ingen uttaler seg mot forslag framsatt av møteleder. B. Ved at møtelederen ber medlemmer som er for eller imot et forslag om å gi stemmetegn. Når møtelederen bestemmer det eller dersom et medlem krever det, holdes kontra votering. C. Ved navneopprop, ja eller nei som svar, når ordføreren roper opp navnene etter rekkefølgen i navnelisten over de møtende. Denne avstemningsmåten brukes kun i kommunestyrets møter, og når ordføreren eller 1/5 av medlemmene krever det. D. Skriftlig med sedler uten underskrift ved valg og ansettelser om noe medlem krever det. Når de avstemningsmåter som er nevnt under punkt C og D blir brukt, utnevner møtelederen minst to medlemmer, fortrinnsvis fra ulike partigrupper, for å følge navneoppropet eller telle opp stemmesedler Stemmegivning. De medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme. Ved valg og ansettelse kan hvert medlem kreve skriftlig, og det er anledning til å stemme blankt Hva som er tilstrekkelig til flertall. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer, om ikke annet følger av loven (kommuneloven eller valgloven). Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved valg benyttes loddtrekning ved stemmelikhet. Gjelder fra valgperioden Side 15av 21

16 9.16. Mindretallsanke. I saker hvor avgjørelsesmyndighet er delegert fra kommunestyret til faste utvalg kan 2 medlemmer, ordføreren/ordførers representant eller rådmannen/rådmannens representant innen møtets slutt forlange at saken blir forelagt kommunestyret. Krav om anke må undertegnes og protokolleres. Mindretallsanke kan ikke skje dersom organet har truffet et enkeltvedtak som ikke kan være gjenstand for omgjøring til skade for en part etter forvaltningsloven Krav om lovlighetskontroll. Tre eller flere av kommunestyrets medlemmer kan bringe avgjørelser truffet av folkevalgt organ eller administrasjonen inn for fylkesmannen for kontroll av avgjørelsens lovlighet. Dette gjelder ikke i saker om ansettelse, oppsigelse eller avskjed. Kravet om lovlighetskontroll framsettes skriftlig for det organ som har truffet avgjørelsen. Dette organ behandler saken på nytt. Dersom avgjørelsen opprettholdes, oversendes saken til fylkesmannen. Vedkommende folkevalgte organ eller kommunestyret kan beslutte at en avgjørelse ikke skal iverksettes før lovlighetsklagen er avgjort Klage til kontrollutvalget. Et hvert medlem av folkevalgt organ kan sende en sak til kontrollutvalget, dersom vedkommende mener det er fattet et vedtak som ikke kunne fattes, eller vurderer at saken av rettssikkerhetsmessige årsaker bør sendes til kontrollutvalget og saken går inn under kontrollutvalgets arbeidsområde. Dette gjelder ikke vedtak fattet av kommunestyret Anmodning om behandling av en sak på nytt. Omgjøring. Folkevalgte organer kan avslå anmodning om å ta opp en sak til ny behandling hvis den er lovlig avgjort i samme valgperiode, når anmodningen kommer inn før det er gått 3 måneder fra den dag det ble gjort vedtak i saken. Dette gjelder ikke anmodning fra departementet eller fylkesmann. Dersom saken gjelder et enkeltvedtak som ikke kan omgjøres til skade for en part etter forvaltningsloven, kan det folkevalgte organ avslå ny behandling av saken. På de vilkår som følger av forvaltningslovens 35, 1. ledd kan folkevalgte organer omgjøre sine egne vedtak uten at det er påklaget. På samme vilkår kan kommunestyret også omgjøre vedtak truffet av andre folkevalgte organer eller administrasjonen. 10. Spørsmål og interpellasjoner Muntlige forespørsler. Gjelder fra valgperioden Side 16av 21

17 Ethvert medlem kan rette forespørsler til møtelederen, også om saker som ikke står på sakslisten. Møtelederen bestemmer om det skal gis utfyllende eller foreløpig svar i møtet, eller om det gis svar på et senere møte. Møteleder kan be andre medlemmer svare, eller be rådmannen eller den rådmannen utnevner om å besvare forespørselen. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstilleren har anledning til å stille ett tilleggsspørsmål. Tidsramme maks 15 minutter. Hvis representant ønsker at et muntlig spørsmål skal føres i møtebok, må spørsmålet leveres skriftlig Skriftlig spørsmål til ordføreren. Et kommunestyremedlem eller varamedlem kan stille skriftlig spørsmål til ordføreren senest 4 dager før kommunestyremøtet der det ønskes svar. Det settes av inntil en halv time etter behandlingen av den ordinære saklisten til besvarelse av innmeldte spørsmål. Ordføreren kan be rådmannen eller den rådmannen utnevner å svare på spørsmål. Spørsmålsstilleren og den som svarer kan ikke ha ordet i mer enn 5 minutter. Ordskifte er ikke tillatt, men spørsmålsstilleren har rett til å stille ett tilleggsspørsmål. Tilleggsspørsmål og svar kan ikke overstige 2 minutter. En annen representant fra vedkommende gruppe kan ta opp spørsmålet som sitt dersom spørsmålsstilleren ikke er til stede. Spørsmålene behandles vanligvis i den rekkefølge de er levert ordføreren. Dersom spørsmålet ikke kan besvares innenfor avsatt tidsramme må spørreren bekrefte overfor ordføreren at spørsmålet ønskes besvart i neste møte. Dersom bekreftelse ikke foreligger innen to dager før møtet, anses spørsmålet å være trukket Interpellasjoner. Kommunestyrets medlemmer eller varamedlemmer kan levere skriftlig interpellasjon til ordføreren senest 8 dager før kommunestyremøter. Behandlingen av interpellasjoner tas opp etter at den ordinære sakslisten er ferdigbehandlet, og dersom ikke annet bestemmes, etter at spørsmål og forespørsler er besvart. Ved behandling av interpellasjoner kan interpellanten og den som svarer - ordføreren eller den som anmodes om det - få ordet 2 ganger. For øvrig skal ingen ha ordet mer enn 1 gang. Taletiden ved behandling av interpellasjoner er avgrenset til 10 minutter for første innlegg av interpellanten og den som svarer på interpellasjonen. Ellers er taletiden inntil 5 minutter. Behandlingen av en interpellasjon må ikke vare mer enn 45 minutter, med adgang til å Gjelder fra valgperioden Side 17av 21

18 forlenge ordskiftet ytterligere inntil 45 minutter etter forslag fra ordføreren og vedtak i kommunestyret med alminnelig flertall Forslag i forbindelse med spørsmål og interpellasjoner. Forslag til vedtak som fremmes i sammenheng med forespørsler, spørsmål og interpellasjoner, kan ikke avgjøres i møte hvis ordføreren / møtelederen eller 1/3 av medlemmene motsetter seg det. 11. Møtebok. For hvert møte i folkevalgte organer skal det føres møtebok med opplysninger om møtested og - tid, liste over møtende og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Det skal føres oversikt over medlemmer som forlater og tiltrer møtene, slik at dette sammen med medlemsfortegnelsen viser hvem som har deltatt i behandlingen av hver sak. Sakene føres fortløpende for kalenderåret. Det skal gå frem av møteboka hva hver sak gjelder, forslag som ble fremsatt og stemt over og avstemningsresultat som viser partienes stemmegivning. Et medlem av folkevalgt organ kan kreve å få protokolltilførsel i forbindelse med behandling av en sak. Slik protokolltilførsel må framsettes i møtet. Dersom et medlem protesterer på dette, avgjør møtelederen eller det folkevalgte organet om protokolltilførsel skal tillates. Rådmannen skal sørge for at det er sekretær som fører møtebok for folkevalgte organer. 12. Temamøter, høringer og offentlige møter Temamøter. Folkevalgte organer kan holde åpne temamøter for å belyse/debattere aktuelle faglige og politiske temaer. Slike møter avvikles normalt i tilknytning til de ordinære møtene og før den ordinære sakslisten behandles. Temamøter og hvilket tema som skal behandles skal påføres saklisten. Medlemmer av folkevalgte organer og partigrupper kan foreslå temaer. Dersom det folkevalgte organet ikke bestemmer noe annet skal normal tidsramme være: - Innledning:30 minutter - Debatt: Inntil 1 ½ time - Taletid: Inntil 5 minutter for hver taler Offentlige høringer. I arbeid med en sak som berører grupper av innbyggere eller alle innbyggerne, kan folkevalgte organ gjennomføre offentlige rådgivende høringer for å informere, og registrere meninger/oppfatninger om sentrale spørsmål og problemstillinger som saken reiser. Gjelder fra valgperioden Side 18av 21

19 12.3. Spørsmålsrunde fra innbyggerne til kommunestyret. Når kommunestyret vedtar det, kan det holdes inntil 30 minutters offentlig spørrerunde i møtesalen. Ordningen annonseres i god tid i forveien. Spørretimen er åpen for alle. Spørsmålene kan stilles skriftlig og muntlig, og skal alltid rettes til møtelederen. Møtelederen svarer selv, eller kan bestemme at rådmannen eller andre fra administrasjonen besvarer spørsmålet. Spørsmål og svar skal være kortfattet. Det gis anledning til en replikk og svar til denne. 13. Møte med utsendinger Generelt. Utsendinger fra grupper som vil møte folkevalgte organer og uttale seg om en sak, skal melde fra til ordfører/møteleder senest dagen før møtet. Det folkevalgte organet avgjør om utsendingene skal tas i mot. Dersom møtet angår en av sakene på sakslisten, rapporterer møtelederen det som kom frem på møtet når denne saken blir behandlet. Ellers rapporteres det etter at sakslisten er ferdig behandlet. Dersom gruppen møtte hele det folkevalgte organ, avlegger møteleder ingen rapport. Forslag til vedtak som fremmes i sammenheng med dette kan ikke avgjøres i møtet dersom ordføreren/møtelederen eller 1/3 av medlemmene motsetter seg det Møte med kommunestyret. Blir utsendinger/grupper mottatt av kommunestyret, møter de et utvalg med representanter fra partigruppene utenfor møtesalen. Ordføreren eller varaordfører fungerer som møteleder. Hvis disse ikke deltar velger utvalget møteleder før møtet Formannskapet og faste utvalg. Formannskapet og faste utvalg kan også ta i mot utsendingene i møtesalen. Møtene ledes av ordfører/utvalgsleder. Når utsendingene har uttalt seg, får hvert medlem av utvalget stille utsendingene spørsmål om faktiske sider ved saken, men det er ikke anledning til ordskifte mellom utvalget og utsendingene. 14. Inhabilitet. De folkevalgte medlemmer er inhabile til å delta i behandlingen av en sak der inhabilitet foreligger etter forvaltningslovens kap. II, jf. kommunelovens 40 nr.3. Den som anser seg som inhabil i en sak skal straks melde fra til møteleder. Det folkevalgte organet avgjør selv om det foreligger inhabilitet, uten at vedkommende medlem deltar i forhandlingen. Den som er inhabil, fratrer og tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Selv om inhabilitet ikke foreligger, kan et medlem be seg fritatt fra deltakelse i behandlingen av en sak, dersom vektige, personlige grunner taler for det. Det folkevalgte organ avgjør om fritak kan gis. Gjelder fra valgperioden Side 19av 21

20 15. Kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter De folkevalgte organers og medlemmers rett til innsyn. Kommunestyret har, som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning, rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak Vedtak om innsyn. Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ. Minst tre medlemmer i kommunestyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt, jf. pkt 3. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag. Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ kan vedta innsyn for sin bruk i andre organers saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det Tidspunkt for rett til innsyn. Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksframstillingen skal følge en oversikt over alle dokumentene som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen. For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn fortsatt fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m. I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organ kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningslovens 13 b nr. 2 og 4. Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er underlagt taushetsplikt etter lov. Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven 31, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Gjelder fra valgperioden Side 20av 21

21 Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger Fremgangsmåten ved krav om innsyn - forholdet til administrasjonen. Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser til administrasjonen skal skje til tjenestevei, det vil si til rådmannen. Forespørsel til administrasjonen om saker som er under behandling, bør besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan, o.l. ************************************************************************** Lenker til lovverk: Kommunelov: Forskrift av : Plan- og bygningslov: Forvaltningslov: Offentleglova: Sosialtjenesteloven: LOV Kommunehelsetjenesteloven: LOV Likestillingsloven: LOV Gjelder fra valgperioden Side 21av 21