Renovasjonskontrakten med RenoNorden AS

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE Renovasjonskontrakten med RenoNorden AS Gjennomgang av anskaffelsesprosessen og kontraktsoppfølgingen Vedlegg til politisk sak J Post ID 18/23652 Dato: Side 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Konklusjon Sakshistorikk Sentrale vurderingstemaer Innledning Mandat for gjennomgangen Metode og involvering Føringer interne og eksterne Regelverket for offentlige anskaffelser Lovens formål og grunnleggende krav Kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon og tildelingskriterier Avvisning av unormalt lave tilbud Lønns og arbeidsvilkår Interne retningslinjer i Bærum kommune Planlegging og gjennomføring av Anskaffelsesprosessen Kronologisk gjennomgang av faktum Organisering, styring og ledelse av anskaffelsesprosessen Dialogkonferanse med leverandørene Tidsfrister og rammer Konkurransegrunnlaget Arbeidslivskriminalitet og sosial dumping Kvalifikasjonskriterier Tildelingskriterier Evaluering av tildelingskriteriene Vurderinger av relevante elementer i anskaffelsesprosessen Innledning Generelt Utvelgelse av økonomiske kvalifikasjonskrav Vurdering av de valgte, økonomiske kvalifikasjonskravene Avvisning av tilbud på grunn av unormalt lav pris? Vurdering av tildelingskriterienes vekt Kommunens håndtering av konkurssituasjonen Erfaringer Dokumenthistorikk Versjon Utarbeidet av Godkjent av Dato Kommentar 1.0 Heidi E. Rygg Heidi E. Rygg Heidi E. Rygg Endelig versjon Side 2

3 1 SAMMENDRAG 1.1 Konklusjon Rådmannen har bedt om en gjennomgang av anskaffelsen som lå til grunn for kontraktsinngåelsen med RenoNorden AS, heretter kalt RenoNorden. Formålet med gjennomgangen var å vurdere om Bærum kommune burde eller kunne handlet annerledes for å minimere risiko for å komme i en situasjon med fare for svikt i leveransen. Gjennomgangen avgrenses til kommunens gjennomføring av anskaffelsen samt håndtering av de oppståtte utfordringene etter inngått kontrakt. Anskaffelsessjefen har ledet arbeidet med gjennomgangen og utarbeidelsen av denne rapporten. Konklusjonen er at kommunen ikke i vesentlig grad kunne handlet annerledes for å minimere risiko for å komme i en situasjon med fare for svikt i leveransen. Kommunen håndterte både anskaffelsen og den kritiske situasjonen som oppsto etter inngått kontrakt, som førte til RenoNordens begjæring om oppbud, på en god måte: Anskaffelsesprosessen: Gjennomgangen viser at Bærum kommune har gjennomført en anskaffelse i tråd med gjeldende regelverk. Det ble gjennomført risikovurderinger av kritiske suksessfaktorer, og anskaffelsen har i tilstrekkelig grad klart å innarbeide nødvendige krav i konkurransen for å sikre en tilfredsstillende leveransesikkerhet i Bærum kommunes avfallsinnsamling. Kontraktsoppfølgingsfasen: Renovasjonstjenestene til kommunens innbyggere har vært tilfredsstillende levert i hele perioden, også etter at RenoNordens økonomiske problemer ble kjent. Bærum kommune har derfor sikret kontraktsgjennomføringen på en god og effektiv måte, herunder også ved å sikre renovasjonstjenester til innbyggerne i den situasjonen som oppstod og som førte til RenoNordens konkursbegjæring. Et sammendrag av de vurderinger som ligger til grunn for ovennevnte konklusjoner er gjengitt i punkt 1.3 nedenfor. Den viktigste erfaringen som kommunen har gjort og som det er viktig å ta med seg til neste anskaffelsesprosess er knyttet til vekting av tildelingskriteriene «pris» og «kvalitet». Bærum kommune ønsker ikke å bidra til en utvikling i markedet hvor leverandører priser seg for lavt. Det kan bidra til en utvikling med økt arbeidskriminalitet og sosial dumping, hvis leverandørene blir presset for hardt på å redusere kostnader. 1.2 Sakshistorikk Tekniske Tjenester v/forurensning og renovasjon forvalter avfallshåndtering av husholdningsavfall for Bærum kommune, og skal sørge for en miljø- og kostnadseffektiv avfallshåndtering samt tilrettelegge for avfallsforebygging, ombruk og gjenvinning. Ny renovasjonsplan ble vedtatt av Kommunestyret i sak nr. 016/15. Det ble bl.a. besluttet å innføre utsortering av matavfall fra husholdningene sonevis i kommunen. Rådmannen informerte Sektorutvalg for miljø klima og kommunalteknikk i sak nr. 15/ om status på implementering av renovasjonsplanen. Konsulent fra Hjellnes Consult AS, ble innleid for å lede arbeidet med gjennomføringen av anskaffelsen. Kunngjøringen ble lagt ut på Doffin/TED 14. april 2016 med frist for å levere tilbud 23. mai Konkurransen ble gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. Kontrakt ble signert med RenoNorden Kontrakten opphørte som følge av at RenoNorden begjærte oppbud den 19. september 2017, og senere ble tatt under konkursbehandling. Den 26. september 2017 overtok NordRen AS innsamlingen av husholdningsavfallet. Side 3

4 1.3 Sentrale vurderingstemaer Herunder gis det en kort oppsummering av de sentrale vurderingstemaene. Det vurderes at grunnprinsippene i LOA 5 om å sikre konkurranse, etterprøvbarhet, likebehandling og forutberegnelighet er etterlevd ved gjennomføring av anskaffelsen. Oppdraget er tildelt den leverandøren som er vurdert til å ha «det økonomisk mest fordelaktige» tilbudet i samsvar med de tildelingskriterier som fremgår av konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget ivaretar i nødvendig grad at målene nedfelt i renovasjonsplanen er etterlevd, slik at kommunen får innført utsortering av matavfall fra husholdningene. Målene i kommunes anskaffelsesstrategi er tilstrekkelig ivaretatt. Kravene som ble stilt til leverandørens økonomiske og finansielle stilling er i samsvar med «vanlig praksis» i tilsvarende anskaffelser, og det er ikke grunnlag for å si at andre eller ytterligere krav til leverandørens økonomiske og finansielle stilling ville ført til økt sikkerhet for å unngå konkurs hos valgte leverandør. Det er vurdert om kommunen foretok en korrekt vurdering av hvorvidt RenoNorden oppfylte kvalifikasjonskravet «Leverandørens økonomiske og finansielle stilling». Kvalifikasjonskriteriene skal være oppfylt på tidspunktet for tilbudsfristens utløp. På bakgrunn av de opplysninger som forelå på dette tidspunktet, ble det foretatt en tilstrekkelig god vurdering av RenoNordens økonomiske og finansielle stilling. Det er ikke grunnlag for basert på faktum som ble kjent flere måneder senere enn anskaffelsesprosessens slutt å konstaterte at det heftet feil ved evalueringen. Det er vurdert om kommunen burde og/eller kunne avvise tilbudet fra RenoNorden på grunn av unormalt lav pris. Det vurderes at å gjennomføre undersøkelser på tidspunktet for kontraktsinngåelse ikke ville resultert i en avvisning av RenoNorden. Det vises til at kontraktsigneringen fant sted 5. juli 2016, og at de tapsbringende kontraktene ble effektuert sent i 2016 og i første kvartal av 2017, jf. børsmeldingen datert 1. mai Bærum kommune ville med andre ord ikke tilegnet seg kunnskap om de tapsbringende kontraktene da en eventuell vurdering av avvisning skulle ha funnet sted. I denne konkurransen ble det stilt høye absolutte krav til leveransen, som alle tilbyderne må oppfylle for å delta i konkurransen. Av den grunn ble tildelingskriteriet «Totalkostnad» vektet 80 %. Vurderingstemaet er hvorvidt pris ble vektet for høyt, herunder om andre kriterier burde hatt tyngre vekt. Denne gjennomgangen viser at det ikke er holdepunkter for å anta at situasjonen som oppstod, kunne vært unngått dersom tildelingskriteirene hadde vært vektet på en annen måte. Årsaken til problemene RenoNorden fikk synes å være det totale omfanget av de tapsbringende kontraktene selskapet inngikk. Det er med andre ord ikke holdepunkter i saken for å anta at oppbudsbegjæringne var forårsaket av inngitte priser i denne renovasjonsanskaffelsen alene. Videre er det ikke slik at RenoNorden sviktet hva gjelder det andre tildelingskriteiret, «Plan for gjennomføring av oppdraget», slik at problemene ville vært unngått om dette kriteriet ble vektet tyngre. Problemstillingen er imidlertid relevant fra et mer samfunnsansvar-perspektiv, nemlig hvorvidt en oppdragsgiver i sin utforming av tildelingskriterier bør søke å motvirke en utvikling i markedet hvor leverandører priser seg for lavt. Det er vurdert om kommunen håndterte varslene om RenoNordens økonomiske situasjon på en forsvarlig måte og/eller om kommunen burde gjort noe annerledes. Gjennomgangen viser at kommunen håndterte den kritiske situasjonen i 2017 på en tilfredsstillende måte, som sikret at renovasjonstjenestene ble levert uten avbrudd. Side 4

5 2 INNLEDNING Tekniske Tjenester v/forurensning og renovasjon, heretter kalt Reno, forvalter avfallshåndtering av husholdningsavfall for Bærum kommune, og skal sørge for en miljø- og kostnadseffektiv avfallshåndtering samt tilrettelegge for avfallsforebygging, ombruk og gjenvinning. Høsten 2015 ble prosjektet «Ny renovasjonsordning for Bærum » igangsatt. Prosjektet omfatter en rekke anskaffelser, kommunikasjon og informasjon til innbyggerne samt implementering av nytt system. Formålet med prosjektet og renovasjonsanskaffelsen er i følge prosjektets mandat: «En klimaklok kommune er viktig satsing i tiden framover. Nasjonale mål om klimanøytralisering i 2050 krever ambisiøse mål og tiltak for både kommune og bærumssamfunnet. Sett i lyset av dette er en ny avfallssortering og dermed økt kildesortering en veldig viktig brikke i den videre utviklingen for Bærum kommune. Dagen system innen renovasjon skal utvides og matavfallet skal sorteres fra restavfallet. I den forbindelse må man gå fra sekkeløsningen som finnes i dag, til beholderløsning. Det er bestemt at det skal benyttes en to-delt beholder, med et rom for restavfall og et rom for matavfall. Hentefrekvens må tilpasses etter behov. Standardløsningen i Bærum Kommune blir: - Delt beholder til mat- og restavfall - Valgfritt mellom beholder eller sekk til papir / papp / drikkekartong - Sekk til plastemballasje Etterbehandlingen av alle avfallstyper skal være et bevist valg for best mulig utnyttelse. - Matavfall skal fortrinnsvis brukes til produksjon av biogass. - Papir / papp / drikkekartong brukes til gjenvinning av nytt papir - Plastemballasje til best mulig utnyttelse innen gjenvinning til andre produkter Ny renovasjonsordning og ny standardløsning skal innføres sonevis i kommunen fra høsten 2016.» 2.1 Mandat for gjennomgangen Anskaffelsessjefen har ledet gjennomgang av anskaffelsen som lå til grunn for kontraktsinngåelsen med RenoNorden. Formålet med gjennomgangen er å vurdere kvaliteten av kommunens håndtering av den oppståtte situasjon, herunder å vurdere hvorvidt håndteringen i best mulig grad sikret kontinuitet i avfallshåndteringen. Gjennomgangen avgrenses til kommunens gjennomføring av anskaffelsen, samt håndtering av de oppståtte utfordringene etter inngått kontrakt. Denne gjennomgang omfatter en vurdering av relevante elementer i anskaffelsesprosessen i forbindelse med renovasjonsanskaffelsen. Gjennomgangen skal gi innspill til forbedringstiltak dersom det avdekkes svakheter. Problemstillingen blir følgende: burde eller kunne Bærum kommune handlet annerledes, før og/eller etter kontraktsinngåelsen, for å minimere risikoen for stans i avfallshåndteringen? Gjennomgangen fokuserer på følgende: Etterlevelse av rettsregler Kvalitet i anskaffelsesprosessen Kvalitet i implementering og kontraktsoppfølging Side 5

6 2.2 Metode og involvering Gjennomgangen er basert på dokumenter i anskaffelsessaken og dokumenterte vurderinger av kommuneadvokaten i etterkant av anskaffelsen, samt gjennom samtaler med involverte. Gjennomgangen dekker i hovedsak perioden fra anskaffelsen ble påbegynt i 2015 og fram til august 2017, da kommunens kontraktspart, RenoNorden, begjærte oppbud. Følgende personer har vært involvert i hele eller deler av gjennomgangen: Navn Rolle Deltakelse i gjennomgangen Heidi E. Rygg Anskaffelsessjef Ledet gjennomgangen Tone Bye Moen Tjenesteleder Forurensning og renovasjon Anskaffelsesprosess, implementering og kontraktsoppfølging Haakon Braathu Avdelingsleder Renovasjon Anskaffelsesprosess, implementering og kontraktsoppfølging Camilla Brunvoll Anskaffelsesenheten Anskaffelsesprosess og kontraktsoppfølging Christian Vegard Dahl Økonomi Vurdering av økonomiske krav Benita Tjørn Tobiasson Advokat hos Kommuneadvokaten Vurdering av juridiske problemstillinger underveis i prosessen, og innspill til gjennomgangen. 3 FØRINGER INTERNE OG EKSTERNE 3.1 Regelverket for offentlige anskaffelser Krav til planlegging og gjennomføring av offentlige anskaffelser er regulert i lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter. Vurderingene som er gjort er basert på rettsregler som regulerte offentlige anskaffelser på det tidspunkt anskaffelsen ble gjennomført. Anskaffelsen oversteg EØS-terskelverdiene og fulgte lov om offentlige anskaffelser (LOV ), heretter kalt LOA, og forskrift om offentlige anskaffelser del I og III (FOR ), heretter kalt FOA. Forvaltningslovens bestemmelser om habilitet får anvendelse ved behandling av anskaffelser jf. FOA Lovens formål og grunnleggende krav Lovens formål og grunnleggende krav skal bidra til at det offentlige foretar effektive anskaffelser og anvender offentlige midler på en økonomisk fornuftig måte, samt sikre at alle potensielle leverandører har de samme muligheter til å oppnå kontrakter med det offentlige. De sentrale bestemmelsene fra LOA hitsettes: «1. Formål Loven skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 5. Grunnleggende krav Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Side 6

7 Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Oppdragsgiver skal ikke a. diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet, b. bruke standarder eller tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, eller c. dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse. 6. Livssykluskostnader, universell utforming og miljø Statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen.» Endelig fremgår det av LOA «7. Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter» at regjeringen har hjemmel til å pålegge blant annet kommunale myndigheter å ta inn klausuler i tjenestekontrakter «som skal sikre lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det for følger av gjeldende landsomfattende tariffavtaler eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke». Slik pålegg er gitt i forskrift (forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter). 3.3 Kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon og tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav (FOA 17-4) Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som stilles til leverandørene som ønsker å delta i en konkurranse om en offentlig kontrakt. Hensikten med kvalifikasjonskravene er å sikre at leverandørene er egnet til å gjennomføre den kontrakten konkurransen gjelder. Kvalifikasjonskrav er av typen oppfylt eller ikke oppfylt. Leverandører som ikke oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav, skal avvises og vil ikke kunne få den aktuelle kontrakten. Blant de kvalifiserte leverandørene er det tildelingskriteriene som avgjør hvem som får kontrakten. Det er satt noen grunnleggende krav til kvalifikasjonskravene for at de skal være lovlige. For at et kvalifikasjonskrav skal være tillatt å stille, må det blant annet ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen knytte seg til forhold som har betydning for leverandørens egnethet til å gjennomføre kontrakten (teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt) ikke begrense konkurransen unødvendig ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet være tilstrekkelig klart formulert Kravspesifikasjon (FOA 17-3) Formålet med kravspesifikasjonen er å spesifisere ytelsen som leverandører skal gi tilbud på, slik at leverandørene kan levere inn sine beste tilbud. Kravspesifikasjonen må være tydelig på hvilke behov som skal løses gjennom kontrakten, hva som er viktig for oppdragsgiver og hvilke formål og resultater som ønskes oppnådd med anskaffelsen. Oppdragsgiver kan velge mellom detaljerte tekniske spesifikasjoner, behovs- eller funksjonskrav eller en kombinasjon. Hvordan kravspesifikasjonen skal utformes faller inn under oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn. Side 7

8 Anskaffelsen bør spesifiseres som en behovsspesifikasjon eller angivelse av funksjonskrav. Ved en behovsspesifikasjon angir oppdragsgiver hvilket behov som skal dekkes uten å beskrive i detalj hvilke løsninger som skal tilbys for å dekke dette. Ved angivelse av funksjonskrav oppgir oppdragsgiver kun krav til ytelsens funksjoner. Det er leverandørene som skal presentere løsninger på hvordan funksjonene skal oppfylles. Alle krav til ytelsen skal være i samsvar med de grunnleggende kravene i LOA 5. Kravspesifikasjonen skal sikre likebehandling av leverandører, være objektive og ikke diskriminerende. Kravspesifikasjonen skal sikre en tilstrekkelig klar, entydig og fullstendig beskrivelse av hva som skal anskaffes slik at leverandørene kan levere konkurransedyktige tilbud Tildelingskriterier (FOA 22-2) Tildelingskriteriene er konkurransekriteriene som oppdragsgiver skal vurdere tilbudene etter. Kun tilbudene fra leverandører som er kvalifisert, og der tilbudene oppfyller eventuelle absolutte krav (minstekrav), blir vurdert i henhold til tildelingskriteriene. Formålet er å avgjøre hvilken tilbyder som skal vinne konkurransen, basert på hvilket tilbud som etter tildelingskriteriene er best. I så måte er tildelingskriteriene de sentrale konkurranseparametere i konkurransen, og det er avgjørende at disse kommuniseres ut på en klar og forutberegnelig måte. Tildelingen kan enten skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste pris. Dersom kontrakten skal gå til leverandøren med det tilbudet som er økonomisk mest fordelaktig, må det på forhånd fastsettes hvilke kriterier som skal ligge til grunn for vurderingen. I tillegg til pris og kostnader kan det brukes kriterier som kvalitet, kundeservice og leveringsbetingelser m.m. 3.4 Avvisning av unormalt lave tilbud FOA inneholder bestemmelser om når en leverandør eller et tilbud skal eller kan avvises fra konkurransen. Bestemmelsene i FOA inneholder bestemmelser om når forhold ved en leverandør tilsier at avvisning skal eller kan skje. FOA inneholder bestemmelser om når et tilbud skal eller kan avvises på grunnlag av forhold ved selve tilbudet. I FOA (2) c) går det fram at et tilbud «kan» avvises når tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen. Fremgangsmåten for avvisning i en slik situasjon er angitt i FOA Formålet med avvisningsretten er at oppdragsgiver ikke skal være forpliktet til å akseptere tilbud fra en leverandør som ikke kan godtgjøre at de vil kunne gjennomføre kontrakten uten f.eks. å gå konkurs. Det vises til forarbeidene til nytt anskaffelsesregelverk, som uttaler følgende om gjeldende rett (mao. før nytt regelverk trer i kraft), jf. NOU 2014:4 «Enklere regler bedre anskaffelser» på side 234: «Bakgrunnen for at oppdragsgiver skal kunne avvise unormalt lave tilbud, er å forhindre at oppdragsgiver må akseptere tilbud der for eksempel leverandøren mottar ulovlig statsstøtte, eller der gjennomføringen av kontrakten er i fare fordi leverandøren er i økonomiske vanskeligheter. Regelen skal altså primært beskytte oppdragsgiver. Det er likevel også elementer i bestemmelsen som skal ivareta samfunnsmessige hensyn annet ledd bokstav c [identisk som 20-13(2)bokstav c vår tilføyelse] gir bare oppdragsgiver en avvisningsrett. Oppdragsgiver har altså i utgangspunktet ikke plikt til å Side 8

9 avvise et unormalt lavt tilbud. Oppdragsgiver har heller ikke en undersøkelsesplikt, der et tilbud virker unormalt lavt. Det kan ikke utelukkes at de generelle prinsipper i noen tilfeller kan tale for at det likevel oppstår en plikt til å undersøke tilbudet nærmere og eventuelt avvise et unormalt lavt tilbud. Uansett må kravet til likebehandling føre til at avvisningsretten benyttes likt overfor leverandørene.» Relevant i denne sammenheng, er dom avsagt 1. desemver 2016 av Borgarting lagmannsrett, jf. LB , som også gjaldt anskaffelse av renovasjonstjeneste. Også i den konkurransen var «Pris» den mest sentrale konkurransefaktoren, med en vekt på 76 %, og tilbudt pris hos vinnenden leverandør var klart lavere enn hos øvrige leverandører. Lagmannsretten konkluderte med at Kongsberg kommune ikke hadde plikt til å avvise leverandøren. Det ble blant annet vist til at et tilbud i enkelte tilfeller kan være «priset med tap for å få innpass i et nytt marked». I Fornyings- og administrasjonsdepartementets «Veileder til reglene om offentlige anskaffelser» side 197 går det fram at: «Lav pris er et konkurransefortrinn, og er i seg selv ikke tilstrekkelig avvisningsgrunn. Unormalt lav pris kan for eksempel skyldes uvanlig materialvalg, bruk av innovative løsninger mv. en leverandør kan også velge å prise ytelsen unormalt av strategiske årsaker, for eksempel for å få en prestisjefylt kontrakt som antas å generere flere oppdrag senere uten at dette i seg selv medfører avvisningsrett. Selv om leverandøren vil ha en minimal avkastning eller taper penger på prosjektet er dette i seg selv neppe grunn til å avvise tilbudet, så lenge det ikke utgjør en risiko for gjennomføringen av prosjektet. Hvis den lave prisen utgjør en risiko ved gjennomføringen av leverandørens kontraktsforpliktelser, for eksempel ved at prisen indikerer dårlig kvalitet på tjenestene eller utgjør en fare for leverandørens økonomiske stilling, vil oppdragsgiver imidlertid ha en avvisningsrett». Det fremgår her at bruk av avvisningsretten ikke er kurant, og at lav pris isolert sett ikke er tilstrekkelig for avvisning. 3.5 Lønns og arbeidsvilkår Forskrift nr (forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter) fastsetter at offentlige oppdragsgivere skal stille krav til lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører og eventuelle underleverandører ved utlysning og inngåelse av en del av sine kontrakter, jf. 5 første ledd. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal oppdragsgiver stille krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje, jf. 5 tredje ledd første punktum. 3.6 Interne retningslinjer i Bærum kommune Anskaffelsesstrategi Bærum kommunes anskaffelsesstrategi skal legge grunnlaget for en felles forståelse og beste praksis, slik at kommunens anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg effektivt bidrar til at kommunen når sine mål. Hovedmålsettingen i strategien er at: «Bærum kommunes behov for varer og tjenester skal dekkes på en formålseffektiv, kostnadseffektiv og bærekraftig måte i henhold til lover og regler.» Alle anskaffelser i Bærum kommune skal gjøres i tråd med lov- og forskrift om offentlige anskaffelser og Bærum kommunes innkjøpshåndbok. Anskaffelser skal bidra til merverdi for Bærum kommune og kommunens brukere ved å sikre formålseffektivitet og kostnadseffektivitet. Side 9

10 Formålseffektive anskaffelser skal sikre at brukerne og kommunen får tilgang til riktige produkter og tjenester med rett kvalitet: Anskaffelser skal gjennomføres på bakgrunn av en grundig og bred behovsanalyse der aktuelle interessenter involveres, både interne og eksterne. Anskaffelser skal gjennomføres på bakgrunn av en grundig markedsanalyse som avdekker om markedet kan dekke behovene. Effektiv utnyttelse av ressurser og kompetanse og en profesjonell gjennomføring av anskaffelsesprosesser og kontraktsforvaltning bidrar til kostnadseffektivitet: Anskaffelsesprosesser skal være så effektive som mulig for kommunen og for leverandørene (prosesseffektivitet). Kommunen skal sikre seg et så gunstig forhold mellom pris og kvalitet som det er mulig i markedet (priseffektivitet). Bærekraftige anskaffelser skal sikre at kommunen etterspør klimakloke løsninger som svarer til ambisjonene i kommunens miljø- og klimaplan, og varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder for arbeids- og miljøforhold i leverandørkjeden. Miljøhensyn skal vurderes ved planlegging av anskaffelser, og livssykluskostnader skal vurderes for å finne den løsningen som gir lavest miljøbelastning i produktets levetid. Det skal stilles krav til etisk handel i leverandørkjeder der det er stor risiko for brudd på arbeidstakeres rettigheter. Innkjøpshåndboka Innkjøpshåndboka gir føringer for gjennomføring av prosessen. Arbeidsprosessen i Websak med maler og retningslinjer skal benyttes. Renovasjonsplan Ny renovasjonsplan ble vedtatt av Kommunestyret 25. februar 2015 i sak nr. 016/15 og gir føringer for renovasjonsanskaffelsen. Vedtaket lyder slik: 1. Bærum kommune innfører utsortering av matavfall fra husholdningene. 2. Bærum kommune går over fra sekkerenovasjon til beholderrenovasjon for mat/restavfall med en to-delt beholder for mat-/restavfall som i RfD (Renovasjonsselskapet for Drammensregionen). Det blir frivillighet mellom sekk og beholder for papp og papir for alle boligtyper. 3. Bærum kommune etablerer ikke selv anlegg for etterbehandling av avfall, men kjøper dette i markedet. Matavfallet skal fortrinnsvis brukes til produksjon av biogass. 4. Ny renovasjonsordning for husholdningene iverksettes sonevis i kommunen ved inngåelse av nye kontrakter på området. Rådmannen kommer tilbake med egen sak om innfasing våren Dagens løsning med plastemballasje i egen plastsekk og papp/papir i egen sekk videreføres. Glass- /metallemballasje leveres inntil videre til returpunkt, og farlig avfall leveres enten til Isi Avfallsanlegg eller hentes via rød boks. 6. Det vurderes egen henteordning for glass/ metallemballasje og for farlig avfall. 7. Rådmannen bes å se på muligheten for ukentlig henting av mat- og restavfall i hele eller deler av året. Hentefrekvens vurderes i sak om innfasing av ny avfallsløsning. 8. Muligheten for å kjøpe ekstra søppelsekker for levering av restavfall ut over kapasiteten i beholder videreføres. Side 10

11 9. Ved kjøp av behandlingskapasitet av avfall skal anbudet ta hensyn til kjørelengden for levering av avfall for å redusere miljøbelastningen. 10. Redusert avgift ved egen kompostering av matavfall videreføres. 11. Rådmannen orienterer/informerer innbyggerne om ulike praktiske løsninger for kildesortering i hjemmet. Særlig i små boliger og leiligheter. 12. Rådmannen legger frem løsning for gratis levering av sortert avfall på Isi, fra private husholdninger i Bærum: Rådmannen bes vurdere alternative vektgrenser, f.eks: Inntil 250 kg og inntil 500 kg Utarbeide en løsning for å vurdere om det kun er innbyggere i Bærum som kan benytte tilbudet om gratis levering. Besparelser for Bærum kommune ved økt levering av sortert avfall. Alternative justeringer av renovasjonsgebyret for husholdninger i Bærum. Saken skal legges frem i MIKK senest 7. mai for sluttbehandling 17. juni 4 PLANLEGGING OG GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSESPROSESSEN 4.1 Kronologisk gjennomgang av faktum Reno startet opp arbeidet med renovasjonsanskaffelsen høsten Det skulle hentes restavfall, matavfall, papir/papp/kartong og plastemballasje fra kommunens ca innbyggere som tilsvarer ca boliger og noen næringsabonnenter. Ny henteordning (renovasjonssystem) innebærer blant annet utvidet kildesortering med separat utsortering av matavfall og utsetting av nye beholdere. Ny henteordning skulle innføres etappevis fra høsten 2016 og være avsluttet innen utgangen av Oppdraget omfatter også andre "tilhørende tjenester" som lagerhold, beholderutsetting m.m., se kravspesifikasjonen for omfang og beskrivelse av oppdraget. På bakgrunn av undesøkelser i markedet ble den årlige verdien på avtalen anslått til NOK eks. mva. Anslaget ble oppgitt i konkurransegrunnlaget som usikkert og ikke forpliktende for kommunen som oppdragsgiver. Konkurransen ble gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. Denne prosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Det er ikke tillatt med forhandlinger ved gjennomføring av denne prosedyren. Kunngjøring ble lagt ut på Doffin/TED Fristen for å levere inn tilbud var Syv leverandører leverte tilbud innen tilbudsfristen. Tilbudene ble evaluert i henhold til tildelingskriteriene oppgitt i konkurransegrunnlaget, og tilbudet fra RenoNorden ble vurdert som det økonomisk mest fordelaktige. Resultatet av evalueringen ble kommunisert til leverandørene i tildelingsbrev av 21. juni 2016 med klagefrist 4. juli Kommunen mottok ingen klager på anskaffelsen. Kontrakt ble signert med RenoNorden Kontraktens varighet var på syv år og to måneder med opsjon på forlengelse i år, totalt ni år og to måneder. RenoNorden overtok innsamlingen av husholdningsavfallet på Snarøya og Lysaker og for hele Bærum den I februar samme år startet utlevering av beholdere. Den ble det sendt melding fra Oslo Børs om emisjon og nedskriving av enkelte balanseposter i konsernet RenoNorden, og den kom børsmeldingen om at konsernet hadde Side 11

12 gjennomført en emisjon, og at aksjekapitalen ble økt med MNOK 350. I mars samme år ble det publisert en artikkel på om at RenoNorden står overfor økte kostnader som følge av tapsbringende kontrakter. I børsmelding av ble offentligheten informert om at konsernet i RenoNorden hadde økte kostnader relatert til tapsbringende kontrakter inngått i Norge og Danmark. Rådmannen opprettet en intern arbeidsgruppe fra dette tidspunktet for å følge selskapets økonomiske utvikling tett opp, og i juni samme år ble det innleid ekstern konsulentbistand for å vurdere alternative strategier for å ivareta innsamling og transport av husholdningsavfallet dersom konkurs blir et faktum. Kommunen inngikk avtale med NordRen AS Avtalen skulle tre i kraft dersom RenoNorden går konkurs eller av andre årsaker ikke lenger skulle være i stand til å oppfylle kontrakten. Kontrakten med RenoNorden opphørte som følge av at RenoNorden begjærte oppbud den 19. september 2017, og senere ble tatt under konkursbehandling. Den overtok NordRen AS innsamlingen av husholdningsavfallet. 4.2 Organisering, styring og ledelse av anskaffelsesprosessen Renovasjonsanskaffelsen som omfattes av denne gjennomgangen er en av flere anskaffelser og aktiviteter som omfattes av prosjektet «Ny renovasjonsordning for Bærum ». I følge mandatet for prosjektet «Ny renovasjonsordning for Bærum » er prosjektet organisert med en styringsgruppe og en arbeidsgruppe. Styringsgruppen besto av: Leder Arthur Wøhni Kommunaldirektør samfunn Medlem Lisa Bang Kommunikasjonssjef Medlem Jan Willy Mundal Kommunalsjef Tekniske tjenester Medlem Tone Bye Moen Konst. Tjenesteleder Forurensning og renovasjon Styringsgruppen har faste møter hver andre måned fra august Arbeidsgruppen besto av: Enhet Person Rolle Ansvar Reno Tone Bye Moen Prosjektleder Prosjektet Reno Haakon Braathu Prosjektkoordinator Prosjektet Reno Blair Malcolm Prosjektkoordinator Beholder og løsninger Reno Per Kirkesæther Prosjektmedarbeider Reno Kenneth Werner Kommunikasjonsrådgiver Kommunikasjon Kommunikasjonsenheten Anett Dæhli Kommunikasjonsrådgiver Kommunikasjon Rådmanns kontor Øyvind Brandt Etter behov Rådmanns kontor Anskaffelse Camilla Bruvoll Anskaffelser Offentlige Anskaffelser Tekniske tjenester Kai Ole Hagetrø Etter behov Økonomi Vann og Avløp Etter behov Bistand Komtek program Kommuneadvokaten Etter behov Juridisk bistand Organiseringen av selve renovasjonsanskaffelsen er organisert med samme styringsgruppe som prosjektet, men arbeidet med gjennomføringen av anskaffelsen var i henhold til anskaffelsesplanen som følger: Side 12

13 Navn/ressurser Heidi Elise Rygg Jørgen Saxegaard Camilla Brunvoll Forurensing og renovasjon Tone Bye Moen Haakon Braathu Blair Malcolm Per Kirkesæther Tenden Advokatfirma Ans Rolle og enhet Prosesseier (anskaffelsessjef) Anskaffelsesansvarlig (innleid konsulent) Anskaffelsesstøtte Avtaleeier Leveranseansvarlig, fag Deltaker, fag Deltaker, fag Deltaker fag Juridisk rådgivning/kvalitetssikring Det ble leid inn en konsulent fra Hjellnes Consult AS, Jørgen Saxegård, for å lede arbeidet med gjennomføringen av anskaffelsen. I henhold til anskaffelsesplanen innebar dette utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kravspesifikasjon og tilhørende dokumenter. Videre skulle konsulenten gjennomføre utlysning på Doffin/TED og gjennomføre dialogmøte med leverandører. Arbeidet skulle kvalitetssikres av både Reno og Anskaffelsesenheten og konkurransegrunnlaget godkjennes både av styringsgruppen og av anskaffelsessjefen før kunngjøring. Prosjektmandatet var det viktigste styringsdokumentet for renovasjonsanskaffelsen, sammen med renovasjonsplanen vedtatt av Kommunestyret 25. februar Prosjektmandatet angir blant annet formål med anskaffelsen, behovsbakgrunn, prosjektets økonomiske rammer, prosjektorganisering og bemanning. I henhold til kommunens anskaffelsesprosess skal det utarbeides en anskaffelsesplan for den enkelte anskaffelsesprosess, som skal godkjennes av anskaffelsessjefen og styringsgruppen. Anskaffelsesplanen skal omfatte bl.a. risikovurderinger og markedsundersøkelser i tillegg til milepælsplan. Anskaffelsesplanen ble aldri fullført og godkjent av anskaffelsessjef eller styringsgruppe. Imidlertid ble alle viktige avklaringer i anskaffelsen arkivert etter behandling og godkjenning i styringsgruppen. På denne bakgrunn fremstår styring og ledelse av anskaffelsesprosessen som godt ivaretatt. 4.3 Dialogkonferanse med leverandørene Den ble det gjennomført en åpen dialogkonferanse med interesserte leverandører, som et ledd i å forberede utlysning av renovasjonskontrakten. Invitasjonen til dialogkonferansen ble kunngjort på Doffin/TED, slik at alle interesserte leverandører hadde anledning til å melde sin interesse. Konferansen hadde 23 deltakere, hvor av representanter fra 9 potensielle innsamlingsleverandører inkludert underleverandører. Målsettingen med dialogkonferansen var å informere og forberede leverandørmarkedet på den kommende anbudskonkurranse på avfallsinnsamling. På bakgrunn av den åpne dialogkonferansen ble leverandørene invitert til å beskrive alternative løsninger på de utfordringene som kommunen la frem i den åpne dialogkonferansen. Leverandørene ble invitert til en-til-en møter for å presentere sine løsningsforslag. Løsningsforslagene ville kommunen vurdere å bruke i den kommende konkurransen. Hensikten var å få best mulig kunnskap om mulighetsrommet og realistiske løsninger før konkurransegrunnlaget utarbeides. På dialogkonferansen uttrykte leverandørene spesielt bekymring med kontraktsoppstart og utfordringer til denne fristen, som ble oppfattet som for kort. Alternative løsningsforslag ble presentert fra leverandørene. Bærum kommune valgte etter interne vurderinger å opprettholde fremdriftsplanen. Side 13

14 4.4 Tidsfrister og rammer I henhold til konkurransegrunnlaget ble det lagt opp til følgende tidsplan for konkurransen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøringen er sendt til Doffin.no Uke 15 Tilbudskonferanse Uke 18 ( , kl 9-11) Frist for å levere tilbud kl. 13:00 Utsendelse av tildelingsbrev Ca. uke 23 Kontraktsinngåelse Ca. uke 25 Oppstart av lagerdrift Oppstart av innsamling Tilbudets vedståelsesfrist 5 måneder fra tilbudsfristen Anskaffelsen ble gjennomført i henhold til plan. 4.5 Konkurransegrunnlaget Konkurransedokumentene ble utarbeidet av ekstern konsulent i tett samarbeid med Reno og kvalitetssikret av jurist i Anskaffelsesenheten. Konkurransegrunnlaget ble ifølge deltakere i prosessen godkjent av styringsgruppen og det fremkommer av Websak at konkurransegrunnlaget er godkjent av leveranseansvarlig fag og anskaffelsessjef før kunngjøring. Utgangspunktet for utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget var tidligere konkurransegrunnlag og renovasjonsplanen vedtatt av Kommunestyret Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Vedlegg 2 - Kontrakt Vedlegg 3 Prisskjema/tilbudsskjema Vedlegg 4 - Tilbudsbrev Vedlegg 5 Standard Kontraktsvilkår for Bærum kommunes kjøp av tjenester Vedlegg 6 - Forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) Vedlegg 7 Taushetsbelagte opplysninger / bortfall av taushetsplikt Vedlegg 8 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 9 Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 10- Oversikt over veier med utfordrende fremkommelighet Vedlegg 11- Monteringsanvisning for to-delte beholdere Konkurransegrunnlaget (hoveddokumentet) inneholder i hovedsak opplysninger til leverandørene om formålet med konkurransen, hvordan konkurransen skal gjennomføres, hvilke krav som stilles for å delta i konkurransen og hvilke tildelingskriterier som legges til grunn for evalueringen av tilbudene. Av konkurransegrunnlaget framgår det at formålet med innsamlingen er å oppnå «en kostnadseffektiv og miljømessig god henteordning, med hovedvekt på sikkerhet, kvalitet og miljø. Tilbudet skal omfatte alle ytelser som er nødvendig for å gjennomføre oppdraget, og sikre korrekt utførelse. Leverandøren kan ikke benytt færre ressurser enn det som er oppgitt i tilbudet. Dersom leverandøren må øke ressursene gir det ikke grunnlag for prisendring.» Kravspesifikasjonen gir uttrykk for oppdragets omfang og kompleksitet, og beskriver detaljerte krav som leverandøren skal ivareta i oppdragsutførelsen. Kravene er å betrakte som absolutte krav. Det er opp til leverandøren hvordan oppdraget skal utføres mht. antall innsamlingsruter, antall renovatører og antall kjøretøy. Krav til renovasjonskontakten omfatter i hovedsak følgende: Side 14

15 - Drift av lager for avfallsbeholdere - Montering og utdeling av nye avfallsbeholdere og annet utstyr til kildesortering - Innsamling av husholdningsavfall etter gammel ordningen (med sekker og uten kildesortering av matavfall) inntil ny ordning er innført i løpet av Innsamling av husholdningsavfall etter ny ordning med nye beholdere og utsortering av matavfall, innføring sonevis i løpet av Innføring av RFID på beholderne og datautstyr for elektronisk tømmeregistering Alle avfallstyper leveres til Isi for omlasting. Krav til kjøretøy omfatter følgende: - Krav til biogass som drivstoff og Euro 6 motor for ordinære renovasjonsbiler (gjelder kun ny henteordning) - Krav til tokammerbiler for tømming av todelte beholdere - Krav til enkammerbil for containertømming - Bilene skal være tilpasset veiene/hentesteder i kommunen - Krav til «klemaggregater» (unngå blanding av avfall) - Krav til bruk av lettere kjøretøy for veier med vanskelig fremkommelighet - Krav til reservebiler - Bærum kommune bestemmer profilering av bilene Krav til organisering og mannskap omfatter følgende: - Krav til høy kompetanse for driftsleder - Krav til kompetanse for renovatører - Krav til norsk språk - Krav til opplæring av renovatører - Krav til arbeidstøy - Krav til avdelingskontor i Bærum - Krav til lønns- og arbeidsvilkår iht. retningslinjer fra Bærum kommune Krav til avvikshåndtering og kvalitetssikring omfatter følgende: - Leverandøren skal utarbeide en detaljert kvalitetsplan for oppdraget som sikrer at arbeidet gjennomføres iht. kontraktens krav - Manglende innsamling vil registreres via RFID-systemet (når systemet er på plass). - Bestemmelser om prisavslag, erstatning og dagmulkt ved avvik i kontraktsgjennomføringen, og sikret mulighet til kontroll/oppfølging - Regulering av BKs rett til heving i tilfelle vesentlig mislighold (inntrådt og forventet), samt rett til heving når leverandør er «konkurs eller blir beviselig insolvent» 4.6 Arbeidslivskriminalitet og sosial dumping Transportbransjen er en av flere bransjer der det erfaringsmessig er stor risiko for sosial dumping i henhold til Difi ( Renovasjonstjenester har et vesentlig transportelement og faller derfor inn under denne kategorien. Det ble stilt en rekke krav i kommunens renovasjonsanskaffelse for å forebygge arbeidslivskriminalitet og sosial dumping, herunder: Kontrakten følger krav til lønns- og arbeidsvilkår etter reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Krav om egenrapportering der leverandøren gjør rede for hvordan virksomheten ivaretar kravene om lønns- og arbeidsvilkår Krav om å dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører Oppdragsgiver har rett til å foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos Leverandøren, eventuelle underleverandører og ved lokasjonen hvor tjenesten utføre Krav om at oppdraget skal utføres av leverandøren og dennes ansatte, og kun unntaksvis ved bruk av lovlig innleid arbeidskraft Side 15

16 Det er ikke anledning for en leverandør å støtte seg på andre foretaks kapasitet når det gjelder utførelse av selve innsamling og transport av avfall (renovatører og driftsledelse). Underleverandør på dette feltet vil ikke bli akseptert. Leverandør skal respektere grunnleggende sosiale og etiske krav i sin virksomhet. Leverandøren og dennes underleverandører plikter å etterleve arbeidslovgivningen Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon art. 32, ILO konvensjon nr. 138 og 182) Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105) Forbud mot diskriminering (ILO konvensjon nr. 100 og 111) Fagorganiseringsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 87 og 98) Leverandør skal oppfylle alle lovpålagte krav til HMS samt øvrige offentlige påkrav Den gjennomførte Reno en revisjon av RenoNorden knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. Revisjonen ble gjennomført på et tidspunkt da RenoNorden hadde begrenset kontraktsansvar til to pilotsoner (Lysaker og Snarøya). Det ble ikke avdekket avvik ved revisjonen. Oppsummering fra revisjonsrapporten hitsettes: «Etter BK sitt syn har RN et bra kvalitets- og HMS-system med prosedyrer og rutiner som tilfredsstiller kravene i nevnte hjemmelsgrunnlag. RN virker tillitsvekkende og revisjonen så langt avdekker ingen avvik. Imidlertid er det mange forhold som ikke er revidert, all den tid prosjektet er i en oppstartfase. Dokumentasjon på de momentene som er nevnt i rapporten vil blir fulgt opp i ordinære driftsmøter og formell ny revisjon våren 2017, når prosjektet har kommer i gang.» Oppfølgende revisjon våren 2017, ble forberedt, men aldri gjennomført pga. omstendighetene som inntraff. 4.7 Kvalifikasjonskriterier I henhold til konkurransegrunnlaget ble det stilt følgende kvalifikasjonskrav for deltagelse i konkurransen: Obligatoriske krav Krav 1 Skatt og mva. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest (attest for skatt/mva). Attest for skatt/betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav 2 Dokumentasjonskrav Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Side 16

17 Krav 2 Organisatorisk og juridisk Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister, eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav 3 Dokumentasjonskrav Økonomisk og finansielt Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er A (kredittverdig). Leverandører med lavere rating vil bli avvist. (Om det skal stilles krav til kredittverdighet må vurderes i hver enkelt konkurranse) Avtale om utstedelse av sikkerhetsstillelse Utvidet kredittvurdering/rapport, ikke eldre enn 3 måneder, fra et offentlig godkjent kredittvurderingsselskap som inneholder kredittvurdering av leverandøren typisk angitt ved bokstavkarakter eller kortfattet tekst, samt forklaring til disse. Rapporten skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Dato må tydelig fremkomme. Selskaper uten tilfredsstillende kredittvurdering, nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikke alltid kunne dokumentere at kravet er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil det likevel kunne kompenseres med tilfredsstillende kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet. Bekreftelse fra bank eller annen kredittinstitusjon om at sikkerhetsstillelse vil bli stilt ved en evt. inngåelse av kontrakt. Sikkerhetsstillelsens størrelse er 10 % av årlig kontraktssum, jf. punkt 9 i NS 9430:2013. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav 4 Dokumentasjonskrav Teknisk/faglig Opplisting av alle relevante oppdrag for de siste Det kreves at leverandøren skal ha fem år, herunder opplysninger om verdi, meget god relevant erfaring og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller kompetanse fra tilsvarende private mottaker med kontaktinformasjon for evt. oppdrag. referanseinnhenting. Beskrivelse av relevant kompetanse og erfaring for leverandøren (foretaket) og for nøkkelpersonell inklusive CV-er, samt en kort beskrivelse av hvordan leverandøren sikrer tilgang til kvalifisert personale For nye foretak som ikke kan legge fram oppdragsreferanser, er det anledning til å legge fram annen dokumentasjon som dokumenterer at leverandøren har relevant erfaring og kompetanse. Side 17

18 Krav 4 Det kreves et godt og velfungerende internkontroll- og kvalitetssikringssystem. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens internkontrollsystem og kvalitetssikringssystem. Dette kan evt. dokumenteres med kopi av gyldig ISO 9001 sertifikater eller tilsvarende. Bærum kommune mottok tilbud fra syv leverandører. Ingen leverandører ble avvist på grunn av manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskriteriene. Tabellen under gir en opplistet beskrivelse av de syv leverandørene med fakta knyttet til erfaring, omsetningstall og egenkapital. Leverandør Hoff transport Nordren Veireno Norsk Gjenvinning Erfaring/referanser Bærum kommune (UL) Oslo kommune (UL) ForlloRen (UL) Folloren (ikke startet, men ref i tilbud) Solør Agder Vesar (Veireno) Oslo (Veireno) Roaf (Mathisen) NG (UL) Mathisen Oslo kommune Bærum kommune (Hoff som utfører) Øras Omsetning og årsresultat e. skatt. (Tall i 1000 NOK) Sarpsborg TAB Bærum kommune RenoNorden Bentzen RFD Gjøvik HIM Eidsvoll kommune Folloren (nedgravde) Oslo Egenkapital. (Tall i 1000 NOK) (2014) (2015) (2015) (2014) (2014) (2014) (2014) Kommentarer Etablert transportfirma 1976, renovasjon fra NordRen AS er et relativt nyetablert (2013) nisjeselskap som kun driver med innsamling og transport av husholdningsavfall. Ledelse fra tidl. RenoNorden. Etablert som Mathisen Renovasjon AS fra Skifter navn til Veireno VT gruppen er eier Konsern etablert for 80 år siden. Totalleverandør innsamling og behandling, næring/husholdning På oppdrag i ca 50 kommuner Transportsentral som driftet renovasjon i Bærum i flere tiår. TAB renovasjon stiftet mai 2016 for å imøtekomme krav i konkurransen Markedsleder i Norge 120 kommuner Kjørt renovasjon fra 1992 til dd. 4.8 Tildelingskriterier I henhold til konkurransegrunnlaget vil tildeling skje til det mest økonomisk fordelaktige tilbud basert på følgende vektede kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris; totalkostnader i kontraktsperioden 80 % "Total tilbudssum", jf. tilbudsskjema/prisskjema i vedlegg 3. Side 18

19 Plan for gjennomføring av oppdraget 20 % (fordelt som vist i høyre kolonne) Beskrivelse av oppdraget som sikrer en god og robust gjennomføring, der følgende punkter blir vektlagt: - Organisering av oppdraget, herunder organisasjons-plan(er), og beskrivelse av kontor og oppstillingsplass med tilhørende fasiliteter. - Arbeidsbelastning renovatører, dvs. antall tømminger pr. renovatør pr dag, herunder arbeidsmengde pr. dag, fordelt på evt. 1 og 2 skiftsordning. - Bemanning for øvrige tjenester enn innsamling av avfall (ledelse, administrasjon, lagerhold mm) - Valg av biltyper og tilhørende utstyr (fleksibilitet) som er tilpasset kontraktsområdet, herunder krav til veistandard, fremkommelighet, sammensatt bebyggelse, framkommelighet til oppsamlingsenheter. m.m. Begrunnelse for valg av antall biler for hver biltype skal beskrives nærmere. Dette skal presiseres utover minstekrav, ref. kravspesifikasjonen. Vektes 15 % Beskrivelse lagerdrift og beholderutsetting og at utrulling og drift av beholderparken utføres med god kvalitet, der følgende punkter blir vektlagt: - Type bygg, inventar/utstyr og egnethet, angis for lager 1, 2 og 3. - Håndtering av massivt beholderutsetting; montering og utkjøring av nye beholdere. - Løpende drift av beholderparken; lagerhold og vedlikehold/bytting/utkjøring av oppsamlingsutstyr. Vektes 5 %. Vektingen av tildelingskriteriene ble diskutert i arbeidsgruppen. Begrunnelsen for at pris ble vektet så høyt som 80 % var at kravene til leveringen av renovasjonstjenesten var absolutte krav og svært detaljert beskrevet i kravspesifikasjonen. Dermed åpnes det ikke for at leverandørene i tilbudet kan bidra vesentlig med ytterligere «kvalitet» til løsningsbeskrivelsen. I praksis vil det si at kravspesifikasjonen beskriver nøyaktig hvilken løsning kommunen etterspør. Konkurransen blir da i hovedsak basert på pris. 4.9 Evaluering av tildelingskriteriene Det var kun tilbud fra kvalifiserte tilbydere, og som innfridde de absolutte kravene til løsningen angitt i konkurransegrunnlaget, som ble vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Alle de sju tilbydere (se punkt 4.7) fikk sine tilbud evaluert. Tilbudene ble evaluert i henhold til tildelingskriteriene oppgitt i konkurransegrunnlaget. En poengskale fra 1 til 10 ble benyttet, hvor 10 er best. Det ble benyttet en såkalt linjær modell for evaluering av tildelingskriteriet «Totalkostnad». Det innebærer at laveste totalkostnad får 10 poeng, og at de øvrige tilbudene får poeng i henhold til prosentvis avvik fra laveste totalkostnad. For eksempel er nest laveste totalkostnad tilbudt i denne konkurranse 193 MNOK, som er et avvik på 32 % sammenliknet med laveste totalkostnad. Tilbudet oppnår dermed 6,79 poeng, som er 32 % lavere poeng enn 10. Følgende formel ble benyttet i henhold til konkurransegrunnlaget: 10-10x(Pe-Pb)/Pb (hvor Pe er evalueringspris og Pb er laveste pris). Side 19