Kommunikasjonsplan ( ) Nordland idrettskrets

Transkript

1 Kommunikasjonsplan ( ) Nordland idrettskrets 1.! Innledning En kommunikasjonsplan er en plan som skal fortelle hva vi skal kommunisere til hvem, hvorfor vi ønsker dette og hvordan vi formidler vårt budskap. Det Nordland idrettskrets (NIK) ønsker å oppnå med denne kommunikasjonsplanen, er å gjøre det enklere å oppnå mål og delmål i vår vedtatte handlingsplan. Samtidig handler kommunikasjon om å forholde seg mer bevisst til våre omgivelser. Dette innebærer å «snakke» og å «lytte», med andre ord utnytte de rette kanalene på en riktig måte for å kommunisere. Denne planen skal hjelpe oss å lære og «trykke» på de rette knappene for å nå ut med vårt budskap om «Idrettsglede for alle i Nordland». Planen tar for seg to spesifikke områder: Muntlig kommunikasjon (historiene vi forteller) Digital kommunikasjon (verktøyene vi bruker) 2.! HVORFOR? NIKs visjon, virksomhetsidé, verdigrunnlag og hovedmål Kommunikasjonsplanen skal være en del av hele organisasjonens planverk. Den må derfor ta utgangspunkt i strategiplanen og handlingsplanen for Nordland idrettskrets, slik at det blir en rød tråd mellom disse og kommunikasjonsplanen. Visjon: Virksomhetsidé: Verdigrunnlag: Idrettsglede for alle i Nordland Idrettskretsen skal være et kompetansesenter som tilrettelegger for utvikling av idrettsorganisasjonen i Nordland Glede Fellesskap Helse Ærlighet Hovedmål: Nordlandsidretten skal være åpen og inkluderende, med gode rammevilkår og langsiktig finansiering 3.! TIL HVEM? Målgruppene vi vi ønsker å nå Når vi velger ut målgrupper tar vi utgangspunkt i vår virksomhetsidé og hovedmål. Det er disse som forteller hva idrettskretsen skal drive med, for hvem og hva som er hovedmålet med alt vi driver med. Virksomhetsidéen har som agenda å gi organisasjonen et fortrinn til å oppnå sitt hovedmål. Vi må derfor se på hvilke målgrupper vi skal forholde oss til for å kunne lykkes med å oppnå hovedmålet. Virksomhetsidéen til NIK lyder: Idrettskretsen skal være et kompetansesenter som tilrettelegger for utvikling av idrettsorganisasjonen i Nordland. Dette betyr at NIK må nå ut til idrettslederne i idrettsorganisasjonen for å nå vårt hovedmål som lyder: Nordlandsidretten skal være åpen og inkluderende, med gode rammevilkår og langsiktig finansiering. Således er også

2 politikere og journalister viktige målgrupper i denne kommunikasjonsstrategien, fordi det er disse som vi kan påvirke for å bidra til bedre rammevilkår og belyse idrettens samfunnsverdi. Idrettslederen. Vår primære og viktigste målgruppe! Med dette menes de personer som er engasjerte i idretten, gjennom et formelt (og uformelt verv). Med andre ord; de som sitter i styrene i idrettslagene og idrettsrådene i vårt fylke. Idretten som helhet. Med dette menes ledere i de øvrige organisasjonsleddene i norsk idrett. Særkretser/regioner, særforbund og NIF sentralt. Politikere, administrasjonen i fylkeskommunen og kommunene, samt journalister Med dette menes lokalpolitikere og byråkrater i Nordland og journalister i lokalavisene. Nordland idrettskrets omdømme i dag Nordland idrettskrets er for lite kjent hos den jevne idrettslederen. Dette skyldes til dels en høy «turn-over» blant idrettsledere, og at det samtidig kan oppleves at idrettskretsen er en byråkratisk del av idrettsorganisasjonen. Det meste av kommunikasjonen til og fra idrettslaget går dessuten direkte til/fra særkrets/region eller særforbund. Vi kan derfor si at idrettskretsen er relativt ukjent blant Nordlands befolkning. 4.! HVA - Historiene vi forteller (muntlig kommunikasjon) Muntlig kommunikasjon handler først og fremst om innholdet i de historiene vi forteller, men ikke minst om hvordan vi forteller dem. Jo mer samstemte vi er i våre historier, at vi har ett felles begrepsapparat, desto større trykk får vi lagt på det vi mener er viktig i vårt budskap. Det er et mål at alle som jobber i og for Nordland idrettskrets skal kjenne til disse historiene, og fortelle dem på en tilnærmet lik måte. Nordland idrettskrets har 3 innsatsområder i sin strategiplan for : 1)! Tilrettelegging for idrettsaktivitet 2)! Organisasjonsutvikling i idretten 3)! Idrettens rammevilkår Og våre uttalte hovedprioriteringer for perioden er: Ungdomsidretten Kompetanseheving i idrettsorganisasjonen

3 MERK! For å få fram vårt budskap på best mulig, og få alle vi kommuniserer med til å forstå hva vi sier. Det holder ikke å snakke om rammebetingelser, momskompensasjon, inkludering, virksomhetsplan osv. Vi må bryte ned vårt fagspråk til et språk som alle forstår. Samtidig må vi aktivt bruke begreper fra vår virksomhetsplan (strategiplanen); spesielt vår virksomhetsidé og vår visjon. Her er 3 historier vi kan bruke for å få fram vårt budskap! Idretten trenger flere ledere med idretts- og organisasjonskompetanse! Det er stor turn-over på ledersiden i store deler av norsk idrett. Frivillig arbeid er relativt vanskelig å drifte, fordi man er avhengig av å motivere folk til å jobbe uten å få betalt i form av penger. Det er i tiden at folk har havnet i «tidsklemma» og det er en utfordring for mange idrettslag å få nok folk til å gjøre en frivillig innsats for å få hjulene til å gå rundt. Et større fokus på kompetanseheving i styrene i idrettslagene er Nordland idrettskrets hovedprioritering. De som blir valgt inn i et idrettslags styre trenger knagger å henge oppgavene på. De trenger konkret hjelp til å lage langsiktige planer og strukturere sitt styrearbeid. Til idrettslederen: Kjenner du at den oppgaven du har tatt på deg tar ALT for mye tid? Har medlemmene i styret avklarte roller og arbeidsoppgaver? Har dere gode møterutiner og tid til å drive utviklingsarbeid? Nordland idrettskrets har fokus på kurs som skal gjøre det enklere for lederne i klubben å dra lasset sammen og finne en felles vei for klubben. Gjennom kurset «Klubbens styrearbeid i praksis» vil dere få en forståelse av hva styrets ansvar og rolle er, hvordan dere kan strukturere arbeidsoppgavene og prioritere de viktigste oppgavene. Ved å gjennomføre utviklingsprosessen «Klubbens virksomhetsplan» investerer dere i klubben deres! Dere vil jobbe dere gjennom «kjernen» i klubben, det innebærer å skape en felles forståelse av hva klubben skal drive med, hva dere skal stå for og hvordan dere skal nå de målene dere setter dere. Med økt lederkompetanse får vi totalt sett et bedre aktivitetstilbud. Dette vil bidra til å skape idrettsglede for alle i Nordland, som er idrettskretsens visjon! Vi tilbyr disse klubbutviklingstiltakene gratis til alle idrettslag i Nordland! Idrettskretsen har mange dyktige kursholdere og prosessveiledere som kan komme for å besøke nettopp DIN klubb. Målet vårt er å hjelpe dere i gang med å få på plass strukturene slik at dere på egenhånd gjør deres klubb til den beste dere kan være!

4 En satsing på ungdom som ledere og trenere i idretten er en investering i fremtiden! Nordlandsidretten har stor deltagelse innen barneidrett, men har store utfordringer med å beholde ungdommen. Kun 50 % av ungdom i Nordland driver med en form for organisert idrett, mot nesten 90 % av alle barn. Til idrettslederen/andre man kommuniserer med: Nordland idrettskrets ønsker at alle barn og unge skal ha muligheten og tilbud om å drive med idrett uavhengig bosted, nivå og alder. Den lave deltakelsen i ungdomsidretten kan ses i sammenheng med flere faktorer, som f.eks. spesialisering, fraflytting og manglende bredde i aktivitetstilbudet. Vi har gjennomført en kartlegging av ungdomsidretten i Nordland, og da ble spesielt andre faktorer nevnt i første rekke; «det var ikke gøy lengre» «idretten ble for seriøs» «jeg fikk andre interesser» scorer høyest blant ungdom som har sluttet med idrett i vårt fylke. Med dette som bakgrunn startet vi prosjektet «Young Active» i Young Activ er et prosjekt for og med idrettsungdom i Nordland. Gjennom å involvere og skolere ungdom som trenere og ledere ønsker vi å sette fokus på at idrettslagene i større grad tar ansvar for å tilrettelegge for et et idrettstilbud som er tilrettelagt ungdoms behov, MED ungdom på laget! Ved å delta på våre leder- og aktivitetslederkurs, som er spesielt tilrettelagt for ungdom mellom 14 og 19 år, vil ungdom bli skolert som ledere og trenere. Vårt mål er å starte opp 30 «YouAct»-grupper i idrettslagene og utdanne 100 unge idrettsledere/trenere. Gevinsten for idrettslaget er at man får engasjerte ungdommer som er villige til å gjøre en jobb for idrettslaget, man får et bredere tilbud og man får ungdommer som på sikt kan være trenere og ledere i idrettslagene. Altså Vinn-Vinn på alle punkter! Idrettens rammevilkår må styrkes! Idretten i Nordland trenger flere og bedre anlegg og gode økonomiske tilskuddsordninger. I Nordland er det lang ventetid for å få utbetalt spillemidlene. Vi ser at det blir bygd færre anlegg, og at det er få idrettslag som tør å bygge egne anlegg. I tillegg gir ordningen med refusjon av moms ved bygging av anlegg veldig usikkert resultat fra år til år, og idrettslaget vet ikke hvor mye de får igjen. Til idrettslederen: Idrettskretsen er et kompetansesenter som tilrettelegger for utvikling av idrettsorganisasjonen i Nordland. Styret i Nordland idrettskrets har jevnlige møter med fylkespolitikere og med stortingspolitikerne fra Nordland for å fortelle dem hvilke utfordringer idretten i Nordland har. De kan etter vår mening gjøre prioriteringer som er bedre for idretten i vårt fylke. Idrettsrådene har oppgaven med å snakke med kommunepolitikerne for å få bygd flere anlegg i kommunen, og om tilskuddsordningene som kommunene har til idrettslagene. Idrettskretsen bidrar til å styrke idrettsrådene gjennom opplæring og

5 5.! HVORDAN Verktøyene vi bruker (digital kommunikasjon) Digital kommunikasjon er uten tvil det viktigste verktøyet for å kommunisere med i dag. Digitale kanaler er gode kommunikasjonsverktøy og de er relativt enkle å håndtere. Disse verktøyene brukes i noen grad av administrasjonen (og til dels styret) per dags dato. Et av målene med denne planen er å sette de ulike kanalene/verktøyene i system, slik at det blir en rød tråd i vår kommunikasjon med omverdenen. Det er mange ulike plattformer vi kan velge å kommunisere på, og det er viktig at vi velger de rette kanalene når vi skal nå våre målgrupper. Nordland idrettskrets velger å legge vekt på følgende i planperioden. * Nettsidene * Elektroniske nyhetsbrev * Sosiale media (Facebook og twitter) * Avisinnlegg/kronikker * Digital profilhåndtering Nettsidene: Er beregnet for basisinformasjon. Her finner man en oversikt over alle våre primære oppgaver, planverk, informasjon om kurs etc. Nettsiden er ikke egnet eller ment til å formidle nyheter. Elektroniske nyhetsbrev: Skal inneholde dagsaktuell informasjon, som hva som skjer i den måneden vi er inne i; kurs, tilskuddsordninger og annen relevant informasjon. Facebook: Skal være vår viktigste kanal for å sette viktige saker på agendaen; våre innsatsområder, aktuelle tema i tiden (barneidrett/ungdomsidrett) mm. Det skal være en side der vi utfordrer leseren til å komme med kommentarer og dra i gang debatter. Vår offisielle facebookside skal ikke være en plass der man legger ut bilder fra styremøter og studieturer. Dette kan vi styre til interne gruppesider på facebook. NIKs facebookside har per 1.november2014, 650 følgere. Målet er å øke denne med 100 % innenfor planperioden. Avisinnlegg/kronikker: For å bli mer synlig i lokalsamfunnet, må vi bli flinkere til å delta på de arenaene folk er. Å skrive innlegg til lokalavisene gjøres jevnlig for å få fram våre meninger om ulike saker. Det er viktig at vi som idrettskrets er offensive i vår synlighet, og setter på agendaen viktige saker for Nordlandsidretten. Digital profilhåndtering: (Adobe-produktene; Photo Shop, InDesign m.fl.) Dette verktøyet er et middel for å gjøre vår profilering mer profesjonell. Det gjelder materiell som flyers med våre tilbud, invitasjon til kurs og konferanser, årsrapporter mm.

6 6.! MÅLSETNING MED PLANEN Hovedmålet med denne kommunikasjonsplanen er: Å gjøre Nordland idrettskrets innsatsområder bedre kjent for alle som bryr seg om idrett i vårt fylke. Delmål 1: Vi skal fortelle 100 historier hvert år som kretser omkring våre innsatsområder, til alle som ønsker å lytte. *Disse historiene kan fortelles en-til-en, gjennom kronikker i avisen, gjennom fortellinger på facebook, gjennom foredrag og seminarer mm. Delmål 2: Vi skal være en av de beste idrettskretsene i Norge i digital profilering *Vi skal øke andelen av facebook-følgere med 100 % og få minimum 10 personer til å dele alle sakene vi legger ut. På denne måten får vi flere følgere og flere treff på sakene vi legger ut. Delmål 3: Vi skal bedre merkevaren Nordland idrettskrets, ved å være profesjonell i vår profilhåndtering. *Vi skal sette i gang tiltak for å bedre synligheten vår i alle fora vi deltar i, det være seg konferanser, seminarer, møte med politikere, i media, ute hos idrettslagene mm. Se tiltaksplan for mer detaljerte opplysninger For å vurdere hvor vidt vi når målene i denne planen bruker vi følgende evalueringsverktøy: DM1: Spørreundersøkelse: Det sendes ut en Questback til alle idrettslag/idrettsråd før planen settes ut i livet. Her ønsker vi å få fram Nordland idrettskrets omdømme i dag. Dette vil bli en rettesnor på hvor vi ligger an før oppstart. Den samme omdømmeundersøkelsen gjøres 1 gang underveis, og også som en del av sluttevalueringen desember DM2: Å være best på bruk av sosiale media er enkelt å måle. Det gjøres ved indikatorer som, antall følgere på vår facebookside, hvor mange som leser og deler sakene vi legger ut på facebook, antallet personer som abonnerer på vårt nyhetsbrev og som leser våre nettsider. DM3: Målet med å bli profesjonell på profilering er helt klart å øke deltakelsen på alle våre tiltak. For å måle om vi har lykkes kan vi se på deltakelsen på våre kurs og klubbutviklingsprosesser, alle ungdomstiltak, «Idrettskonferansen i Nordland» mm. Synligheten vår avhenger av hvordan vi framstår i møte med dem vi skal dele vårt budskap med. Da gjelder det å leve i historiene! Les deg opp på disse, så du kan dem utenat.

7 7.! Tiltaksplan Hva Hvem Antall tiltak Apri Okt. Jan. - April Juli Okt. Jan. - Juli l - mars - juni Sept. des. mars Sept. juni des. Spørreundersøkelse om NIK (QB) Admin 1 1 Opplæring i digitale verktøy Kurs i bruk av digitale media (facebook) Kurs i retorikk og kommunikasjon Facebook-innlegg Facebook-innlegg Admin 1 1 Styret og admin Styret og admin Admin Styret Leserinnlegg lokalaviser m/aktuelt tema Styret Underveisevaluering Admin Veiledersamling m/tema; innføring i NIKs arbeid Admin + kursholdere og veiledere Annet kurs Admin Sluttevaluering ANTALL TILTAK ! Ansvaret for gjennomføring av kommunikasjonsplanen Hovedansvar for planlegging og gjennomføring av tiltakene i denne planen, ligger hos de ansatte i administrasjonen i Nordland idrettskrets. Det hviler allikevel et stort ansvar på hele styret og alle andre som jobber for Nordland idrettskrets (kursholdere og prosessveiledere) om å bidra til å belyse de største utfordringene vi står overfor i Nordlandsidretten. Dette kan vi alle gjøre gjennom å sette på agendaen, våre viktigste saker når vi er i direkte (og indirekte) kontakt med vår målgruppe. Vi har alle har et ansvar om å framsnakke våre innsatsområder, planer, kurs og tiltak! Vi er alle «selgere» ved at vi tar et ansvar for å sette oss godt inn i organisasjonslivet i idretten, og de mekanismene som rår der. For å få til dette er det en forutsetning at alle kjenner til innholdet i de tilbudene NIK har, samt de fokusområdene vi jobber med til en hver tid.