Referat Generalforsamling Høsten 2014, BIS Trondheim

Transkript

1 Referat Generalforsamling Høsten 2014, BIS Trondheim Torsdag Klokken A1 Side 1

2 Innhold i sakspapirene Vedtekter som omhandler generalforsamlingen Side 4 Saksliste Sak 1, behandling: Godkjenning av innkallelse og dagsorden. Side 7 Sak 2, behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referenter, tellekorps og protokollførere Side 7 Sak 3: Oppføring av saker til eventuelt Side 8 Sak 4, behandling: Godkjenning av referat fra vårens generalforsamling. Side 8 Sak 5, behandling: Redegjørelse fra Styret og Ledelsen i BIS Trondheim 2014 Side 9 Sak 6, behandling: Godkjenning av regnskap for våren Side 12 Sak 7, behandling: Godkjenning av revidert budsjett høst 2014 og budsjett vår 2015Side 13 Sak 8, behandling: Godkjenning av vedtektsendringer Side 15 Sak 9, behandling: Godkjenning av kosmetiske vedtektsendringer for HR Side 15 Sak 10, behandling: Obligatorisk oppmøte for engasjerte i BIS Trondheim ved GF Side 16 Sak 11, behandling: Godkjenning av endring i stillingsinstruks for ØA NLD Side 18 Sak 12, behandling: Fjerning av stillingsinstruks for nestleder NLD Side 18 Sak 13, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for volleyballansvarlig Side 19 Sak 14, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for innebandyansvarlig Side 19 Sak 15, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for golfansvarlig Side 20 Sak 16, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for økonomiassistent Side 20 Sak 17, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Bull Invest Side 21 Sak 18, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Start BI Side 21 Sak 19, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for leder i Women at BI Side 22 Sak 20, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for nestleder i Women at BI Side 22 Sak 21, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for utvalgsrepresentant i Women at BI Side 23 Sak 22, behandling: Godkjenning av endring i stillingsinstruks for fotoansvarlig Side 24 Sak 23, behandling: Fullmakt til sittende styre til å konstituere manglende tillitsverv Side 24 Sak 24, behandling: Valg av tillitsvalgte Side 25 Sak 25: Eventuelt Side 28 Vedlegg Vedlegg 1: Referat GF vår 2014 Side 17 Vedlegg 2: Redegjørelse fra styret og ledelsen i BIS Trondheim 2014 Side 58 Vedlegg 3: Regnskap for vår 2014 Side 74 Vedlegg 4: Revidert budsjett for høst 2014 Side 83 Vedlegg 5: Budsjett vår 2015 Side 91 Side 2

3 Vedlegg 6: Lokale vedtektsendringer Side 96 Vedlegg 7: Stillingsinstruks økonomiansvarlig NLD Side 98 Vedlegg 8: Stillingsinstruks volleyballansvarlig Side 100 Vedlegg 9: Stillingsinstruks innebandyansvarlig Side 101 Vedlegg 10: Stillingsinstruks golfansvarlig Side 102 Vedlegg 11: Stillingsinstruks økonomiassistent Side 103 Vedlegg 12: Stillinginstruks Bull Invest Side 104 Vedlegg 13: Stillingsinstruks Start BI Side 105 Vedlegg 14: Stillingsinstruks leder Women at BI Side 106 Vedlegg 15: Stillingsinstruks nestleder Women at BI Side 107 Vedlegg 16: Stillinginstruks utvalgsrepresentant Women at BI Side 108 Vedlegg 17: Stillingsinstruks fotoansvarlig Side 109 Side 3

4 Vedtekter som omhandler generalforsamlingen Hentet fra de standardiserte lokale vedtektene ved BI Studentsamfunn ( informasjon/vedtekter/) Kapittel 4 ORGANISASJON 4 1 Generalforsamling Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ Generalforsamlingen avholdes to 2 ganger i året, lagt til vår og høstsemesteret Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS LA sin virksomhet Styret og Generalforsamlingen kan invitere personer til Generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to 2 uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, samt hensiktsmessig intern markedsføring av datoen Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 9 dager før Generalforsamlingen Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest én 1 uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor Stemmeberettigede ved BIS LAs Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp Referat skal være tilgjengelig, på hjemmesiden, for medlemmene senest to 2 uker etter GeneralforsamlingenSide Side 4

5 Generalforsamling skal tre sammen senest ti 10 uker etter semesterstart. 4 2 Generalforsamlingens generelle oppgaver Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Godkjenning av statusrapport fra styret/ledelsen 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i Styret, Ledelsen og HR komitéen i BIS: Rekkefølge: Leder, Økonomi, Fag, Marked, Næringsliv, Kommunikasjon, Sosialt, HR Høst: Tillitsvalgte har funksjonstid ett 1 år fra høstens Generalforsamling sin slutt og/eller fram til neste Generalforsamling i høstsemesteret Ved Høstens Generalforsamling skal man: Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år Godkjenne budsjett for høstsemesteret Vår: Tillitsvalgte valgt på vårens Generalforsamling har funksjonstid fra Ved vårens Generalforsamling skal man: Godkjenne årsregnskap for foregående kalenderår. Dette skal godkjennes av regskapskyndig person, fortrinnsvis offentlig godkjent revisor eller en autorisert renskapsfører. Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/redegjørelse.side Valg Side 5

6 4 4 1 Definisjon av flertallsformer: Absolutt flertall: Minimum halvparten av stemmene Kvalifisert flertall: Det forslag er vedtatt som oppnår en på forhånd fastsatt andel av avgitte stemmer. Simpelt flertall: Minimum én stemmes overvekt Ved forslag: Alle saker / forslag blir avgjort ved absolutt flertall dersom ikke vedtektene sier noe annet Ved valg: For å bli valgt kreves absolutt flertall. Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. Blank stemme regnes som avgitt stemme Stemmefordeling: Hver delegat har én stemme. Ved stemmelikhet benyttes dobbeltstemmen til det delegat som har fått denne gjennom loddtrekning ved møtets begynnelse. Denne kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv Valgprosedyrene: 1. Kandidater presenteres. Kandidater kan benke verv inntil innstilling er presentert. De vil få 5 min med apell og 5 min med spørsmål. 2. Kandidater avholder appell (5 min) 3. Kandidater får spørsmål (5 min) 4. Generalforsamlingen har anledning til å bestemme at dett skal foretas en ny presentasjonsrunde avkandidatene på maksimalt 5 minutter per kandidat, i tilfeller hvor én eller to kandidater gjenstår etter omvalg. 5. Innstilling presenteres 6. Skriftlig, hemmelig, valg avholdes umiddelbart etter at innstilling er gitt. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 7. Kandidaten som får absolutt flertall velges. 8. Hvis ingen kandidater får absolutt flertall ved første valgomgang så går kandidaten med færrest stemmer ut. Deretter blir det omvalg mellom de resterende kandidater, inntil en av kandidatene oppnår flere enn absolutt flertall. 9. Dersom det er fortsatt stemmelikhet etter omvalg, foretas rangering av loddtrekning. 10. Hvis den siste kandidaten ikke oppnår absolutt flertall mot blanke stemmer, velges ikke kandidaten. 11. Feilaktig stemme skal ikke medregnes. 12. KVK og tellekorps teller opp stemmene og gir resultatet til dirigentbordet. Sak 1, til behandling: Godkjenning av innkallelse og dagsorden Side 6

7 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden med eventuelle endringer. Sak godkjent. Tid: 16:07 Hendelser: Leder oppfordrer til godkjenning. Opplyser om publisering av dagsorden. Endring Flytte 25 til før 24, votering: godkjent. Sak godkjennes. Sak 2, til behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referenter, tellekorps, protokollførere og trekking av dobbeltstemme Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Følgende ansvarlige skal velges: Ordstyrer: Christian Hjort Bisitter: Per Joachim Kibsgaard Petersen 2 person til å utgjøre referent: Simon Flatebø Selle, Ingrid Thomasgaard 3 personer til å utgjøre tellekorps: Aina Iversen Ervik, Malin Wemundstad og Kenneth Kopperud Andresen 2 personer til å undertegne protokollen: Sondre Jentoft og Niels Joachim Stang Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner kandidatene. Tid: Hendelser: Trekning av dobbeltstemme, tildeles N74. Sak godkjennes. Side 7

8 Før sak 3: Nylig tiltrådt direktør ved Handelshøyskolen BI, Asgeir Opland, holder velkommentale. Talens nøkkelpunkter er informasjon om hans stilling og hans ønske for samarbeid med BIS. Sak 3: Oppføring av saker til eventuelt Bakgrunn: Dersom generalforsamlingen har noen saker til eventuelt, må disse framlegges på dette tidspunkt. Det vil ikke være anledning til å føre opp saker ved et senere tidspunkt. Sakene vil bli behandlet under sak 25 (vedtatt flyttet til 24, se Sak 1) HR gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av generalforsamlingen. Tid: Hendelse: En sak meldes, gjelder tilskudd til BIS idrett (amerikansk fotball). Sak godkjent. Sak 4, til behandling: Godkjenning av referat fra vårens Generalforsamling Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim. v/leder Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim ber generalforsamlingen godkjenne referatet fra generalforsamling den Vedlegg: 1 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner referat fra generalforsamling med eventuelle endringer. Tid: Hendelser: Sak godkjennes. Side 8

9 Sak 5, til behandling: Redegjørelse fra Styret og Ledelsen i BIS Trondheim 2014/2015 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Vedlegg: 2 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner Styret og Ledelsens redegjørelser for Tid Hendelser: Leder, Sondre Jentoft (henviser til redegjørelse side 59 og 60) 14: Hvilke punkter i samarbeidet med administrasjonen ønsker dere å forbedre? Leder: Allerede når ny direktør trådde inn ble det holdt et møte. Her la vi fram hva vi ikke var fornøyd med. Det vil bli månedlige møter. Vi ønsker å danne et næringslivsforum med admin for å opprettholde god kommunikasjon. 14: Hvilke punkter er dere spesielt misfornøyde med? Leder: Det er det generelle samarbeidet. Det er for høy terskel for å gå inn, og vi får lite støtte sammenlignet med de andre BI skolene. Dette går på økonomiskstøtte, innvesteringer og kommunikasjon mellom BIS og ledelsen. Vi har nå delt en midlertidig kalender, og jobber for å opprette felles googlekonto så de kan ha innsikt i hva og når ting skjer. 14: Hva med hjemmesiden? Leder: Hjemmeside har dårlig standard og det legges lite arbeid i den. Jobbes mye fra BIS til ledelsen for å finne ny og bedre løsning. Må komme fra sentralt for å legge større fokus og bedre denne. 14: Er det realistisk at BIS Baren vil være igang innen vi er ferdige her (1<år)? Leder: Ikke realistisk i løpet av de første årene. Skal skape campusfølelse, så bør ligge i nærheten av skolen. Dette er ikke mulig nå. Vært i dialog med direktør og rektor nasjonalt om misnøye for at vi ikke har det, men når skolen ligger her er det ikke mulig nå. Admin er forståelsesfulle for dette. 14: Interaktiv skjerm, status? Leder: Det er satt av penger denne høsten, og har vært i kontakt med aktuelle leverandører. Det har blitt sendt søknad til LNU som vi får svar på om 2 uker. Her vil det være informasjon fra både BI og BIS. Side 9

10 14: Pris? Leder: Ca , 14: Kaffetirsdag, hva skjer med det? Leder: Har ikke stor nok kaffekanne nå, men er bestilt og er på vei. 14: Noe nytt å tilføye enn det forrige leder i BIS jobbet for? Leder: Vil bygge videre på det gamle og gjøre det bedre. Men vi er samtidig åpne for forslag om nye tiltak. 14: Hvorfor kom invitasjon til LEF så seint? Leder: Beklager det. Forsvant i alt annet, så tok tid å få sendt den til grafisk. Kom ca 2 uker etter at alle engasjerte ble satt, tar selvkritikk for det. Økonomiansvarlig, Jo Hvoslef (henviser til redegjørelse side 60 61) 14: Du ville redusere billettpriser i fadderuka og billettpriser generelt? ØA: Vil ha et bra innhold som gir sosialavkastning, fremfor lave priser og et dårlig opplegg. Rekorddeltakere i fadderuka til tross for høyere pris. Velger dog å setter ned prisen på billettene til ballet. Næringslivsansvarlig, Anne Mette Hagen (henviser til redegjørelse side 62) Ingen spørsmål stilles. Fagansvarlig, Henriette Horne (henviser til redegjørelse side 63 64) 14: Hva skjer med appen du lovde? FA: Ser ikke behovet lenger. Instagram, facebook og (interaktiveskjermer*) blir brukt aktivt 14: Dårlig oppmøte på temakvelder i fjor. Hva skal gjøres med det? FA: Blir 1 temakveld. Bruker heller mer penger på bra foredragsholdere og underholdning denne ene, enn mange halvveis kvelder. Kommunikasjonsansvarlig, Erik Eieland (henviser til redegjørelse side 63). 14: Spørsmål stilles til Erik, men besvares av Leder. Hvorfor kommer LEF så seint? Han beklager at Lef ikke har kommet før. Tar selvkritikk for dette. Side 10

11 Ordstyrer forklarer hva LEF er. Markedsansvarlig, Regine Øverås (henviser til redegjørlese side 64 65) 36: Planlegger quizkvelder på Egon? MA: Blir i markedsuka: 21.oktober. Sosialansvarlig, Jørgen Berg (henviser til redegjørelse side 66) 14: Hvilke arrangement skjer fremover nå? SA: Ville ikke bestemme noe før SU var satt, så derfor har det ikke vært noen til nå. Det blir oktoberfest pluss mye annet gøy. 14: Vil ha samarbeid med TØH. Status? SA: Ikke satt noe konkret, men er i dialog. Blir hvert fall årsoppgjøret. 76: Hyppighet av arrangementer? SA: Store arrangementer fremfor mange halvveis. Undergruppeansvarlig, Simen Hermanrud (henviser til redegjørelse side 66 67) 14: Hvordan få Bull invest mer synlig? UA: Tenker på aksjedag, men ikke satt noe enda. Få ut mer bilder av hva de holder på med, for å skape mer oppmerksomhet rundt dette. 34: Hvordan foregår fordelingen av de økonomiske midlene til idrettsgruppene? UA: ØA har ansvar for dette. NLD, Simen Eknes Slotsvig (viser til redegjørelse side: 67 68) 14: Hvordan er samarbeidet med TØH? NLD: Luftet forslaget for de. Aktuelt å sammenslå med deres vinterkonferanse, men trolig vil ikke dette gjennomføres. 36: Lite engasjement på NLD blant 1.klassinger i fjor, hvordan vil du forbedre dette i år? NLD: Helt annet kull på skolen nå. Ingen konkret plan for å øke kjennskapen. Det skal dog selges billett mer kreativt i år. Side 11

12 HR, Lisbeth Fuglebakk, Niels Joachim Stang og Stephan Krutå (henviser til redegjørelse side 68 69) Ingen spørsmål til stilles. Sak godkjennes Sak 6, til behandling: Godkjenning av regnskap for våren 2014 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ økonomiansvarlig. Bakgrunn: Økonomiansvarlig har utarbeidet regnskapet til studentforeningen. Økonomiansvarlig presenterer på vegne av styret for generalforsamlingen. Vedlegg: 3 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskap for våren Tid: Hendelser: Ordstyrer oppfordrer til spørsmål og poengterer at dette er studentenes penger og gir ordet til Jo Hvoslef, Økonomiansvarlig. Økonomiansvarlig oppfordrer til å studere noter. Og poengterer at det i hans periode skal periodiseres, i henhold til gjeldende regnskapsprinsipper. Sak godkjent. Sak 7, til behandling: Godkjenning av revidert budsjett for høsten 2014 og forslag til budsjett for våren 2015 Side 12

13 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ økonomiansvarlig. Bakgrunn: Økonomiansvarlig har revidert budsjettet for inneværende halvår, og utarbeidet budsjett for kommende år. Økonomiansvarlig presenterer på vegne av styret i BIS Trondheim for generalforsamlingen. Vedlegg: 4 og 5 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner revidert budsjett for høsten 2014 og budsjett for våren Tid: Hendelser: Økonomiansvarlig gjennomgår de viktigste punktene i sitt regnskap. Økonomiansvarlig bruker mye tid på gjennomgang av LNU. N14. Hva er økonomisk støtte fra administrasjon? Det er penger vi får fra administrasjonen (direkte/overføring), det skal dog sies at administrasjonen støtter konkrete arrangementer. Leder eksemplifiserer med bachelorfest. N14. Stilles spørsmål om gratisbilletter til administrasjonen: Besvares av NLD leder. Det vil i utgangspunktet ikke bli gitt gratisbilletter i år. N14. Hvorfor avviker revidiert og opprinnelig budsjett? Det er blant annet momskompensasjon, periodisering og sponsormidler i undergrupper. N89: Mobilrefisjonen for høy? Økonomiansvarlig vil trolig ikke utbetale kompensasjon i år (2014). Og vil ikke bruke budsjetterte 5000 på dette. N48. Hvorfor mindre i LNU i år? Samme som før, men støtten er periodisert. N36: Hva er BIS langsiktige investeringer? Interaktiv skjerm (40.000), izettle (betalingssystem, slipper å leie fra DNB; investering ). Kamera (profilering; bilder trekker folk). N14: Driftsstøtte: hvorfor har venture cup fått fra admin? Besvares av leder: Disse midlene komme egentlig fra BIS, men kanaliserer gjennom BI. Dette skal opp til diskusjon. N76: Er det LNU midler i opprinnelig budsjett? Nei, dette føres på vår. N36: Er det mulighet for å få økt støtte dersom det viser seg at BIS går med overskudd: Ja. N73: Hvorfor kaller du fotball for et lavterskeltilbud? Dette er diskutert med øvrige ØA på ØA samling i Bergen. Leder for idrett utdyper; med antall medlemmer. Side 13

14 N36: Hvordan er oppfølgning på bruk av midler? Bra, vi har ansatt ny økonomiassistent for å følge opp undergrupper økonomisk. N89: Hvorfor er posten for event turer så høy? Økonomiansvarlig anser dette som svært viktig og fremmer kommunikasjon som svært viktig i BIS. Økonomiansvarlig viser til at samtlige undergrupper kan søke om turer og lignende. N6: Hvor mye penger får friluft? En dobling fra ifjor. N89: Stilles spørsmål om manglende plass på ballet? Sosialtansvarlig: det blir ikke mer plasser enn det er stoler, ikke aktuelt å øke billettpris (ØA. Denne skal substitueres). N14: Ble hele lokalet brukt under ballet sist? Ja. N23: Hvorfor er det slik at marked og næring har samme budjsett? Fordi det brukes penger på det samme, næring har i tillegg små kostnader og gjøres for enkelhetsskyld. N63: Går revy under ball? Ja. N3: Er fagpostenslått sammen med temakveld? Beror på en misforståelse. N14. Hvor mange styregruppemøter reiser dere på? Leder svarer: to i semesteret. N14: hvorfor budjsetterer du med mer enn i fjor? Fordi vi skal gå med tap til våren, pengene skal tilbake til studentene. N14. Hvor mye penger har BIS på konto? , ØA oppfordrer til ideer og tiltak for å bruke mer penger på studentene. N36: Hva blir overskuddet for vår 2014 (eventuelt) brukes til? ØA det skal vektlegges å unngå overskudd. N3: Blir LNU støtten returnert om pengene ikke brukes? Ja. Sak godkjent. Sak 8, til behandling: Godkjenning av lokale vedtekstendringer Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR Side 14

15 Bakgrunn: Etter en grundig gjennomgang av lokale vedtekter har HR funnet unøyaktigheter i vedtektsettet. Vedlagt ligger all info om hvilke vedtekter som blir endret dersom sakene blir godkjent av Generalforsamlingen. Vedlegg: 6 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner de lokale vedtektsendringene. Tid: Hendelser: Sak godkjent. Sak 9, til behandling: Godkjenning av kosmetiske endringer i vedtekter og stillingsinstrukser for HR Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn: HR har sett at det er en del grammatiske feil i vedtektssettet og i stillingsinstruksene. HR ber generalforsamlingen om fullmakt til å gjøre kosmetiske endringer som ikke vil påvirke vedtektenes eller stillingsinstruksenes formål og hovedinnhold. Dersom generalforsamlingen godkjenner denne saken kan HR også gjøre slike endringer i fremtiden, istedenfor at man må ta det opp som sak på generalforsamling. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner at HR kan utføre kosmetiske endringer i det lokale vedtektssettet og i stillingsinstruksene. Tid: Hendelser: Sak godkjent. Side 15

16 Sak 10, til behandling: Godkjenning av endring i samtlige stillingsinstrukser: Obligatorisk oppmøte for engasjerte i BIS Trondheim Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder Bakgrunn: Styret og ledelsen mener at ettersom generalforsamlingen er det høyeste organet i BIS og den viktigste dagen i semesteret for studentene, vil deltakelse bli en obligatorisk del av det å ha et verv i BIS Trondheim. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner forslaget: Alle stillingsinstrukser skal inneholde et punkt under arbeidsoppgaver som lyder: Deltakelse på generalforsamling i høst og vårsemesteret. Tid: Hendelser: 89: Hva skjer om man ikke møter? Leder svarer; ingen sanksjoner planlagt. 13: Vil bare legge til: Dette legges inn i stillingsinstrukser som undertegnes av samtlige engasjerte. 3: Må stillingsinstrukser signeres på nytt ettersom sak godkjennes? Ja. Ordstyrer: hva er godkjent grunn for å ikke møte? Leder: akutte hendelse. 14: er det ikke et poeng å få folk hit av fri vilje og ikke av tvang? Leder vedkjenner at dette er et poeng. 14. Blir det ikke bare ekstra arbeid i forbindelse med generalforsamling om det skal iverksettes sanksjoner? Leder vil legge dette ansvaret til leder for undergrupper. 48. Lite informasjon om hva konsekvensene er for om man ikke møter opp, så vanskelig å vite hva vi skal stemme over! Leder: Det vil gå utover attesten man mottar. 16. Dersom begrunnelse for fravær er gyldig, vil det da gå ut over attest? Leder: Nei. 73. Refererer til spm fra 48: hva innebærer det av vi godkjenner saken når vi ikke vet hva det egentlig går i? Leder argumenterer for at sanksjoner skal tas etter skjønn. 48: Det bør være skriftlige rettningslinjer for å kunne kvalitetssikre beslutninger. Side 16

17 12. Det poengteres at det praktiseres skjønnsmessige vurderinger i næringslivet, det fremheves også at styret og beslutningstakere er her for å tjene studentenes gode. 3. Blir HR ansvarlig? Leder: Ja. 53. Er eksamen gylding fraværsgrunn? Ja. 7: referer til spm 12. Poengterer at dette er et engasjementsfremmede tiltak. Forslag til endre vedtak: Ordstyrer; stemmeretten gjelder en gang. Opprinnelig forslag og to endringsforslag. Opprinnelig vedtak: Votering 18 for. Endringsvedtak 1: Alle stillingsinstrukser skal inneholde et punkt under arbeidsoppgaver som lyder: deltakelse på generalforsamling høst og vår semesteret. I et tilfelle der man ikke kan møte til generalforsamling skal HR i BIS trondhiem avgjøre, ved skjønn, om det er gyldig eller ikke gyldig fravær. Votering: 89 for. Endringsvedtak 2. Generalforsamling ber styret og ledelsen utarbeide nye stillingsinnstrukser og ønsker at saken skal voteres ved neste generalforsamling. Her vil det spesielt vektlegges hvilke sanksjoner som gjør seg gjeldede. Endingsvedtak 1: godkjennes. Sak godkjent Side 17

18 Sak 11, til behandling: Godkjenning av endring i stillingsinstruks for økonomiansvarlig NLD Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn: Leder NLD og HR har kommet frem til at vervene som nestleder for NLD og økonomiansvarlig for NLD overlapper hverandre på mange punkter og vil dermed slå de sammen til ett verv. Vedlegg: 7 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner den nye stillingsinstruksen for økonomiansvarlig NLD. Tid: 18:34 Hendelser: Sak godkjennes. Sak 12, til behandling: Fjerning av stillingsinstruks for nestleder NLD Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn: Leder NLD og HR har kommet frem til at vervene som nestleder for NLD og økonomiansvarlig for NLD overlapper hverandre på mange punkter og vil dermed slå de sammen til ett verv. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner fjerningen av stillingsinstruksen for nestleder NLD. Tid: 18:35 Hendelser: Sak godkjennes Side 18

19 Sak 13, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for volleyballansvarlig Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 8 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til volleyballansvarlig. Tid: 18:36 Hendelser: Sak godkjennes Sak 14, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for innebandyansvarlig Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 9 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til innebandyansvarlig. Tid: 18:37 Side 19

20 Hendelser: Sak godkjennes Sak 15, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for golfansvarlig Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Side 12. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 10 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til golfansvarlig. Tid: 18:38 Hendelser: Sak godkjennes Sak 16, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for økonomiassistent Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 11 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til økonomiassistent. Side 20

21 Tid: 18:39 Hendelser: Sak godkjennes Sak 17, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Bull Invest Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 12 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til Bull Invest.Side 13 Tid: 18:40 Hendelser: Sak godkjennes Sak 18, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for prosjektmedarbeider i Start BI Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 13 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til prosjektmedarbeidere i Start BI. Side 21

22 Tid: 18:41 Hendelser: Sak godkjennes Sak 19, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for leder i Women at BI Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 14 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til leder i Women at BI. Tid: 18:42 Hendelser: Sak godkjennes Sak 20, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for nestleder i Women at BI Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Side 14. Side 22

23 Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 15 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til nestleder i Women at BI. Tid: 18:43 Hendelser: Sak godkjent Sak 21, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for utvalgsrepresentant i Women at BI Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 16 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til utvalgsrepresentant i Women at BI. Tid: 18:44 Hendelser: Sak godkjennes Sak 22, til behandling: Endring av stillingsinstruks for fotoansvarlig Side 23