Årshjul Tromsø Skøyteklubb sesongen 2017/2018

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Årshjul Tromsø Skøyteklubb sesongen 2017/2018"

Gunn Hoff
6 år siden
Visninger:

1 Årshjul Tromsø Skøyteklubb sesongen 2017/2018 Høst / Vinter Oppstart og drift oktober, november desember Vinter Driftsfase januar, februar, mars Sommer / Høst Forberedelser, klargjøring og vedlikehold Juli, august,september Vår / sommer Avslutning sesong april, mai, juni

2 Organisasjonsinfo Dette dokumentet er tenkt å være en veiledning for de som på kort varsel må inn og drifte klubben. Listen er ikke fullstendig, men dekker sentral informasjon for klubben. Styret er ansvarlig for at korrekt informasjon er lagt inn. Klubbens navn: Tromsø skøyteklubb Stiftet: 21.januar 1924 Org nr: Organisasjonstype: Idrettslag, forening Årsmøtemåned: Mars Bankkonto: Bankforbindelse: Dnb Brønnøysundregisteret: Reg i enhetsregisteret og frivillighetsregisteret Postadresse: Postboks 639, 9257 TROMSØ Telefon: Epost: tromso.skoyteklubb@gmail.com Hjemmeside: Facebook: Klubben har en åpen facebook side; og en lukket facebook side for medlemmer; Diverse Info: - På klubbens hjemmeside finnes oppdatert klubbinfo og historikk. o «Om TSK»; Styret, Lover og Regler samt Organisasjonsplan. o «Resultatarkiv» o «Arkiv»; Årsmøte- og Nyhetsarkiv o «Bli medlem» o «Kontakt info» - Åpen Facebookside. o På klubbens åpne side legges ut informasjon om klubben og aktiviteter som er relevant for publikum og media. - Lukket Hjemmeside. o På klubbens lukkede side legges ut relevant info ifm. daglig drift. Her er det viktig at medlemmene bruker sunn fornuft, og dette er ikke et forum for personlig dialog. - G-mail. o På klubbens g-mail konto kommer blant annet inn e-post fra NSF, NIF, Idrettskrets, Idrettsrådet og mange flere. o «Google Disk» er en konto der man kan legge inn skjema for påmelding til stevner, reiser og annen aktivitet.

3 Driftsfasen: Januar: - Lage oversikt og rapportere kafeoversikt (nov/des) til kasserer og kommunen. Bruk excell med totaloversikt publikum. Send bare tabell til TK, og ta bort f.eks betaling skøyteskole, salg drakter osv. Før også oversikt over antall besøkende (V/B). - Purre innbetaling Medlemskontingent og årskort Kunstisbanen. - Hvis arrangementer, bestille bane og kafè og avklare om kommunen foretar is-preparering (se egen huskeliste for stevner). o Rapportere antall deltakere (aldersfordeling). Etter NNM søke TK (Børge Pettersen) om tilskudd NNM. - Starte forberedelser til årsmøtet som skal avholdes innen 31.mars. - Aktivere valgkommitè (sende ut arbeidsbeskrivelse) - Følg med/opp påmelding LM (gjøres formelt av Kretsen). - Gjennomgang utleieskøyter (sliping) Februar: - Hvis arrangementer, bestille bane og kafè og avklare om kommunen foretar is-preparering (se også januar). - Avklare med kommunen hvor lenge banen holdes åpen (dette skal forsøkes gjort på tidlig høst også) - Annonsere årsmøtet: o Tid og sted o Varsle ansvarlige om årsrapporter o Rapporter fra trenere og utvalg o Avklare hvem som skal få innsatspokaler. o Bestille skilt eller gravering til innsatspokaler Sjekk at det er pokaler, evt bestill fra Bestepremier i Harstad Mars: - Avslutte og rapportere kafedrift (jan/feb/mars) til kasserer og Kommunen (se jan.). - Innkalle til evalueringsmøte av sesongen - Purre på rapporter til årsmøtet. - Skrive årsberetning - Avholde årsmøtet innen 31.mars - Sende inn protokoll, medlemsregistrering, momskompensasjon, innrapportere nytt styre i brønnøysundregisteret. o Husk også å oppdatere i Sporstadmin; styresammensetning-br. Sund + signatur rett i Br. Sund og banken (2 i banken).

4 Avslutning sesong: April: - Årsfest - Avholde første styremøte / konstituering av nytt styre - Utvask kafè, garderober, tidtakerbu, treningsbua (rundvask) - Klargjøre (slipe) og flytte utleieskøyter til slipebua. - Starte planlegging av ny sesong - Ta inn puter - Søke treningstider, Idrettsrådet o Kunstisbanen o Ishallen o Gymsal??? Mai: - Sende ut påmelding samt oppfordre medlemmene om deltagelse i borgertoget. - Kretsting - Oppstart barmarkstrening. - NSF ledermøte/ting (Tinget, en av hvert kjønn for stemmerett) Juni: - Første fellessamling klubb eller krets (barmark/inline). - Utkast terminliste fra NSF foreligger. NB! Følg opp rev utgaver i juli/august o Reservere rom i forbindelse med Odalsskøyta, Hamarlekene og Sandefjordløpet. - Starte planlegging NNM inline og Kretssamling i August. - Oppmerking av bane, målsatt skisse med avmerket oppvarmingsbane Forberedelser, klargjøring og vedlikehold: Juli: - Juni/juli/august bestille flyreiser (sportsbilletter) iht. NSF terminliste og planlagt reiseaktivitet. NB! Følg opp eventuelle endringer i terminlista. Det er fordel å bestille reisen til og fra hver for seg. o Aktuelle stevner kan være; Høstis, Odalsskøyta, NC, NM, Hamarlekene, Sandefjordløpet og LM. August: - Oppstart barmarkstrening etter sommerferien. o Husk annonsering og varsel på e-post. - Oppstart trening Ishallen (hvis tildelt). Husk puter!!! o Husk annonsering og varsel på e-post - NNM inline og Kretssamling i slutten av august. - Avholde første styremøte etter sommerferien (siste onsdag i mnd). - Kontakte kommunen vedrørende oppstart og feilsøking av kunstisbanen.

5 September: - Aktivitetshelg i Narvik i regi av Nordnorsk skøytekrets (NNSK) Oppstart og driftsperiode: Oktober: - Bestille brukermøte mellom Tromsø Skøyteklubb - Kommunen og Idrettsrådet. o Avklare rutiner og roller, maskiner og utstyr o Aktuelle priser for bane/billett (skøyteutleie går til TSK). o Bruk av bane og kafè. o Trening dagtid og avgift +18 år og de under som trener utenom tildelt treningstid. - Klargjøre for oppstart av Kunstisbanen og kafèdrift. o Kafèvaktliste og opplæring. o Betalingsterminal og kasseapparat. o Merking av banen ifm. islegging. o Annonsering av åpningstider og tilbud - Planlegge oppstart av skøyteskole (tidspunkt, priser og varighet). o Annonsering. o Ansvarlige for skøyteskolen. o Informasjon til nye og tidligere skøyteskoledeltakere. Medlemsskap Dugnad Facebook side Oppfølging skøyteskoledeltakerer løp og aktivitet (send også e-post). - Lisens for alle aktive via klubbadmin. Alle over 12 år skal betale lisens. o Lisensansvarlig må «aktivere» lisensene via Sportsadmin. November: - Oppstart trening Kunstisbanen. - Oppstart skøyteskole. - Opplæring kafevakter. - Kretssamling på is (Kretsen formeldt ansvarlig men klubben hjelper til). - Publisere treningstider på hjemmeside, facebook og e-post. - Henge oppslag / info om kunstisbanen og aktiviteter i Ishallen, på Tromsdalen camping, Turistkontoret, Facebook. - Følge opp innbetaling baneavgift til kommunen for alle over 18 år + de under 18 år som trener utenfor tildelt treningstid. Banemannskapene har de siste årene sluppet denne avgiften. Betales inn til klubben og overføres Kommunen ved sesongslutt. - Vaktliste og ansvarlig banemannskaper.

6 Desember: - Sende ut krav om medlemskontingent. - Kretssamling / Kretsløp. - Forberede Nissefest. - Avklare med kommunen og annonsere åpningstider i romjula. - Avklare og annonsere treningstider i romjula. - Avklare om kommunen stiller med personell på banen i romjula. Baneteknisk, dugnad, diverse: - Puter til ishallen (35-40 flate), må tilbake når kunstisen er klar. - Lagring av puter. - Lapping av puter. - Merking av bane. - Klargjøre styrofoam som underlag til putene. o Ulik lengde for store og doble flate puter o Tynne puter må festes med tau. Festes i den ytterste raden. Husk 1 x halv pute overlapp når disse settes ut. o Fordel de store putene i begge svingene, og Start med de store. - Før væromslag (mildvær); fjerne snø fra puter og foran putene, samt åpne sluker på indre bane. Lag drenering i isflaten der det samler seg vann. - Se til at det ikke bygger seg opp for mye is/snø ved innkjøring til banen. Ved mildvær smelter dette og renner inn på banen. Andre etasje tidtakerbua bør holdes snøfritt tilfelle mildvær (Vannlekkasje). Diverse Annet: - Arbeidsbeskrivelse kafèvakt - Følg opp tilskudd; LAM Idrettsrådet, og Post-3 NSF + andre tilskudd. Se Idrettrådet, NIF og NSF. - Følg opp og korrigere flybestillinger, endre navn og sende oversikt/oppdateringer/ refusjon til kasserer. - Arrangere og innkalle til medlemsmøter i løpet av sesongen. - Oppdatere og sende ut medlemsinfo. - Følge opp og oppdatere utlånslista av skøyter til rekruttene. - Organisere utlån/bytte av klubbdrakter og trikoter. Bestille nytt hvis behov (NB! Klubbdrakter Trimtex, 6 uker levering. Trikoter bestilles hos Spinno. - Føre statistikk/tider for alle løp (lokalt, regionalt og internasjonalt) der våre deltar. - Følge opp dialogen med Tromsø kommune vedrørende Kunstisens fremtid. Vi har representasjon så langt ved leder og nestleder. Fellesoppgaver: - følge opp Gmail - følge med på Norsk skøyteforbunds hjemmeside og facebookside.

Like dokumenter

Sportslig rapport sesongen

Side 1 av 5 Sportslig rapport sesongen 2016-17 Den første oppgaven jeg hadde var å arrangere Klubbmøte den 09. Mai 2016, der det ble annonsert fremtidige treninger og arrangementer. ( Referatet er publisert