Kontrollutvalget i Gol kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Torsdag 23. november 2017, kl Møtested Møterom «Rom 345», Kommunehuset på Gol Medlemmer/varamedlemmer Leder Tore Dag Skjerdal, nestleder Tore Ness til stede i møtet medlem Sigrun Eng Forfall Andre til stede i møtet Ordfører Heidi Granli, under egen orientering og sak 18/2017 Rådmann Hege Mørk Revisjonssjef Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Revisor Gry L. Engelstad, Kommunerevisjon IKS, Drøft-orient.sak A Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 14-18/2017 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 14/2017 Ansettelser, omplassering og omstillinger 15/2017 Etisk reglement og varslingsrutiner 16/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi 17/2017 Oppfølging av temaliste i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 18/2017 Regler for kommunen sin eierskapsbehandling ved konflikter, medieomtale o.l. Drøftings- og orienteringssaker: A. Regnskapsrevisors fokusområde for regnskapet B. Kulturorganisering Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Godkjenning og signering av protokoll: Protokoll fra møtet og fellesmøte ble formelt godkjent og signert. Orientering fra ordfører: Ordfører orienterte kort om bl.a.: Budsjett o God løsning på budsjettarbeidet Helse og omsorg o Nye og store behov, med medfølgende arbeid med kompensasjon og tilskudd Behov/tjenester o Stort ansvar på politikere og administrasjon på å følge opp behov/tjenester som bortfaller og nye som tilkommer Flerbrukshallen o Hallen er for alle 1

2 o Viktigheten av leietakere etter kl o Fra 1. desember skal det foreligge en plan for skolens bruk av hallen, som skal ligge til grunn for utleie/bruk på ettermiddagen. Orientering fra rådmann: Rådmannen orienterte kort om bl.a.: Økonomiavdelingen o Økonomisjef Arne Fredriksen slutter i sin stilling o Økonomikonsulent Elin Pedersen er konstituert i stillingen som øk.sjef for inntil 1 år. o Oppgaver gjennomgås i økonomiavdelingen for om mulig delegere til andre i adm. o Kommunalsjefene skal fremover bygge opp sitt eget budsjett. o Vurderes samarbeid med nabokommuner på området. o Vanskelig å få kompetente søkere til en stilling som økonomisjef. Ressurskrevende pasienter o Kommunen har i fått flere ressurskrevende brukere. o Privat bistand må kjøpes på området. Budsjett o Budsjettet har blitt «støvsugd» for kutt av utgifter. o Har funnet innsparinger på kr. 6 millioner. o Underskuddet kunne vært dekket ved å forlenge nedbetalingstid på lån, men rådmannen anser dette for å skyve problemene foran seg. o Det ble satt innkjøpsstopp i september. o Økte kostnader til ressurskrevende brukere som trenger bistand/hjelp kan ikke forutses og planlegges i budsjettet. Kontrollutvalget tar orienteringen fra ordfører og rådmann til orientering, Drøftings-/orienteringssaker: A. Regnskapsrevisors fokusområde for regnskapet Regnskapsrevisor Gry L. Engelstad orienterte på hva som er fokusområder på kommuneregnskapet, dvs. risiko og hva det ikke fokuseres på, bl.a.: Kontrollutvalget skal påse at revisors merknader, i form av revisjonsbrev og beretning, til regnskapet blir fulgt opp i kommunen. Revisor foretok en gjennomgang og forklaring av fokus- og risikoområder ved revisjon, som bl.a.: Revisjonsressursene rettes i hovedsak mot områder som i størst grad forventes å inneholde vesentlig feilinformasjon, uansett om dette skyldes mislighold eller feil. Revisjonen planlegges nøye for å kunne utføres mest mulig effektivt. Det lages en revisjonsstrategi ut i fra en risikovurdering for hvert enkelt området, hvor risikoområder defineres med lav, middel og høy risiko. Området med lav risiko legges det lite ressurser i. Kommunens internkontroller vektlegges. 2

3 Fokusområder i 2017: Det er en dyktig økonomiavdeling på Gol, og fokuset for revisjon er begrenset til bl.a.: Lønnsområdet 60 % av kommunens utgifter o Endringer fast lønn er anvist o Formelle krav til reiseregninger o Lønn/utgifter rådmann og ordfører Innkjøpsområdet (utgifter) o Alle utgifter gyldige pga. attestasjon-anvisning o Skille drift og investering o Mva behandling Inntektsområdet o Vesentlige inntekter Skatt og rammetilskudd o Tester og vurderer rutinene for fullstendighet på gebyr fra byggesak o Egenbetaling for opphold på sjukeheimen o Barnehage, SFO, omsorgsboliger osv. Revisjonen kvalitetssikres gjennom interne og eksterne kontroller. Revisjonen fører løpende revisjon gjennom året og avsluttes med godkjenning av kommunens årsregnskap. B. Kulturorganisering Kontrollutvalget anmoder rådmann om en orientering organisering og roller til kultursjef og rektor ved kulturskolen, samt engasjementer ved arrangementer. Rådmannen orienterte kort om kulturorganiseringen. Den blir omorganisert for en periode frem til sommeren 2018, hvor Mads Elbrønd vil fungere som avdelingsleder i denne perioden. Deretter vil det bli en ansettelse i stillingen. Kontrollutvalget tar orientering fra rådmann til orientering. Sak 14/2017 Ansettelser, omplassering og omstillinger Dokumenter: Saksopplysninger: Kontrollutvalget inviterer rådmannen til møte anmoder om å oversende og redegjøre for følgende: 1. Kommunens reglement for ansettelser, herunder: o definisjon på hva som legges i begreper som nyansettelse, omplassering ol. o regler for intern og ekstern utlysning o permisjonsreglement. o søkerlister og tilbakemelding til søkere. 2. Oversikt over ansettelses- og omstillingssaker siste år. 3. Skriftlig bekreftelse på at reglementet er fulgt i alle saker. 3

4 Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Behandling i møte: Rådmannen redegjorde for bl.a. følgende: Kommunen har reglementer for omplassering, ansettelser og omstillinger. Omstillinger gjelder ofte flere forhold, oftest pga. helsesituasjon hvor det prøves ut andre stillinger. Lærersenteret har måttet redusert med 11 stillinger pga. at asylmottak har blitt lagt ned. Denne prosessen har gått bra, flere har blitt omplassert, noen har fått jobb i andre kommuner. Ingen har blitt sagt opp. Etter hvert kan det komme oppsigelser pga. overtallighet og innsparinger. Hovedregel er at alle stillinger som blir ledige skal avklares med kommunalsjef om den skal utlyses. Alle stillinger i sentraladministrasjonen vurderes om de skal lyses ut internt eller eksternt, dette avklares alltid også med fagforening. Permisjonsreglementet ble revidert i Rådmannen oversender reglementene til sekretariat for distribusjon til medlemmene. Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til etterretning. Sak 15/2017 Etisk reglement og varslingsrutiner Dokumenter: Saksopplysninger: Alle kommuner har reglementer og rutiner knyttet til etikk og varsling. Det er viktig at kommunen har oppdatert og velfungerende etisk reglement og gode rutiner for hvordan varsling av kritikkverdige forhold skal behandles i kommunen. Praksis har vist at varslere som har stått frem i offentligheten i Norge ofte har blitt den tapende part, og arbeidsforholdet har ofte blitt avsluttet. Generelt bør offentlig forvaltning oppfordre om at alle kritikkverdige forhold til forvaltningen blir varslet på en ryddig og åpen måte, og at alle varslere blir ivaretatt på en god måte som en ressurs for kommunen. Det er prosesser på gang med lovendringer som skal sikre varslernes situasjon på en bedre måte enn dagens ordlyd, og det kan være viktig at kontrollutvalgene setter varsling på dagsorden. Kontrollutvalgene har temaet «Etisk reglement og varslingsrutiner» på dagsorden i planperioden. 4

5 (Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - kap. III Tema for kontroll- og tilsynsarbeid pkt. 19). I fellesmøtet : Revisjonssjef Åge Sandsengen informerte bl.a. om varslingsreglement og fokus på varsling i kommunene. Spørsmålet er om dagens reglement og rutiner er gode nok i de ulike kommunene. Siste revidering av lovverket i Kommer sannsynligvis nye regler som skal ivareta varslerne bedre. Revisjonen har ikke undersøkt når en evt. lovendring vil komme, om det er nært forestående eller ikke. Kom. Revisjonen vil ikke se nærmere på en evt. lovendring i arb.miljøloven og hva dette vil medføre, eller gjennomgå kommunenes reglement og rutiner før evt. k-utvalgene ber Kommunerevisjonen spesifikt om dette. Vedtak i møtet : Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen IKS avklare når en evt. lovendring er planlagt innført og gi en tilbakemelding på dette til k-utvalget i neste møte. I dagens møte: Kontrollutvalget anmoder Kommunerevisjonen IKS om en tilbakemelding på vedtaket i møtet Revisjonen må påregne at kontrollutvalget vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål i møtet. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å redegjøre for bl.a. følgende: 1. Etisk reglement og varslingsrutiner, sentrale prinsipper. 2. Grenser, konsekvenser, og hva gjelder for hvem. 3. Når hadde kommunen sist etiske grenser / retningslinjer på dagsorden? 4. Hvordan bevisstgjøres ansatte og politikere om viktigheten av reglementet/rutinene? 5. Hvordan og til hvem meldes avvik og varsling om kritikkverdige forhold? 6. Hvordan sikrer kommunen at ansatte mener det er trygt å varsle om kritikkverdige forhold? 7. Hvordan sikrer kommunen varslere+ Det anmodes om at kontrollutvalget får oversendt reglementet/rutinen, eventuelt får det forelagt i møtet. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Behandling i møte: Rådmannen orienterte om bl.a. følgende: Kommunen har etisk reglement og varslingsrutiner. Det er nytt lovforslag på gang som foreløpig ikke er vedtatt. Personalsjefen skal på kurs for å lære om de nye reglene når disse er vedtatt. Reglementet vil bli revidert når lovforslaget er på plass. Rådmannen oversender gjeldende reglement til sekretariat for distribusjon til medlemmene. 5

6 Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar rådmannens orienteringen til etterretning og anmoder rådmannen om å oversende gjeldende reglement til k-utvalget, samt nyrevidert reglement når dette er på plass. Sak 16/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi Dokumenter: Saksopplysninger: Forebygging av korrupsjon og sort økonomi er viktig tema for offentlig sektor med store budsjett innen spesielt bygg- og anleggsektoren. Kommuner som har blitt utsatt for korrupsjon har tradisjonelt opplevd dette innen drift og investering på områdene vedlikehold og bygg- og anlegg. Viktige tiltak for å forebygging dette i kommunen kan være å sette temaene på dagsorden og påse nødvendig internkontroll på aktuelle områder. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en redegjørelse på hvordan internkontrollen i kommunen forebygger korrupsjon og sort økonomi, herunder bl.a.: 1. Hvordan sikres at utgifter på bygg, anlegg m.m. faktisk vedrører og er gyldig for kommunen? 2. Større anbud innen bygg og anlegg inngås som delanbud, hovedentreprise med flere tilleggsanbud eller f.eks. totalentreprise med flere underleverandører. Hvordan sikrer kommunen at leveranser er fullstendig i samsvar med anbud på bl.a. mengde, pris og kvalitet? 3. Ved større anbud blir det også bestilt tilleggsarbeid. Hvordan sikrer kommunen at tilleggsarbeid tildeles etter lov om offentlig anskaffelser og til konkurransedyktige priser og ikke tjenester fra nærstående o.l.? Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Behandling i møte: Rådmannen redegjorde for bl.a. følgende: Pkt. 1 Utgifter til kommunen/faktura konteres av en medarbeider og det påføres prosjektnr. Samme medarbeider kan kontere og attestere. En annen medarbeider anviser utgiften/faktura og har også det fulle ansvaret. Det er et kommentarfelt i Visma hvor anviser kan stille spørsmål til den som har kontert, f.eks. hva fakturaen gjelder og om den er ført riktig. Viktig med gode rutiner slik at det ikke skal være mulig at en utgift/faktura går igjennom systemet uten å være gyldig. Blir en ansatt tilbudt f.eks. kurs, middag osv. fra en leverandør skal den ansatte gå til nærmeste leder og drøfte om tilbudet kan mottas. 6

7 Pkt. 2 Kommunen har god kontroll på anbud og har ofte hatt mindre-forbruk på tidligere prosjekter. Kommunen har byggeleder og prosjektleder på alle prosjekt. Pkt. 3 Ved bestilling av tilleggsarbeid følges gjeldende regelverk på området. Markedet følger nøye med og kommunen har innimellom innsynsbegjæringer etter anbudstildeling. Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til rådmannen til etterretning. Sak 17/2017 Oppfølging av temaliste i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Dokumenter: Temaliste for kontroll- og tilsynsarbeid, jf. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i fireårsperioden , men bør oppdateres årlig. K-utvalget i Gol kommune behandlet planen som sak 08/2016 i møte Under planens pkt. III og IV i temalisten, på side 3 og 4, fremkommer temaer kontrollutvalget vil følge opp i sitt arbeid. 7

8 I dagens møte: Temalisten er moden for en gjennomgang og oppdatering. K-utvalget bør vurdere eventuelle endringer listen ift eksisterende temaer og tillegg av nye, både under pkt. 3 og 4. Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til dagens møte for å redegjøre for områder de mener det er høy risiko for vesentlige kritikkverdige forhold. I vedlagte temaliste fremkommer datoene de ulike temaene har blitt behandlet i k-utvalget, frem til d.d. Forslag til vedtak: Behandling i møtet: Vedtak: Enstemmig vedtas: Saken utsettes til 1. møte i Sak 18/2017 Regler for kommunen sin eierskapsbehandling ved konflikter, medieomtale o.l. Dokumenter: Møtereferat drøftingsmøte Saksopplysninger: I den senere tid har det vært flere medieoppslag vedr. Kommunerevisjon IKS, samt Hol og Flå sin utmeldelse av selskapet, henholdsvis 25. og 26. oktober Regionrådet diskuterte revisjonen under «Eventuelt» i juni-møtet og et utvalg ble satt til å vurdere fremtidig eierskap. I september har Regionrådet «Revisjon» som sak i to tilfeller, møteprotokollen for forteller at revisjonen var drøftet, men saken ble utsatt til neste møte. I møte ble møtet lukket under «Revisjon»-saken. Iflg. protokoll ble Regionrådet orientert om saken. Gol kommune behandlet denne saken i formannskapsmøte den i sak 64/17, Representasjonsskapet i Kommunerevisjon IKS drøfting av saker. Utmelding av Kommunerevisjon IKS var ikke tema. Kontrollutvalgsleder oppfattet møte og gjennomføringen av denne saken som meget ryddig av ordfører. I tilsvarende saker i Hol og Flå var det der utmeldelsesvedtaket kom. Kontrollutvalgene i Nes, Gol, Hemsedal og Ål ser med bekymring på måten prosessen har blitt gjennomført av ordførerne i Hallingdal. 8

9 Prosessen har ikke fulgt de rette kanalene, hvor bl.a. kommunikasjon med styreformann, styret og representantskap ikke er gjennomført. Det er k-utvalget som skal innstille til kommunestyret på valg av revisjonsordning jf paragraf 16 i forskrift om k-utvalg. Kontrollutvalget i Gol inviterer ordføreren til møtet og anmoder om en redegjørelse av flg.: Mangler kommunen retningslinjer på handtering av tilsvarende saker? K-utvalget anmoder også om å få et kort resyme av ordfører sin oppfatning på følgende spørsmål: 1. Hvorfor har ordførerne unnlatt å føre dialog med styreformann, styre og representantskap? 2. Hvorfor er temaet blitt hemmeligholdt for kommunestyrene, formannskapene og kontrollutvalgene? 3. Hva har vært Regionrådet sin rolle i saken? 4. Hvordan er eierskapsrollen håndtert av ordførerne i kollegium Regionrådet? Forslag til vedtak: Behandling i møte: K-utvalgsleder viser til saken som har pågått vedr. Kommunerevisjon IKS og utmeldinger av selskapet, han påpeker at k-utvalgets sak ikke handler om dette. Men kan være et eksempel på hvordan det ikke skal gjøres. K-utvalgsleder anser det som nødvendig at det må lages systemer/rutiner for eierskap og behandling av representantskapsmedlemmer og styre. En kommune må starte dette viktige arbeidet og Gol kan gå foran i utvikling av dette. Møtedeltakerne drøfter temaet og følgende fremkom: Under folkevalgtopplæringen har man opplæring i hvordan man forholder seg til denne type samarbeid. Mulig å sette styreverv, representantverv, eierskap på dagsorden i et politisk arbeidsmøte. Ordfører sitter i generalforsamling og representantskap, og det er ikke tradisjon for at politikerne stiller representanten spørsmål som skal bringes videre til selskapet og melde tilbake. Dette gjøres ikke god nok. Hvordan «sparre» representantene som representerer kommunen i de ulike samarbeidene. Bør være et reglement for representanten slik at han har forståelse for hva eier ønsker og stemme ut i fra eiers standpunkt. Representasjonsrepresentanter bør instrueres i eierskap slik at eierskapet til kommunen blir ivaretatt. Enten må representanten inneha kompetansen eller få den. Alle IKS selskap står oppført i eierskapsmeldingen som oppdateres hvert år. Kan være et naturlig sted å drøfte eierskapene i de ulike selskapene. I budsjettsammenheng har kommunen liten oversikt over hvordan kostnader i et IKSsamarbeid kan reduseres og driften effektiviseres. Må være mulig å finne en form for hvordan rapportering skal gjøres. Ordfører vil prøve å lage et system for dette. Kommunen har drøftet «Revisjonssaken» og i Gol har dette vært en «ikke»-sak. 9

10 Nødvendig med en mer åpen dialog mellom revisjon og kommunen, og generelt mellom kommunene vedr. samarbeidsselskaper. Representantskapsmedlemmer bør ikke skiftes ut, men sitte perioden ut. Regler for generell styring av kommunale eierskap bør tas opp som en sak i all kontrollutvalgene i Hallingdal. Styring av interkommunale selskaper står oppført som en forvaltningsrevisjon i «Planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll» og er et pågående prosjekt. K-utvalget ønsker å bruke denne revisjonen som et inngangspunkt til at saken kan tas opp i alle Hallingdals-kommunene Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS om å fremskynde forvaltningsrevisjonsprosjektet vedrørende «Styring av interkommunalt samarbeid» - bestilt i fellesmøtet for kontrollutvalgene Annet: - Neste møte: - Saker neste møte: - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Gol, Tore Dag Skjerdal Tore Ness Sigrun Eng leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Gol kommune, Kommunerevisjon IKS 10