Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17 Forvaltningsrevisjon Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Rapport Mai 2014

18 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. I Plan for forvaltningsrevisjon har bystyret i Bodø prioritert aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Dette prosjektet er kommet opp som et ønske utenom planen, og ble bestilt av kontrollutvalget i møte 30. november 2013 (sak 45/13). Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Ansvarlig for gjennomføring av undersøkelsen har vært forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt. Bodø, den Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

19 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Innhold: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER FORMÅL PROBLEMSTILLING AVGRENSNINGER METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER... 8 Gjøres det i de ulike prosjektfasene i forbindelse med nybygg (oppstart/gjennomføring, avslutning/overlevering, garantiperioden) en forsvarlig registrering og oppfølging av feil og avvik? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING KONKLUSJON RÅDMANNENS KOMMENTAR Vedlegg 1 Rådmannens kommentar Salten kommunerevisjon IKS 3

20 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune 0. SAMMENDRAG Salten kommunerevisjon IKS har i denne undersøkelsen sett nærmere på kommunens arbeid med oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter. Formålet har vært å undersøke om avvik og feil i prosesser/utførelse blir registrert og fulgt opp på en korrekt måte av tjenesten. I undersøkelsen ligger følgende problemstilling til grunn: Gjøres det i de ulike prosjektfasene i forbindelse med nybygg (oppstart/gjennomføring, avslutning/overlevering, garantiperioden) en forsvarlig registrering og oppfølging av feil og avvik? Innsamlingen av data baserer seg på intervju med enhetsleder for prosjektseksjonen, Eiendomskontoret og prosjektleder der. I tillegg er det gjennomført intervju med enhetsledere ved Hovdejordet sykehjem og Bodøsjøen skole og vaktmestere ved disse. Videre er det foretatt gjennomgang av dokumentasjon fra utbyggingsprosjektene. Undersøkelsen er avgrenset til å se på oppfølging og dokumentasjon av feil og mangler i forhold til byggteknisk gjennomføring. Gjennomgangen viser at kommunen mangler kontroll på viktig dokumentasjon i forhold til gjennomføring av prosjektene. Det har ikke fremkommet bruk av avviksmeldinger i noen av prosjektene. Det mangler delvis dokumentasjon på ferdigbefaring og overtakelsesprotokoller, og det mangler i stor grad dokumentasjon på oppfølging/utbedring av mangler fra ferdigstilling og gjennom garanti- og reklamasjonsprosesser. Dette er et brudd med kommunens eget prosjektstyrings/-kvalitetssystem og alminnelige arkiveringsprosedyrer. Det bidrar også til avhengighet av at private partnere ivaretar dokumentasjon. Det fremgår av denne undersøkelsen at det har vært vanskelig å få aktører inn for å foreta reklamasjonsarbeider innen frister og i det hele tatt. Dette er en stor utfordring for kommunen og medfører et behov for tett oppfølging av fastsatte oppfølgingsfrister. I forhold til flere mangler til dels påpekt alt i ettårsbefaringen, har man ikke klart å få rettet opp forholdet. Et eksempel er feil i gulvbelegget som gjør at store deler av institusjonen har et gulv som ikke er tilfredsstillende for et nesten nytt bygg. Etter revisjonens oppfatning har Eiendomskontoret ved prosjektseksjonen sviktet i forhold til å sikre at involverte aktører følger opp påpekte mangler. Konsekvensen er ekstrakostnader i ettertid, lange ressurskrevende prosesser, forskyvning av fokus hos tjenesteproduserende virksomheter og et bygg som holder dårligere kvalitet enn det man har bestilt og betalt for. Salten kommunerevisjon IKS 4

21 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Den manglende oppfølgingen ved en av enhetene og årelange prosess i den forbindelse, oppgis også å ha vært en stor merbelastning for de ansatte, og man opplever at bygget aldri har blitt gjort helt ferdig. Etter revisjonens oppfatning fremstår det som å være et behov for å avklare hvilken status kommunens eget prosjektstyrings/kvalitetssystem har i møte med eksterne prosjektledere med egne systemer. Det er også slik vi ser det grunn til å stille spørmålstegn ved om systemet er operativt i det hele tatt. Manglende kapasitet i prosjektseksjonen må etter revisjonens oppfatning antas å være utløsende faktor for mye av de problemene som påpekes i rapporten. Ut fra gjennomgangen i denne rapporten har revisjonen følgende anbefalinger: - Bemanningssituasjonen ved prosjektseksjonen fremstår som kritisk, og kommunen bør finne en løsning på dette - Det bør tas stilling til hvordan kvalitetssikring og styring i prosjektseksjonen skal håndteres - Prosjektseksjonen må starte fra bunnen av i forhold til arkivering og dokumentasjonshåndtering Salten kommunerevisjon IKS 5

22 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune 1. INNLEDNING I denne rapporten går vi inn og ser på systemer og rutiner i måten det jobbes på i forbindelse med kommunens byggeprosjekter. Bodø kommune har til enhver tid byggeprosjekter under planlegging eller oppføring. Flere av disse prosjektene er store utbygginger med kostnadsrammer på opptil flere hundre millioner kroner. Erfaringer viser at det i mange tilfeller oppstår vanskeligheter i forbindelse med slike prosjekter. Dette kan ha mange årsaker og henger gjerne sammen med feil i prosjektering, feil i gjennomføring, konkurser og uenigheter mellom aktørene av ulikt slag. I denne forbindelse er det svært viktig at det ved gjennomføringen av prosjektene er gode rutiner og prosedyrer. At det ligger til grunn en kvalitetssikring og at forhold dokumenteres godt. Konkret fokus i rapporten er oppfølging av feil og mangler i to utvalgte byggeprosjekter. Hovedfokus er registrering og oppfølging av mangler ved overtakelse og ved senere garantiog reklamasjonsbefaringer. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER 2.1 FORMÅL Formålet med prosjektet er å få vurdert i hvilken grad avvik og feil i prosesser/utførelse blir registrert inn i prosjektdokumentasjonen og fulgt opp på korrekt måte. 2.2 PROBLEMSTILLING Av formålet har vi utledet følgende problemstilling: Gjøres det i de ulike prosjektfasene i forbindelse med nybygg (oppstart/gjennomføring, avslutning/overlevering, garantiperioden) en forsvarlig registrering og oppfølging av feil og avvik? 2.3 AVGRENSNINGER Undersøkelsen er avgrenset til å se på oppfølging av feil og mangler i to byggeprosjekter, Bodøsjøen skole (byggetrinn 2) og Hovdejordet sykehjem (Vebjørn Tandbergsv 7). Fokuset ligger på det byggetekniske og ikke HMS. I tillegg belyses situasjonen ved prosjektseksjonen ved Eiendomskontoret. Salten kommunerevisjon IKS 6

23 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Innsamlingen av data baserer seg på intervju med følgende personer: enhetsleder og prosjektleder ved prosjektseksjonen ved Eiendomskontoret. Rektor og vaktmester ved Bodøsjøen skole og virksomhetsleder, vaktmester og tidligere vaktmester ved Hovdejordet sykehjem. Det er også gjennomført intervju med vaktmester ved Voldssletta sykehjem, tidligere vaktmester også ved Hovdejordet. I undersøkelsen er det også gått igjennom en god del skriftlig dokumentasjon i forbindelse med byggeprosjektene. Denne er i hovedsak funnet i sak/arkivsystemet Ephorte, eller fått fra prosjektseksjonen eller fra de undersøkte tjenestestedene. Det er gjort forespørsel til ekstern prosjektleder i et privat firma om dokumentasjon revisjonen ikke har funnet hos kommunen. Denne har revisjonen ikke mottatt. Etter revisjonens oppfatning er datainnsamlingen tilstrekkelig i forhold til å gjøre de vurderinger og trekke de konklusjoner som er gjort i denne rapporten. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utledning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I denne undersøkelsen har vi lagt til grunn: Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE): Veileder i kontrahering av byggeledere, hvordan unngå byggeskandaler! (Januar 2008) Bodø kommune, Eiendomskontoret: Prosjektstyringsperm fra 2008 Salten kommunerevisjon IKS 7

24 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune 5. FAKTA OG VURDERINGER Gjøres det i de ulike prosjektfasene i forbindelse med nybygg (oppstart/gjennomføring, avslutning/overlevering, garantiperioden) en forsvarlig registrering og oppfølging av feil og avvik? 5.1 REVISJONSKRITERIER Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE): Veileder i kontrahering av byggeledere, hvordan unngå byggeskandaler! Utdrag av mest relevante aktiviteter i forhold til feil/avviksregistrering og oppfølging: 1. OPPSTART/GJENNOMFØRINGSFASE: - Endringsmeldinger - Avviksmeldinger - Sjekklister 2. AVSLUTNING/OVERLEVERING: - Mangelliste forhåndsbefaring - Mangelliste ferdigbefaring - Mottak av sjekklister fra egne og UE sine arbeider - Utarbeidet sluttrapport 3. GARANTIPERIODE: - Innkalling til garantibefaring - Mangelliste fra garantibefaring - Kontroll av utførte feil/mangler Bodø kommune, Eiendomskontoret: Prosjektstyringsperm: 4.2 Rutine for avviksbehandling (med 4.3 Skjema for avviksbehandling) Den som oppdager et avvik eller ser fare for at et avvik vil oppstå, skal snarest melde dette til nærmeste overordnede på fastsatt skjema. 4.4 Rutine for prosjektevaluering Senest en måned etter prosjektets ferdigstillelse og overlevering innkaller prosjektansvarlig til evalueringsmøte. PA oversender konklusjoner til seksj. leder. 8.5 Rutine for oppfølging av feil og mangler (reklamasjonstiden) Entreprenøren sørger for utbedring av påpekte feil og mangler (jfr protokoll ved overtakelse) innen fristen avtalt ved overtakelse. Salten kommunerevisjon IKS 8

25 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune 8.7 Rutine for reklamasjoner og reklamasjonsbefaringer (reklamasjonstiden) Byggeleder skal med minst to ukers varsel innkalle til reklamasjonsbefaring ett år etter overtakelse. Eventuelle feil og mangler som kommer til syne i løpet av reklamasjonstiden skal meddeles byggeleder som sørger for å reklamere skriftlig overfor entreprenøren (e). I god tid før utløpet av garantitiden (3 eller 5 år) innkaller byggeleder til garantibefaring Rutine for oppfølging av bygg i garantitiden (garantitiden) Vaktmester registrerer i reklamasjonstiden fortløpende mangler som ikke er driftsforstyrrende (og overleverer liste til prosjektansvarlig i god tid før befaringen). 9.4 Rutine for ekstern korrespondanse Ved bruk av e-post skal det alltid tas utskrift av relevant korrespondanse for oppbevaring i arkiv. 5.2 FAKTA Organisering Prosjektseksjonen er en del av eiendomskontoret og håndterer kommunens nybyggprosjekter. Seksjonen har 9 stillingshjemler men er for tiden bemannet med 5 ansatte inklusive seksjonsleder. 3 er vakant og en er sykemeldt. Ytterligere en kommer til å være ute av tjenesten en periode fremover. Seksjonsleder sier at de har søkt etter flere folk, men at de ikke får søkere. Han gir videre uttrykk for at bemanningssituasjonen er noe som er tatt opp med rådmannen over flere år nå. Eksempelvis på kulturkvartalprosjektet burde de etter hans oppfatning vært 1-2 personer til. Og på Sølvsuper sykehjem burde de vært minst en til. Han er selv prosjektansvarlig for dette samtidig som han har andre oppgaver og er seksjonsleder. De blir bedt om å gjøre det best mulig ut fra den situasjonen de er i. Problemer med rekruttering medførte at det var krevende nok å løse pågående prosjekter. Samtidig var det politiske forventninger om å sette i gang nye prosjekter. Da ble seksjonen ofte bedt om det å se hva som var mulig å få til. Ord som «vi må ro med de årene vi har» ble brukt». På dette grunnlag ble nye prosjekter satt i gang uten tilstrekkelig egen bemanning. Han mener det sier seg selv at dette ikke er heldig. Når det så i ettertid blir stilt spørsmål ved måten prosjektene er gjennomført på, kan det oppleves urimelig siden de bød på seg selv for å forsøke å løse kommunens utbyggingsbehov selv om bemanningen var for lav. Generasjonsskiftet og problemer med rekruttering til seksjonen startet i 2009 og har senere økt på. I følge en av rådgiverne ved seksjonen er de så nedbemannet at de nesten kjøper inn alt. Det er unntaksvis at man gjennomfører det enkelte prosjekt selv. Det er basert på at kommunen skal være gode innkjøpere. Det annonseres etter prosjektledelse og Salten kommunerevisjon IKS 9

26 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune byggeledelse, og så er det de som kjører prosjektene. Som prosjektansvarlige er vi ansvarlig for kommunen innad i systemet. Vi tar avgjørelse tidlig i et prosjekt om det skal være totalentreprise eller ikke. Er det en byggesak som er relativ enkel å gjennomføre, så bruker vi totalentreprise. Vi sparer oss mye arbeid med det. I følge seksjonsleder overtar tjenestebyggseksjonen i prinsippet nye bygg fra dag en av driften av nybygget. Men prosjektseksjonen følger opp alle feil og mangler som ble registrert ved overtakelsesforretningen. Ellers følger også prosjektseksjonen opp andre åpenbare feil og mangler det første året. Når bygget er overtatt er det tjenestebyggseksjonen som overtar rapporteringen. Da er det de som vurderer om et forhold er en reklamasjon eller en vedlikeholdssak. Hvis det er en reklamasjonssak kobles prosjektseksjonen inn, og håndterer saken i forhold til entreprenøren. Seksjonsleder sier videre at som en konsekvens av bemanningssituasjonen har man ikke hatt kapasitet til å registrere materiale i sak/arkivsystemet Ephorte i den grad man skulle. Eksempelvis har han ikke klart å registrere inn saker i Ephorte siden 2011/12. Det er derfor tungt å få tak i dokumentasjon. Kvalitetssystem I følge seksjonsleder har man et kvalitetssystem Prosjektstyringsperm, som hadde siste revisjon i Revisjonen har fått tilgang til materialet som er lagret i Ephorte. Han gir uttrykk for at det ikke er noe problem å gå inn i det og se at det er mangelfullt: «Vi må basere oss på de systemene som våre innleide prosjektledere har, og bearbeide dem for å få inn de elementene de mangler og som vi mener er viktig. Så i stor grad er det andre firma sine systemer vi benytter. Det ville være urasjonelt å pådytte eksterne aktører våre systemer hvis de har gode systemer som ivaretar byggherrens interesser godt». Han sier videre at de ikke har ressurser til å ha et oppdatert system til enhver tid. Det er i følge ham en plass mellom 40 og 60 lover byggeprosjektene berøres av. I disse er det forandringer hele tiden, eks når det gjelder offentlig anskaffelse. KOFA forandrer også måten forhold skal tolkes på etter hvert. Det er en glidning hele tiden i lovverket som man sliter med å være oppdatert om. Han sier videre at i kvalitetssystemet har det vært en del mer uskrevne enn formaliserte rutiner. I følge prosjektlederen burde systemet vært oppdatert: «Det er noen år siden det ble laget, og det burde sikkert vært oppgradert. Men det er det som er problemet her, at vi har ikke hatt tid. Det har vært rovdrift på folk, og i dag klarer vi heller ikke å rekruttere». Salten kommunerevisjon IKS 10

27 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Prosjektlederen gir uttrykk for at man i stor grad følger den skjematikken som veilederen til Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE) legger opp til. Det lages mangelliste ferdigbefaring der alt blir kontrollert og skrevet mangelliste på det som mangler. Og så blir det etterkontrollert at det blir utført. Når det gjelder mangelliste forhåndsbefaring så er det noe han sier de har innskjerpet overfor entreprenørene at de skal gjøre. Når det gjelder evaluering av entreprenørene eller å utarbeide sluttrapport for prosjektene, er det noe prosjektleder sier de ikke har praksis for. I forhold til intern dialog og møter på kontoret, sier seksjonsleder at de hadde regelmessige møter inntil 2010, hvor det ble skrevet referater. Men etter det har det vært lite slike møter, før de tok det opp igjen fra nyttår. Prosjektgjennomgang Bodøsjøen skole (byggetrinn 2) Revisjonen har fått følgende dokumentasjon enten gjennom Ephorte eller av tjenestene direkte: Statusrapport nr 7, pr , nr 11, nr 13 og nr 14 pr Disse utarbeides av ekstern prosjektleder og rapporterer til prosjektansvarlig i prosjektseksjonen. Rapporten gir en økonomisk oversikt, oversikt over fremdrift i bygningsmessige arbeider og avvikssituasjonen. Når det gjelder avvik så omtales det både i forhold til økonomi, fremdrift og kvalitet. I statusrapport nr 14 (etter at bygget er overtatt) fremgår følgende i forhold til avvik: «Erfaring fra sluttbefaringer så langt viser følgende: o Det er liten vilje til å utføre reklamasjonsarbeider innenfor avtalt frist o Det er stor treghet i levering av FDV Sluttoppgjør vil ikke bli betalt ut før alle reklamasjonsarbeider er utført». Det foreligger dokumentasjon på en mengde byggemøtereferater og referater fra møter med ulik betegnelse. o Byggemøter Av referater fremgår det at det har vært gjennomført opp til 32 byggemøter, og for de fleste ser det ut til at referater foreligger. Referatene følger en fast oppbygging med bl a: utførte/planlagte arbeider, endringssaker (nye, avklarte og uavklarte) Ferdigbefaringer: o Tilbygg øst bygningsmessige arbeider ( ). Består av 6 sider med gjenstående arbeider/mangler. o Tilbygg vest bygningsmessige arbeider ( ). Salten kommunerevisjon IKS 11

28 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Består av 2 sider med gjenstående arbeider/mangler. Dokument som viser tidspunkt for overtakelse fra underentreprenører og gjennomgang kontroll i den forbindelse (planlagt ) Overtakelsesprotokoller (mangelliste) for bygningsmessige arbeider o K310 Overtakelsesprotokoll Røranlegg: ingen mangler, ok! o K360 Overtakelsesprotokoll Luftbehandlingsanlegg: ingen mangler, ok! o K401 Overtakelsesprotokoll Elkraft: mangelliste, frist for utbedring o K560 Overtakelsesprotokoll Automatikk: mangelliste, frist for utbedring o K620 Overtakelsesprotokoll Heis: ingen mangler, ok! Kommentar: For 401 og 560 har revisjonen ikke observert dokumentasjon (utkvittert liste) på at forholdene er utbedret. Prosjektseksjonen har lagt frem dokumentasjon/protokoll for overtakelse av AS- BUILT 1 tegninger over bygget for de ulike delentrepriser, og at disse er overført til tjenestebyggseksjonen ( ). Det foreligger også protokoll og sjekkliste for overtakelse av FDV- dokumentasjon. Referat fra 1- års garantibefaring ( ) med mangelliste for bygningsmessig, elektrotekniske arbeider og vvs. Frist for utbedring er satt til 5. mars. Kommentar: revisjonen har ikke funnet dokumentasjon på at mangler er utbedret. 3- års reklamasjonsbefaring ( ) med mangelliste for delentreprise elkraftanlegg og delentreprise bygningsmessige arbeider. Frist for utbedringer satt til 16. august. Kommentar: revisjonen har ikke funnet dokumentasjon på at mangler er utbedret. I forhold til dette sier oppfølgingsansvarlig i prosjektseksjonen: «Dokumentasjon på oppfølging av mangler etter 1. og 3. garantiår må vi komme tilbake til. Alt er utført på bygg øst. På bygg vest er ennå ikke garantitiden utgått, og vi prøver å ta det etter hvert». Avviksmeldinger eller oversikter over avviksmeldinger har ikke revisjonen funnet dokumentert. Som nevnt ovenfor tas avvik opp i statusrapportene. Det er ikke dokumentert bruk av skjema for endringsmeldinger, men endringer tas som beskrevet ovenfor, opp i byggemøter. 1 AS- BUILT tegninger viser bygget etter eksisterende forhold slik som det er bygget. Dette er de faktiske eksisterende forhold, i motsetning til arbeidstegninger eller foreslått design. Salten kommunerevisjon IKS 12

29 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Tilbakemelding fra Bodøsjøen skole (v/rektor og vaktmester) Det gis uttrykk for at skolen har vært representert i byggemøtene ved rektor i hovedsak. Ved første byggetrinn på skolen som var ferdig i 2004, høstet man gode erfaringer i forhold til hvordan man skulle forholde seg til entreprenører. Dette var til hjelp i byggetrinn 2. Fra skolen gis det også uttrykk for å ha vært en god kommunikasjon med den ansvarlige for prosjektet hos prosjektseksjonen. I følge vaktmester er det krevende for prosjektseksjonen å følge opp det enkelte prosjekt i detalj. Derfor har de selv stått på i forhold til entreprenørene for å få utbedringer utført. Og de har gitt tilbakemeldinger til dem om reklamasjoner har blitt godt eller mindre godt utbedret. I forhold til oppfølging av garantiarbeider sies følgende: «Ikke alle forholdene som var ført opp i 1- års garantibefaringen ble fulgt opp innen den fristen som ble gitt. Noe av det hang fortsatt igjen til 3- års reklamasjonsbefaringen. Men det meste som var oppført i ettårsbefaringen er gjort. Deler av de forholdene som er påpekt ved 3- års reklamasjonsbefaring, og som hadde frist til 16. august 2013, er enda ikke utbedret. Når det gjelder nødlysene er det fortsatt ikke utbedret og de sliter med å finne ut av det. Det er også fortsatt noen utfordringer i forhold til å balansere ventilasjonen». I følge vaktmester sitter det langt inne å få entreprenørene tilbake hit. Og hvis det er noe som må gjøres, så ønsker entreprenørene å få det over på en faktura. I forhold til det mener han at oppfølgingsansvarlig ved prosjektseksjonen har vært flink til å følge det opp som garantisak. Hovedkonklusjonen fra skolen er at de i hovedsak er i mål i forhold til garantiene. Salten kommunerevisjon IKS 13

30 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Hovdejorde sykehjem og omsorgsboliger (Vebjørn Tandbergsv 7) Revisjonen har fått følgende dokumentasjon enten gjennom Ephorte eller av tjenestene direkte: I Ephorte ligger det referater fra en mengde møter som er gjennomført. Dette er Byggherremøter, møter i Prosjektgruppa og prosjekteringsmøter. Ingen av de referatene vi har sett på nevner avviksmeldinger. Endringsmeldinger er brukt og behandles løpende i byggherremøtene (foreligger ikke oversikt over dem). Forhåndsbefaring (mangelliste): Finner ikke dokumentasjon på dette. Ferdigbefaring (mangelliste): Finner ikke dokumentasjon på dette. Jfr annen dokumentasjon skal denne være gjennomført Overtakelsesprotokoller: Finner ikke dokumentasjon på dette. Revisjonen kunne ikke finne slike i Ephorte og sykehjemmet hadde heller ikke disse. - Det er ikke dokumentert protokoll/sjekkliste for overtakelse av FDV dokumentasjon. I følge vaktmester/tidligere vaktmester er dokumentasjonen man har svært mangelfull. Den består i følge dem i hovedsak av reklame. Dette fremgår etter det revisjonen kan se, ikke av mangellister knyttet til gjennomganger vi viser til. 1- års garantibefaringer: Byggentreprenøren (med mangelliste): Ble foretatt Det fremgår av dette at egne befaringer skal gjennomføres for hhv vvs tekniske anlegg, samt el og teletekniske anlegg. Førstnevnte har revisjonen ikke kunnet finne dokumentert. Frist for gjennnomføring er satt til 1. oktober Dokumentasjon på oppfølging foreligger ikke. I referatet nevnes en rekke feil og mangler som ønskes utbedret. Et av forholdene som kommenteres er følgende: «Gulvbelegg. Generelt flere steder på bygget er det oppdaget riss/rifter i belegget ved siden av sveiseskjøten. Malermester kan ikke på stedet angi årsak eller forslag til utbedring. Det ble avtalt at entreprenør kontakter leverandør med henblikk på å få årsak og reparasjonsmetode avklart. Entreprenøren innkaller til møte så snart dette er avklart». I forhold til dette sies det videre: Salten kommunerevisjon IKS 14

31 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune «Byggherren vil ikke akseptere at gulvbelegget i bygget har de skader som nå fremkommer. Dersom utbedringsmetode ikke finnes vil byggherren kreve at belegget skiftes». El og teletekniske anlegg: Ble foretatt I referatet nevnes en rekke feil og mangler som ønskes utbedret. Dette gjelder bl a utfordringer med husets SD 2 - anlegg. Frist for utbedring: snarest mulig. Det er ikke dokumentert oppfølging. 3- års reklamasjonsbefaring med mangelliste (garantiutløpsbefaring): Ble foretatt Frist for gjennomføring: «Generelt settes det en frist for utbedring av alle reklamasjoner innen 1. september 2008». Dokumentasjon på oppfølging foreligger i forhold til tiltakspunkter som angår bygningsmessige arbeider (byggentreprenøren). En håndskrevet utsjekk på punktene er foretatt av entreprenør per Her er det satt Ok på utbedrete forhold. På et av punktene som gjelder skifte av fasadeplate med hull, er det anmerket at det ikke er reklamasjonsarbeid. Når det gjelder punktet som omhandler gulvbelegget, vises det til eget vedlegg. Dette er en uttalelse fra firmaet som har levert gulvet. I brevet fra firmaet sies det bl a følgende: «I dette tilfellet konkluderer vi med at renholdet har vært mangelfullt over flere år, noe som gir et gulv som ikke lever opp til forventningene. Fra vår side anbefaler vi at man snarest etablerer ett renholdssystem iht våre anbefalinger. Se for øvrig vedlagte vedlikeholdsanvisning». I brevet sies ikke konkret hvilke forhold/feil med belegget det er man omtaler, bortsett fra noen brune områder i belegget som kommenteres særskilt. I følge de ansatte har feilen med belegget vært der helt fra starten av, og er ikke noe som har oppstått underveis. Etter tidligere vaktmesters oppfatning skyldes riftene i belegget at det sannsynligvis er brukt et anlegg ved skjæringen, som har perforert belegget. Tatt i betraktning at feilen med rissene i belegget ble påpekt i ettårsbefaringen, kan de slik revisjonen oppfatter det, ikke være resultat av mangelfullt renhold over år. Oppført tiltak: «Alle skjøter som ikke er utbedret gås over. Løst belegg repareres. Malermester tar en gjennomgang av rengjøringsprosedyrene og spesifikasjonene som ligger i FDVen sammen med driftsansvarlig. Ett større område rengjøres med maskin og polishbehandles iht FDVen. Det gjennomføres befaring når dette er gjort». 2 SD- sentralt driftskontrollanlegg overordnet styring av de tekniske anlegg i et bygg. Salten kommunerevisjon IKS 15

32 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Revisjonen har ikke sett noe dokumentasjon på at dette er gjennomført. Det foreligger også dokumentasjon fra elektroentreprenør per på utbedring av forhold som er anført som garantiarbeider. Det nevnes bl a at branntettinger ble gjennomgått og ordnet. I forbindelse med besøk på institusjonen, ble revisjonen vist eksempel på det man mener er manglende branntetting, fortsatt. I forhold til anmerkning om feil med utendørs lyspullerter, avvises dette av elektroentreprenør som reklamasjon. Dette hevdes å være resultat av hærverk, og må utbedres per bestilling. Vaktmesters oppfatning er at disse er ødelagt som konsekvens av feilmontering. At de ble skrudd så hardt til, at festene røk. Det fremgår at det i forhold til utomhusarbeidene ved overtakelsesbefaringen var «en rekke saker» som var påpekt som ikke ferdig utbedret, men som hos entreprenøren blir kommentert med: «Blir slik». Møte vedrørende garantiarbeider ( ) Tilstede var prosjektleder, vaktmester og representanter for entreprenørene. I referatets start under Bakgrunn, sies følgende: «Det henvises til referat fra garantiutløpsbefaringene samt senere purringer også i form av eget møte og brev. For de som har sin virksomhet på bygget er det svært lite tilfredsstillende at ikke reklamasjonsarbeidene kan få sin endelige ferdigstillelse. Fra byggherrens side påpekes det at samtlige reklamasjoner er rettidig påberopt. Byggherren krever at en etter dette møtet kan settes en endelig frist for ferdigstillelse og at denne overholdes». Etter dette følger en lang liste over gjenstående arbeider. I brev fra elektroentreprenøren per , fremgår at man mener forhold knyttet til elektrisk er utbedret. Kontrollbefaring foretatt av prosjektleder og vaktmester I forhold til spørsmålet om belegg sies det at med unntak av gjennomgang av rengjøringsprosedyrene er ingen ting utført. Det fremgår videre at: «For ytterligere henvendelser til beleggleverandør, så forlanger entreprenør dokumentasjon fra bruker på at gjeldende FDV 3 på renhold av belegg er fulgt». 3 FDV Forvaltning, drift og vedlikehold. Salten kommunerevisjon IKS 16

33 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Når det gjelder lufting av tak i lavbygg fremgår det at det fortsatt er utfordringer. Det fremgår av kontrollbefaringen at det er et problem med overtemperatur i stuene. Dette antas å skyldes varme fra spot- belysning i etasjene under. I følge vaktmester er dette forsøkt løst gjennom at pærer med lavere effekt er satt inn. Dette medfører at det er for mørkt i fellesrom. Han sier videre at det ble tatt lysmålinger under garantibefaringen, og den viste at det er for lite lys. Det nevnes flere forhold som ikke er utbedret. For noen mangler kommenteres det i referatet at det mangler dokumentasjon på om det er gjennomført. Kontrollbefaring foretatt Tilstede var prosjektleder, vaktmester og representanter for Tjenestebygg og Boligkontoret, Bodø kommune. I referatet fremgår at det fortsatt er en rekke feil og mangler som ikke er utbedret. Flere av disse er rapportert fra entreprenør som rettet per «Prosjektleder hadde fredag eget møte med entreprenør i Bodø v NN og YY samt bas som utfører garantiarbeider. Følgende ble avtalt på møtet: Uke 51 sammenkaller entreprenør samtlige av sine underentreprenører for å avtale endelig gjennomføring av de gjenværende reklamasjonsarbeidene. Framdrift for dette arbeidet rapporteres til prosjektleder samme dag». Revisjonen har ikke sett noe dokumentasjon på at dette er gjennomført. Brev fra entreprenør per I brevet fra entreprenør sies bl a følgende: «Bruker har aldri foretatt vedlikehold slik FDV og vedlikeholdsinstruksen anbefaler. I realiteten har ingen belegg her blitt vedlikeholdt etter overtakelsen. Dette på tross av alle ressurser og alt arbeid som er blitt foretatt fra entreprenørs side, for å imøtekomme bruker, og få saken løst. Resultatet i dag er at alle gulvene i hele institusjonen jevnt over er betydelig nedslitte. Mest der trafikken er størst, naturligvis. Og små og store rifter, gamle eller nye, blir bare større og større for hver dag som går. Skal dette problemet noen gang bli løst, så må det inn forskriftsmessig vedlikehold med renhold og behandling med de produkter som er anbefalt fra leverandør. Hvis dagens rutiner følges, så er beleggene nedslitt om få år, uavhengig av om det var påført «skjønnhetsfeil» i det ytre beskyttelseslaget på belegget, i den tid de ble lagt». Salten kommunerevisjon IKS 17

34 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Det er ikke dokumentert noe videre oppfølging etter dette, og fra de ansatte ved sykehjemmet sies det at man etter hvert ga opp videre oppfølging. I følge virksomhetsleder er det rett at spesielt i oppstartfasen og de første driftsårene, var et mangelfullt og udokumentert gulvvedlikehold. Det avvises likevel at kuttene i belegget har noe med dette å gjøre. De oppstod under legging av gulvet. Nåsituasjon I samtale med virksomhetsleder og vaktmester fremgår det at det fortsatt er forhold som ble påpekt ved ettårsbefaring og senere befaringer som enda ikke er utbedret. Eksempler på det er: o Gulvbelegget o SD- anlegget o Problem med for lite lys o Taknedløp ødelagt av isdannelse o Tilfredsstillende lufting av lavbygg o Ødelagte lyspullerter o Branntettinger Tilbakemelding fra Hovdejordet sykehjem (v/virksomhetsleder, vaktmester og tidligere vaktmester) Virksomhetsleder gir uttrykk for at det har vært store utfordringer med bygget helt fra starten av: «Det er litt trist når man starter opp driften i et helt nytt bygg, og så skal man slite i tillegg med at ting ikke var ferdig her. Jeg forstår ikke at vi skal godta dette. Når jeg tenker tilbake på alt som var feil, kjennes det ut som at det ikke var noe som fungerte. Det var ekstremt mye som ikke var på plass bygningsmessig. Vi var ganske ivrig på å gi tilbakemeldinger på et tidspunkt, men du når det punkt i forhold til hvor lenge du gidder å drive å mase om ting. Men ingen ting skjer, og til slutt blir du utmattet av det». Når det gjelder den konkrete saken med gulvbelegget, sier tidligere vaktmester følgende: «Det kunne vært skrevet en bok om denne prosessen, for det endte med at vi orket ikke mer med belegget. Jeg forstår ikke at det går an å holde på på denne måten. Det er ikke Bodø kommune som skal betale for dette. Det burde vært fulgt opp på en helt annen måte, det burde ikke vært vi som skulle styre med det. Beleggene ser helt tragisk ut. De er feilskjert stort sett over alt. Det er stygge arr i beleggene og det var fra de var lagt. Og det har kommet en masse unnskyldninger om det, alt fra at det kommer av renholdet». I forhold til manglende dokumentasjon sier seksjonsleder for prosjektseksjonen at en mengde dokumentasjon som var lagret i e-postsystemet ble slettet. For den dokumentasjon som revisjonen ikke kan finne i sak/arkivsystemet, henvises revisjonen til å kontakte prosjektleder i firmaet som hadde prosjektledelsen. Salten kommunerevisjon IKS 18

35 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Det er gjort forespørsel til ekstern prosjektleder i et privat firma angående dokumentasjon revisjonen ikke har funnet hos kommunen. Denne har revisjonen ikke mottatt. Flere vaktmestere som har vært involvert i prosessene med Hovdejordet gir uttrykk for at man har opplevd passivitet fra Eiendomskontoret i forhold til å presse på i forhold til utbyggingsaktørene. Det har vært en opplevelse at rollene har vært litt omsnudd. De har følt at det har vært de som har tatt støyten og har måttet kjempe for å få til utbedringer. Eiendomskontoret var slik man oppfattet det redd for å skulle havne i søksmål med entreprenørene. I forbindelse med faktaverifiseringen av denne rapporten, sier enhetsleder for prosjektseksjopnen følgende i forhold til dette: «Det medfører ikke riktighet at eiendomskontoret var redd for søksmål fra totalentreprenøren. Det må imidlertid ved enhver uenighet vurderes om det er mulig å oppnå enighet uten at saken havner i rettsapparatet. Hvis slik enighet ikke oppnås vil det være naturlig for begge parter å vurdere søksmål. Rettsprosesser kan være krevende, og utfallet er ikke bestandig innlysende. Kapasitet og egenkostnader må ses i forhold til mulig utfall av en rettssak». Voldsletta sykehjem I forbindelse med de funn som ble gjort ved Hovdetunet sykehjem ønsket revisjonen også å gjøre en enkel undersøkelse ved Vollsletta sykehjem. På dette sykehjemmet som ble ferdigstilt i 2004, året før Hovdejordet sykehjem, var det samme aktørene som var involvert: entreprenør, prosjektleder, malerfirma samt ansvarlige fra kommunen. Ved institusjonen ble det gjennomført kontroll etter 2 års garantibefaring ( ). I møtet var representanter for prosjektseksjonen, HS- avdelingen, vaktmester, entreprenør og prosjektleder. I referatet fremgår en gjennomgang av mangler og hva som er gjort/ikke gjort. I forhold til dører er det flere punkter oppført. Når det gjelder ytterdører er konklusjonen følgende: Ingen av de nevnte forhold er brakt i orden. I forhold til andre dører fremgår flere forhold som må utbedres. I følge virksomhetsleder og vaktmester ble forholdene med dørene ikke reparert innenfor garanti fordi det gikk for lang tid. Dette medførte etter det revisjonen forstår betydelig ekstra kostnad for kommunen. I referatet fremgår videre i forhold til belegg: Salten kommunerevisjon IKS 19

36 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune «Belegg. Skader i belegg samt løst belegg i 2 etg. Det er registrert skader i belegg ved riss i overflaten samt skjøter som løsner. Entreprenør fremmer forslag til metode for utbedring. Gulvlister utbedres. Det er kommet fram at skadene skyldes feil ved redskap som er brukt samt feil ved utførelsen. Malerfirma har forsøkt utbedring ved alternative metoder. Ingen av disse er akseptable for byggherren. Byggherren vil på bakgrunn av skader registrert ved dette prosjektet samt ved andre prosjekter komme tilbake til krav mot entreprenøren. Når avklaring foreligger vil alle forhold vedrørende gulv bli krevd utbedret slik som gulvlister etc». I følge de ansatte ble beleggene aldri skiftet. I følge vaktmestrene ved de to sykehjemmene var det samme entreprenør og tilknyttede malerfirma som hadde hatt jobben på begge institusjonene. Når de var ferdig på Vollsletta flyttet de ned til Hovdejordet og fortsatte der. Vaktmestrene kommenterer videre det med å holde tilbake sluttoppgjør. Etter deres oppfatning er det virkningsløst å holde tilbake et beløp på ,- kroner. Det er for lite til å ha betydning i forhold til å rette opp mangler. 5.3 VURDERING Bodøsjøen skole (btr 2) Det er ikke dokumentert bruk av avviksskjema i prosessen med bygget, men avvik er tatt opp løpende i statusrapportene. Avvik må slik sett sies å være håndtert selv om avviksskjemaet ikke ser ut til å være brukt. Endringer er blitt behandlet løpende i byggemøtene. Det er også positivt at det foreligger protokoll og sjekkliste på overtakelse av FDV- dokumentasjon. I forbindelse med overtakelse er det dokumentert gjennomføring av ferdigbefaring med mangellister samt overtakelseprotokoller i forhold til de enkelte underleverandører. Disse har frist for utbedring der det forelå mangellister. Dokumentasjon i forbindelse med overtakelsen, må derfor sies å være godt ivaretatt, men det er ikke dokumentert utbedring av mangler. Det er dokumentert gjennomføring av både ett års garantibefaring og tre års reklamasjonsbefaring. For begge foreligger mangellister med frist for gjennomføring. Salten kommunerevisjon IKS 20

37 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Revisjonen har ikke funnet dokumentasjon på oppfølging av disse. Selv om treårsbefaringen hadde en frist til 16. august 2013, sier oppfølgingsansvarlig i prosjektseksjonen at: «det må vi komme tilbake til». I følge vaktmester ved skolen ble ikke alle manglene ved ettårsbefaringen gjennomført innen fristen, og en del av det som ble påpekt ved treårsbefaringen gjenstår fortsatt. Som vist til sies det også i en av statusrapportene at «det er liten vilje til å utføre reklamasjonsarbeidene innen avtalt frist». Etter revisjonens oppfatning viser dette at prosjektseksjonen har for dårlige rutiner for å sikre at reklamasjoner blir fulgt opp, og i tillegg at det som gjøres blir dokumentert. Vaktmesters konklusjon er likevel at de i hovedsak er i mål i forhold til garantisakene. Hovdejorde sykehjem og omsorgsboliger (Vebjørn Tandbergsv 7) Det er ikke dokumentert bruk av avviksskjema i prosessen med bygget. Etter revisjonens oppfatning er dette en svakhet. Endringer er blitt behandlet løpende i byggherremøtene. Det er ikke dokumentert gjennomføring av forhåndsbefaring og revisjonen har heller ikke fått tilgang til ferdigbefaring eller overtakelsesprotokoller. Dette ligger etter det vi kan se ikke i sak/arkivsystemet. Etter revisjonens oppfatning er det en alvorlig svakhet at ikke kommunen har kontroll på viktig dokumentasjon. Når det gjelder FDV- dokumentasjon er denne i følge vaktmester svært dårlig, og det foreligger ikke noe protokoll eller sjekkliste for overtakelse av denne. Etter revisjonens oppfatning er dette en svakhet. Dette er også et forhold som ikke er påpekt eller tatt opp i forbindelse med de gjennomførte befaringene. Det burde vært gjort. I forhold til garanti er det dokumentert gjennomføring av både ettårsbefaring og treårsbefaring. Når det gjelder ettårsbefaring mangler det delvis dokumentasjon på gjennomføring (vvs tekniske anlegg). Dokumentasjon på oppfølging av befaringene foreligger ikke. Etter revisjonens oppfatning er dette en svakhet. Det foreligger dokumentasjon på at tre års reklamasjonsbefaring er gjennomført, med oppfølgingsfrist på fire måneder. Oppfølging av denne ble besvart i form av en håndskrevet utsjekk over et år etter. Etter revisjonens oppfatning tyder dette på for svake rutiner i forhold til oppfølging fra prosjektseksjonen. Etter treårsbefaringen er det som vist til i faktadelen, gjennomført flere befaringer og møter med leverandørene i forhold til utbedring. Dette har etter det revisjonen kan se ført til at en Salten kommunerevisjon IKS 21

38 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune del forhold er blitt utbedret og noe er det ikke. Og dokumentasjon på gjennomføring mangler i stor grad. Dette har medført at forhold som ble påpekt alt ved ettårsbefaringen fortsatt ikke er utbedret. Ved ettårsbefaringen ble det krevd at beleggene skulle skiftes hvis utbedringsmetode ikke finnes. Dette ble etter det revisjonen kan se aldri gjort, og institusjonen har i dag belegg over store deler av golvflatene med skjemmende feil. Det ser ut til at oppfølgingen av dette på en måte «rant ut i sanden» ved at belegget skulle forsøkes reparert. Etter revisjonens oppfatning har sviktende oppfølging fra Eiendomskontoret ført til at dette ikke ble håndtert godt nok. Bygget har også flere andre feil og mangler som ikke er utbedret og har i følge de ansatte aldri blitt gjort helt ferdig. Voldsletta sykehjem Når det gjelder Voldsletta er det fra revisjonen gjort en enklere undersøkelse enn i forhold til de andre enhetene. De observasjoner vi har gjort tyder på at det har vært en manglende oppfølging av reklamasjoner i forhold til denne institusjonen. Dette har medført betydelige ekstrakostnader for kommunen i forhold til skifting og reparasjoner av dører i ettertid. Belegg som var påpekt skadet ved legging og som man påpekte som «uakseptable for byggherren», ble aldri skiftet eller utbedret. I rereratet ble det i tillegg påpekt at dette var et problem både på dette og andre byggeprosjekter. Etter revisjonens oppfatning har Eiendomskontoret her sviktet sitt oppfølgingsansvar. Kvalitetssystem Seksjonsleder gir uttrykk for at det er flere år siden kvalitetssystemet ble laget, og at det ikke har vært ressurser til å holde det oppdatert. I tillegg er det en utfordring i forhold til at man i stor grad forholder seg til eksterne prosjektledere og aktører med egne systemer. Prosjektseksjonen har svært erfarne ansatte med mange års praksis. Selv om dette må antas å være en styrke, er det likevel ikke noe garanti for at de følger kvalitetssystemet og har en samstemt praksis. Det går også frem at det med å gjennomføre seksjonsmøter lå nede i flere år, men at det ble gjenopptatt fra nyttår av. Etter revisjonens oppfatning må det være grunn til å stille spørsmålstegn ved om det ved kommunens byggeprosjekter i realiteten kan sies å være et operativt kvalitetssystem involvert. Praksis som beskrevet ovenfor kan ikke sies å underbygge dette. Salten kommunerevisjon IKS 22

39 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Rutine for prosjektevaluering Uttalelse fra prosjektleder tyder på at rutinen om prosjektevaluering ikke følges opp. Utarbeidelse av sluttrapport eller evaluering av prosjektene er noe man ikke har praksis for. Rutine for ekstern korrespondanse I forhold til dette har oppfølgingen i prosjektseksjonen sviktet i betydelig grad. Seksjonsleder oppgir manglende kapasitet og at dette har vært nedprioritert. Konsekvensen er at dokumentasjon delvis er vanskelig tilgjengelig (i mapper i Outlook med stort antall e-poster) eller er gått tapt ved at mapper er blitt slettet. Delvis er man dermed også i noen grad avhengig av hva eksternt involverte prosjektledere og rådgivere har kontroll på. Salten kommunerevisjon IKS 23

40 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune 6. KONKLUSJON Vi har i denne undersøkelsen sett på følgende forhold: Gjøres det i de ulike prosjektfasene i forbindelse med nybygg (oppstart/gjennomføring, avslutning/overlevering, garantiperioden) en forsvarlig registrering og oppfølging av feil og avvik Gjennomgangen viser at kommunen mangler kontroll på viktig dokumentasjon i forhold til gjennomføring av prosjektene. Det har ikke fremkommet bruk av avviksmeldinger i noen av prosjektene. Det mangler delvis dokumentasjon på ferdigbefaring og overtakelsesprotokoller, og det mangler i stor grad dokumentasjon på oppfølging/utbedring av mangler fra ferdigstilling og gjennom garanti- og reklamasjonsprosesser. Dette er et brudd med kommunens eget prosjektstyrings/- kvalitetssystem og alminnelige arkiveringsprosedyrer. Det bidrar også til avhengighet av at private partnere ivaretar dokumentasjon. Det fremgår av denne undersøkelsen at det har vært vanskelig å få aktører inn for å foreta reklamasjonsarbeider innen frister og i det hele tatt. Dette er en stor utfordring for kommunen og medfører et behov for tett oppfølging av fastsatte oppfølgingsfrister. I forhold til flere mangler til dels påpekt alt i ettårsbefaringen, har man ikke klart å få rettet opp forholdet. Et eksempel er feil i gulvbelegget som gjør at store deler av institusjonen har et gulv som ikke er tilfredsstillende for et nesten nytt bygg. Etter revisjonens oppfatning har Eiendomskontoret ved prosjektseksjonen sviktet i forhold til å sikre at involverte aktører følger opp påpekte mangler. Konsekvensen er ekstra kostnader i ettertid, lange ressurskrevende prosesser, forskyvning av fokus hos tjenesteproduserende virksomheter og et bygg som holder dårligere kvalitet enn det man har bestilt og betalt for. Den manglende oppfølgingen ved en av enhetene og årelange prosess i den forbindelse, oppgis også å ha vært en stor merbelastning for de ansatte, og man opplever at bygget aldri har blitt gjort helt ferdig. Etter revisjonens oppfatning fremstår det som å være et behov for å avklare hvilken status kommunens eget prosjektstyrings/kvalitetssystem har i møte med eksterne prosjektledere med egne systemer. Det er også slik vi ser det grunn til å stille spørmålstegn ved om systemet er operativt i det hele tatt. Manglende kapasitet i prosjektseksjonen må etter revisjonens oppfatning antas å være utløsende faktor for mye av de problemene som påpekes i rapporten. Salten kommunerevisjon IKS 24

41 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune 7. ANBEFALING Ut fra gjennomgangen i denne rapporten har revisjonen følgende anbefalinger: - Bemanningssituasjonen ved prosjektseksjonen fremstår som kritisk, og kommunen bør finne en løsning på dette - Det bør tas stilling til hvordan kvalitetssikring og styring i prosjektseksjonen skal håndteres - Prosjektseksjonen må starte fra bunnen av i forhold til arkivering og dokumentasjonshåndtering Salten kommunerevisjon IKS 25

42 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune 8. RÅDMANNENS KOMMENTAR Revisjonen har innen fristen ikke mottatt uttalelse fra rådmannen til rapporten. Salten kommunerevisjon IKS 26

43 Oppfølging av feil og mangler i byggeprosjekter Bodø kommune Vedlegg 1 Rådmannens kommentar Salten kommunerevisjon IKS 27

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66