MØTEINNKALLING. Utvalg: HELSE- OG OMSORGSUTVALGET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: 11:00

Transkript

1 RANA KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: HELSE- OG OMSORGSUTVALGET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: 11:00 Eventuelt forfall meldes til tlf eller pr. e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Orienteringssak: - Status og framdrift i arbeidet med kommunedelplan folkehelsearbeid. Referatsak: - Kvartalsrapport/statusrapport 3. kvartal, Barnevernstjenesten SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 30/13 09/567 MILJØRETTET HELSEVERN - SELFORS BARNESKOLE 31/13 13/1539 MILJØRETTET HELSEVERN - RANA VOKSENOPPLÆRING Utvalg for helse og omsorg, 14. November 2013 Rune Olsen Leder Tomas A. Bang Sekretær

2

3

4

5

6 RANA KOMMUNE Sak 30/13 MILJØRETTET HELSEVERN - SELFORS BARNESKOLE Saksbehandler: Tilde Nygård Arkiv: A20 &18 Arkivsaksnr.: 09/567 Saksnr.: Utvalg Møtedato 30/13 Helse- og omsorgsutvalget Rådmannens innstilling: Rana kommune gir med hjemmel i Lov om folkehelsearbeid kapittel 3, 14, jf. 26 i Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. følgende pålegg om retting: Pålegg 1 Selfors barneskole skal systematisere internkontrollsystemet sitt og utarbeide nødvendige skriftlige prosedyrer som påser at bestemmelsene i forskrift for miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. overholdes. Hjemmel: 4 i forskriften, om internkontroll. Frist for gjennomføring settes til Rådmannen i Rana, Side 2 av 7

7 Side 3 av 7 Sak 30/13

8 Sak 30/13 Saksutredning: Den ble det gjennomført et miljørettet helseverntilsyn ved Selfors barneskole. Tilsynet var hjemlet i Folkehelseloven kapittel 3 og i FOR nr 928: Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Tilstede under tilsynet var kommuneoverlege Helge Opsjøn, Tilde Nygård fra Rana kommune, og rektor ved Selfors barneskole, Synnøve Flynn Jensen. Formålet med tilsynet var å vurdere etterlevelse av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v., det ble varslet om at følgende paragrafer var hovedtema: 4 - Internkontroll 5 - Opplysnings- og informasjonsplikt 14 - Sikkerhet og helsemessig beredskap 15 - Førstehjelp 16 - Tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold 17 - Smittevern 23 - Sanitære forhold Etter tilsynet ble det sendt ut tilsynsrapport med varsel om vedtak med frist for å komme med tilbakemelding på varselet til den Virksomheten har ikke kommet med tilbakemelding på varsel om vedtak og administrasjonen foreslår at pålegg om retting blir vedtatt som varslet. Se vedlagt tilsynsrapport for oppsummering av avvik, anmerkninger og vurderinger. Kåre Nordnes jr. Helse- og sosialsjef Robert Pettersen Rådmann Trykt vedlegg: 1. Tilsynsrapport med varsel om vedtak Side 4 av 7

9 Selfors barneskole Sportsalleen Mo i Rana Mo i Rana, Saksnr.-dok.nr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 09/ A20 &18 HS/HELAVD/TINY TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM VEDTAK - SELFORS BARNESKOLE Den ble det gjennomført et miljørettet helseverntilsyn ved Selfors barneskole. Tilsynet var hjemlet i Folkehelseloven kapittel 3 og i FOR nr 928: Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. (fra nå forskriften). Tilstede under tilsynet var kommuneoverlege Helge Opsjøn, Tilde Nygård fra Rana kommune, og rektor ved Selfors barneskole, Synnøve Flynn Jensen. Denne rapporten er også et varsel om vedtak i henhold til forvaltningslovens 16 om at kommunen vurderer å gi pålegg til virksomheten. Dersom dere mener at beskrivelsen i rapporten ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest den Innledning og omfang Formålet med tilsynet var å vurdere etterlevelse av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v., det ble varslet om at følgende paragrafer var hovedtema: 4 - Internkontroll 5 - Opplysnings- og informasjonsplikt 14 - Sikkerhet og helsemessig beredskap 15 - Førstehjelp 16 - Tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold 17 - Smittevern 23 - Sanitære forhold Tilsynet ble gjennomført som et intervju med noe dokumentgjennomgang. Det presiseres at tilsynsrapporten ikke gir en beskrivelse eller helhetsvurdering av virksomheten. Rapporten beskriver heller ikke alt det positive arbeidet skolen utfører etter nevnte paragrafer. Rapporten omfatter kun avvik fra forskriften som er avdekket under tilsynet. Avvik er definert som mangel på oppfyllelse av krav i regelverket. Anmerkning er ikke et avvik fra krav i regelverket, men et forhold der tilsynsmyndighetene mener at virksomheten har et forbedringspotensiale. For spørsmål relatert til tilsynet og gjeldende regelverk oppfordres virksomheten til å ta kontakt med tilsynsmyndigheten for veiledning. Oppsummering av funn Adresse: Telefon: Telefax: Org.nr: Rådhusplassen 2 Sentralbordet E-post: postmottak@rana.kommune.no Bankgiro: Pb 173, 8601 Mo i Rana Servicetorget Internett:

10 Side 2 av 3 4. Ansvar. Internkontroll Leder av virksomheten har ansvar for å påse at bestemmelsene i eller i medhold av denne forskrift overholdes, og skal rette seg etter de pålegg som kommunen til enhver tid gir. Virksomhetens eier skal påse at det er etablert et internkontrollsystem. Jf. 3. Definisjoner I denne forskrift forstås med; a) Internkontroll: Å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes. b) Internkontrollsystem: Systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i administrative prosedyrer. Avvik 1: Virksomheten har ikke et tilstrekkelig oversiktlig og systematisk internkontrollsystem som viser at forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.etterleves. Administrative prosedyrer for enkelte krav i forskriften er manglende eller har mangler. Dette er et avvik fra 4 i forskriften. Begrunnelse: Selfors barneskole synliggjør at det arbeides med miljørettet helsevern i skolen og at de har rutiner som sikrer at forskriftens hovedformål blir ivaretatt gjennom eksisterende rutiner og aktiviteter for elevenes fysiske og psykososiale arbeidsmiljø. Når det blir gitt avvik fra 4 i forskriften er dette fordi tilsynsmyndigheten vurderer at skolen ikke oppfyller de formelle administrative kravene til et internkontrollsystem. Skolen kan ikke vise til dokumentasjon på at det har blitt foretatt en gjennomgang av alle paragrafene i forskriften og utarbeidet nødvendige prosedyrer etter disse punktene fra Helsedirektoratets Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. (1998): en klargjøring av hvilke oppgaver som må utføres for å etterleve forskriften, hvordan disse skal utføres, hvem som er ansvarlig for å utføre disse, hvis de definerte oppgavene ikke blir gjort, at dette blir rapportert, at denne rapporten kommer til den som er ansvarlig for å rette på forholdet, at en rapportering over avvik, dvs. mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav, kommer til den som er ansvarlig for virksomheten, og at man har rutiner for å iverksette tiltak for å rette på forholdet og/eller å hindre gjentagelse. Hvis dette gjøres på en systematisk måte, og kan dokumenteres, oppfyller virksomheten kravet om å føre internkontroll. Eksempel på elementer som bør inngå i et system for internkontroll: En beskrivelse av mål for virksomheten, inkludert den delen av virksomheten som har med myndighetskrav å gjøre. Et kart som viser organisasjonsstruktur (ansvar, myndighet, oppgavefordeling og kommunikasjonslinjer). En oversikt over regelverk/krav, samt rutiner som sikrer at de som det måtte angå blir oppdatert på de til enhver tid gjeldende krav. Prosedyrer som sikrer at nødvendige dokumenter som omfattes av internkontrollen er sammenhengende, oppdaterte, kjente, tilgjengelige og aksepterte. Prosedyrer for etterlevelse av de aktuelle paragrafene. Prosedyrer er angitte fremgangsmåter, og bør i hovedsak være nedskrevet og lett tilgjengelig for dem det måtte angå. Sjekklister kan være en del av en prosedyre. Rutiner for avviksbehandling dvs. rutiner for å rette opp og hindre gjentagelse av avvik samt beskrivelse av hvem som er ansvarlig for oppfølging av avvik. Rutiner for sikring av nødvendig kompetanse. Rutiner for kontroll av at man gjør det man har sagt man skal gjøre. Rutiner for erfaringstilbakeføring (resultatregistrering, evaluering etc.). Det er viktig at rektor, bl.a. gjennom internkontrollen, identifiserer den betydning som økonomiavgjørelser og andre rammevilkår har for etterlevelse av forskriften.

11 Side 3 av 3 En gjennomgang av de resterende paragrafene som det ble varslet tilsyn etter viser at det er nødvendig å få rutiner for etterlevelse av kravene som stilles i disse inn i et internkontrollsystem. Det blir ikke gitt avvik fra disse paragrafene. Tilsynsmyndigheten ønsker å nevne noen anmerkninger: Anmerkning til 14 - Sikkerhet og helsemessig beredskap: Park og idrett utfører egentilsyn og vedlikehold med skolens uteområder. Det er viktig at dokumentasjon på arbeidet med å ivareta sikkerheten ved uteområdene blir gjort tilgjengelig for rektor som internkontrollansvarlig ved skolen. Dette gjelder også for arbeid med sikkerhet i og vedlikehold på skolens bygningsmasse som bygningsavdelingen utfører. Anmerkning til 16 Tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold: Virksomheten har rutiner for å fange opp helsemessige behov som krever spesiell tilrettelegging. Det blir satt opp skriv på personalrommet med instrukser for elever med diabetes eller epilepsi. Dette er en god måte å sørge for at de ansatte har den informasjonen de trenger for å håndtere eventuelle anfall. Kommuneoverlegen har kontaktet Datatilsynet for å undersøke om dette er en forsvarlig måte å håndtere personopplysninger på. I følge Datatilsynet oppfattet de ikke dette som "behandling av personopplysninger", men ønsket at skolen måtte forsikre seg om at alle som hadde tilgang til personalrommet og informasjonsarkene, hadde skrevet under taushetserklæring. Dette gjelder spesielt for de som ikke allerede er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven eller opplæringsloven, som for eksempel renholdere eller andre med tilgang til disse opplysningene. VARSEL OM PÅLEGG Rana kommune har hjemmel i LOV nr 29: Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) kapittel 3, 14, til å gi pålegg om retting, jf. 26 i FOR nr 928: Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Vi vurderer å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Selfors barneskole skal rette avvik 1, systematisere internkontrollsystemet sitt og utarbeide nødvendige skriftlige prosedyrer som påser at bestemmelsene i forskrift for miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. overholdes. Hjemmel: 4 i forskriften, om internkontroll. Dersom vi gir pålegg, settes frist for gjennomføring til Dersom dere mener at beskrivelsen i rapporten ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest den Med hilsen HELSE- OG SOSIALAVDELINGEN Avdeling for helse og rehabilitering Tilde Nygård Konsulent Tlf: Helge Opsjøn Kommuneoverlege

12 RANA KOMMUNE Sak 31/13 MILJØRETTET HELSEVERN - RANA VOKSENOPPLÆRING Saksbehandler: Tilde Nygård Arkiv: J44 Arkivsaksnr.: 13/1539 Saksnr.: Utvalg Møtedato 31/13 Helse- og omsorgsutvalget Rådmannens innstilling: Rana kommune gir med hjemmel i Lov om folkehelsearbeid kapittel 3, 14, følgende pålegg om retting, jf. 6 i Forskrift om miljørettet helsevern: Pålegg 1 RAVO skal gjøre tiltak slik at fuktskader og muggsoppvekst blir utbedret, og utarbeide rutiner for håndtering av slike forhold. Det er viktig at ansvarsforholdene i rutinene er tydlige og sørger for at forholdene blir utbedret så raskt som mulig. Rutinene skal inkluderes i internkontrollsystemet. Hjemmel: 10 a) i forskriften, om helsemessige forhold i virksomheter og eiendommer. Frist for gjennomføring settes til Pålegg 2 RAVO skal innføre internkontroll for å påse at kravene i forskrift om miljørettet helsevern etterleves. Det må utarbeides nødvendige skriftlige prosedyrer som påser at bestemmelsene i forskrift om miljørettet helsevern overholdes. Hjemmel: 12 i forskriften, om internkontroll. Frist for gjennomføring settes til Pålegg 3 RAVO skal utarbeide skriftlige rutiner om opplysninger til tilsynsmyndigheten og kommuneoverlegen om forhold ved virksomheten som kan ha negativ innvirkning på helsen. Disse skal inkluderes i internkontrollsystemet. Hjemmel: 13 i forskriften, om opplysningsplikt, og 14, om meldeplikt. Frist for gjennomføring settes til Rådmannen i Rana, Side 5 av 7

13 Side 6 av 7 Sak 31/13

14 Sak 31/13 Saksutredning Den ble det gjennomført et miljørettet helseverntilsyn ved Rana voksenopplæring (RAVO). Tilsynet var hjemlet i Folkehelseloven kapittel 3 og i forskrift om miljørettet helsevern. Tilstede under tilsynet var kommuneoverlege Helge Opsjøn og Tilde Nygård fra Rana kommune, fungerende rektor ved Mo Ungdomsskole og RAVO, Kari Edvardsen, og studieinspektør Merete Torsteinsen. Formålet med tilsynet var å vurdere etterlevelse av forskrift om miljørettet helsevern. Kommunen har mottatt bekymringsmeldinger angående inneklima og utilfredsstillende sanitære forhold. Slike henvendelser skal undersøkes og i dette tilfellet valgte vi å utføre et tilsyn med virksomheten. RAVO kommer inn under virkeområdet til forskrift om miljørettet helsevern i 2: Forskriften gjelder for private og offentlige virksomheter og eiendommer hvis forhold kan ha direkte eller indirekte innvirkning på helsen. Lokaler for undervisning og andre forsamlingslokaler har også meldeplikt til kommunen etter 14 i forskriften. RAVO har sendt inn meldeskjema som er mottatt den Etter tilsynet ble det sendt ut tilsynsrapport med varsel om vedtak med frist for å komme med tilbakemelding på varselet til den Virksomheten har ikke kommet med tilbakemelding på varsel om vedtak og administrasjonen foreslår at pålegg om retting blir vedtatt som varslet. Se vedlagt tilsynsrapport for oppsummering av avvik, anmerkninger og vurderinger. Kåre Nordnes jr. Helse- og sosialsjef Robert Pettersen Rådmann Trykt vedlegg: 1. Tilsynsrapport og varsel om vedtak Side 7 av 7

15 Rana Voksenopplæring v/ rektor Nordlandsvn Mo i Rana Mo i Rana, Saksnr.-dok.nr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 13/ J44 HS/HELAVD/TINY TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM VEDTAK - RANA VOKSENOPPLÆRING Den ble det gjennomført et miljørettet helseverntilsyn ved Rana voksenopplæring (RAVO). Tilsynet var hjemlet i Folkehelseloven kapittel 3 og i forskrift om miljørettet helsevern. Tilstede under tilsynet var kommuneoverlege Helge Opsjøn og Tilde Nygård fra Rana kommune, fungerende rektor ved Mo Ungdomsskole og RAVO, Kari Edvardsen, og studieinspektør Merete Torsteinsen. Denne rapporten er også et varsel om vedtak i henhold til forvaltningslovens 16 om at kommunen vurderer å gi pålegg til virksomheten. Dersom dere mener at beskrivelsen i rapporten ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest den Innledning og omfang Formålet med tilsynet var å vurdere etterlevelse av forskrift om miljørettet helsevern. Kommunen har mottatt bekymringsmeldinger angående inneklima og utilfredsstillende sanitære forhold. Slike henvendelser skal undersøkes og i dette tilfellet har vi valgt å utføre et tilsyn med virksomheten. RAVO kommer inn under virkeområdet til forskrift om miljørettet helsevern i 2: Forskriften gjelder for private og offentlige virksomheter og eiendommer hvis forhold kan ha direkte eller indirekte innvirkning på helsen. Lokaler for undervisning og andre forsamlingslokaler har også meldeplikt til kommunen etter 14 i forskriften. RAVO har sendt inn meldeskjema som er mottatt den Tilsynet ble gjennomført som en samtale med befaring av lokalene. Det presiseres at tilsynsrapporten ikke gir en beskrivelse eller helhetsvurdering av virksomheten. Rapporten beskriver heller ikke alt det positive arbeidet skolen utfører etter nevnte paragrafer. Rapporten omfatter kun avvik fra forskrift om miljørettet helsevern som er avdekket under tilsynet. Avvik er definert som mangel på oppfyllelse av krav i regelverket. Anmerkning er ikke et avvik fra krav i Adresse: Telefon: Telefax: Org.nr: Rådhusplassen 2 Sentralbordet E-post: postmottak@rana.kommune.no Bankgiro: Pb 173, 8601 Mo i Rana Servicetorget Internett:

16 Side 2 av 5 regelverket, men et forhold der tilsynsmyndighetene mener at virksomheten har et forbedringspotensiale. Oppsummering av funn 10. Helsemessige forhold i virksomheter og eiendommer Virksomheter og eiendommer der allmennheten har adgang, eller som benyttes av mange mennesker, eller hvor mennesker oppholder seg over lengre perioder, skal i tillegg til bestemmelsene i 7 til 9 oppfylle følgende krav: a) Virksomheten skal ha tilfredsstillende inneklima. Lydforhold og belysning skal ikke medføre helsemessig ulempe og skal være tilfredsstillende i forhold til det virksomheten brukes til. b) Det skal etableres et forsvarlig renhold med hygienisk tilfredsstillende metoder. c) De sanitære anleggene i virksomheten skal ha en helsemessig forsvarlig utforming, kapasitet og standard. d) Institusjoner og virksomheter som driver læring, pleie og omsorg mv., skal sikre et godt sosialt miljø. e) Virksomheten skal planlegges, drives og avvikles slik at ulykker og skader forebygges. f) Virksomheten skal planlegges, drives og avvikles slik at smittsomme sykdommer forebygges. Avvik 1: Virksomheten har under tilsynet fuktskader og muggsopp i taket inne på kjøkken/spiserom for de ansatte. Dette medfører et avvik fra 10 a) virksomheten har ikke tilfredstillende inneklima. Begrunnelse: Spiserommet for de ansatte har en liten kjøkkenkrok som også benyttes av elevene til en viss grad. Folkehelseinstituttets Anbefalte faglige normer for inneklima (2013) sier at: Eksponering for fuktskader eller muggsopp gir økt risiko for utvikling eller forverring av sykdom. Det foreligger imidlertid ikke kunnskapsgrunnlag for å sette en helsebasert, tallfestet norm for fukt eller muggsopp i innemiljøer. Vedvarende fukt og vekst av muggsopp på overflater innendørs og i bygningskonstruksjonen skal unngås. Tegn på risikoforhold er også mugglukt og hyppig forekommende kondens på overflater eller i konstruksjonen. Tidligere større fuktskader der materialer ikke er raskt uttørket, rengjort eller fjernet kan også utgjøre en helserisiko. Der slike forhold påvises skal de utbedres så raskt som mulig. Virksomheten har ikke skriftlige rutiner for utbedring av fuktskader og muggsoppvekst. Anmerking 1: Virksomheten har fått utført inneklimamålinger som viser at CO 2 -nivå i klasserommene er under anbefalt grenseverdi etter innførte restriksjoner på antall elever som oppholder seg i klasserommene. Det anbefales likevel utbedringer i ventilasjonsanlegget, fokus på å holde temperaturen nede, samt innføring av lufterutiner og andre tiltak som kan bedre inneklimaet i klasserommene. Anmerkning 2: Virksomheten har ikke lydforhold og belysning som er tilfredstillende i forhold til det virksomheten brukes til. Dette medfører en anmerkning på etterlevelse av krav i 10 a) i forskriften. RAVO driver undervisningsvirksomhet i lokaler som opprinnelig var kontorer, det er omgjort til klasserom uten å ta nok hensyn til lydforhold og belyning. Lyset i alle klasserommene styres av én strømbryter slik at det ikke kan reguleres (slås av/på) etter behov i undervisningen. Lydforholdene oppleves som utilstrekkelige ettersom det er lite støyskjerming mellom klasserommene og gang. Dette må også sees i sammenheng med underdimensjonert ventilasjonssystem og mangel på vinduer som kan åpnes i enkelte klasserom. Dette medfører behov for å lufte gjennom åpne dører og støyskjerming blir desto viktigere. Tiltak bør gjennomføres for å forbedre lys- og lydforholdene slik at de blir tilpasset det virksomheten brukes til. Anmerkning 3: De sanitære anleggene i virksomheten har ikke helsemessig forsvarlig kapasitet. Dette er angitt som en anmerking, men forholdene kan medføre et avvik fra 10 b) i forskriften.

17 Side 3 av 5 RAVO har i lokalene som benyttes av størsteparten av elevene 3 toalett som er tilgjengelig for elevene, 1 for herrer og 1 for damer, og 1 som er utilgjengelig for funksjonshemmede og lokalisert i kjelleren. Det opplyses om at i disse lokalene kan det være opptil 117 elever, og Helsedirektoratets anbefalinger for undervisningslokaler er at det bør være 1 toalett per 20 elever. En del av elevene som begynner på RAVO har ikke brukt vannklosett tidligere og spesielt når det er så få tilgjengelige toalett vil dette stille strengere krav til renholdet enn vanlig. Dette må komme til uttrykk i internkontrollsystemet, og det må synliggjøres at renholdet av sanitæranleggene er forsvarlig og hygienisk tilfredsstillende. Anmerkning 4: Virksomheten har ikke tilgjengelig drikkevann eller håndvasker utenom inne på toalettene og på kjøkkenet/spiserommet til de ansatte. Dette vurderes som begrenset tilgang på drikkevann og muligheter for håndvask og blir en anmerkning på 10 bokstaver c) og f). Helsedirektoratet bemerker i Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.: «Drikkevannsfontener e. l.: Det er viktig at både barnehagebarn og skoleelever har tilgang på drikkevann. Dette kan bl. a. gjøres ved å sette opp drikkevannsfontener eller vannbeholdere. Håndvasker: Det er viktig at håndvasker finnes i klasserom eller korridor, formingsrom samt omkledningsrom for kroppsøving». 12. Ansvar og internkontroll Den ansvarlige for en virksomhet eller en eiendom skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll for å påse at kravene i kapittel 3 og kapittel 4 etterleves. Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve kravene i denne forskriften. Plikten til internkontroll etter første ledd omfatter ikke boliger og fritidseiendommer. Avvik 2: Virksomheten har ikke et internkontrollsystem som oppfyller kravene til internkontroll i forskriften. Dette er et avvik fra 12. Begrunnelse: RAVO kan ikke under tilsynet legge frem dokumentasjon på at det utøves internkontroll i virksomheten etter forskrift om miljørettet helsevern. Det kan ikke fremvises rutiner for etterlevelse av kravene i forskriften. Helsedirektoratet anbefaler at store undervisningsvirksomheter benytter forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager for å få oversikt over omfanget av krav som skal oppfylles. I veileder til forskrift om miljørettet helsevern (den generelle forskriften), skriver Helsedirektoratet: Internkontrollsystemet skal inneholde instrukser, prosedyrer, rutiner etc. som beskriver planlegging og utførelse av aktiviteter, samt kontroll med at aktiviteten er hensiktsmessig og i samsvar med de krav som gjelder. Krav til dokumenterte instrukser og prosedyrer vil generelt gjelde der mangel på slik dokumentasjon kan ha negativ innflytelse på kvaliteten på oppgavene og oppfylling av forpliktelsene til virksomheten. Ved etablering av et av IK-systemet, er det viktig at alle medarbeidere i virksomheten medvirker. Det er noen grunnleggende krav til prosedyrer som må være oppfylt uansett virksomhetens størrelse og art. Dette vil være å: 1. kartlegge de regelverkskrav som gjelder og ta standpunkt til hva de innebærer for virksomheten 2. identifisere de aktiviteter i virksomheten som forskriftens bestemmelser har betydning for. 3. klargjøre hvilke tiltak som må utføres, og hvilke prosedyrer som må etableres for å etterleve regelverkskravene 4. kontrollere at prosedyrene etterleves og vedlikeholdes 5. etablere prosedyre for avviksbehandling Hvis dette gjøres på en systematisk måte, og kan dokumenteres, oppfyller virksomheten kravet om å føre internkontroll. Eksempler på elementer som bør inngå i et internkontrollsystem: - Beskrivelse av mål for virksomheten, inkludert den delen av virksomheten som har med myndighetskrav å gjøre. - Beskrivelse eller et kart som viser organisasjonsstruktur, herunder ansvarsfordeling, plikter, oppgave og delegering.

18 Side 4 av 5 - Prosedyrer som sikrer ivaretakelse av kravene i forskriftens kap. 3 og kap Prosedyre for å oppdage og korrigere avvik. - Prosedyre for å sikre tilstrekkelig kompetanse hos medarbeidere - Prosedyre for intern revisjon av IK-systemet - Prosedyre for dokumentstyring Det er viktig at de ulike dokumentene (beskrivelsene, prosedyrene etc) i IK-systemet til enhver tid kan identifiseres og gjenfinnes på en enkel måte. Internkontroll er et nyttig redskap for å holde orden i eget hus. 13. Opplysningsplikt Den ansvarlige for en virksomhet eller eiendom skal av eget tiltak gi kommunen opplysninger om forhold som åpenbart kan ha negativ innvirkning på helsen. Avvik 3: Virksomheten har ikke rutiner for opplysninger til kommunen (her tilsynsmyndigheten og kommuneoverlegen) om forhold som kan ha negativ innvirkning på helsen. Begrunnelse: RAVO har ikke sendt inn melding om virksomhet før dette ble etterspurt, og kan ikke fremvise rutiner på når, hvorfor og hvordan kommunen skal varsles om forhold som kan ha negativ innvirkning på helsen. Slike rutiner skal være inkludert i internkontrollsystemet. Dersom det er forhold ved en virksomhet eller en eiendom som åpenbart kan ha negativ innvirkning på helsen plikter den ansvarlige å gi kommunen opplysninger om dette av eget tiltak. Den ansvarlige kan bli oppmerksom på slike forhold for eksempel gjennom den internkontroll som føres ved virksomheten/eiendommen, ved stikkprøver eller dersom det skjer en ulykke eller nesten-ulykke. Den ansvarlige skal i slike situasjoner, i tillegg til å varsle kommunen, også utføre de beskyttelsestiltak og ta de forholdsregler som er nødvendig for å forebygge, hindre eller motvirke negativ helsepåvirkning, jf forskriften 7 tredje ledd. Det ble under tilsynet også opplyst om en mulig forestående endring i virksomheten dersom RAVO skal ta inn en gruppe elever med forskjellige fysiske og psykiske behov for vedlikeholdsundervisning. For en slik endring i virksomhetens drift bør det utarbeides en konsekvensutredning og plan, og rutiner for å sikre at kravene i forskriften etterleves. Varsel om pålegg Et pålegg om retting skal inneholde et krav om at den ansvarlige sørger for at virksomheten eller eiendommen oppfyller forskriftens krav. Kommunen kan ikke gi anvisninger eller pålegg om konkrete tiltak da det er opp til den ansvarlige hvordan forskriftens krav oppfylles. Når man skal vurdere forholdsmessigheten ved et pålegg må imidlertid kommunen ta utgangspunkt i de kostnader som de hensiktsmessige eller sannsynlige tiltak vil medføre. (Fra Helsedirektoratets veileder til forskrift om miljørettet helsevern.) Rana kommune har hjemmel i LOV nr 29: Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) kapittel 3, 14, til å gi pålegg om retting, jf. 6 i Forskrift om miljørettet helsevern. Vi vurderer å gi følgende pålegg: Pålegg 1 RAVO skal gjøre tiltak slik at fuktskader og muggsoppvekst blir utbedret, og utarbeide rutiner for håndtering av slike forhold. Det er viktig at ansvarsforholdene i rutinene er tydlige og sørger for at

19 Side 5 av 5 forholdene blir utbedret så raskt som mulig. Rutinene skal inkluderes i internkontrollsystemet. Hjemmel: 10 a) i forskriften, om helsemessige forhold i virksomheter og eiendommer. Dersom vi gir pålegg, settes frist for gjennomføring til Pålegg 2 RAVO skal innføre internkontroll for å påse at kravene i forskrift om miljørettet helsevern etterleves. Det må utarbeides nødvendige skriftlige prosedyrer som påser at bestemmelsene i forskrift for miljørettet helsevern overholdes. Hjemmel: 12 i forskriften, om internkontroll. Dersom vi gir pålegg, settes frist for gjennomføring til Pålegg 3 RAVO skal utarbeide skriftlige rutiner om opplysninger til tilsynsmyndigheten og kommuneoverlegen om forhold ved virksomheten som kan ha negativ innvirkning på helsen. Disse skal inkluderes i internkontrollsystemet. Hjemmel: 13 i forskriften, om opplysningsplikt, og 14, om meldeplikt. Dersom vi gir pålegg, settes frist for gjennomføring til Dersom dere mener at beskrivelsen i rapporten ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding så snart som mulig og senest den For spørsmål relatert til tilsynet og gjeldende regelverk oppfordres virksomheten til å ta kontakt med tilsynsmyndigheten for veiledning. Med hilsen HELSE- OG SOSIALAVDELINGEN Avdeling for helse og rehabilitering Tilde Nygård Konsulent Tlf: Helge Opsjøn Kommuneoverlege