Sekretariat for kontrollutvalg i Agder. Morten Ovedal Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Medlemmer: Morten Ovedal, leder Anne Grethe Liland, nestleder Gunhild Kvinen Varamedlemmer: Reidun Byberg Haughom, 1. varamedlem Tom Johansen, 2. varamedlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid: Mandag 10. februar 2014 kl Sted: Rådhuset, møterom Rypa SAKSLISTE: SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/14 MØTEPLAN FOR 2014 SAK 03/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 SAK 04/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Referatsaker: Mailer fra Inge Rune Samslått Eventuelt Sirdal, 31. januar 2014 Morten Ovedal Leder Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Varamedlemmer møter bare ved nærmere innkalling Eventuelle forfall bes meldt til Kjell Ivar Hommen, tlf Kopi sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann, revisorer og avisen Agder Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Sirdal kommune Sak 02/14 Møtedato: Saksbehandler: kih SAK 02/14 MØTEPLAN FOR 2014 Vedlegg: Forslag til møteplan for Sekretariatet har laget et forslag til møteplan for Det foreslås 5 møter i Det kan bli aktuelt å endre på datoer, fordi bl.a. behandling av årsregnskapet for kommunen kan bli forskjøvet av forskjellige årsaker. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner møteplanen for 2014.

3 Møteplan for Sirdal kontrollutvalg 2014 Møtedatoer: 1. Mandag 10. februar Mandag 17. mars Mandag 19. mai Mandag 8. september Mandag 24. november 2014 Agder Sekretariat

4 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Sirdal kommune Sak 03/14 Møtedato: Saksbehandler: kih SAK 03/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2013 Sekretær har utarbeidet forslag til årsmelding for Sirdal kontrollutvalg Forslag til vedtak: Årsmeldingen for 2013 vedtas.

5 Sirdal kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Agder Sekretariat

6 Årsmelding for Sirdal kontrollutvalg 2013 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kommunestyret har etter kommuneloven 76 det øverste ansvar for tilsyn og kontroll i kommunen. Kontrollutvalget skal etter kommuneloven 77 forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på kommunestyrets vegne. Kontrollutvalgets sammensetning Kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg angir bestemte krav til hvem som kan velges som medlemmer av kontrollutvalget. Det heter blant annet at et medlem av kontrollutvalget ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunalt styre eller nemnd med beslutningsmyndighet eller være ansatt i kommunen. Minst et av medlemmene skal være medlem av kommunestyret. Sirdal kontrollutvalg har tre medlemmer og har slik sammensetning: Faste medlemmer: Leder: Nestleder: Medlem: Morten Ovedal Anne Grethe Liland Gunhild Kvinen (valgt i 2013 for Anja Ovedal pga. flytting) Varamedlemmer: 1. varamedlem: Reidun Byberg Haughom 2. varamedlem: Tom Johansen KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET M.V Kontrollutvalgets sekretariat Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte og har kontorsted i Kvinesdal. Sekretariatets oppgaver er fastsatt i Forskrift om kontrollutvalg og selskapets vedtekter. Det skal blant annet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalgets møteaktivitet Utvalget har i løpet av 2013 avholdt 4 møter og behandlet 12 saker. I tillegg kommer referatsaker og orienteringssaker. Kontrollutvalget har sine møter i Sirdal rådhus. Rådmannen og/eller rådmannens medarbeidere har vært invitert til kontrollutvalgsmøter for å orientere om saker som utvalget har ønsket å få bredere kunnskap og informasjon om. Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for 2014 i sitt møte 7. oktober 2013, og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget fra kontrollutvalget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 1

7 Årsmelding for Sirdal kontrollutvalg 2013 Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Sirdal kommune har benyttet Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Ansvarlige revisorer og forvaltningsrevisor har fremlagt som foreskrevet uavhengighetserklæringer. Kommuneregnskapet for 2012 ble behandlet i kontrollutvalget 22. april Revisjonen avga sin beretning 9. april Denne inneholdt ingen forbehold eller presiseringer. Regnskap og årsmelding ble levert fra administrasjonen etter lovbestemte frister. Det forelå også oppsummeringsbrev, 9. april 2013, hvor revisor påpekte enkelte forhold som ikke var tilfredsstillende, men som ikke var av en slik karakter at de fremkom i revisjonsberetningen. På bakgrunn av dette ga kontrollutvalget sin uttalelse til kommuneregnskapet for 2012 i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 7. Kontrollutvalget anmodet i sin uttalelse om at de anbefalinger som revisor kom med i sitt oppsummeringsbrev ble fulgt opp. Samme dato ga utvalget sin uttalelse til årsregnskapet for 2012 for Sirdalsvekst KF, hvor det forelå revisjonsberetning datert og nummerert brev datert I revisjonsberetningen var det tatt inn et forbehold. Der heter det at:»foretakets driftsregnskap viser et betydeligmerforbruk på utlån og bedriftsstøtte (overføringer) i forhold til regulert budsjett på totalt 2.8 mill. Bi viser til redegjørelsen på side 4 i foretakets årsberetning.» I nummerert brev fra revisjonen kommenteres nærmere det betydelig beløpsmessige avviket mellom regnskap og regulert budsjett. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 2

8 Årsmelding for Sirdal kontrollutvalg 2013 På bakgrunn av dette avga kontrollutvalget sin uttalelse til kommunestyret hvor det ble anmodet om at det som kom frem i nummerert brev ble fulgt opp. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77, nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). Etter forslag fra kontrollutvalget vedtok kommunestyret i møte 13. desember 2012 Plan for forvaltningsrevisjon I planen er det foreslått følgende prosjekter/områder for forvaltningsrevisjon: 1. Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak 2. Gjennomgå kommunens rutiner for prosjektstyring, og å vurdere om disse gir en god oppfølging og rapportering av gjeldende prosjekter 3. Se på hvordan ansvarsfordeling mellom rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere er definert, samt hvordan ansvarsfordelingen fungerer i praksis 4. Vurdere om kommunens saksbehandling av boligstøtteordningen er i henhold til saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven 5. Vurdere eksisterende rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser 6. Se på bemanningsnivået på ulike områder i kommunen 7. Gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt innen sosialtjenesten med problemstillinger knyttet til ressursutnyttelse Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Det er ikke gjennomført forvaltningsrevisjon i Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak» ble bestilt fra revisjonen i møte 22. april Rapporten fra dette prosjektet skal til behandling i kontrollutvalget i møte 10. februar Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 3

9 Årsmelding for Sirdal kontrollutvalg 2013 består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. Det er utarbeidet Plan for selskapskontroll for Planen ble behandlet og vedtatt i kommunestyret Disse selskapene er prioritert: IRS Miljø IKS Sirdal Industribygg AS Asvo Sirdal AS Gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget gjorde bestilling av selskapskontroll i IRS Miljø IKS i møte 3. juni Bestilling er gjort i alle eierkommunene i selskapet. Rapporten forventes fremlagt i første halvår Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 4

10 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Sirdal kommune Sak 04/14 Møtedato: Saksbehandler: kih SAK 04/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «REGISTRERING, EFFEKTUERING OG FERDIGMELDING AV POLITISKE VEDTAK I SIRDAL KOMMUNE» Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Bakgrunn: Forvaltningsrevisjonsprosjektet: Registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak i Sirdal kommune» er i Plan for forvaltningsrevisjon for perioden prioritert som nr. 1. I møte den 22. april 2013 ba kontrollutvalget Kommunerevisjonen Vest Vest- Agder IKS om å legge frem en prosjektplan til møtet 3. juni I dette møtet ble prosjektet bestilt, basert på følgende problemstillinger: Har Sirdal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Prosjektet avgrenses til å undersøke kommunestyrevedtak for perioden 2011 og 2012 når det gjelder iverksettelse av vedtak. Det er lagt til grunn disse revisjonskriteriene: Kommunen skal ha system og rutiner for iverksetting av politiske vedtak System og rutiner for iverksetting av politiske vedtak bør formaliseres og dokumenteres. Disse bør klargjøre roller, ansvar og myndighet. De bør vedlikeholdes og jevnlig følges opp. Iverksetting/oppfølging av politiske vedtak bør inngå og synliggjøres i faste rapporteringer. Anbefalinger i rapporten: Revisjonen kommer med følgende anbefalinger med utgangspunkt i sine konklusjoner i rapporten: Revisjonen anbefaler at det utarbeides skriftlige rutiner for vedtaksoppfølging Revisjonen anbefaler at det utarbeides skriftlige rutiner for rapportering om vedtaksoppfølging Rådmannen har i sin høringsuttalelse gjort oppmerksom på at det foreligger skriftlig rutine på oppfølging av politiske vedtak, og at administrasjonen fremover vil arbeide med å finne en mest mulig hensiktsmessig rapporteringsform til folkevalgte organer. Det vises til den fremlagte rapporten. Revisor vil gjennomgå rapporten i møtet.

11 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å gjøre følgende vedtak: Rapporten tas til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide skriftlige rutiner for rapportering om vedtaksoppfølging i tråd med rapportens anbefalinger.

12 Registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak Sirdal kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Januar 2014

13 SAMMENDRAG Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har, etter oppdrag fra kontrollutvalget i Sirdal kommune, gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt om oppfølging av politiske vedtak. Vi har i prosjektet behandlet følgende problemstillinger: 1. Har Sirdal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? 2. Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Formålet med prosjektet er å undersøke i hvilken grad kommunen har utarbeidet et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Videre undersøkte vi om et utvalg av politiske vedtak er iverksatt iht. vedtak. Avgrensning og metode Utvalget av vedtak er avgrenset til kommunestyrevedtak for årene 2011 og Prosjektet hadde ikke som tema å undersøke om saker blir forsvarlig utredet. Heller ikke å vurdere hensiktsmessigheten av vedtakene. Prosjektarbeidet er basert på oppstartsmøte med administrasjonen, gjennomgang av ulike data/dokumenter vedrørende kommunens system og rutiner, samt gjennomgang av kommunestyrevedtak. Revisjonskriterier På grunnlag av kommuneloven med tilhørende lovforarbeid, rapport fra KRD 1 «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» og KS 2 idéhefte «Rådmannens internkontroll hvordan få orden i eget hus?», utledet vi følgende revisjonskriterier i prosjektet: Kommunen skal ha system og rutiner for iverksetting av politiske vedtak System og rutiner for iverksetting av politiske vedtak bør formaliseres og dokumenteres. Disse bør klargjøre roller, ansvar og myndighet. De bør vedlikeholdes og jevnlig følges opp Iverksetting/oppfølging av politiske vedtak bør inngå og synliggjøres i faste rapporteringer. System og rutiner Kommunen bruker ephorte saksbehandlingssystem til saksbehandling. I systemet er det en funksjon for vedtaksoppfølging som kommunen tok i bruk høsten Revisjonen anser funksjonen som et brukbart verktøy, og synes det er positivt at kommunen har tatt i bruk et system for vedtaksoppfølging. I den utstrekning det i forbindelse med innføring av nytt opplegg for vedtaksoppfølging ikke foreligger rutiner knyttet til registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak, anbefaler revisjonen at kommunen utarbeider skriftlige rutiner for dette. Kommunen rapporterer jevnlig til kommunestyret om oppfølging av kommunestyrevedtak. Kommunen opplyser at det arbeides med å sikre en god vedtaksrapportering til rådmannsnivå og folkevalgte organer. Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider skriftlige rutiner for rapportering om vedtaksoppfølging. Kommunestyrevedtak Revisjonen foretok et utvalg på 20 kommunestyrevedtak for årene 2011 og Ansvarlige enheter opplyste om hvordan vedtakene er iverksatt. Kommunen vurderte 18 vedtak som iverksatt. 2 vedtak ble vurdert som delvis iverksatt av kommunen. På grunnlag av ajourførte opplysninger i en av de to sakene ble denne vurdert som iverksatt av revisjonen. For de øvrige sakene er revisjonen enig i kommunens vurderinger av status for iverksettelse. 1 Kommunal og regionaldepartementet (2009). 2 Kommunesektorens organisasjon (2013). Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 1

14 Gjennomgangen av vedtakene synliggjorde at administrasjonen har god kontroll på oppfølging/iverksetting av kommunestyrevedtak. Revisjonen mener at resultatene indikerer at politiske vedtak normalt blir iverksatt i Sirdal kommune. Anbefalinger På bakgrunn av undersøkelsen kommer revisjonen med noen anbefalinger. Disse omhandler formalisering og dokumentering vedrørende iverksettelse av politiske vedtak: Revisjonen anbefaler at det utarbeides skriftlige rutiner for vedtaksoppfølging. Revisjonen anbefaler at det utarbeides skriftlige rutiner for rapportering om vedtaksoppfølging. Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 2

15 INNHOLD SAMMENDRAG... 1 INNHOLD... 3 FORORD INNLEDNING Bakgrunn Problemstillinger, avgrensning og metode Faktasjekk og høring REVISJONSKRITERIER Innledning Vedtaksmyndighet Administrasjonssjefen sine oppgaver og myndighet Revisjonskriterier SYSTEM OG RUTINER Innledning Kommunens system og rutiner Revisjonens vurdering KOMMUNESTYREVEDTAK Innledning Gjennomgang av kommunestyrevedtak Revisjonens vurdering KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjon Anbefalinger HØRING Kommunens høringssvar Revisjonens kommentar til høringssvar DOKUMENTOVERSIKT VEDLEGG Oversikt over kommunestyrevedtak Tabelloversikt: Tabell 1 Utvalgte vedtak fordelt på enhet Tabell 2 Status for iverksettelse av kommunestyrevedtak Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 3

16 FORORD Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i Sirdal kommune med tema politiske vedtak. Prosjektet er prioritert i planen for forvaltningsrevisjon for Sirdal kommune for perioden Kontrollutvalget bestilte gjennomføringen av prosjektet i møtet Revisjonen har gjennomført prosjektet fra august 2013 til januar Undersøkelsen er gjort i tråd med fastsatt standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Revisjonen ønsker å takke Sirdal kommune for et godt samarbeid under gjennomføringen av prosjektet. Prosjektet er gjennomført av forvaltningsrevisor Veronika Andresen og revisor Silje Djuvik Støle. Irene Loka er oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonen. Flekkefjord, Irene Loka Revisjonssjef Veronika Andresen Forvaltningsrevisor Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 4

17 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn I planen for forvaltningsrevisjon i Sirdal kommune for perioden er det prioritert et prosjekt for å se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Kontrollutvalget bestilte prosjektet , og vedtok i møtet revisjonens forslag til prosjektplan. Revisjonen startet arbeidet med prosjektet i august Problemstillinger, avgrensning og metode Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet er å undersøke system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak i Sirdal kommune. Videre er det gjort et utvalg av politiske vedtak for å undersøke om disse er iverksatt i tråd med vedtak. I prosjektplanen er følgende problemstillinger utformet: Avgrensning 1. Har Sirdal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? 2. Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? I prosjektet undersøker vi i hvilken grad kommunen har utarbeidet et system og/eller rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Videre gjennomgås et utvalg av politiske vedtak for å undersøke i hvilken grad vedtakene er iverksatt. Utvalget av vedtak er avgrenset til kommunestyrevedtak. Ut fra prosjektets ramme har vi undersøkt et utvalg av kommunestyrevedtak fra 2011 og Revisjonen har ikke gått gjennom sakspapirer knyttet til de enkelte vedtakene. Opplysninger om hvordan vedtakene er iverksatt er gitt av ansvarlige enheter. Prosjektet har ikke som tema å undersøke om saker blir forsvarlig utredet. Det faller også utenfor revisjonens oppgave å vurdere hensiktsmessigheten av de politiske vedtakene. Metode Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til krav fastsatt i kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon er ifølge nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Revisjonen har før igangsetting av prosjektarbeidet vurdert egen uavhengighet når det gjelder Sirdal kommune, jf. kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Den metodiske tilnærmingen i prosjektarbeidet er i hovedsak gjennomført ved en metodisk triangulering 3. Vi har søkt svar på problemstillingene ved utgangspunkt i en kombinasjon av samtale/møte, dokumentanalyse og gjennomgang av vedtak. Samtale/møte Revisjonen avholdt oppstartsmøte med assisterende rådmann og arkivleder. Assisterende rådmann er oppnevnt som kontaktperson i prosjektet. Vi har hatt løpende dialog/korrespondanse underveis i prosjektet med kontaktpersonen. 3 Metodetriangulering innebærer at bestemte fenomener studeres fra ulike synsvinkler og synspunkter, og at problemstillingen belyses ved hjelp av forskjellige metoder (S. Grønmo, Samfunnsvitenskapelige metoder). Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 5

18 Dokumentanalyse I dokumentgjennomgangen har revisjonen benyttet seg av ulike data, bl.a. dokumentasjon vedrørende kommunens system og rutiner for oppfølging/iverksetting av politiske vedtak, kommunale reglementer, møteprotokoller og saksdokumenter. Gjennomgang av vedtak Revisjonen har gått igjennom et utvalg av politiske vedtak for å undersøke om disse er registrert, effektuert og ferdigmeldt. På grunnlag av møteprotokoller fra kommunestyremøter i 2011 og 2012 har revisjonen plukket ut 20 saker for nærmere analyse. Det er tatt hensyn til at vedtakene skal dekke flere tjenesteområder i kommunen, og at vedtakene forutsetter en viss grad av oppfølgingsarbeid fra administrasjonen. I 2011 og 2012 var det til sammen politiske saker (PS) i kommunestyremøtene i Sirdal kommune. Utvalget av 20 saker utgjør ca. 8 % av sakene. Revisjonen mener at resultatene fra undersøkelsen kan gi en indikasjon på i hvilken grad politiske vedtak blir iverksatt i kommunen, både i undersøkelsesperioden, og på generell basis. Gyldighet og pålitelighet Med gyldige data (validitet) menes at det skal være samsvar mellom problemstillingene og revisjonskriteriene for undersøkelsen, og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. Gyldighet er sikret gjennom kombinasjon av faktafunn fra dokumentanalyse, gjennomgang av vedtak, samt muntlig og skriftlig informasjon fra kommunen. Med pålitelige data (reliabilitet) mener vi at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er fremkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger fra møte og mottatt informasjon/dokumentasjon. 1.3 Faktasjekk og høring Rapporten har vært til faktasjekk i kommunen. På bakgrunn av tilbakemeldinger fra kommunen har revisjonen foretatt noen endringer i rapporten. Rapporten ble sendt på høring til kommunen ved rådmannen 9. januar Høringsfristen var satt til 23. januar Høringssvar fra kommunen er mottatt saker i 2011 og 124 saker i Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 6

19 2 REVISJONSKRITERIER 2.1 Innledning I dette kapittelet utledes revisjonskriterier for de problemstillingene som belyses i prosjektet. Revisjonskriterier er de krav og forventninger som benyttes for å vurdere kommunens praksis. Sammenholdt med faktabeskrivelsen, danner revisjonskriteriene grunnlag for de analyser og vurderinger som foretas, samt de konklusjoner som trekkes. De er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere eventuelle avvik eller svakheter. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra kommuneloven 5 (kml), forarbeider til kommuneloven, Kommunal- og regionaldepartementets rapport «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane», samt KS sitt idéhefte «Rådmannens internkontroll hvordan få orden i eget hus?» 2.2 Vedtaksmyndighet Av kommuneloven (kml) 6 fremkommer det følgende om kommunestyre og fylkesting: «Kommunestyret og fylkestinget er de øverste kommunale og fylkeskommunale organer. Det treffer vedtak 6 på vegne av kommunen eller fylkeskommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak» I kommuneloven 8 andre ledd, omtales formannskapets rolle: «Formannskapet og fylkesutvalget behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Før øvrig fastsetter kommunestyret og fylkestinget selv området for formannskapets og fylkesutvalgets virksomhet. Formannskapet og fylkesutvalget kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov.» I kommuneloven 9 femte ledd, står det om ordførerens rolle: «Kommunestyret og fylkestinget kan gi ordfører og fylkesordfører myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning.» Om faste utvalg og komiteer står det bl.a. i kml 10 andre ledd at: «Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov.» Kommunestyret er det øverste kommunale organet, og har vedtaksmyndighet så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Kommestyret skal vedta delegasjonsreglement innen året etter at kommunestyret ble konstituert, jf. kml 39 andre ledd. Sirdal kommunes delegasjonsreglement ble sist vedtatt av kommunestyret i 2008, K-sak 08/ Administrasjonssjefen sine oppgaver og myndighet I henhold til kml 23 er administrasjonssjefen den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret fastsetter. Administrasjonssjefen har ansvaret for å se til at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter, overordnede instrukser og at den er gjenstand for «betryggende kontroll». Det står følgende om administrasjonssjefens oppgaver og myndighet i kml 23 andre ledd: 5 Lov av 25.september 1992, nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner. 6 Når 6 omtaler vedtak, er begrepet ikke synonymt med vedtaksbegrepet i forvaltningsloven, men i betydningen «alle endelige avgjørelser». 7 Foretatt justeringer/endringer i 2009 som skal inn i reglementet ved ny gjennomgang. Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 7

20 «Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges frem for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtaket blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Ifølge loven er det en del av administrasjonssjefens oppgaver å påse at kommunestyrevedtak blir iverksatt. Kommuneloven 23 andre ledd, fastslår at administrasjonssjefen skal ha «betryggende kontroll». 8 Regelen om «betryggende kontroll» kom inn i kommuneloven i I lovforarbeidet (Ot.prp. nr. 70 ( )) står det at siktemålet med lovendringen var å markere det ansvaret administrasjonssjefen har for å føre kontroll med virksomheten, bl.a. ansvaret for å etablere tilfredsstillende rutiner 9 for å sikre seg slik kontroll. 10 Videre i proposisjonen står det: «Selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven i dag ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som bl.a. skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på en forsvarlig måte» (Ot.prp. nr. 70 ( ), s. 104). Intensjonen var at kravet om «betryggende kontroll» skulle synliggjøre et allment og allerede gjeldende krav om at administrasjonssjefen i kraft av ansvaret sitt som leder, skal ha rutiner og system for internkontroll. 11 Internkontroll er et system for å dokumentere at lover og forskrifter blir fulgt 12, og defineres vanligvis som: «Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetenes aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov» 13 En arbeidsgruppe i Kommunal- og regionaldepartementet har lagt frem rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009). I rapporten pekes det på viktigheten av internkontroll i kommuner. 14 Internkontrollen er et av tre elementer i kommunenes egenkontroll 15. De andre elementene er virksomheten til kontrollutvalget og virksomheten til revisor. Internkontrollen er en avgjørende del av egenkontrollen fordi den er en løpende kontroll med virksomheten som kommer før de to andre elementene i egenkontrollen. 16 Arbeidsgruppen la til grunn en forståelse av kommuneloven 23 andre ledd som innebærer både et krav om prosess for å sikre kontroll, og et ansvar for å ha tilstrekkelig kontroll. Administrasjonssjefen kan ikke personlig ha full oversikt over alt i kommunen, eller selv sørge for at alle tjenester er i tråd med interne og eksterne krav. Internkontrollansvaret innebærer at administrasjonssjefen skal etablere system for å sikre «betryggende kontroll» og teste at disse systemene virker. Ifølge arbeidsgruppen ligger det i definisjonen 8 Agenda leverte i 2008 en rapport på oppdrag av KRD «Internkontroll i norske kommuner». En av hovedkonklusjonene var at operasjonalisering av begrepet «betryggende kontroll» er utfordrende for administrasjonssjefer. 9 Rutiner kan forstås som etablerte normative, standardiserte prosedyrer eller handlinger som følges fast. Rutiner kan f.eks. gi detaljerte beskrivelser av arbeidsprosesser, ansvar og roller og etterlevelse og kontroll av rutiner. Rutiner kan også omtales som: Arbeidsformer, funksjon, kontrolltiltak, prosedyrer, rapporteringer, metode, etc. 10 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr En del grunnleggende elementer bør inngå i et internkontrollsystem. Det bør stilles krav til målsettinger, utførelse, oppfølging, avviksbehandling, korrigerende tiltak, erfaringstilbakeføring, ledelse, ansattes medvirkning og dokumentasjon (NOU 2004: 17). 13 Internkontrollforskriften 3 og NOU 2004: I rapporten vises det til COSO sin definisjon av «internkontroll»: Den prosessen som er utformet og gjennomføres av de som har overordnet ansvar for styring og kontroll og av andre medarbeidere, for å gi rimelig sikkerhet for at enheten når sine mål med hensyn til pålitelig økonomisk rapportering, effektiv drift samt overholdelse av gjeldende lover og forskrifter. 15 I rapporten defineres «egenkontroll» som den kontrollvirksomhet kommunene og fylkeskommunene utfører overfor egen virksomhet med utgangspunkt i bestemmelsene i kommuneloven om kontrollutvalg, revisjon og internkontrollen til administrasjonssjefen. 16 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr 8. Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 8

21 av internkontroll som en prosess, at systemer og rutiner alltid kan bli bedre. Internkontrollen skal redusere risikoen for uønskede hendelser, ikke fjerne all risiko. 17 Ifølge rapporten omfattes ikke kommunestyret av internkontrollen. Men iverksetting av kommunestyrets vedtak hører inn under internkontrollansvaret til administrasjonssjefen. Av de 85 anbefalingene i rapporten er noen særlig relevante når det gjelder politiske vedtak: 18 Kommunene bør basere seg mindre på uformell kontroll. En formalisering vil gjøre kommunen mindre sårbar for skifte av personell, endringer i omgivelser og habilitetskritikk, og vil øke det organisatoriske minnet. Kommunene bør i sammenheng med behovet for økt formalisering av internkontrollen, dokumentere internkontrollen i større grad. Kommunene bør ha, bruke og holde ved like dokumenter som gjør rede for roller og ansvar. I tillegg bør kommunene i større grad inkludere kontrollansvaret for disse dokumentene. En annen anbefaling var at administrasjonssjefen bør rapportere årlig om arbeidet med internkontrollen i kommunestyret. I 2013 ble det gjort endringer i kommuneloven 48 femte ledd, hvor rapportering av internkontrollen i årsmeldingen gjøres lovpålagt. Bestemmelsen lyder nå: «Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten». KS har utarbeidet et idéhefte om rådmannens internkontroll «Rådmannens internkontroll hvordan få orden i eget hus?» (2013). Det står i heftet at internkontroll utføres for å sikre at kommunen har den ønskede utviklingen, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene, og at omdømme og legitimitet ikke svekkes. I praksis er internkontroll formaliseringer og utarbeidelse av dokumenter og rutiner 19. Formalisering av internkontroll må vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp. 20 Styring av internkontroll bør skje ved innføring av risikovurderinger og mer formalisering. Synliggjøring av internkontroll i årshjul og i styringsdokumenter vil understreke at dette er en del av virksomhetsstyringen. I heftet er det eksempler på aktiviteter som bør inngå og synliggjøres i rapportering og årshjul. Det står om oppfølging av politiske vedtak at dette bør inngå som en del av måneds-, tertial- eller årsrapport. Rapporteringen bør omfatte status for vedtak, samt oppfølging og gjennomføring av politiske vedtak. 21 I heftet gis det informasjon og veiledning om relevante reglementer, retningslinjer og rutiner for internkontroll. En av disse er «Rutiner som sikrer iverksettelser og oppfølging av politiske vedtak». Hensikten med rutinene er å sikre at vedtak følges opp og gjennomføres i tråd med folkevalgte intensjoner. Ifølge KS bør rutinene inneholde: 1. Klargjøring av ansvar/hierarki 2. Etablerte prosedyrer for utkvittering (saksbehandler, leder) 3. Ansvar for rapporter, eks fra saksbehandlingssystem, gjennomgang og oppfølging 4. Rutiner for behandling i ledergruppe/rådmannsnivå 5. Form og hyppighet på rapportering til ulike folkevalgte organ (kontrollutvalget) 17 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr Arbeidsformer, kontrolltiltak, prosedyrer og rapporteringer. 20 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 9. Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 9

22 2.4 Revisjonskriterier Problemstillingene i prosjektet er knyttet til administrasjonssjefens ansvar for å påse at vedtak blir iverksatt. På grunnlag av kommuneloven, lovforarbeid, rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» og idéheftet «Rådmannens internkontroll hvordan få orden i eget hus?», har vi utledet følgende revisjonskriterier: Kommunen bør ha system og rutiner for iverksetting av politiske vedtak. System og rutiner for iverksetting av politiske vedtak bør formaliseres og dokumenteres. Disse bør klargjøre roller, ansvar og myndighet. De bør vedlikeholdes og jevnlig følges opp. Iverksetting/oppfølging av politiske vedtak bør inngå og synliggjøres i faste rapporteringer. Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 10

23 3 SYSTEM OG RUTINER 3.1 Innledning Iverksetting av politiske vedtak inngår i rådmannens internkontrollansvar for å sikre betryggende kontroll. En forutsetning for betryggende kontroll er risikovurdering, formalisering og kontrollaktiviteter. 22 Tema i forvaltningsrevisjonen er formalisering, herunder system og rutiner for iverksetting av politiske vedtak. På bakgrunn av dokumentasjon og informasjon fra kommunen gis det her en fremstilling av kommunens system og rutiner for iverksetting av kommunestyrevedtak og revisjonens vurdering av disse. System og rutiner for vedtaksoppfølging for øvrige politiske og administrative vedtak er ikke eksplisitt undersøkt i prosjektet. Deler av omtalt system og rutiner for kommunestyrevedtak anvendes også for slike vedtak. System og rutiner ses i lys av registrering, effektuering og ferdigmelding av kommunestyrevedtak. 3.2 Kommunens system og rutiner Kommunestyret er kommunens øverste kommunale organ og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak, jf. kml. 6. Vedtaksmyndighet er delegert til formannskapet, politiske utvalg, råd og styrer og rådmannen. Delegasjonsmyndighet fra politiske organer til administrasjonen skjer til rådmannen. Han er øverste leder for administrasjonen, og har det overordnede ansvaret for tilrettelegging av saker og iverksetting av vedtak. Rådmannen har instruksjonsmyndighet overfor alle ansatte, og kan normalt videredelegere vedtaksmyndigheten. 23 Saksutredning, beslutninger (vedtak), og iverksetting/oppfølging av vedtak, inngår i kommunens saksbehandling. Kommunen bruker ephorte 24 saksbehandlingssystem til hoveddelen av saksbehandlingsprosessen. ephorte er et system for dokument-, arkiv- og saksbehandling, samt utvalgsbehandling. Utvalgsmodulen i systemet brukes bl.a. ved opprettelse av saksliste, føring av møteprotokoller og ekspedering av vedtak. Utvalgsmodulen har en funksjon for vedtaksoppfølging. Denne funksjonen ble tatt i bruk av kommunen i løpet av høsten 2013, og saksbehandlerne er gitt opplæring i bruk av denne. Ifølge kommunen kan bruk av vedtaksfunksjonen bidra til bedre oversikt over oppfølging av vedtak og bedre sikre at vedtak blir iverksatt. Kommunen har bl.a. sett behovet for å kunne angi frist for iverksettelse og ha rutiner for ferdigmelding av saker. Et av kommunens resultatmål for 2014 er å videreutvikle bruken av elektronisk system for vedtaksoppfølging. Opplysningene vedrørende bruk av funksjonen for vedtaksoppfølging fremkom gjennom faktasjekken. Det er ikke opplyst om det p.t. er utarbeidet skriftlige rutiner for arbeidsprosesser knyttet til funksjonaliteten. For de undersøkte kommunestyrevedtakene (perioden ) har kommunen opplyst om følgende skriftlige rutine: «Rutine for saksbehandler sak frem til utvalgsbehandling (formannskap og kommunestyre)». 25 Rutinen omhandler sak frem til vedtak er fattet og utsendelse av vedtak. 26 Andre forhold vedrørende effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak er ikke omtalt i nevnte rutine. 27 Ved ferdigbehandling av en sak skal saksbehandler melde i fra til arkivtjenesten, som bl.a. kontrollerer journalføring i saken og avskriver dokumenter som ikke er avskrevet. Fire ganger i året skal arkivtjenesten 22 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr Delegasjonsreglement, vedtatt i K-sak 08/ Et fullelektronisk system som tilfredsstiller standard for edb-baserte saks- og arkivsystem (Noark 5). 25 Tilsvarende rutinebeskrivelser for utvalgene TLM (teknikk, landbruk og miljø) og OLEV (oppvekst og levekår). Rutinene er datert , sentralarkiv/politisk sekretariat. 26 Utvalgssekretæren tar ut særutskrift som sendes til påførte saksparter. Hvis parter ikke er påført sendes det særutskrift til saksbehandler for videre behandling/oppfølging. Saksbehandler mottar følgende standardbrev: «Du står som saksbehandler på vedlagte sak som har blitt behandlet i kommunestyret. Da det ikke er påført saksparter i saksfremlegget, returneres saken til deg som er ansvarlig for eventuell videreføring eller annen form for ferdigstillelse». 27 I enhet for arealforvaltning brukes saksflytfunksjonen i ephorte i noen sakstyper. Revisjonen har mottatt rutinebeskrivelsen «Rutiner ved saksbehandling av reguleringsplaner» (revidert ). Saksflytfunksjonen med tilhørende rutinebeskrivelse, omhandler bl.a. effektuering og ferdigmelding av plansaker. Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 11

24 ta ut restanselister 28 over saker/dokumenter som ikke er ferdigbehandlet og listene skal sendes til saksbehandler og nærmeste overordnede. 29 Enhetsledere har i oppgave å følge opp vedtak innen sine tjenesteområder. Tidligere har kommunen hatt rutine for å utarbeide en arbeidsplan med prioriterte saker for kommende år. 30 Arbeidsplanen ble utarbeidet på nyåret av rådmannen, og omfattet i stor grad politiske vedtak til oppfølging. 31 Arbeidsplanen ble lagt frem for folkevalgte som orienteringssak/referatsak. Status for innholdet/fremdrift i arbeidsplanen ble gjennomgått i rådmannens ledergruppe. 32 Ved tiltredelse av ny rådmann i ble det utarbeidet en mer dynamisk «arbeidsliste for administrasjonen». 34 Denne ble tatt i bruk første kvartal Arbeidslisten bygger på et opplegg som utvalg for oppvekst og levekår har hatt siden Listen inneholder et utvalg av politiske vedtak og andre viktige saker/oppgaver. 35 Oversikten opplyser om saker/oppgaver som nylig er utført, hva som er under arbeid og hva som venter. Til hver sak gis det en kort beskrivelse av sak/oppdrag, ansvarlig for oppfølging, tidsfrist/fremdrift, og om saken/oppdraget er utført. Assisterende rådmann har ansvar for å ajourføre arbeidslisten. Det er ingen skriftlige rutiner vedrørende bruken av arbeidslisten. Det samme gjelder for tidligere årsplaner. 36 Det er en innarbeidet praksis å sende arbeidslisten i god tid til lederne i forkant av saksutsendelse til politiske møter. 37 Ajourført arbeidsliste er referatsak til møtene i hovedutvalg, formannskap og kommunestyre. 38 Tidligere praksis har vært å gjennomgå protokoller fra alle politiske møter i rådmannens ledermøte. Fra høsten 2013 er ny praksis at arbeidslisten for administrasjonen jevnlig skal gjennomgås på enhetsledermøter 39. Rådmannen og assisterende rådmann har også månedlige møter med enhetsledergruppene, hvor bl.a. oppfølging av kommunestyrevedtak blir gjennomgått. I forbindelse med innføring av system for vedtaksoppfølging opplyser kommunen at det fremdeles pågår arbeid med å sikre en best mulig vedtaksoversikt med tilhørende rapportering til rådmannsnivå og folkevalgte organer. 3.3 Revisjonens vurdering Høsten 2013 tok kommunen i bruk den elektroniske funksjonen for vedtaksoppfølging i ephorte. Funksjonen kan tas i bruk når saker er politisk behandlet, og gir kommunen/saksbehandler flere registreringsmuligheter. 40 Revisjonen har ikke vurdert om denne løsningen fullt ut dekker alle behov for internkontroll ved iverksetting av vedtak, men anser at den kan fungere som et brukbart verktøy. Revisjonen synes det er positivt at kommunen har tatt i bruk et system for vedtaksoppfølging. I den utstrekning det i forbindelse med innføring av nytt opplegg for vedtaksoppfølging ikke foreligger rutiner knyttet til registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak, anbefaler revisjonen at kommunen utarbeider skriftlige rutiner for dette. 28 Restanselister viser gjenstående poster som må avskrives/saksbehandles. Dokumenttyper i ephorte: Ekstern korrespondanse: I- dokument (inngående brev), U-dokument (utgående brev). Intern korrespondanse: N-dokument (internt notat med oppfølging, dvs. utløser restanse), X-dokument (f.eks. internt notat/møteinnkalling/referat, utløser ikke restanse), S-dokument (saksfremlegg). 29 Rutiner for restanser og forfall og rutiner for saksavslutning (arkivplan.no). Den elektroniske arkivplanen omhandler bl.a. kommunens overordnede retningslinjer for arkivordning, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering. 30 Denne rutinen var gjeldende i undersøkelsesperioden for dette prosjektarbeidet. 31 I hovedsak inneholdt årsplanen vedtak fra året før. Innspill til planen kom bl.a. fra kommunalsjefer, sentral stab og enhetsledere. 32 Arbeidsplanen for 2011 inneholder planer, prosjekter og utredninger og ansvarlig saksbehandler. Arbeidsplanen for 2012 var mer organisatorisk inndelt, og opplyste også om kvartal for gjennomføring. Arbeidsplanene ble ikke oppdatert/justert i løpet av året. 33 Ny rådmann tiltrådte Arbeidslisten for administrasjonen bygger bl.a. på årsplanen for Innspill/opplysninger til arbeidslisten kommer bl.a. fra rådmannen, enhetsledere og sentral stab. Arbeidslisten omfatter politiske saker fra flere utvalg, samt andre oppgaver/oppdrag. 36 Årsplanene og arbeidslisten er utarbeidet i ephorte. 37 Frist for korrigeringer og oppdateringer settes av assisterende rådmann. 38 Arbeidslisten legges ut på kommunens intranett som informasjon til ansatte. 39 Rådmannens ledergruppe og enhetslederne har møter annenhver uke. 40 Bl.a. utvalgsnavn, vedtaksdato- og tittel, ansvarlig enhet og saksbehandler(e), vedtaksstatus (under behandling, ferdig/iverksatt), vedtaksfrist, registrering av utførtdato ved ferdigbehandling, og event. merknad vedrørende effektuering av vedtaket. Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 12

25 En av anbefalingene fra KRD og KS er rapportering om oppfølging av vedtak. I 2013 begynte kommunen jevnlig å rapportere til kommunestyret om vedtaksoppfølging. Kommunen opplyser at det arbeides med å sikre en god vedtaksrapportering til rådmannsnivå og folkevalgte organer. Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider skriftlige rutiner for rapportering om vedtaksoppfølging. Revisjonen mener at gjennomgangen av kommunens system og rutiner for vedtaksoppfølging viser at kommunen har en aktiv tilnærming til vedtaksoppfølging internt i administrasjonen og rapportering til politisk nivå. Gjennomgangen av kommunestyrevedtakene i kapittel 4 viser at administrasjonen har god kontroll på iverksettelse/oppfølging av disse. Gjennomgangen av system og rutiner synliggjorde samtidig et behov for økt formalisering og dokumentering i form av skriftlige rutiner for oppfølging og rapportering om vedtak. Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 13

26 4 KOMMUNESTYREVEDTAK 4.1 Innledning I dette kapittelet presenteres funn og vurderinger fra en gjennomgang av 20 utvalgte kommunestyrevedtak i årene 2011 og En fullstendig presentasjon av alle vedtakene og opplysninger om hvordan disse er iverksatt, fremgår i vedlegg Gjennomgang av kommunestyrevedtak Revisjonen foretok et utvalg på 20 kommunestyrevedtak for nevnte år. Det ble tatt hensyn til at vedtakene skulle dekke flere tjenesteområder i kommunen. Tabell 1 viser antall undersøkte vedtak fordelt på ansvarlige enheter. Ansvarlig enhet Antall vedtak Sentral stab 7 Bygg/brann 3 Kultur og fritid 3 Helse 2 Teknisk drift 2 Areal 1 NAV 1 Pleie/omsorg 1 TABELL 1 Utvalgte vedtak fordelt på enhet Ansvarlige enheter har gitt revisjonen opplysninger om hvordan kommunestyrevedtakene er iverksatt, samt en vurdering av status for iverksettelse. Revisjonen har ikke kontrollert opplysningene, men mottatt utfyllende informasjon fra kommunen ved behov. I de tilfeller kommunen har vurdert vedtak som iverksatt, ba vi om informasjon om hva som er gjort og ca. tidspunkt for gjennomføring/iverksetting. For vedtak vurdert som delvis iverksatt ba vi om tilsvarende informasjon, samt om årsak til hvorfor vedtaket ikke fullt ut er iverksatt. Tabell 2 viser at 19 av de undersøkte vedtakene er iverksatt. Kommunen har ved egen vurdering konkludert med at 18 av vedtakene er iverksatt. To vedtak ble vurdert som delvis iverksatt av kommunen. Dette gjaldt PS 11/41 «Prosjekt turstier og turveier» og PS 11/62 «Handlingsplan Stilling og ressursbruk Sirdal Kommune». Når det gjelder PS 11/41 viser ajourførte opplysninger at vedtaket er iverksatt. Revisjonen har derfor vurdert nevnte vedtak som iverksatt. Ingen saker ble vurdert som ikke iverksatt. Totalt antall kontrollerte vedtak Iverksatt iht. vedtak Delvis iverksatt iht vedtak Ikke iverksatt iht. vedtak TABELL 2 Status for iverksettelse av kommunestyrevedtak Vedtak vurdert som iverksatt omtales ikke nærmere her. Utfyllende informasjon om alle vedtakene fremgår i vedlegg To kommunestyrevedtak ble vurdert som delvis iverksatt, PS 11/41 og PS 11/ I hver sak er det oppgitt sakstittel, saksnummer, vedtakstekst, ansvarlig enhet, samt administrasjonens opplysninger om iverksettelse av vedtaket og vurdering av status for iverksettelse. Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 14

27 PS 11/41 omhandler prosjekt for utarbeidelse av plan/oversikt for turstier og turveier. Kommunen opplyser at en arbeidsgruppe var nedsatt og at utarbeidet prosjektplan skulle til politisk behandling. I kommunestyrevedtak den (PS 13/63) ble planen tatt til orientering som retningsgivende. Revisjonen har på denne bakgrunn vurdert vedtaket som iverksatt. PS 11/62 omhandler handlingsplan vedrørende stillinger og ressursbruk i kommunen. Kommunen opplyser at handlingsplanen kun ble tatt til orientering av kommunestyret. Kommunen har informert om status for iverksettelse av flere tiltak i handlingsplanen. En del av disse er gjennomført og en del er under arbeid. Ikke alle tiltakene i planen ble vedtatt gjennomført. 4.3 Revisjonens vurdering Revisjonen har vurdert et utvalg på 20 kommunestyrevedtak for å undersøke om disse er iverksatt. Ifølge opplysninger fra kommunen er 18 av vedtakene iverksatt. To vedtak ble vurdert som delvis iverksatt av kommunen. På grunnlag av ajourførte opplysninger i en av de nevnte sakene ble denne vurdert som iverksatt av revisjonen. Mange av de undersøkte vedtakene er omfattende og tidkrevende. I noen saker er forutsetninger for gjennomføring av vedtak endret. Revisjonen anser vedtakene som iverksatt når de er påbegynt og kommunen har en plan for videre fremdrift og sluttføring. På grunnlag av mottatte opplysninger om de enkelte vedtakene, er revisjonen enig i kommunens vurderinger av status for iverksettelse. Gjennomgangen synliggjør at administrasjonen har god kontroll på oppfølging/iverksetting av kommunestyrevedtak. Revisjonen mener at resultatene indikerer at politiske vedtak normalt blir iverksatt som forutsatt. Revisjonen ønsker å understreke at gjennomgangen av vedtak omfatter kommunestyrevedtak. Revisjonen har ikke undersøkt iverksetting av andre vedtak. 42 Gjennomgangen viser at 10 av de utvalgte kommestyresakene inneholder konkrete eller omtrentlige frister for iverksettelse av hele eller deler av vedtakene. I tillegg er det i noen saker vedtak om tilbakemelding til politisk organ. Politiske vedtak - Sirdal kommune Side 15