I brevet betyr kommunane primærkommunane, det vil seie ikkje kommuneforvaltninga samla.

Transkript

1 Sakshandsamar, innvalstelefon Håvard Rød, Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2014/12130 Dykkar referanse Kommunane i Hordaland STATSBUDSJETT KOMMUNEOPPLEGGET Fylkesmannen vil gi eit oversyn over hovudpunkta i framlegget til statsbudsjett for Vi tek i innleiinga med den viktigaste endringa for inneverande år. I brevet betyr kommunane primærkommunane, det vil seie ikkje kommuneforvaltninga samla. Endringar i det økonomiske opplegget for 2014 I revidert nasjonalbudsjett var det ein pårekna skatteauke for kommunane i år med i underkant av 3,0 prosent. Dei pårekna skatteinntektene er no justerte ned med kr. 750 mill. samla for kommunane i landet i høve til nivået i revidert nasjonalbudsjett. Pårekna skatteauke for i år blir med dette justert ned frå 3,0 prosent til i underkant av 2,4 prosent. Lågare skattevekst i år enn tidlegare pårekna, har samanheng med noko svakare vekst i norsk økonomi, også litt lågare lønsvekst. Nedjusteringa av skatteinntektene i år skal ikkje ha innverknad på kommunane sitt inntektsnivå samla i Prisindikatoren for kommunal tenesteyting var i revidert nasjonalbudsjett 3,0 prosent. Lønsvekst utgjer i underkant av 2/3 av prisindikatoren og var 3,3 prosent. Prisvekst på varer og tenester utgjer resten av prisindikatoren. Prisindikatoren og pårekna lønsvekst for i år er no uendra i høve til revidert nasjonalbudsjett. Regjeringa sitt framlegg for budsjettåret 2015 Prisindikatoren for 2015 er i framlegget 3,0 prosent. Prisindikatoren blir nytta til prisjustering av statleg rammeoverføring og øyremerka tilskot i statsbudsjettet. Prisindikatoren består av : Lønsvekst Varer og tenester Samla prisvekst 3,3 prosent 2,5 prosent 3,0 prosent Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: Telefaks: Kommunal- og samfunnsplanavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: E-post: postmottak@fmho.no Internett:

2 Skatteinntekter Det er rekna med ein nominell skatteauke for kommunane frå 2014 til 2015 med 4,7 prosent. Denne auken er rekna i høve til det som no er pårekna skatteinngang for i år. Skatteøyret for kommunane er i ,4 prosent. Det er i statsbudsjettet lagt opp til at det kommunale skatteøyret blir 11,25 prosent for Det er lagt opp til at skattedelen av kommunane sine samla inntekter skal vere 40 prosent. I denne samanheng er det mellom anna teke omsyn til uttrekk av omlag kr. 5,7 mrd. frå rammetilskot, som følgje av avvikling kommunalt medfinansieringsansvar i Samhandlingsreforma, og nye reglar for skatt av uføretrygd. Frie inntekter - skatt og rammeoverføring samla Dei frie inntektene samla i 2015 for kommunane er på same nivå som signalisert i kommuneproposisjonen. Lågare skatt i 2014 skal ikkje ha innverknad på inntektsnivået i Vedlagt tabell syner rammeoverføring og pårekna frie inntekter for Pårekna skatt og inntektsutjamning i tabell byggjer på kommunane sin reelle skatteinngang i I høve til dette grunnlaget er det justert for pårekna skatteutvikling i 2014 og I berekning av skatteprognose for 2015 er det justert for same endring i prosent i høve til rekneskap 2013 for alle kommunane uavhengig av den lokale utviklinga i kvar kommune etter Denne skatteprognosen er nytta som grunnlag for pårekna inntektsutjamning. Kommunane kan ta utgangspunkt i prognosen for frie inntekter, men må justera for lokale tilhøve knytt til skatteutvikling. Folketalsutviklinga fram til vil dessutan påverka inntektsutjamninga i rammeoverføring. Veksten i rammeoverføring frå 2014 til 2015 vil variera mellom kommunane. Hovudårsakene er følgjande punkt som påverkar kommunane ulikt : - verknad av endringar i inntektssystemet - endring i fordelinga av skjønstilskot - endra kriteriedata og befolkning - endring i veksttilskot - endring i distriktstilskot Prisjustering frå 2014 til 2015 er innarbeidd i oversynet for dei frie inntektene. Samla vekst i frie inntekter Det er lagt opp til ein realvekst i dei frie inntektene for kommunane frå 2014 til 2015 med om lag 3,9 mrd. Denne veksten er rekna frå inntektsnivået i år som var lagt til grunn i revidert nasjonalbudsjett. Veksten er realauke, det vil seie at prisjustering til kroner kjem som ei påplussing. Det er lagt opp til at auken i dei frie inntektene frå 2014 til 2015 for ein stor del skal dekka auka ressursinnsats i kommunane til: 2

3 a)befolkningsutvikling Meirutgifter som følgje av befolkningsutviklinga, mellom anna fleire eldre. Meirutgifter knytt til befolkningsveksten som må bli dekte av veksten i dei frie inntektene for kommunane kan reknast til om lag kr. 2,1 mrd. Heile denne utgiftsveksten er knytt til primærkommunane. Pårekna meirutgifter knytt til befolkningsutviklinga som må bli dekte av dei frie inntektene er no redusert til 2,1 mrd., frå kr. 2,7 mrd. i kommuneproposisjonen. Dette skuldast nye befolkningsframskrivingar som gjer uttrykk for ei lågare befolkningsvekst enn i tidlegare framskrivingar. Reduksjonen er i hovudsak knytt til pårekna nedgang i talet på barn i barnehagealder, medan det tidlegare var rekna med vekst i denne aldersgruppa. Meirutgifter - i samband med befolkningsutviklinga - utover dei nemnde kr. 2,1 mrd., er rekna med å bli dekte av andre inntekter t.d. leigeinntekter, gebyr m.m. b)pensjonskostnader Det er venta at pensjonskostnadene for kommunane vil auke ut over det som blir kompensert gjennom prisjustering av inntektene. For kommunane kan denne meirutgifta, ut over priskompensasjon, reknast til om lag kr. 0,45 mrd. Auken i pensjonspremie har samanheng med lønsutviklinga, låg rente og auka levealder. Redusert amortiseringstid for premieavvik (for nye premieavvik f.o.m. 2014) frå ti år til sju år vil ha budsjetteffekt frå 2015 og bidra til auka amortiseringskostnader og derav auka pensjonskostnader. c)rusproblem og psykiske lidingar Kr. 200 mill. av veksten i dei frie inntektene er knytt til behovet for å styrka dei kommunale tenestene til personar med rusproblem og personar med psykiske lidingar. d)helsestasjon- og skulehelsetenesta Kr. 200 mill. av veksten i dei frie inntektene er knytt til behovet for å styrka helsestasjon- og skulehelsetenesta. Dette er ei ekstra satsing frå tilskotsnivået i 2014, det vil seie frå kr. 180 mill. i 2014 til kr. 380 mill. i e)meir fleksible barnehageopptak Regjeringa vil arbeide for meir fleksible barnehageopptak. Kr. 100 mill. av veksten i kommunane sine frie inntekter er retta inn mot å redusera ventetida for å få barnehageplass. Det er rekna med ein nominell vekst i kommunane sine samla frie inntekter på landsbasis frå 2014 til 2015 med 4,8 prosent. Veksten er rekna i høve til noverande pårekna inntektsnivå i år (redusert med lågare skatt). Med pårekna prisvekst i kommunesektoren på 3,0 prosent, svarer dette til ein realauke på 1,8 prosent i frie inntekter for kommunane samla i landet frå 2014 til For kommunane samla i Hordaland (med Bergen kommune) er den nominelle veksten i dei frie inntektene rekna til 5,4 prosent. For Bergen kommune er pårekna inntektsvekst 5,3 prosent. For kommunane samla i fylket utanom Bergen, har høgare pårekna vekst i dei frie inntektene enn landsgjennomsnittet, samanheng med at fleire kommunar kjem positivt ut av omlegginga i veksttilskotet. 3

4 Auka rammeoverføring blir gitt for nye oppgåver og omfattar også heilårsverknader i denne samanheng. Utrekna prosentvekst - som nemnd i avsnittet over - i dei frie inntektene, er korrigert for oppgåveendringar, slik at endring i rammeoverføring i denne samanheng ikkje er rekna med i den nemnde prosentveksten. I tillegg til punkta under, vil også bortfall av kompensasjon i samband med Samhandlingsreforma vere ei slik oppgåveendring. Barnehagar Regjeringa gjer framlegg om å auka maksimalprisen for foreldrebetaling i barnehagar reelt med kr. 100,- pr. månad til kr ,- frå 01. januar Rammetilskotet til kommunane blir som følgje av dette redusert med kr. 312 mill. Regjeringa gjer framlegg om å innføra eit minstekrav til redusert foreldrebetaling for familiar med låg inntekt. Foreldrebetalinga for ein heiltidsplass i barnehage skal årleg maksimalt utgjere 7 prosent av familien sine samla inntekter, med iverksetjing frå 01. august Det blir gitt kompensasjon gjennom rammetilskotet til kommunane med kr. 111,6 mill. I statsbudsjettet for 2014 vart rammetilskotet redusert som følgje av at det var venta mindre etterspurnad etter barnehageplassar som følgje av auka kontantstønad for eittåringar. I revidert nasjonalbudsjett vart dette delvis reversert, slik at det i 2014 er ein netto effekt av uttrekket på rammetilskot. Dette uttrekket (nettoverknad ) får ein heilårsverknad på rammetilskotet i 2015, kr mill. i trekk. Heilårsverknad i 2015 av opptrappinga av minimumstilskot til ikkje - kommunale barnehagar frå 96 prosent til 98 prosent frå 01.august det blir gjeve kr. 95,9 mill. i kompensasjon over rammetilskotet. Auka kommunal eigendel i statlege barnevernsinstitusjonar Regjeringa gjer framlegg om å auka den kommunale eigendelen ved plassering i barnevernsinstitusjonar til inntil om lag kr ,- pr. månad frå 01.januar Det er framlegg om kompensasjon i rammetilskotet for 2015 med kr. 164,8 mill. Nytt valfag i ungdomsskulen Det er innført 1 ½ time valfag (to «skuletimar») i veka pr. årstrinn i ungdomsskulen. Det er innført for 8.trinn frå hausten 2012, 9.trinn frå hausten 2013 og er utvida til 10. trinn frå hausten Det blir lagt inn auka kompensasjon i rammetilskotet for 2015 for heilårsverknad av opptrappinga i 2014 for 10.trinn, kr. 98,4 mill. i kompensasjon. Kulturskuletilbod i skulen/sfo Ordninga med ein veketime kulturskuletilbod i skule/sfo - tida (første til fjerde barnetrinn) er avvikla frå og med skuleåret Bortfall av kompensasjon får heilårsverknad i 2015, kr. 108 ½ mill. i trekk. 4

5 Gratis frukt og grønt Ordninga med gratis frukt og grønt på skuler med ungdomstrinn er avvikla frå og med skuleåret Bortfall av kompensasjon får heilårsverknad i 2015 med kr. 154 ½ mill. i trekk. Brukarstyrt personleg assistanse (BPA) Stortinget har vedteke endringar i lov om brukar- og pasientrett frå og med 2015, som inneber ein rett til å få tenester organisert som personleg brukarstyrt assistanse. Det omfattar tenester etter helse- og omsorgstenestelova for personar under 67 år. Dei samla meirkostnadene er rekna til kr. 300 mill. i 2015, aukande til kr. 500 mill. i Kommunane blir kompensert gjennom ein auke i rammetilskotet med kr. 300 mill. i Rentekompensasjon skulebygg og symjeanlegg Rentekompensasjonsordninga for lån til rehabilitering og nybygg av skular og symjeanlegg blir vidareført i Det er lagt opp til ei samla investeringsramme, som grunnlag for rentekompensasjon, på kr. 15 mrd. fordelt over åtte år frå og med For 2015 er ramma for skulebygg og symjeanlegg, som grunnlag for rentekompensasjon, kr. 3,0 mrd. Investeringsramma omfattar både kommunane og fylkeskommunane. Ordninga blir administrert av Husbanken. Samhandlingsreform Reforma blei innført frå 01. januar I 2012 vart det lagt inn i rammeoverføring i overkant av kr. 5 mrd. til kommunal medfinansiering og kr. 560 mill. til betaling for utskrivingsklare pasientar (2012-kroner). Ordninga med kommunalt medfinansieringsansvar (20 prosent av utgiftene i sjukehus) blir avvikla i Kompensasjon for ansvaret for medfinansiering, om lag kr. 5,7 mrd., blir difor trekt ut av rammeoverføring til kommunane i Den samla ramma for kommunane for uttrekk er basert på pårekna faktiske utgifter til med-finansiering i 2015 dersom kommunane framleis hadde hatt dette ansvaret. Trekket mellom kommunane blir fordelt etter delkostnadsnøkkelen for samhandlingsreforma, ikkje faktiske utgifter til medfinansiering i den einskilde kommune. Kompensasjon for betaling for utskrivingsklare pasientar blir i 2015 vidareført med prisjustering og fordelt mellom kommunane etter delkostnadsnøkkel for pleie og omsorg. Døgnopphald - hjelp Det blir ein plikt for kommunane frå 01. januar 2016 å tilby døgnopphald for personar med behov for hjelp med ein gong. Det har vore lagt opp til ei gradvis oppbygging for å sikre at kommunane får tid til å bygge opp tenesta er det siste året i opptrappingsplanen over fire år. Finansieringa er delt mellom halvdelen som øyremerka tilskot og halvdelen frå dei regionale helseføretaka når tilbodet er blitt etablert. Dagtilbod demente Det øyremerka tilskotet til dagaktivitetstilbod for demente vert styrka. 5

6 Sjukeheimsplassar og omsorgsbustader For 2015 er det framlegg om å gje tilsegn om tilskot for om lag 2500 nye einingar med heildøgns omsorg, fordelt mellom omsorgsbustader og sjukeheimsplassar. Maksimalt berekningsgrunnlag av investering for kvar eining er kr ,- i Dette grunnlaget vert auka i Målgruppa for ordninga er personar med behov for heildøgns helse- og omsorgstenester uavhengig av alder, diagnose og funksjonshemming. Tilskotet kan gå til bygging, kjøp eller utbetring. Ressurskrevjande tenester Ordninga med øyremerka tilskot for ressurskrevjande tenester gjeld for tenestemottakarar til og med det året dei vert 67 år. Det har vore ein betydeleg auke i talet på mottakarar og utgifter pr. tenestemottakar. Staten sitt samla tilskot har difor auka mykje over fleire år, og utgiftene veks framleis mykje. Samla utbetaling var kr. 7 ¼ mrd. i Det er lagt opp til følgjande for 2015: - Kompensasjonsgraden blir vidareført med 80 prosent av netto utgifter ut over innslagsnivået. - Innslagsnivået for å få kompensasjon vert auka pr. brukar frå kr ,- til kr ,- for netto utgifter i Denne auken i innslagsnivå er større enn pårekna lønsvekst frå 2013 til Føremålet med auken i innslagsnivå utover lønsvekst, er å stramma tilskotsordninga noko inn. - Kompensasjonen som blir utbetalt frå staten til kommunane i 2015 skal kommunane inntektsføra i sine rekneskap for Kommunane skal inntektsføra den pårekna kompensasjonen i same året som utgiftene har vore. Tilskot for psykisk utviklingshemma (16 år og eldre), som del av rammeoverføring, blir trekt frå nettoutgiftene i berekningsgrunnlaget. Eventuelle øyremerka tilskot blir også trekt frå berekningsgrunnlaget. Endring arbeidsgjevaravgift 31 kommunar i landet er frå 01.juli i år overførte til sone med lågare arbeidsgjevaravgift. I Hordaland er kommunane Tysnes, Kvinnherad og Jondal overførte frå sone 1a til sone 2 frå 01.juli i år. Det blir ikkje gjort noko trekk i rammeoverføring / skjønstilskot for For 2015 blir følgjande trekk gjort i rammeoverføring (utanom skjønstilskot), som svarer til pårekna reduksjon i avgift : Tysnes, Kvinnherad Jondal kr. 4,5 mill. kr. 22,3 mill. kr. 2,0 mill. Grunnlaget for pårekna avgiftsreduksjon er løn i 2012, framskriven med pårekna lønsvekst frå 2012 til

7 Inntektssystemet i 2015 Inntektsutjamning av skatteinntekter i høve til landsgjennomsnittet blir vidareført med 60 %. Tilleggskompensasjon (35 % under skattenivå 90 % av landsgjennomsnittet) blir vidareført. Kommunane med under 3200 innbyggjarar får småkommunetilskot, dersom kommunen sitt skattenivå var under 120 prosent av landsgjennomsnittet for dei siste tre åra i gjennomsnitt. Det er frå og med 2011 gitt ein eigen kompensasjon til kommunar som har årleg tap på over kr. 100,- pr. innbyggjar i samband med endringane i inntektssystemet i Samla kompensasjon til kommunane i landet er om lag kr. 400 mill. årleg. Denne ramma blir fordelt av Kommunaldepartementet mellom kommunane. Ramma blir vidareført på same nivå i 2015 som i dei førre åra, for dei aktuelle kommunane. Fordelinga mellom kommunane ligg fast til neste revisjon av kostnadsnøklane i inntektssystemet. Ordninga med inntektsgarantitilskot (INGAR) gir kompensasjon for ei utvikling i rammetilskotet meir enn kr. 300,- pr. innbyggjar under landsgjennomsnittet frå eit år til det neste. INGAR tek ikkje omsyn til endring i skatt, inntektsutjamning, veksttilskot og skjønstilskot. INGAR tek omsyn til endringar i inntektssystemet, innlemming av øyremerka tilskot i rammeoverføring, oppgåveendringar og endringar i kriteriedata. Endringa i distriktstilskotet for Sør-Noreg frå 2014 til 2015 og bortfall kompensasjon for kommunal medfinansiering blir også teken omsyn til gjennom overgangsordninga. Telletidspunktet er innbyggjarar pr i år for innbyggjartilskot og for utgiftsutjamninga, med aldersfordeling, som grunnlag for rammeoverføring i For inntektsutjamninga i 2015 er telletidspunktet For andre kriterium i utgiftsutjamninga enn aldersfordeling, er telletidspunktet for rammeoverføring i Det er endring i ordningane for veksttilskot og distriktstilskot frå og med Tilskotsbeløp går fram av vedlagt tabell. Vi viser til nærare omtale om endringane i vårt brev av 20. mai d.å. om kommuneproposisjonen. For veksttilskotet er det no i framlegget til statsbudsjett lagt opp til følgjande endringar i høve til kommuneproposisjonen ; a)vekstgrensa vert redusert frå 1,7 prosent til 1,6 prosent av gjennomsnittleg årleg folketalsvekst dei siste 3 åra. b)tilskotssats for kvar ny innbyggjar ut over vekstgrensa blir redusert frå kr ,- til kr ,-. Skjønstilskot Fylkesmannen vil senda grunngjevinga for fordelinga av det ordinære skjønstilskotet for 2015 som e post. Kommunereform Vi har i vårt brev av 20. mai d.å. om kommuneproposisjonen omtalt dei økonomiske verkemidla i reformperioden. 7

8 Det er lagt opp til at minstegrensa - med omsyn til innbyggjartal i ny kommune - for å få reformtilskot, vert teken bort. Også ny kommune med under innbyggjarar vil få reformtilskot med kr. 5 mill. Elles er det ikkje lagt opp til andre endringar i høve til kommuneproposisjonen med omsyn til økonomiske verkemiddel. Med helsing Else-Kristin Foss Vikenes avdelingsdirektør Håvard Rød seniorrådgjevar Vedlegg Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift 8

9 Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Vidar Bråthen FE - 217, HistSak - 14/218 14/658 Saksnr Utvalg Type Dato 087/14 Formannskapet PS /14 Kommunestyret PS Forvaltningsrapport - vedtaksoppfølging - bestilling. Vedlegg: Kontrollutvalet - forvaltningsrevisjonsrapport - uttale Vedtaksoppfølging i Fedje kommune Saksutgreiing: Bakgrunn Generelt: Rådmannen har ansvar for å førea kontroll med den kommuale verksemda. Dette er forankra i kommunelova 23 nr 2. Betryggjande kontroll. Ideheftet frå KS om oppfølging av internkontrollarbeidet angir gode råd for å få dette arbeidet inn på eit godt spor. Systemet må vedlikehaldast og følgjast opp lokalt for å imøtekoma statens krav til kvalitet og effektivitet og for å styrka omdømme og legitimitet. Vurdering. Rapporten frå revisjonen går systematisk til verks og i vårt arbeid har vi forsøkt å bryta dette ned på eit praksisk og fornuftig nivå tilpassa for tilhøve. Mykje av dette arbeidet kan gjennomførast / setjast i verk umiddelbart, mens andre tema meir utfordrande / tidkrevjande å få på plass. I vår gjennomomgang nyttar vi same metodikk og punktvise oppsummering som det KU og revisjonen her legg opp til.

10 1 Skriftlege rutinar for føring av møtebøker. Krev særskilt vedtak i K. Heimel: Kommunelova 30 nr. 3. Absolutt krav. Kort om gjeldande praksis. Møtebok vert ført i Websak med eigen møtemondul og etter den felles mal / standard som er avtalt lokalt og regionalt. Minimumskrav: Møtebøkene inneheld opplysningar om tid og stad for møtet, kven som møtte, fråvær, saksliste, ugildskap, kva saker som vert handsama, avgjerd, votering, røystesresultat og endringsframlegg. Endringsframlegg. Det skal gå fram av møteboka kven og kva parti som fremjar endringsframlegget. Innkalling v/ordførar. Alt vert gjort i ordførar sitt namn. Tilleggssaker og endringar i ettertid skal avtalast med rådmann og ordførar. Kunngjering innkalling. Oppslag lokalt ( kommunehuset, posten og butikken ) + kommunen sine heimesider. Oppslag v/ ordførar. Kunngjering i god tid før møtet vert halde. Innkalling: Sakspapir og innkalling vert lagt ut elektronisk på kommunen sine heimesider. Nettbrett er teken i bruk av dei aller fleste. Dei som ønskjer det, får papirversjon. Innsyn / møtebøker. Møtebøker vert lagt ut elelektronisk på kommunen sine heimesider både for møtedeltakarar og publikum. Møtebok vert lagt ut få dagar etter at møtet er gjennomført. Dersom det oppstår praktiske problem, vil det gå ut info om dette. Møtedeltakarane får påminning om møte og innsyn i eigen mail. Dette gjeld dei som har tatt i bruk nettbrett. Andre får som før tilsendt sakspapir og møtebøker i papirversjon. Utsendig av sakspapir / innkalling / oppslag. Hovudregel: Seinast 7 dagar før møtet vert halden. Sekretariat. Møtesekretær fører møtebøker i møtet etter den standard som er avtalt. Dersom det oppstår tvil / uvisse om kva som er vedteke, vert dette dette forsøkt retta opp i møtet. Møteboka vert handsama som eiga sak i neste møte. Dersom det er innvendingar til møteboka, skal dette takast inn som merknad og / eller voteringstema i neste møtebok. Personal og organisasjonsrådgjevar og plan og utbyggingssjef er sekretærar og fører møtebøker for F og K. Det vert arbeidd med at fleire i administrasjonen skal kunne ta på seg dette arbeidet. Sårbarhetstiltak. 2 Saksførebuing og formulering av vedtak. Føringar:

11 All sakshandsaming vert lagt opp etter prinsippet om fullført sakshandsaming. Alt av relevante saksopplysningar skal med i saksutgreiinga før saka vert lagt fram politisk. Det er rådmannen sitt ansvar å kvalitetssikre denne delen av arbeidet. I drøftingsdelen er det viktig å få fram alt. løysingar med konsekvensar. Saksprosedyre. Saka vert lagt fram etter den form / standard som Websak fokus legg opp til. Inndeling: Bakgrunn for saka, drøfting/vurderingar, budsjett, økonomi, folkehelse ev andre aktuelle tema + konklusjon / anbefaling. Innkomne saker skal som hovudregel handsamast i første ordinære møte. Dersom det ikkje er mogleg, skal det sendast ut eit førebels svar med informasjon om når endeleg vedtak kan ventast. Fordeling av ansvar og oppgåver: Fordeling av oppgåver og ansvar er knytt til den interne organisasjonsstrukturen slik kommunen sitt organisjonskart er bygt opp + kommunen sitt delegeringsreglement m/ subdeleasjon. Denne arbeidsdelinga er godt forankra i administrasjonen og den politiske leiinga i kommunen. Innsyn: For at innsynet skal kunne fungera maksimalt, er det viktig at sakene får ein god og relevant sakstittel + relevante søkjarord. Dette kjem vi nærmare tilbake til når nytt kvalitetssystem er teke i bruk lokalt og regionalt. Arbeid på gang. Vedtaksframlegg: Det er viktig at vedtaksforslag er presist formulert, med tidsplan, oppfølgingsansvar, økonomiske rammer og finansiering. 3 Formål og rutinar for bruk av verksemdsmeldinga. Intern og ekstern rapportering. Form og oppbygging. Verksemdsmeldinga er inndelt i 4 bolkar: Prosjekt/tiltak, kooridineringsansvar, status og tidsplan. I meldinga viser vi til vedtak/vedtaksgrunnlag, der dette ligg føre. Meldinga vert er bygd opp tematisk på ansvarsnivå. Fellesdokumentet ligg lagra på vårt fellesområde F i vårt sakshandsamingssystem og alle ansvarlege kviterer ut med namn og dato. Dokumentasjon: Verksemdsmeldinga vil liggja som vedlegg til saka i formannskapet og kommunestyret. Alle vil ha fullt innsyn i alt av underlagsmateriale her gjennom kommunen sine heimesider. Ansvar for oppfølging: Teksten vert utheva når arbeidet er gjennomført. Alt av endringar tilføyingar og status og vedtaksoppfølging, vert utført av den som er avsvarleg for tiltaket. Ansvarsdelinga er

12 nærmare regulert i kommunen sitt delegeringsreglement. Viser særleg til temaet subdelegasjon. Her får lesaren innsyn i kven som har ansvar for dei ulike saksområda. Dersom det oppstår større endringar undervegs og arbeidet vert forsinka / utsett, vil tekst og oppfølgingsarbeidet bli tatt opp med rådmann. Dette er saker av prisippiell og krevjande karakter. Meldiga som vert lagt fram parallelt med kvartalsrapporteringa. Meldinga gjev eit temamessig oversyn over hovudutfordringar den samla administrasjonen i kommunen arbeider med igjennom året. Arbeidet her er realatert til framdrift og oppfølging av politiske vedtak + sentrale oppgåver i eigen regi. Verksemdsmeldinga rapporterer om pågåande og avslutta saker. Rapporten vert ajourført av saksansvarleg etter ein oppsett mal i ein kortfatta og poengtert form. Medlinga ligg lagra på felles server Målgruppe. Administrativt og politisk nivå. Verksemdsplanen er meit å vera eit viktig informasjonsverktøy. Oppfølging råd. Det er ønskjeleg at dette arbeidet vert stramma til og at produktet får ei ei tydeleg form som er vel kjent i heile administrasjonen og politiske parti. Redusera faren for feil og manglar i rapporteringa. Det er viktig at alle politiske vedtak som krev oppfølging, skal omtalast med status og framdriftsplan. Kvar einingsleiar har ansvar for å oppdatera verksemdsmeldinga fortløpande og seinast innafor dei datoar som er avtalt i årshjulet 1. mai, 15. august og 15. oktober. F og K får framlagt verksemdsmeldinga i same møte som kvartalsrapportane vert lagt fram. Andre informasjonsvegar. Ref. saker. Ofte munnlege oppdateringar av sentrale oppgåver gitt av ordførar og rådmann. Supplement. Desse vert referert i ein kortfatta form i møtebøkene. Når det vert rapportert om ei sak til K, er sakshandsamar i saka med som fagperson. Eventuelt. Fast og avtalt møtepunkt i alle politiske møte. Tema / Saker som vert tekne opp under eventuelt vert refert i møtebøkene i ein kortfatta form gjerne med svar ble gitt. Ubesvarte saker kjem administrasjonen tilbake til i neste ordinære møte. Godkjenning av byggjerekneskap. Så fort byggjerekneskap ligg føre, vert dette arbeidet førelagt K som eigne saker m/ revisjonen og KU sine merknader. Kvartalsrapportering. Oversiktar over forbruk og inntekter vert lagt fram for F og K i tråd med det som er avtalt i årshjulet. Ev avvik vert kommentert særskilt med forslag til inndekning. Årsmelding.

13 Årsmelding frå rådmann vert lagt ut i slutten av mars. Evalueringsmøte. Viktig tiltak for å byggja opp god tillit og gode relasjonar mellom politisk og administrativt nivå. Nytting supplement. 4 Rutinar for rapportering om politiske vedtak som ikkje vert tatt med i verksemdsmeldinga. Felles mål. Målet er at verksemdsmeldinga omhandlar alle politiske vedtak som krev administrativ oppfølging og gode informasjonsrutinar. Rådmannen koordinerar dette arbeidet slik at dette produktet får ei god og innsiktsfull form. Oppfølging. Det er viktig at dette arbeidet vert eit sentralt punkt i leiarmøte og andre samarbeidsareaer i kommunen. Verksemdsmeldinga vil ikkje kunne fanga opp alt til ei kvar tid og noen feilsteg vil kunne oppstå. Viktige hendingar oppstår utanfor kommuneleiinga sin kontroll og svar må gjevast. Rådmann og ordførar koordinerer dette arbeidet og leggjar ein felles informasjonsstrategi slik at viktig informasjon kan gå ut til rette vedkomande utan unødvendig opphald. Rutinar. Verksemdsmeldinga er ikkje statisk. Tilføyingar vert gjort i ettertid når det er aktuelt. I større saker er det viktig at F og K får munnlege oppdateringar igjennom kommuneleiinga så snart som dette let seg praktisk gjennomføra. Dersom det oppstår uføresette hendingar som gjer at vedtak ikkje kan gjennomførast som planlagt, er det viktig at dette vert formidla ut så snart som mogleg. Dette må formidlast ordførar og rådmann som koordinerar det vidare informasjonsarbeidet. 5 Websak som heilskapleg system for rapportering. Rapporten viser at kommunen i liten grad gjer seg nytte av dei datasystem som kommunen har tatt i bruk lokalt. Råd. Det er viktig at kommunen har fokus på bruk og opplæring av det «mulighetsrommet» som websak opnar for. Få avdekka kva rapportar vi kan ha nytte av lokalt. 6 KF kvalitetssystem. Regionen har gjort vedtak om å ta i bruk eit felles kvalitetssystem i Mål. Få lagt inn alle våre administrative sakshandsamingsrutinar i vårt KF kvalitetssystem.

14 Forventa effekt. Færre feilkjelder, samla kunnskapsbase og felles kjørereglar Oppfølging. Dette kjem vi nærmare tilbake til når kvalitetssystemet er tatt i bruk. Konklusjon Kommunen sluttar seg til rådmannens innstilling i saka oppsummert i 6 hovudpunkt. Forslag til vedtak: Skriv inn forslag her Formannskapet - 087/14 F - behandling: F - vedtak: Kommunen sluttar seg til rådmannens innstilling i saka oppsummert i 6 hovudpunkt. Samrøystes. Kommunestyret - 050/14 K - behandling: K - vedtak: Kommunen sluttar seg til rådmannens innstilling i saka oppsummert i 6 hovudpunkt. Samrøystes vedteke.

15 Fedje kommune Oppvekst og omsorg Stian Herøy Referanser: Saksbehandlar: Dato: Dykkar: Grete Herøy Vår: 14/685-14/3245 Svar på søknad om skjenkeløyve Viser til din søknad om skjenkeløyve datert Med heimel i alkohollova, og etter delegert fullmakt fatta av kommunestyret, vert det gjeve skjenkeløyve i eit einskild høve til Quizkveldar i regi av Fedje Idrettslag, Fedje Teaterlag og Feiekostane, 21.okt, 25.nov januar, 24.feb, 31.mars og 28.april 2015 Løyvehavar er Stian Herøy Skjenketida for øl og vin vert sett til kl Utskjenka alkohol skal vera konsumert innan ein halvtime etter at skjenketida er slutt Løyvet gjeld innomhus i sosial rom (Skarvøyna/Slissøyna) i Fleirbrukshallen. Utskjenka alkohol skal ikkje takast med utomhus Løyvehavar og styrar for løyvet pliktar å sjå til at reglane i alkohollova og forskrifta til alkohollova vert fylgde Aldersgrense 18 år Tilgang til alkoholfri drikke Politiuttale er innhenta, ingen merknader Kommunen har engasjert kontrollør som kan koma på vitjing for å sjå til at alkohollova sine føresegner vert fylgde Gebyr: Løyvehavar pliktar å senda inn oppgjersskjema for omsett alkohol. Med helsing Grete Herøy Assisterande rådmann Stormarkvegen FEDJE Telefon: Faks: E-post: postmottak@fedje.kommune.no Heimeside: Org.nr Bankkonto:

16 Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. Side 2 14/685-3

17 Mottakere: Stian Herøy Side 3 14/685-3

18 Fra: Stian Herøy Sendt: 5. oktober :20 Til: Postmottak Fedje Emne: Skjenkeløyve Fedje idrettslag, Fedje teaterlag og Feiekostane vil med dette søke om skjenkeløyve i Fedje Fleirbrukshall i samband med quiz kveld. Vi ønsker å selge øl og vin fra kl til kl De aktuelle datoene er: 21.okt, 25.nov 27.januar 24.feb 31.mars 28.april Mvh Stian herøy. leder Fedje idrettslag

19 Brønnøysundregistrene - Nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret Side 1 av Nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret Organisasjonsnummer: Navn/foretaksnavn: Organisasjonsform: Forretningsadresse: Kommune: FEIEKOSTANE Forening/lag/innretning co Grete Herøy Muleveien 5947 FEDJE FEDJE Postadresse: - Registrert i Enhetsregisteret: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Åse Uthaug Berge Virksomhet/art/bransje: Sangkor. Næringskode(r): Utøvende kunstnere og underholdningsvirksomhet innen musikk Sektorkode: 7000 Ideelle organisasjoner Styre: Styrets leder: Nestleder: Styremedlem: Grete Nansy Algrøy Herøy Geir Blomvågnes Hilde Koppen Torger Ågotnes Underenhet(er): - Flere opplysninger om enheten: Opplysningene over er bare et utvalg av de opplysningen Brønnøysundregistrene har om enheten du har søkt på. Ytterlige opplysninger er tilgjengelige både på nett og papir. Utskrifter og attester - elektronisk bestillingsløsning. Kunngjøringer - oversikt over kunngjøringer fra Brønnøysundregistrene. (Ikke gebyr) Oppgaveplikter - oversikt over enhetens oppgaveplikter. (Ikke gebyr) Foretaksopplysninger - Foretaksopplysninger - gjennom European Business Register (EBR) får du utfyllende foretaksopplysninger om enheter som er registrert i Foretaksregisteret. Noter organisasjonsnummeret - det må du oppgi ved søk i EBR-tjenesten. (Gebyr)

20 PROSJEKTSKISSE EIGARSKAPSKONTROLL I AUFERA AS Bakgrunn Det er ei trend at stadig fleire av dei kommunale tenestene vert fristilt, og organisert i einingar utanfor den tradisjonelle etatsorganiseringa i kommunen. Kommunal selskapsetablering gjev ei meir kompleks indirekte styring, gjennom eigarorgan som representantskap eller generalforsamling. Det inneber at den kommunale verksemda ikkje lenger er direkte underlagt kommunestyret som eigar, men via eigarrepresentantar i eit felles eigarorgan. Kommunen sin moglegheit til aktiv styring stiller dermed krav til kommunen med omsyn til strategi, opplæring og oppfølging av selskapet, og samarbeidsrelasjonar til dei øvrige eigarane. Kommunane Austrheim, Fedje og Radøy har organisert deler av si tenesteproduksjon utanfor den tradisjonelle etatsorganiseringa i kommunane. I dette prosjektet vil revisjonen sjå nærare på korleis kommunane ivaretar sine eigarinteresser i AUFERA AS, eit aksjeselskap eigd av kommunane Austrheim, Fedje og Radøy. Heimel Det er kontrollutvalet sitt ansvar å sjå til at det vert gjennomført selskapskontroll, jf. Kommunelova 77, nr. 5: Kontrollutvalet skal påse at det føres kontroll med forvaltninga av kommunen eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. I Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14, er kontrollutvalet sine oppgåver i samband med selskapskontroll utdypa: Kontrolluvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltninga av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen er avgrensa til eigarskapskontroll. Eigarskapskontroll dreiar seg primært om å kontrollere at den som utøver kommunen sine eigarinteresser, gjer dette i samsvar med aktuelle lovar for selskapet, og i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader for forvaltning av eigarinteressene til kommunen. Avgrensing Selskapskontroll kan pr. definisjon delast i to ulike delar: den obligatoriske eigarskapskontrollen og forvaltningsrevisjon. 1 Denne selskapskontrollen er avgrensa til eigarskapskontroll, dvs. at fokus er på kommunen si forvaltning av sine eigarinteresser i AUFERA AS. Eigarskapskontrollen er avgrensa til åra Revisjonen har som sagt valt ei formalistisk tilnærming til gjennomføringa av eigarskapskontrollen. Det inneber at ein vil undersøkje om kommunen sine styringssystem og praksisar er relatert til eit utval lover og forskrifter som regulerer kommunen si utøving av sine eigarinteresser i selskapet, samt kvalifiserte tilrådingar og teori. Ein eigarskapskontroll er ingen omfattande gransking av selskapet si drift. Nærare vurdering av dei indre forholda i selskapet, må difor eventuelt vere gjenstand for forvaltningsrevisjon. Revisjonen vil på bakgrunn av informasjon frå eigarskapskontrollen, peike på område som kan vere aktuell for forvaltningsrevisjon på eit seinare tidspunkt. 1 Veileder i selskapskontroll NKRF (2005) Kvassnesv. 23, Pb Isdalstø Telefon nhr@nhr.no - Føretaksregisteret NO MVA

21 Problemstillingar 1) I kva grad har eigarkommunane etablert eit system for å ivareta sine eigarinteresser i AUFERA AS? 2) Korleis er verksemda i AUFERA AS sett frå eit eigarperspektiv? Metode Revisjonen vil primært nytte intervju, dokument- og rekneskapsanalyse for å samle inn data. Opne kjelder, som purehelp.no, styreregisterte mm. vil også vere aktuelle kjelder for datainnsamlinga. Alle intervju vert verifisert, dvs. at dei vert gjennomlest og godkjent av intervjuobjektet. Førebels rapport vert sendt til selskapet og kommunen for uttale, og uttale vert lagt ved endeleg rapport. Vurderingskriterier Omgrepet vurderingskriterium viser krav og forventningar ein kan stille til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for selskapskontroll. Det betyr at vurderingskriteria er dei krava ein måler og vurderer kommunen og selskapet sin praksis mot. Det vil vere føremålsteneleg å avgrensa prosjektet til å sjå på eit utval av slike vurderingskriterier. Vurderingskriteriene er normalt leda ut frå lov og forskrift, samt politiske vedtak og retningslinjer. Vurderingskriterium vert også leia ut frå kjelder med lågare autoritet, som til dømes anerkjende tilrådingar, teori eller beste praksis. Tidsplan Prosjektet vil truleg kunne starte opp på forsommaren 2015, og kan handsamast i kontrollutvalet mot slutten hausthalvåret 2015.

22

23

24

25

26

27

28 Svar på spørsmål om postlista i Fedje kommune frå Kontrollutvalet Spørsmål frå Kontrollutvalet: «På postlista til kommunen så vert ikkje alle dokument som er offentlege lagt ut på heimesida. Kontrollutvalet kunne ønskje seg ei orientering om korleis kommunen sin praksis er her.» Svar frå arkivansvarleg i Fedje kommune: Utdrag frå Fedje kommune sin arkivplan (WebSak_Fokus_saksbehandlingsrutiner_mal IKTNH_mars 2014.docx 954,08 kb Henta frå Arkivplan.no): «Offentlighetsvurdering og skjerming av saker, journalposter og saksdokumenter er saksansvarliges/saksbehandlers ansvar.» Den enkelte sakshandsamar vurderer sine saker og dokument med omsyn til skjerming. Skjerming må kunne grunngjevast etter offentleglova. Så er det ein del opplysningar som er offentlege etter Offentleglova, men som ikkje kan publiserast etter «Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)». Publisering er til dømes mangfaldiggjering på internett eller i andre media. Eit døme på dette er personnummer. Då har Websak ei såkalla IP (Ikkje publiser) funksjon. Om denne vert nytta vil ikkje sjølve dokumentet ligge ute på internett. Slike dokument er ikkje unnateke, og alle som vil kan få ei utskrift hjå kommunen. IP funksjonen er ikkje regulert ved lov. Kommunen har ingen plikt til å offentleggjere dokument på internett. Mange kommunar i Noreg publiserer ikkje nokon dokument på sine heimesider, til dømes Vaksdal kommune. Det er heller ikkje vedteke eit internt sett med normer for bruk av denne funksjonen, men det har vore diskutert internt i administrasjonen ved minst eitt høve. IP funksjonen vert difor nytta etter skjønnsvurdering av den enkelte sakshandsamar. Nokre døme på kva tid denne vert nytta: Personopplysningar som etter Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) ikkje kan publiserast. Døme på dette er søknad om pendlartilskot der kontonummer står i søknadsskjema. Eit anne er søknad om skjenkeløyve ved enkelthøve som inneheld personnummer. Brev inn til kommunen med innhald av graverande art, til dømes trakassering av andre innbyggjarar i kommunen, der brevet utleverer brevskrivar som eit menneske i personleg ubalanse, trakassering av tilsette i kommunen (og politikarar) og liknande. Brev inn til kommunen der brevskrivar bed om at det ikkje vert lagt ut fordi det inneheld opplysningar som i eit lite samfunn vert opplevd som utleverande. Fedje kommune mottek svært sjeldan klage på denne praksisen. Det er totalt svært få klagar med omsyn til innsyn, men dei få som kjem handlar som oftast om at dokument ligg ute og klagar meiner dei ikkje er offentlege. Sidan den oppdaterte versjonen av Websak vart teken i bruk i januar 2014 har 117 dokument av om lag 3500 fått status IP. Det vert om lag 3,5%.

29