Regnskap Longyearbyen lokalstyre

Transkript

1 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/ Elin Dolmseth Regnskap Longyearbyen lokalstyre Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 24/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Årsregnskapet for 2012 godkjennes. Regnskapsmessig mindreforbruk, kr , disponeres slik: Rullering av lokalsamfunnsplan Kr Avlevering av arkiv Kr Web-prosjektet Kr Nettbrett Kr Til næringsfondet Kr Til disposisjonsfond Kr Sum Kr Drifts- og investeringsbudsjett for 2013 korrigeres tilsvarende. Anbefaling: Årsregnskapet for 2012 godkjennes. Regnskapsmessig mindreforbruk, kr , disponeres slik: Rullering av lokalsamfunnsplan Kr Avlevering av arkiv Kr Web-prosjektet Kr Nettbrett Kr Til næringsfondet Kr Til disposisjonsfond Kr Sum Kr Drifts- og investeringsbudsjett for 2013 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Svalbardloven 40 bestemmer at kommunelovens kapittel 8 om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering, med unntak av 49 om rapportering, gjelder for Longyearbyen Side 59

2 2012/485-9 Side 2 av 3 lokalstyre. Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 10 bestemmer at det hvert år skal avlegges årsregnskap og årsberetning. Administrasjonsutvalget avgir innstilling for lokalstyret om årsregnskapet. Driftsregnskapet for 2012 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr I note 16 i regnskapsdokumentet forklares årsaken til mindreforbruket. I Longyearbyen lokalstyres årsberetning for 2012 gis det opplysninger om nøkkeltall og kommentarer til regnskapet. Regnskapet er revidert av KomRevNord IKS, og revisjonsberetningen er lagt ved regnskapsdokumentet. Kontrollutvalget behandlet regnskapet i møte , kontrollutvalgets uttalelse følger vedlagt. Administrasjonssjefen foreslår følgende disponering av regnskapsmessig mindreforbruk: Lokalsamfunnsplan: Utgifter til rullering av lokalsamfunnsplan er anslått til kr , hvorav kr var budsjettert i revidert budsjett 2012 og kr er budsjettert i Utgiftene er vedtatt finansiert ved bruk av fond, og kr er inntektsført fra fond til dekning av utgiftene i Regnskapet viser utgifter for Differansen, kr , bidrar til årets regnskapsmessige mindreforbruk. Mindreforbruket i 2012 foreslås avsatt til utgifter til rullering av lokalsamfunnsplanen i 2013, da arbeidet fortsetter i Avlevering av arkiv. På bakgrunn av tilsynsrapport fra statsarkivet ble det i 2012 igangsatt arbeid med tømming av gammelt arkiv Utgiftene var anslått til kr , og en tilsvarende sum var budsjettert i 2012, finansiert ved bruk av disposisjonsfond. Utgiftene i 2012 har vært på kr Differansen, kr , bidrar til årets regnskapsmessige mindreforbruk. Mindreforbruket i 2012 foreslås avsatt til utgifter til avlevering av arkiv, da arbeidet fortsetter i Web-prosjektet Web-prosjekt omfatter leveranse av ny web-løsning samt oppgradering og innføring av modulen Innsyn, som gir mulighet for å kunne se offentlig inn- og utgående post på nettet. Hovedleveransen skjedde i Prosjektet avsluttes i 2013, til en anslått utgift på kr Nettbrett til folkevalgte: Lokalstyret vedtok i september 2012 å kjøpe inn nettbrett til folkevalgte innenfor en kostnadsramme på kr Nettbrettene ble først levert i februar Det antas at brettene vil koste ca kr Ettersom anskaffelsen kom i 2013 må pengene bevilges på nytt. Pengene som ikke ble brukt i fjor er plassert på fond øremerket prosjekter. Næringsfond. Pr er næringsfondet på kr Det foreslås at fondet tilføres kr I 2013 er det budsjettert med at det skal brukes kr fra fondet. Disposisjonsfond. Mesteparten av mindreforbruket foreslås avsatt til disposisjonsfond. Hvilke formål disposisjonsfondet skal brukes til er det lokalstyret som bestemmer. Oppsummering: regnskapsmessig mindreforbruk 2012 foreslås disponert slik: Rullering av lokalsamfunnsplan Kr Avlevering av arkiv Kr Web-prosjektet Kr Nettbrett Kr Til næringsfondet Kr Side 60

3 2012/485-9 Side 3 av 3 Til disposisjonsfond Kr Sum Kr Regnskap for foretakene: Foretakenes regnskap er behandlet i styrene for foretakene og vil bli behandlet av kontrollutvalget i møte , før de legges fram for lokalstyret Vedlegg: 1 Longyearbyen lokalstyres regnskap 2012 med revisjonsberetning 2 Kontrollutvalgssak 11/13 - Kontrollutvalgets uttalelse om Longyearbyen lokalstyres årsregnskap for 2012 Side 61

4 Side 62

5 Side 63

6 Side 64

7 Side 65

8 Side 66

9 Side 67

10 Side 68

11 Side 69

12 Side 70

13 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/ Svein Olav Ween Årsberetning 2012 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 18/ Lokalstyret 25/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Årsberetningen for 2012 godkjennes. Anbefaling: Årsberetningen for 2012 godkjennes. Saksopplysninger: I henhold til lovverket skal det utarbeides en årsberetning for Longyearbyen lokalstyre som legges fram til behandling i lokalstyret samtidig med årsregnskapet. Årsberetningen skal gi informasjon om forhold som er viktige for å bedømme den økonomiske statusen i virksomheten. Den skal også redegjøre for tiltak og aktiviteter som er gjennomført i løpet av året, samt om andre forhold som er av vesentlig betydning for Longyearbyen lokalstyre. I årsberetningen er det som tidligere tatt inn en kommentar fra lokalstyrets leder, oversikt over medlemmer i lokalstyret, underutvalgene og styrene i foretakene. I tillegg er en kortversjon av «Samfunns- og næringsanalysen for Svalbard 2012» tatt inn som et vedlegg bakerst i årsberetningen. Årsberetningen trykkes opp og sendes ut til alle husstandene i Longyearbyen, og den vil bli delt ut som informasjon til publikum og besøkende. Vurdering: Administrasjonssjefen mener at årsberetningen gir et korrekt bilde av aktiviteten i Vedlegg: 1 Årsberetning 2012 (eget hefte) Side 71

14 2013/114-9 Side 2 av 2 Side 72

15 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/ Svein Olav Ween Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Lokalstyret 26/ Kontrollutvalgets anbefaling: Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 tas til orientering. Saksopplysninger: Det vises til vedlagte utskrift av kontrollutvalgsak 12/13 og kontrollutvalgets årsrapport. Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 ble behandlet i kontrollutvalgets møte den , og det ble da vedtatt å anbefale at lokalstyret tar årsrapporten til orientering. K-sekretariatet har oversendt årsrapporten for videre behandling i lokalstyret. Vedlegg: 1 Kontrollutvalgssak 12/13 - Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 Side 73

16 Side 74

17 Side 75

18 Side 76

19 Side 77

20 Side 78

21 Side 79

22 Side 80

23 Side 81

24 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/ Elin Dolmseth Justering av investeringsbudsjettet: Oppgradering av utelekeplassen ved Longyearbyen barnehage Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 19/ Lokalstyret 27/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Det investeres i klatretårn ved Longyearbyen barnehage til kr Beløpet finansieres ved tilskudd fra GjensidigeStiftelsen og ved bruk av fondsmidler fra Oppvekstforetaket. Investeringsbudsjettet til Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF justeres tilsvarende. Anbefaling: Det investeres i klatretårn ved Longyearbyen barnehage til kr Beløpet finansieres ved tilskudd fra GjensidigeStiftelsen og ved bruk av fondsmidler fra Oppvekstforetaket. Investeringsbudsjettet til Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF justeres tilsvarende. Saksopplysninger: Styret i Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF har i sak 12/13 i møte vedtatt å bevilge kr til investering i klatretårn og kr til vedlikehold av utelekeplassen ved Longyearbyen barnehage. Beløpene finansieres ved bruk av fond. Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF har, etter søknad, mottatt kr fra GjensidigeStiftelsen til investering i arktisk klatretårn. Styret i Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF har i sak 17/13 vedtatt å overføre midlene til investeringsbudsjettet som delfinansiering av nytt klatretårn i Longyearbyen barnehage. Investeringen i nytt klatretårn anslås altså å koste kr Lokalstyret må fatte vedtak i saken da justering av investeringsbudsjettet tilligger lokalstyret, uavhengig av hvordan investeringen er finansiert eller hvilket foretak det gjelder. I dette tilfellet er det Bydrift sitt investeringsbudsjett som skal justeres. Side 82

25 2011/ Side 2 av 2 Når det gjelder Oppvekstforetakets bevilgning til vedlikehold av utelekeplassen er dette utgifter som hører heime i driftsregnskapet. Foretaksstyrene har selv kompetanse til å foreta justeringer av driftsbudsjettet. Vedlegg: 1 Særutskrift - Oppgradering og vedlikehold av utelekeplassen ved Longyearbyen barnehage 2 Særutskrift: Arktisk klatretårn i Longyearbyen barnehage Side 83

26 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/ Anne Ellingsen Særutskrift: Oppgradering og vedlikehold av utelekeplassen ved Longyearbyen barnehage Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Styret for Oppvekstforetak KF 12/ Styret for Oppvekstforetak KFs behandling Daglig leder Anne Ellingsen foreslo at formuleringen «og vedlikehold» skulle tas inn som tillegg i første del av anbefalingen. Daglig leders anbefaling med foreslåtte tillegg ble enstemmig vedtatt. Styret for Oppvekstforetak KFs vedtak Som bidrag til oppgradering og vedlikehold av utelekeplassen ved Longyearbyen barnehage vedtar styret for Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF følgende disponering av fondsmidler: Kr til investering i klatretårn Kr til vedlikehold Midlene overføres til Bydrift KF som er ansvarlig for gjennomføringen av arbeidet. Oppvekstforetakets og Bydrifts budsjetter justeres tilsvarende. Det forutsettes at Bydrift KF og Longyearbyen barnehage i fellesskap utarbeider en plan som viser hvilket arbeid som skal utføres innenfor den avsatte rammen til vedlikehold. Utskrift til Longyearbyen lokalstyre Anbefaling: Som bidrag til oppgradering av utelekeplassen ved Longyearbyen barnehage vedtar styret for Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF følgende disponering av fondsmidler: Kr til investering i klatretårn Kr til vedlikehold Midlene overføres til Bydrift KF som er ansvarlig for gjennomføringen av arbeidet. Oppvekstforetakets og Bydrifts budsjetter justeres tilsvarende. Det forutsettes at Bydrift KF og Longyearbyen barnehage i fellesskap utarbeider en plan som viser hvilket arbeid som skal utføres innenfor den avsatte rammen til vedlikehold. Side 84

27 2013/260-1 Side 2 av 3 Saksopplysninger: Det vises til Handlingsprogram , vedtatt av Lokalstyret i sak 105/12, tiltak 4 og 5 under målsettingen «Vi vil jobbe for et inkluderende og tolerant lokalsamfunn og styrke familiesamfunnet.»: Tiltak Ansvarlig Utføres i Økonomisk ramme Utrede behovene ved Longyearbyen skole og barnehagene areal- /bygningsmessig og pedagogisk. Lage delplan for skole- og idrettsområdet. Longyearbyen lokalstyre v/adm.sjefen Mulighetsstudie lyses ut på anbud fremmes deretter for lokalstyret som sak Opprettholde trygge og stimulerende lekeplasser/utearealer ved skolen og barnehagene Bydrift KF/ Oppvekstforetak KF Dekkes innenfor årsbudsjettet til OF Å opprettholde trygge og stimulerende lekeplasser/utearealer betyr kontinuerlig tilsyn og vedlikehold. Bydrift KF har utarbeidet en plan for oppgradering/vedlikehold av utelekeplassene ved barnehagene og skolen. I samsvar med denne planen ble utelekeplassen ved Kullungen barnehage oppgradert sommeren 2012, mens området rundt Longyearbyen barnehage står for tur sommeren I den forbindelse vil Longyearbyen barnehage bli stengt i seks uker. I handlingsprogrammet er det forutsatt at arbeidet med utelekeplassene i hovedsak skal dekkes innenfor oppvekstforetakets årsbudsjett. Per hadde oppvekstforetaket kr ,- på disposisjonsfond avsatt til ulike formål, blant annet: Vedlikehold bygninger/uteområder kr ,- Bygningsmessig oppgradering Rypa. kr ,- Påkrevd bygningsmessig arbeid på Rypa(Formannshuset), blant annet innstallering av nytt kjøkken, ble gjennomført i 2012, uten at de ble nødvendig å benytte seg av disposisjonsfondet. Daglig leder mener derfor at der et forsvarlig å omdisponere de nevnte poster til oppgradering av utelekeplassen ved Longyearbyen barnehage. I forbindelse med oppgradering av lekeplassen ved Kullungen barnehage ble det satt opp et klatretårn. Bydrift KF har etter søknad til Gjensidigestiftelesen fått tilsagn på kr , øremerket et tilnærmet likt klatretårn som kan monteres ved Longyearbyen barnehage. Innenfor en samlet investeringsramme på kr vil det være mulig å få satt opp dette. Det betyr at oppvekstforetaket må skyte inn kr til dette formålet. I tillegg viser rapport fra lekeplassinspektørene at er det behov for en del vedlikeholdsarbeid på barnehagens uteareal. Dette omfatter blant annet utskifting av nedslitte lekeapparater, fallsikring, m.v. Innenfor en ramme på kr skulle det være mulig å få utført dette arbeidet. Det forutsettes at det i samarbeid mellom Bydrift KF og Longyearbyen barnehage utarbeides en detaljert plan for hvilket arbeid som skal utføres innenfor den avsatte rammen til vedlikehold. Vurdering: Longyearbyen barnehage er mellom 30 og 40 år og trenger jevnlig bygningsmessig vedlikehold. Hvor lenge den vil bli benyttet som barnehage er usikkert. Det vises her til utredningsarbeidet vedr. behov for arealer til skole- og barnehagedrift som er vedtatt gjennomført i I mellomtiden er det Side 85

28 2013/260-1 Side 3 av 3 lokalstyrets og oppvekstforetakets ansvar å sikre barna i Longyearbyen barnehage trygge og stimulerende utelekearealer. Dersom denne barnehagen skulle bli erstattet av nye arealer i løpet av 5-10 år, vil både klatretårn og andre lekeapparater kunne flyttes til ny barnehage. Side 86

29 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/ Morten Langerud Særutskrift: Arktisk klatretårn i Longyearbyen barnehage Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Styret for Bydrift KF 17/ Styret for Bydrift KFs behandling Daglig leders anbefaling ble enstemmig vedtatt. Styret for Bydrift KFs vedtak Styret i Bydrift KF vedtar overføring av tildelte midler fra Gjensidige stiftelsen til investeringsbudsjett for 2013 til bruk som delfinansiering av et nytt klatretårn i Longyearbyen barnehage. Utskrift til: Longyearbyen Lokalstyre Anbefaling: Styret i Bydrift KF vedtar overføring av tildelte midler fra Gjensidige stiftelsen til investeringsbudsjett for 2013 til bruk som delfinansiering av et nytt klatretårn i Longyearbyen barnehage. Saksopplysninger: Det er tildelt kr ,- fra Gjensidige stiftelsen til et Arktisk klatretårn satt opp i en av våre barnehager (tilsvarende klatretårn som er satt opp i Kullungen barnehage). Bydrift KF har i samråd med Oppvekstforetaket utarbeidet en plan for oppgradering/vedlikehold av utelekeplassene ved barnehagene og skolen. Denne sommeren er det bestemt at Longyearbyen barnehage skal stenges i seks uker for oppgradering/vedlikehold. Nytt klatretårn til Longyearbyen barnehage finansieres ved kr ,- fra Gjensidige stiftelsen og kr ,- med overføringer fra Oppvekstforetaket (sak til styret for Oppvekstforetaket KF, 2013/ med møtedato ). Vurdering: Longyearbyen barnehage er ca. 40 år og trenger jevnlig bygningsmessig vedlikehold. Hvor lenge den vil bli benyttet som barnehage er usikkert. Det vises her til utredningsarbeider vedr. behov for arealer til skole- og barnehagedrift som er vedtatt gjennomført i Dersom denne barnehagen skulle bli erstattet av nye arealer i løpet av 5-10 år, vil klatretårn kunne flyttes til ny barnehage. Side 87

30 2012/663-5 Side 2 av 2 Nytt klatretårn i Longyearbyen barnehage fører til minimalt med vedlikeholdsbehov/-kostnad for driften av barnehagen. Vedlegg: 1 Signert avtale - tilskudd til arktisk klatretårn 2 Tilskudd til arktisk klatretårn - (Saksnr: ) Side 88

31 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/ Elin Dolmseth / Stian Pettersen Justering av investeringsbudsjettet: Forprosjekt Toppsystem Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 20/ Lokalstyret 28/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Lokalstyret imøtekommer styret i Bydrift KF sitt ønske om at prosjekt 1070 EOS del 1 avsluttes og at budsjettmidlene, kr , overføres til nytt prosjekt Toppsystem. Utgiftene til forprosjektet regnskapsføres i driftsregnskapet. Drifts- og investeringsbudsjettet korrigeres tilsvarende. Anbefaling: Lokalstyret imøtekommer styret i Bydrift KF sitt ønske om at prosjekt 1070 EOS del 1 avsluttes og at budsjettmidlene, kr , overføres til nytt prosjekt Toppsystem. Utgiftene til forprosjektet regnskapsføres i driftsregnskapet. Drifts- og investeringsbudsjettet korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Styret i Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF har i sak 11/13 i møte bl.a. vedtatt følgende: «Prosjekt 1070 EOS del 1 avsluttes. Budsjettmidler overføres nytt prosjekt «Toppsystem». Prosjektet tilføres kr som finansieres slik: Kr fra disposisjonsfond merket «anskaffelse FDV-verktøy», kr fra disposisjonsfond merket «til omdisponering» og kr fra disposisjonsfond merket «buffer daglig leder». Investeringsbudsjettet korrigeres tilsvarende.» Under avsnittet «saksopplysninger» opplyses følgende: «Kontroll og styringssystem for energieffektivisering og leveringssikkerhet (Toppsystem): Prosjektet ligger i budsjettet i dag med kr i investeringsbudsjettet og har navnet EOS del 1. Grunnet formålsendring vil vi opprette et forprosjekt Toppsystem og avslutter prosjekt 1070 EOS del 1, der budsjettmidler overføres det nye forprosjektet Toppsystem. Forprosjektet har som formål å utrede kostnader og sparepotensiale med en etablering av toppsystem. Forprosjektet er estimert til kr Administrasjonen ber derfor om å få tilført midler fra disposisjonsfond merket anskaffelse FDV-verktøy kr , kr fra Side 89

32 2011/ Side 2 av 4 disposisjonsfond merket «til omdisponering» og kr fra disposisjonsfondet merket «buffer daglig leder» for å få gjennomført prosjektet.» Styret i Bydrift KF får i hvert styremøte div orienteringer i egen sak, og i sak 14/13 i møte blir det bl.a. orientert om Energioppfølgingssystem: «Spesifisere et energioppfølgingssystem som kan benyttes for næringsbygg og teknisk infrastruktur. Anskaffe det og starte implementeringen. Prosjektleder er leid inn. Prosjektbeskrivelse er utarbeidet. Prosjektet er tilført midler». I investeringsbudsjettet for 2013 som lokalstyret vedtok i desember 2012 ble det bl.a. bevilget kr til tiltaket Energioppfølgingssystem i bygg. Tiltaket er omtalt slik på side 60 i «Handlingsprogram og økonomiplan , Budsjett 2013»: «Energioppfølgingssystem i bygg: EOS (energioppfølgingssystem): Innebærer etablering av energioppfølgingssystem for Bydrift sin eiendomsportefølje (formålsbygg). Prosjektet vil gå over flere år. Målet er å få redusert energibruken (6-7 %), noe som igjen vil redusere driftskostnadene. Finansieres ved bruk av fond. Driftsfølgevirkninger: reduserte energikostnader.» Årsaken til at denne saken legges fram for lokalstyret er at styret i Bydrift KF ønsker å omdisponere bevilgningen på kr som lokalstyret har gitt til EOS-system til kontroll- og styringssystem for energieffektivisering og leveringssikkerhet (Toppsystem). Toppsystem vil bidra til: Et enhetlig grensesnitt for kontroll av tekniske anlegg og infrastruktur. Skadebegrensning som følge av raskere og bedre alarmering av feil. Energisparing som følge av bedre kontroll og styring. Minsker sårbarhet og trygger leveransen av fjernvarme. Forenkler opplæring av driftspersonell. Dempe det potensielt økende energibehovet i Longyearbyen ref. varme- og energiplan Forprosjekt Toppsystem skal, forutsatt at det underveis ikke avdekkes informasjon som tilsier at en gjennomføring ikke er rasjonelt, ferdigstilles i 2013 og omfatte følgende: Utrede kostnader og sparepotensiale med en etablering av toppsystem. Kravspesifikasjon. Inkluderer beskrivelse av dagens og fremtidig system. Tilbudsunderlag og forberedelse til konkurranse. Forprosjekt Toppsystem har et kostnadsoverslag på kr , som skal dekke lønn og sosiale utgifter til prosjektleder som er engasjert i 50 % stilling for perioden og driftsutgifter. Fordelingen er som følger: Enhet Kostnad (i 1000 kr) Lønnsmidler 310 Eksterne resurser/rådgiver 250 Møter/reiser kravspesifikasjons-fasen 50 Anbudsgjennomføring, referansebesøk o.l. 50 Testinstallasjoner 100 Sum 760 Styret i Bydrift KF har vedtatt å bruke kr av foretakets disposisjonsfond til finansiering av prosjektet. I tillegg ber styret om at Prosjekt 1070 EOS del 1 avsluttes og at årets budsjettmidler til prosjektet, kr , overføres til nytt prosjekt «Toppsystem». Side 90

33 2011/ Side 3 av 4 Forprosjekt Toppsystem kan resultere i en investering eller i at prosjektet stoppes fordi forprosjektet avdekker at det ikke anses hensiktsmessig å gå videre med prosjektet. Resultatet i forprosjektet vil uansett beslutning ha en nytteverdi i form av oversikter for de involverte avdelinger og dokumentasjon for andre fremtidige aktiviteter. Planlagte milepæler for forprosjekt Toppsystem ser slik ut: MP# Aktivitet Utført innen 1 Oppstartsmøte avholdt Prosjektbeskrivelse og plan er godkjent av prosjektansvarlig Gjennomført energimåling på fjernvarme i et boligkompleks Avklare organisering/kontrollrom Teknisk og funksjonell kravspesifikasjon er ferdigstilt Underlag til anskaffelsesbudsjett er levert Eventuell tilbudskonkurranse er gjennomført Leverandør er valgt og kontrakt skrevet Budsjett for 2014 vedtas i desember og det betyr at siste milepæl i Forprosjekt Toppsystem er lagt til et tidspunkt da budsjettet for 2014 er vedtatt. Det er således tatt høyde for at beslutning om gjennomføring avhenger av budsjett for Det er grovt anslått at gjennomføring av Toppsystem koster 6 10 mill kroner. Redusert energibruk som en følge av Toppsystem er foreløpig estimert til 6-7 %. En annen gevinst er reduserte driftskostnader. Innsparingspotensialet vil utredes nærmere i Forprosjekt Toppsystem og inngå som underlag for beslutning om gjennomføring. Planlagte milepæler ved eventuell beslutning om gjennomføring av Toppsystem ser slik ut: MP# Aktivitet Utført innen 1 Oppstartsmøte Informasjonsplan Installasjon av toppsystem sentral Innfasing av anlegg 1-2 (bygg) mot toppsystem Evaluering etter 3 mnd drift Innfasing av anlegg 3-5 (reservekraftverk, fjernvarme, bygg) Innfasing av anlegg 6-12 (VA, 6 bygg) Øvrige aktuelle anlegg innfases 2016 Kostnader ved eventuell gjennomføring av Toppsystem vil komme som innspill i budsjettprosessen flere år fremover. Deler av prosjektet Toppsystem er i målgruppen for tilskuddordninger. Eksempel fra Kullungen barnehage viser at man med riktig styring av tekniske anlegg kan oppnå betydelige besparelser i energiforbruk. I Kullungen oppnådde man en reduksjon på kr 35/m2 for el og kr 100,-/m2 for fjernvarme. I et bygg som har svært mangelfull styring kan man oppnå enda større reduksjoner. Lompensenteret gikk fra 409 til 161 kvh/m2/år. Det antas å være et potensiale i å redusere tilfeller av frost i vann- og avløpsrør. I 2011 og 2012 var det henholdsvis 89 og 42 tilfeller der VVS-vakten rykket ut og tinte samt utbedret ledningsnett som følge av frost. Det finnes konkrete eksempler på at noen av disse skyldes avslått/feil på varmekabel. Kostnadene som følger av disse tilfellene beløper seg ofte til kr ,- eller mer. Et konkret eksempel på dette er fra Longyearbyen barnehage Rypa hvor to slike tilfeller samlet beløp seg til kr ,-. Et toppsystem vil ikke alene gi besparelser som nevnt ovenfor, men et overordnet system med enhetlig grensesnitt har store fortrinn i forhold til drift og oppfølging for å sikre dette over tid. Side 91

34 2011/ Side 4 av 4 Vurdering: Styret i Bydrift KF ber om at Prosjekt 1070 EOS del 1 avsluttes og at budsjettmidler overføres nytt prosjekt «Toppsystem». Det er Bydrift KF sin oppfatning at ved å la midler fra EOS-prosjektet inngå i en helhetlig tilnærming til energibesparende drift og økt leveransesikkerhet gjennom prosjekt Toppsystem vil ressursbruken effektiviseres. Hovedregelen i lokalstyrets budsjettprosess er at tiltak som skal med i kommende års budsjett skal fremmes i forbindelse med budsjettarbeidet. Administrasjonssjefen vil generelt advare mot at det vedtas investeringsprosjekter utenom ordinær budsjettprosess, da hensikten med budsjettprosessen bl.a. er å foreta en helhetlig prioritering. Det er lokalstyret selv som vedtar investeringsbudsjettet og justeringer av dette. Foretaksstyrene kan selv vedta endringer i driftsbudsjettet, inkl bruk av disposisjonsfond, slik som styret i Bydrift KF har gjort i denne saken. Lokalstyret har tidligere gitt sin tilslutning til prosjektet EOS-system, noe som tilsier at lokalstyret er opptatt av å redusere energibruken. Styret i Bydrift KF anbefaler omdisponeringen. Administrasjonssjefen ser at det kan være hensiktsmessig å tenke helhetlig og innstiller derfor på at midler fra EOS-prosjektet omdisponeres til Forprosjekt Toppsystem. Forprosjektet kan resultere i et omfattende prosjekt som går over flere år og kan få en kostnad på 6 10 mill kroner. Forprosjektet kan også resultere i at prosjektet stoppes fordi forprosjektet avdekker at det ikke anses hensiktsmessig å gå videre med prosjektet. Administrasjonssjefen anbefaler at utgiftene til forprosjektet føres i driftsregnskapet til Bydrift KF, og ikke i investeringsbudsjettet, da prosjektet er i en tidlig utredningsfase. Vedlegg: 1 Særutskrift - Budsjettregulering mars 2013 Andre vedlegg (ikke vedlagt): - Prosjektbeskrivelse: Kontroll- og styringssystem for energibesparende drift og økt leveransesikkerhet Side 92

35 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/ Jørn Myrlund Særutskrift: Budsjettregulering mars 2013 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Styret for Bydrift KF 11/ Styret for Bydrift KFs behandling Daglig leders anbefaling ble enstemmig vedtatt. Styret for Bydrift KFs vedtak Styret i Bydrift KF vedtar følgende budsjettendringer i driftsbudsjettet: 1. Driftsprosjekt 5009 Turbinrevisjon. kr overføres til driftsprosjekt 5053 levetidsvurdering energiverket. Driftsbudsjettet korrigeres tilsvarende. 2. Prosjekt 1070 EOS del 1 avsluttes. Budsjettmidler overføres nytt prosjekt «Toppsystem». Prosjektet tilføres kr som finansieres slik: Kr fra disposisjonsfond merket «anskaffelse FDV-verktøy», kr fra disposisjonsfond merket «til omdisponering» og kr fra disposisjonsfond merket «buffer daglig leder». Investeringsbudsjettet korrigeres tilsvarende. Utskrift til: Longyearbyen lokalstyre Anbefaling: Styret i Bydrift KF vedtar følgende budsjettendringer i driftsbudsjettet: 1. Driftsprosjekt 5009 Turbinrevisjon. kr overføres til driftsprosjekt 5053 levetidsvurdering energiverket. Driftsbudsjettet korrigeres tilsvarende. 2. Prosjekt 1070 EOS del 1 avsluttes. Budsjettmidler overføres nytt prosjekt «Toppsystem». Prosjektet tilføres kr som finansieres slik: Kr fra disposisjonsfond merket «anskaffelse FDV-verktøy», kr fra disposisjonsfond merket «til omdisponering» og kr fra disposisjonsfond merket «buffer daglig leder». Investeringsbudsjettet korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Følgende poster i budsjettet ønskes regulert. Turbinrevisjon I vedlikeholdsplanen for energiverket er det i 2013 avsatt midler til revisjon av turbin 1 for kr 11 mill. Revisjonen er bestemt å bli flyttet frem i tid på grunn av manglende kapasitet hos leverandører med tanke på verkstedtid som må være avtalt i god tid før revisjon. Brannen i desember forpurret denne prosessen, da interne ressurser konsentrerte seg om forhold rundt skadene etter brannen. Vi vil derfor ikke få utført denne i Side 93

36 2013/270-1 Side 2 av 2 Levetids- og tilstandsvurderingen bestilt av Polaravdelingen og som er under utarbeidelse vil konkludere med en ny og revidert vedlikeholdsplan og forventes å foreligge i løpet av første tertial Når denne foreligger vil ytterligere nye og eksisterende vedlikeholds aktiviteter bli presentert og hvordan disse vil påvirke fremtidige avsetninger og bruk av vedlikeholdsfondet. Levetid- og tilstandsvurderingen vil bli lagt frem i styremøte samt oversendt Polaravdelingen når den er ferdig. Administrasjonen ønsker derfor å benytte kr til å finansiere utredningen av levetid og tilstanden på Longyear energiverk. Vi vil også få en helhetlig og veldokumentert fremtidig vedlikeholdsplan. Ny vedlikeholdsplan vil bli fremlagt styre for behandling. Kontroll og styringssystem for energieffektivisering og leveringssikkerhet (Toppsystem) Prosjektet ligger i budsjettet i dag med kr i investeringsbudsjettet og har navnet EOS del 1. Grunnet formålsendring vil vi opprette et forprosjekt Toppsystem og avslutter prosjekt 1070 EOS del 1, der budsjettmidler overføres det nye forprosjektet Toppsystem. Forprosjektet har som formål å utrede kostnader og sparepotensiale med en etablering av toppsystem. Forprosjektet er estimert til kr Administrasjonen ber derfor om å få tilført midler fra disposisjonsfond merket anskaffelse FDV-verktøy kr , kr fra disposisjonsfond merket «til omdisponering» og kr fra disposisjonsfondet merket «buffer daglig leder» for å få gjennomført prosjektet. Side 94