Studieadministrative prosesser Studieavdelingen NTNU Videre. Innledende kartlegging

Transkript

1 1 Studieadministrative prosesser Studieavdelingen NTNU Videre Innledende kartlegging

2 2 Innledende kartlegging - Tilnærming Det som presenteres i denne oppsummeringen er resultatet fra en innledende kartlegging av det studieadministrative prosessene ved NTNU I kartleggingen har vi hatt fokus på å identifisere Prosesser og hovedhovedaktiviteter Roller og ansvar i de ulike aktivitetene Støttesystemer som benyttes Videre har vi jobbet med å identifisere forbedringsområder i Prosess Teknologi og Organisasjons dimensjonen (PTO): Prosesser: Er den aktuelle prosessen etablert og fungerer optimalt i organisasjonen? Teknologi/Støttesystemer: Understøtter teknologien prosessen hensiktsmessig? Organisering: rolle og ansvars fordeling, kompetanse og ledelse og styring i prosessene Forbedringsområdene skal nå bearbeides og vil danne beslutningsunderlag for hvilke prosesser prosjektet skal jobbe videre med

3 3 Bidragsytere i prosessen Kartlegging gjennomført den , og Deltakere fra NTNU Videre: Markedsføring Anne-Gunn Bakken Vegard Moen Eli Rebecca Vinogradoff Kurs Anne Kojedal Cecilie Aurvoll Eva Lien Oddbjørg Mikkelsen Bente Moslet Økonomi Inger Solfrid Bostad Elin Astrid Wiik Randi Helene Wold Konferanser Karen Margrethe Bratt Astrid Ingegjerd Bye Mari Sæterbakk Prosjekt Ragna Ann Berge Aud Kvam Eirik Rasmussen Bente Sellereite Referat godkjent av deltakerne

4 4 Hovedaktiviteter i prosessen Konferanse Konferanseadministrasjon Rådgivning Følge opp budsjett og regnskap Deltagerbehandling Administrere/registrere påmelding Bestilling av lokaler/hoteller Redigering av Web-sider Arrangere sosiale arrangement/turer Administrere gjennomføring/betjene sekretariat Utarbeide abstract/manusbehandling Arrangere utstilling

5 5 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Konferanse Ingen felles oversikt over alle konferanser Ikke "obligatorisk" å legge det inn i oversikt Lokalisering Gløshaugen vs Dragvoll Treghet i økonomisystemet Behov for tilrettelagt og stabilt system Behov for bedre intern og ekstern markedsføring av hva NTNU VIDERE kan tilby Tid og kapasitet Mye overtid på ansatte Mange ansatte har redusert arbeidstid Interne rutiner og sjekklister er utdaterte Mangler gruppeleder

6 6 Hovedaktiviteter i prosessen Kurs Initieringsfase: Bedrift Fagmiljø NTNU Videre ser behov i samfunnet Midler Enkeltpersoner Finne kontaktperson(er) Forhåndsinnmelding Legges ut som planlagt kurs. Kursinnmelding 2 frister i året Studieplan og budsjett Kontaktmøte fagmiljø Markedsføring Bestille kurslokaler Opptak Søknader inn via e-post Opprette kurs i FS og legge inn søknadene Sjekke kompetansekrav: Innpassing, vurdering av realkompetanse. Sendes fakultet Vurdere om kurs skal kjøres Opptaksbrev Eksamensmelding. It's learning. FS Gjennomføring Bestille mat og drikke Administrere kursmateriell Delta på åpning Opplæring i It's learning Løpende kontakt med studentene Løpende kontakt med faglærere Gjennomføre avmeldinger Sjekk overføring til It's learning Eksamen Oppmelding i FS Utføre trekk fra eksamen Oppgave/papirer til eksamenslokalet Desentral eksamen Lokal eksamen Sensur Karakterutskrift Kursbevis Vitnemål Evaluering Oppgjør/prosjektregnskap

7 7 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Kurs Innmeldingsprosessen er tungvint og manuell Mange systemer å forholde seg til og støttesystemene er ikke tilpasset EVU EpN kan ikke brukes pga semesterbasert Utfordring å skaffe kurslokaler Fagmiljø har ikke tid til kursutvikling. Kursutvikling i fagmiljø styrt etter ledig kapasitet, ikke marked Manglende kundeorientering Behov for at fagmiljø prioriterer EVU i planlegging Ikke alle fakultet har faste EVU-koordinator Få kontaktperson på alle fakultet Opprette idéforum? Internt Skulle ønske det var mer kapasitet i markedsføringsgruppa Behov for mer tid til utviklingsarbeid

8 8 Hovedaktiviteter i prosessen Prosjekt Kursutvikling Initieringsfase Følge med på nasjonale trender. Statsbudsjett Målgrupper: Lærere, Siv.ing., Ledere Kursadministrasjon Gjør noe selv Kurs-gruppa gjør en del avhengig av type kurs

9 9 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Prosjekt EVU nedprioriteres Fagmiljøene mangler tid til å utvikle kurs Bedre kunnskap i fagmiljø om hva NTNU Videre gjør Midler til å utvikle kurs Tidligere egen pott til utlysning. Mer skjult nå Ekstern finansiering av kurstilbud viktig Gap mellom strategi og realitet Bruk av Norgesuniversitetet Kursfasiliteter Organisatorisk plassering

10 10 Hovedaktiviteter i prosessen Marked Oppstartsaktiviteter Kursutvikling Ide/behov for kurs Rådgivning ifht kursutvikling Oppstartsmøte Forklare prosess Definere målgruppe Plan for markedsaktiviteter Godkjenning av budsjett Kursinnmelding Markedsføringsaktiviteter Finne kanaler Språklig tilrettelegging Kursweb Mottakere Direct Mail Generell profilering av EVU Utarbeide materiell Større markedsføringskampanjer Messer, konferanser, utstillinger

11 11 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Marked Manglende kapasitet/tid hos faglærere Til utvikling av nye kurs Til å sette seg inn problemstillinger når de planlegger kurs Til å holde kurs Mangelfull deltakelse i utvikling av nye støttesystemer Papirbasert søknadsprosess Innmelding av aktivitet Omfattende og lang prosess som gjør markedsføring vanskelig Fagmiljø kjenner ikke frister kursinnmelding Kan være utfordrende at fagmiljø eier prosessen Evalueringsmodul KVASS? Questback Kurslokaler Internt Behov for CRM-system Savner faste møter. Mister info.

12 12 Hovedaktiviteter i prosessen Økonomi Oppretter hvert EVU kurs/konferanse som et prosjekt i regnskapssystemet Fakturering og oppfølging av innbetaling for EVU kurs og konferanser, samt regnskap Overfører data fra FS til Bravo (alle kursdeltagerne blir registrert i FS). Legge inn foretaksnavn i FS hvis et firma skal betale regningen til EVU studenten Fakturaen blir lagt ut i Bravo Må bruke Bravo for å få ha en egen reskontro Følger opp studentene i forhold til innbetaling av faktura Purrer via Bravo Legger rammefaktura for hvert prosjekt inn i Oracle Institutt/fakultet og/eller eksterne kunder får evt overskudd/underskudd når kurset og/eller konferanse er gjort opp Konferanser Håndterer betaling med kredittkort fra deltagere på konferanser Tungvint prosess i dag, men NTNU skal lage et system/portal for kredittkort bruk Årlig er det ca 3000 deltakere på konferanser Håndtering av SEVU Regnskap Årsavslutning Innkjøp av rekvisita til avdelingen Avstemme bankkonto hver dag Behandle inngående faktura Reiseregning Honorarer

13 13 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Økonomi Postering på rammefaktura er tungvint. Rammefaktura på hvert prosjekt Kredittkort betaling er veldig arbeidskrevende. Må manuelt taste inn kredittkortnummerne til brukerne. Sårbart. Har ikke mulighet for å sikre beløp på kredittkortet (mangler sikkerhetskode), i tilfelle de påmeldte ikke stiller opp på konferansene/kursene. Vanskeliggjør kontroll av om kredittkort er stjålet. Kan risikere å miste penger Skal utvikle felles system for online betaling, men ikke ferdig ennå Støttesystemer Mange systemer å forholde seg til Problem med at brukerne ikke er godt nok involvert i systemutvikling/innkjøpsprosessen. Systemer blir ikke godt nok tilpasset. De blir bare tredd et nytt system over hodet som ikke fungerer i forhold til deres arbeidsoppgaver Har ikke et fullgodt regnskapssystem Ingen forbindelse mellom FS og Oracle, Events og Oracle Utallige møter mellom FS og Oracle Må sy sammen systemene selv

14 14 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra andre fakultet og institutt I utvikling av EVU-tilbud er det uklart hvordan instituttnivået er involvert. Det kan synes som om faglærer kommuniserer direkte med NTNU Videre og at prosessen derfor oppleves som "privatisert". Fakultetet skal kvalitetssikre informasjonen, men det er uklart hvordan informasjonen tilflyter fakultetet. Behov for rolleavklaring mot NTNU Videre Instituttene er forpliktet til tilby EVU-kurs, men det vanskelig å ta ansvar for faglærers virksomhet og det er generelt vanskelig å ansvarliggjøre instituttene ifht EVU Vanskelig opptaksprosess for EVU siden den skal være så fleksibel - vanskelig å forutse antall studenter som ønsker studierett Krav til fleksibilitet i etterutdanningsprogrammene fører til mye ekstraarbeid. Bruker bl.a. ikke EpN og Utdanningsplaner Mye brevskriving mellom NTNU videre og fakultetet som følge av at man ikke har felles støttesystemer Behov for bedre kommunikasjon med NTNU Videre i forbindelse med utvikling og evaluering av kurs/studier. (I dag gir ikke NTNU Videre bistand og rådgivning til enhetene om behov i markedet).

15 15 Oppsummering av de viktigste forbedringsområdene DRAFT i et PTO perspektiv Perspektiv Prosess Teknologi Organisasjon Kompetanse Målstyring & Ledelse Evaluering Kommentarer Kan være utfordrende at fagmiljø eier prosessen Behov for bedre intern og ekstern markedsføring av hva NTNU VIDERE kan tilby Innmeldingsprosessen er tungvint, manuell og tidkrevende. Vanskeliggjør markedsføring. Interne rutiner og sjekklister er utdaterte Mange systemer å forholde seg til Støttesystemer ikke godt nok tilpasset EVU. Brukerne blir ikke er godt nok involvert i systemutvikling. Har ikke et fullgodt regnskapssystem. Ingen forbindelse mellom FS og Oracle, Events og Oracle. Må sy sammen systemene selv Behov for CRM-system Treghet i økonomisystemet Organisatorisk plassering av NTNU Videre Behov for faste EVU-koordinator ved alle fakultet Behov for mer tid til utviklingsarbeid Behov for mer kapasitet i markedsføringsgruppa Gap mellom overordnet strategi og realitet EVU nedprioriteres. Fagmiljø har ikke tid til kursutvikling. Manglende kundeorientering. Kursutvikling i fagmiljø styrt etter ledig kapasitet, ikke marked.