Premisser for søknad om medfinansiering, COINCO II Oppsummering av forankringsprosess juni juli /19/2011

Transkript

1 Premisser for søknad om medfinansiering, COINCO II Oppsummering av forankringsprosess juni juli /19/2011 II

2 1. Innledning Analyse & Strategi AS ble i ultimo mai 2011, etter initiativ fra Oslo kommune, Akershus fylkeskommune og Østfold fylkeskommune, engasjert av Oslo Teknopol IKS for å sørge for ytterligere forankring av arbeidet med en søknad om medfinansiering for interreg prosjektet COINCO II. Til grunn for arbeidet lå en konseptskisse og et foreløpig utkast til søknad utarbeidet av Oslo Teknopol i april Forankringsprosessen er gjennomført i perioden juni juli Dette notatet oppsummerer tilbakemeldingene på denne foreløpige skissen fra potensielle partnere i prosjektet og gir, med bakgrunn i disse tilbakemeldingene, anbefalinger mht. overordnede premisser og innretting av prosjektet. Anbefalingene baserer seg på vurderinger foretatt av Analyse & Strategi om hvilke alternativer som samlet sett vil være mest i overensstemmelse med de ulike partnernes ønsker, basert på den prosessen som er foretatt samt tidligere skriftlige tilbakemeldinger på Oslo Teknopols konseptskisse og utkast til søknad. Det må understrekes at ingen av partnerne har forpliktet seg til bestemte løsninger, ei heller at de vil være partnere i prosjektet. Det må videre understrekes av det, innenfor det aktuelle tidsrommet, med bl.a. ferieavvikling, ikke har lykkes Analyse & Strategi å komme i kontakt med samtlige potensielle partnere. Enkelte spørsmål er også fortsatt uavklart og forutsetter en videre prosess med sikte på avklaring. Det videre arbeidet med søknaden og kontakt med de enkelte potensielle partnere frem til eventuell innsendelse av søknad om interreg medfinansiering av COINCO II vil ivaretas av Oslo Teknopol IKS. 2. Forankringsprosessen Utgangspunktet for forankringsprosessen er partnere som har vært med i prosjektet COINCO North samt andre aktuelle partnere fra områdene som omfattes av samarbeidet Den Skandinaviske Arena 1 (DSA). Følgende organisasjoner har blitt kontaktet og har gitt innspill til COINCO II i forbindelse med forankringsprosessen: Østfold fylkeskommune (1. juni) Oslo kommune (3. juni) Aarhus Universitet (i København), Danmarks Pædagogiske Universitetsskole, Center for ungdomsforskning (6. juni) København kommune (6. juni) 1 Den Skandinaviske Arena er et politisk samarbeid som arbeider for å knytte sammen vekstregionene Göteborg- Oslo regionen, Region Halland og Øresundsregionen. 2

3 Region Hovedstaden (9. juni) Region Skåne (9. juni) Helsingborg stad (9. juni) Business Region Göteborg (13. juni og 15. juni) Akershus fylkeskommune (5. juli) Jernbaneverket (5. juli) Region Västra Götaland (7. juli) Göteborg Stad (14. juli) Det er dels gjennomført møter, og dels telefonmøter, med de aktuelle partnerne. Følgende potensielle partnere er så langt ikke kontaktet av Analyse & Strategi: Region Halland Malmö stad Region Sjælland Trafikverket Statens Vegvesen Anbefaling: 1. De sistnevnte partnerne kontaktes så rakst som mulig med sikte på å avklare mulig deltagelse i prosjektet og deres syn/ønsker i forhold til innholdet i dette notatet samt foreliggende utkast til søknad. 3. Prosjektleder, norsk prosjekteier og Lead partner Oslo kommune har signalisert, men ikke formelt avklart per dags dato, at de er villige til å påta seg ansvar som norsk prosjekteier og prosjektleder for hele prosjektet. Dette er positivt mottatt av samtlige partnere som er kontaktet i forankringsprosessen. Fra flere av partnerne understrekes det et behov for en sterkere politisk styring og forankring av dette prosjektet sammenlignet med COINCO North og at Oslo kommune må være en synlig og tydelig leder for prosjektet. Flere av partnerne har gitt uttrykk for at det er ønskelig at prosjektledelsen både fysisk og organisatorisk plasseres i administrasjonen i Oslo kommune, for eksempel innenfor seksjonen Internasjonalt kontor ved Byrådslederens kontor. Av hensyn til at Oslo kommune skal kunne utøve et slikt lederskap i gjennomføringen av prosjektet, er det fra flere potensielle partnere påpekt at det er ønskelig at Oslo kommune også deltar aktivt i fullføringen av arbeidet med søknaden. I praksis vil Oslo kommune kunne engasjere personalressurser som får ansvaret med å administrere prosjektet og sørge for den faglige gjennomføringen. I tillegg vil Oslo kommune trolig ha behov for å allokere ressurser med økonomikompetanse for å sørge for 3

4 budsjettoppfølging og rapportering. I begge tilfeller må det forutsettes at utgiftene som Oslo kommune har med dette, i sin helhet må kunne finansieres med midler fra prosjektet. Prosjektet må også ha en Lead Partner som sørger for budsjettoppfølging og rapportering på EU-siden (tilsvarende rollen som norsk prosjekteier på norsk side). Business Region Göteborg (BRG) har hatt denne rollen i COINCO North, og har gitt signaler om at de er positive til å ivareta denne rollen også i COINCO II. Dette er imidlertid ikke endelig avklart. Tilbakemeldingene fra de øvrige partnerne indikerer at det er ønskelig at BRG tar rollen som Lead Partner. Som med Oslo kommune, må det forutsettes at alle kostnader som BRG har med dette, må kunne finansieres av COINCO II. Anbefaling: 1. Oslo kommune blir norsk prosjekteier og prosjektleder for hele prosjektet. Prosjektadministrasjonen plasseres fysisk og organisatorisk innenfor Oslo kommunes sentraladministrasjon. BRG får rollen som Lead Partner på EU-siden. 4. Styringsstruktur De organisatoriske aspektene er i dette notatet skilt i to kategorier: Det skilles mellom prosjektet styringsstruktur, som i stor grad dreier seg om prosjektets formelle beslutningsstruktur og gjennomføringsorganisasjonen, som dreier seg om organiseringen av den faglige gjennomføringen av prosjektet. Gjennomføringsorganisasjonen er nærmere beskrevet under punkt 5. I dette avsnittet beskrives den formelle beslutningsstrukturen. En stor majoritet av partnerne som er blitt kontaktet i forbindelse med forankringsprosessen understreker behovet for en styringsstruktur som sørger for en tilstrekkelig politisk forankring av prosjektet. Det er videre enighet om at alle byer og regioner som deltar i prosjektet bør være representert i styringsgruppen (styret) for COINCO II. Eventuelle statlige etater som er partnere i prosjektet, som Jernbaneverket, Statens Vegvesen, og Trafikverket, bør ikke være representert i styringsgruppen (og ønsker trolig heller ikke selv å være representert her). Det er betydelige praktiske utfordringer knyttet til å få samlet de aktuelle topp-politikerne fra partnerne på en jevnlig basis. Mye taler for å legge møter i en overordnet styringsgruppe for prosjektet i forbindelse med andre møter der de samme personene allikevel er samlet. Møtene i samarbeidskomiteen for DSA, som normalt avholdes to ganger pr år, utpeker seg som den mest hensiktsmessige i denne sammenheng. Dette støttes av flertallet av de potensielle partnerne som Analyse & Strategi har vært i kontakt med. Det bør imidlertid være et klart skille mellom samarbeidskomiteen i DSA som organ og styringsgruppen for COINCO II. Selv om det i stor grad vil være personfellesskap mellom de to organene, bør styringsgruppemøtet for COINCO ha en egen innkalling, dagsorden og referat. For å unngå at møter allikevel må avlyses pga mange forfall, kan en mulighet være at det utpekes personlige varamenn (ställföreträdare) for hver enkelt som kan møte ved forfall. Fra enkelte partnere er det dessuten påpekt at det vil være behov for en administrativ gruppe (tjenestemenn) som speiler den politiske styringsgruppen. Den administrative gruppens 4

5 oppgave vil være å følge prosjektet fortløpende mellom de politiske møtene og sørge for å forberede sine politikere i forkant av møtene i styringsgruppen. Tjenestemannsgruppen bør kun foreta beslutninger i spørsmål som er eksplisitt delegert til gruppen av styringsgruppen. Det er også reist spørsmål om det burde være et arbeidsutvalg bestående av et mindre antall personer, utgått av styringsgruppen, med fullmakter til å fatte beslutninger mellom de halvårlige møtene i styringsgruppen. Det er ulike syn på dette. Analyse & Strategi er usikker på hensiktsmessigheten av et arbeidsutvalg. Uansett må Oslo kommune og BRG, som henholdsvis overordnet prosjektleder/norsk prosjekteier og Lead Partner, ha fullmakter til å gjennomføre aktiviteter med basis i beslutninger i styringsgruppen (og eventuelt tjenestemannsgruppen på fullmakt fra styringsgruppen). Et ytterligere nivå i organisasjonsstrukturen kan gjøre organisasjonen som helhet mindre operativ og mer byråkratisk. I den opprinnelige konseptskissen er det også vist til et advisory board bestående av erfarne folk fra politikk, næringsliv og forvaltning som kan gi råd til styringsgruppen for prosjektet. Det er delte meninger om hvorvidt dette er en god ide. Enkelte advarer mot at politikerne i styringsgruppen ikke nødvendigvis vil sette pris på å få råd fra andre politikere med en slags ekspertstatus. En mulighet er å ha et advisory board uten politikere. En mulighet er også å trekke de aktuelle personene inn i arbeidet i de respektive workpackages i stedet for å ha et advisory board. En mulig styringsstruktur og dens forbindelse til gjennomføringsorganisasjonen er vist under: Figur 1: Mulig styringsstruktur for COINCO II Styringsgruppe (Politiske ledere med varamenn fra alle byer og regioner) Advisory Board Tjenestemannsgruppe (Bestående av representanter fra alle partnere) Prosjektleder Norsk prosjekteier, Lead Partner Gjennomføringsorganisasjon Workpackages 5

6 Anbefalinger: 1. Det etableres en styringsstruktur med en styringsgruppe bestående av representanter fra alle deltagende byer og regioner som overordnet beslutningsorgan for prosjektet. Styringsgruppen består av politiske ledere med personlige varamenn. 2. Det etableres også en tjenestemannsgruppe som følger prosjektet fortløpende og møtes ved behov. Tjenestemannsgruppen kan delegeres fullmakt til å fatte beslutninger av Styringsgruppen i eksplisitte saker. 3. Det etablereres eventuelt et rådgivende organ kalt Advisory Board bestående av kunnskapsrike enkeltpersoner som kan gi strategisk og faglig råd til styringsgruppen. Gruppen bør ikke inneholde politikere. 5. Inndeling og innhold i Workpackages (WP er) I dette avsnittet vil vi se nærmere på gjennomføringsorganisasjonen for prosjektet. Konseptskissen utarbeidet av Oslo Teknopol fra april 2011 beskriver en struktur med fem workpackages (wp er). I prosessen som Analyse & Strategi har gjennomført, har det kommet frem ulike syn - delvis motstridende - på denne strukturen, både når det gjelder antall WP er og innholdet i dem. Det er følgelig ikke mulig å etablere en struktur som alle potensielle partnere bedømmer som ideell. Analyse & Strategi har derfor også forsøkt å undersøke hvilke alternative løsninger som de forskjellige partnerne kan akseptere. I spørsmål der det er klare flertall og mindretall, er det forsøkt lagt vekt på hva flertallet av de potensielle partnerne ønsker. Nedenfor går vi først gjennom strukturen med utgangspunkt i hvordan arbeidet med ulike temaer kan struktureres. Deretter beskrives forslag til en helhetlig struktur. Overordnede temaer på tvers av alle wp er Det er gjennomgående tilslutning til den helhetlige innrettingen på COINCO II. Med sitt fokus på transportinfrastruktur, næringsutvikling, og kultur bidrar prosjektet til en sterkere integrasjon innenfor prosjektets geografi, som også er i tråd med de overordnede målsetningene for interregprogrammet Øresund Kattegat Skagerak (ØKS) som det er planlagt å søke medfinansiering innenfor: 1. Økt bærekraftig økonomisk vekst 2. Bedre sammenbundet region 6

7 3. Økt hverdagsintegrasjon Fra enkelte partnere er det likevel bedt om at bærekraftsperspektivet (hållbarhet) synliggjøres mer i prosjektet. Dette bør være uproblematisk med tanke på hvilken betydning en videre utbygging av jernbanen vil ha med tanke på å redusere klimautslipp fra transportsektoren, bl.a. Gjennom COINCO North er visjonen om 8 millioners regionen lansert. COINCO II bør bygge videre på denne visjonen, markedsføre den og sørge for at den forankres hos relevante aktører innenfor og utenfor prosjektets geografi. Samtidig er det viktig å understreke at suksess avhenger av et fruktbart samarbeid med andre regioner i Skandinavia og Nord- Europa, for eksempel Stockholmsregionen, andre regioner i Norge og Danmark, i Tyskland og langs Østersjøen, og at man har felles interesser med disse. Flere av de potensielle partnerne understreker at hovedfokus i COINCO II bør være på hvordan visjonen om 8 millioners regionen kan realiseres i praksis gjennom konkrete tiltak som bidrar til bærekraftig økonomisk vekst og å binde regionen sammen. Transportinfrastruktur De største ulikhetene i syn mellom de potensielle partnerne i prosjektet dreier seg rundt hvordan arbeidet med høyhastighetstog (egen trasé, mer enn 250 km/t) skal organiseres i prosjektet. Flere aspekter synes å prege synspunktene: Ulikheter i synet på hvor ønskelig det er å etablere høyhastighetstog i traseen Oslo Göteborg København. Ulikheter i synet på hvordan COINCO II bør forholde seg til utredninger som gjennomføres på statlig nivå av betydning for den fremtidige utbyggingen av høyhastighetstog (Høyhastighetsutredningen i Norge og kapasitetsutredningene som pågår i Sverige), og fremdriften i arbeidet med høyhastighetstogproblematikk innenfor COINCO II som følge av dette. De statlige utredningene i Norge og Sverige vil foreligge første halvår Forholdet mellom videre utbygging av kapasiteten for InterCity tog, godstransport på jernbane og høyhastighetstog, og hvilken betydning dette har for den tematiske organiseringen innenfor COINCO II, dvs. om dette bør organiseres innenfor én eller to workpackages. Selv om det er ulike syn, er et klart flertall av de potensielle partnerne opptatt av at fremtidig utbygging av høyhastighetstog innenfor korridoren København Göteborg Oslo bør være et viktig tema innenfor COINCO II. Alle partnerne ser også ut til å akseptere en løsning der arbeidet med transportinfrastruktur organiseres innenfor to workpackages (slik dette er foreslått i konseptskissen fra Oslo Teknopol), selv om flere av de potensielle partnerne gir uttrykk for at de ville foretrekke at dette ble organisert innenfor én workpackage. Et argument for å organisere dette i to workpackages, er at arbeidet med høyhastighetstog nødvendigvis vil være mer langsiktig, mens arbeidet med IC-tog og gods på jernbane er problemstillinger der det er behov for tiltak med et mer kortsiktig tidsperspektiv. Det siste er også langt mindre politisk kontroversielt. Todelingen kan dermed også være en fordel for 7

8 transportetatens mulighet til å delta i COINCO II, ved at de (i hvert fall inntil videre) kan begrense sitt engasjement til workpackage 1 der temaet er IC og gods på jernbane. Fra enkelte partnere er det like fullt argumentert for at wp2 som omhandler høyhastighetstog bør avvente utfallet av de statlige utredningene før arbeidet igangsettes altså at wp2 igangsettes senere enn de øvrige workpackages i prosjektet. Bak dette ligger, slik Analyse & Strategi oppfatter det, bl.a. en frykt for at utspill på for tidlig tidspunkt kan bidra til å undergrave mulighetene for å få realisert ønsket jernbaneutbygging. På motsatt side hevder enkelte partnere at hensynet til den politiske prosessen på statlig nivå nettopp er et argument for å komme raskt i gang med wp2, slik at man fra regionalt nivå kan komme med innspill til disse prosessene. Analyse & Strategis anbefaling er at wp2 igangsettes parallelt med de øvrige wp er, men at avklaring av eventuelle utspill til statlige prosesser fra prosjektet må forankres i styringsgruppen for COINCO II, jfr. hensynet til forankring som er forsøkt ivaretatt gjennom styringsstrukturen som er beskrevet i punkt 4, siden man åpenbart her har å gjøre spørsmål som er politisk sensitive. Partnerne bør også være oppmerksomme på et annet spørsmål der det er ulike syn, nemlig synet på et ny forbindelse mellom Helsingborg og Helsingør som del av forsterket forbindelse over Øresund. Dette var også et tema innenfor interregprosjektet IBU, der det ble formulert et kompromiss som partnerne der stilte seg bak. Det vil trolig være hensiktsmessig å legge det samme kompromisset til grunn for COINCO II. Når det for øvrig gjelder innholdet i de to wp ene som omhandler transportinfrastruktur, ser det (i hovedsak) ut til å være tilslutning til følgende temaer: WP1: Fokus på utbedring av jernbaneinfrastruktur i eksisterende trasé for å legge til rette for hurtigere persontransport (InterCity/ Snabbtog ) og godstog (Green Freight Corridor). WP2: Langsiktig arbeid for realisering av nytt Høyhastighetstog (>250 km/t) i egen trasé med mål om å binde regionen sammen og binde regionen som helhet nærmere til det europeiske kontinentet. Begge WP ene bør samtidig legge vekt på betydningen av at korridoren Oslo Göteborg København er en del av Det Nordiske Triangel og TEN -T. Dette innebærer også at prosjektet bør ha et perspektiv som inkluderer andre deler av Det Nordiske Triangel, for eksempel korridoren Stockholm Göteborg København (Europabanan + Götalandsbanan) og forbindelsen Oslo Stockholm (Tilväxtkorridoren) med videre forbindelse til Helsingfors og St. Petersburg. Det kan være aktuelt å legge til rette for at Stockholmsregionen og andre regioner kan følge arbeidet i prosjektet, selv om de ikke har anledning til å være ordinære partnere i COINCO II pga begrensingene i Intereg-programmet ØKS sin geografi. Flere av partnerne legger vekt på at finansierings- og organiseringsmodeller, trinnvis utbygging, miljømessige perspektiver, kapasitetsutfordringer for jernbanen i lys av økte godsmengder på tog, konkrete tiltak for å løse utfordringene knyttet til Missing link mellom Halden og Trollhättan, forbindelsene over Øresund, samt gode modeller for å kombinere flere typer togtransport i samme korridor/trasè, bør være blant temaene som vurderes. 8

9 Arbeidet med transportinfrastruktur i COINCO II bør også bygge på erfaringer fra gjennomførte og pågående interregprosjekter, som for eksempel IBU, SCANDRIA, STRING, mfl. Det er viktig at dette synliggjøres i søknaden. Det foreligger materiale som nærmere beskriver innholdet i wp1 og wp2 i konseptskissen som er utarbeidet av Oslo Teknopol, delvis basert på diskusjoner innenfor wp1 i COINCO North. Dette må imidlertid bearbeides ytterligere frem mot innsendelse av søknad. Jernbaneverket har tilbudt seg å sende innspill til en ytterligere konkretisering av wp1 med vekt på godstransport på jernbane. Næringsutvikling I prosjektskissen utarbeidet av Oslo Teknopol er det beskrevet en wp3 som omhandler næringsutvikling med tittelen The Scandinavian School of Entrepreneurship. Innholdet i wp3 er senere diskutert på et arbeidsmøte i wp2 i COINCO North, og der konkretisert noe ytterligere. Prosessen som er gjennomført av Analyse & Strategi tyder på at det i store trekk er tilslutning til innholdet i wp3. Fra enkelte partnere understrekes det likevel at wp3 må være noe mer enn et vedheng til wp1 og wp2 wp3 må ha et ambisjonsnivå som tilsvarer ambisjonene for wp1 og wp2. Samtidig er det viktig at wp3 representerer merverdi utover eksisterende bilaterale og mulitlaterale samarbeidsprosjekter. Benevningen The Scandinavian School of Entrepreneurship kan gi inntrykk av at wp3 har et relativt smalt fokus på enterprenørskap og entreprenørskapsutdanning. Leser man innholdet i wp en slik dette er beskrevet i konseptskissen utarbeidet av Oslo Teknopol, fremkommer det at wp 3 handler om kunnskapsbasert næringsutvikling og innovasjon i bredere forstand, med bl.a. fokus på nanoteknologi, bioteknologi og mobilitet i arbeidsmarkedet, i tillegg til entreprenørskapsutdanning. Dette bør trolig reflekteres i tittelen til wp 3. Fra enkelte partnere er det tatt opp at en videre utvikling av samarbeidet mellom Universitetene og høgskolene innenfor prosjektets geografi, med bl.a. tilrettelegging for økt mobilitet av studenter og forskere mellom disse institusjonene og kartlegging av hindre for dette i dag, kan inkluderes som et tema innenfor wp3. Oslo Teknopol er også blitt kontaktet av Danmarks Pædagogiske Universitetsskole (DPU) som er interessert i COINCO II ut i fra et perspektiv knyttet til unge menneskers kunnskap, holdninger og ønsker om å arbeide innenfor prosjektets geografi i fremtiden (mobilitet). De har et nettverk som omfatter tilsvarende institusjoner i Sverige og Norge og ønsker å knytte dette til COINCO II. DPU er utfordret til å konkretisere sin idé videre og beskrive organisering og ressursbehov. Etter Analyse & Strategis oppfatning er det en utfordring å utvikle dette temaet på en måte som gjør at det blir en naturlig del av wp3 og COINCO II som helhet, men vi mener samtidig at tematikken er interessant og har et potensial i denne sammenheng. Flere partnere har gitt uttrykk for at det generelt er behov for å utdype, konkretisere og kvalitetssikre innholdet i wp3 ytterligere. Oslo Teknopol vil legge til rette for en prosess som ivaretar dette. Akershus fylkeskommune har bl.a. varslet at de vil komme med innspill til innholdet i wp3. Kultur/film 9

10 I det nylig avsluttede prosjektet COINCO North var det en egen wp som omhandlet kultur. Av delprosjektenene innenfor denne wp en, er det arbeidet med film som kunstart som har hatt mest suksess, og i skissen til COINCO II som er sendt ut er det foreslått å bygge en ny wp rundt dette temaet. Visuell kunst er raskt voksende, og det er flere sterke miljøer innenfor dette temaet innenfor prosjektets geografi. Samarbeid om film, og en styrking av filmmiljøene i geografien, vil kunne bidra til å styrke den kulturelle intergrasjonen innenfor regionen, og øke kjennskapet til Skandinavia internasjonalt. En utfordring med wp4 slik den er beskrevet i prosjektskissen, er etter Analyse & Strategis inntrykk behovet for å knytte disse miljøene sammen rundt en slik wp innenfor COINCO II samtidig som dette er koordinert med de aktuelle regionene og byene som vil delta i prosjektet. Her gjenstår det et arbeid frem mot en eventuell interregsøknad. En utfordring her er at de som er kontaktpersoner hos partnerne primært arbeider med transportinfrastruktur og næringsutvikling, og har liten oversikt over kulturområdet. Management - Informasjon I prosjektskissen utarbeidet av Oslo Teknopol er det lagt opp til å organisere arbeid med informasjonsarbeid, politisk forankring og deltagelse i samfunnsdebatten i innenfor wp5 Management. Jfr. forslaget til styringsstruktur i punkt 4, er det i dette notatet lagt vekt på at den politiske forankringen skal skje som en del av styringsstrukturen. Det foreslås derfor at wp5 i stedet kalles informasjon. Informasjonsarbeid, internt og eksternt, er en viktig del av arbeidet som både må integreres opp mot partnerskapet i prosjektet som helhet og knyttes til den løpende virksomheten som ivaretas av prosjektets sekretariat. Det er fra en av partnerne foreslått at alle partnerne bør kunne være representert med sine informasjonsmedarbeidere i wp5. Det praktiske arbeidet knyttet til koordinering av prosjektet som helhet, administrasjon og økonomioppfølging bør imidlertid også ivaretas innenfor en workpackage. Et forslag er å se dette i sammenheng med den rolle som var tiltenkt samordningsgruppen i Oslo Teknopols skisse til prosjektbeskrivelse (og som er i tråd med organiseringen av COINCO North). Dette vil dermed være grunnlaget for en wp6 Management og samordning. Her vil det være naturlig at Oslo kommune og BRG deltar, i tillegg til de partnere som har ledere av wp er, på samme måte som samordningsgruppen i COINCO North. En alternativ mulighet, er at det som er beskrevet som wp5 og wp6 her organiseres innenfor samme wp, med to ulike arbeidsgrupper. Andre temaer Fra en av de potensielle partnerne, ble temaet energi løftet frem som et mulig samarbeidstema i tillegg til de som er beskrevet her. Dette temaet ville i og for seg egne seg godt i samspill med de øvrige som er beskrevet her, enten som en egen wp eller eventuelt som en del av wp3. Dersom søknaden skal være klar til innsendelse i august/september 2011, virker det imidlertid lite sannsynlig at man skal kunne rekke å utvikle dette temaet tilstrekkelig til at det skal kunne inngå som et eget tema i prosjektet. 10

11 Forslag til gjennomføringsorganisasjon Basert på det foregående, vil følgende struktur kunne være hensiktsmessig: Figur 2: Forslag til gjennomføringsorganisasjon Anbefalinger: 1. Det etableres en gjennomføringsorganisasjon med seks workpackages: WP1 IC-tog og Green Freight corridor WP2 Høyhastighetstog WP3 Kunnskapsbasert næringsutvikling WP4 Nordic Filmlab WP5 Informasjon WP6 Management og samordning 2. Det arbeides videre med å konkretisere innholdet i hver enkelt wp. 3. Alle WP er igangsettes når prosjektet starter. 4. Eventuelle utspill på vegne av prosjektet forankres i samordningsgruppen. 11

12 6. De enkelte partnernes deltagelse i de ulike delene av prosjektet Som redegjort for innledningsvis, har Analyse & Strategi så langt ikke lykkes med å kontakte alle potensielle partnere. Nedenfor gjengis en liste basert på de tilbakemeldingene vi har fått mht wp1 tom. wp 4, samt antakelser om de eventuelle øvrige partnernes deltagelse. Den nye wp5 Informasjon har ikke blitt sjekket ut med alle partnerne. Deltakelse i denne er derfor uvisst. I praksis vil det kunne være ulike organisasjoner som representerer partneren i den aktuelle wp, for eksempel vil Göteborg både kunne representeres av Business Region Göteborg, Chalmers, Göteborg & company samt Göteborg stad. Slik vil det også kunne være med de andre partnerne i tabellen. Vi har også undersøkt hvilke partnere som er villige til å påta seg lederskap for de ulike WP ene. Dette er ikke avklart i alle tilfeller, men der det utpeker seg kandidater som har sagt seg villig, og der dette ikke synes å være kontroversielt, er dette markert med et rødt kryss. Tabell 1: Foreløpig oversikt over partnernes ønske om deltakelse i prosjektet Partner Wp 1 Green freight/ IC-tog Wp 2 Høyhastighetstog Wp 3 Kunnskapsbasert næringsutvikling Wp 4 Nordic Film lab Wp 5 Informasjon WP6 Management og samordning Oslo X X X X X X Göteborg X X X X X X Akershus X X X X X X Østfold X X X X X Västra Götaland X X X X X X? Region Halland Region Skåne X X X X X X? Helsingborg X X X X X Malmö København X X? Region Hovedstaden Region Sjælland Trafikkverket Jernbaneverket X? X X X X 12

13 Statens Vegvesen X Som det fremgår av tabellen, har Akershus fylkeskommune sagt seg villig til å lede wp 1, slik de også har gjort i COINCO North. Oslo kommune har signalisert at de ønsker ansvaret for wp2. Når det gjelder wp3, har Göteborg ved Chalmers Tekniska Högskola sagt seg villig til å lede denne. Når det gjelder wp4, kan både Göteborg & Co, Region Västra Götaland (ved Film i Väst) og Region Skåne være aktuelle ledere for wp en. Dette er ikke avklart. Av hensyn til en spredning av ansvar innenfor geografien og mellom partnerne, kunne det være en fordel om Region Skåne, alternativt Region Västra Götland, tok ansvaret for denne. Begge regioner har vært åpne for å vurdere dette, men har ikke avklart dette så langt. Når det gjelder wp 5, er dette en ny wp som vi ikke har fått tilbakemeldinger på i løpet av den prosessen som er gjennomført. Wp6 bør ledes av Oslo i kraft av at Oslo kommune har det overordnede prosjektlederansvaret. Anbefalinger: 1. Det bør arbeides videre med å avklare partnernes deltagelse og eventuelt lederskap i de ulike wp er. 2. Det bør søkes å oppnå balanse mellom partnerne innenfor geografien av prosjektet, for eksempel ved at en av partnerne fra Øresundsregionen tar lederansvar for en av wp ene. 7. Økonomiske bidrag og budsjett Foreløpig anslag indikerer at partnere som deltar i alle wp er maksimalt vil bidra med kr ,- NOK pr år i bidrag totalt 1,5 mill NOK. Analyse & Strategi har ikke registrert innvendinger mot beløp i denne størrelsesorden undervis i forankringsprosessen. Det endelige bidragsbeløpet vil først bli klart når budsjettet for aktivitetene innenfor hver enkelt wp er avklart. Hvor mye av beløpet på ca. kr som vil være egen arbeidsinnsats/kontante bidrag vil avhenge av den enkelte partners rolle/ansvar i prosjektet. Generelt vil det imidlertid være ønskelig med en høyest mulig andel kontante midler, fordi dette gir størst fleksibilitet i gjennomføringen av prosjektet. WP1 og WP2 vil til sammen stå for den største andelen av budsjettet. Alle partnere må bidra til WP5 Informasjon og WP6 Management og samordning 13

14 Anslått totalbudsjett for prosjektet inkludert bidrag fra EU og den norske stat er mill NOK. Når det gjelder bidrag over ØKS-programmet, er det verd å være oppmerksom på at midlene til ØKS-delen av programmet på det nærmeste er brukt opp. Det har blitt diskutert å over midler fra KASK-delen og Øresund-delen av programmet, men dette har støtt på motstand fra en del av regionene. Dette vil kunne påvirke mulighetene for støtte fra programmet i betydelig grad. Anbefalinger: 1. Budsjettene for de enkelte wp ene bør avklares så rakst som mulig. 2. Det bør avklares hva partnere som kun deltar i enkelte wp er skal betale i forhold til partnere som deltar i alle wp er. 3. Det bør innledes dialog mer hver enkelt partner om andel in kind/kontante midler. 4. Det bør arbeides for å sikre tilstrekkelige midler innenfor ØKS-programmet til prosjektet. 8. Forankring hos de enkelte partnere og fremdrift i arbeidet med søknaden Oslo Teknopol arbeider med søknaden ut i fra en målsetting om at den skal være klar til innsendelse den 20. august. Endelig frist for innsendelse i denne runden er 20. september. Et flertall av partnerne har imidlertid gitt uttrykk for at det er svært vanskelig for dem å rekke å gjennomføre interne beslutningsprosesser i sin organisasjon som innebærer at de kan underskrive medfinansieringsbevis før 20. august eller 20. september. En kompliserende faktor i Norge er for øvrig at det er kommune- og fylkestingsvalg i september. I den grad dette må vedtas på politisk nivå, er det et spørsmål om man rekker dette før valget, og i motsatt fall hvor lang tid det tar før nye politikere er klare til å fatte nødvendige beslutninger. En søknad er ikke komplett, og kan ikke behandles av overvåkningskomiteen i ØKSprogrammet, før alle partnere har sendt inn sine medfinansieringsbevis (vedlegg til søknaden). Mye tyder på at det er en viss aksept fra ØKS-sekretariatets side for at medfinansieringsbevis kan ettersendes for de partnere som ikke rekker en intern behandling av søknaden før søknaden sendes. Det må imidlertid så rakst som mulig avklares hva som vil være absolutt siste frist for å ettersende medfinansieringsbevis. Det må antas at selv om enkelte partnere først formelt kan slutte seg til prosjektet etter at søknaden er sendt inn, må partnerne likevel ha en foreløpig intern prosess knyttet til innhold 14

15 og organisering, slik at de kan slutte seg til søknaden på det tidspunktet den sendes inn med forbehold om senere formell godkjenning og utfylling av medfinansieringsbevis. Uansett må det mao være en videre prosess med alle potensielle partnere i august (og eventuelt september) for å konkretisere innholdet og avklare usikkerhetsmomenter i forhold til det som er status pr i dag. (22. juli). Det vises her til redegjørelsen under de foregående punkter i dette notatet. Den 17. august skal det være et møte i samarbeidskomiteen for Den Skandinaviske Arena i Göteborg. Det er planlagt å bruke dette møte som en arena for å informere om arbeidet med søknaden for COINCO II, jfr. utsendt Agenda for møtet. Det er imidlertid neppe realistisk at innholdet i søknaden kan realitetsbehandles her. Møtet den 17. august er det første møtet på lang tid i samarbeidskomiteen i DSA, og mange av politikerne vil være nye. Uansett er ikke eventuell deltagelse i prosjektet noe som kan vedtas i plenum i et organ som DSA. Det er avgjørende at hver enkelt partner legger til rette for en intern beslutningsprosess om den enkelte partner vil slutte seg til prosjektet eller ikke, og eventuelt i hvilket omfang. Dersom man ikke rekker å få en søknad klar, med de nødvendige interne beslutningsprosesser hos hver enkelt partner, er det et alternativ å utsette innsendelsen av søknaden til neste søknadsrunde på nyåret i Enkelte partnere har gitt uttrykk for at de ideelt hadde sett at man brukte også høsten 2011 til å bearbeide søknaden og sørge for nødvendig intern forankring. Fra andre partnere er det imidlertid blitt påpekt at det er viktig at søknaden sendes inn i forbindelse med søknadsrunden i august/september Etter Analyse & Strategis oppfatning er det gode argumenter for å arbeide for å rekke søknadsrunden nå i høst. Det viktigste argumentet for dette er at det er svært lite penger igjen i ØKS-delen av programmet. Pr. i dag ser det ut til at det ikke vil være penger igjen i neste runde på nyåret Skal man rekke å gjennomføre et tre-årig prosjekt, må man dessuten starte opp i andre halvår Alle prosjekter i ØKS skal være avsluttet innen utløpet av første halvår Anbefalinger: 1. Det tas sikte på å sende inn søknad pr august/september Det må avklares hva som er absolutt siste frist for ettersendelse av medfinansieringsbevis. 3. Det må tilrettelegges for nødvendige interne beslutningsprosesser hos hver enkelt partner. Dette er både et ansvar for den enkelte potensielle partner, og for Oslo Teknopol som må sørge for at uavklarte spørsmål avklares tidsnok til at partnerne kan gjøre sine beslutninger. 15