Møteinnkalling. Rollag kommune. Utvalg: Formannskapet Møtested: Rom 4 Rollag kommunehus Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Rollag kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Rom 4 Rollag kommunehus Dato: Tidspunkt: 09:00 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Rollag kommune, Dag Lislien ordfører

2 Sakskart: Utvalgs Saksnr: Sakstittel Lukket/åpen PS 20/15 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 21/15 PS 22/15 PS 23/15 PS 24/15 PS 25/15 PS 26/15 Meldinger og orienteringer Tertialrapport 1/2015 med budsjettregulering Oppfølging av budsjettvedtak konsekvens av tiltak Søknad om tilleggsbevilgning til kommunal egenandel av trafikksikkerhetsmidler Kommunereformen informasjonsgrunnlag samt forslag til videre framdrift Kommuneplan - arealdel - planprogram PS 27/15 Oppnevning av kommunekomite til TV-aksjonen Regnskogfondet

3 PS 20/15 Godkjenning av protokoll fra møtet

4 ROLLAG KOMMUNE Rollag : Arkiv : Saksmappe : 2013/47 Avd. : Sentraladministrasjonen Saksbehandl er : Else Berit Grette Meldinger og orienteringer Utvalg MØTEBEHANDLING: Møtedato Utvalgssak Formannskapet /15 Ordføreren orienterte om:

5 ROLLAG KOMMUNE Rollag : Arkiv : 150 Saksmappe : 2015/353 Avd. : Rådmann Saksbehandl er : Hans Henrik Thune Tertialrapport 1/2015 med budsjettregulering Utvalg MØTEBEHANDLING: Møtedato Utvalgssak Formannskapet /15 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak: 1. Rapporten for 1. tertial 2015 tas til etterretning. 2. Følgende budsjettregulering gjennomføres: Rammen til Helse og omsorg økes med Skatteinntekter reduseres med Rammetilskuddet økes med Eiendomsskatt økes med Avsetning til disposisjonsfond reduseres med Fakta: Tertialrapporten legges fram etter mal basert på handlingsprogrammet og budsjettet for Første del av rapporten inneholder status på de tiltakene som inngår i handlingsprogrammet. Under satsningsområde næringsutvikling, finner en status for arbeidet med omstillingsprogrammet

6 Andre del av rapporten gir status på nøkkeltall og måleindikatorer for den enkelte enhet. Deretter vises samlet oversikt over kommunens økonomisk status for drift og investeringer pr. 1. tertial. Tertialrapporten gir også en status på utvikling av sykefravær, finansforvaltningen og demografi. I tillegg gis det status på verbalpunktene i budsjettvedtakene for de enkelte år. Vurdering: Aktivitetsnivået i kommunen er høyt i forhold til de mange utviklingsprosjektene som pågår. Dette kan til tider være utfordrende for en liten organisasjon som Rollag kommune med forholdsvis begrensede ressurser. Samtidig viser statusen på arbeidet med tiltakene i handlingsprogrammet at det er god framdrift på de fleste områdene. Det er likevel noen tiltak som ikke har framdrift som planlagt. Noe av forklaringen på dette er manglende kapasitet i administrasjonen til gjennomføring. Den økonomiske statusen pr. 1. tertial viser et merforbruk innenfor enheten Helse og Omsorg. Hovedårsaken til merforbruket er høyt tjenestebehov. Det er igangsatt tiltak gjeldende fra 1. juni som skal stoppe at merforbruket innen lønn akkumuleres ut året. Prognosen ved årets slutt er likevel et merforbruk på kroner. Det foreslås at enhetens budsjettramme økes med tilsvarende beløp. Øvrige enheter ansees å ha tilfredsstillende status i forhold til periodisert budsjett. Kommunens skatteinngang pr 1. tertial ligger 2,4 % lavere enn skatteinngangen på samme tidspunkt i fjor og 1,1 millioner kroner lavere enn budsjettert pr 1. tertial. Landet har en økning på 3,4 % i samme periode. Rollag kommune kan påregne noe mer i inntektsutjevning gjennom rammetilskuddet enn forutsatt i budsjettet siden kommunens skatteinngang er langt lavere enn landsgjennomsnittet. Regjeringen har i revidert nasjonalbudsjett lagt opp til å styrke kommunesektoren med 1,1 milliard kroner. Dette vil utgjøre en økning i rammetilskudd på kroner i 2015 for Rollag og kommer i tillegg til anslått økning i inntektsutjevning pga. redusert skatteinngang. Investeringsregnskapet har en bevilget ramme i ,5 millioner kroner. Det er gjennomført tiltak for 0,6 pr 1. tertial i år. Viser til detaljert oversikt i rapporten. Det samlede sykefraværet i organisasjonen pr. 1 tertial er på 6,25 %. Dette er en økning på 0,88 prosentpoeng fra 1. tertial i Korttidsfraværet er 1,44 %, mens langtidssykefravær er 4,81 %. Rådmannens forslag til konkusjon 1. Rapporten for 1. tertial 2015 tas til etterretning. 2. Følgende budsjettregulering gjennomføres: Rammen til Helse og omsorg økes med Skatteinntekter reduseres med Rammetilskuddet økes med Eiendomsskatt økes med Avsetning til disposisjonsfond reduseres med Vedlegg: Tertialrapport

7 ROLLAG KOMMUNE Rollag : Arkiv : 030 Saksmappe : 2015/85 Avd. : Rådmann Saksbehandl er : Hans Henrik Thune Oppfølging av budsjettvedtak konsekvens av tiltak Utvalg MØTEBEHANDLING: Møtedato Utvalgssak Formannskapet /15 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak: Saken legges fram til behandling. Fakta I kommunestyrets behandling av budsjett og økonomiplan for ble det fattet følgende vedtak knyttet til reduserte inntekter fra eiendomsskatt på verker og bruk, jfr. pkt. 1 i vedtaket: 1. «Det fremlagte forslag til årsbudsjett for 2015 og handlingsprogram, økonomiplan for for Rollag kommune vedtas med følgende tillegg: Reduserte inntekter eiendomsskatt verker og bruk Øke eiendomsskatt annen eiendom fra 2,5 til 3,5 promille Reduksjon i driften Redusert avsetning disposisjonsfond Redusere investering med 3 millioner kroner » Som følge av inntektsreduksjonen i eiendomsskatt ble det bl.a. vedtatt å redusere enhetenes driftsramme med kr i 2015 og med kr årlig fra og med Reduksjonen ble kun angitt som en reduksjon i den samlede driftsrammen og ikke konkretisert mht. tjenesteområde og tiltak. Rådmannen kommer derfor nå tilbake med sak til kommunestyret med forslag til konkretisering av reduksjonstiltak.

8 Vurdering Med bakgrunn i ovennevnte reduksjonsbehov er det gjennomført en bred prosess internt i alle enheter for å vurdere innsparinger og komme med forslag til reduksjonstiltak. Hver enhetsleder har etablert og ledet en arbeidsgruppe med ansattes representanter og andre ressurspersoner som har bidratt i arbeidet med å finne sparetiltak. Gruppene skulle søke å skjerme kjernetjenester og prioritere innsparinger i funksjoner som ikke driver direkte brukerrettet tjenesteproduksjon. Det ble ført referater fra alle møter og gruppene leverte sluttrapport til rådmann i form av tiltakslister. Til bruk i arbeidet ble det utarbeidet en «Arbeidsplan, tidsplan og informasjonsplan» med sikte på aktiviteter, ansvar, fremdrift, involvering og informasjon til ansatte, organisasjonene, vernetjeneste, AMU og politisk ledelse. Det har i løpet av våren 2015 vært avholdt medbestemmelsesmøter, personalmøter og arbeidsgruppemøter i alle enheter. Det har i tillegg vært felles drøftelser i enhetsledermøter. Det er orientert om prosessen både i AMU og i møter med vernetjenesten. Administrasjonsutvalget ble orientert om prosessen første gang i februar 2015 i sak 2/15 der en samtidig fikk konfirmert retningslinjer for nedbemanning i Rollag kommune. Deretter i mars i sak 4/15. I sin orientering til AMU i sak 9/15 gjorde rådmannen oppmerksom på at kommunen med fremlagte forslag vil komme i en situasjon der enkelte medarbeidere vil bli overflødig i forhold til dagens arbeidsoppgaver. Det kan bli større arbeidspress på enkelte arbeidsplasser og noen ansatte må regne med nye arbeidsoppgaver, omdisponering eller oppmøte på nytt arbeidssted. Det er ført samtaler med de som kan bli berørt og det jobbes i dag med å finne alternativer. Med rådmannens anbefalinger til reduksjonstiltak er det imidlertid lite sannsynlig at kommunen kommer i en situasjon med oppsigelser. Rådmannen har mottatt til sammen 41 forslag til innsparingstiltak fra enhetene. Tiltakene er innarbeidet i ett dokument «tiltakskatalog» som følger som vedlegg til saken. Beskrivelsen av tiltakene følger samme mal mht. innsparingsbeløp, konsekvenser for personal, brukere, andre enheter og konsekvenser i forhold til ansattes arbeidsmiljø. Sammendraget fremst i tiltakskatalogen viser alle tiltakene sortert på enhet og mulig innsparingsbeløp. Oversikten viser også hvilke tiltak som inngår i rådmannens forslag. «Bruttolisten» av alle tiltak i tiltakskatalogen utgjør netto innsparinger hos enhetene på til sammen: Sum Rådmannen har med utgangspunkt i bruttolisten av tiltak, foreslått å prioritere tiltak i omfang tilnærmet den verdi (reduksjon i driften) som kommunestyret vedtok i sitt budsjettvedtak. Rådmannens forslag til tiltak innehar følgende netto innsparinger fordelt på den enkelte enhet: Fellestjeneste Skole Barnehage Helse og omsorg Plan og utvikling Nav Numedal Sum Det vises til vedlagte tiltakskatalog for konkretisering av hvilke tiltak som inngår i rådmannens forslag. Det bemerkes at grunnet økning i antall barn i barnehagen, har barnehagen fått styrket budsjettet sitt.

9 Konklusjon Det vedtas følgende endringer av enhetenes netto driftsrammer i budsjettet og økonomiplanen for Reduksjonstiltakene er konkretisert i egen tiltakskatalog som følger som vedlegg til saken Fellestjeneste Skole Barnehage Helse og omsorg Plan og utvikling Nav Numedal Sum Vedlegg: Tiltakskatalog Budsjettreduksjoner (mai 2015)

10 ROLLAG KOMMUNE Rollag : Arkiv : 233 Saksmappe : 2014/377 Avd. : Teknisk Saksbehandl er : Gjermund Otterholt Søknad om tilleggsbevilgning til kommunal egenandel av trafikksikkerhetsmidler Utvalg MØTEBEHANDLING: Møtedato Formannskapet /15 Utvalgsleders forslag til vedtak: Utvalgssak Det opprettes eget prosjekt for Trafikksikkerhet gatelys med utgiftsramme kroner + mva. Prosjektet finansieres med tilskudd fra Fylkeskommunen på kroner og kommunens andel på fra ubundne investeringsfond. Merverdiavgiften finansieres med kompensasjon fra merverdiavgift. Prosjekt Gatelys Langs Fylkesveg 40 fra avkjøring Veggli industriområde til avkjøring Fjøsevegen ca 840 m Fra Brubakken og langs fylkesveg 107 ved gamle felleskjøpet.ca 650 m Prosjektkostnad ekskl. mva Tilskudd ekskl. mva Kommunens kostnad ekskl. mva Sum Dersom konkurranseutsettingen viser høyere kostnader enn forutsatt reduseres anlegget tilsvarende.

11 Saken gjelder: Tilleggsbevilgning. Fakta: Rollag kommune søkte i fjor høst om støtte til trafikksikkerhetstiltak fra Buskerud Fylkeskommune til fire anlegg. Det ble gitt tilsagn om støtte på 60% av prosjektkostnadene på disse to prosjektene. Prosjekt Gatelys Langs Fylkesveg 40 fra avkjøring Veggli industriområde til avkjøring Fjøsevegen ca 840 m Fra Brubakken og langs fylkesveg 107 ved gamle felleskjøpet.ca 650 m Prosjektkostnad ekskl. mva Tilskuddbeløp ekskl. mva Kommunens kostnad ekskl. mva Sum prosjekt ekskl. mva Fylkestrafikksikkerhetsutvalget begrunnet tilsagnet for begge søknaden med at belysning er et viktig trafikksikkerhetstiltak og gir en tryggere skoleveg. Anleggene må være ferdig nå i høst og rapport med anmodning om utbetaling av tilskudd skal være sendt fylkeskommunen helst innen 1. november. Prosjektering, konkurranseutsetting og kontroll med arbeidene foretas i egen regi av kommunen og er planlagt utsendt i 1 halvdel av juni. Saksbehandlers vurdering: På begge strekningene er det mange avkjøringer og mye ferdsel av barn. Dette er derfor viktig å få sikret med belysning. Det var høyst usikkert om vi fikk tilsagn fra fylkeskommunen til støtte i disse prosjektene og derfor ikke bevilget midler i investeringsbudsjett. På bakgrunn av dette ber en om en bevilgning på kr for å få dekt kommunens egenandel. Rådmannens konklusjon: Det opprettes eget prosjekt for Trafikksikkerhet gatelys med utgiftsramme kroner + mva. Prosjektet finansieres med tilskudd fra Fylkeskommunen på kroner og kommunens andel på fra ubundne investeringsfond. Merverdiavgiften finansieres med kompensasjon fra merverdiavgift. Prosjekt Gatelys Langs Fylkesveg 40 fra avkjøring Veggli industriområde til avkjøring Fjøsevegen ca 840 m Prosjektkostnad ekskl. mva Tilskudd ekskl. mva Kommunens kostnad ekskl. mva

12 Fra Brubakken og langs fylkesveg ved gamle felleskjøpet.ca 650 m Sum Dersom konkurranseutsettingen viser høyere kostnader enn forutsatt reduseres anlegget tilsvarende. Vedlegg: Søknad, kart og tilsagn.

13 ROLLAG KOMMUNE Rollag : Arkiv : 026 Saksmappe : 2010/660 Avd. : Rådmann Saksbehandl er : Hans Henrik Thune Kommunereformen informasjonsgrunnlag samt forslag til videre framdrift Utvalg MØTEBEHANDLING: Møtedato Formannskapet /15 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak: Saken fremmes uten forslag til konklusjon Utvalgssak Fakta Kommunestyret behandlet sak vedrørende rapport fra forstudien «Utredning av kommunestruktur i Numedal» i sitt møte Følgende vedtak ble fattet (sak 3/15): «Det pekes ut en prosjektgruppe fra hver kommune bestående av ordfører, rådmann, representant for opposisjon Even Røed og tillitsvalgt som sammen får i oppdrag å pakke ut forstudierapporten fra Telemarksforskning med følgende målsetting: Utarbeide et felles kortfattet informasjonsgrunnlag som kan sendes ut til innbyggerne Utarbeide felles grunnlag for å informere og involvere innbyggerne i åpne møter Forslag til informasjonsmateriell og respektive møtetidspunkter legges frem til politisk behandling i april.» Nore og Uvdal kommune og Flesberg kommune fattet samsvarende vedtak. Den felles prosjektgruppen mellom kommunene har gjennomført to arbeidsmøter. Med utgangspunkt i forstudierapporten fra Telemarksforskning er det utarbeidet er kortfattet

14 utdrag som grunnlag for distribusjon til kommunens innbyggere. Dette dokumentet følger som vedlegg til saken. I dokumentet er det avslutningsvis laget et forslag til framdrift og tidsfrister for den videre prosessen. Denne er som følger: Prosjektplan forprosjekt behandles politisk i september 2015 Innhenting av tilbud og vedtak om igangsetting i oktober 2015 Rapport behandles i februar 2016 Informasjon og folkemøter frem til påske 2016 Politisk behandling og vedtak innen juni 2016 Vurdering Saken fremmes uten forslag til konklusjon. Vedlegg: Kommunestruktur i Numedal utdrag fra forstudierapport, datert

15 ROLLAG KOMMUNE Rollag : Arkiv : 141 Saksmappe : 2015/346 Avd. : Teknisk Saksbehandler : Tanja Grinde Bjørkgården Kommuneplan - arealdel - planprogram Utvalg MØTEBEHANDLING: Møtedato Utvalgssak Formannskapet /15 Utvalgsleders forslag til vedtak: I henhold til plan- og bygningslovens legges planprogram for kommuneplanens arealdel ut på høring. Det varsles samtidig oppstart av arbeidet med kommuneplanens arealdel, jamf plan og bygningslov ved at det legges ut på kommunens hjemmesider og minst en alminnelig lest avis på stedet. Planprogrammet sendes statlige fagetater for høring. Fakta: Planprogram for kommuneplanens arealdel skal legges ut på høring før sluttbehandling av planprogrammet og oppstart av kommuneplanens arealdel. Planprogrammet er utarbeidet av administrasjonen i samarbeid med Cowi. Saksbehandlers vurdering: Det er i henhold til plan- og bygningsloven ikke krav til behandling av planprogram før utlegging til offentlig ettersyn. Planprogrammet tas likevel opp til behandling for å få en bredest mulig medvirkning. Rådmannens konklusjon: I henhold til plan- og bygningslovens legges planprogram for kommuneplanens arealdel ut på høring. Det varsles samtidig oppstart av arbeidet med kommuneplanens arealdel, jamf plan og bygningslov ved at det legges ut på kommunens

16 hjemmesider og minst en alminnelig lest avis på stedet. Planprogrammet sendes statlige fagetater for høring. Vedlegg: Planprogram for kommuneplanens arealdel

17 ROLLAG KOMMUNE Rollag : Arkiv : X03 Saksmappe : 2015/299 Avd. : Sentraladministrasjonen Saksbehandl er : Else Berit Grette Oppnevning av kommunekomite til TV-aksjonen Regnskogfondet Utvalg MØTEBEHANDLING: Møtedato Utvalgssak Formannskapet /15 Utvalgsleders forslag til vedtak: Saken legges fram til behandling uten innstilling. Saken gjelder: Årets TV-aksjon avvikles i år søndag 18.oktober. Aksjonen er i år tildelt Regnskogfondet og deres arbeid med å bevare regnskogen i flere større områder i Brasil, Peru, Kongo og Ny- Guinea. TV-aksjonen 2015 har de kalt «Vi kan fortsatt redde regnskogen». Rollag kommune har i alle år deltatt i innsamlingsaksjonen og en anbefaler at det også i år blir oppnevnt en kommunekomite. Ordfører vil være leder av komiteen i tillegg bør det oppnevnes tre medlemmer.