Byrådssak /11. Dato: 19. april Byrådet. Statusmelding kjøkkenstruktur pr april 2011 SARK

Transkript

1 Dato: 19. april 2011 Byrådssak /11 Byrådet Statusmelding kjøkkenstruktur pr april 2011 JPST SARK Hva saken gjelder: I saken rapporteres status i arbeidet med gjennomføring av vedtak om kjøkkenstruktur i Bergen kommune oppfølging av evalueringsrapporten, og forslag til tiltak som kan medvirke til ytterligere forbedringer av kvaliteten på tjenesten. Status viser at planen, med noen få unntak, er gjennomført i samsvar med bystyrets vedtak. Oppgaver som gis særlig oppmerksomhet er: Ernæring. Kvalitetssikring og dokumentasjon er innført i institusjonene fra Ernæring. Kvalitetssikring og dokumentasjon er fra 2011 innført i hjemmetjenestene. Det er utpekt ernæringskontakter i alle grupper. internkontroll mat. Kvalitetssikring og dokumentasjon er innført i institusjonene. Årlige internt tilsynsbesøk. Kontraktsoppfølging av leverandørene. Finne løsning på tilkomst- og nøkkelproblematikk i f.m. levering til hjemme boende brukere. Videreutvikle kravspesifikasjonen for eksternt kjøp av middager til institusjoner, hjemmeboende m.fl. Gjennomføre ny konkurranse om levering av middager for perioden Reetablering av kjøkkendrift ved nye Fyllingsdalen Sykehjem. Fra bystyresak "Ny kjøkkenstruktur" hitsettes vedtakspunkt 1 a Dagens produksjon ved Gullstøltunet sykehjem videreføres i kommunal regi. Videre utbygges produksjonskjøkken ved Kolstihagen sykehjem slik at disse to kjøkken samlet kan produsere inntil 50% av den totale etterspørselen/behovet for varm mat. Etter nedlegging av Florida sykehjem med 64 plasser og middagsleveranser fra ekstern leverandør og oppstart av nye Fyllingsdalen sykehjem med eget produksjonskjøkken i 2012, vil den vedtatte produksjonskapasiteten ved kommunens egne kjøkken utgjøre ca porsjoner(55%) av et estimert samlet behov på porsjoner. Gitt full utnyttelse av den kommunale produksjonskapasiteten, vil det således ikke være mulig å i møtekomme 1

2 intensjonene i bystyrevedtaket fra 2001 om at minst 50% av den samlede middagsproduksjonen skal konkurranseutsettes. Fordelingen av middags- produksjonen mellom kommunens egne kjøkken og det som konkurranseutsettes, bør bestemmes av samlet behov/etterspørsel og den kommunale produksjonskapasiteten som er vedtatt etablert ved kommunens egne kjøkken. Ved utlysing av ny konkurranse for levering av middager høsten 2011 bør det, basert på et totalbehov på porsjoner og en egenproduksjon på porsjoner, lyses ut konkurranse om levering av ca middagsporsjoner pr år i avtaleperioden. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Vedtak i bystyremøte , sak Kjøkkenstruktur i Bergen kommune oppfølging av evalueringsrapport. Bystyret ber om å bli orientert om framdriften i arbeidet gjennom årlige statusmeldinger fra byrådet. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Statusmelding pr. april 2011 om kjøkkenstruktur i Bergen kommune tas til orientering 2. Ved utlysing av ny konkurranse om levering av middager til institusjoner, hjemmeboende m.fl. høsten 2011, legges til grunn leveranse av ca porsjoner pr år i avtaleperioden. Monica Mæland byrådsleder Hilde Onarheim byråd for helse og inkludering 2

3 Saksutredning: 1. Bakgrunn Bystyret gjorde i møte sak Kjøkkenstruktur i Bergen kommune oppfølging av evalueringsrapport følgende vedtak: Bergen bystyre ber om å bli orientert om framdriften i arbeidet gjennom årlige statusmeldinger fra byrådet. Statusmeldinger vedrørende oppfølging av evalueringsrapporten har nå vært fremlagt i 5 år. De aller fleste oppfølgingspunktene er nå gjennomført, og resten vil bli fulgt opp fremover. I tillegg vil nye områder og forhold vies oppmerksomhet og nye tiltak iverksettes. Byrådet foreslår derfor at rapporteringen i forhold til evalueringsrapporten fra 2006 opphører fra og med 2012, slik at dette blir den siste rapporten som fremlegges. 2. Status pr. april Det vises også til tilsvarende sak som redegjorde for status pr. april Nedenfor er det gitt kommentarer mht. gjennomføring av det enkelte vedtakspunkt i bystyrevedtaket av Under forutsetning av at det gjennomføres kvalitetssikrende tiltak når det gjelder mat og ernæring ved institusjonene, hvor middagene suppleres med egenproduserte deler manuelt og at det tilføres/gjeninnføres en matfaglig ansvarlig personalressurs, kan sous vide være produksjonsmetode for produksjon av varmmat. Aldersinstitusjonene har felles rutiner for å ivareta matvaresikkerheten. Rutinene omfatter bestilling, varemottak, lagring og gjenoppvarming. Samtlige institusjoner har utstyr for å kunne utføre relevant kontroll og dokumentasjon av temperatur i maten ved mottak, under lagring, og ved servering. Det gjennomføres årlig ik-mat-revisjon i institusjonene Det er utarbeidet og iverksatt rutiner for å sikre enkeltindivider i institusjon og hjemmeboende en betryggende og god ernæring. Rutinene bygger på Nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring. Det er lagt vekt på at rutinene skal være enkle å etterleve, og at en skal dokumentere beboernes ernæringsstatus hver måned, samt iverksette tiltak når det er påkrevd. Arbeidet med menyene er en kontinuerlig prosess, hvor utgangspunktet er et alminnelig godt norsk kosthold. Matomsorgsgruppen og Produktrådet (brukerstyrt) samarbeider tett med produsentene for å kunne tilby næringsrike, varierte og vel tillagede måltider til hjemme boende og beboere i aldersinstitusjonene. I alle institusjonene er det opprettet matkontakter som har et særlig ansvar i forhold til denne tjenesten. Oppfølging av ernæringsstatus for den enkelte beboer inngår som en del av den samlede pleie- og omsorgstjenesten. I hjemmesykepleien er det opprettet ernæringskontakter i hver gruppe. 3

4 2. Under forutsetning av mattilsynets godkjenning, reetableres det to kommunale institusjonskjøkken etter produksjonsmetoden kok/ server og med levering til andre institusjoner og eldresentre utover eget bruk. Disse 2, lokalisert i Kolstihagen sykehjem og Lyngbøtunet, organiseres i et felles kommunalt foretak sammen med Gullstølen Kjøkken K F. Etter to år vil bystyret vurdere om antall kommunale institusjonskjøkken bør utvides med ytterligere 2. Kolstihagen og Lyngbøtunet kjøkken ble reetablert som varmmat produserende enheter sammen med Gullstølen kjøkken Foruten produksjon av middag til vertsinstitusjonen leveres mat til 3 mindre institusjoner samt til noen eldresentre. Den årlige produksjonsmengden for disse to kjøkken utgjør i underkant av porsjoner. I løpet av 2012 reetableres det varmmatproduksjon ved nye Fyllingsdalen Sykehjem. Kapasiteten ved dette kjøkkenet er inntil porsjoner pr. år. 3. Bergen kommune må i samarbeid med produsentene av sous vide middagene, satse sterkt på å få utviklet mer varierte menyer for de som er avhengige av diettmat. Arbeidet med menyer er en kontinuerlig prosess. Basert på en veiledende meny utarbeider leverandørene et forslag som sendes på høring til Matomsorgsgruppen, og deretter til Produktrådet (brukerstyrt) for endelig beslutning. Produktrådet har møter 4 ganger i året. Spesialkost /diettmat produseres etter samme meny som normalkost. Begge leverandører leverer ønskekost etter egne menyer. Uke menyer med stor skrift til oppslag i sykehjemsavdelinger og på eldresenter er tilgjengelig på kommunens Intranettside/Matomsorg. Menyene, sammen med råd og veiledning for lagring og gjenoppvarming, er lagt ut i portalen, og er dermed tilgjengelig for hjemmeboende brukere, hjemmesykepleien og pårørende. 4. Private institusjoner som ønsker å produsere etter kok - server metoden gis anledning til det. De samme institusjoner gis anledning til å selge kok - server mat til de institusjoner /servicesentre som ønsker det. Private institusjoner/eldresentre kan seg i mellom inngå bilaterale avtaler om kjøp/salg av middag. Dette er også formidlet på fellesmøte med de private institusjonene. 5. Gullstølen kjøkken får utvidet sin produksjonsmengde med ca 25 % for å kunne oppnå optimal produksjon, dvs. en økning i markedsandel fra ca 33 % til ca 41 %. Produksjonsøkningen ble gjennomført pr Produksjonsmengden er etter dette optimal og utgjør i underkant av porsjoner i året. 4

5 6. Bergen bystyre ber om at ordningen med sous vide middager til de hjemme boende forbedres og utvikles kvalitativt. Med dette menes både selve kvaliteten på middagsmaten, porsjonsstørrelsen, emballasjen og ikke minst, langt større fleksibilitet i bestillingsrutinene. Videre ber Bergen bystyre om at de hjemmeboende i fremtiden selv skal kunne velge leverandør av den ombrakte middagsmaten, også middagsmat produsert etter kok - server metoden. Middagsporsjonene som distribueres til hjemmeboende er ikke av sous-vide produksjon, men er pakket som kok-kjøl. Middagene tilbys i to ulike porsjonsstørrelser. Bruker kan velge bort middagsvarianter de ikke ønsker/liker, og får da alternativ til dagens meny. Bestillingstid er satt til 2 virkedager, og hastelevering til 1 virkedag før levering. Utkjøring av kalde middager utføres 2 ganger pr uke i tidsrommet kl Utkjøring av varme middager inntil 7 dager i uken i tidsrommet kl Leverandøren har et selvstendig ansvar tilkomst til bolig, oppbevaring av nøkler, og forsvarlig overlevering av middagsporsjoner i brukers kjøleskap eller fra "hånd til hånd". Gode råd, og veiledning om lagring og tilberedning er lagt ut på Bergen kommunes nettsider. Frokost og kveldsmat er priset inn som en tjeneste i omsorgsboligene. Produksjon og levering av mat etter kok/server metoden overfor hjemme boende er ikke en del av konkurransen om levering av mat, jfr. uttalelse fra Mattilsynet. 7. Det utlyses ny konkurranse om levering av varmmat høsten Private og kommunale institusjoner, seniorsentre med kok - server metoden kan delta i konkurransen. Ny konkurranse om levering av middager til institusjoner og hjemmeboende m.fl. vil bli kunngjort høsten 2011, og ny(e) leverandør(er) overtar , når inneværende avtale utløper. I konkurransen vil det bli lagt til grunn produksjon og levering skal utføres etter sous-vide-metoden, men at mat til hjemmeboende kan produseres og pakkes som kok-kjølporsjoner. 8. Bergen bystyre ber byrådet se nærmere på de utfordringer som ligger i å få matombringing til de hjemme boende nærmere samordnet pleie og omsorgstjenestene, og ber derfor om at det igangsettes kvalitetssikrende tiltak vedrørende mat og ernæring til de hjemme boende eldre, slik Evalueringsutvalget påpeker i sin rapport. Herunder bes byrådet se på det påpekte behovet for å få iverksatt en egen ernæringspolitisk handlingsplan for de hjemme boende eldre. Behovet for en matfaglig ansvarlig i hvert pleie- og omsorgsdistrikts må også utredes i denne sammenheng. Med utgangspunkt i Nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av 5

6 underernæring", samt Bergen kommunes egne rutiner for oppfølging av ernæringsstatus hos beboere i sykehjem, gjelder tilsvarende rutiner fra våren 2011 også for hjemmeboende tjenestemottakere. Beboere i serviseboliger tilbys i større grad fellesmåltider der det er egnede lokaler til dette. Det er opprettet egne ernæringskontakter i alle hjemmesykepleiens gruppekontorer. 9. Merutgifter til investering og drift av tiltakene forutsettes innarbeidet i fremtidige tertialrapporter og budsjetter. Investeringer knyttet til økt produksjon Gullstølen Kjøkken K F, samt til reetablering av Kolstihagen sykehjem og Lyngbøtunet ble innarbeidet i investeringsbudsjettet for Oppsummering a. Gullstølen Kjøkken med underliggende avdelinger har utvidet produksjonskapasiteten sin som forutsatt. b. Kvalitetssikrende tiltak i forhold til matvaresikkerhet er iverksatt. c. Kvalitetssikrende tiltak i forhold til ernæring er iverksatt. d. Produsentene leverer en mer variert meny. e. Hjemmeboende brukere kan velge mellom to porsjonsstørrelser. f. Beboere i omsorgsboligene tilbys i større grad fellesmåltider til frokost, middag og kveldsmat. g. Portalen er tatt i bruk for å informere publikum om tjenestene. h. Ytterligere et kok/server kjøkken er vedtatt reetablert, ved Fyllingsdalen Sykehjem. 3. Fordeling av middagsleveranser mellom kommunale kjøkken og privat leverandør Fra bystyresak "Ny kjøkkenstruktur" hitsettes vedtakspunkt 1 a Dagens produksjon ved Gullstøltunet sykehjem videreføres i kommunal regi. Videre utbygges produksjonskjøkken ved Kolstihagen sykehjem slik at disse to kjøkken samlet kan produsere inntil 50% av den totale etterspørselen/behovet for varm mat. Vedtaket er å forstå slik at minst 50% av middagsleveransene skal lyses ut for konkurranse i markedet. Gullstøltunet, Kolstihagen og Lyngbøtunet står i dag for den kommunale andelen av middagsproduksjonen. I 2012 åpner nye Fyllingsdalen sykehjem med 130 plasser og eget produksjonskjøkken, mens Florida sykehjem med 64 plasser legges ned. Florida sykehjem får middag levert fra ekstern leverandør. Ved åpningen av nye Fyllingsdalen sykehjem og nedlegging av Florida Sykehjem vil kommunens andel av middagsproduksjonen øke til ca middager( ca 55 % av totalen), mens den konkurranseutsatte andelen reduseres til middager( ca 45% av totalen). Gitt full utnyttelse av den kommunale produksjonskapasiteten, vil det således ikke være mulig å i møtekomme intensjonene i bystyrevedtaket fra 2001 om at minst 50% av den 6

7 samlede middagsproduksjonen skal konkurranseutsettes. Skal den kommunale andelen av totalproduksjonen(ca middagsporsjoner) ikke overstige 50 %, må kommunes egenproduksjon reduseres med ca porsjoner ved at Gullstøltunet reduserer sin produksjon fra ca til ca , eventuelt kombinert med at Lyngbøtunet og Kolstihagen slutter å produsere for andre enheter. Som det fremgår av pkt 2 tiltak 5 i ovenstående statusmelding fikk Gullstølen kjøkken i 2006 med henblikk på optimal produksjon utvidet sin produksjonsmengde til ca porsjoner. Det ville være uheldig å redusere denne produksjonsmengden igjen. Høsten 2011 skal det lyses ut ny konkurranse om av middagsleveranser til institusjoner og hjemmeboende, og ny leverandør/nye leverandører skal overta når kontrakten utløper Den vedtatte økningen av produksjonskapasiteten ved kommunens egne kjøkken tilsier at vedtaket i bystyresak 0090/2001 om produksjonsbegrensningen på 50% av totalen bør vurderes på nytt før utlysing av konkurranse om middagsleveranser fra Anbefaling/konklusjon Fordelingen av middagsproduksjonen mellom kommunens egne kjøkken og det som konkurranseutsettes bør bestemmes av samlet behov/etterspørsel og den kommunale produksjonskapasiteten som er vedtatt etablert. Etter etableringen av det nye Fyllingsdalen sykehjem med eget produksjonskjøkken, har kommunens egne sykehjem en produksjonskapasitet på ca middagsporsjoner av et estimert totalbehov på Det foreslås derfor at det i forbindelse med utlysing ny konkurranse for levering av varmmat lyses ut konkurranse om levering av ca middagsporsjoner pr år. 7