1 Innledning Mandat, avgrensninger og metode Hovedkonklusjoner og anbefalinger... 4

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kommuneadvokaten Unntatt offentlighet Off.l. 14 Opphevet av byrådet 16. september 2014 Notat Saksnr.: Saksbehandler: HERR Emnekode: ADV-8550 Til: Byrådsleders avdeling v/kommunaldirektør Robert Rastad. Kopi: Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke v/kommunaldirektør Harm-Christian Tolden og prosjektleder Haakon Vatle. Fra: Kommuneadvokaten v/ kommuneadvokat Helge Strand og advokat Kristine Herrebrøden Dato: 15. september 2014 Tall Ships Races Bergen 2014 Rettslig vurdering 1 Innledning Mandat, avgrensninger og metode Hovedkonklusjoner og anbefalinger Sakens faktum Om The Tall Ships Races Organisering av TSRB Finansiering av TSRB Inngåelse av samarbeidsavtaler med sponsorer Inngåelse av sponsorsamarbeid med bryggeri Disponering av uteareal Utstedelse av skjenkebevilling for utvidete uteserveringsarealer under TSRB Gjennomføring av arrangementet Oppslag i Bergens Tidende Uttalelse fra Helse- og omsorgsminister Bent Høie Begrunnelse Rettslig vurdering Innledning Alkoholloven... 24

2 5.2.1 Innledning Utstedelse av skjenkebevillinger Avgjørelsesmyndighet Vilkår i skjenkebevilling Bevillingsgebyr Samarbeidsavtalen med Hansa Innledning Reklameforbud Avtalebestemmelsen om omsetningsbasert vederlag Disponering av offentlig grunn Grensen mellom myndighetsutøvelse og bruk av privatrettslig autonomi Hadde kommunen hjemmel til å inndra serveringsareal under TSRB 2014? Var avtalene om utleie av areal under TSRB 2014 lovlige? Gjennomføring av arrangementet Ulik behandling av leietakerne Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Generelt om kontraktsbegrepet Regelverkets anvendelse på avtaler om sponsorsamarbeid Nærmere om enkelte sponsoravtaler under TSRB Konkurranseloven Innledning Eksklusivitetsavtaler i strid med konkurranseloven 10? Avsluttende merknader om prosjektets organisering Innledning ***** Bergen kommune (heretter også «kommunen») var i perioden 24. til 27. juli 2014 vertshavn for Tall Ships Races og arrangerte havnefestival i Bergen sentrum (arrangementet heretter også benevnt «TSRB 2014»). Kommuneadvokaten er bedt om å utrede rettslige forhold knyttet til sider ved arrangementet. Mandat, arbeidsmetode og avgrensninger belyses i punkt 2. Hovedkonklusjoner og anbefalinger gis i punkt 3. I punkt 4 vil vi gjennomgå hovedtrekkene i sakens faktum, før vi i punkt 5 gir vår rettslige vurdering. I punkt 6 vil vi gi noen avsluttende merknader knyttet til prosjektets organisering. 2 Mandat, avgrensninger og metode Kommuneadvokaten fikk i møte hos byrådsleders avdeling 8. august 2014 i oppdrag å utrede juridiske forhold knyttet til TSRB Henvendelsen var foranlediget av den kritikk som var blitt fremført gjennom media mot gjennomføringen av arrangementet, da særlig knyttet opp mot samarbeidsavtale mellom Bergen kommune og Hansa Borg Bryggerier (heretter «Hansa») av 7. januar 2014 og disponering av uteserveringsareal under arrangementet. Kommuneadvokaten har ikke gitt rådgivning i forkant av eller under TSRB De problemstillingene som behandles i dette notatet, er således ikke vurdert tidligere ved vårt kontor. 2 av 46

3 TSRB 2014 var et stort og komplekst prosjekt som berørte en rekke ulike ansvarsområder i Bergen kommune, og som forutsatte en stor innsats over lang tid både fra prosjektstab, ulike etater i kommunen samt fra frivillige. Vi har avgrenset vårt oppdrag til å omfatte juridiske problemstillinger knyttet til de sidene ved arrangementet som kritikken har omhandlet, nemlig disponering av uteserveringsareal og sponsor/samarbeidsavtaler. Vår utredning er en vurdering av lovlighet på avgrensede områder, ikke en granskning eller forvaltningsrevisjon av arrangementets gjennomføring. Vi vil likevel komme med enkelte anbefalinger underveis til bruk ved fremtidige arrangementer. Det har medgått mye tid til å innhente informasjon og dokumentasjon for å få nødvendig oversikt over sakens faktum. Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke har gitt oss tilgang til samtlige dokumenter i sak «Tall Ships Races 2014». Vi har også fått oversendt dokumentasjon fra Kontor for skjenkesaker 1, Grønn etat, Etat for bygg og eiendom og fra prosjektleder for TSRB 2014 Haakon Vatle (heretter også «Vatle»). Vi har også hatt tilgang til byrådets og bystyrets saksdokumenter. Dokumentliste er inntatt som vedlegg 1 til notatet. Vi har fra 11. august til 1. september 2014 innhentet og gjennomgått den mottatte dokumentasjon og hatt følgende møter: - Møter med byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke ved prosjektleder for TSRB 2014 Haakon Vatle og kommunaldirektør Harm-Christian Tolden 13. august Møte med kontor for skjenkesaker v/ Bent Lundø og Astrid Karin Monsen 14. august Møte med Etat for Bygg og Eiendom v/ Kristine Himle 14. august Møte med Grønn etat v/ellen-karin Nordhus 15. august Telefonmøte med Hansa Borg Bryggerier v/ Erik Wiik 15. august Møte med prosjektleder Haakon Vatle 19. august Møte med Innkjøpsseksjonen v/ole Rasmussen og Bjørn-Yngve Knutsen 20. august Telefonmøte med prosjektleder for Tall Ships Races Fredrikstad 2014, Bjørg Western, 20. august Telefonmøte med prosjektkoordinator for Tall Ships Races Esbjerg 2014, Stefan Jull, 25. august - Telefonmøte med etat for bymiljø og utvikling i Stavanger kommune v/ jurist Ove Rødstøl 26. august Telefonmøte med prosjektleder for Tall Ships Races i Kristiansand i 2010 og 2015, Bjarne Ugland, 1. september Vi har ellers hatt løpende kontakt med prosjektleder Vatle pr telefon og e-post. Det faktum vi bygger våre rettslige vurderinger på, blir nærmere belyst i punkt 4. Prosjektleder Vatle har fått notatet i utkast form for gjennomsyn i forkant av ferdigstillelse. Vi tar forbehold om at det kan være sider ved faktum som ikke er fullstendig opplyst. 1 Samt tilgang til bksak av 46

4 3 Hovedkonklusjoner og anbefalinger Det overordnede spørsmålet Kommuneadvokaten har vurdert er om det i forbindelse med TSRB 2014 ble begått regelbrudd fra Bergen kommune sin side ved disponering av uteserveringsarealene og ved inngåelse av sponsoravtaler. Bergen kommune har hatt flere roller knyttet til TSRB Kommunen er arrangør og vertskap for havnefestivalen. Kommunen er grunneier og utleier av arealet der arrangementet gjennomføres. Kommunen er også avtalepart og bevillingsmyndighet for tillatelser til å servere alkohol. Disse rollene stiller ulike krav og forventninger til kommunen, som må avstemmes mot gjeldende regelverk. Det er videre slik at ansvar og avgjørelsesmyndighet for de ulike rollene innad i kommunen er fordelt på ulike etater og enheter. Vi har som nevnt ovenfor avgrenset vår vurdering til å drøfte disponering av uteserveringsareal og etablering av sponsorsamarbeid. De sider ved arrangementet vi drøfter i dette notatet reiser spørsmål om overholdelse av alkoholloven, konkurranseloven, lov om offentlige anskaffelser, samt overordnede forvaltningsrettslige og avtalerettslige prinsipper. Et gjennomgående tema er hvilke innskrenkinger i handlefriheten nevnte regelverk pålegger en kommune og hvilke særlige krav til prosedyre og fremgangsmåte som oppstilles. Våre konklusjoner og anbefalinger kan sammenfattes som følger: Byrådet og kontor for skjenkesaker har ikke handlet i strid med alkoholloven ved utstedelse av skjenkebevillinger i forbindelse med TSRB Det er ikke stilt vilkår for skjenkebevillingene ut over ordinære vilkår. Det er heller ikke inndratt skjenkebevillinger, kun utstedt nye bevillinger for nye og utvidede skjenkearealer under arrangementet. Bevillingsinnehaverne er ikke pålagt bevillingsgebyrer ut over det som er hjemlet i forskrift, og det er ikke stilt som vilkår for bevilling at en bestemt leverandør velges. Se nærmere punkt I samarbeidsavtale mellom Bergen kommune og Hansa er det inntatt bestemmelse om omsetningsbasert vederlag. Dette innebærer ikke et brudd på reglene om bevillingsgebyr i alkoholloven 7-1. Alkoholloven 7-1 regulerer omfanget av gebyrer som innkreves fra bevillingsinnehaver til kommunen. Det aktuelle vederlaget på 6 kroner pr liter omsatt øl er en sponsorytelse fra bryggeriet til kommunen og vedrører ikke rettighets- og pliktforholdet mellom kommunen og den enkelte bevillingsinnehaver. Bestemmelsen kan klart ikke fortolkes slik at den analogisk innskrenker avtalefriheten overfor tredjepart. Lovbestemmelsen begrenser således ikke adgangen til å erverve inntekter i form av sponsormidler. Det omsetningsbaserte vederlaget har ikke ført til høyere priser for restauratørene eller konsumentene, da Hansa har benyttet listepris overfor restauratørene. Se nærmere punkt Hansa Borg Bryggerier og Bergen kommune har ikke brutt reklameforbudet i alkoholloven 9-2 første ledd. Det er ikke reklamert for alkoholholdig drikke og 4 av 46

5 Hansa sitt varemerke ble ikke eksponert i strid med bestemmelsen. Se nærmere punkt Bergen kommune ved Grønn etat og Etat for bygg og eiendom hadde hjemmel i avtalene med leietakerne til å kreve uteserveringer fjernet fra kommunal grunn under TSRB 2014, og leietakerne hadde ikke krav på redusert leie ved kortere inndragelser enn 14 dager. Kommunen hadde også saklig grunn til å inndra og omdisponere serveringsarealene. Det var ønskelig å benytte Vågen som festivalområde grunnet havneområdets sentrale beliggenhet. Alternativet kunne være å legge denne type arrangement til industrihavneområder for å unngå å gripe inn i eksisterende næringsinteresser, dette ville verken publikum eller næringslivet vært tjent med. Kommunen hadde således et velbegrunnet behov for å få fristilt de serveringsareal som lå innenfor festivalområdet. Se nærmere punkt Kommunen hadde i kraft av sin eiendomsrett til grunnen adgang til å disponere over de inndratte areal ved inngåelse av nye utleieavtaler. Vilkårene om høyere leiepris var saklig begrunnet i et legitimt behov for finansiering av arrangementet og kan ikke anses som et urimelig avtalevilkår. TSRB 2014 var åpent for alle og gratis for publikum. Arrangementet trakk store folkemengder til sentrum og bidro derfor til at næringsaktørene på arrangementsområdet fikk et kraftig forhøyet omsetningspotensiale. Samtidig var de samlede kostnadene ved arrangementet på rundt MNOK 20, hvorav Bergen kommune som arrangør hadde påtatt seg å betale MNOK 12. Budsjetterte inntekter fra utleie av serveringsareal var MNOK 0,75, mens budsjetterte inntekter fra sponsorinntekter var MNOK 6,15. Det er etter vårt syn både hensiktsmessig og naturlig at deler av kostnadene for denne type arrangementer dekkes inn ved inntekter fra næringsaktører, både i form av sponsorinntekter, men også i form av leieinntekter fra de som serverer på arrangementsområdet. Kostnaden ved å betale høyere leie må vurderes i lys av det forhøyede omsetningspotensialet i arrangementsperioden. Se nærmere punkt I leiekontraktene med den enkelte leietaker er det for utearealene på Bryggen avtalt at Hansa skal være leverandør av drikkevarer under arrangementet. En slik avtalt enerett må ligge innenfor det offentliges handlerom og avtalefrihet så fremt det knyttes opp mot en begivenhet som er såpass avgrenset i tid og sted, og såfremt det foreligger en reell valgfrihet for avtalemotpart med hensyn til om avtale skal inngås eller ikke. Enerett for bryggerileverandør på serveringsareal ble også avtalt under Tall Ships Races i Esbjerg og Fredrikstad i 2014 og i Stavanger i Se nærmere punkt Selv om samtlige leietakere fikk inndratt sine areal, ble det bare for noen av serveringsarealene inngått nye leiekontrakter. De øvrige disponerte over arealene uten å ha rett til det og uten at bruken ble nektet eller stanset fra kommunens side. Dette innebar at det på Vågsallmenningen ble inngått leiekontrakt for Salsa Bar og Grill, mens det for Matbørsen og Bølgen og Moi ikke ble inngått kontrakt. På Torgets forareal ble det for uteserveringene på Metz og Felix inngått nye kontrakter, mens det for uteserveringene på Harbour Cafe, 7-Eleven, Scruffy Murphys og Zupperia ikke ble 5 av 46

6 inngått kontrakter. På Bryggen ble det inngått ny kontrakt for Bryggeloftet og stuene, mens det ikke ble inngått kontrakt for naboserveringen på Una Bryggeri og Kjøkken. At enkelte ved kontrakt er ilagt forhøyet leie, mens andre uten sanksjoner har fått benyttet leiearealet som normalt på arrangementsområdet, innebærer en ulik behandling av leietakerne i gjennomføringen av avtalene. Den ulike behandlingen av leietakerne synes å være et resultat av flere faktorer. For det første var informasjonen til leietakerne noe ulik i brevene fra Grønn etat og Etat for bygg og eiendom. I brevene fra Etat for bygg og eiendom fremgår det at leietakerne bes kontakte Tall Ships Races for leie av areal under arrangementet, mens denne informasjonen ikke ble gitt i brevene fra Grønn etat. Vi har også fått opplyst at Grønn etat og Etat for bygg og eiendom har gitt noe ulike tilbakemeldinger til prosjektleder knyttet til forståelsen av leiekontraktene, som kan ha etterlatt et inntrykk av at leieforholdene var ulikt regulert. For det andre ble brevene til leietakerne sendt ut på ulike tidspunkter i perioden november 2013 til juni Noen brev hadde også feil i teksten som først ble korrigert i slutten av juni Prosjektleder har dessuten vist til at staben i sluttfasen ikke hadde kapasitet til å følge opp de restauratørene som ikke hadde tatt kontakt eller som hadde kommet med innsigelser mot inndragelsen av areal. Ut fra de begrunnelser som er gitt for forskjellsbehandlingen, er det klart at forskjellsbehandlingen ikke var tilsiktet eller ønsket fra kommunen sin side. Forskjellsbehandlingen synes å ha oppstått som et utslag av tilfeldigheter og utenforliggende årsaksfaktorer. Terskelen for å anvende myndighetsmisbrukslæren i avtaleforhold ligger klart høyere enn for tilfeller hvor det er tale om lovbestemt myndighetsutøvelse. Det er derfor ikke slik at enhver forskjellsbehandling av private parter i avtaleforhold vil være i strid med likebehandlingsprinsippet. I vår sak er det imidlertid så mange avtaleparter som behandles ulikt at det samlede omfanget vil være uheldig og ikke i tråd med likebehandlingsprinsippet. At den samme forskjellsbehandlingen oppstår i forbindelse med enerett for leverandør, er også uheldig. Byrådsleder Ragnhild Stolt-Nielsen besluttet allerede 28. juli 2014 å tilbakebetale den leien som var betalt for det areal som normalt ble benyttet av leietakerne. Det er således kun ekstra serveringsareal som har vært inntektsbringende for kommunen under dette arrangementet. Tilbakebetalingen av leie har etter vårt syn i tilstrekkelig grad reparert den forskjellsbehandlingen som var oppstått. Se nærmere punkt Bergen kommune bør forut for fremtidige arrangementer ha et større fokus på og en bedre styring av hvordan arealene disponeres. Kommunen må sikre en enhetlig dialog med de leietakerne som berøres av det konkrete arrangement, og gi utfyllende og lik informasjon på et så tidlig tidspunkt som mulig der inndragelse av areal er aktuelt. Informasjon om konkrete inndragelsesdatoer bør om mulig inntas direkte i leiekontrakten for kommende år. Det må også sørges for at de beslutninger som tas og avtaler som inngås følges opp enhetlig overfor tredjeparter. Det er i den forbindelse etter vårt syn uheldig å plassere forhandlingsinitiativet hos den enkelte leietaker, dette 6 av 46

7 bør ligge hos kommunen. Fremtidige prosesser bør samordnes bedre med Grønn etat og Etat for bygg og eiendom. Det bør vurderes om nevnte etater bør beholde forvaltningsansvaret for arealene, slik at bare vederlaget overføres til finansiering av arrangementet. Se nærmere punkt Prosedyrene nedfelt i regelverket om offentlige anskaffelser er ikke fulgt ved inngåelse av noen av sponsoravtalene under TSRB 2014, man har heller ikke etablert rutiner for å sikre at flere aktører i hver bransje fikk komme med tilbud. Sponsorkontrakter faller innenfor regelverket for offentlige anskaffelser dersom kontrakten må anses som «gjensidig bebyrdende» og inneholder elementer av vareeller tjeneste-yting fra sponsorene. Det må anses rettslig uavklart hvor terskelen ligger, men ut fra den vide fortolking av kontraktsbegrepet som er lagt til grunn i juridisk teori og klagenemnda for offentlige anskaffelser, vil flere av de større sponsorkontraktene kunne betraktes som gjensidig bebyrdende. Vi anbefaler å rette en henvendelse til Fiskeri- og næringsdepartementet, der vi ber om en veiledende uttalelse knyttet til regelverkets anvendelse på det offentliges sponsoravtaler. Se nærmere punkt 5.4. Vi anbefaler at Bergen kommune utarbeider interne retningslinjer for sponsorarbeid. Ved større sponsorsamarbeid bør kommunen etter vårt syn be om tilbud fra minst tre aktører i hver bransje såfremt mulig, og dokumentere prosessen skriftlig. Kommunen har en generell og overordnet plikt til å sikre gjennomsiktighet, konkurranse og ikkediskriminering av aktørene i de ulike bransjene, disse forpliktelsene vil også gjelde ved sponsorsamarbeid. Kommunen har også en klar egeninteresse i å sondere markedet og sammenligne tilbud fra flere aktører for å sikre at man oppnår en gunstigst mulig sponsoravtale. I de tilfeller der det som ledd i sponsorsamarbeidet gis eneretter for en aktør, vil dette stå enda mer sentralt. Dette vil gjelde uavhengig av om regelverket om offentlige anskaffelser formelt kommer til anvendelse. Vi ser også behov for tettere samarbeid mellom prosjektstab og innkjøpsseksjonen ved fremtidige arrangementer. Se nærmere punkt De eksklusivitetsavtaler som er inngått med Hansa og med BIR Bedrift AS har så begrenset varighet og omfang at de ikke vil være i strid med konkurranseloven 10. Se nærmere punkt 5.5. TSRB 2014 var organisert med en hovedkomité, en prosjektstab, et koordinerende arbeidsutvalg og 10 underkomitéer. I tillegg deltok nær 300 frivillige under gjennomføringen av arrangementet. Prosjektstaben synes å ha vært noe underdimensjonert i forhold til arrangementets størrelse og kompleksitet. Frem til 2013 besto prosjektstaben kun av prosjektleder, det siste året ble staben utvidet med to prosjektmedarbeidere. Til sammenligning var prosjektstaben i Tall Ships Races Fredrikstad på mellom 4 og 6 heltidsansatte det siste året, og prosjektstaben i Esbjerg hadde 5 heltidsansatte fra desember 2013 og flere ekstra ansatte de siste ukene. 7 av 46

8 Det er etablert en rekke utvalg og komitéer, flere av de med mange medlemmer. Slike komitéer og utvalg vil stor grad være rådgivende og planleggende organer som i mindre grad vil ha innsikt i og være egnet til å bidra til den daglige prosjektstyringen og gjennomføringen av prosjektet. Antall komitéer er også arbeidskrevende å koordinere. Vår anbefaling er at det ved fremtidige arrangementer vurderes å redusere antall/omfang av komitéer/utvalg til fordel for en styrket prosjektstab. Vår anbefaling er at det ved større arrangementer vurderes en stillingskategori «prosjektkoordinator» i prosjektstaben. Vedkommende bør ha betydelig erfaring fra kommunal drift og gis ansvar for å koordinere og følge opp prosjektarbeidet inn mot de ulike etater i kommunen som berøres av det aktuelle arrangement. Det kan også vurderes å utarbeide sentrale retningslinjer og rutiner for prosjektdrift i Bergen kommune basert på det erfaringsgrunnlag man nå har. Se nærmere punkt 6. 4 Sakens faktum 4.1 Om The Tall Ships Races The Tall Ships Races («Tall Ships Races») er en internasjonal seilregatta for store seilskip som ble arrangert første gang i Regattaen arrangeres hvert år med normalt fire vertshavner. Hver vertshavn utgjør en selvstendig organisasjon, med eget program og aktivitetstilbud for deltakere og publikum. Arrangementet organiseres av Sail Training International («STI»), som er en veldedig organisasjon. Formålet er å tilby seilopplæring for ungdom fra forskjellige kulturer, religioner og sosial bakgrunn, for å fremme kulturell utveksling og forbrødring. Bergen kommune har tidligere vært vertshavn for arrangementet i 1993, 2001 (arrangementet het da Cutty Sark) og i I tillegg har Bergen vært gjestehavn («Cruise in Company») i Byråd for kultur, kirke, idrett og eierskap Harald Victor Hove, fremmet byrådssak 9. august Det fremgår av saksfremstillingen: «På grunnlag av positiv evaluering av tidligere arrangementer foreslås det at Bergen kommune søker nytt arrangement i I 2014 er det 100 år siden Seilskipet Statsraad Lehmkuhl ble bygget og 200 år siden grunnloven ble underskrevet. Arrangementet vil inngå i begge markeringer i tillegg til å markere Bergens maritime historie og samtid. Det forutsettes at Bergen havnevesen er partner i prosjektet. Saken omhandler videre dekning av kostnadene ved søknadsprosessen, til prosjektleder i 1 måned, trykking av søknadsmateriell og kostnader med presentasjon av prosjektet» Byrådet behandlet saken i møte 18. august og fattet følgende vedtak 2 : «1. Byrådet i Bergen vil søke om at Bergen skal være vertskapshavn for Tall Ships Races Byråd for kultur, kirke, idrett og eierskap får i oppdrag å gjennomføre en søkeprosess. 3. Inntil kr til prosjektleder, trykt materiell, presentasjoner og andre kostnader knyttet til søknadsprosessen dekkes innenfor eksisterende rammer.» 2 Sak 1298/10 8 av 46

9 Bergen kommune ble ved brev av 24. september 2010 fra STI notifisert om at Bergen var valgt som en av fire vertskapshavner for Tall Ships Races i De øvrige havner for 2014 var Harlingen i Nederland, Fredrikstad og Esbjerg i Danmark. Bergen kommune signerte kontrakt med Tall Ships Races (Europe) Limited 21. desember Bergen kommune påtok seg ved avtalen et overordnet ansvar for å arrangere en fire dagers havnefestival som skulle omfatte tradisjonelle elementer som parader, konkurranser, underholdning til publikum og sosiale møtesteder. Blant pliktene Bergen kommune påtok seg ved avtalen var også et vederlag på pund til STI for bruk av rettighetene, og garantistillelse på 1 million euro for gjennomføringen av arrangementet. 4.2 Organisering av TSRB 2014 Ved arrangementer av en slik størrelse og kompleksitet som TSRB 2014 kan ulike organisasjonsstrukturer velges. Enkelte vertskommuner har valgt å etablere egne aksjeselskaper, andre har etablert foretak sammen med aktører fra næringslivet eller andre samarbeidspartnere. For TSRB 2014 valgte man å etablere en prosjektorganisasjon forankret internt i kommunen på samme måte som ved arrangementene i 2001 og Byrådet har i henhold til Bergen kommunes økonomifullmakter 3 myndighet til å treffe gjennomføringsvedtak samt inngå kontrakter innenfor rammen av godkjente budsjettrammer. Byrådet traff i møte 29. mars 2011 vedtak om organisering av TSRB : «1. Byrådet nedsetter en hovedkomité for Tall Ships Races 2014 i Bergen, i tråd med saksfremstilling, med virkning fra 1. mars 2011 til 1. november Byrådet gir Byråd for kultur, kirke, idrett og eierskap mandat til å etablere en hensiktsmessig organisasjon for Tall Ships Races 2014 i Bergen. 3. Byrådet gir Byråd for kultur, kirke, idrett og eierskap mandat til å engasjere prosjektledelse. Kostnadene belastes prosjektbudsjettet til Tall Ships Races 2014 Bergen. 4. Byrådet foreslår at samarbeidet med Bergen havnevesen reguleres gjennom avtale. 5. Byrådet forutsetter at de berørte kommunale enheter stiller til disposisjon de arealer som arrangementet disponerte i 2008.» Det ble i løpet av 2011/2012 etablert organisasjon for TSRB 2014 i tråd med byrådets vedtak og tilsvarende den organisasjonsformen som var blitt benyttet i 2008: Hovedkomité ledet av byrådsleder. Hovedkomitéen hadde 22 medlemmer, fordelt på representanter fra Bergen kommune, Hordaland fylkeskommune, forsvaret, næringslivet og samarbeidspartnere. 5 Hovedkomitéen hadde det overordnede ansvaret 3 Punkt IV.B.1 4 Sak Hovedkomitéen for TSRB 2014 besto pr mars 2014 av Ragnhild Stolt-Nielsen (byrådsleder), Trude Drevland (Ordfører), Mona Hellesnes (varafylkesordfører), Helge Stormoen (byråd kultur, næring, idrett og kirke), Filip Rygg (byråd for byutvikling, klima og miljø) Gunnar Rolland (Kommandant Bergenhus Festning), Helge Dyrnes (fungerende daglig leder stiftelsen seilskipet Statsraad Lehmkuhl), Marit Warncke (administrerende direktør Bergen Næringsråd), Ole Warberg (direktør Bergen reiselivslag), Åsmund Andersen (Sjef for Haakonsvern Orlogsstasjon), Roar Andersen (daglig leder i Idrettsrådet), Kjell Bertel Nyland (Kirkevergen i Bergen), Ann Iren Fagerbakke (kommunaldirektør byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø), Harm Christian Tolden (kommunaldirektør byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke), Ove Foldnes (kommunaldirektør for 9 av 46

10 for planleggingen og gjennomføringen av TSRB Hovedkomitéen hadde kvartalsvise møter i perioden fra mars 2012 til juni Det fremgår av sakspapirene at disponering av byrom og sponsorarbeid var på sakslisten i flere av møtene. Prosjektstab med prosjektleder og etter hvert 2 prosjektmedarbeidere. Prosjektstaben har vært ansatt i byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke under kommunaldirektør Harm-Christian Tolden. Prosjektleder Vatle var ansatt i 50 % stilling fra desember 2011, og i 100 % stilling fra januar To prosjektmedarbeidere tiltrådte staben i 2013, og fra august 2013 i 100 % stillinger. Haakon Vatle er ved skriv av 8. april 2014 gitt fullmakt fra kommunaldirektør Tolden til i prosjektperioden å inngå avtaler om leveranser inntil NOK Arbeidsutvalg med oppgave å koordinere arbeidet mellom underkomitéene. Arbeidsutvalget ble ledet av byråd for kultur, næring, idrett og kirke. 10 underkomitéer med ulike ansvarsområder, herunder komité for sponsor/finans og komité for sikkerhet. Komitéene hadde ulik arbeidsform, og var i varierende grad involvert i det daglige planleggingsarbeidet. Nærmere 300 frivillige som deltok i gjennomføringen av TSRB Finansiering av TSRB 2014 I prosjektbudsjett og regnskap pr 26. mai er det lagt til grunn en kostnadsramme for arrangementet på MNOK 20,6. Hovedpostene på utgiftssiden 7 er som følger: - Prosjektadministrasjon (MNOK 5,4) - Publikumsarrangement/sceneproduksjon (MNOK 3,5) - Fasiliteter og logistikk (MNOK 3) - Kostnader avgift, bevertning mv STI (MNOK 2,3) - Havn/Sikkerhet (MNOK 1,3) - Arrangement mannskap (MNOK 1,2) - Markedsføring (MNOK 0,8) - Utgifter markedsplass (MNOK 0,8) - Frivillige (MNOK 0,5) - Sponsorpleie (MNOK 0,4) - Film/bok (MNOK 0,25) Hovedpostene på inntektssiden var i samme budsjett og regnskap: finans, eiendom og eierskap), Inge Tangerås (havnedirektør BOH), Eva Hille (informasjonsdirektør i Bergen kommune), Rune Titlestad (idrettsdirektør Bergen kommune), Robert Rastad (kommunaldirektør byrådsleders avdeling), Susanne Andersen (daglig leder Maritimt Forum Bergensregionen), Kjell Asle Djupavåg (losoldermann Kystverket), og Tor Johan Morland (festningsforvalter ). Prosjektstaben møtte på hovedkomitémøtene. 6 Budsjett og regnskap behandlet i hovedkomitémøte 6. juni Tall avrundet til nærmeste kroner. 10 av 46

11 - Bergen kommune, byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke (MNOK 9,2) - Bergen kommune, byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø (MNOK 3) - Sponsor/tilskudd (MNOK 6,15) - Utleie av markedsplass (MNOK 0,7) - Utleie av serveringsareal (MNOK 0,75) - Inntekter servering (MNOK 0,3) Vi har fått opplyst fra prosjektleder at prosjektregnskapet ut fra foreløpige tall forventes å gå i balanse. 4.4 Inngåelse av samarbeidsavtaler med sponsorer Arbeidet med å skaffe sponsorer og samarbeidspartnere til arrangementet ble iverksatt i Den opprinnelige målsettingen var å hente inn MNOK 8 i sponsormidler. Sponsorbudsjettet ble senere nedjustert til MNOK 6,1, men da slik at sponsormidler ytt i form av tjenester ikke var inntatt i budsjettet. 8 Underkomitéen for sponsor/finans ble ledet av kommunaldirektør Ove Foldnes. Komitéen hadde kvartalsvise møter. Det konkrete arbeidet med å skaffe sponsorer, herunder forhandlinger med aktuelle bedrifter, ble i hovedsak utført av prosjektleder Vatle. Sponsorkomitéen deltok ikke direkte i forhandlinger med sponsorene og ble ikke forelagt avtaler for godkjenning før inngåelse. I referater fra både sponsorkomitéen og hovedkomitéen fremgår imidlertid en løpende rapportering av fremdriften i sponsorarbeidet. Forholdet til konkurranseloven og regelverket om offentlige anskaffelser ved sponsoravtaler synes ikke å ha vært et tema i noen av møtene i hovedkomitéen eller sponsorkomitéen. Prosjektleder Vatle har i e-post av 22.august 2014 redegjort for sponsorarbeidet: «Har brukt utrolig mye tid på sponsorarbeid. Som nevnt i møte er det ca 1 av 10 som har svart positivt og man bruker noen timer med arbeid på hver. Sponsorarbeidet har vært pågående siden oppstart og er trolig noe av det mest tidskrevende i planleggingen av en festival. Jeg hadde ikke noe bedriftsnettverk i Bergen og fikk da hjelp av hovedkomité og finanskomité og andre for å få opp navn på bedrifter og kontaktpersoner som jeg kontaktet. Legger ved eksempler på tidlige lister over hvordan den ser ut (vedlegg «sponsorkontakter og sponsoradresser med ulike datoer». Jeg sendte både epost, ringte og skrev søknader til et utall bedrifter, fond, Norsk kulturråd mm. Mange henvendelser ble aldri besvart, selv etter flere purringer. Flere kom jeg i møter med, og noen av disse bekreftet deretter at de ble med som sponsorer. Det som var til stor hjelp var at jeg fikk komme til på større bedriftssamlinger i regi av både Bergen Næringsråd, Maritimt forum, m.fl. hvor jeg fikk presentere arrangementet og beskrive behovet for sponsorer. Slike samlinger hvor mange bedrifter var samlet hadde definitivt størst effekt. Det var bl.a. på Marinaden (samling for shipping og rederbransjen, vedlagt deltakerliste på Marinaden) i 2013 at jeg fikk med bl.a. Atlantic Offshore (med skipsdåp) og CCB, m.fl. Vi hadde også egen side på hjemmesiden hvor vi etterlyste behov for sponsorer. Avisannonse for sponsorsøk hadde vi ikke, og jeg er også av den tro at det er bortkastede penger på annonser. Det er beinhardt arbeid å nå gjennom i sponsormarkedet og en annonse har, etter min mening, ingen effekt. Det er ikke slik at sponsorene springer etter arrangementet med penger, men det krever veldig nøye planlegging for hvordan man 8 Se merknad i budsjett pr 26. mai 2014: «Sponsorater i form av tjenester er IKKE tatt med i budsjettet» 11 av 46

12 presenterer arrangementet og gjør det aktuelt for den potensielle sponsoren. Det må være verdi for sponsoren å bli med og de har et utall av sponsorhenvendelser. Prosjektleder Vatle var 21. Februar 2013 i møte hos innkjøpsseksjonen. Av referat fra møtet av 14. mars 2013 fra Innkjøpsseksjonen ved Bjørn-Yngve Knutsen fremgår: «Tema for møtet var hvordan «The Tall Ships Races 2014 Bergen» må forholde seg til regelverket om offentlige anskaffelser m.v. Særlig ble forholdet til sponsorer drøftet. Sponsorene bidrar både med penger og med ulike former for varer og tjenester. Som motytelse får de gjerne reklameplass og ulike andre goder. En anskaffelse etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser er en «gjensidig bebyrdende avtale» mellom en oppdragsgiver og en leverandør. Der hvor en sponsor helt eller delvis bidrar med annet enn penger og får en motytelse for sitt bidrag, må det foreligge et klart misforhold mellom ytelse og motytelse (i kommunens favør) for at leverandørens ytelse ikke skal fremstå som en anskaffelse. I dette perspektivet blir det sentralt hvilken verdifastsettelse som gjøres for ytelser og gjenytelser. Dette må gjøres på en måte som reflekterer de faktiske verdiene. Det vil likevel ofte være rom for skjønn m.h.p. hva den faktiske verdien er. Hvordan dette rommet for skjønn anvendes, vil kunne påvirke graden av sammenfall mellom ytelsens og motytelsens verdier.» I e-post av 30. oktober 2013 fra Innkjøpsseksjonen ved Bjørn-Yngve Knutsen til Vatle fremgår: «I anledning at jeg p.t. har en annen sak med en beslektet problemstilling, har jeg kunnet grave meg lenger inn i rettskildene for å se hva som kan hentes ut derfra om sakens sentrale begrep «gjensidig bebyrdende avtale». Etter den nye gjennomgangen ser jeg at vi nok har vært litt liberal i vår veiledning i saken hittil, knyttet til begrepet «gjensidig bebyrdende avtale», særlig i de tilfellene hvor ytelsen inn til TSRB2014 er i form av noe annet enn penger. Ny vurdering Vi har hittil lagt til grunn at det ikke dreier seg om en gjensidig bebyrdende avtale dersom det er et tilstrekkelig stort misforhold mellom ytelsen og motytelsen. Det aner meg nå at vi vil møte litt motbør fra autorativt hold for et slikt synspunkt; holdningen der synes nå å være at det vil være en kontrakt etter anskaffelsesregelverket så lenge det er mulig å identifisere en ytelse og en motytelse som har faktisk verdi for de respektive partene, selv om det også ligger inne et betydelig gaveelement den ene veien. Så kan det nok fremføres som et moment at situasjon her er speilvendt i forhold til det meste som omtales i rettsteorien og rettspraksis. Det vanlige der er at det er en offentlig virksomhet som sponser en organisasjon; her er det en privat bedrift som sponser en offentlig virksomhet. Jeg tviler likevel på at det vil ha noe å si for utfallet her. Dette fordi det hele kompliseres av at [navn firma] 9 ytelse skjer i form av en tjenesteyting som det offentlige (når de ikke utfører den med egne krefter) normalt må anskaffe etter regelverket om offentlige anskaffelser og som har en faktisk verdi for Bergen kommune.» Det ble i løpet av 2013 og første halvdel av 2014 oppnådd enighet med rundt 20 sponsorer og bidragsytere. Sponsorene/bidragsyterne kan grovt fordeles i fire kategorier: (i) Pengegaver/tilskudd uten motytelser fra Bergen kommune (herunder Hordaland Fylkeskommune, Rika AS og en del stiftelser og legater) 9 Vi har tatt ut navn på forhandlingsmotpart, da e-posten omhandler en potensiell avtale som ikke ble inngått. 12 av 46

13 (ii) (iii) (iv) Samarbeidsavtaler med kontant vederlag fra sponsorene (herunder CCB, Rolls Royce og Atlantic Offshore) Samarbeidsavtaler med varer/tjenester som fullt eller delvis vederlag fra sponsorene (herunder Hansa, Bouvet AS, Radisson Royal Blu, Online Reklame AS og BIR Bedrift AS) Mindre tjenestebidrag uten formell avtale (herunder Bergens tidende, Bukser og berging, Lufttransport) De fleste sponsorene i kategori (ii) og (iii) ble gjennom sine respektive avtaler gitt eksponerings- og markedsføringsrettigheter, VIP-billetter, invitasjoner til sponsorsammenkomster og leierett til skipsdekk som motytelser for sine bidrag. Sponsorene i kategori (iv) fikk stort sett kun profilering som sponsor på hjemmeside/annonse. Prosedyrene nedfelt i lov og forskrift om offentlige anskaffelser ble ikke fulgt ved inngåelsen av sponsoravtaler Inngåelse av sponsorsamarbeid med bryggeri Høsten 2013 var Vatle i kontakt med Ringnes og Hansa Borg bryggerier vedrørende mulig sponsorsamarbeid under TSRB Begge bryggerier deltok i møter med Vatle primo desember 2013 og ble anmodet om å inngi tilbud. Det fremgår av e-post fra Hansa v/ Erik Wiik til Vatle 2. desember 2013: «Vi har tenkt følgende ramme for et eventuelt samarbeid: Fast Beløp: ,- Variabelt beløp: 6,-pr liter øl for salg på det ekstra ordinære arealet, ut over etablert salgsarealet i dag. Her vil vi kunne diskutere et minimums beløp basert på historikk. Sponsor varer: ,- basert på listepris, til dekking av varer etter behov Basert på det vi hadde sist så ønsker vi da: Disponere alt salgsareal, hvor det skal selges drikke. Vi forhandler da med de aktørene som skal drive disse og setter selvfølgelig en rett standard sammen med dere. Vi kan dessverre ikke gå inn med et av våres produkter som sponsor da dette er som vi pratet om ikke forenelig med strategien for merket, men vi vil tilstrebe sammen med dere å få til et arrangement hvor vi kan invitere en del kunder. Dette kan vi diskutere nærmere. Vi hadde hatt behov for en oversikt over de respektive arealene som er satt av til servering, da gjerne med en fordeling av eksisterende og ekstraordinære.» Av e-post fra Ringnes v/terje Helle til Vatle av 11. desember 2013 fremgår: «Det vi ser for oss at vi kan være med på til Tall S R er at dere får kr som skal dekke det dere trenger av drikke til de forskjellige arrangementene dere skal stå for under Tall S R.» Av e-post fra Vatle til Ringnes v/terje Helle av 12. desember 2013 fremgår: 13 av 46

14 «Takk for oversendte. I denne omgang kom Hansa med et betydelig bedre tilbud (en nærmere firdobling av deres tilbud) enn dere, og vi velger å gå videre med disse i den videre planleggingen av neste års arrangement. Takk uansett for at dere ønsket å komme med et tilbud.» Avtale mellom Bergen kommune og Hansa ble inngått 7. januar Det fremgår av avtalen at Hansa gis rett til følgende eksponeringsrettigheter fra Bergen kommune: 3.2.1Eksponeringsrettigheter Eksponering på hjemmesiden til TSRB Samarbeidspartner vil bli profilert på hjemmesiden til TSRB Arenareklame i havneområdet Hansa Borg Bryggerier AS har rett til havnereklame i havneområdet under arrangementet fra juli Produksjon og oppsetting/nedhenting av egne arenareklame er Hansa Borg Bryggerier AS sitt ansvar. Plassering og størrelse av arenareklame må godkjennes og avtales med arrangøren og i henhold til det overordnede reglementet til Sail Training International Eksponering av firmanavn Samarbeidspartner vil få logoprofilering i offisielle TSRB2014 aviser, annonser, programblad etc. sammen med øvrige sponsorer. Arrangør garanterer at det kun er Samarbeidspartene til TSRB2014 som blir presentert i disse sammenhengene. Arrangør forbeholder seg retten til å redigere innholdet i forhold til kvalitet, utforming, layout osv. Samarbeidspartene blir inkludert som del av halvsides eksponering i festivalavis Sponsorsammenkomst presentasjoner Arrangør vil sammenkalle sponsorer/samarbeidspartnere til felles møter hvor den enkelte bedrift vil bli gitt informasjon om arrangementet. Hensikten er også at bedriftene som deltar skal få utvekslet informasjon om hvordan et arrangement som dette kan benyttes i egen organisasjon og mot kunder. Det fremgår videre av avtalens punkt 3.3 at Hansa gis VIP-billetter/invitasjoner til ulike arrangementer og rett til å leie skipsdekk og disponere møterom i havneområdet. Av punkt «Ytelser fra samarbeidspartner» fremgår at Hansa for de nevnte rettigheter skal yte følgende vederlag: «For de nevnte rettigheter yter Hansa Borg Bryggerier AS til arrangør kroner: Fast beløp: NOK ,- eks mva Variabelt beløp: NOK 6,- pr liter øl (eks. mva) for salg på det ekstraordinære utearealet som TSRB2014 disponerer. MERK: Hansa Borg Bryggerier AS får prioritert tilgang til leie av det ekstraordinære utearealet hvor det skal selges drikke og som TSRB2014 disponerer. Hansa Borg Bryggerier AS kan tilby dette til kunder i samråd med TSRB2014. Egen kontrakt og leiepris gjelder utearealet og blir direkte mellom kunde og TSRB2014. Sponsorvarer: NOK ,- basert på listepris, til dekking av varer etter behov.» 14 av 46

15 Hansa var samarbeidspartner for Tall Ships Races i Bergen også i 2001 (Cutty Sark) og i Det fremgår av avtalen fra 2001 at vederlaget fra Hansa da dels ble ytt gjennom et fast kontantbeløp og dels ble ytt ved levering av gratis drikkevarer til arrangementer. Av avtalen fra 2008 fremgår at det ble benyttet samme vederlagsstruktur som i 2014, med fast beløp, omsetningsbasert vederlag og sponsorvarer. 4.5 Disponering av uteareal Det fremgår av byrådets vedtak i sak 117/11 under punkt 5: «Byrådet forutsetter at de berørte kommunale enheter stiller til disposisjon de arealer som arrangementet disponerte i 2008.». Av kart utarbeidet for TSRB 2014 fremgår at arrangementsområdet omfattet hele området rundt Vågen, fra Bradbenken/Festningskaien, langs hele Bryggens forareal og Bryggen, over Torget og Fisketorget til Vågsallmenningen og Strandkaien. Deler av Torgallmenningen er også tegnet inn på festivalkartet, men vi har fått opplyst fra Vatle at festivalen ikke benyttet dette arealet, da det der ble avholdt en spillturnering. Grønn etat og Etat for bygg og eiendom forestår i henhold til delegert myndighet tildeling av areal til uteserveringer på kommunal grunn i Bergen 10. Grønn etat disponerer noe forenklet de store allmenningene/byrommene (Torgallmenningen, Festplassen, Vågsallmenningen, Bryggens forareal mv) i Bergen sentrum. Etat for bygg og eiendom disponerer uteserveringsarealene langs gatefortau (herunder langs Torget og Bryggen frem til Bryggens forareal). De som ønsker å etablere en uteservering må søke om dette til enten Grønn etat eller Etat for bygg og eiendom. Leiekontraktene som inngås gjelder kun for en sesong, det må altså søkes på nytt forut for hver sesong. Grønn etat og Etat for bygg og eiendom har utarbeides en standard leiekontrakt som benyttes for samtlige utleieforhold og begge etater benytter samme kvadratmeterpris i leiekontraktene. Det arbeides også med utarbeidelse av felles retningslinjer for utleie av serveringsareal. Det fremgår av standard leiekontrakt i punkt 8 og 9 «særlige bestemmelser» at: «Leietaker er forpliktet til, uten utgift for kommunen, å fjerne uteserveringen når som helst utleier/vegholder måtte forlange det. Ved kulturarrangementer, midlertidige trafikkendringer, anleggsarbeid og lignende, må arealet for uteservering tilpasses trafikkbildet slik at ferdselen ikke blir hindret. Viser til pkt. 1 i avtalen vedrørende fri ferdselsavstand. Ved bortfall av hele arealet på mer enn en 14 dager, reguleres leien tilsvarende.» Høsten 2013 ble det både i hovedkomitéen og i finans- sponsorkomitéen diskutert muligheten for å skaffe inntekter til arrangementet gjennom utleie av serveringsareal, herunder både eksisterende serveringsareal og ved etablering av nye serveringsareal. Det fremgår av 10 «Regelverk for bruk av kommunale parker, friområder og sentrale byrom til kulturarrangementer med mer» 6 for areal disponert av Grønn etat. 15 av 46

16 korrespondanse mellom Vatle og Grønn etat at en rekke byrom allerede i 2012 ble reservert for TSRB 2014, herunder Vågsallmenningen og Bryggens forareal. Av referat fra møte i finans/sponsorkomitéen 21. november 2013 fremgår: «Sak 3.5: Andre inntektsbringende aktiviteter for TSRB2014 Venter på avklaring angående fremleie av forareal på Bryggen til serveringsstedene. TSRB2014 har reservert disse områdene under arrangementet og er for oss fullt mulig å benytte til markedsområde. Vi ønsker likevel å tilby deler av området til serveringsstedene som normalt benytter seg av dette utearealet, mot at de betaler leie for dette til TSRB2014 og på den måten er med og bidra til folkefesten. Er i kontakt med Grønn etat og venter på innkalling til møte for avklaring» I referat fra møte i hovedkomitéen 6. desember 2013 fremgår: «Sak 4.4: Bruk av byareal: Bryggens for-areal TSRB2014 har reservert Bryggens for-areal under arrangementet og det er for oss fullt mulig å benytte dette til markedsområde. Vi ønsker likevel å tilby området til serveringsstedene som normalt benytter seg av dette utearealet, mot at de betaler leie for dette til TSRB2014 og på den måten er med og bidrar til folkefesten. For fremtidige arrangement i byen bør man vurdere et byrådsvedtak på at (kommunal) arrangør kan leie areal hos f.eks Grønn etat for deretter å fremleie dette til høyere utleiepris. Dette gjelder i all hovedsak for uteserveringsområde langs Bryggen. På den måten vil disse aktørene også bli viktige bidragsytere for en folkefest for byen Grønn etat har sendt ut informasjon til leietagerne på Bryggens for-areal om at TSRB2014 disponerer området under arrangementet og at de må kontakte TSRB2014 for bruk av det. Grønn etat hadde ikke motforestillinger om at TSRB2014 tar egne leiepriser for bruk av dette arealet. Sak 4.4.1: Brev fra Grønn etat til leietagerne» Grønn etat sendte ut følgende brev til leietakerne på Bryggens forareal og på Vågsallmenningen i perioden 27. november 2013 til 3. april 2014: «Vedrørende leie av areal til uteservering i 2014 I leiekontrakten som nyttes ved tildeling til uteservering, pkt. 9 Særlige bestemmelser heter det: «Leietaker er forpliktet til, uten utgifter for kommunen, å fjerne uteserveringen når som helst utleier/vegholder måtte forlange det. Ved kulturarrangementer, midlertidige trafikkendringer, anleggsarbeid og lignende, må arealet for uteservering tilpasses trafikkbildet slik at ferdselen ikke blir hindret. Viser til pkt. 1 i avtalen vedrørende fri ferdselsavstand. Ved bortfall av hele arealet på mer enn 14 dager, reguleres leien tilsvarende.» Grønn etat vil med dette opplyse om at Bryggens forareal i perioden fra og med 20. juli til og med 27. juli 2014 disponeres av The Tall Ships Races. En eventuell tildeling til uteservering på Bryggens forareal 2014, vil med andre ord ikke omfatte nevnte periode. Dersom dere ønsker å kontakte The Tall Ships Races er adressen: Bradbenken 2, skur 7, 5003 Bergen.» I brevet til leietakerne på Vågsallmenningen (som ble sendt 28. januar 2014) ble det lagt inn feil tekst knyttet til areal, slik at det ikke fremgikk av brevet at arealene på Vågsallmenningen var omfattet. Prosjektleder Vatle gjorde Grønn etat klar over feiltakelsen medio juni Korrigert brev ble sendt ut til leietakerne på Vågsallmenningen 24. juni av 46

17 Siden arrangementsområdet for TSRB 2014 også omfattet Torgets forareal og resten av Bryggen, ble Etat for bygg og eiendom i mars 2014 anmodet av prosjektleder om å sende ut et tilsvarende brev til sine leietakere på Torgets forareal og langs Bryggen. Det fremgår av e- post fra Vatle til Etat for bygg og eiendom ved Kjell Aga av 14. mars 2014: «Grønn etat har sendt ut vedlagte til leietagerne på Bryggens forareal og Vågsallmenningen. Disse serveringsstedene kontakter oss for å benytte uteserveringsområdet under The Tall Ships Races 2014 Bergen. Vi tar en høyere arealleie under arrangementet og sikrer dermed at utebransjen også er med og bidrar til at vi kan gjennomføre en uforglemmelig folkefest som er gratis for publikum. Vi håper dere kan bidra med og skrive tilsvarende brev for leietagerne inne ved Torget, slik at disse også blir med og bidrar til folkefesten som Bergen kommune er vertskap for» Etat for Bygg og Eiendom sendte 29. april 2014 ut følgende brev: «Vedrørende leie av offentlig grunn til uteservering sesongen 2014 Viser til tidligere korrespondanse i saken. I henhold til leiekontrakten pkt. 8 og 9 «Særlige bestemmelser» fremgår det: «Leietaker er forpliktet til, uten utgift for kommunen, å fjerne uteserveringen når som helst utleier/vegholder måtte forlange det. Ved kulturarrangementer, midlertidige trafikkendringer, anleggsarbeid og lignende, må arealet for uteservering tilpasses trafikkbildet slik at ferdselen ikke blir hindret. Viser til pkt. 1 i avtalen vedrørende fri ferdselsavstand. Ved bortfall av hele arealet på mer enn en 14 dager, reguleres leien tilsvarende.» Etat for bygg og eiendom vil med dette informere om at Torgets forareal i perioden fra og med 20. juli til og med 27. juli 2014 er disponert av The Tall Ships Races. En eventuell tildeling til uteservering på Torgets forareal for sesongen 2014, vil med andre ord ikke omfatte nevnte periode. Dersom dere ønsker å kontakte The Tall Ships Races, ta kontakt med prosjektleder Haakon Vatle på e- post: haakon.vatle@bergen.kommune.no. En eventuell avtale om uteservering innen ovennevnte periode kan gjøres med vedkommende. Eventuelle spørsmål kan rettes til Kristine Himle skriftlig, på tlf.: , eller på e-post kristineh.himle@bergen.kommune.no.» Brevet ble sendt til samtlige leietakere langs Torget og Bryggen, med unntak av Harbour Cafe, som først fikk tilsvarende brev tilsendt 16. juni På Fisketorget er grunnarealene utleid fra kommunen til Totalreform AS, som så har fremleiet arealer til den enkelte torghandler. Det ble ikke inngått avtaler om kommunens bruk av arealer på Fisketorget under arrangementet, men det ble avgitt areal til en scene på Fisketorget. Av brevet sendt fra etat for bygg og eiendom 29. april/16. juni fremgår det at «en eventuell avtale om uteservering innen ovennevnte periode» kan inngås med TSRB 2014 ved prosjektleder Vatle. I brevene fra Grønn etat gis ingen tilsvarende informasjon, men adressen til TSRB 2014 er oppgitt. 17 av 46

18 Prosjektleder Vatle har opplyst at han våren 2014 forhandlet med de av leietakerne som tok kontakt med ham med ønske om å leie serveringsareal. Flere av disse ønsket også å leie nye skjenkeareal under arrangementet. Det ble for følgende leietakere inngått nye leiekontrakter 30. juni knyttet til bruk av uteserveringsarealer under TSRB : - Bryggestuen-Bryggeloftet AS (20 kvadratmeter) - Bergensbakeriene (63 kvadratmeter) - Bryggen 43 AS Madam Felle (126 kvadratmeter fordelt på 2 serveringsområder) - Salsa Bar og Grill (190 kvadratmeter fordelt på 2 serveringsområder) - Radisson Blu Royal, Bryggen (465 kvadratmeter fordelt på 2 serveringsområder) - Hanseaten Bergen AS (777 kvadratmeter fordelt på 4 serveringsområder) - Sjøboden Bergen AS (818 kvadratmeter fordelt på 3 serveringsområder) Det fremgår av leiekontraktene at det skal betales 410 kroner pr kvadratmeter. For samtlige leietakere, med unntak av Radisson Royal Blu, er det også avtalt et grunnbeløp på eller kroner avhengig av arealets størrelse. Det fremgår at avtalene omfatter både ordinært uteserveringsareal og eventuelt utvidet serveringsareal under arrangementet. I samtlige avtaler med unntak av avtalen med Salsa Bar og Grill er det inntatt bestemmelse om at: «Hansa Borg er vår samarbeidspartner og skal brukes som leverandør av drikkevarer under arrangementet. Kontaktperson fra Hansa Borg er Erik Wiik, erik.wiik@hansaborg.no.» For de øvrige 7 leietakerne på Vågsallmenningen, Torgets forareal og Bryggen ble det ikke inngått nye leiekontrakter. For disse leietakerne ble det derfor heller ikke avtalt bruk av Hansa som leverandør. Vi har fått opplyst fra prosjektleder Vatle at uteserveringsarealene likevel ble brukt av disse leietakerne under arrangementet. Dette til tross for at samtlige var blitt notifisert av Grønn etat og Etat for bygg og eiendom om at arealene måtte avstås og at leieretten ikke gjaldt under arrangementet. Bruken ble ikke påpekt, hindret eller på annen måte sanksjonert fra kommunens side. Byrådsleder Ragnhild Stolt-Nilsen ga 28. juli 2014 følgende uttalelse til media: «-Dette er første gangen Bergen kommune har tatt inn økt leiepris fra serveringssteder under store arrangement. Vi ser at på grunn av ulikt regelverk de ulike stedene, her med Torget og Bryggen, så har det ført til at noen har måttet betale mer enn andre. Vi skal tilbakebetale det ekstra som noen utesteder har betalt for sitt ordinære areal. Slik skal de bare betale ekstra for det ekstra arealet de disponerte under Tall Ships Races.» Prosjektleder Vatle tok samtidig kontakt med leietakerne pr telefon og meddelte at leie for ordinært areal ville bli tilbakebetalt. Innbetalt leie for ordinært serveringsareal ble tilbakebetalt til leietakerne kort tid deretter. 11 Avtalen med Salsa Bar og Grill inngått 2. juli Størrelse på totalt serveringsareal angis i parantes 18 av 46

19 For en av leietakerne 13 besluttet kommunen medio august etter forhandlinger med leietaker å refundere også deler av leien for det utvidede serveringsareal, dette på grunn av oppståtte misforståelser knyttet til leiebetingelsene for det aktuelle areal. 4.6 Utstedelse av skjenkebevilling for utvidete uteserveringsarealer under TSRB Bergen bystyre fattet i møte 28. september 1998 vedtak om at formannskapet skal ha avgjørelsesmyndigheten i saker som gjelder søknader om nye skjenkebevillinger og søknader om endringer i eksisterende bevillinger. Etter innføringen av parlamentarismen er denne myndigheten tillagt byrådet, jf. vedtak i sak 126/00. Arbeidet med utstedelse og fornyelse av bevillinger administreres av kontor for skjenkesaker i henhold til delegert fullmakt. Av retningslinjer for tildeling av salgs- og skjenkebevillinger i Bergen kommune i perioden , vedtatt av Bergen bystyre i møte , punkt 4.9 fremgår: «For utvidelse av eksisterende skjenkesteder må det fattes nytt vedtak om tildeling av bevillinger for det utvidede arealet» Som ledd i at det under TSRB 2014 skulle etableres nye skjenkearealer - samt at uteserveringene i henhold til inngåtte leieavtaler enkelte steder skulle utvides - ble det nødvendig med utstedelse av nye skjenkebevillinger. Det utvidede skjenkearealet var på samlet rundt 1300 kvadratmeter. Det fremgår av fagnotat fra Kontor for skjenkesaker til byrådet av 12. juni 2014: «Arrangøren tar også hånd om all utleie av skjenkearealer til restauratører under arrangementet. Skjenkearealene er i arrangementsplanen klart avgrensede arealer som brukerne må sørge for at er godt avgrenset for at gjester ikke skal kunne medta alkohol ut på areal som ikke er definert som et skjenkeareal. Disse arealene blir også denne gangen, som forrige gang leiet ut til restauratører som allerede er innehavere av skjenkebevillinger. Erfaringene med dette fra forrige gang var gode, det ble ikke registrert vesentlige brudd på skjenkereglene i de dagene alle båtene var i Bergen. Ved årets Tall Ships Race vil det blir gjort på samme måten, arrangøren fordeler arealene og leier dem ut til restauratører/ andre som skal stå for servering av mat og drikke på disse. Som nevnt er ikke alle detaljer klare ennå i forhold til kontraktene med den enkelte som skal leie arealene. Skjenkearealet vil fordele seg på 6 forskjellige arealer fra 150 ca 360 kvm, til sammen et areal på ca kvm. For å få byrådets tilslutning til at det i perioden juli 2014 blir skjenket alkohol fra de arealer som nevnt anbefaler Kontor for skjenkesaker at byrådet gir sin tilslutning til at det kan tillates skjenking på arealene i denne perioden. Kontor for skjenkesaker vil ut fra en slik tilslutning behandle søknadene om utvidelse av skjenkearealet til den enkelte bevillingshaver, ihht. tidligere delegert fullmakt og sørge for at de vanlige regler om skjenketider, avgrensninger av skjenkeområdet, eventuelt vakthold osv. blir overholdt. Kontor for skjenkesaker ser ingen vesentlige hindringer for å gi slike tillatelser, under forutsetning av at vilkårene er oppfylt, da det under disse arrangementene er mange mennesker i byen. Noe som i følge politiet virker veldig positivt inn på ordenssituasjonen i bybildet. 13 Salsa Bar og Grill (Løytnant AS) 19 av 46

20 Vedlagt er kart over festivalområdet. Skjenkearealene er inntegnet og merket med areal (med rom for mindre endringer). Merk at langs Bryggen så inkluderer avmerkede totalareal det allerede eksisterende uteområdet som de ulike etablissementene innehar per i dag.» Byrådet traff i møte 27. juni 2014 følgende vedtak i sak : «Byrådet gir sin tilslutning til at 6 arealer på Bryggen/ Torget kan godkjennes som skjenkearealer under Tall Ships Race i perioden juli Endelig godkjennelse gis av Kontor for skjenkesaker i hht tidligere delegert fullmakt.» Søknader om utvidelse av skjenkeareal ble sendt inn fra følgende restauratører: - Bryggen 43 AS Madam Felle, utvidelse med 63 kvadratmeter - Salsa Bar og Grill (Løytnant AS), utvidelse med 100 kvadratmeter - Hanseaten Bergen AS, utvidelse med 698 kvadratmeter. - Sjøboden Bergen AS, utvidelse med 469 kvadratmeter - Radisson Blu Royal (Rezidor Hotels Norway AS), utvidelse med 103 kvadratmeter. I tråd med byrådets vedtak ble samtlige søknader innvilget av kontor for skjenkesaker ved vedtak av 2. juli Som eksempel gjengis bevillingsbrev til Salsa Bar og Grill: «Vi viser til Deres søknad av 30/ om utvidet skjenkeareal i forbindelse med The Tall Ships Races i Bergen Søknaden omfatter 100 m2 ekstra i tillegg til den faste uteserveringen på 90 m2. Totalt vil dette utgjøre et areal på 190 m2 på Vågsallmenningen. Søknaden innvilges som omsøkt. Det gis anledning til å skjenke alkoholholdig drikk gruppe 1 & 2 & 3 på det utvidete skjenkearealet. Skjenkearealet er et område på Vågsallmenningen som vist på innsendt kart. Skjenketiden på det utvidete arealet er som følger: Onsdag 23/7 til kl Torsdag 24/5 til kl Fredag 25/7 til kl Lørdag 26/7 til kl Søndag 27/7 til kl Konsum av utskjenket alkohol må opphøre senest ½ time etter skjenketidens utløp. Det forutsettes at skjenkeområdet blir avgrenset med gjerde/sperrebånd. Ansvarlig for skjenkingen er: Eirik Villand, f og Knut Tau Hatlestad f Ansvarshavende må sørge for tilstrekkelig vakthold og at bestemmelsene i "Forskrift om omsetning av alkoholholdig drikk m.v." blir fulgt.» De ordinære bevillingene i arrangementsområdet ble ikke inndratt, men løp videre uendret. I tillegg ble det for enkelte av salgsbodene på Fisketorget, som til vanlig ikke innehar skjenkebevilling, søkt om og innvilget skjenkebevilling under arrangementet med hjemmel i alkoholloven av 46