For å unngå at det ein legg inn merknader som kan vere personsensitive ber fylkesutdanningssjefen om at alle bruker standard merknader.

Transkript

1 rundskriv nr. 01/10 Frå: Til: Utdanningsavdelinga Vidaregåande skolar i Møre og Romsdal Dato: Ref: /2010/ Fråværsføring og bruk av skoledatasystem 1. Skolesystem 2010/2011 Fylka har saman sett i gong eit forprosjekt som skal legge grunnlaget for eit felles skoleadministrativt system. Forprosjektet vert gjennomført av konsulentbyrået Ernst & Young AS og vert ferdigstilt til sommaren. På grunnlag av forstudiet vil ein avgjere korleis ein skal arbeide framover for å realisere eit nytt felles skoleadministrativt system. Difor vil ein no avslutte prøvesprosjekta med TP-systemet og It s learning. Prosjekta vert ikkje finansiert vidare frå Det betyr at alle skolane frå skoleåret 2010/2011 skal bruke Extens, Skolearena og Fronter. Vi viser elles til vedlegget om bruk av datasystemer 2009/2010 og 2010/ Fråværsføring i Skolearena/Extens I brev av frå utdanningsdirektoratet slår ein fast at eleven sjølv eller pårørande kan dokumentere fråvær ved eigenmelding, jf forskrift til opplæringslova Når det gjeld fråvær grunna sjukdom har ein tradisjonelt berre godkjent legeattest som dokumentasjon for at fråværet kan fråskrivast etter 14-dagarsregelen. Med den presiseringa som er komen frå direktoratet legg ein til grunn ei fråværspraktisering som for tilsette i arbeidstilhøve elles. For at saksbehandlinga av fråvær skal bli i samsvar med 3-47 i forskrifta til opplæringslova og presiseringa i direktoratet sitt brev, finn fylkesutdanningsdirektøren det nødvendig å gi reglar for korleis dette skal gjerast i Skolearena. Etter forskrift til opplæringslova 3-47 om føring av fråvær i vidaregåande opplæring vil ein ha to fråværskategoriar; 1. Dokumentert fråvær: - som kjem inn under 14-dagarsregelen - som eleven kan få ført som vedlegg til vitnemålet/kompetansebeviset 2. Udokumentert fråvær For å unngå at det ein legg inn merknader som kan vere personsensitive ber fylkesutdanningssjefen om at alle bruker standard merknader.

2 Føring av fråvær Etter forskrifta skal alt fråvær førast. For å sikre ei god og rasjonell saksbehandling legg ein difor til grunn: Faglæraren fører (hakar ut) løpande timefråværet i Skolearena. I merknadsfeltet skriv ein inn GB (som betyr gitt beskjed) dersom ein har fått melding frå eleven eller pårørande, elles tomt felt. Innstillinga i Skolearena er slik at fråværet automatisk blir telt med. Eleven kan og sjølv skrive inn i merknadsfeltet. Dokumentasjon av elevfråvær./. Eleven dokumenterer sitt fråvær ved bruk av meldingsskjema med eventuelle vedlegg. Meldingsskjema er lagt ved. Når det gjeld velferdsgrunnar er det naturleg at ein legg til grunn hovudvilkåra frå fylket sitt permisjonsreglement. Eleven legg sjølv inn i merknadsfeltet EM (som betyr eigenmelding levert) Saksbehandling etter 14-dagarsregelen Fråvær vert saksbehandla av den som har fått delegert mynde frå rektor. Normalt vil det vere kontaktlæraren. Saksbehandlinga vert gjort i Skolearena. Fråværet vert saksbehandla løpande i samsvar med dokumentasjon frå eleven. Alt fråvær i første termin må vere saksbehandla ved terminoppgjeret. For yrkesfagelevane som søker lærekontrakt er det spesielt viktig at fråværet er saksbehandla ved terminoppgjeret. Fråvær etter 14-dagarsregelen førast slik; 1. frå plukkmenyen brukar ein Dokumentert fråvær 2. i kommentarfeltet (som og visast for eleven) legg ein inn forkortinga 14D (som betyr fråvær etter 14-dagarsregelen) 3. Ein hakar av for at fråværet ikkje skal teljast med. Saksbehandling for fråvær som førast som vedlegg til vitnemålet Eleven må fremje eige krav (jf. forskrifta) om at årsak til gitt fråvær skal førast som vedlegg til vitnemål/kompetansebevis. Søknaden frå eleven sendast skolen og må ligge føre i rimeleg tid, seinast 01.06, før vitnemålsutskriving/utskriving av kompetansebevis. Fråvær og ordenskarakter Dersom fråvær skal vere eit element i vurdering av ordens-/åtferdskarakteren skal berre ikkje dokumentert fråvær telje. Ny fråværsmodul Ny fråværsmodul vert teken i bruk frå neste skoleår,

3 3. Sensitive data Ved gjennomgang av fråværsmerknadsfeltet i Skolearena ser ein at det ligg inne merknader som er personsensitive. Vi ber difor skolane om å rydde opp i merknadsfeltet slik at det ikkje ligg merknader der som kan oppfattast som personsensitive, jf og vedlagte oversyn over aktuelle område der ein kan finne personsensitiv informasjon. 4. Ny vurderingsmodul Den nye vurderingsmodulen i Skolearena vil bli teken i bruk frå neste skoleår. Det vil difor bli gjennomført opplæring i bruk av modulen i vår. Datofesta opplæringsplan vil bli sendt ut seinare. Vi ber om at skolen peiker ut ein kontaktperson og formidlar dette til rådgivar Sonja Grydeland så snart som råd. Med helsing Per Hoem fylkesutdanningssjef Sverre Hollen ass. fylkesutdanningssjef Gjenpart: Fylkesrådmannen Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda

4 MELDINGSSKJEMA TIL BRUK VED FRÅVÆR Skal fyllast ut av eleven/føresette: Namn: Basisgruppe: har i dag/dato: gitt melding om fråvær på grunn av Eigen sjukdom Velferdsårsak* Tillitsvaldarbeid, dokumentasjon lagt ved Politisk arbeid, dokumentasjon lagt ved Hjelpearbeid, dokumentasjon lagt ved** Lovpålagt oppdrag, dokumentasjon lagt ved Nasjonalt/internasjonalt arrangement, dokumentasjon lagt ved*** Religiøs høgtid**** Merknader: Underteikna var borte frå skolen på grunn av tilhøve som nemnd ovafor: f.o.m. dato t.o.m. dato Dato Underskrift: Dato Melding mottatt av Godkjend som fråvær innafor 14-dagars regelen; Dato Underskrift:

5 *Velferdsårsaker tilvenning av barn i barnehage eller hos dagmamma/-far: Inntil 22,5 t fordelt over maks. to veker. Følgje barn den første skoledagen: Inntil 7,5 t. Delta i konferansetimar mellom heimen og skolen/barnehagen, dagtid: Inntil 10 t pr. år (inkl. reisetid). Delta på obligatoriske helseundersøkingar for barn under 12 år: Inntil 5 t pr. år. Eige bryllaup/partnarskap: 1 dag. Undersøking og behandling hos lege, skolehelsetenesta,tannlege, fysioterapeut m.v. Maks. inntil 3 timar pr. gong. Dersom undersøkinga/behandlinga finn stad utanom distriktet, kan det i tillegg bli gjeve fri for nødvendig reisetid. Beskjed skal bli gitt til kontaktlærar/faglærar. Alvorleg sjukdom i næraste familie Ved dødsfall i den næraste familien kan det gjevast fri på dødsdagen og gravferdsdagen. Ved særlege behov i samband med dødsfallet kan det bli gjeve ein dag i tillegg. For andre som har stått den avlidne nær, utan å høyre til den næraste familien, kan ein gje permisjon etter dei same retningslinjene. ** Elevar som er knytt til hjelpekorps kan få permisjon i samband med utrykking. *** Ved utøvande aktiv deltaking i internasjonale stemne utanlands, verdsmeisterskap eller landskampar og for utøvande aktiv deltaking i Noregsmeisterskap **** For feiring av religiøse høgtidsdagar som ikkje er offisielle etter den norske kalenderen, kan ein gje permisjon i inntil 2 dagar pr. år.

6 BRUK AV DATASYSTEM FOR DEI VIDAREGÅANDE SKOLANE Skoleåra og Haust 2009 Alle skolar skal bruke Skolearena for fråværsregistrering, forsøksskoler for TP GP-Untis timeplansystem Alle skolar skal bruke Skolearena for karakterføring undervegsvurdering, halvårsvurdering og standpunktkarakterer Alle skolar skal bruke Class Fronter (unnteke forsøksskolar som bruker Its learning) som LMS (Learning Management System) Privatister: oppmelding via Privatistweb-Extens Innlogging via Feide, vidare arbeid Ungweb, vidare arbeid Vår 2010 Opplæring ny vurderingsmodul, Skolearena/Demosider Opplæring ny fråværsmodul, Skolearena/Demosider Vaksenopplæring: Overgang/opplæring VigoVaksen 10 eksamensskolar (privatistskolar), oppmelding via Privatistweb Vidare arbeid med Feide VPN-oppkopling for skoleleiarar, om ønskeleg Opplæring Extens GP-Untis Vidare arbeid med Ungweb Forprosjekt nytt skoleadministrativt system (på landsbasis) Elektronisk overføring av sensorregister fra Extens til PAS Haust 2010 Alle skolar skal bruke Extens som skoleadministrativt system Alle skoler skal bruke Skolearena til fråvær og karakterføring Ny modul undervegsvurdering Ny modul fråværsregistrering Alle skoler skal bruke Class Fronter som LMS Bruk av nettbank til Privatistweb Vidareutvikling Ungweb

7 Personsensitiv informasjon i nokre fagsystem: Extens PERSONALADMINISTRASJON Personopplysningar adresse, lønnsdata Undervisningsdata/Vikartimar Sensorregistrering (sensorkompetanse) Fråvær (delvis, mest i Uniqe) Fagplanlegging for skoleår i fremtida Registrering av utdanning Fare for sensitive data: Merknader på fråvær og Opplysningsflik. Rutiner for å overvåke data ELEVADMINISTRASJON Personopplysningar, adresse vert henta frå Vigo inntak/manuelt/privatistweb Fag med og utan karakterar Undervegsvurdering (Skolearena) Fråvær m/merknader Føresatte Tidlegare bruk av Extens: Oppfølgingstenesta (sjå eige avsnitt) Fare for sensitiv data: Merknader på fråvær, tekst på Undervegisvurderingar og Opplysningsflik. Rutiner for å overvåke data GENERELT: DØDSFALL Elev/Personal data skal skrives ut og fjernarkiveres Personalkort/Elevkort skal slettes fra skolen Deretter skal fylket ha beskjed, slik at Personregister blir justert og elev settes opp som død i Vigo