Rådmannsutvalget 25. mai 2012

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 25. mai 2012 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:30 14:40 Møteleder: Rune Engehult referent Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 064/12: Referatsaker...3 Sak 065/12: Årsrapport fra Buskerudbysamarbeidet...3 Sak 066/12: Medbestemmelse mv...4 Sak 067/12: Varslede endringer i eiendomskattereglene for verk og bruk...4 Sak 068/12: Barnevern - advokattjenester...6 Sak 069/12: Forstudie Omsorgsteknologi...6 Sak 070/12: Fylkesvegstrategi Buskerud - høring...7 Sak 071/12: Høyhastighetsutredningen - høring...8 Sak 072/12: Status implementering - Informasjonssikkerhet...12 Sak 073/12: IKT-drift...14 Sak 074/12: Implementering av ERP status orientering...15 Sak 075/12: NCE SE driftsrapport Sak 076/12: Eventuelt...19 Møte med ITUM...19 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Årsrapport Buskerudsamarbeidet 2011 til sak 065/12 2. Vedl 2 Driftsrapport 2011 NCE SE til sak 074/12 Til stede: Frank Pedersen / Nore og Uvdal Rune Engehult / Hjartdal Hans Henrik Thune / Rollag Jon G Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Fra ITUM deltok Roar Stenbro og Bent Gurholt under samme tema deltok også Halvor Rostad / Kongsbergregionen 2

3 Sak 064/12: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 064/12: Referatsaken tas til orientering Sak 065/12: Årsrapport fra Buskerudbysamarbeidet Årsrapport for Buskerudbysamarbeidet 2011 (Vedlegg 1) Opplysninger i saken/vurderinger: Kongsberg deltar i samarbeidet «Buskerudbyen». De planer og tiltak som samarbeidet utvikler har dog betydning for større deler av regionen. Sekretariatet ønsker gjennom å legge fram årsrapporten for de regionale organ bidra til informasjon til også de øvrige kommunene i vår region. Årsrapport fra Buskerudbysamarbeidet 2011 tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 065/12 (innstilling til regionråd): Årsrapport fra Buskerudbysamarbeidet 2011 tas til orientering 3

4 Sak 066/12: Medbestemmelse mv Rådmannsutvalget den sak 037/12 Rådmannsutvalget den sak 046/12 Rådmannsutvalget den sak 055/12 Følgende ble vedtatt i møte den : Forholdet til ansattes representanter, involvering og deltagelse i regionale prosesser og prosjekter ble drøftet. Konklusjon: Rådmennene tar spørsmål om saken opp i sine respektive samrådsarenaer i kommunene med fokus på å få innspill til hvordan ivareta tilfredstillende representasjon/deltagelse og involvering i de prosessene kommunene velger å håndtere på regionalt nivå Det settes en egen sak opp på agenda for neste møte for drøfting av dette og de tilbakemeldinger som rådmennene har fått i den enkelte kommune Saken ble satt på agenda til drøfting/oppfølging i møte den med konklusjon om å utsette saken til neste møte. Saken ble i tråd med dette fremmet på nytt i sak 055/12 den Og utsatt. Saken fremmes med dette på nytt til behandling i møte den Saken legges frem uten forslag til konklusjon Rådmannsutvalgets konklusjon sak 066/12: og foreløpig oppfølging avtalt Sak 067/12: Varslede endringer i eiendomskattereglene for verk og bruk Budsjettproposisjonen for 2012 (Prp 1 LS ( kapittel 27.2) Brev fra KS til Finansdep Brev fra LVK til Finansdep

5 I statsbudsjettet for 2012 varsler regjeringen at Finansdepartementet vil komme med et høringsnotat om mulige endringer i eiendomsskattereglene for eiedomskategorien «verk og bruk». Verk og bruk omfatter de tyngre industribedriftene først og fremst (men også bla ilandføringsanlegg for olje og gass med ulike infrastrukturanlegg for strøm, telefoni og datatrafikk). En del av bakgrunnen for det høringsnotatet departementet har varslet, er en rapport om eiendomsskatt fra NHO datert juni Omtalen i proposisjonen tar utgangspunkt i NHOs kritikk særlig av at regelverket pt gjør at maskiner og produksjonsutstyr utgjør en integrert del av takstgrunnlaget mht verk og bruk. I proposisjonen antydes to konkrete alternativ til dagens regel. NHOs forslag om å fjerne adgang til å ta med maskiner og produksjonsutstyr i takstgrunnlaget er ett av disse. I tillegg en mulig vurdering av å bruke formuesgrunnlag fra ligning som grunnlag for taksering. Samtlige av landets ca 310 kommuner som har innført eiendomsskatt skriver ut eiendomsskatt på verk og bruk. Regelendringer på dette området vil kunne berøre samtlige eiendomsskattekommuner. Verdien av skatteinntekt i 2010 knyttet til verk og bruk utgjør minst 2 milliarder kroner. I mange kommuner en vesentlig del av samlet skatteinntekt. Det er grunn til bekymring i kommunene og spesielt industrikommunene knyttet til at et lovarbeid som starter med et høringsnotat foranlediget av en kritisk rapport fra bedriftssiden, ikke vil gi en tilstrekkelig grundig og balansert utredning av problemstillingene. Det er avgjørende viktig at alle eventuelle konsekvenser av mulige regelendringer blir belyst i et arbeid med å vurdere denne saken. Rådet for Kongsbergregionen bør vurdere uttrykke bekymring for sakens håndtering ovenfor aktuell politisk ledelse / Finansdepartementet Kongsbergregionen ser med bekymring på den måte en vurdering av regelendringer med potensielt store økonomiske konsekvenser for kommunene er varslet gjennomført. Det må avsettes nok tid og ressurser i arbeidet til å innhente et betryggende tallgrunnlag for beregninger av økonomiske virkninger for ulike alternativ. I forhold til sakens store betydning for kommuneøkonomien må man forutsette at kommunenes interesser og erfaringer representeres i slikt utredningsarbeid. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 067/12 (innstilling til regionråd): Kongsbergregionen ser med bekymring på den måte en vurdering av regelendringer med potensielt store økonomiske konsekvenser for kommunene er varslet gjennomført. Det må avsettes nok tid og ressurser i arbeidet til å innhente et betryggende tallgrunnlag for beregninger av økonomiske virkninger for ulike alternativ. I forhold til sakens store betydning for kommuneøkonomien må man forutsette at kommunenes interesser og erfaringer representeres i slikt utredningsarbeid. 5

6 Sak 068/12: Barnevern - advokattjenester Rådmannsutvalget sak 057/12 Sekretariatet har igangsatt arbeid med oppfølging av sak 057/12. Og håper at det er mulig å legge fram en skisse til drøfting i rådmannsutvalget 25 mai. Saken settes derfor på sakskartet. Saken fremmes uten forslag til konklusjon Regional koordinator orienterte kort. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 068/12: Saken utsettes til senere møte Sak 069/12: Forstudie Omsorgsteknologi Helse- og omsorgsnettverket sak 003/12 Prosjektmandat for forstudie «Omsorgsteknologi» Rådmannsutvalget sak 040/12 Rådmannsutvalget sak 058/12 I sitt møte den vedtok utvalget oppstart av forstudie for «Omsorgsteknologi» i tråd med foreslått prosjektmandat. Sekretariatet ønsker i møte å orientere utvalget kort om status mv Saken tas til orientering. Oppstart er utsatt fra 15 juni til 15 august 2012 Kongsberg kommune har gitt tilbud på prosjektledelse som er akseptert Helen Lippert Eidem starter i rolle som PL 15 august 2012 i 30% stilling Rådmannsutvalgets konklusjon sak 069/12: Saken tas til orientering 6

7 Sak 070/12: Fylkesvegstrategi Buskerud - høring Fylkesvegstrategi Buskerud Høringsutgave Fylkesutvalget i Buskerud vedtok den 7. mars 2012 å sende forslag til fylkesvegstrategi på høring. Høringsfristen er 1. juli Fylkesvegstrategien er ment å være Buskerud Fylkeskommunes faglige grunnlag for å fastsette mål og strategier for utvikling av fylkesvegnettet. Strategien er gitt samme tidsperiode som NTP: Fylkesvegstrategien beskriver tilstanden på vegnettet. Videre beskrives de av fylkeskommunens syn viktigste utfordringer. Det er satt mål for framkommelighet, trafikksikkerhet og miljø. Fylkesvegstrategien er ment danne grunnlaget for utarbeidelse av 4-årig handlingsprogram som igjen skal være grunnlag for fylkeskommunens handlingsprogram og årlige budsjett. Kommunene/regionene har vært invitert til innspill i forbindelse med utarbeidelse av mål/strategier Vurderinger: Fylkesvegstrategien som fremmes til høring er et omfattende dokument. Som fastsetter hovedmål og formulerte strategier som kan være utfordrende å prioritere i forhold til hverandre. Videre også mye informasjon om status og prognoser som man må anta at i hovedsak er beskrivende av faktisk situasjon. I statistikken er Kongsberg lagt inn som del av Buskerudbyen, Dette oppfattes som uheldig i fht å synliggjøre særlig den situasjon og de behov som gjøres gjeldene i vår region. Feks tabell om befolkningsvekst på s 35. Det antas også at statistikken her legger til grunn SSB s fremskrivning som i for liten grad tar hensyn til en sannsynlig og ønsket vekst. Kongsberg bør derfor synliggjøres særskilt utenfor begrepet Buskerudbyen i denne sammenheng. En aktiv politikk for å ta igjen vedlikeholdsetterslep må være positivt. Og fokusområdene framkommelighet, trafikksikkerhet og miljø gir en oversiktlig form i fht å sortere aktuelle delmål. For Kongsbergregionens del vil det være viktig å fremheve særlig fokus på næringslivets behov, som i stor grad knytter seg til framkommelighet dersom det skal prioriteres. Både der nødvendige investeringer eksisteres men også i forhold til å redusere forfall/ta igjen etterslep. Til det siste er vegdekke et viktig tema. Særlig oppmerksomhet i vår region bør gis Fv 40 både hva gjelder framkommelighet og trafikksikkerhet. I strategien vises det til at fylkeskommunen ikke alene vil være i stand til å finansiere større, kostnadskrevende investeringer på fylkesvegnettet i kommende ti-årsperiode. I den sammenheng nevnes trafikantbetaling som et aktuelt virkemiddel. Det er viktig for Kongsbergregionen å understreke at dersom slike virkemidler skal vurderes må disse midlene gå til veginvesteringer. Og at evt trafikantbetaling må ses i sammenheng med den totalbelastning dette vil kunne gi sett i sammenheng med andre større prosjekter i vår region. 7

8 Kongsbergregionen slutter seg til utkast til fylkesvegstrategi for Buskerud Kongsbergregionen ber imidlertid om at endelig utkast og oppfølgingen av denne hensyntar særlig: I statistikk/prognoseoversikt må Kongsberg tas ut av «Buskerudbyen» og synligjøres med egen prognose i tråd med de mål som er satt for utviklingen lokalt Kongsbergregionen støtter fokus på å redusere forfall og ta igjen vedlikeholdsetterslep Næringslivets transportbehov må særlig vektlegges i de planer som utledes av fylkesvegstrategien Buskerud fylkeskommunen må gi fv 40 særlig oppmerksomhet i planleggingen av tiltak som oppfølging av strategien Dersom trafikantbetaling vurderes, forutsetter Kongsbergregionen at dette ses i sammenheng med den totale belastningen av slik betaling som etableres i regionen i fbm andre større vegprosjekt Rådmannsutvalgets konklusjon sak 070/12 (innstillinge til regionråd): Kongsbergregionen slutter seg til utkast til fylkesvegstrategi for Buskerud Kongsbergregionen ber imidlertid om at endelig utkast og oppfølgingen av denne hensyntar særlig: I statistikk/prognoseoversikt må Kongsberg tas ut av «Buskerudbyen» og synligjøres med egen prognose i tråd med de mål som er satt for utviklingen lokalt Kongsbergregionen støtter fokus på å redusere forfall og ta igjen vedlikeholdsetterslep Næringslivets transportbehov må særlig vektlegges i de planer som utledes av fylkesvegstrategien Buskerud fylkeskommunen må gi fv 40 særlig oppmerksomhet i planleggingen av tiltak som oppfølging av strategien Dersom trafikantbetaling vurderes, forutsetter Kongsbergregionen at dette ses i sammenheng med den totale belastningen av slik betaling som etableres i regionen i fbm andre større vegprosjekt Vurdering av endring i eierstruktur ifht fylkeskommunale / kommunale veger forutsettes drøftet med kommunene Sak 071/12: Høyhastighetsutredningen - høring Høringsbrev og utredning Jernbaneverket ble i et mandat fra samferdselsdepartementet 19. februar 2010 bedt om å utrede mulighetene for bygging av høyhastighetsbaner i Sør-Norge. Utredningen ble bedt om å gi anbefalinger til hvilke langsiktige strategier, basert på ulike handlingsalternativer, som burde legges til grunn for utviklingen av langdistanse persontogtransport i Sør-Norge. Utredningen skulle analysere om en utbygging av 8

9 høyhastighetsjernbaner kan bidra til å oppnå samfunnsøkonomisk effektive og bærekraftige løsninger for et framtidig transportsystem med økt transportkapasitet, bedre framkommelighet og tilgjengelighet. Videre heter det i mandatet: framtidig høyhastighetstilbud ikke bare skal binde sammen de store byene, men også fange opp mellomliggende trafikk. Dette kan for eksempel oppnås med et høyfrekvent tilbud der noen tog stopper på noen stasjoner, og andre tog på andre stasjoner, noe som bør vurderes i de utredningene som skal foretas. og videre: det spesielt bør arbeides videre med konsepter for flerbruksbaner med blandet trafikk av høyhastighetstog, regionstog og godstrafikk. Ut fra analysen og de overordnede mål for transportpolitikken skulle Høyhastighetsutredningen utarbeide ulike handlingsalternativer med anbefalinger (d.v.s. konsept/utbyggingsstrategi) for hver korridor. Korridorene som skulle utredes var Oslo Kristiansand Stavanger, Oslo Bergen, Oslo Trondheim, Oslo Göteborg og Oslo Stockholm. I tillegg Bergen Haugesund/Stavanger utredes i kombinasjon med Oslo Bergen og Oslo Kristiansand Stavanger. Jernbaneverket har utredet 2 høyhastighetsalternativer på disse strekningene: Alternativ C som er 250 km/t og alternativ D som er 330 km/t. Disse hastigheten er kombinert på en rekke strekninger. Rådet for Kongsbergregionen var blant de som anbefalte utredning iverksatt. Videre at Kongsberg må innlemmes i nasjonal IC-strategi og at en eventuell utredning og gjennomføring av utbygging av lyntog i Norge må ha vår region med i sin prioritet. Høyhastighetsutredningen ble sendt ut på offentlig høring den 9 februar 2012, med svarfrist 29. juni Jernbaneverkets hovedkonklusjoner slik de selv beskriver dem er: Det er fullt mulig å bygge ut og drifte høyhastighetsbaner i Norge Det er et stort endepunkt- og underveismarked Utbyggingskostnadene er betydelige for alle alternativer og varierer i stor grad med tunnelandelen på de forskjellige strekningene Bedriftsøkonomien er positiv for de fleste strekningene hvis kostnader forbundet med investeringer holdes utenfor Redusert utslipp av CO2 etter at banene er satt i drift. Antall år før man oppnår CO2- utslippsbalanse varierer i stor grad med tunnelandelen på de forskjellige strekningene Høyhastighetsbaner kan bygges ut i forlengelsen av Inter-city (IC) nettet i Østlandsområdet. Dobbeltspor fra Oslo til Lillehammer, Skien og Halden kan være første skritt i en høyhastighetsutbygging. Det er ingen konflikter mellom utbygging av IC nettet med en hastighet 250 km/t, og en eventuell videre utbygging med 330 km/t. Samfunnsøkonomien er negativ for alle strekningene 9

10 Vurderinger: Det generelle utgangspunktet for samferdselspolitikken og de tiltak som foreslås gjennomført må bygge opp under satsing/utvikling av helhetlige transportløsninger: som fører til reduserte avstandskostnader som støtter næringspolitikk og -utvikling som bidrar til regional utvikling - og styrker/utvikler robuste bo-, arbeids- og serviceregioner som bidrar til en regionforstørring Effektive transportløsninger er av særdeles stor betydning for næringsutvikling og regional utvikling ellers. En utvikling av togtilbud i Sør Norge med lyntog må anses ha potensiale for direkte positiv konsekvens/gevinst mht målsetninger knyttet til de ovenforstående punkt. De områder som evt blir dekket gjennom slikt nytt tilbud vil kunne få nye muligheter og åpenbare fortrinn. Det er derfor ikke heller uten betydning i hvilke områder dette bygges ut og i hvilken rekkefølge og hvilket konsept som velges. Det er ikke unaturlig at Jernbaneverket prioriterer en rekkefølge og de konsept som retter seg mot områder i IC-nett og større befolkningstette områder nært det sentrale Østland (Oslo). Dog vil ikke dette perspektivet fullt ut ta opp i seg det som må anses være viktige og nødvendige hensyn i det mandat (og den begrunnelse) Høyhastighetsutredningen ble gitt. De foreliggende anbefalinger gir feks ikke i overskuelig framtid effektive løsninger for Bergen Oslo og mellomliggende områder. Det kan uttrykkes at Høyhastighetsutredningen i for liten grad vektlegger muligheter for konsept som best mulig inkluderer godstrafikk, et større antall stasjoner og hele InterCity-nettet i planene slik det feks i Deutche Bahn sine tidligere utredninger av flerbrukskonsept er vist muligheter for. I Kongsbergregionen finner man i flg Telemarksforskning bedriftsregion nr 1 (av 83) i Norge. Av 46 arbeidsmarkedsregioner, er det bare den maritime næringen på Møre som er bedre enn teknologiindustriklyngen i Kongsbergregionen når det gjelder eksport per innbygger. Det siste viser en rapport utarbeidet av Menon for Kommunal- og regionaldepartementet. Og da altså den klart viktigste innlandsklyngen i Norge. Også ellers i Kongsbergregionen skjer det positiv utvikling mht nærings- og teknologiutvikling. En fremtid med fortsatt og ny posisjon krever at vår industri og næringsliv for øvrig har forutsetninger for å lykkes. En fremtiden som vil kreve stadig mer av vår evne til å utnytte samlede ressurser og kompetanse best mulig. Næringslivets posisjon i framtiden blir ikke mindre avhengig av god mobilitet og effektiv fremkomlighet. Tid og avstand er viktige faktorer å arbeide med. Og Kongsbergregionen burde ha en langt klarere prioritet i nasjonal sammenheng hva gjelder effektive transportløsninger og de strategier/tiltak som legges for å møte slikt transportbehov. Kongsbergregionen ligger som en del av en Osloregionens randsone med potensiale for å utvikle seg i en akse for utvikling og avlastning i fht de prognoser for bla befolkningsutvikling som er tilgjengelig for dette området. Og med effektive løsninger på dagens og fremtidige transportbehov vil dette kunne stimuleres og realiseres. Regionen har stort behov for folk og kompetanse og med den vesentlige nasjonale betydning regionen har bør området ha en tydelig prioritet. For Kongsbergregionen er kommunikasjon mot Oslo og andre større regioner i Norge viktig for videre regional utvikling. Og på akser mellom Oslo og Bergen/Stavanger ligger regionen strategisk plassert dersom nye transportløsninger mellom disse større områdene i Sør Norge knyttes sammen. Det bør derfor være viktig at konsept på disse strekningene også gis en tydelig vilje i prioritetsrekkefølgen for utbygging av nye løsninger. 10

11 Kongsbergregionen mener at utbygging av framtidig høyhastighetsnett vil kunne gi tydelige gevinster i forhold til de hensyn som må legges til grunn for samferdselspolitikken i Norge. Dette betyr mål og tiltak som bla: fører til reduserte avstandskostnader støtter næringspolitikk og -utvikling bidrar til regional utvikling - og styrker/utvikler robuste bo-, arbeids- og serviceregioner bidrar til en regionforstørring Kongsbergregionen viser til at Høyhastighetsutredningen viser at Det er fullt mulig å bygge ut og drifte høyhastighetsbaner i Norge Det er et stort endepunkt- og underveismarked Bedriftsøkonomien er positiv for de fleste strekningene hvis kostnader forbundet med investeringer holdes utenfor Kongsbergregionen er derfor positive til videre planer for utbygging av et høyhastighets jernbanenett i Sør Norge. Kongsbergregionen har industri/næringsliv av vesentlig nasjonalbetydning, som sammen med andre hensyn knyttet til regional utvikling bør gi området særlig oppmerksomhet i all nasjonal planlegging og prioritering av effektive og nye transportløsninger i Sør Norge. Dette gjelder også mht utviklingen av jernbanetilbudet i Norge. I videre vurderinger må det vektlegges muligheter for realisering av konsept som, sammen med hensyn til reisetid mellom endepunkt, best mulig inkluderer både gods- og persontrafikk, et større antall stasjoner og hele InterCity-nettet i planene. En effektiv øst-vest trase mellom Oslo Bergen/Stavanger må vurderes som prioritert del av videre planarbeid. Kongsbergregionen legger til grunn at Kongsberg må innlemmes i alle tiltak og planer/strategier for utvikling som gjøres gjeldende i IC-området. Og forutsetter at det snarest mulig settes i verk konkret arbeid med å planlegge/realisere ny trase med dobbeltspor mellom Drammen og Kongsberg, med ambisjon om ferdigstillelse innen Rådmannsutvalgets konklusjon sak 071/12 (innstilling til regionrådet): Kongsbergregionen mener at utbygging av framtidig høyhastighetsnett vil kunne gi tydelige gevinster i forhold til de hensyn som må legges til grunn for samferdselspolitikken i Norge. Dette betyr mål og tiltak som bla: fører til reduserte avstandskostnader støtter næringspolitikk og -utvikling bidrar til regional utvikling - og styrker/utvikler robuste bo-, arbeids- og serviceregioner bidrar til en regionforstørring Kongsbergregionen viser til at Høyhastighetsutredningen viser at Det er fullt mulig å bygge ut og drifte høyhastighetsbaner i Norge Det er et stort endepunkt- og underveismarked Bedriftsøkonomien er positiv for de fleste strekningene hvis kostnader forbundet med investeringer holdes utenfor 11

12 Kongsbergregionen er derfor positive til videre planer for utbygging av et høyhastighets jernbanenett i Sør Norge. Kongsbergregionen har industri/næringsliv av vesentlig nasjonalbetydning, som sammen med andre hensyn knyttet til regional utvikling bør gi området særlig oppmerksomhet i all nasjonal planlegging og prioritering av effektive og nye transportløsninger i Sør Norge. Dette gjelder også mht utviklingen av jernbanetilbudet i Norge. I videre vurderinger må det vektlegges muligheter for realisering av konsept som, sammen med hensyn til reisetid mellom endepunkt, best mulig inkluderer både gods- og persontrafikk, et større antall stasjoner og hele InterCity-nettet i planene. En effektiv øst-vest trase mellom Oslo Bergen/Stavanger må vurderes som prioritert del av videre planarbeid. Kongsbergregionen legger til grunn at Kongsberg må innlemmes i alle tiltak og planer/strategier for utvikling som gjøres gjeldende i IC-området. Og forutsetter at det snarest mulig settes i verk konkret arbeid med å planlegge/realisere ny trase med dobbeltspor mellom Drammen og Kongsberg, med ambisjon om ferdigstillelse innen Sak 072/12: Status implementering - Informasjonssikkerhet Saksbehandler Odd Resser Tidligere behandlinger Sak 099/11: Informasjonssikkerhet Sak 022/12: Informasjonssikkerhet Personvern- og sikkerhetsansvarlig i kommunene Sak 027/12: Implementering - informasjonssikkerhet Prosjektmandat for Hovedprosjekt Informasjonssikkerhet (IS) gir følgende hovedmål for prosjektet: Planlegge og gjennomføre nødvendige tiltak som omhandler informasjonssikkerhet slik at kommunene i Kongsbergregionen i løpet av 2011 har innarbeidet nødvendige sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer fra Datatilsynet og at kommunene i regionen følger «Norm for informasjonssikkerhet i helse, omsorgs og sosialsektoren». Rådmennene vedtok Informasjonssikkerhetsstrategi i rådmannsutvalgsmøtet , og at kommunene skulle oppnevne Personvern og sikkerhetsansvarlig. I møtet sak 027/12 konkluderte rådmennene som følger 1. Implementeringsplanen anbefales for bruk i kommunene Med justering av tidsplan for implementeringsstart: uke Den enkelte kommune avtaler bistand og oppfølging iht implementeringsplanen med prosjektleder 3. Kommunene dekker sin andel av kostnad knyttet til elæring I denne saken legger prosjektet fram status på implementeringsarbeidet i kommunene. Revidert prosessforslag for kommunene: Nedenstående implementeringsplan er lagt fram i de kommunene som har hatt den første orienteringen: 1. Lokal gruppe etableres 2. Behov for tilpassinger i prosedyresettet? 3. Administrativt vedtak. Prosedyresettet gjelder. Legges inn i kvalitetsstruktur. 12

13 4. Informasjon på ledersamling 5. Bearbeide "Oversikt over behandlinger" - Tabell over alle behandlinger som innbefatter personopplysninger. 6. Etablere struktur for E-læring. Alle ansvarlige ledere leverer liste med ansattnavn og e-post. Rulle ut dette. 7. Dokumentere IS pr virksomhet 8. Sikkerhetsrevisjon 9. Datasystemene - gå gjennom ift sikkerhetskrav, etablere nødvendig dokumentasjon Pkt 4, 5 og 7 bidrar regionen på. De lederne som deltar der har en halvtimes jobb igjen hjemme, så er de ferdige med å dokumentere IS i egen virksomhet. Status på implementering av informasjonssikkerhet: Tinn Lokal gruppe i gang Handler mye om tid og ressurser. Ingen tidsplan er lagt. Møte 15/5: Status, plan, klargjøring for Junglemap, tilpassing av prosedyrer. Flesberg Infomøte RLG10/5. Oppretter lokal gruppe. Deltar med rådmann og virksomhetsledere, og er teknisk ansvarlig for fellesarrangementene i Numedal Rollag Infomøtet gjennomført. Ledergruppa er satt som lokal gruppe. Virksomhetsledere er bedt om å se på liste over behandlinger. Ingen tilbakemeldinger er mottat, ei heller spørsmål. Deltar på fellesarrangementene i Numedal. Også første, med informasjonen, for der blir de med på å jobbe med oversikt over behandlinger. Ønsker også med gruppeledere i Pleie- og omsorg. Nore og Uvdal Infomøtet gjennomført. Det har ikke skjed det store deretter. Lokal gruppe skal opprettes. Deltar på fellesarrangementene i Numedal. Fellesarrangement Numedal Ca 55 mellomledere, 75 totalt + Øvrige fra lokal gruppe + Systemansvarlige Profil, Winmed, Oppad, Fronter, Familia, Sosio, Ephorte, Agresso (MÅ være med dag 2 Stevningsmogen, kaffe og lunsj fra Flesbergtunet Internett tilgjengelig, helst trådløst også. 1. juni: Orientering + Oversikt over behandlinger 11. juni: Dokumentasjon pr virksomhet Notodden Møte med ULG 6/6 (80 pers) PVSA ikke utnevnt. Lokal gruppe ikke opprettet. Antar: PVSA (leder), IT-sjef (Vigdis), Personalsjef, Systemansvarlig Profil, Barnevern, Arkivansvarlig (?). Møtet 6/6 tar sikte på å komme gjennom pkt 7 også. Hjartdal Info-møtet gjenomført. Margit Karlsen-Rinde er prosjektmedlem i fortsettelsen, Bengt Halvard Odden er PVSA og holder i det lokale. 13

14 Status etter info-møtet: a) Det må utarbeidast "Oversyn over behandling av personopplysningar" (OBEP-skjema?) som gjeld for Hjartdal etter modell av Notodden sitt b) Omgrepsavklaring og definisjonar - MKR deler sitt med oss andre. Milepælar: 1 felles styrar/rektormøte før sommaren, 1 felles møte kommunehuset før sommaren. Felles: Operative på IT-sikkerhet (ferdig med OBEP/risikoanalyse) innan Kongsberg Lokal gruppe er i arbeid. Prosedyresettet klar til godkjenning Informasjonsmøte for mellomledere (pkt 4 og 5) er 24/5. Dokumentasjon pr virksomhet må avtales pr enhet. Holdningsskapende og kompetansebyggende 18 leksjoner e-læring er bestilt fra Junglemap Kommunene må komme i gang med arbeidet før der er hensiktsmessig å starte opp. Med framdriften vi har nå ser det ut til at oppstart blir medio august. I steden for papirbrosjyre anskaffer kommunene en musematte med nyttige innspill vedrørende informasjonssikkerhet. Matta er tynn, har hard overflate, og kleber seg til laptop og andre overflater. Status på implementering av informasjonssikkerhet tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 072/12: Status på implementering av informasjonssikkerhet tas til orientering Sak 073/12: IKT-drift Tidligere behandlinger Rev prosjektmandat utredningsfase 2 (er sendt ut ) Sekretariatet fremmer saken for å: orientere om oppstart av fase / status drøfte prosess / forankring administrativt i kommunene drøfte behov for, og evt innhold i, prosess mht informasjon til politisk nivå i kommunene Saken tas til orientering Rådmannsutvalget fastsetter evt tiltak mht prosesser for forankring/informasjon 14

15 Det ble orientert om status i arbeidet. Oppstart er utsatt til etter behandling i rådmannsutvalget. Det ble orientert om innspill fra Fagforbundet der de varsler i sin tilbakemelding på deltagelse i utredningsarbeidet at de ønsker 0-alternativet med i det videre utredningsarbeidet. Det ble av rådmennene uttrykt at man i tidligere vedtatte mandat har besluttet utredningstema. Og slik sett anser 0-alternativet som vurdert og stillingtatt. Dette etter at de tillitsvalgte var hørt herunder også deres innspill i fht dette tema. Ettersom rådmannsutvalget ikke var fulltallig ble det enighet om å utsette endelig beslutning, og søke finne nytt tidspunkt for dette før sommeren. To tillitsvalgte gis tilbud om deltagelse i prosjektgruppa slik forutsatt i mandatet Evt behov for ytterligere prosessbehov i kommunene må drøftes samtidig med at endelig beslutning )jfr ovenfor) tas. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 073/12: og tilbakemelding gitt til sekretariatet Endelig beslutning mht vurdering av endring i mandat gjøres i et snarlig møte. Sak 074/12: Implementering av ERP status orientering Tidligere behandlinger Prosjektmandat - Implementering av ny ERP løsning for 4 kommuner Bekreftelse fra Tinn Kommune Saksbehandler Kristin Wåle I henhold til prosjektmandatet til hovedprosjektet skal alle beslutningspunktene som er satt behandles i rådmannsutvalget i henhold til PLP metodikken. Dette gjelder 1. "Beslutning om samordning av kodeverk" 2. "Godkjenning av prosjektplan inkl. milepæler og frister" 3. "Beslutning om eventuell realisering av opsjon vedr. økonomiløsning for Tinn Kommune I tillegg har prosjektgruppen gjennomført minikonkurranse på leverandør av fakturabehandlingssystem, og ønsker å redegjøre for valget som ble tatt. 1. Beslutning om samordning av kodeverk Faggruppen for økonomi har jobbet med utforming av samordnet kodeverk i samråd med Visma. Det legges opp arbeidsrutiner parallelt i arbeidet med implementeringen av Visma Enterprise. Dette vil gi verdifull input til arbeidsflyt og rutiner. Økonomireglementet i kommunene vil også bli justert i denne prosessen. På grunn av ulik organisering i de fire kommunen har man blitt enig om en prinsipiell oppbygging av kontoplan basert på KOSTRA. Teknisk velger man å ha fire databaser som 15

16 åpner for at kommunene kan ha noen individuelle tilpassninger. Endelig kontoplan blir lagt i august når man starter det konkrete systemplanleggingsarbeidet. De prinsippene man er blitt enige om så langt gjør de fire kommunene sammenlignbare. Det gir også en gjenkjennelse i hver kommune som muliggjør at man kan jobbe på tvers av kommunene når det skulle være nødvendig. Hovedprinsippene som blir lagt til grunn er som følger: Dimensjoner: Kontoklasse/art, ansvar/avdeling, funksjon/tjeneste og prosjekt/objekt KOSTRA art og funksjon skal være en del av dimensjonene art og funksjon/tjeneste. Antall siffer i kontoklasse/art skal være 5. Antall siffer i ansvar/avdeling skal være bygget opp etter organisasjonskartet i den enkelte kommune. Antall siffer er foreløpig ikke bestemt. Antall siffer i funksjon/tjeneste skal være 4. Prosjekt/objekt Sted Drift og investering er likt. Kontoklasse/art Bruk av kontoklasser: 0 investering kommune 1 drift kommune 2 balanse kommune 3 drift andre selskaper 4 investering andre selskaper 5 balanse andre selskaper. Ansvar 5-sifret: avdeling 4-sifret: seksjon (K), virksomhetsleder (N), enhetsleder (T) 3-sifret: kommunalsjef (K), enhetsleder (H) 2-sifret: 1-siffer: seksjon (N), rammeområde (H) 5 siffer i ansvar er foreslått som konteringsdimensjonen. Her er kommunestørrelsen og rapporteringsnivåer en styrende faktor. Alle kommunene må lage forslag til systematikk og forankre dette i egen organisasjon. (Begrepet dekker noe forskjellige begreper i kommunene. Det er organisasjonsformen som avgjør.) Funksjon/tjeneste Vi er enige om 4 siffer inkludert KOSTRA-funksjon. 16

17 Prosjekt/objekt og sted (frivillig dimensjoner) Dimensjonene er ikke like i alle kommuner for drift og investering. 190-funksjonen er ikke hensiktsmessig slik den brukes i noen kommuner nå. Dette jobbes det videre med i samråd med Visma. Konklusjon; faggruppen for økonomi er enige om hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for en samordna kontoplan ved innføring av Visma Enterprise. 2. "Godkjenning av prosjektplan inkl. milepæler og frister" Prosjektleder fra Visma og prosjektleder fra Kongsbergregionen jobber nå med å sluttføre arbeidet med felles prosjektplan. Alle tekniske forutsetninger er avklart for videre framdrift. Det er også etablert styringsgruppe med leverandør; Kongsbergregionen; Jan Erik Innvær, Britt Inger Kolset, Kristin Wåle Visma; Line Gunnarrud - delivery manager, Kjetil Taraldlien - salgsjef, Øystein Strysse - prosjektleder Styringsgruppen skal møtes månedlig for statusgjennomgang eller etter behov om det skulle oppstå noen uforutsette utfordringer. Oppstart av systemplanlegging er satt til 20. august. Teknisk klargjøring og oppgradering av Kongsberg og Hjartdal vil skje i oktober. Klargjøring for konvertering av Tinn og Notodden vil også starte i oktober. Intensiteten i prosjektarbeidet blir styrt i forhold til oppgaver på de aktuelle fagavdelinger slik at man vil ha mindre aktivitet i perioden desember 2012-februar I Mars 2013 vil det imidlertid bli et stort trykk med aktiviteter i alle fire kommuner for å være klar til å gå i drift 1. april I arbeidet med prosjektplanen vil det bli satt opp tydelige målsettinger for prosjektet som både er kvantitative og kvalitative. Når aktivitetsplanen som inneholder alle aktivitetene til Visma, vil også våre interne parallelle aktiviteter bli lagt inn. Det vil også bli gjennomført en grundig interessent analyse. Prosjektgruppen har allerede startet arbeidet med en informasjonsplan som vil bli knyttet opp til aktivitetsplanen. Når systemet går i drift 1. april 2013 er alle kommunene oppe med et styringsverktøy som har alle kritiske funksjoner. Det vil fortsatt gjenstå implementering av flere moduler. Ved driftsstart er det fagpersonell og superbrukere som har fått opplæring, dvs. at det også blir en viktig periode fra med opplæring av ansatte i hele organisasjonen; ledere i forhold til rapportering, attestering osv. og ansatte skal lære å registrere fravær, timer, reiseregning osv. Det vil bli lagt opp til at man lærer underveis når behov oppstår. Opplæring i feriepenger gis eksempelvis i mai/juni 2012, budsjett juni/august 2013, årsavslutning november 2013 osv. I tillegg gjøres det nå en vurderinger av når det er hensiktsmessig å implementere e-handel løsning for alle kommunene. Detaljert aktivitetsplan forventes avklart til "Beslutning om eventuell realisering av opsjon vedr. økonomiløsning for Tinn Kommune Tinn kommune har sendt en bekreftelse til Kongsbergregionen ved daglig leder om at de ønsker å realisere opsjonen vedr. økonomiløsning. Tinn Kommune vil følge samme implementering og konverteringsløp som Notodden kommune i henhold til prosjektplan fra Visma med driftstart 1. april Valg av leverandør på fakturabehandlingssystem Kommunene som er med i implementeringsprosjektet for ny ERP løsning ønsker også å ta i bruk et system for fakturabehandling. I henhold til tidligere tilbud og rammeavtaler, samt inngått kontrakt med Visma ble det utlyst minikonkurranse mellom Ibistic og Visma med svarfrist 27. mars kl Begge selskaper leverte svar innen gitt frist. 17

18 Ved å velge Visma sin løsning vil vi få en sømløs integrasjon med optimal funksjonalitet til alle brukerne i forhold til spørringer og rapporteringer i systemet. Visma Unique har bred erfaring og kompetanse på dette fagområdet. De gjennomfører alle leveranser av løsningen med egne fagkonsulenter som har inngående kjennskap til akkurat denne arbeidsprosessen. Visma var også den leverandøren som har mest relevant erfaring i forhold til offentlige kunder. Prismessig er Visma høyere på investering, men fordelt på fem år vil Visma bli økonomisk mest fordelaktig i forhold til Ibistic. Visma anbefaler Kongsbergregionen å etablere ett felles fakturamottak med én felles skanningssentral. Dette vil gi store gevinster og vil være i tråd med de ambisjoner som regionen har på tjenestesamarbeid. Prosjektgruppa har drøftet denne anbefalingen internt i gruppen og så langt er 3 av kommunene positive til å se på mulighetene for å kunne etablere et slikt samarbeid. Det er blitt uttalt at dette prosjektet skal ha hovedfokus på implementering av et styringsverktøy og ikke ha fokus på tjenestesamarbeid. Men i prosessen med implementering vil det komme opp aktuelle utfordringer knyttet til evt. samarbeid eller utveksling av tjenester som feks. utskrift av fakturaer, lønnslipper, tjenester knyttet til innfordring, ehandel. Prosjektgruppen kommer til å legge fram en sak til rådmannsutvalget til beslutning ved en senere anledning etter å ha fått gjennomarbeidet priser, vurdert mulige lokasjoner og gjennomført drøftinger ute i de respektive kommunene med de aktuelle interessenter. Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 074/12: Saken tas til orientering Sak 075/12: NCE SE driftsrapport 2011 Driftsrapport 2011 NCE SE (Vedlegg 2) Kongsbergregionen er partner i NCE SE Kongsberg. Av den grunn finner sekretariatet det riktig å forelegge de regionale organ rapport fra driftsåret 2011 til orientering. Driftsrapport 2011 fra NCE SE tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 075/12 (innstilling til regionråd): Driftsrapport 2011 fra NCE SE tas til orientering 18

19 Sak 076/12: Eventuelt Astrid Sommerstad / Krisesenter Rådmannen i Kongsberg hadde forut for møtet spilt inn denne saken og sendt ut saken slik den pt har status. Notodden har meldt inn at bare det i saken angitt som alternativ 4 som anses som konkurransedyktig Numedalskommunene arbeider med en mulig runde med forespørsel til aktuelle krisesenter Konklusjon: Saken tas til orientering Frank Pedersen / Nore og Uvdal Forstudie startes knyttet til samarbeid innenfor pleie og omsorgstjenester: områder og modeller Konklusjon: Saken tas til orientering Jon Pedersen / Flesberg Samarbeid om barnevern er under utredning i Numedal Konklusjon: Saken tas til orientering Møte med ITUM Flere av kommunene har erfart større utfordringer knyttet til IKT relaterte leveranser fra ITUM. Derfor var ledelse fra ITUM invitert til møte for å drøfte situasjonen. Saken har spesiell interesse for kommunene i Numedal og Hjartdal som i denne sammenheng er rammet mest. Det ble gjennomført en samtale der kommunene understreket sin utilfredshet med de oppståtte problem og særlig håndtering fra ITUMs side hva gjelder informasjon mv. Kommunene opplever situasjonen og håndteringen av dette som utfordrende også i fht de avtalte leveranseforhold i kontrakten mellom kommunene og ITUM. Jfr feks oppetid / definert servicetid. Bestemmelsene i avtalen om endringshåndtering anses også utfordret. I tillegg ble det stilt spørsmål om ITUMs kapasitet i fht avtalte leveranse. Informasjon/varslingsplikt i fht avtalen tilsvarende mangler. I møte orienterte ITUM om hendelsen, og hva de nå gjør for å hindre at slike hendelser skjer igjen. I møte drøftet representantene fra ITUMs ledelse og kommunene v/rådmennene situasjonen. Rådmennene ba om en skriftlig redgjørelse fra ITUM i tillegg til den orienteringen som ble gitt i møte. Denne vil regionen/kommunene tilbakemelding på. 19