0.1 ANBUDSINNBYDELSE INFORMASJON OM OPPDRAGSGIVER TILBUDSBREV

Transkript

1 INNHOLDSFORTEGNELSE 0.1 ANBUDSINNBYDELSE INFORMASJON OM OPPDRAGSGIVER TILBUDSBREV ANBUDSSKJEMA BRØYTING ANTALL RODER SAMARBEIDSPARTNER FIRMAOPPLYSNINGER FORHOLD VED OPPDRAGET RAMMER FOR FRAMDRIFTEN KONKURRANSEBESTEMMELSER KONTRAKTSBESTEMMELSER KRAVSPESIFIKASJON BESKRIVELSE AV OPPDRAGET VEDLEGG - INNBUNDET I DETTE DOKUMENT VEDLEGG A: DOKUMENTASJON (HUSKELISTE), KVITTERT VEDLEGG B: RODELISTE 18 VEDLEGG C: BRØYTEINSTRUKS VEDLEGG D: STRØINSTRUKS 21 VEDLEGG E: KRITERIER FOR FUNKSJONALITET OG EGNETHET VEDLEGG F: KRITERIER FOR ERFARING 24 VEDLEGG G: VEDLEGG H: VEDLEGG I: VEDLEGG J: EGENMELDING VEDR KONKURS 25 EKSEMPEL PÅ AVTALEDOKUMENT/KONTRAKT TIMEOPPGAVE 31 SKADEMELDING 32 VEDLEGG K: EGNE NOTATER 33 0

2 0.1 ANBUDSINNBYDELSE Arendal kommune innbyr herved entreprenører med nødvendig kvalifikasjon til å inngi anbud på utførelse av følgende arbeider: Brøyting av kommunalt veinett vintersesongene høst 2015 til vår Innpakning og merking Anbudet skal leveres i lukket konvolutt og tydelig merket i nedre venstre hjørne med teksten: ANBUD, PRISTILBUD SNØBRØYTING NB! Må ikke åpnes før tilbudsåpning! Frister Anbudsfrist: kl Vedståelsesfrist: 90 dager Påmeldingsfrist: På mail se side 6 pkt 3.04 Innlevering av anbud kan gjøres på 2 måter Alternativ 1 - Leveringsadresse: Alternativ 2 - Postadresse: Arendal kommune Servicesenteret Sam Eydes Plass 2 Arendal Arendal kommune Kommunalteknikk v/ole Kenneth Bjornes Pb Grimstad Dokumentasjonskrav Det kreves spesiell dokumentasjon som skal vedlegges anbudet. Komplett liste over dokumentasjonskrav er gitt i dette dokument. Vedlegg A Anbudsåpning Åpning finner sted på leveringsadressen umiddelbart etter innleveringsfristens utløp. Anbydere har anledning til å være til stede. Generelt er det kun navn og at anbud er levert til tide som blir registret på anbudsåpningen. Kun anbud som forefinnes på leveringsadressen til rett tidspunkt åpnes. Øvrige anbud returneres uåpnet. Ole Kenneth Bjornes Overingeniør vei, Arendal kommune 1

3 0.2 INFORMASJON OM OPPDRAGSGIVER ARBEIDETS NAVN: Brøyting vintersesongene høsten 2015 til våren 2016 OPPDRAGSGIVER: Arendal kommune (AK) OPPDRAGSANSVARLIG: Arendal kommune Kommunalteknikk Postboks Grimstad Oppdragsansvarlig Ole Kenneth Bjornes tlf Mailadresse: 2

4 0.3 TILBUDSBREV Anbudsskjema brøyting Sammenstilling av priser MV. Rode nr./navn NB. Kun 1 rode på hvert skjema. Hovedmaskin Merke: Type: HK: 4-Hjulstrekk (kryss for ja) Årsmodell: Pris pr time: Reservemaskin Merke: Type: HK: 4-Hjulstrekk (kryss for ja) Årsmodell: Pris pr time: Fres Merke: Type: Årsmodell: Utstyr Kryss av i rute for tilbudt utstyr. Ønsker å låne kommunalt skjær/plog Privat fast spissplog Privat fast diagonalskjær Privat hydraulisk styrt kommunalskjær Privat utkasterskjær Fres med hydraulisk svingbart utkast Fres type trommelfres Hydraulisk styrt bakskrape Privat strøapparat Ønsker låne kommunalt strøapparat Privat hydraulisk V-plog Tilbud timepriser Privat Kommunalt For arbeid med ovennevnte maskin/utstyr kreves : Traktor Kr/time Traktor med skjær/plog og eventuelt bakskrape Kr/time Traktor med fres Kr/time Traktor med strøapparat Kr/time Beredskapsgodtgjørelse For arbeid med ovennevnte maskin/utstyr kreves : Beredskapsgodtgjørelse Kr/sesong Prisregulering Priser er gitt med basis august Priser indeksreguleres hvert år i august etter SSB's tabell 07105, Renovasjonsbil 2-akslet. Merknad Underskrift Sted Dato Underskrift 3

5 0.3.2 ANTALL RODER Det inngis pris på følgende roder i prioritert rekkefølge: Rode nr: Rode nr: Rode nr: Rode nr: Rode nr: Dersom det inngis pris på flere roder, skal entreprenøren/maskineieren oppgi hvor mange roder han kan brøyte samtidig. Antall roder: SAMARBEIDSPARTNERE, ( ) Såfremt samarbeidspartner/e benyttes for deler av entreprisen, skal anbyderen nedenfor angi for hvilke arbeider samarbeidspartneren/e skal utføre, tilgang til reservemaskin og reservemannskap. Vognkort må legges ved som vedlegg. Merk, en slik avtale er ikke for at hovedmaskinen og reservemaskinen fra samarbeidspartner skal brøyte rodene fast gjennom hele sesonger samtidig. Se instruks brøyting og kontrakt. Samarbeidspartner Reservemannskap Arbeider Maskintype Reg nr Mob nr FIRMAOPPLYSNINGER Maskineier/firmaets navn: Selskapsform: Reg nr. off register: Adresse: Telefon / mob nr kontaktpers Mob nr brøytetraktor Mob nr reservetraktor Mailadresse: Annen kontaktperson Sted/dato Entreprenørens/maskineierens underskrift 4

6 1 FORHOLD VED OPPDRAGET Bakgrunn Arendal kommune har ca 275 km kommunale veier som skal brøytes. Arbeidet er organisert i 30 roder der Arendal kommune selv utfører brøyting på syv og de øvrige settes ut etter kontrakt til private maskineiere og entreprenører. Fire av rodene omfatter i tillegg til brøyting også strøing. Oppdraget har en varighet på en vintersesonger fra høsten 2015 til våren 2016 med mulighet for opsjon på år (2016/2017 og 2017/2018) Det inviteres til å gi pris på brøyting av følgende roder: Rode Rodeliste Liste over rodene som skal brøytes finnes i vedlegg B. For å se vei navn på veiene /sekvens lister, se på nettsiden Instrukser Det er utarbeidet egne instrukser for brøyting og strøing. Vedlegg C og D. Befaringsplikt Entreprenøren må ved befaring av roden/e selv nøye vurdere de eksisterende forhold, og sette seg inn i alle de forhold som kan ha betydning for prising av anbudet og utførelse av arbeidet. Oppstarts brøytemøte Det vil bli holdt et oppstarts brøytemøte med aktører det er inngått kontrakt med. Det er møteplikt på møtet, nærmere innkalling om tid og sted kommer. Tilsvarende møter vil bli holdt før hver sesongstart hvert år. 2 RAMMER FOR FREMDRIFTEN Oppstart av arbeidene vil være ved første snøfall som krever brøyting etter at kontrakt er inngått. I kontraktsperioden skal det brøytes ved et hvert snøfall som krever brøyting etter instruksen og kontrakten.. 5

7 3 KONKURRANSEBESTEMMELSER 3.01 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen vil bli gjennomført som åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del II Anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Konkurransebestemmelsene (dette dokumentet) supplerer forskrift om offentlige anskaffelser, og skal i tilfelle motstrid gjelde foran forskriften med mindre sistnevnte bestemmelser ikke kan fravikes. I anbudskonkurranser gjelder et absolutt forbud mot forhandlinger GENERELT Grunnlaget for konkurransen er dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. Eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig i henhold til konkurransebestemmelsene pkt. 3.05, inngå. Tilbyder må sette seg inn i forhold som kan ha betydning for oppdraget og den måten arbeidet skal gjennomføres på. Det forutsettes at tilbyder befarer området og setter seg nøye inn i dokumenter og tegninger/ kart før tilbudet utarbeides. Det pålegges tilbyder å ha et rasjonelt opplegg for gjennomkjøring/brøyting av roder i.h.h.t oppsatt sekvens lister. Tilbyder kan ikke i ettertid påberope seg forhold som burde ha vært oppdaget ved gjennomgang av dokumenter og andre foreliggende opplysninger, og ved befaring, selv om befaring ikke er gjennomført av tilbyder. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underentreprenører når det innhentes pris fra disse OPPLYSNINGER. INFORMASJON. KONTAKTPERSON Konkurransen kunngjøres på Det er anledning til å stille supplerende spørsmål til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende spørsmål skal fremsettes skriftlig og senest 1 uke før anbudsfristen. Forespørsler vedrørende konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til Ole Kenneth Bjornes, Arendal kommune via ole.kenneth.bjornes@arendal.kommune.no evt til Vidar Engh via vidar.engh@arendal.kommune.no. Alle skriftlige forespørsler vil bli anonymisert og svar fra oppdragsgiver vil også bli anonymisert. Alle tilbyderne vil få tilsendt alle forespørsler og evt. svar fortløpende. All korrespondanse påføres PRISTILBUD SNØBRØYTING PÅMELDING. Entreprenører som ønsker å delta i konkurransen ønskes at ringer for å meddele det snarest. Påmelding ønskes på mail. 6

8 3.05 SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSGRUNNLAGET Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil man vurdere å forlenge tilbudsfristen forholdsmessig. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser mv. vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting mv. skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart TILBAKEKALLELSE ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbudsgiver kan endre tilbud eller kalle sitt tilbud tilbake forutsatt at dette skjer før tilbudsfristens utløp. Endringer og/eller tilbakekalling er underlagt samme regler for innlevering som tilbudet for øvrig i henhold til bestemmelsene i pkt 3.07 og Tilbakekallelser og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, avgis i henhold til konkurransebestemmelsene pkt og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Etter at tilbudsfristen er utløpt, kan tilbyder ikke kalle tilbake eller endre tilbudet før vedståelsesfristen iht pkt 3.09 er utløpt INNLEVERING AV TILBUD Innlevering av anbud kan gjøres på 2 måter Alternativ 1 - Leveringsadresse: Alternativ 2 - Postadresse: Arendal kommune Servicesenteret Sam Eydes Plass 2 Arendal Arendal kommune Kommunalteknikk v/ole Kenneth Bjornes Pb Grimstad Pakning/ konvolutt med tilbud skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik (gjelder både postforsendelse og personlig overlevering): ANBUD: PRISTILBUD SNØBRØYTING NB! Må ikke åpnes før tilbudsåpning! Merking gjøres i nedre venstre hjørne, med stor tydelig skrift. Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar. Innpakking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 7

9 3.08 TILBUDSFRIST Frist for inngivelse av tilbud: 25. september 2015, klokken Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være overlevert til ovenfor nevnte adresse, se konkurransebestemmelsene pkt NB: Tilbudsfristen er absolutt. Det vil si at tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen fristen. Det er tilbudsgivers ansvar å poste/levere tidsnok til at fristen overholdes. For sent innkomne tilbud vil bli returnert uåpnet til avsender VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 90 kalenderdager regnet fra tilbudsfristens utløp, jfr. konkurransebestemmelsene pkt Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne frist, bortfaller tilbyders forpliktelse TILBUDSÅPNING/ANSKAFFELSESPROTOKOLL Tilbudsåpning vil finne sted på innleveringsadressen umiddelbart etter fristens utløp. Tilbydere har anledning til å være tilstede. Oppdragsgiver vil føre protokoll fra åpningen, samt anskaffelsesprotokoll. Protokollen fra åpningen vil bli kunngjort deltakerne i konkurransen. Anskaffelsesprotokoll vil være unntatt offentlighet frem til tildeling TILBUDET Språk Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk Innhold og disponering Tilbudet skal inneholde de dokumenter som er påkrevd for å vurdere og evaluere dette. Dokumentene skal merkes tydelig med tittel og nr etter vedlegg A (side 2): Tittel Kommentar/henvisning Tilbudsbrev - I henhold til kap , (0.3) Kvalifisering - Alle dokumenter for å tilfredsstille kravene i kap og Tilbudet, økonomisk del - Selve tilbudet og eventuelle alternativer iht kap Tilbudet, kvalitet - Her skal tilbudt kvalitet dokumenteres iht kap Vedlegg - Sladdet tilbud dersom dette finnes aktuelt, jfr Etter huskeliste vedlegg A (side 2) - Alternativer, eventuell utfyllende spesifikasjon 8

10 Offentliggjøring Alle opplysninger i tilbudet er i utgangspunktet offentlige og det må påregnes konkurrenters innsyn. Dersom det er opplysninger i tilbudet man mener bør unntas innsyn, må det leveres en faglig begrunnelse for dette. Samtidig må det da leveres en ekstra kopi av tilbudet der de opplysningene som ikke bør offentliggjøres er sladdet ut. Dette må leveres sammen med anbudet. Dersom dette ikke leveres, vil alle opplysninger inklusive delpriser, bemanning, organisering etc kunne offentliggjøres eller distribueres ved krav om innsyn. NB: Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å overprøve tilbyders vurdering Tilbudsbrev Tilbudsbrevet (kap 0.3) skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å undertegne tilbudet. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: Navn Selskapsform Offisielt registreringsnummer i offentlig register, f.eks. det norske Foretaksregisteret Kontaktperson på vegne av tilbyder med opplysninger om kontaktinformasjon, herunder adresse, telefon, og e-postadresse NB: I tilbudsbrevet skal eventuelle forbehold, avvik og alternative tilbud spesifisere iht kap Utfyllende spesifikasjon gis i vedlegg Samarbeidspartnere (0.03) Det er mulig å utføre mindre deler av oppdraget ved innleid kompetanse/kapasitet, f.eks bruk av reservemaskin. Eventuelle samarbeidspartnere må beskrives i tilbudet. Bruk av samarbeidspartnere til kapasitetsøkning skal avtales med driftsansvarlig på vei. Det gjelder samme krav til personell for disse, og hovedfirma har ansvar for all administrasjon, samt for HMS. Brukes de som vikar skal traktoren ha montert GPS og være i bruk under brøyting og evt strøing Tilbudets økonomiske del. Tilbudet omfatter en rekke poster som er nærmere beskrevet og som skal prises av tilbyder. Det forutsettes at tilbudet er klart og utfyllende, og at: Alle enhetspriser fylles ut, og at summer regnes korrekt. Alle de forespurte oppgaver prissettes. Tilbudet forøvrig skal inneholde all informasjon som er etterspurt i konkurransegrunnlaget Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget. Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Forbehold som ikke er priset, vil kunne bli priset av oppdragsgiver for at oppdragsgiver skal kunne sammenligne tilbudene. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Dersom slike forslag åpenbart medfører at løsningen ikke følger beskrivelsen (gir et avvikende produkt), kan dette være avvisningsgrunn. Dersom slike avvik ikke kan prissettes eller medfører tvil om hvordan de kan vurderes i forhold til konkurrentene, skal tilbudet avvises. 9

11 3.12 KVALIFISERING, EVALUERING OG TILDELING Tilbudet skal danne grunnlag for kvalifisering og tildelingsprosessen Kvalifisering, generelt Gjelder forhold som tilbyder må tilfredsstille for å kvalifisere seg for tilbudskonkurransen. Dette omfatter minimumskrav satt for å sikre at tilbyder organisatorisk, teknisk og økonomisk er i stand til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene iht kap 5. Hovedpunkter: Gjennomføringsevne, herunder: - Tilstrekkelig ressurser til oppgaven (materiell og personell.) - Kompetanse. Minstekrav til firma og personell. - Økonomisk soliditet. Administrative forhold, herunder lovpålagte krav. Tilbyder må dokumentere at han er kvalifisert, nærmere spesifikasjon finnes i kapittel Evaluering, generelt: Forhold ved tilbudene vurderes for å identifisere det beste tilbudet. Det tilbudet som gir best forhold mellom pris og kvalitet velges (det økonomisk mest fordelaktige). Det vektlegges slik: Pris: 60 % Kvalitet: 40 % Tilbudet må inneholde tilstrekkelig med opplysninger til at overnevnte forhold kan vurderes. Nærmere spesifikasjon finnes i kapittel Tildeling: Kontrakt tildeles den tilbyder som ut fra en helhetsvurdering har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. For tildelingsregler, se kapittel KVALIFISERING (Forhold ved tilbyder) Gjennomføringsevne. Dokumenter, minstekrav: Dokumentere hvordan minstekrav i kravspesifikasjonen (Kap 5 del A) oppfylles. Plan for materiell og ressurser som tilknyttes oppdraget. Gjeldene kredittrating Administrative forhold. Dokumenter, minstekrav: Registrering: Tilbyder skal være registrert som lovlig foretak. Dokumenteres ved firmaattest. Attest for restanser på skatt/avgift m.v. Skatter og avgifter skal være betalt. Dette dokumenteres ved levering av skatte- og avgiftsattest (RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet). Attesten skal være utstedt av hhv kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor, og av skattefogden i vedkommende fylke. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra anbudsfrist. HMS- egenerklæring. Tilbyder skal oppfylle lovbestemte krav innen helse- miljø og sikkerhet, dette skal erklæres på eget skjema som finnes hos lovdata.no som vedlegg til forskrift om offentlige anskaffelser. 10

12 Forsikringsordninger. Det skal forefinnes ordninger som dekker ansvar for eget personell, samt feil, tabber og ansvar for øvrig innen oppdragets ansvars- og risiko område. Gyldige poliser skal fremlegges Kontroll Tilbud som etter åpning og eventuell tilleggsfrist har godkjent HMS- egenerklæring og skatte/avgiftsattest, vurderes i forhold til kvalifikasjonskravene. Manglende dokumentasjon som omfatter et eller flere av kvalifikasjonskravene, kan føre til avvisning. Dersom det er innlevert dokumentasjon som omhandler kravene, men der disse likevel vurderes til ikke å være oppfylt, kan avvisning foretas. Kommunen forbeholder seg rett til å vurdere om vedlagt dokumentasjon er relevant i forhold til de oppstilte krav. Ikke relevant dokumentasjon behandles som forrige punkt. Øvrige avvisningsgrunner er angitt i forskriftens Dersom det ikke finnes grunn til avvisning ved denne kontrollen, anses firmaet som kvalifisert til å delta i tilbudskonkurransen EVALUERING (Forhold ved tilbudet) Kontroll. Tilbudene kontrollregnes og sjekkes for forbehold, eventuelle avvik og alternativer. Tilbud som er uklare, ufullstendige etc kan avvises. Fullstendig liste over avvisningsgrunner finnes i forskriftens og Vedrørende forbehold, avvik og alternativer: Forbehold mot kontraktsbestemmelser kan være avvisningsgrunn. Forbehold/avvik som utelater deler av beskrivelsen eller endrer fremgangsmåten vesentlig kan være avvisningsgrunn Vurdering av pris: Kontrollregning utføres for å sikre mot feil og mangler. Der summer mangler og åpenbart er en følge av regnefeil/utfyllingsfeil, og der det ikke er tvil om hva som er korrekt, rettes summen opp. Manglende utfylte poster (enhetspriser) skal anses som innkalkulert i andre poster, og rettes derfor ikke. Under evalueringen av tilbudene gis det poeng i hver kriteriegruppe. Summen av poengene gir tilbudets plassering. Maksimalt oppnåelige poeng er 12. Tilbudet med lavest beregnet tilbudspris gis 6,0 prispoeng. Tilbudets pris blir beregnet ut fra følgende kalkulatorisk timeforbruk (virkelig timeforbruk kan bli mindre eller mer): Årlig beredskapsgodtgjørelse timer med skjær/plog timer med fres. = Beregnet tilbudspris 11

13 På tilbud som omfatter bruk av kommunalt skjær benyttes kalkulatorisk tillegg på kr 80,- pr time med skjær/plog for beregning av prispoeng. For innlevert tilbud uten pris med fres, vil den høyeste prisen for fres på roden bli tillagt til grunn for beregningen. Etter kontrollregning av samtlige tilbud beregnes prispoeng slik: Prispoeng = 6 x laveste pris / evaluert pris. Maksimalt kan det oppnås 6 poeng. Manglende priser som ikke naturlig kan dekkes opp av andre enhetspriser og som fører til tvil om hvordan tilbudet skal forstås og vurderes, fører til avvisning. Feil og mangler som vil medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes, fører til avvisning Vurdering av kvalitet: De forskjellige kvalitetskriterier vurderes, og det gis poeng på en slik måte at tilbudene kan sammenlignes på likest mulig grunnlag. Tilbudt materiell vurderes etter kriterier som varierer fra rode til rode. Vedlegg E viser liste/beregningsgrunnlag over kriterier for kvalitet (funksjonalitet og egnethet). Maksimalt kan det oppnås 3 poeng. Erfaring med tilbyder vurderes etter kriterier som bygger historiske data. Vedlagt, vedlegg F følger beregningsgrunnlaget for denne gruppen. Tilbyder skal også vedlegge egenerklæring på om personell hos tilbyder har vært involvert i konkurs de siste 5 år. Se vedlagt egenerklæringsskjema for detaljer i vedlegg G. Maksimalt kan det oppnås 3 poeng TILDELING Tildeling skjer på bakgrunn av en oppstilling av de kriterier nevnt i kap Det utarbeides en tabell der de relevante tilbudene er samlet, og der følgende fordeling gjøres: Prispoeng beregnes etter gjennomgang av kap Kvalitetspoeng beregnes iht kap o Tilbudt materiell, funksjonalitet og egnethet o Erfaring 3.16 MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet er undertegnet av begge parter. 12

14 4 KONTRAKTSBESTEMMELSER 4.1 Alminnelige bestemmelser Det opprettes eget avtaledokument/kontrakt som vist i vedlegg H. 4.2 Spesielle bestemmelser Kontraktsdokumenter gjøres gjeldende i en slik rekkefølge: A: Avtaledokumentet/kontrakt. B: Referat fra oppklarings/kontraktsmøte. Her skal også omforente forhold fra entreprenørens anbud gjengis. C: Anbuds eller tilbudsgrunnlagets kontraktsvilkår. D: Anbuds eller tilbudsgrunnlagets beskrivelse og mengdefortegnelse E: Entreprenørens anbud eller tilbud. Befaringsplikt Det påhviler entreprenøren befaringsplikt der han selv må vurdere foreliggende arbeidsgrunnlag pr utlysningsdato og forholde seg til anbudsgrunnlaget. Regulering av kontraktssum. Inngitte priser med utgangspunkt i august 2014 indeksreguleres for hver sesong med indeks for august etter Statistisk Sentralbyrås indeks renovasjonsbil. Betalingsbetingelser. Betalingsfrist settes til 30 dager. Vedrørende faktureringsrutiner: Fakturering av beredskapsgodtgjørelse for hver enkelt sesong skal faktureres i fem like deler innen 15. i månedene november, desember, januar, februar og mars. Fakturering av utført arbeid skal sendes kommunen innen 5. i måneden etter at arbeidet er utført. Bruk skjema timeoppgave / Brøytekort vedlegg I. Fakturaadresse: Arendal kommune v/ regnskap Pb Grimstad Organisasjonsnummer: Bankkontonummer: Fakturaen merkes ressursnummer:

15 5 KRAVSPESIFIKASJON Angir krav knyttet til kontrakt. A) KRAV TIL KOMPETANSE, ERFARING M.M. FIRMA Entreprenørfirmaet, maskineieren skal ha opparbeidet kompetanse med tilsvarende arbeider, samt ha økonomiske og organisatoriske ressurser til å gjennomføre kontraktsarbeidene. Firmaet skal også råde over tilstrekkelige tekniske ressurser. Personellressurser, minstekrav o Alle sjåfører skal ha nødvendige gyldige fører kort for aktuell maskintype. Tekniske ressurser, minstekrav o Firmaet skal råde over maskiner og utstyr tilstrekkelig til å utføre oppdraget. Alt materiell skal være godt vedlikeholdt, samt sertifisert og godkjent ved kontraktsinngåelse og i hele kontraktsperioden. Følgende opplysninger skal dokumenteres i egenerklæring, vedlegg A side 2: Maskiner skal være godkjent/sertifiserte og utstyrt for brøyting med nødvendig lysutrustning og kjettinger. Traktor/redskap skal ha 4-hjulsdrift og bør ha minst 100hk motor. Vegvesenplate/innfestningsbjelke til standard plog/kommunalskjær. Fremført hydraulikk uttak for hev/senk sving høyre og venstre. Mobiltelefon til bruk i bil/traktor under brøyting. Traktor må ha 12/24 V strømuttak (sigarettholder) for tilkobling GPS. Disponere reservemaskin Hvis flere entreprenører/maskineiere deler på reservemaskin kan den totalt være reservemaskinen på 3 roder. (Kfr pkt 0.3.3) Krav til personellressurser ut over minstekrav: o o o Sjåfører som inngår i utøvelse av oppgaver tilknyttet kontrakten, skal i løpet av to år gjennomføre kurs for arbeid langs vei. Tilbyder og sjåfør må kunne kommunisere med Arendal kommunes sin representant på norsk eller engelsk. Tilbyder som ikke har hatt brøytekontrakt med Arendal kommune i minst 1 av de 3 siste årene må oppgi referanse. B) KRAV OM LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Ansatte hos leverandør eller underleverandør (alle som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten) skal ha lønns og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller hva som ellers er normalt i bransjen der arbeidet utføres i henhold til Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Oppdragsgiver har rett til innsyn i avtaler, og entreprenøren skal derfor på forespørsel dokumentere lønns og arbeidsvilkår til relevante ansatte. Oppdragsgiver har rett til å gjennomføre sanksjoner dersom denne klausul ikke etterleves. (Kfr Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter) 14

16 6 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Brøyting av kommunale vegene i Arendal kommune er delt inn i roder, totalt 30 roder hvorav 7 roder utføres av Arendal kommunes egne folk. I denne utlysingen ønsker kommunen tilbud på brøyting av rodene nr: Rode omfatter også strøing. Denne tjenesten skal kun utføres etter utkalling fra Arendal kommune. Tilbyder plikter å gjøre seg kjent med rodene og før hver sesong gå over rodene for å se at alt er som det skal være. Ting / mangler som oppdages på en slik gjennomgang må tilbakemeldes til driftsledere på vei. Den enkelte maskineier/entreprenør er selv ansvarlig for å sette ut brøytestikk. Brøytestikk kan fås etter henvendelse til driftsleder Vidar Engh. Timeprisen her blir lik for alle. Time prisen for 2015 er 310 kr/time og indeksreguleres for hver sesong med indeks for august etter Statistisk Sentralbyrås indeks renovasjonsbil. Tilbudet fra den enkelte maskineier/entreprenør skal omfatte de timepriser som etterspørres i tilbudsbrevet for brøyting, beredskapsgodtgjørelse for en brøytesesong samt øvrige krav som er fremsatt i anbudsinnbydelsen. Det er utarbeidet en spesifisert liste over veger som inngår i roden og lengden på disse. Listen er tilgjengelig på kommunens hjemmeside, Listen definerer også rekkefølgen som vegene skal brøytes. Denne veglisten kan bli endret gjennom sesongen og fra sesong til sesong. Rodene er egnet for brøyting med traktor. Det vil også bli vurdert annet brøyteredskap hvis det tilbydes. Bortkjøring av snø skal ikke gjøres av kontraktører uten etter spesiell avtale med driftsansvarlig i kommunen. Vegrodene omfatter veger, fortau, GS-veger og i noen tilfeller plasser og adkomster til institusjoner og pumpestasjoner. På vegrodene er det krav om at tilbudt utstyr skal omfatte brøytefeste, skjær eller plog. Dersom maskineieren/entreprenøren ikke kan stille med eget skjær, egen plog, vil slikt utstyr kunne stilles til disposisjon fra kommunen mot en kalkulert tilleggspris i prisvurderingen. Hvis tilbyder ønsker å låne plog/ skjær fra Arendal kommune må det opplyses om i tilbudsbrevet (0.3). Kan ikke AK tilby utlånt skjær/plog kan det medføre at EM selv må ordne det. Det er ønskelig at tilbyder også disponerer fres. Det tas forbehold om at Arendal kommune kan foreta endringer i rodeoppsettet i kontraktsperioden. Dette gjelder i hovedsak nye veger, plasser etc. innenfor området. Slike endringer får ikke konsekvens for beredskapsgodtgjørelsen. Alle maskiner som det blir tegnet kontrakt for vil inngå i kommunens flåtestyringssystem. Maskinene vil bli utstyrt med en GPS- sender som registrerer maskinens bevegelser. Tidsbruken som blir registrert i flåtestyringssystemet skal danne grunnlag for fakturering av utført arbeid. 15

17 VEDLEGG A (side 1) DOKUMENTASJON (huskeliste) Følgende dokumenter skal utarbeides og innleveres: Leveres før anbudsåpning (huskeliste): Tilbudsbrev i henhold til kap Kvalifisering - Her inngår alle dokumenter for å tilfredsstille kravene i kap o Dokumentere minstekravene i kravspesifikasjon, kap 5 del A. o Kreditrating (Gjeldende) iht kap o Firmaattest, iht kap o Skatte og avgiftsattest, iht kap o HMS egenerklæring, iht kap o Forsikringsordninger, iht kap Vedlegg o Redegjørelse for eventuelle forbehold og avvik fra forespørselen. o Andre ting entreprenøren mener er relevant og viktig for konkurransen. Forevises fortløpende i kontraktsperioden: Logg vedr. hendelser som skader på annens eiendom (vedlegg J) Logg vedr. andre viktige hendelser for vei (stengning etc). 16

18 VEDLEGG A (SIDE 2) EGENERKLÆRING DIVERSE DOKUMENTER, 0) Dette vedlegget skal leveres i kvittert stand sammen med tilbudsbrevet og dokumentasjonen! Merk dokumentene med tallene foran radene og legg dem i rekkefølge osv. Dokument 1) Komplett utfylt tilbudsbrev (pkt 0.3) 2) Forbehold/ avvik fra konkurransegrunnlaget (pkt / ) 3) Offentliggjøring / sladdet tilbud (pkt ) 4) Kredittrating (pkt ) 5) Firmaattest (pkt ) 6) Skatte og avgiftsattest (ikke eldre enn 6 mndr.) 7) HMS egenerklæring 8) Kopi av forsikringsdokument 9) Kopi av vognkort på hovedmaskin og reservemaskin 10) Kopi av førerkort til aktuell maskintype/r på sjåføren/e 11) Egenerklæring vedr konkurs (vedlegg G) 12) Kurs langs vei, må leveres innen kontraktstiden (kap 5) 13) Opplysninger om sjåfør og sjåførens beherskelse av norsk (kap 5) 14) Referanse vist ikke hatt kontrakt med AK i minst 1 av de 3 siste år (kap 5) 15) Annen dokumentasjon gis på separate skriv. (Vedlegg X side X) Kvittering 16) Timeoppgave (vedlegg I) Levers når inngått kontrakt. 17) Skademelding (vedlegg J) Leveres ved behov når inngått kontrakt EGENERKLÆRING PERSONELL OG MASKINUTRUSTNING Maskinutrustning Vegvesenplate/innfestningsbjelke til standard plog/kommunalskjær. Fremført hydraulikk uttak for hev/senk sving høyre og venstre Mobiltelefon til bruk i bil/traktor under brøyting. Traktor må ha 12/24 V strømuttak (sigarettholder) for tilkobling GPS. Tilbudte maskiner er godkjent og sertifisert med nødvendige lys og kjettinger Traktor/redskap her 4-hjulsdrift (bør ha min 100 hk) Sjåfør har sertifikat for aktuell maskin Kvittering Underskrift Sted dato 17

19 VEDLEGG B RODELISTE Rode nr Rode navn Farge på kart 10 Austre Moland Blå 11 Flosta Grønn 12 Eydehavn Rød 13 Saltrød nord Blå 14 Saltrød sør Grønn 15 Tromøy øst Lyse blå 16 Tromøy midt Lilla 17 Tromøy vest Lyse grønn 18 Hisøy midt Lyse Blå 19 Hisøy vest Lilla 20 Natvig Grønn 21 Nedenes Blå 22 Longumvann / Midtstøl Grønn 23 Jovann Blå 24 Songe Brunrød 25 Solåsen Grå 26 Barbu Grønn 27 Myra Gul 28 Klodeborg Lyse grønn 29 Asdal Lyse blå 31 Rykene Blå 32 Øyestad vest Lyse grønn 33 Strømsbu Lyse grønn Gå inn på > vei, trafikk, båt > Brøyting og strøing for å se hvor rodene er/går og listen på veinavn / sekvensliste for rekkefølge på brøytingen. 18

20 VEDLEGG C BRØYTEINSTRUKS Brøytesesongen 2015/ GENERELT Brøyting skal skje etter gjeldende rode lister og etter oppsatt sekvens Vakthavende oppsynsmann leder brøytearbeidet Dersom det oppstår tvil om når entreprenør/maskineier mener han må brøyte, skal vakthavende oppsynsmann kontaktes for å avtale om brøyting skal igangsettes Ved uttak av reserve/ekstra traktoren som supplement til hovedtraktoren skal vakthavende oppsynsmann kontaktes for avtale om brøytingen skal igangsettes. Når reserve/ekstra traktoren er ferdig med brøytingen skal vakthavende oppsynsmann kontaktes og varsles om det. Da er en sms ok Dersom entreprenør/maskineier av en eller annen grunn ikke får brøytet sin rode, skal vakthavende oppsynsmann ha melding om dette straks. Det presiseres imidlertid at entreprenør/maskineier i første rekke selv er ansvarlig for å sette inn reserveutstyr/vikarsjåfør dersom vanskeligheter måtte oppstå. GPS utstyret skal da alltid monters og brukes i den til en hver gjeldene traktor Ved behov skal vakthavende oppsynsmann dirigere materiell hvor det er mest nødvendig Entreprenør/maskineier skal på forhånd gjøre seg godt kjent med sin(e) rode(r). Det pålegges entreprenør/maskineier å ha et rasjonelt opplegg for gjennomkjøring/brøyting av roden i h.h.t. oppsatt sekvens Entreprenøren/maskineier som har mer enn en brøyterode, skal stille med utstyr og mannskap til alle rodene GPS utstyr skal alltid brukes under brøyting og strø arbeider På dagtid frem til klokken 1430 i ukedagene er det driftsledere på vei som er kontaktpersoner. 2. KOMMUNAL VEG 2.1. Brøyting av kommunale veger igangsettes når snøfallet er ca 5 cm snø, og snøfall synes å fortsette. Maksimal snødybde på vegen skal ikke bli mer enn 15 cm Ved snøvær om natten bør hele vegnettet være gjennombrøytet innen kl på virkedager, lørdag kl og kl søndager og helligdager Fortauene langs kommunal veg skal brøytes samtidig med vegen Snuplassene og kryssene skal brøytes slik at de er godt farbare både for personbiler, renovasjonsbiler og tilsvarende. I kryssene skal siktsoner opprettholdes i den grad det er mulig Bortkjøring av snø fra snuplasser, kryss, fortau og vegkanter utføres normalt av kommunen. I enkelte tilfeller kan entreprenør/maskineier bli forespurt om å påta seg slik snørydding. Avtale om dette gjøres med vakthavende oppsynsmann Det må legges vekt på allerede fra første snøfall å få brøytet vegene i full bredde. Samt å unngå oppbygging av såle Ved kryss, snuplasser o.l hvor flere kontraktører operer er det sist ankomne som har ansvar for rydding i krysset. Kontraktørene skal unngå å legge brøytekant i kryss Brøyting og fresing skjer normalt til høyre side i kjøreretningen, det må imidlertid utvises aktsomhet med brøyting/fresing mot konstruksjoner, kjøretøy og avkjørsler. 19

21 Instruks brøyting Anbudskonkurranse Brøyting vintersesong ADKOMST TIL KOMMUNALE INSTITUSJONER Adkomst til kommunale institusjoner som inngår i brøyteroden skal brøytes samtidig med de øvrige veiene på roden. Rydding av plasser inngår normalt ikke i brøyterode, men gjelder kun for de roder der dette er spesielt beskrevet. 4. PRIVATE VEGER Brøyting av private veger/ plasser langs rodene skal ikke brøytes samtidig med rodene. Slike oppdrag utføres først etter at alle kommunale vegene er brøytet i samsvar med beskrivelse i rode opplegget. 5. SKADER 5.1. Entreprenør/maskineier skal vise hensyn til annen trafikk og vegens naboer. Eiendommer langs vegen må ikke påføres skader. Entreprenør/maskineier er selv økonomisk ansvarlig for evt. skader som forvoldes Det må så fort som mulig gis beskjed til vakthavende oppsynsmann om vanskeligheter på roden som fører til dårlig brøyting, eller til at brøyting ikke kan gjennomføres p.g.a. spesielle hindringer. Det må også gis melding om evt. skader på veg eller andre kommunale innretninger på vegen som følge av brøytingen Ved skade på lånt utstyr fra AK eller skade på annen mans eiendom skal aktøren fylle ut ferdiglaget skademelding fra AK. Verkstedspersonell, driftsleder vei eller vakthavende skal godkjenne og signere på skademeldingen. Fylles ikke skjemaet ut blir skaden regnet som uaktsom Skader som oppstår på annen mans eiendom/ tredjeperson blir en sak mellom den forvoldende og brøyte aktøren. Den forvoldende kontakter Arendal kommune for å få rett kontaktperson og forholde seg til. 6. KOMMUNALT UTSTYR 6.1. Kommunens utstyr som entreprenør/maskineier disponerer (blant annet plog og skjær) kan ikke nyttes til andre arbeider enn de kontrakten omfatter uten etter skriftlig avtale med kommunalteknikk-veg. 7. ENDRINGER 7.1. Denne instruksen kan bli endret når kommunalteknikk-veg finner det nødvendig p.g.a. beredskapssituasjonen, endrede krav til fremkommelighet, kommunens økonomi eller andre forhold som gjør det påkrevet å måtte endre opplegget for kommunens vinterdrift. ARENDAL, 10 JULI 2014 OLE KENNETH BJORNES Arendal kommune -veg 20

22 VEDLEGG D STRØINSTRUKS 1) Omfang og iverksetting av strøarbeidene er det vakthavende oppsynsmann som gjør ved å ringe til kontraktør. 2) Normal glatte = strø der det er glatt. 3) Ekstrem glatte = strø hele / alt. 4) Strødepot plasseringer etter avtale med Arendal kommune. 5) Omfang på strøarbeidene og strødepot plasseringene kan bli justert underveis uten at det skal påvirke beredskapsgodtgjørelsen. 6) Det skal til en hver tid brukes GPS utstyr under strø arbeidene. 7) Lånt utstyr fra Arendal kommune skal kun brukes til kontrakts arbeider. 8) Får aktør direkte henvendelser fra innbyggere o.l om ønsket strøing, skal dette avklares med vakthavende oppsynsmann om skal igangsettes. 9) På dagtid frem til klokken 1430 i ukedagene er det driftsledere på vei som er kontaktpersoner. 21

23 VEDLEGG E KRITERIER FOR FUNKSJONALITET OG EGNETHET Beregningsgrunnlag Funksjonalitet og egnethet. Poengtall Rode Rodenavn Årsmodell Maskinkraft Plog/skjær Annet Sum Austre Moland 0,8 0,5 0,1 0,2 0,5 0,8 0,2 0,1 0,6 0,8 0,3 0,2 0,2 0,2 11 Flosta 0,8 0,5 0,1 0,4 0,8 0,2 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,2 0,2 0,2 12 Eydehavn 0,8 0,5 0,1 0,4 0,8 0,4 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,2 0,2 0,2 13 Saltrød nord 0,8 0,5 0,1 0,4 0,8 0,4 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,2 0,2 0,2 14 Saltrød sør 0,8 0,5 0,1 0,4 0,8 0,4 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,2 0,2 0,2 15 Tromøy øst 0,8 0,5 0,1 0,2 0,6 0,8 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,2 0,2 0,2 16 Tromøy midt 0,8 0,5 0,1 0,2 0,6 0,8 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,2 0,2 0,2 17 Tromøy vest 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,5 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 18 Hisøy midt 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,5 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 19 Hisøy vest 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,5 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 20 Natvig 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,8 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 21 Nedenes 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,8 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 22 Longumvann/Midstøl 0,8 0,5 0,1 0,2 0,6 0,8 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 23 Jovann 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,8 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 24 Songe 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,8 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 25 Solåsen 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,6 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 26 Barbu 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,5 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 27 Myra 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,8 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 28 Klodeborg 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,5 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 29 Asdal 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,5 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 31 Rykene 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,5 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,3 0,2 0,1 32 Øyestad vest 0,8 0,5 0,1 0,2 0,8 0,8 0,2 0,1 0,6 0,8 0,3 0,2 0,2 0,2 33 Strømsbu 0,8 0,5 0,1 0,8 0,6 0,2 0,1 0,1 0,8 0,1 0,6 0,2 0,2 0,2 22

24 VEDLEGG E KRITERIER FOR FUNKSJONALITET OG EGNETHET Beskrivelse Kode Type Spesifikasjon 1 Årsmodell traktor Årsmodell traktor Årsmodell traktor Eldre enn Maskinkraft Hk 5 Maskinkraft Hk 6 Maskinkraft >150 Hk 7 Skjær/Plog Spissplog fast 8 Skjær/Plog Diagonalskjær fast 9 Skjær/Plog Hydraulisk styrt kommunalskjær 10 Skjær/Plog Utkasterskjær 11 Skjær/Plog Hydraulisk V-plog 12 Fres Hydraulisk svingbart utkast 13 Fres Trommelfres 14 Bakmontert skrape Hydraulisk styrt bakskrape 23

25 VEDLEGG F KRITERIER ERFARING Tilbyders personell involvert i konkurs med andre selskap. Personell hos tilbyder som skal ha lederfunksjon eller har eierinteresser (mer enn 10% eierandel) bør ikke ha vært involvert i konkurs i selskap som eier (mer enn 10% eierandel) eller med lederfunksjon de siste 5 år. Tilbyder skal fremlegge egenerklæring på disse forhold, opplysningen kan/vil bli undersøkt nærmere av KV. Det gis 1,5 poeng hvis ikke involvert i konkurs. Det gis 0 poeng hvis involvert i konkurs. Tilbyders mislighold av tidligere kontrakter og brøyteinstruks. Tilbyder har misligholdt tidligere kontrakter eller brøyteinstruksen med Arendal kommune på en slik måte at kontrakten opphørte eller det ble gitt skriftlig advarsel fra Arendal kommune om at kontrakt kunne bli ansett som misligholdt. Det gis 1,5 poeng hvis ikke tidligere mislighold av kontrakt. Det gis 0 poeng hvis tidligere mislighold eller advarsel om mulig mislighold av kontrakt. 24

26 VEDLEGG G Egenerklæring - Tilbyders personell involvert i konkurs med andre selskap Egenerklæringen omfatter om tilbyder har personell som har vært involvert i konkurs de siste 5 år. Person defineres som involvert i konkurs etter følgende: Har hatt mer enn 10% eierandel i selskap som har gått konkurs de siste 5 år eller har hatt ledelsesfunksjon i selskap som har gått konkurs de siste 5 år. Kryss av for følgende forhold: Ja Nei Har noen av dagens eiere (mer enn 10% eierandel) hos tilbyder vært involvert i konkurs de siste 5 år? Har noen med ledelsesfunksjon hos tilbyder vært involvert i konkurs de siste 5 år? Merknad/utfyllende opplysninger Det bekreftes at disse opplysninger er riktige. Tilbyders navn/firma: Navn på daglig leder/ansvarlig for tilbud: Underskrift: 25

27 VEDLEGG H EKSEMPEL PÅ AVTALEDOKUMENT/ KONTRAKT Anbudskonkurranse Brøyting vintersesong KONTRAKT OM BRØYTING I ARENDAL RODE NR: XX NNNNNNN 1. Det inngås med dette kontrakt om snøbrøyting mellom: Arendal kommune (senere kalt AK) og Navn navn, Adresse, postnr og sted, som entreprenør/maskineier (senere kalt EM). Kontrakten gjelder for snøbrøyting etter oppsatt brøyterode og for enkelte roder strøing også, anbudsinnbydelse papirene, generell instruks for brøyting i Arendal kommune, med det i kontrakten avtalte utstyr, og til de priser som fremgår av kontrakten. Kontrakten gjelder for utstyr gitt i pristilbud datert xxxx Kontrakten gjelder for sesongen 2015 og 2015/16 (høst 2015 til vår/april 2016), med opsjon for 2016/17 og 2017/18. (høst 2016 til vår/april 2018 ) Begge parter kan si opp kontrakten etter sesongen 2015/2016. Slik oppsigelse må være gitt skriftlig før 1.mai Hvis ingen av partene har gitt oppsigelse blir opsjonen gjeldene for sesongen 2016/17. Begge parter kan si opp kontrakten etter opsjons sesongen 2016/17. Slik oppsigelse må være gitt skriftlig før 1.mai Hvis ingen av partene har gitt oppsigelse blir opsjonen gjeldene for sesongen 2017/18. Oppstart av arbeidene vil være ved første snøfall som krever brøyting etter at kontrakt er inngått eller ved ny sesong / opsjons start. I kontrakts/opsjonsperioden skal det brøytes ved et hvert snøfall som krever brøyting etter instruksen fra høst til våren. 3. EM forplikter seg til å utføre de arbeider som er beskrevet i denne kontrakt i samsvar med bestemmelsene i kontrakten, brøyte instruksen og anbudspapirene. Forøvrig må EM rette seg etter de direktiver som gis av AK/vakthavende oppsynsmann. EM kan ikke overdra sine forpliktelser til andre. For kortere fravær kan imidlertid EM stille med vikar som er godkjent av AK. 26

28 Eksempel kontrakt Anbudskonkurranse Brøyting vintersesong Godtgjørelse for brøyting er delt i en fast godtgjørelse pr. rode og i timepris for maskiner og utstyr. Den faste godtgjørelsen skal dekke beredskap i brøytesesongen, ut/inn med lånt utstyr fra AK hver sesong og evt ekstra kontroller se pkt 10, brøytemøter før hver sesong, entreprenør/maskineier skal på forhånd gjøre seg godt kjent med sin(e) rode(r)før hver sesong starter for evt å avdekke endringer, evt forandringer på rodeoppsett/sekvenser, forsikringer, herunder ansvarsforsikring som dekker skader som påføres tredjemann samt godtgjørelse for anskaffelse, montering og vedlikehold av brøytefeste og annet nødvendig tilleggsutstyr. Timeprisen skal dekke utgifter til bil/maskin med påmontert utstyr inklusive sjåfør samt evt. utgifter til overtidsbetaling. 5. Følgende faste godtgjørelser og timepris er avtalt: Beredskapsgodtgjørelse pr. sesong: Traktor uten brøyteutstyr: Traktor m/privat skjær: Traktor m/kommunalt skjær: Traktor m/privat fres: Traktor m/privat strø apparat: Traktor m/kommunalt strø apparat: kr xx.xxx,-. Kr xxx,- pr. time. kr xxx,- pr. time. kr xxx,- pr. time. kr xxx,- pr. time. kr xxx,- pr. time. kr xxx,- pr. time. Hvis kontrakten går over flere sesonger eller blir forlenget skal prisene indeksreguleres for hver sesong med indeks for august etter Statistisk Sentralbyrås indeks renovasjonsbil. Basis for prisene i denne kontrakt er august Beredskapsgodtgjørelsen utbetales med 1/5 i månedene november, desember, januar, februar og mars innen 15 i gjeldene måned. 27

29 Eksempel kontrakt Anbudskonkurranse Brøyting vintersesong Faktura for utført brøyte/strøarbeid etter timebetaling sendes AK senest den 5. i hver måned etter arbeidet er utført. Som vedlegg skal utfylte spesifiserte timeoppgave/r for hver rode medfølge. Faktura skal spesifiseres, hvilken traktor, brøyting m/skjær, fres, strøing, bortkjøring og snørydding. GPS/flåtestyring: Det er brøyte/strø tid kolonnene i GPS som skal brukes som faktura grunnlag. Ikke Totaltid kolonnen i GPS. Harmonerer ikke timene mot GPS brøyte og strø timer utbetales timene fra GPS eller det AK mener er rett. 8. EM skal til enhver tid holde og vedlikeholde nødvendig utstyr, dvs. bil/traktor, brøytefeste med vegvesenplate/innfestingsbjelke til standard plog/kommunalblad og hydraulisk løft/sving med nødvendig fremført hydraulikk, slik at brøytingen av roden kan bli utført tilfredsstillende i samsvar med instruksen. EM skal også holde mobiltelefon til bruk i bil/traktor under brøytingen, og har ansvaret for at telefonen høres under brøyting av roden. AK benytter et system for flåtestyring og EM forplikter seg til å montere tildelt utstyr i den traktoren som til en hver tid brukes til brøyting. AK kan i løpet av kontrakts/opsjonsperioden innføre utkalling når brøytearbeidene skal starte. Flåtestyringen skal brukes ihht AK sin instruks. 9. Hvis kontrakten/tilbudet omfatter lån av plog/skjær fra AK gjelder: Kan ikke AK tilby utlånt skjær/plog kan det medføre at EM selv må ordne det. Reparasjon og vedlikehold av plog/skjær er AK s ansvar, men EM er ansvarlig for skader som skyldes uaktsomhet. EM plikter å fremvise plog/skjær på Solborg for kontroll eller reparasjon. Transport av plog/skjær og evt ventetid bekostes av EM. Det betales ikke leieavgift for kommunalt plog/skjær materiell. Ved reparasjon av brøyteutstyr under et snøfall skal reservemaskin vurdert tatt i bruk vist reparasjonen viser seg å være omfattende eller etterstrebe og låne annet utstyr imens. Lånt utstyr av AK skal inn til kontroll etter hver sesong, dette må kvitteres av personell fra verkstedet at er innlevert/tatt ut.. Ved skade på lånt utstyr fra AK skal aktøren fylle ut ferdiglaget skademelding fra AK. Verkstedspersonell, driftsleder vei eller vakthavende skal godkjenne og signere på skademeldingen. Fylles ikke skjemaet ut blir skaden regnet som uaktsom. 28

30 Eksempel kontrakt Anbudskonkurranse Brøyting vintersesong EM skal etter henvendelse fra AK fremstille komplett brøyteutstyr til kontroll. Pålegg som måtte bli gitt, skal etterfølges. 11. EM forplikter seg til å gjennomføre internkontroll. AK skal ha kopi av verneprotokoll, måleresultat m.v. som EM utfører. Det skal sendes avviksmelding for alle avvik. Dersom EM ikke har eget system for internkontroll, forplikter denne å gjennomføre kontroll etter kommunens opplegg for internkontroll. HMS: Dokumentert kurs for arbeider langs vei på brøytepersonell må levers AK innen kontraktstidens utløp.(kursbevis, kurs 1, ihht HB 051) HMS: Påbudt med værneklær kl 3 for brøytepersonell. 12. Ved behov for kvalitetsplan, plikter EM aktivt å medvirke til en tilfredsstillende gjennomføring av denne. 13. AK er uten ansvar for skader EM påfører seg selv, sin bil/traktor eller utstyr under brøytingen. EM er selv ansvarlig for skader som påføres tredjemann. En skade på annen mans eiendom skal løses mellom aktør og den som har blitt påført skaden. 14. Dersom EM har avtale om brøyting av private veger etc, skal disse oppdrag ikke utføres underveis brøyting i henhold til denne kontrakt. Slike oppdrag kan kun utføres etter at oppgavene i henhold til denne kontrakt er utført. EM kan ikke benytte brøyteutstyr som er eiet av kommunen til brøyting av private veger uten spesiell avtale om dette, jfr. instruksens pkt Dersom EM påtar seg brøyteoppdrag på private veger eller for andre, som etter AK s vurdering kan føre til at beredskapen og standarden for brøyting av kommunale veger i Arendal ikke blir utført tilfredsstillende, kan AK pålegge EM å si opp avtaler om slikt "tilleggsarbeid". 15. EM er selv ansvarlig for å igangsette brøyting i samsvar med brøyteinstruksen, uten forutgående varsling fra kommunen eller andre, jfr. pkt i brøyteinstruksen. EM må til enhver tid holde seg underrettet om værmeldingene og godt orientert om den aktuelle værsituasjonen. 16. Dersom det oppstår mislighold eller oppsigelse av kontrakten kan AK foreta fratrekk på beredskapsgodtgjørelsen eller i timene som faktureres for å dekke evt tap. 29

31 Eksempel kontrakt Anbudskonkurranse Brøyting vintersesong Denne kontrakten kan gjensidig sies opp med 3 -tre- måneders varsel. EM kan ikke gi oppsigelse i tidsrommet 1.juli til 1.februar. Fra AK s kan EM sies opp med 14 dagers varsel dersom EM forsømmer arbeidet eller på annen måte misligholder kontrakten. Hvis situasjon eller hendelse medfører at EM ikke kan utføre oppgavene i samsvar med denne kontrakt, bortfaller kontrakten med øyeblikkelig virkning. Slik situasjon/hendelse kan blant annet være (listen er ikke uttømmende): Konkurs eller åpnet konkursbegjæring. Bruk av sjåfører som ikke innehar nødvendig sertifikatrettighet eller ikke tilfredsstiller kravene til sjåfør gitt i tilbudsgrunnlaget. Bruk av sjåfører som er i annet ansettelsesforhold eller underhold som er i konflikt med ansettelsesforhold som brøytesjåfør. Beslag av utstyr som omfattes av kontrakten. Manglende vedlikehold av utstyr som inngår i kontrakten slik at det ikke lenger er egnet/funksjonsdyktig. Manglende sertifisering/registrering/godkjennelse av utstyr som omfattes av kontrakten. Utførelse ikke i samsvar med instruks, brøyteliste og brøytekart. Og korrigerende tiltak ikke blir iverksatt etter gjentatte henvendelser fra KV. 18. Denne kontrakten er underlagt Forskrift om lønns-og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av med senere endringer. EM forplikter seg til å følge overnevnte forskrift i utførelsen av denne kontrakten. AK kan kreve innsyn i lønns- og arbeidsvilkår hos EM. 19. Dersom det oppstår tvist om kontraktens bestemmelser, avgjøres disse ved voldgift. Voldgiftsretten skal bestå av tre medlemmer hvorav hver av partene oppnevner hvert sitt, og det tredje oppnevnes av fylkesmannen. 20. Denne kontrakt er utferdiget i 2 -to- eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt. Arendal, xx.xxxx 2015 Arendal, Arne Christen Bentzen Entreprenør/maskineier Arendal kommune 30