Enkel inkassoløsning for regnskapsbyrå

Transkript

1 # Et kvartalsvis kundemagasin fra Conecto Enkel inkassoløsning for regnskapsbyrå Alle medlemsbedrifter i NARF har tilgang til en nettbasert inkassoløsning fra Conecto. side 4 Leilighet gjør tyv side 6 Kvalitet satt i system side 9 Revolusjonerende teknologiplattform side 10

2 INNHOLD Enkel inkassoløsning for regnskapsbyrå 4 Leilighet gjør tyv 6 Kvalitet satt i system 9 Revolusjonerende teknologiplattform 10 Panthavergarantiordningen 12 4 Kontakt oss gjerne! Usikre tider Det er turbulente tider med fall på børser, økende innlånskostnader for bankene og utsikter til svak vekst. Den globale gjelden er fordoblet på få år. Mange stater i Europa opplever at de ikke lenger får låne i markedet og er derfor avhengig av hjelp for ikke å «gå konkurs». Lavere utlån fra bankene gjør at færre bedrifter og husholdninger får lån, og dette svekker veksten ytterligere. Resepten for land i krise er å redusere utgiftene og øke statsinntektene, og i siste instans be om hjelp fra EU/IMF. I Europa har så langt Hellas, Irland og Portugal fått hjelp fra IMF og EU. I tillegg har den europeiske sentralbanken hjulpet Italia og Spania. Fortsetter uroen vil norske banker måtte sette opp renten til sine kunder, selv om Norges Bank holder styringsrenten uendret. Norske banker er avhengige av å låne penger i det internasjonale pengemarkedet og vil oppleve at de må låne til en stadig høyere rente. Eksportbedrifter vil oppleve sviktende markeder, og som følge av uroen vil både kommuner, bedrifter og norske husholdninger oppleve at de får lavere avkastning på sparepenger og pensjonsfond. På grunn av den etablerte kriseberedskapen etter finansurolighetene i 2008 er det grunn til å tro at norske banker vil greie seg godt fremover. Norges Bank kan også velge å sette ned renten for å motvirke høyere bankrenter i Norge. Selv om Norge har en robust økonomi som vokser takket være høy aktivitet i oljesektoren, vil vi gradvis merke den globale uroen. Det kan derfor være lurt å forberede seg på at det kan bli noe økt arbeidsledighet, noe lavere avkastning på sparepengene, og at lønnsveksten vil kunne bli noe svakere de neste årene. Connected skal være et bindeledd mellom kundene og oss. Vi setter derfor pris på både spørsmål og meninger. Kontakt ansvarlig redaktør Lars Kåre Helsem på markedsavdelingens telefon: , eller e-post: lars.kare@conecto.no Sverre O. Helsem Administrerende direktør Ansvarlig utgiver: Conecto AS Grini Næringspark Postboks Østerås Telefon: Ansvarlig redaktør: Lars Kåre Helsem Foto: Morten Brakestad istockphoto Tekst: Conecto og Nucleus AS Design: Nucleus AS Trykk: Rolf Ottesen AS 2 CONNECTED CONNECTED

3 Gjennom sitt medlemskap i NARF har regnskapsbyrået Intouch Regnskap AS tilgang til inkassotjenester fra Conecto og kan tilby dette kostnadsfritt til sine kunder. Dette er en perfekt løsning for oss og våre kunder, sier Mona Jakobsen i Intouch Regnskap AS. Enkel inkassoløsning for regnskapsbyrå Alle medlemsbedrifter i NARF (Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening) har tilgang til en nettbasert inkassoløsning fra Conecto hvor de enkelt kan registrere inkassosaker på vegne av sine kunder. Vi ble anbefalt denne løsningen av NARF og har brukt den jevnlig i fire år. Nå føler jeg at vi ikke kan være den foruten, forteller Jakobsen. Varierende inkassobehov Man registrerer seg som bruker av løsningen på NARF sine nettsider og kan deretter enkelt registrere saker til inkasso på vegne av kunder. Vi har mange små kunder som ikke nødvendigvis har behov for en kostbar inkassoavtale. De har kanskje bare en sak en gang i mellom. Da er det veldig greit med denne løsningen hvor man enkelt kan opprette saker etter varierende behov, sier Jakobsen. Regnskapsbyrået har i løpet av de fire årene de har sendt saker til inkasso hos Conecto ikke opplevd en eneste negativ tilbakemelding angående skyldnerhåndteringen forteller Jakobsen. Jeg har et veldig positivt inntrykk av måten Conecto inndriver forfalte fordringer på. De er løsningsorienterte og behandler skyldnere på en høflig og ordentlig måte. God oppfølging av saker Når saken er registrert i nettløsningen til Conecto kan både regnskapsbyrået og kunden legge saken til side og stole på at Conecto tar seg av oppfølgingen. Vi ble anbefalt denne løsningen av NARF og har brukt den jevnlig i fire år. Nå føler jeg at vi ikke kan være den foruten. Mona Jakobsen Intouch Regnskap AS Vi vet at Conecto følger opp saken selv om det kanskje går ett år eller to. Noen ganger har folk midlertidige økonomiske problemer som gjør at de på et senere tidspunkt har anledning og lyst til å gjøre opp gjelden sin, forteller hun. Viktig med gode purrerutiner En utfordring med å sende krav til inkasso på vegne av kunder er at man ikke alltid har inngående kjennskap til purrerutinene til kunden. Det er viktig at det er korrekt juridisk grunnlag for kravet før man legger inn en sak til inkasso. Conecto er opptatt av at vi har purret på riktig måte i forkant slik at kravet har gyldighet. Det er litt ulike rutiner for når og hvordan man varsler om inkasso der ute, så det er noe man bør være oppmerksom på. Hvis ikke kan konsekvensen være at kravet må trekkes og man selv må dekke gebyrer og salærer, supplerer Jakobsen. Intouch Regnskap har mange kunder med varierende behov, fra små butikker til konsulentselskap innenfor ulike bransjer. For tiden er det kr til inndrivelse på vegne av kunder hos Conecto. Det er enkelt å registrere inkassosaker i nettløsningen fra Conecto i følge Mona Jakobsen i Intouch Regnskap AS. Det er mye penger for kundene våre. Det er flott at vi har denne muligheten gjennom medlemskapet i NARF, avslutter hun. 4 CONNECTED CONNECTED

4 KREDITTVERDIGHET SOM MISBRUKES AV ID-TYVER RAMMER BÅDE PERSONER OG BEDRIFTER. GLOBALISERING OG TEKNOLOGISK UTVIKLING ER TO VIKTIGE KATALYSATORER FOR AT DETTE ER ET ØKENDE SAMFUNNSPROBLEM. Christian Meyer jobber som senior rådgiver i Norsk senter for informasjonssikring og er prosjektleder for ID-tyveriprosjektet. LEILIGHET GJØR TYV Dette er en form for økonomisk kriminalitet hvor sannsynligheten for å bli tatt er liten, Google, Facebook, Twitter, skattelistene og Denne informasjonen krydret med Når kredittverdigheten etter hvert er brukt opp, går man Vær på vakt hvis: konsekvensene hvis man blir tatt er relativt små og sannsynligheten for å lykkes er stor, forteller senior rådgiver Christian Meyer i Norsk senter for informasjonssikring. Norsk senter for informasjonssikring (NorSIS) er en del av regjeringens satsning på informasjonssikkerhet og jobber i tospann med NorCERT for å forebygge dataangrep. Vi er dataverdenens Trygg Trafikk, forklarer Meyer. En av grunnene til at id-tyveri brer om seg er at verdifulle opplysninger om personer, eller bedrifter, kun er noen tastetrykk unna. norsk naivitet kan lett misbrukes i forbindelse med id-svindel, sier Meyer. En annen fare er den ukrypterte informasjonen som nå ligger lagret på et stadig økende antall smart-telefoner, nettbrett og bærbare pc-er. I det man mister eller får stjålet sin telefon eller pc er det for sent å tenke informasjonssikkerhet. I fjor hadde Gardermoen hele gjenglemte telefoner. Det eksisterer en viss skjødesløshet i forvaltningen og håndteringen av informasjon der ute og det skaper unødige muligheter for id-tyvene, hevder Meyer. videre til neste offer. Det er ganske alvorlige beløp man kan svindle til seg ved å misbruke noens kredittverdighet. Det finnes tilfeller hvor id-tyvene har belånt hus og tatt opp billån, forteller Meyer. Rammer også bedrifter Det er ikke kun privatpersoner som skal passe seg for id-svindel. IKT Norge meldte nylig om at det blir gjort over 500 forsøk på å bryte seg inn i datasystemer i Norge hver måned. Tendensen er økende og antall saker er tredoblet de siste fire årene i følge tall fra NorCERT. Et selskap, Troll Travel, tapte millioner etter at noen sendte inn papirer til Brønnøysund-registrene som endret styresammensetningen i selskapet og ga seg selv prokura og signaturrett. Et selskaps kredittverdighet kan utnyttes for enda mer betydelige beløp enn en privatperson, forteller Du mottar regninger på varer du ikke har bestilt Uventede disposisjoner fremgår på kredittkortregningen Du mottar kreditt eller økt kredittramme uten å ha spurt om dette Du mottar varsel om at adresseendring er gjennomført Du mottar telefon eller brev om kjøp du ikke har gjennomført Dersom du mottar gjenpartsbrev etter kredittsjekk uten selv å ha initiert aktiviteter som utløser det Digital informasjonsskjødesløshet Tenk deg selv hvor mye informasjon du kan Når id-tyveriene er gjennomført brukes denne informasjonen til å tilegne seg penger, Meyer. Kilde: samle om en person ved å bruke for eksempel varer eller tjenester i andres navn. 6 CONNECTED CONNECTED

5 Hold av april! Vi lanserer Connecting Vi samler våre kunder og samarbeidspartnere til Connecting2012 en inspirerende årlig møteplass. Innholdsrikt program Vi tar pulsen på trendene innen økonomi, inkasso og kommunikasjon Faglig oppdatering Skreddersydde parallellsesjoner Sosiale oppturer Hygge, humor og inspirasjon Dette må du ikke gå glipp av! Nå har Brønnøysundregistrene endret sine rutiner slik at det går ut en varsling på SMS til alle styremedlemmer ved større selskapsendringer for å forhindre denne type svindel. Men en annen problemstilling er at det ofte ligger kopi av firmaattestene ute på nettsidene til selskapet. Da er veien kort til svindelforsøk i følge Meyer. Selv om man plikter å sjekke om vedkommende har signaturrett, er nok realiteten den at man kommer langt med kopi av firmaattest og overbevisende adferd. Ofte skjer id-tyveri av bedrifter, såkalte «company hijackings», i forbindelse med at et selskap er i ferd med å legges ned og den daglige oppfølgingen mangler. Test din sikkerhetsscore Det er en rekke enkle grep man kan foreta seg for å øke sin egen eller selskapets id-sikkerhet. Tenk på hva du kaster av informasjon i søpla. Ofte inneholder fakturaer en rekke opplysninger du ikke vil skal havne i gale hender. Bruk preteritum og ikke presens i Facebook-statusen. Rydd i lommeboka, vær bevisst på hva slag personlig informasjon du risikerer å miste ved tap eller tyveri, informerer Meyer. Når det gjelder klassiske postsvindelforsøk, også kalt Nigeriasvindel, har de også begynt å samle inn personopplysninger i prosessen med å lure til seg penger. Disse opplysningene selger de videre til organiserte kriminelle som bedriver id-svindel. Det er lov å skru på den sosiale brannmuren. Det er lite sannsynlig at banken ringer og spør om pin-koden din eller at du vinner i et lotteri du aldri har kjøpt lodd i, avslutter Meyer. Ønsker du å teste om du som privatperson eller selskap har gjort nødvendige forebyggende tiltak mot id-tyveri og id-svindel har NorSIS sammen med Datatilsynet og Næringslivets Sikkerhetsråd utviklet to tester for dette. Testene er eksportert til 16 land og oversatt til 7 språk. Disse finner du på nettsiden KVALITET SATT I SYSTEM SOM ENESTE ISO-SERTIFISERTE INKASSOBYRÅ I NORGE HAR VI I CONECTO KANSKJE GRUNN TIL Å SPØRRE OSS SELV OM KVALITETSSTYRING OG SERTIFISERING KAN VÆRE SÆRLIG VIKTIG FOR KUNDENE VÅRE? Det vi med sikkerhet vet er at fokus på kvalitet er blitt en viktig suksessfaktor i alle bedrifter som lykkes i dag. Det er mange årsaker til det. Alle lever vi av kunder. Kunder som er vanskelige å få og enda vanskeligere å beholde. Ved betalingsmislighold håper derfor de fleste at kunden skal betale seg à jour og bli en «frisk» kunde igjen. Hos seg. Alternativet kan dessverre være at han blir en frisk kunde hos konkurrenten. Et godt omdømme tar år å bygge opp, men kun sekunder å rive ned. Det å la eksterne ta hånd om dine utestående fordringer er risikoeksponering i seg selv. Det å se disse utfordringene, og ikke minst løse oppgaven på en god måte, krever mer enn tilfeldige medarbeidere og tilfeldige løsninger. En ansvarlig bedriftsleder bør derfor stille seg spørsmålet om inkassobyrået som skal representere selskapet på et så viktig område virkelig er tilliten verdig. I Conecto tenkte vi aldri på at vi var i ferd med å utvikle et kvalitetsstyringssystem da vi begynte å beskrive kritiske prosesser og rutiner i Vi tenkte ikke et øyeblikk på at alle løse ark ni år senere skulle sertifiseres. For det startet i det små med beskrivelser av måten vi arbeidet på. Etter hvert kom kontroll av etterlevelse og registrering av avvik på plass. Det viktige forbedringsarbeidet var i gang. Etter få år var løse ark blitt til et system, og systemet var blitt til et verktøy. Sertifiseringen i 2007 medførte derfor ingen store endringer i daglig drift. Vi fikk en bekreftelse på at ting var «på stell» og vi aksepterte en fremtidig forpliktelse i forhold til å ha fokus på styring og kvalitet fordi vi tror at det er bra både for deg som kunde og oss som leverandør. Kvalitetsstandarden ISO 9001 ISO 9001 er et spesielt godt verktøy for å redusere feil. Systemet hindrer at feil gjentar seg og identifiserer mulige feil før de oppstår. Standarden er prosessorientert, og legger vekt på løpende forbedringer og kundetilfredshet. De viktigste elementene i standarden er kvalitetsstyringssystem, ledelsens ansvar, ressursstyring, produktsalg, måling, analyse og forbedring. Det Norske Veritas foretar årlige tredjepartsrevisjoner av Conecto. 8 CONNECTED CONNECTED

6 «En formidabel ressurs for fremtidig tilpasning til kundebehov og samfunnsutvikling.» Slik beskriver administrerende direktør Sverre Olav Helsem potensialet i den teknologiske plattformen for Conectos nye reskontro- og inkassosystem. Effektivitet og fleksibilitet har vært sterke ledestjerner i utviklingen av systemet. Det nye reskontro- og inkassosystemet er fleksibelt og effektivt. REVOLUSJONERENDE TEKNOLOGIPLATTFORM Etter flere års utvikling er første viktige funksjoner vil ferdigstilles for våre kunder og for Conecto. versjon av Conectos nye reskontro- utover i 2012 og inn i og inkassosystem klar for å rulles Conectos visjon er å gjenvinne mer ut. Det er kunder der Conecto ut- Egentlig vil vi aldri slutte å utvikle av oppdragsgivers penger og ivareta fører faktura- og reskontrotjenester systemet, men til enhver tid tilpasse omdømme og kunder. Det nye syste- som i første omgang vil ta det nye oss kunders og markedets behov for met er utviklet for å understøtte systemet i bruk. Eidsiva Bredbånd effektive løsninger, sier Helsem. denne visjonen, og for å lykkes med har tatt på seg oppgaven som det må kommunikasjons- og pilotkunde, og er nå i drift i den Derfor har fleksibilitet vært en arbeidsprosesser være svært nye løsningen. Etter nyttår rulles avgjørende bærebjelke i utviklingen. effektive. Det betyr blant annet mer systemet ut til flere av Conectos Vi skal raskt kunne respondere på elektronisk samhandling og kunder. endringer og nye kundebehov. utveksling av informasjon gjennom web-services, integrasjoner og Tilpasses kundebehov Elektronisk samhandlingsgevinst effektive dialogløsninger. Systemet er bygd opp på en kombi- Microsoft Dynamics AX ligger nasjon av standardkomponenter og som en kraftig motor i bunnen av Vi har store forventninger til det egenutviklet programvare. Det har systemet og håndterer det store nye reskontro- og inkassosystemet vært et ufravikelig prinsipp at volumet av økonomiske transak- og vet det vil forandre måten både Conecto skal ha fullt eierskap og sjoner. Hele løsningen er bygget våre kunder og vi administrerer Den nye kundeplatt- kontroll på all kritisk kildekode. Fleksibilitet i forhold til kundebehov og endringer i omgivelsene vil være en avgjørende suksessfaktor i frem- på en Microsoft.Net plattform. Løsningen benytter web-services i alle komponenter og dette muliggjør integrasjoner direkte mot våre utestående fordringer på, enten det er innen bank/finans eller i fakturamarkedet. Fremtiden vil kreve høyere effektivitet og sterkere formen vil revolusjonere måten vi administrerer utestående fordringer på. tidens inkassomarked, og avhengighet av eksterne systemleverandører har derfor vært uaktuelt. Utviklingen kunder, uavhengig av mottakersystem. Her ligger fremtidens muligheter for fleksible og kostnads- kunde- og kostnadsfokus. Det nye drifts- og kundesystemet til Conecto er godt rustet til å ta denne jobben, Sverre Olav Helsem Administrerende direktør, Conecto av systemet er ikke ferdig og nye effektive arbeidsprosesser både avslutter Helsem. 10 CONNECTED CONNECTED

7 PURREGEBYR Rettsgebyret fra : kr 860,- PANTHAVER- GARANTI- ORDNINGEN Purregebyr fra : kr 61,- Purregebyr skal trekkes fra kravet ved oversendelse til inkasso. INKASSOVARSEL Inkassovarsel: Skal inneholde varsel om at inkasso iverksettes dersom kravet ikke er betalt innen 14 dager. Inkassovarsel u/purregebyr: Kan tidligst sendes etter forfall på faktura. Inkassovarsel m/purregebyr: Kan tidligst sendes 14 dager etter forfall på faktura. TVIST Omtvistede krav kan ikke sendes til inkasso. Conecto kan etter avtale bistå med å fremme omtvistet krav for forliksråd/ domstol. FORSINKELSESRENTE Rentesats fra : 9,25 % p.a. Gjelder dersom ikke annen rente er avtalt. INKASSOSATSEN (I) Inkassosatsen fra : kr 610,- RETTSGEBYRET (R) MER INFORMASJON: Conectos hjemmeside: Norske Inkassobyråers Forening: Ordningen innebærer at panthaver på visse vilkår er sikret erstatning ved skader på panteobjektet selv om pantets eier har unnlatt å tegne forsikring eller unnlatt å holde ved like forsikringen. Ordningen har imidlertid viktige begrensninger som panthaver bør være klar over. Panthavergarantipoolen er en samarbeidsordning innen forsikring som innebærer at forsikringsrisikoen spres mellom de fleste forsikringsselskaper med virksomhet i Norge. Formålet med ordningen er å sikre panthaver erstatning som om bygningsforsikring var tegnet selv om eier av pantet ikke har etterlevd sin plikt til å holde pantet forsikret. I tillegg medfører ordningen fordeler i form av at panthaver slipper å innhente forsikringsattest/erklæring fra forsikringsselskapet om at panteobjektet er forsikret. Ordningen gjelder til fordel for profesjonelle kredittinstitusjoner, herunder for forretnings-, spare- og statsbanker, kredittforetak, forsikringsselskaper og finansieringsselskaper. Ordningen gjelder for fast eiendom med lånetakst 7,5 mill. kroner eller lavere i henhold til lånetakst som ikke er mer enn tre år gammel ved lånets utbetaling. Garantien dekker de fleste ordinære utlån med pant i fast eiendom. En viktig begrensning er at ordningen ikke gjelder for bygg under oppføring, og således vil byggelån sikret med pant i bygningen som føres opp ikke være omfattet. De fleste selveierleiligheter vil ikke være omfattet av ordningen. En annen viktig begrensning er at ordningen bare gjelder til fordel for panthaver med tinglyst kontraktspant. Således er kreditorer med legalpant eller utleggspant ikke omfattet av ordningen. Det er et vilkår for at garantien skal gjelde at pantets eier har avgitt skriftlig erklæring om at eiendommen vil bli holdt løpende forsikret i et av de selskaper som er medlemmer av ordningen. Slik erklæring må gis på blankett godkjent av Panthavergarantipoolen. Panthavers krav etter garantien er begrenset til gjenstående gjeld på dato for skade. Krav på utbetaling av erstatning rettes til det forsikringsselskap som sist hadde gyldig forsikringsdekning for eiendommen. Dersom forsikring ikke har vært tegnet, rettes kravet mot det forsikringsselskap som er oppgitt i erklæringen. 12 CONNECTED