ÅRSMØTE FOR VAADAN VANN OG AVLØP

Transkript

1 Trondheim ÅRSMØTE FOR VAADAN VANN OG AVLØP Vaadan Vann og Avløp SA innkaller med dette til årsmøte 2014 STED: STALLKROA Vådan Gård DATO: 9. april 2014 KLOKKESLETT: 19:00 Alle fullmakter må være ferdig registrert senest kl 18:45. DAGSORDEN: 1. Konstituering. 2. Årsmelding fra styret. 3. Regnskap for Budsjett for Innkomne forslag. 6. Avgifter for inneværende år. 7. Valg. Denne innkalling er sendt til registrerte eiere av eiendom. Eierskifter må meddeles sekretæren skriftlig. Vaadan Vann og Avløp SA, Vådanveien Trh. Org.nr: Leder: Geir Otto Berg Tlf epost: Kasserer: Sigmund Ofstad Tlf epost: Sekretær: Kristian Opheim Tlf epost: Styremedlem: Tom Bugge Tlf epost: Styremedlem: Jean Sebastian L'Heureux Tlf epost: Varamedlem: Geir Hansen Tlf epost:

2 Vaadan Vann og Avløp SA Styrets årsberetning 2013 Styrets sammensetning i perioden: Leder: Geir Otto Berg valgt for 2 år i 2012 Sekretær: Kristian Opheim valgt for 2 år i 2013 Kasserer: Sigmund Ofstad valgt for 1 år i 2013 Styremedlem: Tom Bugge valgt for 2 år i 2012 Styremedlem: Jean Sebastian Lheureux valgt for 2 år i 2013 Varamedlem: Geir Hansen valgt for 1 år i 2013 Revisor: Bjørn Inge Haugan valgt for 1 år i 2013 Valgkomite: Pål Valsø valgt for 2 år i 2013 Turid Måø valgt for 2 år i 2012 Torstein Opheim valgt for 2 år i 2013 Styrets aktivitet: I perioden har det vært avholdt 7 styremøter, 1 ordinært årsmøte og 1 ekstraordinært årsmøte. Styret praktiserer at varamedlem til styret møter med tale og stemmerett. Andelstegninger: Det ble ikke tegnet nye andeler i Regnskap: Det ble i 2012 inngått avtale med KL Regnskap Nordre AS om regnskaps- og konsulent tjenester. Avtalen løper uavbrutt frem til en av partene sier denne opp. Avtalen med KL Regnskap skyldes i all hovedsak problemstillinger knyttet opp mot dagens krav til regnskapsføring, fakturering og avstemming av konti. Styret besitter ikke denne kompetanse. Årets resultat viser et underskudd på kr ,- Alle konti er avstemt.

3 Skattesaken: VVA søkte i 2012 om fritak fra skatteplikt. I brev av 1. februar ble denne søknaden avslått og VVA ble bedt om å sende inn selvangivelse. VVA påklagde denne avgjørelsen, og etter noen runder ble VVA i brev fra Skatteetaten 28. juni 2013 gitt skattefritak under forutsetning av at vedtektene ble tilpasset. Det ble gjort på ekstraordinært årsmøte 31. oktober. Kommunal overtagelse av anlegg: I forbindelse med opphevelse av pålegg fra Trondheim kommune på fellesmøte i 2013 kom det signaler fra administrasjonen i Trondheim kommune på at VVA burde fremme en søknad om kommunal overtagelse av vårt vann- og avløpsnett. Søknad om kommunal overtagelse ble sendt høsten Den 14. januar 2014 kom følgende svar fra Trondheim kommune: «Trondheim kommune kan overta avløpspumpestasjon og hovedledningsnett fra pumpestasjon (via slamavskiller og dykkerledning) fram til kommunal nett med noen betingelser. Generelt må anleggene være i god stand. Pumpestasjon må bla. oppgraderes først og kostnader for dette må dekkes av vann og avløpslaget. Vaadan vann og avløp må også besørge avtaler som sikrer kommunen de nødvendige retigheter for å eie og drifte installasjonene. Det må lages en avtale der vi kommer fram til nærmere betingelser for overtagelse. Vannledninger er det foreløpig ikke aktuelt å ta over.» Styret arbeider kontinuerlig med saken og vil fremlegge alle fakta for medlemmene så snart disse foreligger. Se også forslag fra styret på årsmøtet. Andelslagets oppsynsmann: Oppsynsmannen har hovedansvar for pumpestasjon og slamavskillere. Oppsynsmann Rudolf Stæhli rapporterer direkte til styret. Pumpestasjon for avløp på Vådan: Det er montert alarm som utløses ved driftsstans. Varsling skjer ved tekstmelding til styret samt oppsynsmann. Pumpestasjon er over 30 år gammel og det fremstår som en større og større utfordring og drifte denne uten større investeringer med utskifting av pumper og styringsenhet. Vi hadde i desember driftsavbrudd på den ene pumpa, som medførte at den var ute av drift i over 3 uker. Faktura mottatt i januar Styret har hatt møter med pumpeleverandør og Trondheim kommune med befaringer på stedet for drøfting av hvilke muligheter som finnes. Konklusjonen ble at det er behov for full oppgradering av dagens pumpestasjon. Hendelser i 2013: Drenering av kum med stengekran inn til Lianhaugen og reparasjon av kran på ledning i kum til Eggen er utført av firma Lillevik. Flere frosne vannledninger som følge av lav temperatur og mangel på snø. Vannlekkasje, ved pumpestasjon og på Vådan bak H. Stokken.

4 Det var i en periode kloakklukt ved postkassestativet opp til Vådan gård. Dette ble undersøkt med kamerakontroll og ledningen ble spylt. Det ble ikke funnet feil på anlegget. Det ble identifisert feil med taknedløp og drenering ved en bolig i Skråstien. Dette vil bli utbedret av eier i For å hindre fremmedparkering foran avløpspumpestasjonen, ble det montert bom ved innkjøringen. Veien ble også gruset opp. En defekt stoppekran ved pumpestasjonen ble skiftet. Avtaler: VVA har rammeavtale med følgende firmaer. Lillevik AS: Graveentreprenør Haralds VVS: Rørlegger Kontroll, sikkerhet og interne rutiner: Det er utarbeidet beredskapsplaner for både vann og avløp, samt pumpestasjon. Disse er gjengitt på vår hjemmeside. Styret har rutiner for elektronisk lagring av dokumenter, korrespondanse, avtaler, referater, bilder etc. Det er også utarbeidet regler for vannavstenging. Disse kan lastes ned fra vår hjemmeside. Styret varsler berørte eiendommer via E-post eller SMS. Det innrapporteres årlig om drikkevannskvaliteten til Mattilsynet. Vedlikeholdsavgift/avgifter: Årsmøtet for 2013 vedtok at det ikke skulle innkreves vedlikeholdsavgift for Avgift for inndekning av utgift i forbindelse med slamavskilling ble fordelt på de enkelte eiendommer. Styrets målsetning for det videre arbeidet i 2014: Videreføre avløpsmålinger ved Haukåsen. Overvann og fremmedvann. Minst mulig inn lekk. Sluttføre merkeprosjektet. Merke strekk fra Dike ned mot Haukåsen. Rydding av ledningstraseene med prioritet fra pumpestasjon og ned til Haukåsen. Flere stoppekraner på avgreininger. Sjekke trykkreduksjonsventilen på 50mm-ledningen nedenfor Formannsvegen for å få denne til å gi vann opp til Skråstien ved eventuell avstenging av hovedvannledningen.

5 Oppsummering av tiltak utført de seneste år: Merking av sentrale punkter vann og avløp. Kartprosjekt med referanse til merkede punkter og kraner. Godkjennelse av søknad om ikke skatteplikt. Kommunal godkjennelse og oppheving av pålegg utstedt av Trondheim kommune. Søknad om kommunal overtagelse av ledningsnett for vann og avløp. Oppgradering av vannfordelingsnett inkl nye kummer med utstyr. Trykkøkning for de med lavt trykk. Rensing/kloring av vannledningsnettet. Flere nye stoppekraner. Mange nye kummer for bedre kontroll på avløp. Mengdemåler avløp ved Haukåsen. Alarm pumpestasjon Mulighet for bruk av aggregat ved strømstans Fjerne fremmedvann Kontroll av den enkelte eiendom ift. drenering og taknedløp Beredskapsplaner Innføring av internkontroll for styrearbeidet. Elektronisk lagring av dokumenter Godkjennelse fra Mattilsynet Styret i Vaadan Vann og Avløp SA Geir Otto Berg Tom Bugge Jean Sebastian L Heureux Kristian Opheim Sigmund Ofstad Geir Hansen >>>>>> Slutt på Styrets Årsberetning <<<<<<

6 Årsregnskap 2013 for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr Utarbeidet av: KL Regnskap Nordre AS Autorisert regnskapsførerselskap Boks 131, Nordre gt TRONDHEIM Organisasjonsnr

7 Vaadan Vann Og Avløp SA Resultatregnskap Note DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Driftsinntekter Årsavgift vann og avløp Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønnskostnad Avskrivning på varige driftsmidler Annen driftskostnad Sum driftskostnader DRIFTSRESULTAT ( ) FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Finansinntekter Annen renteinntekt Sum finansinntekter Finanskostnader Annen rentekostnad 20 7 Annen finanskostnad Sum finanskostnader NETTO FINANSPOSTER ORDINÆRT RES. FØR SKATTEKOSTNAD ( ) Skattekostnad på ordinært resultat 0 0 ORDINÆRT RESULTAT ( ) ÅRSRESULTAT ( ) OVERF. OG DISPONERINGER Overføringer annen egenkapital 6 ( ) SUM OVERFØRINGER OG DISPONERINGER ( ) Årsregnskap for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr

8 Vaadan Vann Og Avløp SA Balanse pr Note EIENDELER ANLEGGSMIDLER Varige driftsmidler Driftsløsøre, inventar, verktøy, kontorm Sum varige driftsmidler SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Fordringer Kundefordringer (750) Sum fordringer (750) Bankinnskudd, kontanter o.l SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Annen egenkapital Sum opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Skyldig offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Trondheim, Geir Otto Berg Kjeld Thomas Kristian Opheim Sigmund Ofstad Jean-Sebastien Bugge Heureux Styrets leder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Årsregnskap for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr

9 Vaadan Vann Og Avløp SA Noter 2013 Regnskapsprinsipper: Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk. Selskapet har videre fulgt relevante bestemmelser i Norsk Regnskaps Standard utarbeidet av Norsk Regnskaps Stiftelse. De regnskapsprinsipper som er gjengitt i regnskapslovens kap. 4 om grunnleggende prinsipper og god regnskapsskikk og kap. 5 om vurderingsregler er ikke gjengitt i denne innledende noten om regnskapsprinsipper dersom det ikke foreligger forhold ved regnskapsposten eller prinsippene og vurderingsreglene som fordrer en presisering (valgadgang mv). Unntaksreglene i regnskapsloven for små foretak er anvendt der annet ikke er angitt spesielt. Presiseringer mht regnskapsprinsipper: Inntektsføring Inntektsføring ved salg av varer skjer på leveringstidspunktet. Tjenester inntektsføres i takt med utførelsen. Andelen av salgsinntekter som knytter seg til fremtidige serviceytelser, balanseføres som uopptjent inntekt ved salget og inntektsføres deretter i takt med levering av ytelsene. Anleggsmidler Lineære avskrivninger over driftsmidlenes forventede økonomiske levetid er lagt til grunn ved beregning av avskrivningsbeløp. Vedlikehold / påkostning Utgifter som påløper for å opprettholde eiendommenes kvalitetsnivå, kostnadsføres når de påløper. Utgifter som påløper for å bringe eiendommen tilbake til standarden ved vårt kjøp av eiendommen (tatt hensyn til bygningsteknisk utvikling fram til i dag) kostnadsføres direkte. Utgifter som representerer en standardhevning av eiendommen ut over standarden ved vårt kjøp, tillegges kostpris, dvs. balanseføres. Fordringer Kundefordringer føres opp i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til påregnelig tap. Avsetning til påregnelig tap gjøres på grunnlag av en individuell vurdering av de enkelte fordringene. I tillegg gjøres det for øvrige kundefordringer en uspesifisert avsetning for å dekke antatt tap. Andre fordringer er også gjenstand for en tilsvarende vurdering. Note 1 - Påkobling 2012 Axel Heggel Roger Bøkseth Geir Erling Aaldstedt Ola Magne Sæter Sum Annen driftsinntekt Noter for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr

10 Vaadan Vann Og Avløp SA Noter 2013 Note 2 - Lønnskostnad STYREHONORAR AVSETN STYREHONORAR GODTGJØRELSE TILSYNSMANN ARBEIDSGIVERAVGIFT AV Sum Lønnskostnad Note 3 - Avskrivning på varige driftsmidler Vann og avløpsnett Anskaffelseskost pr. 1/ Tilgang 0 - Avgang 0 Anskaffelseskost pr. 31/ Akk. av/nedskr. pr 1/ Ordinære avskrivninger Avskr. på oppskrivning 0 - Tilbakeført avskrivning 0 + Ekstraord nedskrivninger 0 Akk. av/nedskr. pr. 31/ Balanseført verdi pr 31/ Prosentsats for ord.avskr 4-4 Noter for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr

11 Vaadan Vann Og Avløp SA Noter 2013 Note 4 - Annen driftskostnad KOMMUNALE AVGIFTER STRØM LEIE LOKALE LISENS INKASSO INVENTAR IKKE AKTIVERTE Rep./vedlikehold vann- og avløp Vedlikehold av pumpestasjon Rep. vannpunkt Nytt spylepunkt HONORARER REGNSKAP HONORAR FAKTURERING HONORAR ÅRSSREGNSKAP HONORAR KONSULENTER KONTORREKVISITA KOPIERING MOBILTELEFON WEB-SITE PORTO PARKERINGSAVGIFT 76 0 ANNONSER GAVER MED FRADRAG FORSIKRINGSPREMIER MØTEKOSTNADER ANNEN KOSTNAD FRADR.BERETT Sum Annen driftskostnad Noter for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr

12 Vaadan Vann Og Avløp SA Noter 2013 Note 6 - Annen egenkapital Annen Sum Selskapskapital egenkapital egenkapital Pr Anvendt til årsresultat Pr Note 7 - Bankinnskudd, kontanter o.l. Skattetrekkinnskudd utgjør pr i år kr 0 og utgjorde pr i fjor kr 0. Noter for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr

13 VAADAN VANN OG AVLØP BUDSJETT OG REGNSKAP Budsjett Resultat Budsjett Budsjett Resultat Budsjett DRIFTSUTGIFTER DRIFTSINNTEKTER Godkjennelse mattilsynet Renteinntekter Forsikring Vedlikeholdsavgift Tømming slamavskillere Avgift for tømming av slamavskillere Trondheim Energi - strøm Vedlikehold/REP v&a-nettet Rydding av ledningstraseene Honorarer regnskap Utgifter fakturering Årsregnskap Lisens inkasso Godtgjørelse tilsynsmann m/ arbeidsgiveravgift Kontroll/ vedlikehold av pumpestasjon Utredning oppgradering av pumpestasjon Telefon pumpestasjon og avløpsmåling Merking av ledningsnett Kontorrekvisita Kopiering Fremmedvann/lekkasjesøk Porto Konsulenter Utgifter styremøter/årsmøte Annonser Parkeringsavgift 76 Website Honorar styret/revisor Finanskostnader (purregebyr, inkassokostnader) Sum driftsutgifter Sum driftsinntekter NYANLEGG/PÅKOSTNING Alarm pumpestasjon NYE MEDLEMMER Påkostn. kummer/ledninger Nye medlemmer Sum utgifter Sum inntekt Resultat

14 Sak nr 5, Forslag: 1. Kommunal overtakelse Bakgrunn: På årsmøtet i april 2013 ble det redegjort for situasjonen for avløpspumpestasjonen ved Vådan. Pumpestasjonen har vært i drift i 30 år, og det var nødvendig med omfattende arbeid. Valget sto mellom en noe mer moderat påkostning for å forlenge levetiden med noen år eller full utskifting, som vil kunne gi en tilsvarende levetid som den nåværende pumpestasjonen har hatt. På årsmøtet var det enighet om det siste. Styret hadde hatt diskusjoner med Trondheim kommune om mulig overtakelse av hele eller deler av anlegget til VVA. Disse diskusjonene er videreført gjennom det siste året. Status: Kommunen har nå tilbudt seg å overta pumpestasjonen og hovedavløpet derfra til Haukåsen under visse betingelser. Innledningsvis forutsatte kommunen at VVA måtte oppgradere pumpestasjonen til kommunal standard. Dette ville innebære en prosess der VVA måtte utarbeide tekniske spesifikasjoner, innhente anbud og stå for byggeledelse og kontroll og samtidig forsikre at dette tilfredsstilte kravene om kommunal standard. Tilbudet fra kommunen er nå endret slik at de selv ønsker å stå for dette arbeidet og at VVA betaler et anleggsbidrag. I e-post fra kommunen av 14. januar 2014 er dette formulert slik: Størrelsen på andelsbidraget er ikke endelig fastlagt, men antydes å ligge mellom 1,3 og 1,0 million kroner. Ved at kommunen selv tar ansvar for oppgraderingen av pumpestasjonen oppnås følgende: VVA får ingen problemer med å oppfylle kravene til kommunal standard VVA trenger ikke leie inn konsulenter for anbudsprosessen og kontroll under arbeidet Kostnadsrammen er definert

15 Arbeidet kan skje raskt og med rask kommunal overtakelse allerede 1. januar 2015 Styret i VVA anbefaler derfor å gjøre følgende vedtak: Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å inngå avtale med Trondheim kommune om overtakelse av avløpspumpestasjonen og hovedledningsnettet fra pumpestasjonen (via slamavskiller og dykkerledning) fram til kommunalt nett for et anleggsbidrag begrenset oppad til 1,2 million kroner med sikte på kommunal overtakelse 1. januar Vedtektsendring I vedtektene 6 Årsmøte heter det: Innkalling til årsmøte kunngjøres i Adresseavisen og ved brev/ e-post til hver enkelt andelseier minst 30 dager i forveien. Alle medlemmer bortsett fra 16 mottar i dag innkallingen i e-post. De 16 uten e-post får innkallingen levert i postkassen. Styret foreslår å forenkle rutinene og opphøre annonsering i Adresseavisen. Forslag til ny ordlyd under 6 Årsmøte: Innkalling til årsmøte gjøres ved brev/ e-post til hver enkelt andelseier minst 30 dager i forveien.

16 Avgifter for 2014 Fastsettelse av tilknytningsavgift for 2014 De vedtatte avgiftene for 2013 var: Påmeldingsavgift 2890 NOK Tilknytning vann NOK Tilknytning avløp NOK I henhold til vedtektene skal dette indeksreguleres hvert år. Denne reguleringen er på 2,5 % fra februar 2013 til februar Med en avrunding på noen få kroner blir avgiftene for 2014: Påmeldingsavgift 2960 NOK Tilknytning vann NOK Tilknytning avløp NOK Fastsettelse av vedlikeholdsavgift for 2014 På grunn av usikkerheten rundt skattesituasjonen, vedtok årsmøtet i 2013 at det ikke skulle innkreves vedlikeholdsavgift. Det ga et underskudd på NOK i I vedtektene heter det at det bør tilstrebes å holde en relativt høy likvid kapital slik at laget er i stand til å dekke større uventede kostnader uten å måtte gå veien om ekstra vedlikeholdsavgift. Styret anbefaler at dette beløpet er i størrelsesorden NOK. Kostnadene med avløpspumpestasjonen anses å bli i størrelsesorden 1,0 1,2 million NOK. VVA har en kontantbeholdning på ca 1,4 million NOK. Det antydes fra kommunen at betaling av kostnadsbidraget til pumpestasjonen kan betales over 2-3 år. Ved å fastsette vedlikeholdsavgiften for 2014 på et beløp som gir et overskudd tilsvarende det meste av underskuddet i 2013 og deretter budsjettere med et årlig overskudd på ca NOK i 2015 og 2016, vil vi unngå at kontantbeholdningen går under NOK. Styret foreslår ut fra dette at vedlikeholdsavgiften for 2014 settes til 1100 NOK for hver av vann og avløp. >>>>> End of Print <<<<<