SourceTech Tellus Administration R2. Brukermanual

Transkript

1 R2 Brukermanual

2 Copyright SourceTech AB Innholdet i denne manualen er beskyttet i samsvar med opphavsrettsloven og kan hverken helt eller delvis kopieres uten uttrykkelig tillatelse av utgiveren. Det er lagt betydelig vekt på at all informasjon i manualen skal være korrekt, men det tas ikke noe ansvar for eventuell informasjon som er feilaktig eller mangelfull. Vi forbeholder oss retten til å gjøre forandringer i produktet. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 1

3 Innehold SourceTech Tellus Administration... 0 Administrasjon av SourceTech Tellus... 4 Ikonforklaring... 4 Opprette objekter i riktig rekkefølge... 5 Frittstående objekt... 6 Titler... 6 Adresser... 6 Kundetilpasset felt... 7 Søkeord... 7 Fraværsmarkeringsprofiler... 7 Opprette årsakskoder... 8 Endre/Slette årsakskoder... 8 Språk... 8 Roller... 9 Opprett rolle Nummeroversetter Opprette/redigere nummeroversettere Telefonmaler Organisasjonsinnstillinger Opprett organisasjon Endre navn/slette organisasjonen Flytte organisasjon Booking sone Bookingstyper Bookingsobjekt Systemskjema Opprette systemskjema Endre systemskjema Helligdager Sentralbordekspidenter Brukermal Brukergrupper Brukerstatus SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 2

4 Opprette/redigere bruker Fane 1: Grunnleggende brukerdata Fane 2: Øvrige brukerdata Fane 3: Egendefiniert felt Fane 4: Detajert brukerdata Fane 5: Brukers telefoner Fane 6: Søkeord Opprette kopi Telefoner Opprette serie Opprette telefon Profiler Profiler Masquerade Tilbakestill passord Redigere bruker Slett bruker Multiredigering Send beskjed til flere personer Fraværsmarker flere personer Ta bort fraværsmarkering for flere personer Multiredigere personer Slette flere personer Etikettlayout Opprette maler Avanserte innstillinger Epost-servere Noder Talepost-server Kalenderservrar SMS-kobling Automatisk innlogging Administration av Flexi Röstbrevlåda SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 3

5 Administrasjon av SourceTech Tellus SourceTech Tellus administreres via webbgrensesnittet. Adressen til denne siden får administrator av teknikker ved installeringen. All administrasjon håndteres via fanen Administrere øverst i høyre hjørne. Hva som vises i denne fanen styres av hvilken rolle man har. Start med å logge inn med brukernavn og passord som du har mottatt av installatør. Velg Administrasjon til høyre i menylinjen. Ikonforklaring Disse ikoner brukes i Tellus administrasjon: Legg til / Opprett ny Endre / Redigere Slette Opprette ny/ Redigere Lagre SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 4

6 Opprette objekter i riktig rekkefølge I og med at Tellusdatabasen bruker referanser mellom ulike objekt forenkler dette arbeidet hvis man legger til objekter i en riktig rekkefølge. F.eks. forenkler det om man har opprettett titler før man legger til brukere, da en bruker assosieres til en tittel. I hvilken rekkefølge bør man da opprette objektet? 1. Opprette frittstående objekt som ikke har referanser til andre objekt. Titler Adresser Epost-servere* 1 Noder* Kundetilpasset felt Søkeord Fraværsmarkeringsprofiler Fravæsdefinisjoner Språk SMS-innstillinger* Etikett layout Talepostkasse-servere* Bookningsområdet og typer Roller 2. Deretter oppretter man avhengighets objekt som ligger nærmest over de frittstående Organisasjonsinnstillinger Bookningsobjekt Telefonmaler Organisasjon Foretak Underavdelinger Fraværsmarkeringsdefinisjoner 3. Systemskjemaer 4. Brukermaler 5. Personer som andre refererer til (Sjefer & erstatter) 6. Brukere & Telefoner 7. Avanserte brukerkonfigurasjoner Sentralbordekspident Brukergrupper 1 Objekt som er markert med en * tilhører avansert konfigurasjon og utføres oftest av kvalifisert teknikker. Under rubrkiken Avanserte innstillinger i slutten av manualen kan man lese mer om dette. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 5

7 Frittstående objekt Med frittstående objekt mener vi data som ikke er avhengig av andre objekt. Disse objektene ligger ofte til grunn for avansert objekt som brukermaler, organisasjoner etc. Med hjelp av de frittstående objektene så blir administrasjonen veldig enkel når man har bygd opp sin grunnstruktur. Som ett eksempel på hvordan de frittstående objektene forenkler administrasjonen kan vi tenke oss at ett foretak skal bytte lokaler og dermed må alle adresser endres på samtlige personer. Hvis man ikke har adresser som ett frittstående objekt blir man tvunget til å oppdatere samtlige personer som skal bytte adresse manuelt. I ett system der personene har en referanse til en adresse holder det å endre adressen. Da vil samtlige personer som er assossierte til adressen automatisk få riktig adresse. Det er på denne måten SourceTech Tellus er oppbygd. Titler En tittel er ett eksempel på ett veldig enkelt objekt. Den har bare to felt; navn og beskrivelse. Navnet på tittelen er en verdi som må fylles inn, uten dette kan ikke tittelen opprettes. Beskrivelsen finnes for å forenkle for administratorene av systemet. Adresser Her listes alle adressene til foretaket. Når man oppretter adresser er gatenavn ett obligatorisk felt. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 6

8 Kundetilpasset felt Hvis informasjonsfeltene som følger med Tellus ikke er tilstrekkelig, kan man opprette egne felt. Disse feltene vises som en egen fane på brukerne. De egne feltene er også søkbare. Søkeord Søkeord er gjøremål som assossieres med brukere i databasen. En bruker kan være assossiert med ubegrenset antall søkeord, og ett søkeord kan assossieres med ett ubegrenset antall brukere. Man binder sammen bruker og søkeord i brukeradministrasjonen. De søkeord som er bundet opp mot en person listes siden i en fane, såvel i webklienten som i sentralbordapplikasjonen. Fraværsmarkeringsprofiler I systemet kan man opprette ubegrenset antall fraværsmarkeringsprofiler. I en fraværsmarkeringsprofil legger man opp årsakskoder. Profilen knyttes mot en organisasjon, slik kan brukere som tilhører ulike deler av organisasjonstreet bruke ulike årsakskoder. Flere profiler brukes først og fremst der ett Tellus-system deles mellom ulike foretak. Merk at de fraværskoder man har opprettet for en profil ikke blir synlige for andre organisasjoner enn de som kobles til profilen. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 7

9 Opprette årsakskoder 1. Velg fraværsmarkeringsprofil 2. Navngi fraværskoden 3. Velg fraværsmarkeringstype 2 Disse brukes først og fremst i kommunikasjon med tilknyttede systemer, som f.eks. talepostsystem. 4. Angi standardlengde for fraværsmarkeringen 5. Velg tidstype, tid eller dato. Verdien i tekstrute(4) er knyttet til tidstypen: Dato / Tid: Verdien angis i antall dager Tid / dato: Verdien angis i minutter Inntil videre: Verdien ignoreres 6. Angi hurtigkoder for å kunne aktivere fraværsmarkeringen via telefon, SMS og kalender 3. En kode per linje Endre/Slette årsakskoder Trykk på den fraværskode du vil redigere, gjør endringene og klikk så på oppdatere Språk Man kan opprette og endre tekster i systemet. Tellus er opprinnelig på engelske og hvis noe tekst mangler så er det alltid den engelske teksten som vises. Systemet levereres alltid med svenske og engelske tekster. Velg først hvilket språk du vil redigere, f eks svensk. Klikk så på den bokstav som det engelske ordet starter med og skriv så inn hvordan du vil at det skal presenteres i ditt Tellus-system (grunnspråket er engelsk og derfor går du ut fra den engelske termen også når du redigerer for svensk språk). Eksempel: Bildet under viser hvordan man skriver inn at Keywords skal hete Ärenden på svensk. 2 Fraværsmarkeringstypene er satt av leverandør av fraværsmarkerings- og talepostkassesystem og kan derfor ikke endres. Fraværsmarkeringstypene er også knyttet til fargedefinisjonene i temaet. 3 For å kunne opprette ord som aktiverer en fraværsmarkering via kalenderen kreves exchange 2007-server. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 8

10 Roller Alle brukere er knyttet til en rolle. Rollen beskriver brukers rettighet til ulike funksjoner i systemet. Man kan her begrense rettigheter for vanlige brukere samt opprette spesielle roller for sentralbordekspidenter og administratorer. Systemet levereres med ett antall forhåndsdefinerte roller som kan modifeseres/utøkes etter deres behov. Man finner Roller under Administrasjon/Roller. Følgende rettigheter finnes forhåndsdefinerte i systemet: Administrator Operator Regular user Superadmin For å se hva de ulike rollene kan gjøre velger man en rolle i rullgardinmenyen. Når man ser på en rolle kan man også se hvilke brukere som er knyttet til den aktuelle rollen. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 9

11 Opprett rolle Klikk på Opprette Rettighet for å opprette en ny rolle. Gi rollen ett navn og trykk på Opprette. Registrer så hvilke rettigheter rollen skal ha. F eks kan det være et begrenset antall brukere som skal ha tilgang til å sende sms, fraværsmarker andre brukere osv. Man kan for eksempel døpe den nye rollen til Vanlig brukere + sms osv. Superadmin. er det høyeste nivå, denne rollen administrerer alt. En bruker kan ikke opprette et nivå som har flere rettigheter enn sitt eget nivå. Dette for å hindre at brukere legger til flere rettigheter på sitt eget nivå. Følgende rettigheter finnes i systemet: Administrasjon av fraværsmarkeringskoder mm Administrasjon av adresser Administrasjon av bookingsystemet Administrasjon av Autologginn funksjonalitet Administrasjon av epost-servere Administrasjon av Ews Administrasjon av den eksterne katalog Administrasjon av oppdrag Administrasjon av språk Administrasjon av Lisenser Administrasjon av egne innstillinger Administrere Nettkamera Administrasjon av PBX noder Administrasjon av organisasjon Administrasjon av telefoner Administrasjon av rapporter Administrasjon av rettigheter Administrasjon av systemskjema Administrasjon av bruker.def. kolonner Administrasjon av brukergrupper Administrasjon av brukere Administrasjon av brukermaler Administrasjon av besøksystemet Administrasjon av talepostkasse Kan redigere Mikroblogg Kan opprette booking SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 10

12 Kan opprette besøk Kan laste ned program fra Tellus (MyTellus) Kan redigere og legge til bilde (avatar) Kan redigere andres bookinger Kan redigere personlige skjema Kan endre brukers personlige informasjon Kan redigere besøkende Kan logge inn Kan fraværsmarkere andre brukere Kan søke etter brukere Kan sende logg filer Kan sende melding Kan sende SMS Kan søke i den eksterne katalogen Kan se øyeblikksbilder fra nettkamera Kan se på direktestrømmer fra nettkamera Kan se andre organisasjoner Kan se og ta ut rapporter Kan overta andre brukeres konto for redigering SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 11

13 Nummeroversetter Takket være nummeroversetteren kan Tellus liste ut hvordan den skal slå ett nummer fra f.eks en sentralbordekspident. Nummeroversetteren fungerer slik at den sammenligner den oppringte partens telefon (A) med den som skal ringe opp (B). Først kontrollerer systemet om det er mulig å nå B internt. I dette eksempelet fungerer ikke dette og systemet må finne ut hvordan nummeret skal formateres for at A skal kunne nå B. Systemet vil da bruke nummeroversetteren som er assossiert med begge telefonene. 1. Først sammenlignes landskodene, ettersom disse er like i eksempelet, bruker systemet prefix som er angitt i noden telefon A tillhører. Hadde disse vært ulike hadde landsprefixet fra noden også bli lagt til. 2. Retningsnummer sammenlignes, da disse er forskjellige vil systemet bruke retningsnummeret fra telefon B. 3. Når systemet har fått en differanse mellom nummeroversetterne vil påfølgende deler fra telefon B benyttes. I dette tilfellet er regionsnummeret som legges til. 4 Til slutt legges telefonens nummer på. Nå er nummeret komplett for å benyttes! SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 12

14 Opprette/redigere nummeroversettere 1. Navn på nummeroversetterne 2. Landskode 3. Første delen av retningsnummer. Her skriver man inn den del som ikke brukes ved internasjonale samtaler. 4. Andre delen av retningsnummeret, den del som brukes innenlands. 5. Lokalt nummer. Eks: SourceTech har som sentralbordnummer, internnr er 3 siffer. Den lokale delen er da Filteret brukes for å presentere nummeret på annen måte enn standardvisningen. {CC} = Landskode {A1} = Første del av retningsnummeret. {A2} = Andre del av retningsnummeret. {REG} = Lokalt nummer. {NUM} = Nummeret på telefonen. Eks internnr. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 13

15 Telefonmaler Maler forenkler når man oppretter telefoner. Man oppretter for eksempel en mal for internnr og en annen for mobiltelefoner. 1. Navn på malen 2. Velg node (telefonsentral) 3. Type telefon 4. Standardverdi som brukes når fraværsmarkeringen starter. 5. Destinasjon som brukes når man velger å viderekoble ved fraværsmarkering. Hvis verdien ikke er angitt må bruker angi destinasjon ved viderekobling. 6. Standardverdi som brukes når fraværsmarkering opphører. 7. Destinasjon som brukes når man velger å viderekoble når fraværsmarkering opphører. Hvis verdien ikke er angitt må bruker angi destinasjon ved viderekobling. 8. Tellus kan oppdatere navn på internnr i de telefonsentraler som har støtte for dette. Her velger man om/hvilket navn som skal sendes over til telefonsentralen. Brukernavn= Brukers for- og etternavn Telefonnavn= Den beskrivelsen man har fylt inn i feltet Beskrivelse (se nr 3 over phone type ). 9. Valg for telefonen. Kontrollerbar = skal Tellus kunne styre telefonen. (Gjelder kun internnr) Er profil = Om brukeren har flere ennn 1 telefon med dette valget, kan brukeren selv styre hvilken telefon som skal være aktiv. Følg profil = Angir om internnr skal viderekobles til den aktive telefonen. Bruk eksternt nummer = Oppringning fra Tellus Operator skjer via det eksterne nettet. Privat = nummeret erstattes med **** 10. Velg nummeroversettere. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 14

16 Organisasjonsinnstillinger Da man skal administrere organisasjonen/-ene som finnes i Tellus-systemet, forsikrer man seg slik organisasjonsinnetillingene stemmer for respektive organisasjon. Man kan opprette ubegrenset antall organisasjonsinnstillinger. Dette gjør at man kan ha ulike mailservere etc. på ulike deler i organisasjonstreet. 1. Navn på organisasjonsinnstillingen. 2. Fraværsprofil. 3. server. 4. SMS-gateway. (Option) 5. Etikettlayout for besøkssystemet. (Option) 6. Talepostserver. (Option) 7. Angir om det skal opprettes en link til meldingssiden i Tellus webbklient. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 15

17 Opprett organisasjon Det finnes ingen grenser på hvor stort organisasjonstreet kan være. Det eneste man ikke kan flytte etter at treet er opprettet er foretaket. 1. Navn på organisasjon 2. Valg av organisasjonsinnstilling. OBS! Det er viktig at man velger en organisasjonsinnstilling, ellers vil ikke de brukerne som knyttes til organisasjonen være like enkelt søkbare i systemet. Hvis man ikke oppretter noen organisasjonsinnstilling så velger man Default i rullgardinmenyen. 3. Marker hvor i organisasjonstreet den nye organisasjonen skal være. For å opprette ett foretak velger man toppnivået (Huset på bildet). Endre navn/slette organisasjonen For å endre navn/slette en organisasjon kan man høyreklikke på den for å få en meny. For å endre organisasjonsinnstilling så velger man fra rullgardinmenyen til høyre. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 16

18 Flytte organisasjon For å flytte en organisasjon bruker man dra og slipp prinsippet. Man kan ikke flytte ett foretak. Booking sone En booking sone er en gruppering av objekter som er mulig å booke. 1. Navn på sonen. F eks: Oslokontoret 2. Forklaringstekst 3. Tidssone, kreves for at bookinger skal fungere med den automatiske tidsjusteringen for sommer/vintertid. I Norge skal den settes til (GMT+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm, Vienna Bookingstyper En bookingstype er en benevning på ett objekt som er mulig å booke, f eks: Konferansesrom, projektor etc. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 17

19 Bookingsobjekt Ett bookingsobjekt er objekt som inngår i bookingstypen, f eks kan konferanserommet Store salen og Lille salen være to objekt i bookingstypen konferanserom. 1. Navn på objektet 2. Her kan man skrive inn f eks hva som finnes i ett konferanserom, oppløsning på en projektor etc. 3. Kapasitet, dette er en nummerisk verdi. 4. Bookingstype 5. Booking sone SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 18

20 Systemskjema Et skjema definerer arbeidstiden slik at systemet automatisk kan beregne ankomsttider. Alle brukere må være tilknyttet ett skjema. Det finnes to typer av skjema; system og personlig. Systemskjema kan brukes av alle brukerne, men kun administreres av systemadministrator. Personlig skjema opprettes og administreres av brukerne selv. Instruksjoner for personlige skjema finnes i manualen for webbklienten. Opprette systemskjema Gi skjemaet ett navn samt fyll inn arbeidstiden. Endre systemskjema Velg skjema og klikk på arbeidstiden som du ønsker å endre. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 19

21 Helligdager Support for Helligdager. Denne funksjonen innebærer at man f.eks. kan legge inn julaften den 24/12 som helligdag slik at datoen hoppes over når Tellus gir forslag på dato for ankomsttid. Man kan også sette en unik dato for eksempel en kick off når hele foretaket er stengt. Helligdagene administreres per foretak. Start med å fylle inn beskrivelse, d.v.s. hva helligdagen kalles. Om helligdagen er slik at den har ulike dato hvert år krysser man av Is absolute og skriver den dato som gjelder det aktuelle året, krysser man ikke av den ruten gjelder helligdagen samme dato hvert år. Sist velger man hvilket foretag dette gjelder for. Lagre med knappen lengst nede. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 20

22 Brukere Under hovedrubrikken Brukere finnes følgende underrubrikker: Opprette/redigere, Sentralbordekspedient, Maler, Brukergrupper samt Status. Det er mest innstillinger på Opprette/redigere og vi starter derfor med å gå igjennom de andre avsnittene først. Sentralbordekspidenter Her angir man hvilke brukere som skal være sentralbordekspedienter. F eks skriver man inn hvilken node sentralbordekspidenten skal tilhøre. Det er viktig at sentralbordekspedientene har en adresse registrert for at det skal fungere å sende Tellusmeldingen som . SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 21

23 Brukermal Når man legger til en ny bruker kan man gå ut fra en forhåndsdefinert mal for å få visse data fylt inn automatisk. I malen har du mulighet til å stille inn følgende: 1. Navn på malen 2. Organisasjonstilhørighet 3. Systemskjema 4. Tid for tilbakekomst 5. Sjef 6. Erstatter 7. Tittel 8. Adresse 9. Språk 10. Tidssone 11. Melding instillinger 12. Tid som legges på føre fraværsmarkering via kalender, tid angis i minutter. 13. Tid som legges på etter fraværsmarkering via kalender, tid angis i minutter. 14. Fyll inn domenedelen på adressen. 15. Rolle 16. Kalender sykronisering SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 22

24 Brukergrupper Brukergrupper kan opprettes for å f.eks kunne lage gruppefraværsmarkering, sende beskjeder til flere mottakere eller redigere flere enn en bruker. Brukerstatus De brukere som er aktive i systemet bruker en lisens. Velger man å sette en bruker inaktiv frigjør man en lisens. F.eks om noen er i mammapermisjon og man ønsker å bruke personens lisens til vikarierende person. Hvis man fjerner personen helt må man senere skrive inn alle opplysninger på nytt når personen kommer tilbake. Hvis vi i stedet setter bruker som inaktiv vil all info lagres. Men personen er ikke søkbar eller synlig så lenge den står som inaktiv. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 23

25 Opprette/redigere bruker Da man oppretter/redigerer en bruker er informasjonen som er tilknyttet personen delt inn i seks faner. Hver fane kan man klikke på for å se alle felt. Hvordan du fyller inn informasjonen i disse beskrives under. Fane 1: Grunnleggende brukerdata Her angis personlige opplysninger. Inaktiv: Denne ruten krysser man av hvis bruker skal være inaktiv, dvs ikke søkbar og bruker ikke opp lisens. Brukermaler: Man kan velge en mal hvor informasjon er fylt inn. Innloggingsalternativ: Fornavn Etternavn Brukernavn: navn eller nummer som brukeren skal bruke for å logge inn i Tellus webbklient. F.eks de to første bokstavene i for- resp. etternavn eller internnr. Passord: Opprett passord. Dette kan bruker senere selv endre i sin webbklient. e-post: Fyll inn den mailadresse som Tellus skal sende beskjeden til. Annen identitet: fylles inn hvis man har annen innlogging i f eks Lotus Notes. Kalenderidentitet och lösenord: Fylls i vid synkronisering med kalender. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 24

26 Fane 2: Øvrige brukerdata Fødselsdag: Klikk av for å vise brukers fødselsdag. Fonetisk fornavn/etternavn: Her fyller man inn alternativ stavemåte. For å få treff på Karlsson selvom man søker Carlsson skriver man inn Carlsson som fonetikk i etternavn. Sentralbordekspidentspesifikk informasjon: Informasjon som kun sentralbordekspidenten kan se, f eks privat mobilnummer. Sorteringsordning: Her setter man en verdi mellom 0-100, der 0 er høyest og 100 minst. Default verdi som er satt på samtlige brukere da systemet levereres er 100. Om alle brukere har samme sorteringsordning vil en søketreffliste i Tellus vises i bokstavordning. Om jeg f eks søker på samme organisasjon som Kalle så vises resultatet i bokstavordning om ingen sorteringsordning er opprettet. Med en sort.ordning kan man istedet velge å vise Adm dir øverst i trefflisten, så sekretær, så alle økonomer sammen osv. Brukerbild: Klikk på bla og finn ett bilde på brukeren hvis det finnes lagret. Personlig informasjon: Her kan man legge inn informasjon om bruker, f eks kontaktopplysninger til pårørende. Kun de som er tildelt rettigheten kan se og redigere personlig informasjon. Fane 3: Egendefiniert felt Her gir du bruker en verdi/verdien til de egendefinerte feltene. Fane 4: Detajert brukerdata Organisasjon: Klikk i organisasjonstreet der bruker tilhører. For å kunne opprette en ny bruker kreves det at man knytter denne til en del av organisasjonen. Standardskjema: Velg det skjema bruker skal tilhøre i starten. Det anbefales at bruker oppretter ett eget personlig skjema i sin webbklient. Sjef: Søk opp brukerens sjef og velg. Erstatter: Søk opp brukers erstatter og velg. Tittel: Velg fra listen. Kun en tittel. Hvis bruker har to titler må man opprette en tittel med begge, f eks Økonomisjef/Sentralbordansvarlig Adresse: Velg en av de forhåndsdefinerte adressene. Hvis du savner en adresse, kan du opprette den under Administrasjon\Adresser. Språk: Det språk som bruker skal ha i sin webbklient. Dette kan bruker senere selv endre i sin webbklient. Tidssone: Velg tidssone. For brukere i Norge velger man (GMT+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm, Vienna. Meldings innstillinger: Hvordan bruker skal få sine beskjeder fra sentralbordekspident, øvrige brukere og talepostmeldinger. Beskjed går alltid til webklienten i tillegg til det man velger her. SMS er tilleggsmodul. Kalender, Tid før og etter: Tid (minutter) som legges i en fraværsmarkering i kalendern (f eks Outlook). Eksempel: en bruker har innstilt 10 min etter; dette innebærer at ti minutter legges til hver gang bruker frværsmarkerer seg via sin kalender. Taster man inn møte kl så vil fraværsmarkeringen gjelde tom Dette gjør at bruker rekker tilbake til sitt kontor etter møtet.. Kalenderidentitet och: Används vid synkronisering med kalender. Rettigheter: Velg hvilken rolle bruker skal ha. (Les mer om roller under rubrikken Roller.) Bruk Exchange 2007 Kalender synkronisering: Hvis bruker skal ha mulighet til å fraværsmarkere via kalendern (f eks Outlook) krysses denne ruten av. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 25

27 Fane 5: Brukers telefoner Her listes brukers telefoner. For å legge til en telefon: Klikk på Opprett telefon for å komme direkte inn på siden der man oppretter nye telefoner. For å redigere en eksisterende telefon: Klikk på For å ta bort en eksisterende telefon: Klikk på Adresse: Velg en av de forhåndsdefinerte adressene. Hvis du mangler noen adresser kan du gå inn og opprette den under Administrasjon/Adresser. Fane 6: Søkeord Her knytter man søkeord til den aktuelle bruker. 1. Skriv inn og søk eller klikk på Alle for å få opp hele listen. 2. Legg til ett søkeord ved å klikke på det grønn plusstegnet. 3. De valgte søkeordene legges i listen øverst. For å ta bort ett ord klikk på minustegnet. 4. Finner man ikke ett søkeord som passer så klikker man på Opprett nytt søkeord. 5. Ikke glem å lagre! Opprette kopi Hvis man skal opprette flere brukere med like innstillinger kan man enkelt gjøre det ved å klikke Opprett kopi av en bruker øverst i høyre hjørne. En kopi av alle innstillingene til bruker utenom grunnleggende brukerdata og telefoner. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 26

28 Telefoner Under rubrikken Telefoner finnes følgende underrubrikker: Opprette/redigere, Opprette serie, Nummeroversetter samt Telefonmaler. Hvordan man oppretter telefonmaler og nummeroversetter er beskrevet tidligere i manualen. Under går vi gjennom hvordan man oppretter enkeltstående telefoner og hvordan man oppretter en serie av telefoner. Opprette serie Man kan opprette enkeltstående telefoner eller en serie. Når man oppretter en serie telefoner kan man velge hvor mange telefoner som skal opprettes og hvor mange steg det skal være mellom hver telefon. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 27

29 Opprette telefon Her skriver man inn: 1. Mal. Velg ev. en telefonmal fra listen og trykk på Bruk mal. 2. Telefonnummer: F eks internnr eller mobilnummer. 3. Angi nummeroversetter. 4. Beskrivelse: Her navngir man telefonen. F eks kan man døpe den til Annas internnr eller Annas mobil. Det er dette navn som vises i rullgardinmenyen da sentralbordekspedienten eller bruker skal velge hvilken profil som skal være aktiv. 5. Primærbruker: Når man oppretter en telefon er det viktig at man knytter den til en bruker. Dette gjøres ved å klikke på finn bruker og søk opp en allerede opprettet bruker. Et internnr kan deles av flere brukere, men systemet krever at en av dem står som primærbruker. OBS! Det er veldig viktig at man alltid oppgir en primærbruker for telefonen, ellers vil telefonen ikke kunne knyttes til noen! SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 28

30 6. Node: Angi den telefonsentral som telefonen tilhører. 7. Type telefon: Velg om telefonen skal være ett internnr, mobil, DECT etc. 8. Starthendelse: Her skriver man inn hva som skal gjøres med telefonen da en fraværsmarkering aktiveres. Observere at denne innstilling gjøres på telefonen og ikke i fraværsmarkeringskoden. Dette betyr at man kan ha ulike innstillinger for hva som skjer da bruker f eks fraværsmarkerer seg for lunsj på de forskjellige telefoner som er tilknyttet bruker. Man kan velge mellom alternativene: ingen, åpne, steng og viderekoble. Ingen = telefonen forblir uforandret, samme status som før fraværet inntraff. Hvis den var åpen så forblir den det eller hvis den var viderekoblet forblir den det etc. Åpne = telefonen er åpen under fraværsmarkeringen. Steng = telefonen stenges og vanligvis settes den over til sentralbordekspidenten. Viderekoble = telefonen viderekobles til ett annet nummer under fraværsmarkeringen. 9. Destination for starthendelse: Hvis man har satt at telefonen skal viderekobles i linjen over så angir man her hvilket nummer den skal viderekobles til. Husk å skrive inn hele nummeret, uten mellomrom eller bindestrek. Glem ikke 0/00 for linjen hvis det er eksternt nummer. Hvis samtalen skal gå til talepostkassen da telefonen er fraværsmarkert, så skriver man inn nummeret til talepostkassen. Hvis verdien ikke er angitt må bruker selv angi destination ved viderekobling. 10. Slutthendelse: Her skriver man inn hva som skal skje med telefonen da fraværsmarkeringen opphører. 11. Destination for slutthendelse: Hvis man har satt at telefonen skal viderekobles i linjen over så angir man her hvilket nummer den skal viderekobles til. Hvis verdien ikke er angitt må bruker selv angi destination ved viderekobling. 12. Navnoppdatering: Tellus kan oppdatere navn på internnr i de telefonsentraler som har støtte for dette. Her velger man om/hvilket navn som skal sendes over til telefonsentralen. Brukernavn= Brukernavn for og etternavn Telefonnavn= Det navn man har gitt telefonen i feltet Beskrivelse. 13. Alternativ: Valg for telefonen. Kontrollerbar = skal Tellus kunne styre telefonen. (Gjelder kun internnr). Er profil = Hvis bruker har flere enn 1 telefon med dette valget, kan bruker selv styre hvilken telefon som skal være aktiv. Følg profil = Angir om internnr skal viderekobles til den aktive telefonen. Bruk offentlig nummer = Oppringing fra Tellus Operator skjer via offentlige nettet. Privat = nummeret erstattes med **** Trykk på Lagre SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 29

31 Profiler Buker og telefoner er to ulike typer objekt som man assossierer med hverandre. Dette gjør at vi kan illustrere virkligheten på en unik måte. I Tellus er ulike typer objekt så administreres de frittstående. Systemadministratoren kan derfor knytte telefon til bruker på best mulig måte for organisasjonen slik at fleksibiliteten er bedre enn tidligere. Profiler For å forenkle for de brukere som har mer enn en telefon, finnes det muligheter for å definere telefoner som profiler. Man kan da enkelt velge hvilken av telefonene man ønsker å nås på. Hvis bruker f.eks. har flere enn 1 telefon som defineres som profil, kan man enkelt styre hvilken som skal være aktiv fra Tellus Operator. Dette kan også bruker gjøre selv fra sin webbklient. I de tilfellene en bruker har flere profiler lagt opp, finnes også muligheten for å utnytte funksjonen følg profil. Dette innebærer at hvis bruker velger at sin mobil skal være aktiv, og hans/hennes internnr er innstilt til å følge aktiv profil så vil internnr automatisk viderekobles til mobilen. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 30

32 Masquerade Masquerade er en avansert funksjon som er enkel å bruke for å overta en brukers funksjoner. Den er svært anvennelig for systemets administrator, men kan også brukes av f.eks. sekretærer etc. Ta over en brukers funksjoner For å overta en annen bruker så søker man opp personen og klikker på Masquerade -ikonet. Finnes ikke ikonet så har du ikke rettigheten til dette. Når man er inne i Masquerade -status som en annen bruker, så markeres dette ved en rød ramme rundt applikasjonen (se bildet under). Man ser også i navnlisten sitt eget innloggingsnavn skrevet utenfor i parantes. Forklaring på bildet under 1. Eget innloggingsnavn. 2. Trykk på X for å gå tilbake til egen sessjon. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 31

33 Tilbakestill passord Hvis bruker har glemt sitt passord kan det tilbakestilles på flere måter. Bruker kan selv få ett nytt tilfeldig passord tilsendt ved å klikke på linken for glemt passord i innloggingsbildet. Administrator kan også hjelpe bruker ved å opprette ett nytt passord. Dette gjøres enklest ved å klikke på nøkkelikonet under brukerdetaljer. Redigere bruker For å raskt kunne redigere en bruker om du oppdager en feil, finnes det en link for dette under brukerdetaljer. Klikk på ikonet for å redigere brukers opplysninger. Slett bruker For å slette en bruker klikker du på linken markert på bildet under. Du vil først få ett spørsmål for å bekrefte det som skal slettes. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 32

34 Multiredigering 1. Inverterer markert kryssruter. 2. Kryssruter Sett kryss foran de personer du ønsker å kjøre multiredigering på. 3. Multiredigering Velg type av hendelse for markert bruker. Send beskjed til flere personer Klikk på linken som vist i bildet under viser for å sende en beskjed til flere personer samtidig. Fraværsmarker flere personer Klikk på linken som vist i bildet under for å fraværsmarkere flere personer samtidig. Disse bør ha samme fraværsprofil for å få ønsket resultat. Ta bort fraværsmarkering for flere personer Klikk på linken som vist i bildet under for å fjerne fraværsmarkering fra flere personer samtidig. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 33

35 Multiredigere personer For å redigere ett antall personer så velger man linken under. I dette visningsbilde kan visse kriterier endres for samtlige brukere. Feltene som ikke endres vil heller ikke oppdateres på de valgte brukerne. Slette flere personer Klikk på linken som vist i bildet under for å slette flere personer samtidig. Man får spørsmål om man ønsker å fullføre sletting av personene før man endelig sletter. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 34

36 Etikettlayout Tellus etikettlayout er ett fleksibelt verktøy der man kan opprette etiketter for besøkende som er registrert i besøksmodulen. Man kan med fordel opprette flere ulike maler slik at man enkelt kan opprette en etikett som brukes ved en viss kategori av besøkende. Hvordan man registrerer ett besøk finnes beskevet i manualen for webbklienten. Etikettlayout finnes i rullgardinmenyen under Administrasjon og Besøkshåndtering. Opprette maler Øverst i navnfeltet fyller man inn hva malen skal hete og deretter velger man hva de ulike linjene på etiketten skal inneholde. Da en bruker deretter registrerer ett besøk i sin webklient og sentralbordekspident/resepsjonist skriver ut en besøksetikett, så hentes informasjonen som bruker har skrevet inn og settes inn på etiketten. Prefix: Tekst som beskriver hva linjen viser av informasjon. Hvis man ønsker at linjen skal vise f.eks Besøkende: Marie-Louise Björklund så angir man på prefixlinjen: Besøkende. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 35

37 Linje type: Det finnes sju ulike kategorier å velge mellom: Ingen: Linjen er blank på etiketten Dato: Dato for ankomst av besøkende Navn: For og etternavn på ditt besøk Foretak: Gjestens foretak Besøkskategori: Man kan dele inn besøkende i ulike kategorier, f.eks. kursdeltager, leverandør etc. Besøksmottakers navn Besøksmottakers foretak Vertikal posisjon: Her velger du hvor teksten skal havne på linjen; venstrestilt, sentrert eller høyrestilt. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 36

38 Avanserte innstillinger Avhengig av hvilke rettigheter du er tildelt finnes det avanserte innstillinger i Tellus-systemet. Feilaktig konfigurasjon kan innebære at systemet ikke fungerer optimalt og man bør derfor forhøre seg med kvalifisert teknikker hvis man er usikker. De avanserte innstillingene består av noder, mailservere, talepostkasse, SMS-kobling og autologginn. Man finner disse innstillingene under Administrasjon og tilkoblet utstyr. Epost-servere Det er mulig å opprette ett ubegrenset antall epost-servere. Man binder disse inn i organisasjonen, noe som innebærer at man i ett system som deles mellom ulike foretak kan ha ulike epost-servere. Beskrivelse og verdi (ip-adresse eller verdinavn) må angis. För att Tellus ska kunna skicka meddelanden som epost krävs det att data för epost-servrarna stämmer. Är man det minsta osäker ska man kontakta sin leverantör. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 37

39 Noder Administrasjon av noder skjer normalt av kvalifiserte Tellus-teknikker. Feltene som kan behøve å endres i ett system beskrives her. Navnoppdatering Gjør at navn på telefonen eller den assossierte personen sendes over til noden (Telefonsentralen) og oppdaterer navnet på internnr. Dette fungerer ikke mot alle typer av telefonsentraler, for å vite om deres telefonsentral kan håndtere dette, ta kontakt med deres leverandør av systemet. Kun telefonbok Gjelder kun telefonsentraler som håndterer navnoppdatering. Når denne er valgt oppdateres kun navnet i telefonboken, dvs informasjonen sendes ikke over til telefonsentralen. Navnet på internnr oppdateres ikke. Trunk seizure Prefix som må slås for å ringe en samtale utenfor den telefonsentralen. International seizure Prefix som brukes etter summetone for å ringe utlandsnummer. Feil konfigurasjon kan innebære at systemets kommunikasjon med nodene ikke fungerer. Er man det minste usikker skal man kontakte leverandør av systemet. Talepost-server SourceTech Tellus kan brukes sammen med flere ulike typer talepost systemer. Konfigurasjonen av disse bør kun utføres av kvalifiserte SourceTech Tellus-teknikker og er derfor ikke dokumentert i denne manual. Feil konfigurasjon kan innebære at systemets kommunikasjon med talepost systemet ikke fungerer. Detta innebærer at funksjoner som avspilling av talepost meldinger i Tellus webklient ikke fungerer, samt att talepostkassens funksjnalitet ikke kan opprettholdes. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 38

40 Kalenderservrar SourceTech Tellus kan användas tillsammans med flera olika typer av kalendrar. Konfigurationen av dessa bör enbart utföras av utbildade SourceTech Tellustekniker och är därför inte dokumenterat i denna manual. Felaktig konfiguration kan innebära att systemets kommunikation med kalendern inte fungerar. SMS-kobling Konfigurasjonen for SMS-koblingen minner om den som finnes for e-postservere. Det er mulig å opprette ett ubegrenset antall sms-koblinger. Man binder disse inn i organisasjonen, noe som innebærer at man i ett system som deles mellom ulike foretak kan ha ulike sms-koblinger. Beskrivelse og verdi (ip-adresse eller verdinavn) må angis. Antallet sms-koblinger er lisensstyrt. Automatisk innlogging Med hjelp av autologginn slipper brukeren å logge inn i flere system for å kunne bruke SourceTech Tellus Web. Autologginn krever at alle logginn-forespørsel kommer fra en pålitelig server. Slik er det: 1. Bruker klikker på f.eks. en innloggingsknapp på intranettet. 2. Intranett-serveren styrer automatisk til Tellusservern. 3. Tellus-serveren autentiserer intranettserveren og godkjenner bruker mot Tellus database. 4. Bruker logges inn automatisk uten å oppgi passord. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 39

41 Administration av Flexi Röstbrevlåda Om man använder Flexi Röstbrevlåda kan man nå röstbrevlådans administration genom genvägar på flera platser i SourceTech Tellus admin. Klicka på genvägen Admin och du kommer att få möjligheten att logga in i Flexi med samma inloggning som i SourceTech Tellus admin. SourceTech Tellus Administration 2.7-Pre nb-no 40