Innkjøpsforum. Ålesund juni Studie innen offentlige anskaffelser 2. Innkjøpsmåling

Transkript

1 Innkjøpsforum Ålesund juni Studie innen offentlige anskaffelser 2. Innkjøpsmåling

2 Kunnskapsløft Offentlige Anskaffelser

3 Utdanningsinstitusjonene samarbeider om et felles utdannings- og kompetanseløft Årsstudium i offentlige anskaffelser (EVU) Koordinering av emner på bachelor-nivå Felles nasjonal mastergrad innen offentlige anskaffelser Grunnforskningssamarbeid og utvikling av læremidler Oppdragsforskningssamarbeid Generell kunnskapsformidling

4 Årsstudium i offentlige anskaffelser Årsstudium i Offentlige anskaffelser: Oppstart Høst 2015 Samlingsbasert årsstudium med samlinger i Bergen, Oslo, Molde og Trondheim. Deltidsstudium, kan kombineres med ordinært arbeid To moduler: Første modul gir sertifisering som offentlig innkjøper 30 studiepoeng Andre modul vil i tillegg gi diplom for fullført årsstudium, totalt 60 studiepoeng. Studiet er tenkt å skulle være et offentlig tilbud som er rimeligere og mindre fragmentert enn eksisterende kommersielle kurs- og seminarmodeller. Første modul dekker kronologisk hele innkjøpsprosessen frem til inngått kontrakt. Andre modul omhandler fasen etter kontraktsinngåelse i tillegg til en rekke spesialiseringsemner.

5 Studiets oppbygging 1 Semester H-2015 Introduksjon og grunnprinsipper Innføring og gjennomføring av alle faser med relevante grunnprinsipper Forarbeid og prosjektarbeid Behovsanalyse med målingsforberedelser Spesifikasjon 2 Semester V-2016 Konkurransefasen Kunngjøring/ leverandørdialog Evaluering/ Tildeling og begrunnelse Klagehåndtering/ Innsyn og offentlighet

6 Studiets oppbygging 3 Semester H-2016 I kontrakt Mottak og implementering Bestilling og avrop Kontraktsrett og kontraktsformer Kontraktsoppfølging Måling, kontroll og revisjon Etiske og formelle handlingsregler

7 4 Semester V-2017 Fordypningsemner Supply Chain Management OPS, LCC og miljø Forhandlinger Prosjektledelse Innovasjon og leverandørutvikling Innkjøpsledelse Innkjøpsstrategi E-handel

8 Innkjøpsmåling

9 Innkjøpsmåling introduksjon og avgrensninger Norsk offentlig sektors målingspraksis Innkjøpsenhetenes målingspraksis Årsaker til målingspraksisen Tre hovednivåer innen innkjøpsmåling: 1. Nasjonale målinger (Meta) 2. Totalbildemålinger for en enkelt oppdragsgiver (Macro) 3. Enkeltprosesser og leveranser (Micro) Vårt fokus skal rette seg mot nivå nummer 2 og 3,

10 Noen stikkord Kategorier Utgangsnivå og KPI relatert til målbilde Organisasjonsindikatorer Enhetsindikatorer Systemindikatorer Prosesskvalitetsindikatorer Leveransekvalitetsindikatorer Evaluering av KPI 1. Intern evaluering 2. Ekstern evaluering

11 Totalbilde hvorfor måle? Effektiv ressursbruk - Anskaffelseslovens formål 1.Formål Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser [ ] Innkjøperens hovedformål: Bidra til best mulig behovsdekning Enten innen fastlagte økonomiske rammer for den enkelte prosess eller emneområde Og/eller med mandat til å holde kostnadene så lave som mulig for den enkelte prosess eller emneområde Så, hvorfor skal vi prioritere å måle ikke bare gjøre? Status: Vi må vite hvor vi er for å kunne fastsette en destinasjon og for å finne veien dit. Resultat: Vi må vurdere tiltakenes effekt. Bevisstgjøre: Fokus på prioritering av de rette tiltakene og på å identifisere mangler. Lære: Vi må alltid søke å bli bedre! Dokumentere: Vi må vise at vi er gode!

12 Totalbilde hvordan måler vi? (eksempler fra DIFI) Forbruksanalyser (spend) som gir oversikt over virksomhetens forbruk og fremtidige behov. Kvalitetsmålinger som viser hvorvidt produkter og tjenester ivaretar objektive kvalitetsmål Kostnadsanalyser knyttet til produktets eller tjenestens livssyklus i tillegg til innkjøpsprisen. Brukerevalueringer som viser at brukerne er subjektivt fornøyd med kvaliteten i tjenestene og produktene. Kontroller og stikkprøver som viser at regelverket for offentlige anskaffelser følges. Tidsbruksundersøkelser som viser ressursbruk knyttet til innkjøpsprosessene. Kontroller som viser at menneskerettigheter og arbeidsvilkår er ivaretatt i produksjonen av varer og tjenester som virksomheten anskaffer. Effektmålinger som viser at anskaffelser bidrar til at virksomheten oppnår overordnede mål. Effektmålinger som viser at kjøpte produkter og tjenester gir minst mulig miljøbelastning.

13 Totalbilde Hva måler vi? (noen eksempler fra DIFI) Kostnad per konto mot fjorår/ budsjett. (Er det noen kategorier der kostnadene ser ut til å øke mye? Hva er i så fall grunnen til dette? Kan innkjøpsavdelingen ta grep for å endre bildet?) Kostnad per ansatte per konto. (Er det noen kategorier der vår virksomhet ser ut til å ha for høye kostnader sammenlignet med andre virksomheter?) Avtaleandel per konto. (Er det en kategori der avtaledekningen burde vært høyere? Hvordan er utviklingen over tid? Er lojaliteten til inngåtte avtaler god? Har andre virksomheter større avtaledekning enn oss på noen kategorier?) Kostnad knyttet til innkjøpsarbeid. (Driver vi innkjøpsavdelingen effektivt sammenlignet med andre innkjøpsavdelinger?) Samlet oversikt over leverandører med avtaledekning. (Er det enkelt leverandører som har forholdsvis høy omsetning, men lav avtaledekning? Kan vi i så fall få på plass nye avtaler? Er det endring av hovedleverandør på enkeltkategorier over tid hvis ikke er det kanskje på tide med en konkurranse?) Pris per artikkelnummer. (Kjøper alle deler av virksomheten inn til samme pris? Har enkeltartikler steget mye i pris over tid? Har andre statlige virksomheter bedre priser enn oss?) Leverandør-, avtale- og konkurranseregister. (Hvilke aktiviteter står på planen neste periode? Hvor mange konkurranser skal gjennomføres i år? Er leverandørene fulgt opp som de skal, og overholdes avtalene?)

14 Totalbilde Eksempel Det enkleste først: Lovlige avtaler? Datagrunnlag Gjennomgang av eksisterende dokumentasjon Innhenting av leverandørreskontro og kontrakter Kontakte leverandører Valid datagrunnlag

15 Kontraktstatusoversikt 11. juni 2015 odinprosjekt.no 15

16 Kontraktstatusoversikt 11. juni 2015 odinprosjekt.no 16

17 Andre anvendelsesområder for datagrunnlaget Verdikategorisering av kontraktene kan kombineres med strategisk verdi ABC-analyse av prosentvis andel av organets samlede kjøp Utgiftsfordeling og kontraktsantall på leveranseområder (delvis) Støtte for vare- og tjenestekategorisering og kategoristyring Et forholdsvis lett tilgjengelig datagrunnlag kan derav danne utgangspunkt for en tilnærmet automatisert målingsprosess av vesentlige parametere for totalbildet. Betraktelig nytteverdi i tilknytning til strategiprosess

18 Enkeltprosesser To hovedtemaer for enkeltprosesser Prosesskvalitet Kontraktstyring Måling av enkeltprosesser er et viktig element i totalbildemålingen Måling av enkeltprosesser er «lavthengende frukt» sammenlignet med en mer omfattende totalbildemåling To målingsformer som har mange sammenfallende parametere. Tidspunktet for hovedtyngden av vurderingen er gjerne ulikt.

19 Prosesskvalitetsmåling hvorfor måle? Gir verdifull tilbakemelding om, og bekreftelse av, i hvilken grad anskaffelsesprosessen har vært effektivt planlagt og styrt, særlig med hensyn til: Utforming av spesifikasjoner; valg av kontraheringsstrategi og kontraktsmodell; valg av anskaffelsesprosedyre; utforming og vektingen av tildelingskriterier; og gjennomføring av tilbudsevaluering og kontraktstildeling.

20 Prosesskvalitetsmåling hva måler vi? I hovedsak: Resultatmålinger NB: Husk også å gjennomføre årsaksanalyse. Kan måles i relasjon til målsettinger og KPI for prosessen Målsettinger og eventuelle KPI kan eksempelvis bygge på: Forventet ressursinnsats Utenforliggende forhold som f.eks. markedssituasjonen Eventuell tidligere prosess for samme type kontrakt Andres sammenlignbare prosesser Behovsdekningsgrad

21 Kontrakt hvorfor måle? Legger til rette for leveransekvalitet under kontraktsvilkårene. Forutsetning for å kunne drive god leverandørutvikling innen kontraktsområdet. Danner grunnlaget for vurderingen av om en kontrakt fungerer effektivt og gir merverdi. Vil kunne avdekke gode argumenter og insentiver for endring og forbedring av hele anskaffelsesprosessen. Gir grunnlag for sammenligning med tilsvarende kontrakter inngått av andre oppdragsgivere. Synliggjør eventuelle besparelser.

22 Kontrakt hva måler vi? Kommersielle forhold Juridiske forhold Priser Vilkår for oppsigelse, opsjoner, risiko og lovlighet Betingelser Valg av kontrakt

23 Kort om typiske feil ved måling av enkeltprosesser Generelle utfordringer Uklart utgangspunkt Kompleksitet versus kvalitetsbehov Prosesskvalitet Volumendringer blir ikke korrekt vektet Forhold utenfor kontrollsfæren uteglemmes eller feiltolkes Markedsutvikling Fluktuasjoner Kontrakt Subjektivitet Manglende hensyntakelse av endringer i leverandørmarkedet Resultater som ikke kan anvendes i konkurransesituasjoner

24 Measure what is measurable, and make measurable what is not so. - Galileo Galilei Tarjei Ytrehus Bjørkly Tarjei.Y.Bjorkly@himolde.no