Erfaringer og god praksis fra arbeidet med regionreformen. KS-fagdag Oddvar Andersen og Sveinung Salater, Trøndelag fylkeskommune

Transkript

1 Erfaringer og god praksis fra arbeidet med regionreformen KS-fagdag Oddvar Andersen og Sveinung Salater, Trøndelag fylkeskommune

2 Erfaringer og god(?) praksis fra arbeidet med regionreformen fra vårt fylke Bestilling: Hva er viktig å vektlegge på vårt systemnivå: konkret på Regnskap, budsjett, lønn, innkjøp To trinn i arbeidet: 1. Trøndelagsutredningen (januar-november 2015). Grunnlag for beslutningen om sammenslåing 2. Sammenslåingsprosjektet 2016 og 2017 (og 2018)

3 Intensjonsplan noen suksessfaktorer Administrasjonssenter Regionenes administrasjonssenter og rådmannsfunksjon legges til Steinkjer Steinkjers andel av administrative stillinger skal ikke reduseres Ansatte Vernet mot oppsigelse av medarbeidere som eventuelt blir overtallige som følge av sammenslåingen, skal vare i 5 år fra sammenslåingdato (opprinnelig 3 år, endret i løpet av prosessen til 5 år) Arbeidssted Skal være Steinkjer eller Trondheim. Ansatte får hovedarbeidssted der de er pr

4 Organisering Ulike synspunkter og ønsker; Organisering - to modeller Stabsrolle Støtterolle (Prosjektleder valgte dette) Delt eller samlet økonomifunksjon? Vår vurdering: Begge deler kan fungere greit Prosjektleder valgte samlet økonomifunksjon med økonomiteam og regnskapsteam. (Innkjøp, lønn i egne organisasjoner)

5

6 SEKSJON FOR ØKONOMI OG REGNSKAP Seksjon for økonomi og regnskap Team for økonomi Team for regnskap

7 Ledelsessystem/virksomhetsstyring Ulik bakgrunn: STFK hadde Balansert målstyring NTFK: CAF (Common Assessment Framework) i utdanning. Planlegging og rapportering etter egen lest ellers. I prosjektet leverte vi synspunkter underveis (eget notat), med ulik argumentasjon og anbefaling bl.a. om bredere tilnærming Løsning ikke besluttet ennå

8 Økonomisystem Agresso både i NTFK og STFK (ulike versjoner) Ikke anbud pga kort tid må derfor ut i løpet av 2019 NTFK har hatt Agresso fra år 2003, STFK fra 2010 Videreførte alle avtaler i NTFK og STFK vedr Agresso Økte antall lisenser Mye fra STFK videreføres pga mer utviklet oppsett (standardmaler mm) NTFK hadde nyere versjon

9 Økonomisystem (forts.) Kontoplangrupper (samarbeid med regnskap) Økonomigruppa ansvarlig for Ansvarskontoplan Tjenestekontoplan Regnskapsgruppa ansvarlig for Artskontoplan Detaljering ifht KOSTRA-funksjoner (siffer 4-5 i artskontonr) Prosjekter mm? Hovedansvar for opplæring/info til brukere Arbeidsgruppene hadde deltakere fra både regnskap og økonomi (samt noen personer fra agresso-gruppene)

10 Budsjett 2018 (frm`s presentasjon til FU) Oppsummert Usikkerhet knyttet til inntektene fom 2020 pga nytt inntektssystem Høy investeringstakt gir økning i gjeld og finanskostnader Kostnadsøkninger pga satsinger innenfor kollektivtransport Avhengig av å bruke disposisjonsfond for å balansere budsjettet i planperioden Prioritering Videreføre avdelingenes driftsrammer Avsetning til fritt disposisjonsfond Opprettholde nivået på avdragsbetaling

11 Budsjett/økonomi (forts.) Budsjett 2018 måtte på plass til FT i desember Dvs ferdig i begynnelsen av november Rammer på avdelingsnivå ble prioritert Tar høyde for flere budsjettkorrigeringer i løpet av 2018 Spesielt på seksjonsnivå, men også For avdelingene Årsak: Vet at vi bommer på flere ting/noe! Viktig å signalisere dette til avdelings- og seksjonsledere tidlig Gode resultater i 2017

12 Budsjett/økonomi (forts) Ulike måter å budsjettere på i nord og sør Framskriving på kontonivå i nord (akkumuleres til overord rammer?) Videreføring av ramme på ansvarsnivå og tjenester i sør Tjenestedimensjon, ikke ansvarsdimensjon i 1B Budsjettene fra nord og sør ble slått sammen 1+1, med noen unntak Brukerne av budsjettet Ny avdelinger/seksjoner - kjenner ikke igjen budsjettene sine Flytting av personer og lønnsbudsjett Flytting av større poster til annet ansvar (avdeling eller seksjon) Politikere Samme som ovenfor Budsjettering på tjenesteområder (kostra) fordelt på ansvar noe uvant for de i nord Førte til økt behov for informasjon/div tabeller og forklaringer

13 Reglementer Delegasjonsreglement Politisk organisering er avgjørende her Viktig å begynne så snart den politiske organiseringen er bestemt! Attestasjon og anvisning Avhengig av delegasjonsreglement og administrativ organisering? Stammespråk fra gml fylke passet ikke inn pga Ny organisering av politisk nivå Nye navn i den administrative organiseringen (avdelinger/seksjoner vs virksomheter/enheter) Finansreglement Ikke bare å kopiere Mye kan være endret side de forrige reglementene ble laget Generelt: Begynn i god tid! Så snart det politiske systemet er på plass (delegasjon)

14 Økonomi - Overgangen til nytt fylke Praktiske ting: Registrering av nytt fylke i Brønnøysundregistrene, organisasjonsnummer. Ikke kontinuitet Ta kontakt med KLP/SPK i god tid, informere om nytt organisasjonsnummer og praktiske ting ved overgangen til nytt fylke Bestilling av LEI (Legal Entity Identifier) Børsnoterte lån blir suspendert om dette ikke er på plass Børsen m.fl. Ny bankavtale

15 Lønn Begge fylkene hadde Agresso lønn Ulik oppbygging førte til en del nye registre: Lønnsregister (mal) Stillingskoderegister (KS, men 2 siffer lokal benevnelse) Alle lønnstakere opprettholdt sin «gamle» stillingstittel. Medførte flere stillingskoder/titler enn tidligere pga ulik bruk i NTFK og STFK Ansettelsesforhold (brukes også til brukeradministrasjon) (Nytt for NTFK) Lønnsrammer (stige) (nye), men fortsetter ulikt ettersom NTFK og STFK har hatt ulike stier for kompetansetillegg Nye kompetansetillegg på felles stige Nye ansattnr. for ansatte fra NTFK (de gamle med 4*tall foran) Nye ansettelser for 2018 fortsetter på nummerserie fra STFK

16 Lønn Nytt trekkeierregister (fagforening, inkasso osv) Reiseregningsmodul (fullelektronisk, også dokumentasjon) Fortsetter med samme saksbehandlere, dvs Steinkjer og Trondheim har sin kjente lønnsmasse, men Lønnsberegning og rapportering gjøres felles Skifter annenhver måned 4 personer skal være kompetent på dette (risikovurdering) Teamleder har en arbeidsdag i Trondheim pr. uke Teammøter på Skype, og samlinger av hele teamet ca annenhver måned Evalueres etter hvert! Lønnsharmonisering Ulike lønnsnivå på like stillinger i nord og sør Harmoniseres i løpet av 2017/2018

17 Innkjøp/Jus og anskaffelser Avtaler i perioden fram til sammenslåingen Løpende avtaler videreføres ut avtaleperioden i hvert fylke Fellesavtaler for nye kjøp Felles innkjøpsstrategi Ulik praksis i nord og sør inntil dette er på plass Høring snart ferdig Mål: samme praksis i hele Trøndelag fylke Kartlegging hva har vi for veien videre Avtaler Maler Nye maler Opptre som en organisasjon For de ulike delene av innkjøpsprosessen

18 Innkjøp/Jus og anskaffelser (forts.) Erfaringer Vi er ulike og gjør ting på forskjellige måter Ulike kulturer Viktig å komme i gang! Ta i bruk etter hvert

19 Generelt Stor frihet i detaljutformingen, har gitt ulik tenkning i organiseringen, f.eks I hvilke oppgaver man har tatt sikte på å løse i lokal organisasjon Organisasjonsløsning i seksjonen

20 trondelagfylke.no fb.com/trondelagfylke

21