RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2006 KARASJOK KOMMUNE. Rutiner ved saksbehandling av økonomisk sosialhjelp

Transkript

1 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2006 KARASJOK KOMMUNE Rutiner ved saksbehandling av økonomisk sosialhjelp 1

2 FORORD Bakgrunnen for denne rapporten er Plan for forvaltningsrevisjon , vedtatt av kommunestyret i Karasjok den (sak 50/05). Av planen framgår at det skal gjøres en forvaltningsrevisjon av økonomisk sosialhjelp. Prosjektgruppa har bestått av fagansvarlig forvaltningsrevisor Bente Willumsen som prosjektmedarbeider og revisjonssjef Tove Mathisen som prosjektleder. Våre kontaktpersoner i kommunen har vært konstituert sosialleder Ante Javo og sosialkonsulent Annhild Richardsen. Vi takker for et positivt samarbeid. Forvaltningsrevisjonsprosjektet ble behandlet i kontrollutvalget 15. desember Prosjektet ble tatt som en foreløpig orientering og det ble fattet vedtak om å utvide undersøkelsen til også å omhandle tospråklighet i saksbehandlingen. Alta, 10. januar 2007 Tove Mathisen revisjonssjef Bente Willumsen fagansvarlig forvaltningsrevisor 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 0. SAMMENDRAG FORMÅLET MED PROSJEKTET REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER ANBEFALINGER INNLEDNING PROSJEKTETS BAKGRUNN OG FORMÅL Bakgrunn Formål PROBLEMSTILLINGER REVISJONSKRITERIER Valgte kriterier METODE Datainnsamling Dataenes gyldighet og pålitelighet FAKTA OM SOSIALTJENESTEN ER SAKSBEHANDLINGEN VED SØKNAD OM ØKONOMISK SOSIALHJELP TILFREDSSTILLENDE? HVORDAN BEHANDLES SØKNADER OM ØKONOMISK SOSIALHJELP? Data Vurdering HVILKE KRAV STILLES TIL SØKNAD, OG TIL DOKUMENTASJON AV SØKERENS ØKONOMISKE SITUASJON? Data Vurdering ER UTBETALINGENE I HENHOLD TIL VEDTATTE NORMER? Data Vurdering HVORDAN BEHANDLES SOSIALE UTLÅN? Data Vurderinger ER SAKSBEHANDLINGEN I HENHOLD TIL FORVALTNINGSLOVENS BESTEMMELSER? Data Vurdering: ER SAKSBEHANDLINGEN I HENHOLD TIL SAMELOVENS BESTEMMELSER OG KOMMUNESTYRETS STRATEGIPLAN FOR TOSPRÅKLIGHET? Data Vurdering HVORDAN SKILLER KARASJOK KOMMUNE SEG FRA NÆRLIGGENDE KOMMUNER NÅR DET GJELDER UTBETALINGER AV SOSIALHJELP? SAMMENLIGNING MED UTGANGSPUNKT I KOSTRA KONKLUSJONER ANBEFALINGER

4 FIGUROVERSIKT Figur 1: Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger Enhet: Kroner Figur 2: Sosialhjelpsmottakere Enhet: personer Figur 3: Brutto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp pr. mottaker Enhet: kroner Figur 4: Samlet stønadssum (bidrag/ lån) Enhet: kroner Figur 5: Gjennomsnittlig utbetaling pr. stønadsmåned Enhet: kroner Figur 6: Gjennomsnittlig stønadslengde Enhet: Måneder TABELLOVERSIKT Tabell 1: Oversikt over avgjørelser i 16 gjennomgåtte saker... 8 Tabell 2: Driftsregnskapet 2004 og 2005 Budsjett Tabell 3: Balansen

5 0. SAMMENDRAG 0.1 Formålet med prosjektet Formålet med prosjektet har vært å undersøke om sosialtjenesten har tilfredsstillende rutiner ved saksbehandling av økonomisk sosialhjelp. Med tilfredsstillende saksbehandling mener vi her at forvaltningsloven og sosialtjenestelovens krav til saksbehandling følges. Vi har videre sett på saksbehandlingen ved sosialtjenesten i forhold til sameloven og strategiplan for tospråklighet i kommunen. Vi har også sammenlignet sosialtjenesten i Karasjok kommune med noen sammenlignbare kommuner. 0.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Er saksbehandlingen ved søknad om økonomisk sosialhjelp tilfredsstillende? Oppsummert kan vi si at saksbehandlingen i hovedsak er tilfredsstillende. Tjenesten har imidlertid ikke utarbeidet tjenestemeldinger, serviceerklæringer eller andre rutiner og maler for saksbehandlingen. Dette har medført at søknadene behandles etter ulike rutiner. Hvordan behandles søknader om økonomisk sosialhjelp? En gjennomgang av 16 saker viser at det er ulike rutiner i saksbehandlingen av økonomisk sosialhjelp. Hvilke krav stilles til søknad, og til dokumentasjon av søkerens økonomiske situasjon? Undersøkelsen viser at søknadsskjema om økonomisk sosialhjelp er ufullstendig utfylt, og at det ligger lite dokumentasjon av søkernes økonomiske situasjon i saksmappene. Er utbetalingene i henhold til vedtatte normer? De veiledende kommunale normene til grunn ved utmåling av økonomisk stønad. Det har vært ulik praktisering av langtidsnormen. Hvordan behandles sosiale utlån? Restansene på sosiale utlån viser et betydelig beløp, og det må utarbeides rutiner for hvordan purring og innfordringen av sosiale utlån skal gjennomføres. Er saksbehandlingen i henhold til forvaltningslovens bestemmelser? Saksbehandlingstiden ved søknad om økonomisk sosialhjelp vurderes som tilfredsstillende, da 14 av 16 saker har en gjennomsnittlig saksbehandlertid på 6,4 dager. Det var sendt ut foreløpig svar i den ene saken hvor saksbehandlertiden var over en måned. De som har søkt om økonomisk sosialhjelp underrettes på en ryddig, og etter forvaltningsloven riktig måte. Vi har ingen merknader til måten det gjøres på. 1

6 Er saksbehandlingen i henhold til samelovens bestemmelser og kommunestyrets strategiplan for tospråklighet? Det standardiserte søknadsskjemaet foreligger bare på norsk. I alle de undersøkte sakene var søknadsskjemaene utfylt på norsk, og vedtakene skrevet på norsk Ved muntlige henvendelser på samisk er det samisk som brukes som forvaltningsspråk. Hvordan skiller Karasjok kommune seg fra nærliggende kommuner når det gjelder utbetalinger av økonomisk sosialhjelp? KOSTRA-rapporteringen viser at Karasjok kommune ligger på nivå med sammenligningskommunene når det gjelder prioritering av økonomisk sosialhjelp, dekningsgrad og produktivitet ved sosialtjenesten. 0.3 Anbefalinger For å bedre rutinene ved saksbehandlingen vil vi komme med følgende anbefalinger: Det bør utarbeides retningslinjer og maler for saksbehandlingen Gjeldende retningslinjer ved utfylling av søknadsskjema bør følges. Det bør tas kopi av søkerens dokumentasjon av inntekter og utgifter til saksmappen Det bør utarbeides rutiner for innfordring av sosiale utlån Sosialtjenesten bør vurdere om det er hensiktsmessig å få oversatt det standardiserte søknadsskjemaet til samisk i henhold til lovens krav. 2

7 1. INNLEDNING 1.1 Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Bakgrunn for dette prosjektet er at kommunestyret i Karasjok den 15. desember 2005 vedtok at en undersøkelse av økonomisk sosialhjelp skulle ha andre prioritet i en toårig plan for forvaltningsrevisjon (sak 050/05) Formål Formålet med prosjektet har vært å undersøke om sosialtjenesten har tilfredsstillende rutiner ved saksbehandling av økonomisk sosialhjelp. Med tilfredsstillende saksbehandling mener vi her at forvaltningsloven og sosialtjenestelovens krav til saksbehandling følges. Vi har videre sett på saksbehandlingen ved sosialtjenesten i forhold til sameloven og strategiplan for tospråklighet i kommunen. Vi har også sammenlignet sosialtjenesten i Karasjok kommune med noen sammenlignbare kommuner. 1.2 Problemstillinger 1. Er saksbehandlingen ved søknad om økonomisk sosialhjelp tilfredsstillende? Hvordan behandles søknader om økonomisk sosialhjelp? Hvilke krav stilles til søknad, og til dokumentasjon av søkerens økonomiske situasjon? Er utbetalingene i henhold til vedtatte normer? Hvordan behandles sosiale utlån? Er saksbehandlingen i henhold til forvaltningslovens bestemmelser? Er saksbehandlingen i henhold til samelovens bestemmelser og kommunens strategiplan for tospråklighet? 2. Hvordan skiller Karasjok kommune seg fra nærliggende kommuner når det gjelder utbetalinger av økonomisk sosialhjelp? 1.3 Revisjonskriterier Valgte kriterier Revisjonskriterier er en samlebenevnelse på de krav og forventninger som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra gjeldende normer for kommunen, k-vedtak 08/98, sameloven ( 3-2 og 3-3)sosialtjenesteloven ( 5-1, 5-2, 5-3 og 5-4), forvaltningslovens kapittel III ( 11) og kapittel V ( 23,24, 25 og 27). De utvalgte paragrafene er gjengitt nedenfor. Veiledende satser for økonomisk sosialhjelp Kommunestyret vedtok (sak 07/02) veiledende satser for økonomisk sosialhjelp. I første punkt i kommunestyrets vedtak framgår det at: 3

8 Kommunestyret vedtar at langtidsnormen som stønadssats oppheves, med unntak for enslige uten barn og ektepar/samboere uten barn. Satsene fra skal gjelde for disse. I andre punkt i vedtaket heter det at: Kommunestyret vedtar statens satser pr som kommunens norm for økonomisk sosialhjelp. Satsene justeres i samsvar med statens justeringer av satsene. Stønaden skal dekke utgifter til det løpende daglige livsoppholdet. Følgende dekkes særskilt: boutgifter, kjøp av nødvendig innbo, innboforsikring, lege og tannlege. Fjerde punkt i vedtaket lyder som følge: Barnetrygd og kontantstøtte regnes ikke som inntekt. Det kan derfor ikke legges til grunn at disse pengene skal brukes til å dekke løpende utgifter til livsopphold. Sosialtjenesteloven kapittel 5 Sosialtjenestelovens kapittel 5 inneholder bestemmelser om økonomisk stønad. Kapittelet omhandler betingelsene for tildeling av økonomisk stønad, retningslinjer for utmåling av stønaden, bestemmelser om kommunens adgang til å knytte vilkår til søknaden og hvilke stønadsformer som kan benyttes. 5-1 Stønad til livsopphold De som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende rettigheter, har krav på økonomisk stønad. Stønaden bør ta sikte på å gjøre vedkommende selvhjulpen. Departementet kan gi veiledende retningslinjer om stønadsnivået. 5-2 Stønad i særlige tilfelle Sosialtjenesten kan i særlige tilfeller, selv om vilkårene i 5-1 ikke er tilstede, yte økonomisk hjelp til personer som trenger det for å kunne overvinne eller tilpasse seg en vanskelig livssituasjon. 5-3 Bruk av vilkår Det kan settes vilkår for tildeling av økonomisk stønad. Vilkårene må ha nær sammenheng med vedtaket, og ikke urimelig begrense stønadsmottakerens handle- eller valgfrihet. Vilkårene må heller ikke være i strid med andre bestemmelser i denne loven eller i andre lover. Det kan stilles vilkår om at mottakeren skal utføre passende arbeidsoppgaver i bostedskommunen så lenge stønaden oppebæres. 5-4 Stønadsformer Økonomisk stønad gis som bidrag, lån, garanti for lån, eller varer og tjenester. Økonomisk sosialhjelp i form av lån bør vurderes i forhold til om stønadsmottakeren vil bli i stand til å tilbakebetale lånet. Er stønaden gitt som lån eller garanti for lån, skal vedtaket inneholde bestemmelser om lånevilkårene. Forvaltningsloven Hovedhensikten med forvaltningsloven er å legge til rette for en betryggende saksbehandling i forvaltningen. Det vil si en saksbehandling som kan styrke den enkeltes rettsikkerhet og sikre materielt riktige resultater. Saksbehandlingstid, foreløpig svar 11 a Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorgan som mottok henvendelsen, snarest mulig gi foreløpig svar. I svaret 4

9 skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Formene for enkeltvedtak 23 Et enkeltvedtak skal være skriftlig om ikke dette av praktiske grunner vil være særlig byrdefullt for forvaltningsorganet. Når enkeltvedtak skal grunngis 24, 1. ledd Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelse samtidig med at vedtaket treffes. 24, 2. ledd I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Det samme gjelder i saker om fordeling av tillatelser eller andre fordeler mellom flere parter. Begrunnelsens innhold 25 I begrunnelsen skal det vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. I tilfelle skal det i underretningen til parten legges ved kopi av framstillingen. De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, bør nevnes. Er det gitt retningslinjer for skjønnsutøvingen, vil i alminnelighet en henvisning til retningslinjene være tilstrekkelig. Underretning om vedtaket 27, 1. ledd Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. Underretning skal gis av det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, hvis ikke særlige grunner tilsier at dette overlates til et annet organ. I regelen gis underretningen skriftlig. 27, 3. ledd I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere framgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18 jf 19 til å se sakens dokumenter. 5

10 Sameloven Oversettelse av regler. Kunngjøringer og skjema 3-2, 3. ledd. Skjema til bruk overfor et lokalt eller regionalt offentlig organ i forvaltningsområdet skal foreligge både på samisk og norsk. 3-3 Rett til svar på samisk 3-3, 2. ledd. Den som henvender seg skriftlig på samisk til et offentlig organ i forvaltningsområdet, har rett til svar på samisk. Strategiplan for gjennomføring av to-språklighet i Karasjok kommune Vedtatt av kommunestyret i sak 08/98 Forutsetningen i vedtaket fra 1998 var to-språklighet, og vedtaket var en følge av Sameloven som gir anledning til å sidestille samisk og norsk i det samiskspråklige forvaltningsområdet. 1.4 Metode Datainnsamling Metode er samlebetegnelsen på de framgangsmåtene som benyttes for å samle inn data som kan gi svar på problemstillingen i en undersøkelse. Framgangsmåten i denne undersøkelsen har vært intervju, dokumentanalyse og statistikkanalyse. Hovedinformantene har vært konstituert sosialleder Ante Javo 1 og sosialkonsulent Annhild Richardsen. Problemstilling nummer en er besvart med grunnlag i informasjon som er fremkommet i intervju, samt gjennomgang av saksmapper. I 2005 var det registrert 146 klienter på ei liste som ble tatt ut av saksbehandlersystemet. Det viste seg imidlertid at denne listen inneholdt også andre typer utbetalinger enn økonomisk sosialhjelp. Vi plukket derfor tilfeldig ut 16 personer som hadde fått utbetalt økonomisk sosialhjelp i Problemstilling to er besvart ved hjelp av tall fra SSB (KOSTRA). Ved hjelp av KOSTRAtallene kan vi si noe om prioritering, dekningsgrad og produktivitet ved sosialtjenesten i Karasjok sammenlignet med sosialtjenesten i andre kommuner Dataenes gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at innsamlede data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene. Det er likevel viktig å være klar over at opplysningene i rapporten representerer et utvalg av virkeligheten. Vi har ikke gjennomgått alle saker, og heller ikke alle forhold ved de undersøkte sakene. Vi mener likevel at vi har tilstrekkelig med informasjon til å svare på de problemstillingene som er satt opp for undersøkelsen. 1 Sosialleder Annlaug Maridal er ute i permisjon i tidsrommet undersøkelsen er gjennomført (høsten 2006). Vår hovedinformant har derfor vært konstituert sosialleder Ante Javo. 6

11 Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er blant annet ivaretatt ved at faktaopplysningene i rapporten er verifisert av sosialleder. Tallmaterialet fra SSB kan inneholde feil dersom kommunene har rapportert feil. SSB publiserer ureviderte tall for kommunene 15. mars, og korrigerte tall 15. juni hvert år. KOSTRA-tallene for 2005 som er brukt i rapporten er reviderte tall. 2. FAKTA OM SOSIALTJENESTEN Sosialtjenesten ivaretar saksbehandling etter sosialloven og er direkte underlagt helse- og sosialsjefen. Tjenesten har fire stillingshjemler, en sosialleder, to sosialkonsulenter og en merkantil stilling. Sosiallederen er også barnevernleder. Sosiallederen utarbeider forslag til budsjett og har anvisningsmyndighet. Sosialtjenesten har ikke datatilgang til regnskapssystemet, men har ansvaret for budsjett- og regnskapsrapportering. Det rapporteres månedlig til hovedutvalget. Sosialtjenesten benytter det elektroniske saksbehandlingssystemet Humanus. I dette systemet registreres alle søknader og nødvendige klientopplysninger, samt opplysninger som kreves av SSB. I følge vår informant har/er det en del mangler ved systemet som gjør det vanskelig å ta ut rapporter. Det opprettes en saksmappe på hver klient. Papirversonen arkiveres etter fødsels- og personnummer og etter alfabetet. Arkivet med saksmapper oppbevares i låsbart skap i et eget rom. 3. ER SAKSBEHANDLINGEN VED SØKNAD OM ØKONOMISK SOSIALHJELP TILFREDSSTILLENDE? 3.1 Hvordan behandles søknader om økonomisk sosialhjelp? Data Ved henvendelse til sosialtjenesten blir det orientert om at søker skal ha benyttet de muligheter han/hun har for å greie seg selv før det fremsettes søknad om økonomisk hjelp. Dette innebærer at søker skal ha undersøkt mulighet for hjelp gjennom trygdekontoret, A-etat og lignende før sosialhjelp kan ytes. Søker skal også ha undersøkt mulighet for lån i bank 2, rimeligere nedbetalingsvilkår, utsettelse av låneterminer og nedbetaling av andre faste utgifter. Hver morgen blir innkommet post gjennomgått i et felles postmøte på sosialkontoret, og søknader om økonomisk sosialhjelp blir fordelt mellom saksbehandlerne. Andre henvendelser skjer enten ved personlig frammøte eller via telefon. I følge sosialleder er det ulike rutiner for hvordan mottatte søknader behandles. En av saksbehandlerne setter alltid opp timeavtale når søknadsskjema leveres. Andre saksbehandlere undersøker først hva som er problemet, og ber deretter klienten om å levere inn søknad. Tjenesten har ikke utarbeidet tjenestemeldinger, serviceerklæringer eller andre rutiner og maler for saksbehandlingen. 2 Dette er kun aktuelt for søkere som ellers er selvhjulpen med ordnet økonomi, men som i en gitt situasjon kommer i en kortsiktig vanske. 7

12 Nye klienter blir tildelt den saksbehandleren som har best kapasitet i øyeblikket. Førstegangssøkere innkalles alltid til samtale hvor søknaden blir gjennomgått. Problemene kartlegges, og det diskuteres mulige løsninger på den oppståtte situasjonen. Klienter som allerede er i systemet henvender seg ofte med en kort søknad om hva det søkes om. Saksbehandlingen skjer da etter grunnlagsdata som er innhentet tidligere. Ved fornying av vedtak blir klienten forespurt om endring i den økonomiske situasjon. Det finnes ingen rutine for hvor ofte det skal hentes inn ny økonomisk dokumentasjon for klienter som har vært i systemet en stund. I følge sosialleder er det et ønske om å jobbe mer med langtidsklienter for å få disse ut av systemet. Foreløpig har ikke dette lykkes, blant annet har det vært for lite tid til den type arbeid. Hver onsdag avholdes det saksbehandlermøter hvor alle saksbehandlerne, inkludert sosiallederen, deltar. På disse møtene blir vanskelige saker diskutert, og det blir avgjort om saken skal innvilges, avslåes eller om det trengs ytterligere utredninger. Ut over det er det den enkelte saksbehandler som fatter vedtak i saken, som blir endelig godkjent av sosiallederen før utbetaling. Ved leders fravær er det nestleder som godkjenner vedtakene. Er begge disse borte, må helse- og sosialsjef eller rådmann godkjenne vedtaket og anvise til utbetaling. Søknader om økonomisk sosialhjelp inntil kr ,- avgjøres administrativt av sosialtjenesten ved sosialleder. Enkeltutbetalinger over kr ,- behandles i hovedutvalget. Sosialtjenesten har et nært samarbeid med Aetat og Trygdeetaten 3. Det er mest samarbeid med Aetat i forbindelse med enkeltsaker og muligheten for å få klientene ut i tiltak. Det avholdes et fast månedlig rådgivningsmøte mellom Aetat og sosialtjenesten, i tillegg til at det er mye uformell kontakt både telefonisk og ved personlig frammøte. Sosialtjenesten har også basismøter med Aetat, Trygdeetaten, lege og klient for å finne løsning på den enkeltes situasjon. Sosialtjenesten i Karasjok kommune bevilger i hovedsak økonomisk sosialhjelp etter sosialtjenestelovens 5-1 (stønad til livsopphold). I følge våre informanter benyttes også lovens 5-2 (stønad i særlige tilfeller) og 5-3 (bruk av vilkår) i stor utstrekning. Tabell 1: Oversikt over avgjørelser i 16 gjennomgåtte saker Ikke arkivert Avslått vedtak , Av de 16 sakene vi undersøkte var et vedtak ikke arkivert i klientmappen. To søknader var avslått. 13 saker var innvilget etter sosialtjenestelovens 5-1, hvorav det i fem saker også var brukt vilkår. I to saker var 5-2 (stønad i særlige tilfeller) benyttet, mens det i en sak i tillegg var benyttet 5-9 (refusjon i ytelser fra folketrygden m.m.). Etter at søknaden er godkjent/avslått blir opplysningene og vedtaket registrert i saksbehandlersystemet. I vedtaket framgår det hvilken paragraf som er benyttet ved avgjørelsen av søknaden. Vedtaket sendes søker, og det tas kopi til klientmappa. 3 Fra har etatene blitt den nye arbeids- og velferdsetaten og har fått navnet NAV 8

13 Alle vedtakene som var arkivert i klientmappen (15 av 16) var underskrevet. To av vedtakene var underskrevet av sosialleder og tre vedtak var underskrevet av saksbehandler for leder. De øvrige underskriftene var umulig å tyde Vurdering Sosialtjenesten gjør vedtak i alle saker inntil kr ,-. Enkeltutbetalinger over kr ,- behandles av hovedutvalget. Sosialleder og saksbehandlerne synes ordningen har fungert tilfredsstillende. Tjenesten har ikke utarbeidet tjenestemeldinger, serviceerklæringer eller andre rutiner og maler for saksbehandlingen. Det har medført at det er ulike rutiner ved mottak av søknader. Vedtakene blir fattet etter 5-1 (stønad til livsopphold). I en tredjedel av de undersøkte sakene er det satt vilkår. Sosialtjenesten har satt som vilkår at søker må være aktiv i forhold til å oppsøke arbeidsformidlingen, søke på jobber, arbeidsmarkedskurs, praksisplasser og andre tiltak for arbeidsledige 4. Dette med sikte på å gjøre stønadsmottakeren i stand til å ta ansvar for sin egen livssituasjon. Klienten skal også gjøre sitt for å komme ut av avhengighetsforholdet til hjelpeapparatet. Vilkår etter 5-3 er med andre ord noe annet enn den behovsprøving som finner sted etter 5-1. I følge sosialleder har de alltid fokus på at klienten skal bli selvhjulpen ved å motivere for behandling dersom det synes påkrevd 5. Sosialtjenesten unnlater å bruke vilkår når de på forhånd vet at dette ikke nytter, for eksempel fordi arbeid eller plass på arbeidstreningsopplegg ikke er tilgjengelig eller lignende. Det opplyses videre at det kan hende at det noen ganger tas for lettvindt på dette særlig når arbeidssituasjonen ved sosialtjenesten er overhektisk. Saksbehandlersystemet er i følge sosiallederen et viktig verktøy som brukes aktivt i saksbehandlingen. I 12 av 16 undersøkte saker var det tatt ut en økonomisk oversikt over inntekter og utgifter fra datasystemet, som var arkivert på klientenes mappe. Det kan tyde på at det også er ulike rutiner for hva som skal arkiveres på klientmappen. Gjeldende norm var lagt inn ved utmåling av stønaden. Beregningen skjer maskinelt ut fra de inntekter og utgifter som er lagt inn i systemet. I tillegg til søkerens økonomi registreres det også personaldata i saksbehandlersystemet. Da vi ønsket å ta ut ulike rapporter fra systemet var det ikke mulig å få ut de rapportene vi etterspurte. Det var heller ikke mulig å finne kopi av rapportene/ tallene som var rapportert inn til SSB. Det kan tyde på at systemet ikke er oppdatert eller at det ikke er gitt grundig nok opplæring til de ansatte i bruk av systemet. 3.2 Hvilke krav stilles til søknad, og til dokumentasjon av søkerens økonomiske situasjon? Data Det er utarbeidet et veiledningsskjema til bruk ved utfylling av søknadsskjema 6. Av veiledningen til søknadsskjema framgår det at før søknaden kan behandles må sosialkontoret ha dokumentasjon av alle opplysninger om utgifter og inntekter. Det må derfor legges ved 4 I de undersøkte sakene var det tatt inn som standardtekst i vedtaket. 5 Det kan ikke settes som vilkår at behandling skal igangsettes. 6 Det gjelder spesielt førstegangssøkere. 9

14 søknaden kopi av kvitteringer for lønn, trygdeytelser, husleie, strøm, brensel, boliglån, kommunale avgifter og hus/innboforsikringer. Som søknad benyttets i hovedsak standardisert skjema 7 ved første gangs henvendelse. Det leveres også håndskrevne søknader spesielt fra de som har vært i systemet en stund. En gjennomgang av 16 saksmapper viser at det er benyttet standardisert søknadsskjema i alle sakene. Alle søknadene er underskrevet av søker. I 15 av 16 saker framgår det av søknadsskjema hva søknaden gjelder. Opplysninger som skal registreres av sosialtjenesten er følgende: søker ID, journalnummer, saksnummer, saksbehandler og arkivkode. I bare en av 16 saker er alle disse opplysningene fylt ut. I sju av 16 saker er opplysninger om personalia, barn, husholdningssituasjon, boligopplysninger og arbeidssituasjon registrert. Opplysninger om den økonomiske situasjonen på søknadsskjema er svært mangelfull. I 10 av 16 saker fremkommer ingen opplysninger om søkerens økonomiske situasjon på søknadsskjema. Det ligger også lite dokumentasjon av søkernes økonomiske situasjon i saksmappene. Av de 16 sakene vi undersøkte var tre søknader fra førstegangssøkere Vurdering I følge veilederen til søknadsskjema om økonomisk sosialhjelp skal søknadsskjema være fullstendig utfylt med all dokumentasjon til timeavtalen. Vår gjennomgang av 16 saker viser at det er store mangler ved utfyllingen av søknadsskjema. Det gjelder både opplysninger som skal fylles ut av sosialtjenesten og av søkeren. Spesielt er den økonomiske situasjonen til søkerne mangelfullt dokumentert. Det gjelder også de tre førstegangssøkerne. Årsaken til at søknadsskjemaene er mangelfull kan være at opplysningene registreres direkte i datasystemet, eller at søkeren ikke har inntekter og utgifter 8, eller at det er ulike rutiner for å akseptere når søknaden er godt nok utfylt. Vi vil anmode om at rutinene i veilederen praktiseres i forhold til registrering av opplysninger i søknadsskjema. I de tilfeller hvor søkeren ikke har inntekter eller utgifter bør det føres opp null. I følge sosialtjenesteloven skal stønad utmåles på grunnlag av en konkret vurdering av den enkeltes faktiske behov. Søkernes utgifter skal sees i sammenheng med vedkommendes inntekter og inntektsmuligheter. Dette følger av lovens 5-1 første ledd. I 12 av de 16 sakene vi undersøkte lå en økonomisk oversikt som viser at stønaden ble utmålt etter søkernes utgifter sett i forhold til vedkommendes inntekter og inntektsmuligheter (jf. Kap.2.1.1). Vårt inntrykk etter gjennomgangen av sakene er at det gjøres en grundig saksbehandling. Av 16 søknader var to avslått og to delvis innvilget. Det ligger lite dokumentasjon av søkernes økonomiske situasjon i saksmappene. At det ligger lite dokumentasjon av utgiftene og inntektene i saksmappene kan skyldes at det ikke tas kopi av søkernes inntekter og utgifter, eller at det er ulike rutiner for hva som skal ligge av dokumentasjon i saksmappene. Vår gjennomgang av 16 saksmapper viser at dokumentasjon av søkerens inntekter og utgifter blir etterlyst før søknader behandles (jf. kap ). 7 K-blankett Forlag: Sem & Stenersen Prokom AS. 8 Det hender da at økonomifeltet blir stående tomt 10

15 3.3 Er utbetalingene i henhold til vedtatte normer? Data Rundskriv A-1/05 omhandler statlige veiledende retningslinjer for utmåling av stønad til livsopphold etter sosialtjenestelovens 5-1 tredje ledd. Satsene i de veiledende retningslinjene ble prisjustert i 2006 med konsumprisindeksen siden forrige prisjustering. De veiledende retningslinjene er fastsatt med følgende satser per måned fra 1. januar 2006: Enslige kr 4 270,- 5763,- Ektepar/samboere kr 7 100,- 9919,- Person i bofellesskap kr 3 550,- 4407,- Barn 0-5 år kr 1 630,- Barn 6-10 år kr 2 160,- Barn år kr 2 720,- Langtidsnorm I følge sosialleder er rutinen at korttidsnormen benyttes de tre første månedene klientene er i systemet. Etter tre måneder benyttes langtidsnormen ved utbetaling til enslige og ektepar/samboere uten barn. Det ble gitt uttrykk for at det er ulik praksis blant saksbehandlerne ved bruk av kortids- og langtidsnormen. De fleste saksbehandlerne benytter både kortids- og langtidsnormen, men det forekommer at kortidsnormen brukes ved utmåling av økonomisk stønad også etter tre måneder til enslige og ektepar/samboere uten barn. Årsaken til dette er blant annet tilbakemelding fra arbeidskontoret om at klienter nekter å ta imot tiltak gjennom Aetat da sosialhjelp utgjør en større utbetaling enn individstønad gjennom Aetat. I følge sosialleder skal det, dersom hjelpen settes under normen, fremgå tydelig som eget punkt i vedtaket og begrunnes særskilt. En gjennomgang av 16 saksmapper viser at de veiledende normene blir fulgt i saksbehandlingen ved utmåling av stønad til livsopphold. Av de 12 sakene hvor det forelå økonomisk oversikt, er det i to saker utbetalt sosial stønad etter langtidsnormen, mens i de øvrige sakene var korttidsnormen lagt til grunn ved utmålingen. Undersøkelsen viser at i noen saker er kortidsnormen benyttet ved utbetaling til enslige og ektepar/samboere uten barn som har vært i systemet i over tre måneder. De 16 utvalgte sakene viser at boutgifter, kjøp av nødvendig innbo, innboforsikring, lege og tannlege dekkes særskilt. Vi fant ikke at barnetrygd og kontantstøtte var regnet som inntekt Vurdering Økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven er en skjønnsmessig ytelse, jf. lovens 5-1 første ledd. Sosialtjenesten har både rett og plikt til å utøve skjønn når den vurderer om det skal ytes stønad, og ved utmåling av stønaden. Satsene i de veiledende retningslinjene må derfor betraktes som et veiledende utgangspunkt for det skjønn som skal utøves. En gjennomgang av 16 saksmapper viser at de veiledende kommunale normene blir lagt til grunn ved utmåling av stønaden, og at satsene blir justert i samsvar med statens justeringer av satsene. Det har imidlertid vært ulik praksis blant saksbehandlerne når det gjelder bruk av langtidsnormen. I henhold til sosialleder ble praksisen endret da han nylig ble kjent med dette. Alle saksbehandlerne er nå innforstått med at langtidsnormen skal benyttes. Revisjonen vil 11

16 likevel anbefale at det lages rutiner for når og hvordan korttids- og langtidsnormen ved utmåling av økonomisk sosialhjelp skal benyttes jf. kommunestyrets vedtak. Samtidig som det er viktig å få til en lik og betryggende saksbehandling for søkere av økonomisk sosialhjelp. De 16 utvalgte sakene viser at boutgifter, kjøp av nødvendig innbo, innboforsikring, lege og tannlege dekkes særskilt. Vi fant heller ikke at barnetrygd og kontantstøtte var regnet som inntekt. Med unntak av praktiseringen av langtidsnormen viser gjennomgangen av saksmappene at kommunestyrets vedtak blir lagt til grunn i saksbehandlingen ved utmåling av økonomisk sosialhjelp. 3.4 Hvordan behandles sosiale utlån? Data Sosiale lån er hjemlet i sosiallovens 5-4, hvor det framgår at økonomisk stønad kan gis som lån. Tabellen nedenfor viser hva Karasjok kommune har gitt i sosiale lån og mottatt i avdrag på sosiale utlån i perioden 2004 og 2005: Tabell 2: Driftsregnskapet 2004 og 2005 Budsjett 2005 Regnskap 2004 Regnskap 2005 Budsjett 2005 Sosiale utlån , , ,- Innbetaling avdrag utlån , , ,- I 2005 ble det utbetalt mer i sosiale utlån enn det som var budsjettert. Regnskapet viser en liten økning i innbetalte avdrag på sosiale utlån i forhold til budsjettet for I følge vår informant vurderer sosialkontoret, før sosiale utlån innvilges, om søkeren vil bli i stand til å tilbakebetale lånet. Ved innvilgelse av lån fylles det ut et gjeldsbrev etter en fast mal i saksbehandlersystemet. Gjeldsbrevet inneholder en nedbetalingsplan hvor det framgår hvordan lånet skal tilbakebetales. I følge malen skal gjeldsbrevet underskrives av lånetakeren og eventuell ektefelle, samt to vitneunderskrifter. Gjeldsbrevet arkiveres på sosialkontoret. Det tas kopi til lånetakeren og det sendes en kopi av gjeldsbrevet til kommunekassereren, hvor det blir arkivert i egen mappe. Tabell 3: Balansen Konto Sosiale utlån , ,- Balansekontoen viser en økning i utestående sosiale lån fra 2004 til 2005 med kr ,-. Kommunekassereren regnskapsfører ikke sosiale lån over lånesystemet og det ligger dermed ingen automatikk i purringer og innfordringer. Avdrag på utlån blir regnskapsført av kommunekassereren fortløpende. Sosialtjenesten får jevnlig oversikt fra økonomiavdelingen over innbetalinger og restanser på utlånene. I følge sosialleder finnes det ingen rutiner for purring og innkreving av sosiale utlån. Oppgaven krever mer ressurser enn bare å sende ut kravene maskinelt og oppfølgingen har derfor sviktet. 12

17 En gjennomgang av utlånsmappa ved sosialtjenesten viser at siste purringer på sosiale utlån var foretatt 28. januar Vurderinger Restansene på utlånene er økt med kr ,- fra 2004 til 2005, og viser per kr ,-. I henhold til sosiallovens 5-7 er kommunens krav om tilbakebetaling av lån i seg selv tvangsgrunnlag. Det innebærer at kommunen kan inndrive sosiale lån via namsmyndighetene uten først å gå veien om domstolene for å få tvangsgrunnlag, men da må gjeldsbrevene være av en slik art at de kan benyttes som tvangsgrunnlag. Restansene på sosiale utlån viser et betydelig beløp, og det må utarbeides rutiner for hvordan purring og innfordringen av sosiale utlån skal gjennomføres. 3.5 Er saksbehandlingen i henhold til forvaltningslovens bestemmelser? Data Søknader om økonomisk sosialhjelp blir saksbehandlet fortløpende. I følge sosiallederen er saksbehandlingstiden kort og varierer fra 0-3 dager. Vi har beregnet saksbehandlingstiden fra registrert søknad til vedtaksdato. I 14 av 16 saker varierte saksbehandlingstiden fra 0 16 dager. I en av sakene var saksbehandlingstiden på 43 dager, hvor det en måned etter at søknaden ble mottatt, ble sendt ut foreløpig svar hvor det ble opplyst om at før søknaden kan behandles må det foreligge dokumentasjon av inntekter og utgifter. 13 dager etterpå ble søknaden om økonomisk sosialhjelp avslått med bakgrunn i manglende dokumentasjon. I en sak var ikke vedtaket arkivert på klientmappen og vi kan derfor ikke si hvor lang saksbehandlingstiden på denne saken har vært. Alle enkeltvedtak var gjort skriftlig. Av de 16 sakene vi gjenomgikk var 12 av søknadene innvilget, to hadde fått avslag og to var delvis innvilget. Underretningene om vedtak inneholder henvisning til søknad, vedtak, lovhjemmel og begrunnelse, samt opplysninger om innvilget stønad. I underretningen henvises det til eget vedlegg angående klageadgangen hvor det opplyses om klagerettighet og innsynsrett Vurdering: Saksbehandlingstiden ved søknad om økonomisk sosialhjelp vurderes som tilfredsstillende da 14 av 16 saker er behandlet med en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på 6,4 dager. I en sak var ikke vedtaket arkivert i klientmappen og vi kan derfor ikke si noe om hvor lang saksbehandlingstiden har vært. Det skal gis foreløpig svar i alle saker som gjelder enkeltvedtak dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at henvendelsen er mottatt. I en sak var det sendt ut foreløpig svar en måned etter at søknaden var mottatt med begrunnelse om at før søknaden kan behandles må inntekter og utgifter dokumenteres. Alle vedtakene var gjort skriftlig, med unntak av en sak hvor vedtaket ikke var arkivert i klientmappen. Hovedregelen er at enkeltvedtak skal begrunnes. Dette for å oppnå større grundighet og nøyaktighet i saksbehandlingen. Det er likevel gitt unntak fra plikten til begrunnelse dersom forvaltningsorganet innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. 12 av sakene vi undersøkte hadde fått innvilget 13

18 sin søknad. I disse vedtakene vises det til lov om sosiale tjenester og paragrafene som er benyttet. Lovteksten i paragrafene er gjengitt. I de to sakene som hadde fått avslag var det gitt grundige begrunnelser. Det var det også gjort i de to sakene som var delvis innvilget. Hvis vedtak ikke begrunnes, eller hvis denne er mangelfull, kan parten bli i tvil om vedtaket kan påklages og hvordan det eventuelt skal angripes. En god begrunnelse styrker partenes rettsikkerhet, og kan gjøre det enklere for parten ved en klagesak. En god begrunnelse kan imidlertid også føre til at parten avfinner seg med situasjonen, og at det blir færre klagesaker og mindre merarbeid for kommunen. De sakene vi har gjennomgått viser at sosialtjenesten underretter søkerne av økonomisk sosialhjelp på en ryddig og etter forvaltningsloven riktig måte. 3.6 Er saksbehandlingen i henhold til samelovens bestemmelser og kommunestyrets strategiplan for tospråklighet? Data Som søknad benyttets i hovedsak standardisert skjema (jf. pkt ), men det leveres også håndskrevne søknader om økonomisk sosialhjelp. Det standardiserte søknadsskjemaet foreligger bare på norsk. I vår gjennomgang av 16 saksmapper er det benyttet standardisert søknadsskjema i alle de undersøkte sakene (jf.pkt ). Samtlige søknadsskjema er utfylt på norsk. Alle vedtakene som lå i saksmappene (15 av 16) var også skrevet på norsk. I følge sosialtjenesten er det svært sjeldent at de mottar søknader på samisk. De få gangene det har skjedd har søkerne fått svar på norsk. Det opplyses videre at ved muntlige henvendelser på samisk er det samisk som brukes som forvaltningsspråk Vurdering De standardiserte søknadsskjemaene foreligger kun på norsk. Om det er årsaken til at sosialtjenesten ikke mottar søknader på samisk er vanskelig å si noe om. Det opplyses om at det også leveres håndskrevne søknader, som heller ikke er på samisk. I følge sosialtjenesten er det svært sjeldent at de mottar søknader om økonomisk sosialhjelp på samisk. Sameloven inneholder bestemmelser om at skjema til bruk overfor et lokalt offentlig organ i forvaltningsområdet skal foreligge både på samisk og norsk. Sosialtjenesten bør vurdere om det er hensiktsmessig å få oversatt det standardiserte søknadsskjemaet til samisk i henhold til lovens krav. I følge sameloven har den som henvender seg skriftlig på samisk til et lokalt offentlig organ i forvaltningsområdet, rett til å få skriftlig svar på samisk. I vår undersøkelse har alle skriftlige henvendelser vært på norsk. Vedtakene som er fattet er skrevet på norsk. Ved muntlige henvendelser på samisk blir samisk benyttet som forvaltningsspråk. 14

19 4. HVORDAN SKILLER KARASJOK KOMMUNE SEG FRA NÆRLIGGENDE KOMMUNER NÅR DET GJELDER UTBETALINGER AV SOSIALHJELP? 4.1 Sammenligning med utgangspunkt i KOSTRA Vi har her sammenlignet Karasjok kommune med gjennomsnittstall for kommunene i KOSTRA-gruppe 03 9, samt Kautokeino- og Porsanger kommune, ved hjelp av statistikk fra SSB. Prioritering Kommunens prioritering av sosialtjenesten er målt ut fra netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger. Figur 1: Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger Enhet: Kroner Karasjok Kautokeino Porsanger KOSTRA-gruppe Både i 2004 og 2005 er det bare Porsanger kommune som bruker mer av netto driftsutgifter til sosialtjenesten per innbygger enn det Karasjok kommune gjør. Dekningsgrader Dekningsgrad er her målt ut fra andel sosialhjelpsmottakere. 9 KOSTRA ( KOmmune STat RApportering) gruppe 03 består av 32 kommuner, fordelt over hele landet, som ut fra noen gitte kriterier er sammenlignbare. Også Karajok, Kautokeino og Porsanger inngår i denne KOSTRAgruppen. 15

20 Figur 2: Sosialhjelpsmottakere Enhet: personer Karasjok Kautokeino Porsanger KOSTRA-gruppe I 2004 er det bare Porsanger kommune som har flere sosialhjelpsmottakere enn Karasjok kommune. I 2005 har KOSTRA-gruppen færrest sosialhjelpsmottakere. I Karasjok kommune er antallet som har fått økonomisk sosialhjelp gått ned fra 138 personer i 2004 til 113 personer i Produktivitet Produktivitet er her målt som brutto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp pr. mottaker. Figur 3: Brutto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp pr. mottaker Enhet: kroner Karasjok Kautokeino Porsanger KOSTRA-gruppe I 2004 hadde Karasjok litt lavere brutto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp pr. mottaker enn Kautokeino kommune og litt høyere enn Porsanger kommune. Høyest ligger KOSTRAgruppen. I 2005 ligger KOSTRA-gruppen og Karasjok kommune på omtrent samme nivå, mens Kautokeino og Porsanger kommune ligger noe lavere. Brutto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp pr. mottaker økte fra kr i 2004 til kr ,- i Utdypende tjenestefaktorer Vi vil her se på samlet stønadssum (bidrag og lån), gjennomsnittlig utbetaling pr stønadsmåned og gjennomsnittlig stønadslengde. 16