Kirkelig Fellesråd i Trondheim

Transkript

1 Kirkelig Fellesråd i Trondheim Årsrapport for 2003

2 Innholdsfortegnelse 1 Forord Utviklingstrekk for Råd og utvalg 5 3 Medlemsoversikt 8 4 Økonomi Lovgrunnlaget, forskriften Regnskapsføring for menighetene i Trondheim Økonomisk resultat Årsak til netto merforbruk Utgifter fordelt pr gruppe Inntekter fordelt pr gruppe Inntekter sammenlignet med budsjett Utgifter sammenlignet med budsjett 12 5 Personal Arbeidsmiljø 13 6 IT-investering og drift Mål Hva er oppnådd? Utfordringer Fremtid 16 7 Menigheter IT Økonomi Strategi / organisasjonsutvikling Nye kontorer Brukerforum for regnskapsrapportering 17 8 Kirker rehabilitering 18 9 Kirkegårder og krematoriet Drift av kirkegårder Gravferdsvirksomhet Krematoriet Fornying av festeavgift Gravstell Krigsgravtjenesten 20 Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 2 av 29

3 9.7 Gravferder Kirkegårder - plan, nyannlegg, rehabilitering Kirkegårder Konklusjon Økonomi Organisasjon Informasjonsteknologi Kirkegårder Årsregnskap Driftsregnskap Balanseregnskap pr Noter til regnskap for Endring i arbeidskapital 29 Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 3 av 29

4 1 Forord 1.1 Utviklingstrekk for 2003 I 2003 har det vært sterkt fokusert på organisasjonsutvikling i Kirkelig Fellesråd i Trondheim (KFiT). Det har blitt utført et omfattende arbeid med å utarbeide felles mål og strategier som grunnlag for en omfattende restrukturering av organisasjonen, samt bedre klargjøre ansvar og roller mellom de ulike nivå i organisasjonen. Kirkelig fellesråd vedtok i februar å iverksette en OU-prosess. Dette ble fulgt opp av Administrasjonsutvalget som ga kirkevergen oppdrag om å utarbeide: Strategidokument Verdigrunnlag Forslag til en mindre kostnadskrevende organisasjon Strategidokument for perioden og verdigrunnlag er vedtatt av fellesrådet. Kirkelig fellesråd har foreløpig ikke tatt en endelig beslutning om organisering. Det er fortsatt manglende samsvar mellom aktivitetsnivå og ressurstilgang. Regnskapet for 2003 gir en god indikasjon på dette misforholdet, og understreker nødvendigheten av å finne snarlige løsninger som bidrar til varige aktivitetsreduksjoner. For lite av ressursene prioriteres imidlertid på virksomhetens tre kjerneprosesser: Støtte til drift av menighetene Forvaltning, drift og vedlikehold av kirkegårder Forvaltning, drift og vedlikehold av kirker og kirkebygg Omstillingsarbeidet skal bidra til: Rolle- og ansvarsdeling som bidrar til en bedre struktur i organisasjonen med klare, omforente og forankrede mål for å styrke kommunikasjon, samarbeid og tillit Å effektivisere arbeidsprosessene (det som gjøres for å produsere de tjenester som skal leveres) Å skape større forutsigbarhet i plangrunnlag og fellesrådets beslutningsgrunnlag Å bedre grunnlaget for helhetlig ressursanvendelse og ressursstyring Å styrke kompetansemiljøene gjennom å videreutvikle individuell og organisatorisk kompetanse Å utvikle en fleksibel organisasjon som er stand til å drive kontinuerlig forbedring Det er derfor av største viktighet at omstillingsarbeidet prioriteres høyt de neste tre årene. I motsatt fall vil virksomheten stå overfor store og uløselige problemer. Strategidokumentet angir de nødvendige mål, virkemidler og anbefalinger for å løse de strukturelle og organisatoriske utfordringene. Solveig Mjølsnes Leder i Kirkelig fellesråd Anton Strand Johnsen Konstituert kirkeverge Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 4 av 29

5 2 Råd og utvalg Fellesrådet Avholdte møter: 8 59 saker ble behandlet i fellesråd og arbeidsutvalg i Representanter og vararepresentanter i Kirkelig fellesråd Menighet Representant Vararepresentant Bakklandet Sverre Lie Hilde Hov Lauritzen Berg Arne Holen Olav Dahle Svanholm Bratsberg Reidun Dretvik Torill Rønning Byneset Jon Stene Opland Bjarne A. Skarsvåg Byåsen Sigmund Knutsen Ingrid Stina Halmø Charlottenlund Trygve Olsen Arild Nybraaten Domkirken Arnfinn Stabursvik Alf Helge Løhren Heimdal Helge Voldsund Kjell Olaussen Hoeggen Solveig Mjølsnes Mette Winsnes Råberg Ilen Torbjørn K. Nielsen Else Marie Østlund Kolstad Robert Johansen Odd Olav Mosbakk Lade Nils Victor Juul Grete Sommervold Ståhl Lademoen Gunvar Lium Egil Furunes Leinstrand John Wanvik Asbjørn Qvenild Ranheim Edgar Bjørstad Tore Bandlien Strinda Sverre Inge Heimdal (inntil 1/8) Asbjørn Ødegård (fra 1/8) Asbjørn Ødegård (inntil 1/8) Gyda Birkeland Strindheim Sturla Sagberg (fra 1/9 tidl. vara) Kåre Myraunet (inntil 1/9 tidl. medlem) Sverresborg Peter Singstad Michael Belsnes Tempe Steinar Supphellen Bjørn Olav Træthaug Tiller Magne Bø Torbjørn Nordtiller Vår Frue Arvid Gjervan Else Marie Grønnesby Komm.rep. Synnøve Hopsø/Jens-Ivar Tronshart Ny representant fra 28/10. Jon Ekeland/Odd Anders With Ny representant fra 28/10. Nidaros Biskop Knut Andresen Tor Singsaas Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 5 av 29

6 Arbeidsutvalget Avholdte møter: 14 Arbeidsutvalget har bestått av følgende medlemmer: Leder Nestleder Arnfinn Stabursvik Jon Stene Opland Robert Johansen Gunvar Lium Solveig Mjølsnes Synnøve Hopsø/Jens-Ivar Tronshart Kommunens representant (bytte 28/10) Knut Andresen Peter Singstad Arne Holen Sigmund Knutsen Biskopens representant 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem Jon Ekeland/Odd Anders With Kommunens varamedlem (bytte 28/10) Tor Singsaas Biskopens vararepresentant Administrasjonsutvalget Avholdte møter: 9 Behandlede saker: 17 Administrasjonsutvalget har bestått av følgende medlemmer: Leder Solveig Mjølsnes Arbeidsgiverrepresentant Nestleder Nestleder (fra 1/8) Sverre Inge Heimdal (inntil 1/8) Arbeidsgiverrepresentant Magne Bø arbeidsgiverrepresentant (vara inntil 1/8) Knut Andresen Arbeidsgiverrepresentant Sigmund Knutsen Arbeidsgiverrepresentant vara (fra 1/8) KFO Ola Ytterdal ansattes representant Den Norske kateketforbund Norsk kommuneforbund Norsk kommuneforbund Bente Husom Inger Strand Knut Ivar Paulsen vara for Ola Ytterdal ansattes representant vara for Inger Strand Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 6 av 29

7 Forhandlingsutvalget (utvalget nedlagt fra 1/1-2004) Avholdte møter: 2 Behandlede saker: Lokale lønnsforhandlinger iht. hovedavtale. Forhandlingsutvalget har bestått av: Leder Solveig Mjølsnes Medlem før 1/8 Leder Medlem Sverre Inge Heimdal Trygve Olsen Inntil 1/8 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Avholdte møter: 6 Behandlede saker: 15 Arbeidsmiljøutvalget har bestått av: Arbeidsgiversiden: Leder Helge Voldsund Kåre Myraunet Torbjørn K. Nielsen Arbeidstakersiden: Trygve Olsen Sigmund Knutsen John Wanvik Nils Victor Juul Knut Størdal Inger Strand Morten Jøntvedt Gunhild Glømmen Varamedlem Varamedlem Varamedlem MFO NKF, hovedverneombud NKI Diakonforbundet Jarle Haugum David Scott Hamnes Helge Rask Wenche Ofstad Marit Stene Aalstad Vara for Knut Størdal Vara for Inger Strand Vara for Morten Jøntvedt Vara for Gunhild Grømmen Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 7 av 29

8 3 Medlemsoversikt Tabellen nedenfor viser antall medlemmer fordelt på sokn, prestegjeld og prosti og på de ulike aldersintervall. Tallene er pr. 1. januar 2003, som er det siste sammenligningstall med befolkningen for Trondheim kommune. Det var innbyggere i Trondheim pr 1/ Sokn I alt Nidaros Domkirke sokn Vår Frue sokn Domkirken prestegjeld Bakklandet prestegjeld Lademoen sokn Lade sokn Lademoen prestegjeld Ilen prestegjeld Domkirken prosti Strinda sokn Berg sokn Strinda prestegjeld Hoeggen prestegjeld Tempe sokn Bratsberg sokn Tempe prestegjeld Strindheim prestegjeld Ranheim sokn Charlottenlund sokn Ranheim prestegjeld Strinda prosti Heimdal prestegjeld Kolstad prestegjeld Byåsen prestegjeld Sverresborg prestegjeld Byneset sokn Leinstrand sokn Byneset prestegjeld Tiller prestegjeld Heimdal Prosti Uoppgitt Trondheim Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 8 av 29

9 Medlemsprosent Tabellen nedenfor viser samme aldersfordeling som foregående tabell, men prosentvis hvor mange som er medlemmer av Den norske kirke. Dvs. antall medlemmer i forhold til befolkningsgrunnlaget. Det har vært 20 innmeldinger og 150 utmeldinger i Netto reduksjon representerer ca. 0,1% av medlemmene. Sokn I alt Nidaros Domkirke sokn 78,3 72,7 75,5 85,4 72,2 67,6 69,5 82,7 88,1 93,9 94,5 Vår Frue sokn 84,3 85,7 95,7 83,8 75,2 76,2 81,2 84,0 96,1 99,2 98,3 Domkirken prestegjeld 81,1 78,1 85,2 84,6 73,6 71,5 75,6 83,3 91,2 96,5 96,5 Bakklandet prestegjeld 81,2 75,8 87,8 85,5 76,4 68,8 77,6 91,9 96,1 96,3 100,0 Lademoen sokn 80,7 78,6 82,2 86,4 76,6 69,5 75,8 84,8 90,9 90,0 88,2 Lade sokn 87,2 84,5 84,0 97,2 83,0 73,8 84,8 92,4 95,2 98,3 96,6 Lademoen prestegjeld 83,4 81,4 83,1 88,9 78,8 71,4 79,9 88,8 93,5 94,6 91,3 Ilen prestegjeld 82,8 80,6 85,4 86,4 80,3 70,2 78,9 90,2 95,3 97,0 100,0 Domkirken prosti 82,3 79,7 85,0 86,6 77,6 70,7 77,9 87,9 93,5 95,9 96,3 Strinda sokn 85,1 82,2 89,7 76,0 76,5 81,5 92,6 96,7 97,1 100,6 100,0 Berg sokn 82,2 82,9 84,5 82,6 77,9 72,4 76,8 90,2 91,6 97,7 97,4 Strinda prestegjeld 84,2 82,4 88,3 77,9 76,8 78,9 87,9 94,9 95,3 99,4 98,5 Hoeggen prestegjeld 88,6 88,5 91,9 84,9 87,6 83,0 88,7 92,5 94,4 94,9 94,7 Tempe sokn 88,2 84,9 90,6 88,4 83,4 82,7 89,4 90,4 96,9 95,7 100,0 Bratsberg sokn 94,0 95,8 89,9 94,8 93,8 93,6 92,1 97,1 95,6 100,0 100,0 Tempe prestegjeld 89,0 86,9 90,5 89,1 85,0 84,4 89,8 91,4 96,8 95,9 100,0 Strindheim prestegjeld 91,2 90,5 92,7 93,2 87,6 79,7 90,0 95,7 98,2 97,6 104,0 Ranheim sokn 94,6 121,7 113,4 96,8 107,2 93,5 97,1 56,0 50,3 55,5 52,6 Charlottenlund sokn 88,0 69,8 77,1 82,5 75,2 79,0 86,1 160,3 184,1 165,2 180,0 Ranheim prestegjeld 91,3 92,9 93,8 89,5 90,2 86,1 91,6 94,2 95,1 95,4 96,6 Strinda prosti 88,4 88,0 91,3 85,0 85,0 82,5 89,4 93,7 95,8 97,0 99,2 Heimdal prestegjeld 87,1 84,3 87,0 88,0 85,0 84,5 87,7 93,3 94,3 94,1 100,0 Kolstad prestegjeld 82,8 80,3 79,5 84,2 80,8 79,5 85,7 90,8 91,4 92,4 100,0 Byåsen prestegjeld 87,6 91,4 89,5 84,5 87,2 80,8 88,4 90,2 92,2 91,9 75,0 Sverresborg prestegjeld 90,4 91,3 90,1 91,3 90,3 78,2 87,9 98,2 98,0 97,5 95,3 Byneset sokn 93,3 90,8 96,6 88,8 94,0 90,9 94,3 95,8 96,6 96,3 100,0 Leinstrand sokn 95,7 94,4 97,4 98,4 97,6 89,9 96,0 95,9 100,0 98,1 100,0 Byneset prestegjeld 94,1 92,0 96,9 91,6 95,1 90,5 94,9 95,8 97,7 97,0 100,0 Tiller prestegjeld 86,8 87,7 87,2 83,8 86,2 82,4 88,9 93,6 91,0 97,8 100,0 Heimdal Prosti 87,1 87,4 87,0 86,1 86,2 81,8 88,0 93,0 94,1 94,8 95,1 Trondheim 86,5 86,4 88,2 85,8 83,7 79,8 86,4 92,3 94,7 96,0 97,1 Graf nedenfor viser at den laveste medlemsprosenten ligger i aldersgruppen år. Medlemsprosenten i Trondheim ,0 95,0 94,7 96,0 97,1 92,3 90,0 88,2 Prosentandel 85,0 86,4 85,8 83,7 86,4 80,0 79,8 75,0 70, Aldersgruppe Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 9 av 29

10 4 Økonomi 4.1 Lovgrunnlaget, forskriften Kirke-, utdanningsdepartementet har i medhold av Kirkelovens 14 utarbeidet forskrifter om budsjettordning, regnskapsføring og revisjon for Kirkelig fellesråd og menighetsråd. Forskriften trådte i kraft for fellesrådene fra og med 1997, og for menighetene fra og med Forskriften har som formål å legge til rette for en forsvarlig økonomistyring og regnskapsførsel for den virksomhet, som Kirkelig fellesråd og menighetsråd er ansvarlig for. 4.2 Regnskapsføring for menighetene i Trondheim På bakgrunn av forskriften nevnt ovenfor, er det i administrasjonen opprettet en sentral avdeling som er regnskapsfører for alle menigheter i Trondheim. Fra høsten 2001 hadde to menigheter sluttet seg til ordningen. I løpet av 2002 hadde de øvrige menigheter sluttet seg til ordningen. En av utfordringene mange menigheter har jobbet med i 2002 og 2003 var å få samlet alle menighetenes aktiviteter i menighetenes regnskap. Enkelte menigheter har fått anmerking om dette i revisjonsberetningen, og noe arbeid gjenstår fortsatt på dette området. Det er også utarbeidet og vedtatt økonomireglement for den enkelte menighet i løpet av Reglementet vil bli revidert i Arbeidet med regnskapene utvikler seg positivt i takt med at det opparbeides bedre kompetanse på området, og i desember 2003 ble det opprettet et eget forum for menighetsregnskap, som på sikt skal bli en ressurs for menigheten med hensyn til kompetanseheving for regnskaps- og budsjettarbeid. 4.3 Økonomisk resultat Resultatet før disponering av disposisjonsfond var et netto merforbruk på kr ,- Etter oppløsning av disposisjonsfond ble netto merforbruk kr ,-. Etter regnskapsforskriftene skal dette dekkes inn i de 2 påfølgende budsjettår. Vi har derfor for 2004 avsatt 50 % av dette på budsjettposten Dekning av tidligere års negative resultat Årsak til netto merforbruk Hovedårsaken til det negative resultatet er bl.a. investering i ny IT-løsning høsten 2003 med påfølgende kompetanseheving. Dette er utgifter som ikke var budsjettert for De totale datautgifter høsten 2003 ble kr Av dette utgjør kr kompetanseheving. I forhold til vår avtalen med vår driftsleverandør kr var overforbruket kr , noe som i hovedsak skyldes integrasjonskostnader. I engangskostnader / investeringer ble det brukt kr , mens vår avtale med driftsleverandøren var kr Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 10 av 29

11 4.4 Utgifter fordelt pr gruppe Overføringer 5 % Investeringer i fast eiendom 10 % Kalk. utgifter ved kommunal tjenesteyting ved drift 1 % Lønnsutgifter 48 % Kjøp av varer og tjenester som inngår i produksjonen 24 % Sosiale utgifter 12 % Merforbruk lønn kr 2,1 mill. Se note 5 og 6 i regnskapet i avsnitt Merforbruk av varer og tjenester kr 4 mill. Se note 7 i avsnitt Merforbruk overføringer kr 1,4 mill. Se note 8 i avsnitt Inntekter fordelt pr gruppe Andre overføringer 0 % Kalk. inntekt ved kommunal tjenesteyting ved drift 1 % Overf. av midler fra egen kommune til inv. i fast eiendom 11 % Brukerbetalinger 1 % Andre salgs og leieinntekter 10 % Refusjoner 18 % Rammeoverføring fra egen kommune 57 % Andre statlige tilskudd 2 % Merforbruket dekkes langt på vei opp av tilsvarende merinntekt avsnitt se note 2 og 3 i Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 11 av 29

12 4.6 Inntekter sammenlignet med budsjett Grafen nedenfor viser sammenligning mellom budsjett 2003 og regnskap Kirkelig fellesråd i Trondheim - Inntekter Sammenligning mellom regnskap og budsjett Overf. av midler fra egen kommune til inv. i fast eiendom Andre overføringer Kalk. inntekt ved kommunal tjenesteyting ved drift Rammeoverføring fra egen kommune Andre statlige tilskudd Refusjoner Andre salgs og leieinntekter Brukerbetalinger Regnskap 2003 Budsjett Utgifter sammenlignet med budsjett Grafen nedenfor viser sammenligning mellom budsjett 2003 og regnskap Kirkelig fellesråd i Trondheim - Utgifter Sammenligning mellom regnskap og budsjett Investeringer i fast eiendom Overføringer Kalk. utgifter ved kommunal tjenesteyting ved drift Kjøp av varer og tjenester som inngår i produksjonen Sosiale utgifter Lønnsutgifter Regnskap 2003 Budsjett 2003 Sammenligning mellom budsjett og regnskap for 2003 viser følgende: Kjøp av varer og tjenester har økt med 30,8 % (4,4 mill.) Lønn og sosiale kostnader har økt med 10,7 % (4,4 mill.) Se kommentarer i pkt på side 10. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 12 av 29

13 5 Personal Året 2003 har vært et hektisk år på personalsiden med mange utfordringer. Det har ikke vært noen nye tilsettinger i året To medarbeidere har sagt opp sin stilling. Det har vært en omplassering til nytt tjenestested innen etaten med endring av arbeidsoppgaver. Av økonomiske grunner ble alle diakoner i Kirkelig fellesråd ble oppsagt. Dette medførte mye frustrasjon, oppgitthet og fortvilelse blant denne arbeidsgruppen. Også for kirkevergens administrasjon ble dette en stor oppgave. Imidlertid løste problemet seg og alle diakonene fikk beholde sine jobber etter at vedtaket ble omgjort. I året 2003 har Kirkelig fellesråd fått nytt datasystem. Hele virksomheten er på samme nett, og dette er et stort fremskritt og har gjort arbeidsdagen enklere. Alle ansatte som bruker PC har fått opplæring/kurs i den nye IT-løsningen. 142 personer deltok på 2-dagers grunnkurs, dvs. 284 kurs dager. Ca 26 kirketjenere/kirkegårdsarbeidere deltok på 1-dagers kurs. Dette utgjør ca 260 kurs dager. Av annen opplæring/kurs har vi hatt 2 kirkegårdsarbeidere som har gjennomført anleggsgartnerkurs. blitt laget mål og handlingsplan for oppfølging av mål og delmål. Dette håper vi skal være med på å redusere sykefraværet ytterligere. I forbindelse med IA-avtalen er ansvaret for oppfølging av den enkelte sykemeldte delegert ut til enhetslederne som følger opp den sykemeldte fra første sykefraværsdag. Alle enhetsledere med personalansvar har gjennomgått kurs/opplæring for å kunne håndtere dette. Individuell oppfølgingsplan og andre aktuelle tiltak skal være dokumentert. Originalen av disse dokumentene skal sendes kirkevergen/personal som har hovedansvart for at dette blir utført. Bedriftshelsetjenesten (BHT) har gjennomført en helseundersøkelse på kirkegårdsansatte i Rapport fra undersøkelsen er ikke mottatt fra BHT, grunnet sykdom ved etaten. Når det gjelder sykefraværet for 2003 har ikke dette gått ned fra Sykefraværet er på 10,1 % i Dette kan ha mange årsaker, men en av hovedgrunnene er at Kirkelig fellesråd har i året 2003 hatt mange langtidssykemeldte. Utvikling i sykefravær for Kirkelig fellesråd og for landet i % Stillingsbeskrivelser for ansatte i kirkevergens administrasjon er utarbeidet og vedtatt i Administrasjonsutvalget. 5.1 Arbeidsmiljø Kirkelig fellesråd har inngått samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. I forbindelse med dette er det Denne oversikten viser vårt sykefravær opp mot det sykefraværet som er på landsbasis. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 13 av 29

14 Som det går frem av diagrammet er ikke 4.kv kommet med her. I 3. kvartal ligger det på ca 9,8 %, med en økning i 4. kv til 10,1 %. I prosenttallet 10,1 % utgjør langtidssykemeldte totalt 63,8 %. Dersom vi ser på den totale masse er langtidssykefraværet 6,5 %, og fravær under 8 uker utgjør 3,6 %. I 2002 ble det gjennomført en omfattende helseundersøkelse i samarbeid med BHT, og denne viste at det psykososiale miljøet ikke var så bra. Uten at det i år 2003 er kommet noen klare signaler på dette, kan nok psykososiale forhold også i år være årsaken til et høyt sykefravær. Det vi har klare signaler på er at det fysiske arbeidsmiljø ikke er bra. I henhold til handlingsplan Helse, Miljø og Sikkerhet er det planlagt å gjennomføre vernerunder på hver arbeidsplass i samarbeid med BHT. Dette skal skje i Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 14 av 29

15 6 IT-investering og drift Kirkelig fellesråd har opplevd en revolusjon innenfor IT i Det har i mange år tidligere vært drøftet hvordan de ansatte skulle få tilgang til informasjonsteknologi. Mange utredninger har vært gjennomført, og medarbeiderne hadde ventet på en felles løsning. De hadde slitt med gammelt utstyr, som ikke var tilstrekkelig til å ta i bruk oppdaterte programversjoner, og de fleste avdelinger hadde ikke lokalt nettverk eller tilgang til internett. Dette resulterte i tungvinte interne rutiner, og mye dobbeltarbeid. Fellesrådet nedsatte et datautvalg i desember 2002, og dette utvalget fremla en innstilling overfor fellesrådet i mai Det ble da fattet en beslutning om at alle menigheter, kirkegårder og administrasjon skulle samles i en felles dataløsning. ComputerLand ble etter en anbudsrunde valgt som leverandør. Den valgte løsningen var den beste og rimeligste av 8 grundig vurderte tilbud. ITløsningen vil bety en effektivisering og kostnadsbesparing for Kirkelig fellesråd og menighetene. Den valgte løsningen (terminalserverbasert ASP-løsning) innebar gjenbruk av eldre eksisterende utstyr, og leie av lisenser med sentral drift. Implementeringen av løsningen startet i august 2003, og alle brukerne fikk opplæring i forbindelse med at de tok i bruk løsningen i september samme år. Kirkevergens ansatte og prestene i Trondheim til sammen 185 brukere har tilgang til de nødvendige program uavhengig av hvor de fysisk er plassert. 6.1 Mål Målet med en felles IT-løsning for alle ansatte i Kirkelig fellesråd i Trondheim var å få: Mer effektiv saksbehandling på den enkelte avdeling Bedre kommunikasjon mellom avdelingene i organisasjonen Benytte samme kontorstøtteprogram for alle medarbeidere Gi tilgang til e-post for alle ansatte Gi tilgang til internett for alle ansatte Felles løsning for informasjonsflyt gjennom internett-løsning (hjemmeside) og intranett-løsning (intern informasjonssystem) Sikker kommunikasjon internt/eksternt, og sikker datalagring Muligheter for mer effektiv utnyttelse av administrativt personell 6.2 Hva er oppnådd? I løpet av denne korte perioden (3 mnd) har brukerne fått et mer effektivt verktøy: Nettverksløsning som gir backup for alle data som er lagret Sikker løsning med brukernavn og passord for tilgang til ulike program og data E-postløsning for alle medarbeidere, som har gitt bedre mulighet for kommunikasjon både internt og eksternt, og til lavere kostnader. Dette har gitt lavere utgifter til telefon-/porto Effektiv beskyttelse av virus via e-post er også oppnådd Intranett for bedre interninformasjon, noe som har Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 15 av 29

16 medført at alle medarbeidere får tilgang til ny informasjon samtidig Hjemmeside for fellesrådet, kirkegårder, alle 21 menigheter Brukeropplæring i ulike fagprogram, for bedre effektiv utnyttelse av programmene og bedre interne arbeidsrutiner Mer effektiv intern utveksling av informasjon mellom menighetene i Trondheim. Tidligere bruk av telefaks og dobbeltregistrering utføres nå med elektronisk utveksling mellom avdelingene. Dette gir større effektivitet og bedre kvalitet Kirkegårdene har fått tilgang til program for kirkegårdene, noe de tidligere ikke kunne benytte grunnet dårlige kommunikasjonsløsninger Den nye løsningen har gitt oss en stabil drift og kontrollerte driftskostnader. 6.3 Utfordringer Den største utfordringen ligger i å få tatt ut effekten av investeringen i reduserte kostnader. Dette er bl.a. avhengig av en effektiv organisering av administrativt personell. Mangel på medarbeidernes IT-kompetanse og rutiner på flere områder medfører at det vil ta noe tid å få implementert en mer effektiv arbeidsmetode. Mange av medarbeiderne har ikke deltatt i ITopplæring tidligere, men basert sine kunnskaper på egenopplæring. Interne brukerutvalg er opprettet innenfor flere områder, hvor de ansatte er med i å definere felles bruk av systemet, noe som vil medvirke til at det er enklere å benytte, og på en standardisert måte. Intranett har vært et meget godt hjelpemiddel i å formidle informasjon om felles bruk av systemet. 6.4 Fremtid Gjennomgang av arbeidsprosesser innenfor de ulike områder er viktig for å ivareta at organisasjonen har effektive prosesser, og IT-løsninger som understøtter disse prosessene. Dette vil være satsningsområder, sammen med økt kompetanse i utnyttelse av investerte løsninger. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 16 av 29

17 7 Menigheter 7.1 IT Ett av årets største begivenheter var beslutningen om å få etablert en felles dataløsningen for alle menigheter. Dette har vært drøftet i mange år, og flere utredninger har vært fremlagt om denne saken. Fellesrådet vedtok i mai 2003 å investere i en ny felles løsning for hele organisasjonen. Dette har også vært et viktig ledd i å forbedre det interne samarbeidet mellom menighetene og mellom de enkelte menigheter og kirkevergens stab. Kompetanseheving Medarbeiderne fikk høsten 2003 en kompetanseheving gjennom et grunnkurs i ny løsning, samt opplæring i fagprogrammene som menighetene benytter for kirkebokføring, saksbehandling og planlegging av gudstjenesten. På denne måten er også medarbeiderne bedre i stand til å utnytte de muligheter som programmet har for effektivitet og saksbehandling i henhold til regelverk. Det ligger fortsatt mye muligheter i systemet for mer effektiv utnyttelse av administrative oppgaver, og dette kan realiseres gjennom en effektiv organisering av tjenesten. 7.2 Økonomi Menighetene har også i 2003 strevd med for dålige økonomiske rammer til drift av menighetsarbeidet, og vedlikehold av bygg. 7.3 Strategi / organisasjonsutvikling Fellesrådet har i lengre tid diskutert hvilken organisasjonen vi skal ha. Dette gjelder både antall enheter pr sone, og soneinndelingen. Beslutning om en ny organisasjon blir behandlet av KFiT våren 2004, noe som er viktig for å kunne gjennomføre den strategi som er vedtatt av Fellesrådet med hensyn til mer delegering ut i organisasjonen. 7.4 Nye kontorer Heimdal menighet har fått nye kontorlokaler. De gamle lokalene ble etter hvert for upraktiske og små slik at det ble nødvendig å skaffe menigheten nye lokaler. De nye lokalene er i Heimdalsveien 4, i et nytt bygg som ligger ca 100m fra de gamle lokalene. De nye kontorlokalene er blitt tilrettelagt etter menighetens ønsker og behov. Strinda/Berg menighetskontor flyttet i desember over gata til samme bygget som Administrasjon, og fikk gode og lyse kontorlokaler. 7.5 Brukerforum for regnskapsrapportering Det er etablert et eget forum for regnskapsrapportering, som jobber med å legge til rette for bedre rapporteringsmuligheter til hver enkelt menighet, og skal være en ressurs for de ulike menigheter som ønsker bistand for å få en bedre økonomisk oversikt. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 17 av 29

18 8 Kirker rehabilitering Alarmanlegg Det er i løpet av året blitt montert flere innbruddsalarmanlegg i Trondheims kirker og kapeller. Det betyr at alle kirker og kapeller i Trondheim nå har innbruddsalarm. Neste sikringsplan blir å montere brannvarslingsanlegg i alle kirker og kapeller. Berg kirke I Berg kirke har det i løpet av året blitt skiftet ut gulvbelegg. Det er nu lagt fliser på gulvet i kirken. Det er blitt en vesentlig styrking av gulvbelegget. Berg menighet har bidratt til å dekke halve kostnadene ved denne endringen. Hallset kirke. Prosjektering av ombygging av tak og ny veggbekledning ble igangsatt høsten Anbudsfristen er i mai 2004, og arbeidet forventes ferdig november Finansiering ligger i vedtatt økonomiplan. Havstein kirke Tilbygg på våpenhuset ved Havstein er ferdig. Det er blitt laget ny ankomst for funksjonshemmede til kirken. I samme anledning ble også hovedtrappen endret, tilpasset rullestolankomsten. Det er også laget toalett i tilbygget tilpasset både funksjonshemmede og funksjonsfriske. Heimdal kirke. Kirken måtte stenges høsten 2003 etter konstatering av soppsporespredning fra kjeller. Kirkerommet renovert og åpnet for bruk til jul. Kjelleren er ryddet, og holdes fortsatt stengt i påvente av utredning av tiltak og innhenting av anbudspris. Arbeidet er ikke igangsatt før finansiering er vedtatt. Lade kirke Det er blitt bedre tilrettelagt for funksjonshemmede ved Lade kirke. Ny rampe for funksjonshemmede er laget på vestsiden av kirken med inngang i våpenhuset. Det er skiftet nye taksten på hele kirken. Det er også blitt laget toalett i bårehuset, slik at det nå er mulighet for publikum å få tilgang på toalett. Toalettet kan brukes både av funksjonshemmede og funksjonsfriske. Det er også blitt foretatt oppussing av verkstedlokalene til mobilgruppen. Lokalene bak bårehuset er pusset opp og tilrettelagt både som lager og spiserom. Stavne kapell Det er blitt fortatt oppussing av kontorlokalene samt toalettene ved Stavne kapell. Det er også blitt lagt ny taksten, takpapp, og nye lekter til taksteinene på kapellet. Maling av vindskier som ble utskiftet er blitt gjort ferdig. Strinda Kirke - Nytt varmeanlegg Det er blitt montert nytt varmeanlegg i Strinda kirke. Varmeledning fra fjernvarmeanlegget går midt i veien nær opptil kirken, slik at det ble en enkel operasjon angående graving og montering av anlegget inntil kirkeveggen. Det er blitt skiftet ut nye rør og radiatorer i hele kirken. Komplettering av nye radiatorer er blitt gjort for å få bedre varme i kirken. Radiatorene er malt for å tilpasse kirkens interiør. Vår Frue Kirke Taksteinene på Vår Frue kirke er i dårlig stand. Taksteinene er laget av tegl og kalles enkrom taksten. Disse er etter hvert blitt slitt av vær og vind samt forurensing. Det løsner ofte biter av taksteinene slik at både overlapping og styrke svekkes. Feste for taksteinene er også i en slik tilstand at det ofte faller steiner ned fra taket. Det er blitt laget en tilstandsrapport vedrørende taket på Vår Frue kirke. Det ble anbefalt å skifte taksten, papp, sløyfer, og spikerlekter på hele kirken. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 18 av 29

19 9 Kirkegårder og krematoriet 9.1 Drift av kirkegårder Vedlikehold av grøntanlegg I 2003 er vedlikehold på kirkegårder redusert til et minimum,da budsjettet ble redusert med kr Gressklipping og bortkjøring av avfall fra våre kirkegårder er blitt prioritert. Annet vedlikehold, slik som vedlikehold av veger, renhold i buskrabatter har blitt nedprioritert. Sikring av gravminner Handlingsplanen for sikring av gravminner er i gang. Målet er å kontrollere sikringen av alle gravminnene på våre kirkegårder innen Kontroll av gravminner 2003 I år har vi kontrollert ca gravminner. Resultatet av dette viser at graver som ble tatt i bruk 2001og 2002 er ca % sikret. Der kirkevergen har gravstellsavtaler er ca. 70 % sikret. Der festeavtalen for 2003 ble fornyet var ca % usikret. Av disse har kirkevergen sikret ca. 300 gravminner. Privat næringsdrivende I handlingsplanen for gravminner skal vi forbedre rutinene med kontroll av gravminnene før de settes opp på kirkegården. Vi hadde et informasjonsmøte med steinhuggere og begravelsesbyrå som monterer gravminner for festerene ute på kirkegårdene. De fleste næringsdrivende har nå registrert seg hos kirkevegen som næringsdrivende etter 10 i vedtekter for Trondheim kommunes kirkegårder. 9.2 Gravferdsvirksomhet Seremonier i kirker og kapeller har fungert bra. Arbeidsplaner som er satt opp i samarbeid med soneleder/daglig ledere har blitt fulgt, og dette har gått etter planen. 9.3 Krematoriet Krematoriedriften har fungert bra på tross av tekniske problemer med ovnene. Istandsettelsen av ovn nr. 2 er kraftig forsinket, og dette førte til at ovnen var ute av drift store deler av året. Høsten 2003 ble det foretatt utslippsmålinger ved krematoriet. Resultatene visste at for støv og kvikksølv, var verdiene over de krav som forskriften krever. (Miljøverndep. Forskrift nr.1727 om utslipp fra krematorier). Innen må det bygges renseanlegg for å klare forskriftens rensekrav. 3 års garantibefaring ble utført av ovnsleverandøren høsten Ovnene ble godkjent. Bystyret har bevilget kr 2 mill. i budsjettet for 2004, slik at en del mangler ved krematoriebygget blir rettet. 9.4 Fornying av festeavgift Av ca 1000 festeavtaler som skulle fornyes i 2003 er ca 700 blitt fornyet. 300 fester er opphørt. Kirkevergen har ansvaret for at disse gravminnene blir fjernet fra kirkegården og etter 6 måneder kan de kondemneres og kjøres bort. De fleste gravminnene ble fjernet fra kirkegårdene høsten 2003, men fordi vi ikke hadde budsjett til ekstrahjelp står fortsatt noen gravminner igjen på enkelte kirkegårder. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 19 av 29

20 9.5 Gravstell Kirkevergen vedlikeholder ca gravsteder hvorav er gravfond. Resten er årlige vedlikeholdsavtaler. I 2002 ble ansvaret for gravstell delt inn i 3 roder: 1. Lademoen kirkegård 2. Tilfredshet kirkegård 3. Ytterkirkegårdene hvor Moholt og Havstein/Stavne fordelte avtalene mellom seg Emperie undervanningskasser Det ble montert kasser på ytterkirkegårdene i Disse har vist seg å fungere meget bra, både med hensyn til kvaliteten på planter og med hensyn til vanning. I år har vi satt ned undervanningskasser på Tilfredshet, ca 400 stk. I 2004 vil vi kunne se effekten av disse kassene sammenlignet med vanlig gravstell. 9.6 Krigsgravtjenesten Engelske krigsgraver på Stavne Dette feltet har vært vanskelig å vedlikeholde. Vi fikk fra krigsgravtjenesten tilskudd til å kjøpe inn 157 kasser, og disse ble satt ned høsten Den Tyske krigskirkegård I år har alle trærne blitt beskjært. Det er også her satt ned plantekasser i fellesbeddene. 9.7 Gravferder Nedenstående tabell viser antall kistenedsettelser og urnenedsettelser i Trondheim fordelt pr kirkegård. Sted Kistenedsettelse Urnenedsettelse Sum % urner Bratsberg 8 8 Byneset % Domkirkekgården % Havstein kirkegård % Heimdal kirkegård % Lade kirkegård % Lademoen kirkegård % Leinstrand kirkegård % Moholt kirkegård % Ranheim kirkegård % Stavne kirkegård % Tilfredshet kirkegård % Tiller kirkegård % Vår Frue kirkegård % Sum % Sendt utenfor Trh % Mottatt utenfor Trh % Totalsum % Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 20 av 29