Økonomi. Stasjonsledermøte v/ økonomidirektør Bente Sollie

Transkript

1 Økonomi Stasjonsledermøte v/ økonomidirektør Bente Sollie

2 Økonomirådgivere Avd Nord-Trøndelag: Fast ansatt Avd Møre og Romsdal: Fast ansatt Avd Sør-Trøndelag: Midlertidig ansettelse innleie fra Manpower.

3 Økonomiavdelingen på Stjørdal består av: Økonomidirektør Bente Sollie -statsautorisert revisor -regnskap- og revisjon i mange forskjellige bransjer -vikariert som konsernregnskapssjef i Helse Midt- Norge RHF Økonomirådgiver Vigdis Kvam -bred regnkapserfaring fra det private næringsliv og det offentlige -jobbet flere år ved St.Olavs som økonomirådgiver blant annet for St.Olavs ambulansevirksomhet

4 Økonomirådgivere Avd Nord-Trøndelag: Fast ansatt Avd Møre og Romsdal: Fast ansatt Avd Sør-Trøndelag: Midlertidig ansatt 6 måneder innleie fra Manpower.

5 Hva er nytt? Regnskapet skal føres sentralt Regnskapsfører er regnskapsavdelingen ved Helse Nord- Trøndelag Hver stasjon får et budsjett å forholde seg til Nye rutiner og datasystem Rapporteringsrutiner

6 Finansiering av ambulansevirksomheten Våre drift finansieres av vår eier Helse Midt-Norge RHF Rammen for 2013 er på MNOK 547

7 Fordeling av rammen MNOK 547 Avdeling Møre 44% - MNOK 242 Avdeling Sør-Trøndelag 28% - MNOK 155 Avdeling Nord-Trøndelag 22% - MNOK 123 Resten ca 5 % av totale rammen går til administrasjon

8 Rapporteringsfrister Vi må forholde oss til styrets og Helse Midt-Norge RHF rapporteringsfrister. Helse Midt-Norge RHF rapporterer til Helse- og omsorgsdepartementet en gang i måneden. Økonomi, bemanning, aktivitet, kvalitet.

9 Dataverktøy på økonomiområdet Compello Anvisnings og attesteringsprogram for inngående faktura. Faktura skal konteres dvs påføres kontonummer, avdelingsnummer osv Finanskube Rapportering av resultat sammenlignet med budsjett: Total for hele Ambulanse Midt-Norge HF For hvert område For hver stasjon Virksomhetsportalen Rapporteringsverktøy fra stasjon, område og avdeling til administrasjon.

10 Organisasjonsstruktur Administrerende Direktør Fagdirektør Organisasjonsdirektør Økonomidirektør Logistikk Kommunikasjon IKT Sekretariat Avdeling Møre og Romsdal Avdeling Sør- Trøndelag Avdeling Nord- Trøndelag Område Sunnmøre Område Nordmøre og Romsdal Område Sør- Trøndelag Vest Område Sør- Trøndelag Øst Område Innherred Område Namdalen 14 stasjoner 2.båtamb. 18 stasjoner 3 båtamb. 8 stasjoner 1 båtamb. 12 stasjoner (3 i Tr.heim) 7 stasjoner 9 stasjoner

11 Budsjett 2013 Budsjett på stasjonsnivå: Lønn Bilkostnader Husleie Andre driftsrelaterte kostnader Etc.

12 Økonomihåndbok Det vil bli utarbeidet en økonomihåndbok som beskriver rutiner

13 Fullmaktstruktur anvisning og attestasjon av faktura Alle kostnader skal attesteres og anvises av to forskjellige personer i forhold til fullmaktsreglement. Attestasjon: Anvising: godkjenne riktighet av innhold godkjenne kostnaden Attestasjon foretas normalt av stasjonsleder, mens anvisning skjer av områdeleder evt avdelingssjef.

14 Agenda for opplæring: 1) Compello - verktøy for anvisning og attestasjon for faktura Kontering - gjennomgang av kontoplan 2) Fullmaktstruktur attestering og anvisning av faktura 3) Budsjett ) Rapporteringsfrister 5) Finanskube - regnskap for AMN HF, avdeling og stasjon sammenlignet mot budsjett 6) Innkjøpsrutiner og rammeavtaler

15 Opplæring uke 2 og 3 Avdelingsvise samlinger for stasjonsledere i: Avdeling Sør-Trøndelag: Avdeling Nord-Trøndelag: Avdeling Møre vil foregå i uke 2 og uke 3.

16 Økonomirådgivers oppgave Bistand til stasjonsleder, områdeleder og avdelingsleder på økonomiområdet Oppfølging av regnskap mot budsjett Periodeavslutning av regnskapet for avdelingen Bistand når det gjelder kontroll av inngående faktura Ansvar for fullmaktstruktur, attestasjon og anvisningsmyndighet Koordinering av rapportering fra avdeling Bistå ved spørsmål knyttet til dataverktøy

17 Innkjøp til stasjon og drift Gunn Håberget er innleid fra St.Olavs til å ivareta leiekontrakter, inventar m.m. Utarbeidet notat med informasjon til stasjonsledere og områdeledere ang innkjøp av møbler, inventar og utstyr til ambulansestasjoner

18 Møbler til : Stue / oppholdsrom/ soverom Kontormøbler Leverandør som skal benyttes: Kinnarps Underleverandører: Hjellegjerde, Sarpsborg Metall

19 Kinnarps kan også levere: Garderobehyller og knagger Garderobeskap fra Sarpsborg Metall Stålreoler fra Torco Skinnmøbler fra Hjellegjerde NB På disse leverandører må det innhentes pristilbud

20 Kontaktpersoner Kinnarps: Nord-Trøndelag: Saxvik Kontorsenter AS, Steinkjer. Kontaktperson: Freddy Hoff Sør-Trøndelag inkl. Stjørdal og Meråker: Kinnarps, Trondheim (Tunga). Kontaktperson: Terje Arnevik Nordmøre og Romsdal: Kontorvarehuset AS, Molde Kontaktperson: Marit Eilertsen Sunnmøre: Form AS, Ålesund Kontaktperson: Arvid Hjelmset Skinnmøbler fra Hjellegjerde NB På disse leverandører må det innhentes pristilbud

21 Treningsutstyr Leverandør som skal benyttes: IFAS AS Kontaktperson: Jane Narmo

22 Bilpleie Vaskemidler bil ute på nytt anbud, ikke klart enda. Det vil bli gitt beskjed når avtale er inngått, inntil videre kan man handle der man gjorde tidligere.

23 Diesel Avtale med Statoil og Uno-X Dersom disse stasjonene ikke finnes i hensiktsmessig nærhet, åpnes det opp for å inngå lokale avtaler etter samråd med områdeleder/avdelingssjef.

24 Uten rammeavtaler: Hvitevarer TV, DVD og lignende Utstyr til garasje Garderobeskap Det innebærer at dere står fritt til å handle der det er mest hensiktsmessig. Innhent skriftlig pristilbud hos tre ulike forhandlere. Dokumentasjon skal oppbevares.

25 Budsjett Den enkelte stasjonsleder vil få informasjon om hvor stort budsjett som er avsatt til inventar og utstyr på sin stasjon. Faktura skal sendes : Ambulanse Midt-Norge HF Fakturamottak Serviceboks Molde Merking av faktura: Husk at alle faktura må merkes med stasjonsnummer og stasjonsleder.