Evaluering av Prosjekt elektronisk samhandling Akershus Universitetssykehus. May-Britt Ellingsen og Margrethe Aanesen

Transkript

1 Evaluering av Prosjekt elektronisk samhandling Akershus Universitetssykehus May-Britt Ellingsen og Margrethe Aanesen

2 Prosjektnavn Evaluering av Prosjekt elektronisk samhandling Akershus Universitetssykehus Oppdragsgiver(e) Akershus Universitetssykehus Prosjektnr 02/2008 Dokumentnr Dokumenttype Status Rapport Åpen ISSN ISBN Ant sider Oppdragsgivers ref Kirsten Petersen Prosjektleder Signatur Dato May-Britt Ellingsen Forfatter (e) May-Britt Ellingsen, Margrethe Aanesen Tittel Evaluering av Prosjekt elektronisk samhandling ved Akershus Universitetssykehus Resymé Hovedmålsettingen for prosjektet er å øke kvaliteten på helsetjenester gjennom utvikling og videreutvikling av elektronisk kommunikasjon. Fokus i evalueringens del A er på organisering av og tillitsbygging i prosjektet og gjennomføring av teknologiske prosesser. Prosjektet er velorganisert og intern organisering og gjennomføring kan tjene som modell for lignende prosjekter. Forbedringspotensialet ligger i mer systematisk organisering av relasjonene til eksterne samarbeidspartnere, og arbeidsmetodene i forhold til eksterne relasjoner fra dette prosjektet anbefales videreført. Det svakeste leddet er teknologien som må bli langt mer brukerorientert. Det anbefales at brukersiden kommer sterkere på banen og får større innflytelse på de teknologiske løsningene som velges. I del B følger en avgrenset nytte-kostnadsanalyse viser at sykehuset kan spare 4,3 mill årlig på en overgang til elektronisk meldingsutveksling. Det forutsetter at alle meldinger av type henvisning, epikrise, lab-svar og labrekvisisjon sendes elektronisk, og at enkle rutiner anvendes. Enkle rutiner betyr at en ikke bruker papir back up. Emneord Elektronisk meldingsutveksling, organisering, tillit, nytte-kostnadsanalyse Noter Postadresse: NORUT Tromsø N-9294 TROMSØ Telefon: Telefaks: E-post: admin@norut.no 2

3 Innhold Del A:... 4 Prosjektgjennomføring ved Akershus Universitetssykehus, med utgangspunkt i prosjektets delmål Bakgrunn Evaluering fokus på tillit og fremdrift... 5 Evalueringsfokus - tillit og organisering... 5 Evalueringsfokus - fremdrift... 5 Pilot eller implementering? Hoved- og delmålsettinger for prosjekt Elektronisk Samhandling... 7 Evaluering av tiltak og delmål i forhold til målsettinger Gjennomføring av tiltakene... 9 Elektroniske henvisninger fra fastleger til sykehus... 9 Elektronisk henvisning/rekvirering av røntgen fra fastleger til sykehus Elektronisk rekvirering av laboratorieprøver fra fastleger til sykehus Kvalitet og funksjonalitet for elektronisk utsendelse av henvisning og epikrise. 12 Kvalitetssikring av innhold i henvisning og epikrise Elektronisk meldingsutveksling (epikrise, henvisning, rekvisisjoner) med pleieog omsorgstjenesten Norsk Helsenett Praktiske erfaringer og anbefalinger med elektronisk meldingsutveksling Dokumenter fra Dips Generelle erfaringer og anbefalinger Funn og læringspunkter Organisering Prosjektorganisering for nye Ahus Prinsipper for prosjektorganiseringen - læringspunkter Søyle 1: Tett samordning og tydelig struktur Tillit og struktur Søyle 2: Bred forankring og aktiv involvering Tillit og endring Risiko Konklusjon intern organisasjonsutvikling og ekstern tillitsbygging Tillits-kjeden Anbefalinger og konklusjon Del B: Lønnsomhetsvurdering av elektronisk samhandling mellom Akershus Universitetssykehus (AHus) og samarbeidskommunene Innledning Avgrensinger av analysen Metode og data Resultat Sykehus Legekontor Oppsummering Referanser

4 DEL A: PROSJEKTGJENNOMFØRING VED AKERSHUS UNIVERSITETSSYKEHUS, MED UTGANGSPUNKT I PROSJEKTETS DELMÅL May-Britt Ellingsen 1. Bakgrunn 1 Akershus Universitetssykehus bygger nytt sykehus som ferdigstilles høsten Opptaksområdet til Akershus Universitetssykehus HF består i dag av 15 landkommuner og 2 bydeler i Oslo (Stovner og Grorud). Fra 2010 vil også bydel Alna tilhøre Akershus Universitetssykehus HF. Dette innbefatter igjen til sammen 69 fastlegekontor (inkludert tre legekontor ved sykehjem) med totalt 223 leger og et pasientgrunnlag på mennesker. Bruk av IKT er en forutsetning for effektiv samhandling både internt i AH og eksternt. Nye Akershus Universitetssykehus HF (heretter forkortet til Ahus) har som målsetting å bli et av de mest moderne, driftseffektive og pasientfokuserte sykehusene ved at nytt bygg og ny teknologi tas i bruk og utnyttes optimalt. Sykehuset bygges med en helt ny IKT infrastruktur som skal være både robust og fleksibel i forhold til de behov som innføring av nye IKT-systemer krever. Denne investering vurderes som et helt avgjørende tiltak for å få til en IKT-plattform som har tilstrekkelig funksjonalitet, kapasitet og evne til å takle innføring ny teknologi både nå og i fremtiden. I 2005 startet flere organisasjonsutviklingsprosjekter som forberedelser til nytt sykehus og utvidet bruk av IKT. Prosjekt Samhandling primærhelsetjenesten er et ledd i den omfattende organisasjonsutviklingen som ledd i forberedelsene til nytt sykehus. Målsettingene for dette prosjektet er å bidra til en sammenhengende behandlingskjede som oppleves sømløs av pasientene mellom de ulike tjenestenivåer med fokus på: kvalitet, effektivitet, likeverd og tilgjengelighet. Videre er målet å bidra til optimal utnyttelse av ressurser og utvikle gode organisatoriske løsninger i samhandlingen med avklaring av ansvarsforhold mellom Ahus HF og primærhelsetjenesten gjennom å skape gode kommunikasjonsformer og samhandlingsarenaer. Innunder dette prosjektet er det planlagt og besluttet flere delprosjekter deriblant prosjekt Elektronisk samhandling som har en varighet på 1,5 år ( ) og er finansiert av NFR via HØYKOM programmet med 3,45 millioner og egenfinansiering 5.175, total prosjektfinansiering kr. 8,625 mill. ES er fokus for denne evalueringen. 1 Avsnittet bygger på rapporten Elektronisk samhandling mellom Akershus Universitetssykehus HF og kommunene. Kartlegging, analyse og risikovurdering. November 2006 og 4

5 2. Evaluering fokus på tillit og fremdrift Evalueringsfokus - tillit og organisering Tillit er en viktig premiss i organisasjonsutviklingsarbeid. Ny teknologi, nye arbeidsprosesser og nye samarbeidsrelasjoner inngir usikkerhet og kan synes risikofylt. Varig implementering av nye prosesser, nye rutiner og ny teknologi forutsetter at det rår tillit i organisasjonen. Organisering er en viktig premiss for utvikling av tillit ved introduksjon av ny teknologi. Evalueringen av prosjektorganiseringen vil fokusere på hvordan organisering og prosjektledelse har lagt til rette for å skape tillit i prosessene. Vårt utgangspunkt er tre former for tillit; prekontraktuell, strukturell og relasjonell tillit. Prekontraktuell tillit er underforstått og tas for gitt, den utvikles over tid og er en tillit til at dagligdagse handlinger vil forløpe som vanlig. Endringer, slik som introduksjon av ny teknologi og nye handlemåter endrer de tatt for gitte handlingsmønstre og den sosiale situasjonen og tillitsgrunnlaget må reforhandles og defineres på nytt. Strukturell tillit er basert på formelle eller tekniske strukturer og den sikrer forutsigbarhet mellom fremmede. Denne tillitsformen utvikles over tid gjennom lover, kontrakter og reguleringer, og forutsetter en legitim makt som kan sanksjonere brudd. Relasjonell tillit er basert på kjennskap og nærhet og utvikles gjennom samhandling og kommunikasjon. De tre tillitsformene er ikke gjensidig utelukkende men samspiller. Endringer slik som nye teknologiske og organisatoriske løsninger, endrer grunnlaget for tillit og samspillet mellom tillitsformene. Suksessfulle endringsprosesser viser seg å ivareta tillitsbygging på en god måte. Prosjekt Elektronisk Samhandling er for eksempel avhengig av prekontraktuell og relasjonell tillit mellom fastleger og sykehus, mellom sykehus og sykehjem, mellom sykepleiere og leger, mellom forvaltningsnivåer, mellom sektorer og mellom private og offentlige aktører, i tillegg til strukturell tillit til teknologien. Tillit mellom aktører og mellom aktører og systemer bygges gjennom samhandling og kommunikasjon. Ett fokus i evalueringen av prosjekt elektronisk samhandling blir derfor å undersøke hvordan rammebetingelsene er organisert for tillitsbygging og dermed for god gjennomføring av teknologiske prosesser. Hva er betingelsene for at det skal utvikles tillit i de ulike tiltakene og i hvilken grad er disse betingelsene oppfylt? En vurdering av suksessfaktorer for tillitsbygging mellom aktører og ulike systemer for produksjon av helsetjenester vil være et ledd i vurderingen av prosjektets tiltak og måloppnåelse. Evalueringsfokus - fremdrift Prosjekt elektronisk samhandling er omfattende, med seks ulike tiltak som skal gjennomføres i løpet av en stram tidsperiode, i realiteten ett år. 5

6 Evalueringsoppdraget er av begrenset karakter med to hovedfokus: A) vurdere prosjektgjennomføringen B) synliggjøre gevinstpotensialer og kvantitative nytteeffekter som ligger i elektronisk meldingsutveksling Denne rapporten omfatter hovedfokus A og B. Rapport A er en sluttevaluering av prosjektgjennomføring og innebærer en vurdering av hva som er oppnådd i forhold til prosjektets delmål og tiltak. Rapport B er en lønnsomhetsvurdering i form av en en avgrenset nytte kostnad analyse av elektronisk meldingsutveksling for meldingstypene epikrise, henvisning, lab-svar og lab-rekvisisjon ved AHus. Evalueringen skal vurdere hvordan organisering av de seks tiltakene bidrar til oppnåelse av mål og delmål i prosjektet. I dette inngår en kartlegging av hva som er oppnådd innenfor de seks tiltaksområdene, en vurdering av dette i forhold til målsettinger og prosjektplan. Det er ikke rom for vurdering av ulike teknologiske løsningers egnethet innenfor denne evalueringens rammer, vi må derfor forutsette at de teknologiske løsningene som er valgt er gode/de beste for formålet. Ut i fra denne forutsetningen vil vi knytte noen kommentarer til teknologiens rolle for fremdrift og suksess i prosjektet. Evalueringen vil fokusere på å synliggjøre organisatoriske suksessfaktorer som kan bidra til å styrke vellykket implementering av arbeidsprosesser og samhandlingsrutiner og peke på erfarte barrierer i pilotering og uttesting. Evalueringen kan bidra til å korrigere uheldige utviklingsforløp og forsterke suksessene i det videre arbeidet med utvikling og implementering av elektronisk samhandling mellom Ahus RH og primærhelsetjenesten. Pilot eller implementering? Sett under ett, har prosjektet ES dels karakter av å være en pilotering og dels karakter av å være første steg i en implementering av nye samhandlingsrutiner. Ambisjonene var å gjennomføre pilotering i prosjektperioden og erfaringen er at dette dreier seg om både teknisk og organisatorisk pilotering samtidig som piloteringen glir over i implementering: 2 Teknisk pilotering: planlegging, systemoppsett, testing i testmiljø, testing mot produksjon Organisatorisk pilotering: planlegging, organisatorisk forankring, beslutning om organisatoriske endringer, prosess i samarbeid med ledere og ansatte, gjennomføring og evaluering (tilpasninger). De ulike delprosjektene har vært i ulike faser i forhold til pilotering og implementering og det er tidvis glidende overganger mellom fasene, men dette vil bli kommentert fortløpende under det enkelte prosjekt. Når det gjelder 2 Ref. mail fra Kirsten Petersen 6

7 implementering av erfaringer høstet gjennom delprosjektene, så skal det legges fram implementeringsplan ved prosjektslutt. Datagrunnlag Ut i fra den begrensede ressurstilgangen i evalueringsprosjektet dreier dette seg om å evaluere prosjektorganiseringen basert på dokumentstudier og data fra oppdragsiver supplert med forespørsler og fremlegg på konferansen Det moderne sykehuset november på Lillestrøm.. Konferansen var ett av formidlingstiltakene fra prosjektet. 3. Hoved- og delmålsettinger for prosjekt Elektronisk Samhandling Ahus har innført elektronisk pasientjournal. Neste steg er etablering av elektronisk kommunikasjon med eksterne samarbeidspartnere som kommunehelsetjenesten og fastleger/legesentre. Kartlegging utført i 2005 blant alle kommunene i sykehusets opptaksområde, i viste at det var et sterkt behov for å få en tettere faglig dialog i forbindelse med innleggelse og utskriving av pasienter fra sykehus og for å få på plass et system for elektronisk medlingsutveksling mellom primærhelsetjenesten og sykehuset. Hovedmålsettingen for prosjektet Elektronisk samhandling er at Akershus Universitetssykehus sammen med eksterne samarbeidspartnere, skal øke kvaliteten på helsetjenester ved å utvikle nye eller videreutvikle/implementere eksisterende løsninger for elektronisk kommunikasjon. Prosjektet skal gjennomføres slik at utrulling og utvikling av standarder ivaretas på et nasjonalt nivå. I hvilken grad prosjekt Elektronisk Samhandling bidrar til å øke kvaliteten på helsetjenester er vanskelig å vurdere på bakgrunn av et prosjekt med om lag ett års varighet og i en evaluering av det omfang som her er bestilt. Det som vil bli vurdert i det følgende er i hvilken grad en har gjennomført videreutvikling og implementering av løsninger for elektronisk kommunikasjon og oppnådd økt grad av standardisering gjennom prosjektet. I følge prosjektsøknaden til NFR vil prosjektet vektlegge formidling av informasjon og resultater fra prosjektet. Resultater og gevinstrealisering skal måles underveis i følge denne prosjektskissen og det er ønskelig med raske og synlige gevinster som kan stimulere til økt samhandling mellom helsenivåene. Gevinstmålinger er tema for evalueringens del B, her i del A er fokus på delmål og tiltak. Prosjektet har følgende delmål: Mer effektiv og kvalitetssikret kommunikasjon for svar og henvisninger til/fra helseforetak og fastlever/legesentre og kommunehelsetjenesten gjennom integrasjon mot IKT systemene ved sykehuset. Dette gjelder spesielt mot sykehusets PAS/EPJ system, røntgen og laboratoriesystemene. 7

8 Bidra til utvikling av den gode melding, henvisning og epikrise Bedre utskrivelsesprosessen gjennomutvikling av standardrutiner og implementering av støtteverktøy og utvikling av elektroniske skjemaer. Bidra til at flere legesentre og kommuner tilkobles Norsk Helsenett gjennom motivasjon og synliggjøring av gevinster (lage suksesshistorier). Oppnå full utnytelse og optimal bruk av nye tjenester ved å gjennomføre kompetanseheving og brukerstøtte ovenfor helsepersonell/brukere både helsefaglig, organisatorisk og teknisk. Prosjektets hoved- og delmål skal oppnås gjennom å arbeide med følgende seks tiltaksområder som er organisert som egne delprosjekter. elektroniske henvisninger fra fastleger til sykehus elektronisk henvisning/rekvirering av røntgen fra fastleger til sykehus elektronisk rekvirering av lab prøver fra fastleger til sykehus kvalitetssikring av funksjonalitet for elektronisk utsendelse av henvisning og epikrise kvalitetssikring av innhold i henvisning og epikrise elektronisk meldingsutveksling (epikrise, henvisning, rekvisisjoner) med pleie- og omsorgstjenesten Evaluering av tiltak og delmål i forhold til målsettinger Prosjektets hoved- og delmål skal oppnås gjennom å arbeide med seks tiltaksområder som er organisert som egne delprosjekter. I det følgende gjøres en evaluering av gjennomføring og status for delprosjektene. De ulike delprosjektene grupperes i forhold til de fem delemålene. Delemål a: Mer effektiv og kvalitetssikret kommunikasjon for svar og henvisninger til/fra helseforetak og fastlever/legesentre og kommunehelsetjenesten gjennom integrasjon mot IKT systemene ved sykehuset. Dette gjelder spesielt mot sykehusets PAS/EPJ system, røntgen og laboratoriesystemene. Disse delmål søkes gjennomført gjennom følgende fire tiltak: elektroniske henvisninger fra fastleger til sykehus elektronisk henvisning/rekvirering av røntgen fra fastleger til sykehus elektronisk rekvirering av lab prøver fra fastleger til sykehus kvalitetssikring av funksjonalitet for elektronisk utsendelse av henvisning og epikrise Delmål b) Bidra til utvikling av den gode melding, henvisning og epikrise Dette delmålet søkes gjennomført gjennom følgende tiltak: kvalitetssikring av innhold i henvisning og epikrise 8

9 Delmål c) Bedre utskrivelsesprosessen gjennomutvikling av standardrutiner og implementering av støtteverktøy og utvikling av elektroniske skjemaer. Delmål d) Bidra til at flere legesentre og kommuner tilkobles Norsk Helsenett gjennom motivasjon og synliggjøring av gevinster (lage suksesshistorier). Delmål e) Oppnå full utnytelse og optimal bruk av nye tjenester ved å gjennomføre kompetanseheving og brukerstøtte ovenfor helsepersonell/brukere både helsefaglig, organisatorisk og teknisk. elektronisk meldingsutveksling (epikrise, henvisning, rekvisisjoner) med pleie- og omsorgstjenesten Delmål a) Mer effektiv og kvalitetssikret kommunikasjon for svar og henvisninger til/fra helseforetak og fastlever/legesentre og kommunehelsetjenesten gjennom integrasjon mot IKT systemene ved sykehuset. Dette gjelder spesielt mot sykehusets PAS/EPJ system, røntgen og laboratoriesystemene. Det viser seg at tyngden av prosjektarbeidet har dreid seg om å oppfylle dette delmålet. Tyngden av sykehusets samarbeid med primærhelsetjenesten ligger innenfor disse arbeidsområdene. Målsettingen opprinelig var å gå bort fra papirbaserte journaler fra og med , men dette var for stram tidsplan og overgangen er nå forskjøvet til I det følgende kommenteres gjennomføring og måloppnåelse i tiltakene i forhold til planer og målsettinger. 4. Gjennomføring av tiltakene 3 De seks tiltakene er selve prosjektgjennomføringen og dette arbeidet er organisert i arbeidsgrupper med ledere som samtidig arbeider i linjefunksjoner. Elektroniske henvisninger fra fastleger til sykehus Sluttstatus og videreføring for tiltak Elektroniske henvisninger Elektroniske henvisninger til Ahus har vært pilotert fra mai 07. Etter en tomåneders fase med feil, feilsøk og utbedring, fungerer sending og mottak av elektroniske henvisninger. Dette gjelder i forhold til legesenter som har Profdoc Winmed. Det er klart for utrulling til alle legesenter med tilsvarende EPJ-system. De fleste fastleger i opptaksområdet til Ahus har EPJ-system fra Profdoc (ca 70% av totalt 69 fastlegekontor med totalt 191 fastleger i opptaksområdet). 3 Basert på statusrapporter og sluttrapport fra delprosjektleder Kirsten Pedersen 9

10 Pilotering gjennomføres nå mellom legesenter som har Infodoc og Ahus. Det er ikke klart for utrulling til flere legesenter med tilsvarende EPJ-system før den pågående pilotering er evaluert (i underkant av 30% av legekontorene har Infodoc). Implementering-videreføring Akershus Universitetssykehus organisatoriske endringer Ved Ahus er det opprettet 5 adresser for mottak av alle elektroniske henvisninger og det skal ved innflytting i nytt sykehus være 3 mottak av alle henvisninger, både elektroniske og papirhenvisninger. Prosjektledelsen anbefaler å avsette ressurser tilsvarende en stilling for å følge opp elektroniskmeldingsutveksling med eksterne partnere, videre at det må avsette ressurser til kundekontakt og til koordinering av arbeidet med meldinger Overgang fra papir til elektronisk mottak av henvisninger berører sykehuset som organisasjon i vesentlig grad. Det er i prosjektperioden lagt vekt på å identifisere hvilke papirrutiner som finnes og hvilke endringsbehov som er tilstede. Rutiner endres slik at Ahus går fra 41 adresser for mottak og behandling av papirhenvisninger til 5 elektroniske adresser og 3 steder for mottak av alle henvisninger, både papir og elektronisk. Forenkling av adresser, oppretting av sentralt henvisningsmottak er tiltak som forbedrer kommunikasjon og forenkler oppfølging og feilsøking. Det er lagt vekt på å få på plass et sentralt henvisningsmottak for alle henvisninger til poliklinikk og elektive innleggelser til medisinske og kirurgiske avdelinger. I den forbindelse er det definert hvilke elektroniske adresser som det kan mottas henvisninger til for disse avdelingene. Barne- og ungdomsklinikken organiserer sitt eget henvisningsmottak og vil få sin egen elektroniske adresse som er gjeldende fra De har signalisert at det i forhold til nytt sykehus bør vurderes om de også skal inngå i det felles henvisningsmottaket. Divisjon psykisk helse har vedtatt å etablere et sentralt henvisningsmottak for hele divisjonen. Dette henvisningsmottaket plasseres på Lillestrøm under avdeling DPS og er i funksjon fra Det sentrale henvisningsmottaket vil også motta alle papirhenvisninger og sikre at de legges inn i DIPS og videreformidles til riktige instans. Tiltaket kan betraktes som gjennomført sett fra sykehussiden og man har fått på plass nødvendige rutiner og organisering for implementering av elektronisk henvisning fra primærhelsetjenesten. Implementering legesentrene Den enkelte lege og legesenteret må skriftlig varsle Ahus at de ønsker å sende elektroniske henvisninger til Ahus. Ahus åpner for å motta elektroniske henvisninger etter avtale med lege/legesenter. Det utarbeides et eget skjema som 10

11 skal utfylles av fastlege/legesenter. Tilsvarende skjema eksisterer allerede i forhold til mottak av elektroniske epikriser. Ved legesentrene fører omlegging til elektroniske henvisninger i liten grad til endring i arbeidsflyten. Legen må være oppmerksom på at han/hun nå skal velge en elektronisk adresse for å sende henvisningen. Videre må de i en overgangsperiode være oppmerksom på at de også skal sende papir. Avvikling av papir vil skje etter at Akershus Universitetssykehus har gitt tilbakemelding til legesenteret om at elektroniske henvisninger mottas og fungerer etter planen. Teknisk kreves det at hvert legesenter får lagt inn de elektroniske adressene som er gjeldende for Ahus og at meldingsutveksler er klargjort for å sende henvisninger. Adressene distribueres til fastlegene via deres respektive systemleverandører. Vurdert ut i fra statusrapporten synes det å være tilstrekkelig tilrettelagt organisatorisk for elektronisk henvisning fra primærlegene. På den annen sider er det slik at oppslutning/deltakelse fra eksterne aktører (legekontor, sykehjem ol) er basert på frivillighet og Ahus kan ikke kreve verken at det skal brukes elektroniske løsninger, eller bestemte løsninger skal brukes. En sanksjonsmulighet er at sykehuset ikke kan motta meldinger eller henvisninger hvis det ikke brukes KITH-standard eller Norsk Helsenett. Det er også få incitamenter for å få eksterne samarbeidspartnere til å slutte opp om Ahus sine løsninger. I prosjektperioden har incitamentet for legekontorene vært at prosjektet har betalt kostnader for oppgradering av systemene osv. Etter prosjektavslutning er det ingen særskilte incitamenter. Det er også slik at elektroniske henvisninger i størst grad gir gevinst for sykehuset og ikke for legekontorene. Det kan endog tenkes at det vil oppfattes som merarbeid og merkostnad for legekontorene, i alle fall i en tidlig fase. Datagrunnlaget sier ikke noe om dette da prosjektet ikke har formaliserte strukturer for tilbakemelding fra legekontorene på generell basis. Kommunikasjon med pilotkontorene skjer gjennom møter og direkte kontakt. For å sikre implementering hos legekontorene og sikre at de velger standardløsninger og Norsk Helsenett, kan det være nødvendig og utvikle en innsalg- og implementeringsstrategi ovenfor kontorene. Dette arbeidet må også omfatte kostnadsmessige vurderinger og krav til systemoppdatering hos eksterne samarbeidspartnere. Elektronisk henvisning/rekvirering av røntgen fra fastleger til sykehus Slutstatus for røntgenrekvisisjoner Pilotering av røntgenrekvisisjoner ble en del forsinket. Årsaken var interne forhold ved Ahus knyttet til tekniske løsninger opp mot RIS/PACS. Dette synes nå å ha løst seg og ser nå ut til å ha løst seg, og det skal være klargjort for utrulling til hele opptaksområde for Ahus. Videreføring Elektroniske røntgenrekvisisjoner er satt opp i testmiljø mellom Profdoc Winmed og Siemens RIS ved Ahus. Det er avklart at det ikke kan åpnes for elektronisk røntgenrekvirering som øyeblikkelig hjelp på grunn av manglende funksjonalitet i 11

12 Siemens RIS for overvåking av innkommende meldinger. Det er igangsatt en prosess ovenfor Siemens for å få denne funksjonaliteten på plass. Det er avklart at EPJ-system for fastleger støtter elektronisk røntgenrekvirering og tre fastlegekontor i opptaksområdet vil delta i piloteringsprosessen under forutsetning av at de får dekket kostnader for tekniske installasjoner og oppsett. Det anslås at kostnadene vil være i underkant av kr pr legekontor. Elektronisk rekvirering av laboratorieprøver fra fastleger til sykehus Sluttstatus for rekvirering av laboratorieprøver: Pilotering av elektronisk laboratorierekvirering fra Profdoc Winmed er igangsatt. To legekontor rekvirerer elektronisk og det er gjort avtale med det tredje legekontoret. På tross av positive erfaringer fra UNN og Sentrum legekontor i Tromsø, har det vist seg å være en del vanskeligheter knyttet til implementering i Ahus sitt område. Årsaken er teknologiske utfordringer særlig på fastlegesiden. I tillegg til teknologiske utfordringer, viser det seg at overgang til elektronisk prøvebehandling kan medføre organisatoriske endringer og ha kostnadsmessige konsekvenser for legekontorene, ca kr ,- pr. legekontor i en implementeringsfase. Laboratorierekvirering fra andre EPJ system har ikke vært mulig å starte opp på grunn av manglende teknisk tilrettelegging i fastlegenes system. Profdoc Vision og Infodoc vil være klare for pilotering medio desember SystemX vil sannsynligvis være tilrettelagt for rekvirering våren Prosjektet utarbeider veiledninger til bruk for videre pilotering og for implementering ved andre legekontor med Winmed. Videreføring Laboratoriemedisinsk senter ved Ahus har igangsatt arbeid med gjennomgang av arbeidsflyt for mottak av papirbaserte rekvisisjoner. Med bakgrunn i denne kartleggingen vil det bli identifisert behov for endringer i forbindelse med overgang til elektronisk rekvirering. Det bør også avsettes ressurser ved IT avdelingen ves Ahus for videre oppfølging av elektroniske laboratorierekvisisjoner og Laboratoriemedisins senter anbefales å opprette en ressursgruppe med representanter fra sykehuset og legesentrene som rekvirerer elektronisk. Det er også slik at elektroniske henvisninger i størst grad gir gevinst for sykehuset og ikke for legekontorene, ressurstilgangen til dette må vurderes. Tromsø-modellen innebærer en 3-åring implementeringsperiode med implementerings kostnader dekket fra sykehuset. Kvalitet og funksjonalitet for elektronisk utsendelse av henvisning og epikrise Sluttstatus Delprosjektets målsetting var å avvikle parallell distribusjon av elektroniske meldinger og papirmeldinger (epikriser, henvisninger, rekvisisjoner og prøvesvar). Dette innebar å gå gjennom utsendelse av epikrise og prøvesvar med sikte på å 12

13 kontrollere om rett dokument kom fram til riktig mottaker og om innholdet i meldingene var i overensstemmelse med det som ble sendt fra Ahus. Epikriser, røntgensvar og prøvesvar fra klinisk kjemisk avdeling ble undersøkt. I forbindelse med oppstart av prosjektet ble det gjort en telling over elektroniske meldinger om de kom fram til rett mottaker med rett innhold. Gjennomgangen viste at kvaliteten på det som kom frem var relativt god, dvs at innholdet i meldingene kom frem på riktig vis, men det visuelle utseendet var svært ulikt fra system til system. Det ble også avdekket at svært mange meldinger ikke kom frem. Det er flere kritske elementer i elektronisk meldingsutveksling som bidrar til at feil oppstår. Ved å gå systematisk gjennom hver av disse ble feilprosenten dramatisk redusert: Tekniske utfordringer: Tekniske feil ble avdekket, men utskifting av foreldet utstyr til nytt som gir langt bedre muligheter for overvåking av prosessene. Teknisk overvåking av forsendelsene er nødvendig i tillegg til applikasjonskvittering. Adresseregisteret: Oppdatert adresseregister en forutsetning for vellykket elektronisk meldingstjeneste. Menneskene i prosessen gjør brukerfeil av ulike slag. Det mest vanlige er valg av feil fastlege, feil adresse på mottaker samt en del uforståelige feil. Gode rutiner må innarbeides og det er gjennomført en omfattende opplæring. Samhandling: Et avvikssystem bør rettes inn og omhandle hele kjeden fra dokument mottakere angis til legen har mottatt dokumentet. Det vil også involvere mottakere ute i primærhelsetjenesten. En elektronisk samhandling er avhengig av kontakt mellom avsender og mottaker. Det bør være et gjensidig forhold med plikt til å melde fra om feil. Det er viktig at mottakerne har ett sted å henvende seg til på Ahus og at dette er gjort godt kjent. Per i dag er det enhet for samhandling som har kontakt med primærhelsetjenesten, mulig at denne avdelingen bør utvides og revitaliseres. Det kan også understrekes med en skriftlig avtale mellom partene der en forplikter seg til blant annet å holde de elektroniske adressene oppdatert. Videreføring Ny undersøkelse av meldingsutvekslingen ble gjennomført uke 49 i 2007, med svært gode resultater. Det anbefales videre at elektroniske meldingssystem følges opp internt i Ahus i januar/februar 2008, med sikte på avvikling av papir innen Kvalitetssikring av innhold i henvisning og epikrise Sluttstatus Målsettingen er å øke kvaliteten på innhold i meldinger gjennom å etablere et system for samhandling mellom sykehusets leger og fastleger vedrørende kontinuerlig kvalitetsforbedring av innhold i epikriser og henvisninger. Dette arbeidet har blant annet materialisert seg i et nytt prosjekt, Prosjekt Interaktive Henvisninger knyttet til spesialiserte fagområder ved Akershus 13

14 Universitetssykehus (gastromedisin og urologi) og er et samarbeidsprosjekt mellom IT-systemleverandører, legespesialister ved sykehuset og fastleger. Den interaktive henvisningen skal inngå som supplement til Den gode henvisning. Gjennom dette skal pasientene få raskere og bedre behandling, spesialisthelsetjenesten skal effektivisere sitt tjenestetilbud og henvisninger fra fastlegene kvalitetssikres. Videreføring Det er besluttet å iversksette Praksiskonsulentordning og en praksiskoordinator er ansatt for å ivareta dette arbeidet. Det er også lyst ut stilling som praksiskonsulent i 20% stilling, men det har så langt ikke vært kvalifiserte søkere til stillingen. InnoMed og Sosial- og helsedirektoratet finansierer et forprosjekt for å få organisert og sikre finansiering av hovedprosjekt, samt utvikling av faglig innhold og teknisk tilrettelegging og utprøving som forberedelse for hovedprosjekt. Det vil starte op når finansiering er avklart. Elektronisk meldingsutveksling (epikrise, henvisning, rekvisisjoner) med pleie- og omsorgstjenesten Sluttstatus Ullensaker kommune og ELIN-k Til tross for betydelig ressursbruk har det ikke vært mulig å gjennomføre pilotering og evaluering av elektroniske meldinger mellom Ahus og Ullensaker kommune. Det er sammensatte årsaker til dette; sykdom hos en sentral prosjektmedarbeider i Ullensaker kommune i tillegg til at det ikke var mulig å koble kommunen opp mot Norsk Helsenett før Det er undertegnet intensjonsavtale med Norsk sykepleierforbund om deltagelse i det nasjonale ELIN-k prosjektet. Videreføring Når oppkobling finner sted, vil kommunen kunne delta i elektronisk meldingsutveksling, men en omlegging fra papir til elektroniske meldingstjenester vil kreve særskilt oppfølging. Pga flytteprosjektet har Ahus ikke kapasitet i 2008 for slik oppfølging og må avvente oppstart av elektronisk meldingsutveksling i Ullensaker. Det samme gjelder for deltakelse i ELIN-k og intensjonsavtalen forlenges til ut 2008 slik at eventuell deltakelse i ELIN-k vurderes på nytt høsten Norsk Helsenett Sluttstatus Akershus universitetssykehus sender i dag elektroniske meldinger til fastleger i opptaksområdet via Norsk Helsenett og Trygd/helse postkassen (X400). Det er fra Sosial- og helsedirektoratet og Helse-Øst RHF gitt anbefalinger om at man avvikler kommunikasjonen over X400. Bakgrunnen for dette er at Norsk Helsenett er tillagt rollen som nasjonal avtalepartner for sikker meldingsutveksling og at de regionale helseforetak har investert betydelige beløp i Norsk Helsenett. NAV stenger for kommunikasjon via TrygdHelse fra og med , og det nå 14

15 til høring et forslag om å forskriftsfeste at leger kun skal sende meldinger via Norsk Helsenett, (forskriften omfatter ikke leger på sykehus). Prosjektet har avtale med Enebakk legesenter om pilotering av alle typer meldinger i forhold til System X. Det ble inngått avtale mellom Norsk Helsenett og Enebakk kommune om oppkobling av legesenteret via det kommunale nettverket. Denne oppkoblingen skulle prioriteres av Norsk Helsenett, men det har vist seg å ta lang tid. Enebakk legesenter opplyser at de i begynnelsen av oktober enda ikke er tilknyttet Norsk Helsenett. Årsakene til at det tar tid er mange, både forsinkelser og feil fra Norsk Helsenett og på kommunalt nivå. Norsk Helsenett opplyser at oppkobling av legesentre (uten kommunal tilknytning) skal ta betydelig kortere tid. Videreføring Avvikling av meldingsutveksling gjennom X400 vil kunne få store konsekvenser for Laboratoriemedisinsk senter. Private laboratorier i opptaksområdet tilbyr elektronisk meldingsutveksling og vil sannsynligvis kunne overta et betydelig antall kunder fra Ahus i forbindelse med dette. Hvis Ahus skal stenge all meldingsutveksling over TrygdHelse postkassen i nærmeste fremtid, vil det være et betydelig antall leger som må over til Norsk Helsenett. Prosjekt elektronisk samhandling vil anbefale at Akershus Universitetssykehus ber om et møte med direktøren for Norsk Helsenett for å drøfte hvordan dette kan håndteres på en god måte. I forbindelse med et slikt møte bør det være mulig å fastsette en dato for avslutning av X400 kommunikasjon ved Ahus. Alle som Ahus kommuniserer med via X400, må få tilsendt informasjon om dato for når denne avvikles og muligheter for oppkobling til Norsk Helsenett. Suksesshistorier vil bli beskrevet etter prosjektavslutning i en veileder for meldingsutveksling. Veilederen vil bli publisert på sykehusets nettsider, formidlet til fastleger i opptaksområdet og informert om i nasjonale fora. Avdeling for helseinformatikk ved Ahus har ansvar for dette. 5. Praktiske erfaringer og anbefalinger med elektronisk meldingsutveksling 4 Dokumenter fra Dips Det er enkelte arbeidsprosesser som er styrende for meldingsutvekslingen. Når det gjelder epikriser er registrering av henviser og fastlege av avgjørende betydning. Det er disse to som kommer opp som forslag til den som oppretter dokumentet, som mottakere. Det vil si at dersom disse to er korrekt registrert er det meget enkelt å lagre dokumentmottakerne og sørge for at meldingsutvekslingen skjer korrekt. 1.november 2007 ble 3 nye rutiner for bruken av Dips satt i kraft; valg av dokumentmottaker, rekvirent og innhenting av fastlege. 4 Pkt. 5 er i hovedsak forfattet av delprosjektleder Blakkisrud, noen mindre nedkortinger er foretatt av Ellingsen. Den relativt detaljerte, praktiske gjennomgangen gir nyttige erfaringsinnspill for organisering av elektroniske meldingstjenester og trekker fram kritiske erfaringer. 15

16 For elektroniske henvisninger er det nødvendig å organisere Ahus i hensiktsmessige adresser. Det er valgt fem eksterne adresser inn til Ahus; psykiatri, medisin, kirurgen, barn og føde. Vedlegg til henvisningene må foreløpig håndteres på papir og skannes inn og knyttes til de elektroniske henvisningen. Psykiatri har fra 1.november opprettet felles henvisningsmottak for alle enheter i psykiatrien som benytter Dips. Somatikken vil ha felles mottak av elektroniske henvisninger fram til ny felles henvisningsmottak opprettes ved innflytting i nytt sykehus. Det er lagt ned mye arbeid i prosjektet vedrørende informasjon og opplæring ut mot de aktørene som er involvert i meldingsutvekslingen. Generelle erfaringer og anbefalinger Det er behov for at noen overvåker systemene og oppdager feil i de ulike fasene av meldingsutvekslingen. Når feilen er oppdaget bør den rutes til det stedet feilen oppsto og rettes der. Dette foreslår vi etter innspill fra Tromsø som gjør det på denne måten og der fungerer dette godt. Det betyr at det er brukere ute i organisasjonen som har tilgang til Well lokalt, disse blir da EDI kontakter lokalt på avdelingene. I Tromsø hadde de en egen EDI avdeling tilknyttet It-avdelingen som hadde ansvar for all overvåking og kontakt ut mot legekontorene når det gjaldt elektroniske meldinger. Når det gjelder Ahus har en kommet til at den beste løsningen å legge denne oppgaven til sentralt senter for mottak av henvisninger som blir poliklinisk driftsenhet i somatikken og et sentralt mottak i psykiatri. Vi vil også forslå at den overordnede tekniske overvåkingen av systemene er knyttet til senter for e-helse, IKT og medisin teknisk; SEIM. Lab vil fortsette å overvåke sine meldinger, mens de sentrale henvisningsmottakene sorterer og fordeler feil som oppstår. Selve feilretting skjer der feilen oppsto ved respektiv lab, røntgen og avdelingene. Når det gjelder oppfølgingen med primærhelsetjenesten har vi per i dag en egen enhet for samhandling i Ahus, i tillegg har vi kundekontakt på lab. Det er behov for en styrking, eventuell omorganisering av enheten der de vil få utvidede oppgaver. Legekontorene ute har uttrykt et behov for å kunne sende meldinger tilbake og vite hvor de kan henvende seg dersom det er feil ved en forsendelse. Det er fordel å samordne aktiviteten vi har ut mot våre samarbeidspartnere, både for å få til en god dialog og framstå samlet og koordinert fra Ahus` side. Det er allerede utarbeidet en samarbeidsavtale mellom kommune/bydelene i nedslagsområdet, denne avtalen bør også omfatte området elektronisk kommunikasjon. Det kunne også lages en tilsvarende avtale med fastlegene som omhandler elektroniske meldinger der for eksempel fastlegene forplikter seg til å melde fra om adresseendring når leger starter og slutter. Per i dag sendes mange epikriser og noen henvisninger elektronisk. Det er SEIM som overvåker det i dag. Det bør også i framtida være et overordnet ansvar for SEIM å overvåke systemene, men vi vil foreslå at det er det sentrale henvisningsmottak som overvåker og oppdager feil som fordeles videre til de enkelte avdelinger. Det vil også inkludere å ta kontakt med SEIM ved tekniske feil. 16

17 Det er viktig at feilen rettes opp der feilen oppstår slik at antall feil blir færrest mulig. Avdelingene må derfor få tilgang til Well communicator og læres opp til å behandle negative applikasjonskvitteringer. De vil da bare få tilgang til sin avdeling for å få et oversiktlig bilde. På lab (og røntgen) er det i dag ansatt kundeveileder som ivaretar kontakten mellom Ahus og samarbeidspartnerne. Når det gjelder feil som oppstår i journalsystemet Dips, er det ikke noen spesiell person som ivaretar dette. I noen grad blir også slike feil henvist til kundeveileder på lab. Våre samarbeidspartnere bør vite hvem de kan henvende seg til ved feil. Det er også viktig å samhandle med primærhelsetjenesten så de forstår at det er viktig å gi tilbakemelding ved feilsendte epikriser. Det er naturlig at det overordnede ansvar for samhandling legges til enhet for samhandling som per i dag ikke har ressurser til å ivareta dette. Et utstrakt samarbeid mellom sentrale henvisningsmottak (poliklinisk driftsenhet i somatikken) og enhet for samhandling er naturlig. Det er behov for å gjøre et stort forebyggende arbeid for å hindre feil i utsendingen av dokumenter. Dette gjelder spesielt valg av rett adresse og registrering av fastlege og henviser. Dette involverer både sekretærer og leger. I forbindelse med behov for opplæring i avvikshåndtering, vil en også ta med seg disse temaene inn i undervisningen og tydeliggjøre viktigheten av nøyaktighet i hele arbeidsprosessen. 6. Funn og læringspunkter En gjenomgang av dokumentasjon fra delprosjektene samt materiale fra delprosjektlederne indikerer at prosjektet har tre sentrale områder for læring. Disse kan oppsummeres under følgende stikkord: Organisering: To søyler: 1) tett samordning og tydelig struktur 2) bred forankring og aktiv involvering Risiko: Kobling intern og ekstern organisering Manglende oppslutning eksternt IKT skjuler prosesser Teknologien er sårbar og tidkrevende å implementere Tillit: Forutsetning for samhandling Den følgende fremstillingen vil gå nærmere inn på disse tre hovedområdene og drøfte dem. Den generelle modellen for prosjektorganisering Ahus har valgt for å gjennomføre organisasjonsutviklingsprosesser som forberedelser for innflytting i nytt sykehus, synes å ha vært vellykket i forhold til å skape gjennomføringskraft, bred forankring og initiere engasjement og aktivitet internt. Prosjektorganiseringen har vært gjennomføringsorientert og har skapt resultater i form av en rekke nye måter å 17

18 organisere arbeidsprosesser og pasientflyt på. Dette er nye organiseringsmåter som synes å ha intern oppslutning i følge ulike fremlegg på konferansen Det morderne sykehus nov Prosjektmodellen har vært brukt for å gjennomføre delprosjektene i Elektronisk Samhandling og modellen presenteres i det følgende, under kapittel Organisering, med fokus på suksessfaktorer. En del av prosjekt Elektronisk Samhandling innebærer å bygge relasjoner og initiere aktivitet hos ekstern samarbeidspartnere. Prosjektets suksess er avhengig av ekstern oppslutning og legitimitet. Dette kan være en utfordring, Ahus må basere seg på frivilling deltakelse og oppslutning da sykehuset ikke kan sanksjonere eksterne partnere i forhold til manglende oppslutning. Denne må bygges gjennom tillit, motivasjon og økonomiske incitamenter. Den kanskje største utfordringen i prosjektet har vist seg å være teknologien. Selv om prosjektet baserte seg på å ta i bruk kjent teknologi og forutsatte at denne ikke skulle være en barriere for prosjekt gjennomføring (sjekk risikovurderingene), så viser det seg at det er nettopp den som har vist seg å være den største utfordringen. Teknologivurdering inngikk ikke i vår evalueringsskisse, vi vil likevel knytte noen kommentarer til dette under punkt Teknologi (i Konklusjon intern organisasjonsutvikling og ekstern tillitsbygging ). 7. Organisering Prosjektorganisering for nye Ahus 5 Et viktig grep for å initiere nødvendig organisatorisk omstilling ved flytting inn i nytt sykehus, er omorganisering av driften for å få skape en god og effektiv pasientflyt. Dette innebærer kartlegging av arbeidsflyt og arbeidsprosser, utvikling og tilpasning av disse samtidig som det nye bygget utformes for å oppnå bedre arbeidsflyt og mer effektiv drift. Prosjektorganisering er verktøyet for gjennomføring av organisasjonsutviklingen. I 2005 ble det utarbeidet en hovedplan for organisasjonsutvikling (OU) med identifisering av prosjekter, i alt 23 hovedprosjekter ble initiert og gjennomført i løpet av Hvert prosjekt har ulike delprosjekter. Samhandling primærhelsetjenesten er ett av hovedprosjektene og prosjektet som skal evalueres her, Elektronisk Samhandling (ES) er ett av fire delprosjekt under dette hovedprosjektet. Prosjektet Samhandling primærhelsetjenesten skal bidra til en sammenhengende behandlingskjede som oppleves sømløs av pasientene mellom de ulike tjenestenivåer med fokus på: kvalitet, effektivitet, likeverd og tilgjengelighet. Videre er målsettingen å bidra til optimal utnyttelse av ressurser og utvikle gode organisatoriske løsninger i samhandlingen med avklaring av ansvarsforhold 5 I følge konferanseinnlegget På vei mot det moderne sykehus av Nina Kristiansen, Lillestrøm ( 18

19 mellom Ahus HF og primærhelsetjenesten gjennom å skape gode kommunikasjonsformer og samhandlingsarenaer. Målsettingene er også overordnede målsettinger for delprosjektene. Prinsipper for prosjektorganiseringen - læringspunkter Ahus modellen for prosjektorganisering har hatt god gjennomføringskraft, pr. november 07 er 19 av de 23 delprosjektene avsluttet og overført linjen (Kristiansen ). To prosjekter er i en avslutningsfase og to prosjekter er under beslutning. Ahus har etablert en egen prosjektorganisasjon med to hovedsøyler; 1) samordning, og tydelig struktur, og 2) bred foranking og involvering. Disse to hovedsøylene er sentrale stikkord for organiseringen av prosjektarbeidet. Hoved- og delprosjektene følger samme organiseringsmodell og delprosjektene er gjennomføringsverktøyet for hovedprosjektene, som er de ulike organisatoriske funksjonsområdende som skal omstilles og utvikles (se Kristiansen 2007). Søyle 1: Tett samordning og tydelig struktur 6 Tett samordning og tydelig struktur innebærer at det ble etablert en tydelig struktur med en overordnet OU plan med de 23 hovedprosjektene og tydelige delprosjekter under disse. Det er en felles styringsgruppe for prosjektene. Styringsgruppen består av representant fra Ullensaker kommune, Den norske lægeforening/ allmennpraktikerforeningen i Akershus, Norsk sykepleierforbund og Sosial- og helsedirektoratet. Styringsgruppen har følgende ansvar: Er prosjekteier Overordnet ansvar og styring av beslutninger Godkjenner mandat, milepæler, ressurser og finansiering Ivaretakelse av helhet og at grensesnitt inn mot andre prosjekter ivaretas Sørge for at arbeidsmiljømessige konsekvenser ved endret organisering blir ivaretatt og håndtert En felles styringsgruppe for alle prosjektene gir koordineringsgevinster, god informasjonsflyt og gode muligheter for samordning på tvers av prosjektene. Det gir også en mulighet for å ha et helhetlig perspektiv på OU prosessen. Den enkelte prosjektene har klare mandater, faser og fremdriftsplaner, noe som gir gode muligheter for målbarhet, avviksrapportering og oppfølging. I strukturen ligger også en tydeliggjøring av prosjektledernes rolle og oppgaver, som er følgende i følge Kristiansens innlegg på konferansen nov 2007: Sikre forankring i linjen Ferdigstille prosjektdirektiv og planer Gjennomføre utredning 6 Kilde er i hovedsak prosjektplan av november

20 Detaljere og ferdigstille løsninger for implementering Planlegge implementering i tett samarbeid med linjeorganisasjonen Når det gjelder prosjekt Elektronisk Samhandling er prosjekt underlagt den felles styringsgruppen i tillegg til prosjektleder for prosjekt Samhandling med primærhelsetjenesten. Denne prosjektlederen har følgende ansvarsområder: Sørge for at Prosjekt elektronisk samhandling drives i henhold til rammebetingelser gitt i avtale mellom Forskningsrådet og Akershus Universitetssykehus og vedtatte prosjektplan. Sørge for at identifiserte arbeidsmiljømessige konsekvenser (fordeler/ulemper) legges frem til behandling i styringsgruppen Fremme godt forankret og komplette saksdokument til styringsgruppen Rapportere til styringsgruppen Neste ledd i organiseringen er prosjektleder for delprosjekt Elektronisk samhandling. Denne delprosjektlederen har et operativt ansvar og ivaretar følgende funksjoner: Sikre at gjennomføringen styres mot etablerte milepæler og delmål Utarbeide kartleggingsrapport med risikoanalyse Utarbeide prosjektplan med milepælsplan og budsjett Etablere og drive prosjektgruppe Opprette og sikre at arbeidsgrupper drives på seks tiltaksområder (jfr kap 3.2) Utarbeide formidlings- og implementeringsplan Organisere, koordinere, styre og følge opp arbeidene Overvåke, vurdere konsekvenser av avvik, iverksette tiltak Sikre forankring og samarbeid mot andre prosjekt og linjeorganisasjonen Sørge for at de arbeidsmiljømessige konsekvenser (fordeler/ulemper) av endret organisering blir identifisert og analysert. Det neste nivået i kjeden er prosjektgruppen som har gjennomføringsansvar for de ulike tiltaksområdene nevnt ovenfor. Deltakerne i prosjektgruppene er interne (Ahus ansatte), har ansvar for møter med tillitsvalgte, systemleverandører og andre interessenter og de leder mindre arbeidsgrupper opprettet for hvert tiltaksområde. Arbeidsgruppene lede av medlemmer i prosjektgruppen og gjennomfører testing, pilotering og avklarer avvikshåndtering. Denne klare strukturen sammen med tydelige bestillinger synliggjør hva som skal utrettes på hvilket nivå i organisasjonen, hvilke forventninger den interne oppdragsgiveren har og hvor ansvaret ligger.. I denne strukturen kommuniseres de samme organisatoriske forventningene fra hvert bestilleledd; styringsgruppen, prosjektlederne og delprosjektlederne og det ligger en forpliktelse i at prosjektstrukturen er formalisert og tydelig. 20