Guiden viser og diskuterer korrekturfunksjoner, fargemerking, navigasjonsruten og søkefunksjoner.

Transkript

1 Guiden er om effektiv korrekturlesing og nyttige søkefunksjoner i Word. Guiden viser og diskuterer korrekturfunksjoner, fargemerking, navigasjonsruten og søkefunksjoner.

2 Denne guiden viser hvordan man korrekturleser på en effektiv måte i Word. Vi skal også vise fargemerking, navigasjonsruten og søkefunksjoner. I denne guiden: 1: Korrekturverktøy 2: Fargeutheving 3: Navigasjon og søk Det finnes to hovedmåter for å lage merknader og korrekturlese et Worddokument. Den første er Merknader, og den andre er Spor Endringer. Merknader lar en markere steder i en tekst som man ønsker å se mer på senere (notat til en selv), eller som noen andre skal se på senere (notat til andre). Klikk Se Gjennom > Ny Merknad for å merke ordet, setningen eller avsnittet som skal korrigeres der skrivemarkøren står. På bildet ser vi at merknadsboksen står utenfor margen med en kommentar. Det merkede området er nå lettere å få øye på, og korrigeringen kan utføres raskere. Når man skal gå gjennom dokumentet for å undersøke merknadene kan man bruke knappene > Forrige og Neste for å bla mellom merknadene. Gjør endringer ved å markere hele ordet/setningen/avsnittet som befinner seg innenfor klammen og skriv inn den nye teksten. Legg merke til at merknadsboksen forsvinner. I tillegg kan man bruke knappen > Avvis i Endringer-gruppen for å fjerne merknader der man ikke er enig i den foreslåtte endringen/ikke vil gjøre noen endringer. Dette fjerner merknadsboksen. Hvis man vil fjerne alle merknader i hele dokumentet: stå i en merknad > Merknader-gruppen > Slett > (trekk ned menyen) Slett alle merknader i dokumentet. Den andre måten man kan korrekturlese og iverksette endringer på, er ved å bruke Spor Endringer i Sporingsgruppen. Man må velge markere det ordet/setningen/avsnittet man skal foreslå en endring til, deretter klikke > Spor Endringer. Nå kan man skrive den nye teksten. Den nye teksten legger seg automatisk etter den opprinnelige. Den opprinnelige teksten gjennomstrekes (se bildeeksempel under), og begge tekster får blå farge for å indikere at endringene ikke er godkjent ennå. 2

3 Når man får tilbakesendt en tekst med endringsforslag, må man gå til endringene for å Godta eller Avvise dem. Bruk Forrige og Neste for å bla frem og tilbake. Som regel bruker man Godta for først å godta at det gjennomstrekede ordet fjernes, og deretter at det nye ordet godkjennes. Når begge deler er godtatt, forsvinner sporene etter endringene (det motsatte gjelder hvis man vil beholde den opprinnelige teksten og avvise den foreslåtte endringen, da brukes > Avvis). Godta eller Avvis alle endringer i dokumentet ved å trekke ned menyene under de samme knappene og klikk > Godta alle endringer i dokumentet/> Forkast alle endringer i dokumentet. Disse to metodene kan også kombineres. Med Spor endringer påslått kan man lage merknader til teksten samtidig som man foreslår korrigeringer. Forstå at Merknader og Endringer må klareres og fjernes fra dokumentet i to vendinger (Merknader må Slettes, og Endringer må Godtas/Avvises). Mange har bruk for en digital «merkepenn» når de jobber med egen eller andres digitale tekster. Enten man vil markere noe for fremtidig bearbeiding eller fremheve noe som er spesielt relevant i en annens tekst, er Uthevingsfarge det foretrukne verktøyet. Du finner det under fanen Hjem. Det er to måter man kan markere tekst på. Den første er å markere ordet/setningen/avsnittet med musen, og deretter klikke på Uthevingsfarge. Deretter kan man skrive videre. Den andre er å klikke på Uthevingsfarge og deretter bruke musen som en tusj. Klikk på Stopp Utheving for å få tilbake normal musemodus, eller bare klikk (uten å dra) der du vil fortsette å skrive. Fordelen med tusjemodus er at man raskt kan markere mange og store områder med tekst. Når man etter hvert får et dokument som inneholder mange markerte områder og det er på tide å sende dokumentet videre, kan man enkelt fjerne alle markeringer med et enkelt grep: tast Ctrl + a for å markere alt innholdet i dokumentet. Deretter velger du Ingen Farge fra Uthevingsfargemenyen (se bildet over). All fargeutheving blir nå fjernet. 3

4 Etter hvert som et dokument vokser og man har selvfølgelig brukt stilformateringer i overskrifter så får man et behov for lettere å kunne finne frem uten alltid måtte rulle og bla gjennom sidene på leting etter noe. Under fanen Visning finnes > Navigasjonsrute. Til venstre i arbeidsområdet kan man nå se og bruke Navigasjonsruten. Denne er verdiløs med mindre man har brukt Overskriftsformateringer slik at man har kapitler, underkapitler og avsnittsoverskrifter slik som i eksempelet (se egen manual for mer om dette). Klikk på et Overskriftsnivå i Navigasjonsruten for å hoppe direkte til starten av kapitlet/avsnittet. Klikk på de små trianglene før Overskriftsnavnet for å vide ut/trekke sammen alt som skjuler seg under Overskriften. Du kan lett søke opp ord/setninger via Navigasjonsruten. Skriv ordet inn i søkefeltet rett under der det står Navigasjon, og du får en mulighet til å bla gjennom alle forekomstene av ordene. Alternativt kan du markere ord i teksten og taste Ctrl + b for å bruke dette som søketerm. Bla med pilene for å finne forrige eller neste forekomst. Når man hopper i dokumentet på denne måten kommer Navigasjonsruten til sin rett. Både søkeordet og kapittelet markeres med gult slik at det blir lettere å orientere seg. Søkefunksjonen og Navigasjonsruten har ytterligere funksjonalitet. I stedet for at kapitlene og treffene kun sees som overskrifter i en liste, kan man også vise dem som Sider og Tekstutdrag: 4

5 Sidevisning gjør det lettere å kjenne igjen sider med bilder på, mens Tekstutdrag gir kontekst som gjør det lettere å finne frem til avsnittet man var ute etter selv om man har mye tekst uten bilder. Tips: søkefunksjoner er innebygget i stort sett alle dataprogrammer, men brukes dessverre sjeldnere enn de burde. I nettlesere kan man søke på nettsider med Ctrl + f, og Windows har en egen Utforsker («Min Datamaskin») hvor man har et søkevindu - også videre. Om man søker etter ord, filer eller mapper, så gjelder et felles råd: vær nøye med rettskrivingen! Mange søkefunksjoner kan være veldig saklige og nekter å finne ting som er bare er delvis riktig skrevet/feil skrevet. Hvis man er i tvil, prøv med bare de første bokstavene av ordet. Egennavn er alltid lettere å finne enn hyppig brukte ord. Særbokstaver (æ, ø, å og z, x og c) er lette å finne i norske tekster. Man kan søke etter vage fornemmelser av noe man vet omtrentlig hvor er ved å søke etter et spesielt ord i en setning. JKP-HiT 20/01/2014 Kan fritt distribueres og endres innad i Høgskolen i Telemark 5