Tilsyn med arkivorganisering, særleg elektroniske arkivsystem, samt arkivrutinar og -lokale i Hå kommune

Transkript

1 Tilsyn med arkivorganisering, særleg elektroniske arkivsystem, samt arkivrutinar og -lokale i Hå kommune Sak 2015/9436 Dato for tilsyn: Stad: Rådhuset, Varhaug Endeleg tilsynsrapport Rapportdato: Utarbeidd av: Synnøve Østebø Ine Fintland 1

2 1 Innhaldsliste 1 Innleiing Kvifor er det viktig for kommunen å ha ei forsvarleg arkivteneste Bakgrunn for tilsynet Dokumentasjon mottatt frå Hå kommune i forkant av tilsynsbesøket Informasjon innhenta av Statsarkivet i Stavanger Gjennomføring Møte med alle deltakarane Hå kommune Oppbygging og organisering Arkivtenesta Rutine for arkivering av selskapsinformasjon Tilsynsområde Arkivplan og rutinar/instruksar Arkivplan Behandling av post og journalføring Bevaring og kassasjon Journalføring og organinterne dokument Elektroniske arkiv Sak-/arkivsystemet WebSak ACOS CosDoc elektronisk fagsystem for tenesteområda pleie- og omsorg, psykiatri, ergo/fysioterapi samt for tilsynslegar ACOS IOP elektronisk fagsystem for lærarar, barnehagetilsette og PP-tenesta ACOS IP elektronisk fagsystem for helse- og sosialtenesta CGM Journal (tidl. Winmed 3 Helsestasjon) elektronisk fagsystem for helsesøster og jordmortenesta CGM Journal (tidl. Winmed 3) elektronisk fagsystem for allmennlegetenesta og fengselslegen CGM Winmed Asyl elektronisk fagsystem for asyltenesta EM-Software EL-guide elektronisk fagsystem for Hå gamle prestegard Gemini Terreng elektronisk fagsystem for kommunalteknisk avdeling Gemini VA elektronisk fagsystem for kommunalteknisk avdeling IST Hypernet Barnehage elektronisk fagsystem for barnehagar ISY ProAktiv elektronisk fagsystem for kommunalteknisk avdeling Its learning elektronisk fagsystem for grunnskule KDO Shift Manager elektronisk fagsystem for pleie- og omsorg og for barnehagane

3 KvalitetsLosen elektronisk fagsystem for pleie- og omsorg og for avviks- og kvalitetssystemet i kommunen ROSY elektronisk fagsystem for tekniske saker og næring Speedamin elektronisk fagsystem for kulturskulen Socio elektronisk fagsystem for sosialtenesta (NAV og kommunal gjeldsrådgjevar) Visma barnehage elektronisk fagsystem for barnehagane Visma Enterprise Faktura og Økonomi elektronisk fagsystem for rekneskapsavdelinga Visma Enterprise elektronisk fagsystem for lønnsavdelinga Visma Familia elektronisk fagsystem for barnevernet Visma Flyktning og vaksenopplæring elektronisk fagsystem for Hå opplæringssenter Visma kulturskule elektronisk fagsystem for kulturskulen Visma PPI elektronisk fagsystem for PP-tenesta (PPT) Visma skole elektronisk fagsystem for etatskontoret og skulane i kommunen Oppsummering elektroniske fagsystem Arkivlokale og server Kommuneundersøkingane 2013 og Oppsummering Merknader Pålegg Kommunen sine tilbakemeldingar på tilsynet

4 1 Innleiing 1.1 Kvifor er det viktig for kommunen å ha ei forsvarleg arkivteneste Kva er arkiv? Arkivmateriale kan sjåast på som utvidingar av det menneskelege minnet. Det er blitt til for å ta vare på informasjon, dokumentera transaksjonar, for å kommunisera tankar, underbyggja påstandar, fremja forklaringar, rettferdiggjera tilhøve og for å skaffa varig prov på hendingar som har skjedd (jf. Bruce Dearstyne). I demokratiske samfunn blir offentlege arkiv skapt og haldt ved lag ikkje minst for å sikra offentleg ansvar for styremakter og andre institusjonar. Føremålsparagrafen i arkivloven 1: Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. Svært kort historikk om arkiv i europeisk samanheng Arkivhald har til alle tider handla om makt, om å dokumentera juridiske og økonomiske rettar. Dei første som etablerte arkiv, var konge, kyrkje og pave. Etter kvart blei det skapt lokale tradisjonar og metodar for arkivering som kan reknast som forløparar til dei vi har i dag. Dei vanlegaste dokumenta i dei eldste arkiva var skøyte på landeigendommar og andre dokument av økonomisk interesse. Det juridiske aspektet ved å ta vare på arkivmateriale har vore det førande. Den islandske Landnámabók, som er rundt 900 år gammal, har til dømes preg av å vera eit arkiv, ved at boka gir oversyn over korleis jordskiftet var på Island og korleis busetjinga av øya hadde funne stad. I løpet av det 17. og det 18. hundreåret blir dei lokale og sentrale administrasjonane fleire og meir spesialiserte, arkivmengda aukar, og bevaring av arkivmateriale blir sett på som viktig. Fleire tyske, franske, spanske og italienske avhandlingar og manualar som viser korleis dette bør gjerast, kjem på marknaden. Motstridande teoriar om dei beste metodane for ordning og beskriving av arkiv blir forfekta. I fransk lov av 25. juni 1794 blei for første gong den einskilde borgaren sin rett til å ha tilgang til offentlege arkiv proklamert. Inntil då hadde arkiva vore stengt for alle utanforståande (evt. med unntak av nokre få privilegerte forskarar). Den moderne administrasjonen av arkiv tok for alvor til då det blei klart at arkiva ikkje lenger berre kunne bli sett på som historiske oppbevaringsstader. Napoleon I var opptatt av at arkiva skulle vera ein levende institusjon. Særleg i tidsrommet frå rundt 1870 fram til

5 finn vi ei utbredt interesse for nasjonal historie. Organisering av arkiv blei sett på som ei viktig kulturell og administrativ sak. Kvifor fokus på elektroniske fagsystem? Overgangen frå papirarkiv til elektronisk skapte arkiv kan vera i ferd med å bli eit trugsmål mot dokumentasjonen av vår nære fortid. Tidlegare riksarkivar, Ivar Fonnes, skreiv ein kronikk i Aftenposten, "En dement stat" den 19. mai Der poengterer han at: «Den norske stat trues av alvorlig demens. Kommunene likeså. Som alltid ved demens er det den nære fortid som blir borte. Konturene blir utydelige, stadig flere brokker av hukommelse forsvinner, og om få år greier man ikke lenger å se sammenhengen i den informasjon man sitter igjen med.» Vidare understrekar Fonnes at: «Papiret er en tålmodig informasjonsbærer. Det kan neglisjeres gjennom mange år, men hvis det ikke utsettes for ekstreme påkjenninger, vil informasjonen fortsatt være intakt. Derfor har vi god dokumentasjon av den norske stats virksomhet og utvikling gjennom de første år etter 1814, til tross for at behandlingen av arkivene ikke alltid har vært den beste. [ ] Digitale informasjonsbærere er ikke like tålmodige som papiret. De tåler ikke å bli neglisjert gjennom år uten at det går ut over informasjonen. Tvert imot, digital informasjon er flyktig og manipulerbar, og den krever kontinuerlig overvåking og vedlikehold for ikke å forsvinne eller bli ubrukelig som dokumentasjon.» Arkivverket sine viktigaste oppgåver er: Ta vare på arkivmateriale frå statlege verksemder Gjera materialet tilgjengeleg for bruk Føra tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunane og kommunane Bidra til at private arkiv blir tatt vare på Arkivaren ein nøkkelperson i organisasjonen For å sikra at arkivhaldet er forsvarleg er det vesentleg at alle arkivpliktige instansar har fagkunnig personell til dette arbeidet. Dette personellet har også ei sentral rolle i å medverka ved planlegging, utforming og innkjøp av både sak-/arkiv- og fagsystem som skal nyttast til dokumentasjon av den kommunale verksemda. Arkivaren er såleis ein sentral person i arbeidet med å diagnostisera, førebyggja og behandla digital demens. Det som ennå ikke er borte, kan reddes hvis man nå setter i gang 2. For meir utfyllande informasjon om arkiv, sjå t.d.: Sjå: og 2 Ivar Fonnes: artikkel i Aftenposten

6 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Stavanger (SAS) var på vegne av Riksarkivaren på tilsynsbesøk i Hå kommune 7. september Heimelen for Riksarkivaren si tilsynsverksemd er 7 i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven): Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Føremålet med tilsynet var å få oversyn over arkivorganiseringa i kommunen, særleg med tanke på dei elektroniske fagsystema som har vore eller er i bruk. I tillegg har vi også ført tilsyn med sak-/arkivsystem, arkivrutinar og arkivlokale. Hå kommune blei varsla om tilsynet allereie i desember 2014 då Fylkesmannen sende ut brev til alle kommunane i Rogaland og Fylkeskommunen med informasjon om planlagde statlege tilsyn i Statsarkivet i Stavanger sende 20. mars 2015 brev med varsel om tilsyn. Statsarkivet sine tilsynsførarar, Østebø og Fintland, presenterte i mai Arkivverket si tilsynsrolle for arkivleiarar og arkivmedarbeidarar i kommunen på IKA 3 Rogaland sin kontaktkonferanse. Saman med varslingsbrevet av 20. mars sende Statsarkivet i Stavanger ut to spørjeskjema; eitt for å få kartlagt dei elektroniske fagsystema og eitt for å kartleggja arkivorganisering, -rutinar, -lokale og gjeldande sak-/arkivsystem. 1.3 Dokumentasjon mottatt frå Hå kommune i forkant av tilsynsbesøket Den 5. juni 2015 mottok Statsarkivet i Stavanger følgjande dokument frå Hå kommune i utfylt stand (sjå saksnummer 2015/9436 hos Statsarkivet): Kartleggingsskjema. Arkivorganisering, arkivrutinar, arkivlokale og elektronisk sak- /arkivsystem med følgjande tilhøyrande vedlegg: - Organisasjonskart Hå kommune - Politisk styringsmodell Hå kommune - Arkivorganisering - Post-arkivrutinar - Rutine for bruk av e-post - Offentleg postjournal - Rutine for oppbevaring og sikring Utfylt spørjeskjema for elektroniske fag- og sak-/arkivsystem, sjå tabell nedanfor. 3 Interkommunalt arkiv i Rogaland 6

7 Nr Utfylt spørjeskjema for elektronisk fagog sak/arkivsystem: Leverandør: Tenesteområde som brukar systemet: 1 ACOS WebSak ACOS Heile kommunen 2 ACOS CosDoc ACOS Helse- og sosialsaker 3 Acos IOP ACOS Opplæring og kultur 4 Acos IP ACOS Helse- og sosialsaker 5 CGM Journal (tidl. Winmed 3 helsestasjon) Helsestasjon 6 CGM Journal (tidl. Winmed 3 allmennlege) Legesystem CGM CGM Helse- og sosialsaker Helse- og sosialsaker 7 CGM Asyl CGM Helse- og sosialsaker 8 EM-Software ELguide EM-Software Hå gamle prestegard 9 Gemini Terreng Powel AS Tekniske saker og næring 10 Gemini VA Powel AS Tekniske saker og næring 11 IST Hypernet Barnehage IST 12 ISY ProAktiv Norconsult Informasjons -systemer AS Opplæring og kultur Tekniske saker og næring 13 its learning its learning Opplæring og kultur 14 KDO Shift Manager KDO Helse- og sosialsaker 7 Fagområde som brukar systemet: Heile kommunen Helsesøster og jordmor Pleie- og omsorgstjenesta, psykiatritjenesta, ergo-/fysioterapitjenesta, tilsynslegar PP-tenesta, skular og barnehagar Helse- og sosialtenesta Allmennlegetenesta og fengselslegen Helsesøster Hå gamle prestegard Kommunalteknisk avdeling Kommunalteknisk avdeling Barnehagar Kommunalteknisk avdeling Grunnskule Pleie og omsorg, barnehagane Fagleg ansvarleg i Hå kommune, namn og stillingstittel Lisa Reime Helgeland, arkivleiar Sølvi Hadland, rådgjevar for kommunalsjef for Helse og sosial Vigdis M. Austdal Jan K. Larsen, leiar PP-tenesta Sølvi Hadland rådgjevar for kommunalsjef for Helse og sosial, Vigdis M. Austdal Turid S. Høyland, sjefhelsesøster Inger Skretting Opstad, kommuneoverlege Turid S. Høyland, sjefshelsesøster Anne Synnøve Aanestad, konsulent Eirik Sør-Reime, leiar kommunalteknikk Eirik Sør-Reime, leiar kommunalteknikk Hildegunn Sørfonn Husveg, barnehagesjef Eirik Sør-Reime, leiar kommunalteknikk Waldemar Pettersen, kommunalsjef Opplæring og kultur Sølvi Hadland, for kommunalsjef for Helse og sosial

8 15 KvalitetsLosen Kvalitets- Losen AS Heile kommunen 16 ROSY Grontmij Tekniske saker og næring 17 Speedadmin Speedware Opplæring og kultur 18 Socio Tiento Helse- og sosialsaker 19 Visma Barnehage Visma Opplæring og kultur 20 Visma Enterprise Faktura og økonomi 21 Visma Enterprise HRM Heile kommunen Veg Kulturskulen NAV og kommunal gjeldsrådgjevar Barnehage Visma Stab Rekneskapsavdelinga Vigdis M. Austdal Markus Bjørnseth, personalsjef Eirik Sør-Reime, leiar kommunalteknikk Ragnvald Wernøe, leiar kulturskulen Øydis Standnes, NAV-leiar Wenke Størksen Skåland, barnhagekonsulent William Jørgensen, rekneskapssjef Visma Stab Lønnsadelinga Anne Margrethe Sellevold, leiar lønn 22 Visma Familia Visma Helse- og sosialsaker Sosial og barnevern Jørn Kosmo, barnevernssjef 23 Visma Flyktning og voksenopplæring Visma Opplæring og kultur Hå opplæringssenter Kjetil Muren, leiar Hå opplæringssenter 24 Visma Kulturskole (ikkje i bruk) Visma Opplæring og kultur 25 Visma PPI Visma Opplæring og kultur 26 Visma Skole Visma Opplæring og kultur Hå kulturskule PP-tenesta Etatskontoret og skulane i kommunen Ragnvald Wernøe, leiar kulturskulen Jan K. Larsen, leiar PPT Waldemar Pettersen, kommunalsjef Opplæring og kultur Dei fleste datasystem i Hå kommune som inneheld data/informasjon som må reknast som elektronisk arkiv, blir drifta av IT-avdelinga i sentraladministrasjonen. Av dei kartlagte systema i dette tilsynet, er det følgjande fem system som blir drifta av eksterne leverandørar: ACOS IOP, ACOS IP, its learning, Speedadmin og KvalitetsLosen. Oppfølgingsansvaret 4 også for desse elektroniske arkiva, ligg etter arkivlova med forskrift til arkivtenesta i kommunen. 1.4 Informasjon innhenta av Statsarkivet i Stavanger Ved planlegginga av tilsynet har Statsarkivet også henta inn informasjon frå desse allment tilgjengelege kjeldene: Kommuneundersøkinga Jf. Kommuneloven og arkivloven 6. 8

9 Kommuneundersøkinga 2014 IKA sitt oversyn over elektronisk deponerte arkiv Bygningsfagleg rapport om arkivlokal (ephorte 2011/23216) Kommunen si heimeside: Arkivplan, sjå: Gjennomføring Tilsynet blei gjennomført 7. september 2015 i rådhuset i Hå kommune på Varhaug. Frå Hå kommune møtte: Anne Berit Berge Ims, rådmann Lisa Reime Helgeland, arkivleiar Lise Undheim, arkivkonsulent Jan Tore Nord-Varhaug, IT-sjef Rådmann og IT-sjef var med delar av dagen. Frå Statsarkivet i Stavanger møtte: Synnøve Østebø, arkivar Ine Fintland, førstearkivar 1.6 Møte med alle deltakarane Møtet hadde dette programmet: Presentasjon av deltakarane (namn, rolle, institusjon) Kommunen sine forventningar til tilsynet ved rådmann/arkivleiar/it-sjef Rådmannen/arkivleiar/IT-sjef: - Samarbeid/dialog rådmann/arkivteneste/it? - Arkivplanen korleis kommunisert/brukt internt? - Kort om forholdet mellom arkivtenesta og rådmannen samt om rådmannen si rolle/involvering i forhold til arkivtenesta? - Kontakt/samarbeid/kommunikasjon mellom arkivtenesta/it og indre og ytre etat? - Innkjøp av nye elektroniske fagsystem korleis føregår det? - Dialog saksbehandlarar, arkivtenesta IT-tenesta? (e-postar og sak-/arkivsystem)? Rådmannen i kommunen, Anne Berit Berge Ims starta for rundt eitt år sidan. Ho avgjorde at frå mai 2015 skulle sentralarkivet bli gjort om til eit dokumentsenter. Å oppretta eit dokumentsenter inneber ei styrking og ei effektivisering av arkivtenesta og kompetansen blir samla. På sikt meiner både rådmann, arkivleiar og IT-sjef at det vil bidra til ei ytterlegare profesjonalisering av tenesta. Parallelt med at kommunen opprettar eit dokumentsenter, blir også merkantile funksjonar samla i eit servicetorg. Fysisk vil arkivtenesta og servicetorget 9

10 vera lokalisert ved sida av kvarandre og i nærleiken av rådmann, ordførar og dei andre i leiargruppa. Rådmannen har stort fokus på innbyggjarane og direkte tenesteyting overfor dei. Arkivtenesta skal vera tilgjengeleg for alle, både organisatorisk og til dels arkitektonisk. Rådmannen uttrykte innleiingsvis at ho ser på tilsyn som eit positivt verktøy som gir rom for læring og kvalitetsforbetring. Ho kopla læringsaspektet til kommunen sitt motto: «Me løfter i lag!» samt til dei tre kjerneverdiane dei har: open, driftig og stolt. Rådmannen framhevar særskilt at verdien open er viktig når det gjelder organiseringa av arkivtenesta. Ho ser på arkivtenesta, på det nyleg etablerte dokumentsenteret, som den staden der forvaltningsarbeidet kommunen gjer, skal samlast for å sikra kommunen sine plikter og rettar overfor innbyggjarane. Rådmannen er oppteken av at arkivtenesta skal vera forsvarleg. Det inneber at kommunen har ei arkivteneste som er i samsvar med gjeldande regelverkskrav. Personleg er rådmannen svært nøgd med måten arkivleiar driftar tenesta på. Engasjementet og rettleiinga frå både leiar og arkivmedarbeidar overfor saksbehandlarar i både indre og ytre etat, er heilt i tråd med kommunen sine kjerneverdiar og bidrar å synleggjera arkivtenesta. Rådmannen har valt å ta med arkivleiar på leiarutviklingsprogrammet i kommunen, og arkivtenesta blir dermed godt kjent for dei andre leiarane i kommunen. Arkivleiar meiner at arkivtenesta har eit godt forhold til rådmannen og til IT-sjefen. Det at relasjonen mellom desse tre fungerer godt, er ein føresetnad for at arkivtenesta skal lukkast med det arbeidet dei gjer, særleg med tanke på å byggja tillit til saksbehandlarane og for å synleggjera arkivtenesta i organisasjonen. Ein annan faktor som er avgjerande, er at forholdet mellom IT-sjef og arkivleiar fungerer godt. Då vil også relasjonen mellom arkivtenesta og ITtenesta vera god. Dette er av stor betyding m.a. i det pågåande arbeidet med registrering av dei elektroniske fagsystema. Arkivleiar ønskjer å trekkja fram at ho meiner at dei har lukkast med å opparbeida tillit i organisasjonen gjennom å ta ansvar for kommunen sitt sak-/arkivsystem. Det at arkivtenesta kursar alle tilsette i dette, og er lett tilgjengelege for alle saksbehandlarar, bidrar til å sikra dokumentfangst, særleg til sak-/arkivsystemet. Arkivtenesta er særs medvitne på korleis dei kommuniserer med dei tilsette. Dei ønskjer at alle skal ha ei positiv oppleving av arkivtenesta som også vil gjera at dei har eit positivt syn på sjølv å arkivera og bidra til at kommunen sitt motto: «Vi løfter i lag» også blir gjeldande prinsipp for arkivskaping. Dei store satsingane til kommunen i haust er innføring av WebSak Fokus og digitalisering av det gamle eigedomsarkivet. WebSak Fokus vil gje saksbehandlarane eit meir forenkla brukargrensesnitt. Til våren vil kommunen også ta i bruk Acos sin nye eigedomsmodul. Arkivleiar sine ønskje for tilsynet er å læra meir, få ein status på kor arkivtenesta er i dag og kva dei kan/bør/skal jobba vidare med, slik at dei får ei klar retning for kva arbeid som bør prioriterast framover. 10

11 IT-sjef, Jan Tore Nord-Varhaug poengterte at godt samarbeid i heile organisasjonen er avgjerande for førebyggja og for å hindra digital demens. Elektronisk skapt arkivmateriale er mykje meir flyktig enn det som i si tid blei produsert på papir. Han meiner at kommunen i dag framleis står med ein fot i papirverda og ein i den digitale. Fleire av dei elektroniske fagsystema er i prinsippet papirbaserte i og med at dei ikkje følgjer Noark-standarden, og dermed ikkje har funksjonalitet for uttrekk. Framover skal IT og arkivtenesta halda fram det gode samarbeidet dei har bygd opp for å sikra at kommunen ved innkjøp av nye fagsystem tar omsyn til dette. IT-sjefen var også oppteken av at det må gjerast ein jobb for å forhindra at saksbehandlarar i kommunen lagar «private» arkivløysingar. Alle må vera medvitne om både kva informasjon som er arkivverdig og korleis ein skal sikra slik informasjon. Samarbeidet mellom arkivtenesta, IT-tenesta og rådmannen er godt. Dei har ikkje faste møte, men det er kort veg både fysisk og organisatorisk slik at det er enkelt å ta kontakt. Det er ikkje slik at kommunikasjonen mellom dei er einvegs. Det varierer kven som tar initiativ til samtale. It-sjefane i Klepp, Time, Hå og Gjesdal har tatt initiativ til å ha samhandlingsmøte med arkivleiarane. Dei ser at det kan vera nyttig å koma saman å diskutera felles løysningar, utfordringar osv. Første møte var , og det blei opplevd som svært nyttig og interessant. Neste samling er i oktober Hå kommune 2.1 Oppbygging og organisering Kort historikk 5 Kommunen har pr. 1. januar innbyggjarar. Kommunen er den største arbeidsplassen i lokalsamfunnet med om lag 1460 årsverk fordelt på om lag 1800 tilsette. Hå er den største husdyrkommunen i Noreg. Omlag halvparten av arealet i kommunen er nytta til jordbruksformål. Hovudvekta i jordbruket ligg på husdyrbruk med grasdyrking. Næringsmiddelindustrien og den mekaniske industrien er dei dominerande industrinæringane. Hå kommune har ti grunnskular. Fem er barneskular (1-7), ein er 1-4 skule, ein er 1-10 skule, ein er 5-10 skule og to er ungdomsskular (8-10). Grunnskulen i Hå har prega skuleutviklinga på landsplan gjennom ei årrekkje. Barnehagetilbodet er variert og jamt fordelt i kommunen. Kommunen driftar også kulturinstitusjonen Hå gamle prestegard. Etat for helse- og sosialsaker har kontor på Hå Helsesenter på Nærbø. Det er òg helsesenter på Varhaug og Vigrestad. Sjukeheimen er på Nærbø. På Varhaug har kommunen ein institusjon (Klokkarhagen) som i det vesentlege arbeider med pasientar som har rusproblem eller psykisk 5 Informasjonen er henta frå: 11

12 sjukdom/demens. Eldreomsorga er desentralisert med fleire eldresenter og variert tilbod av omsorgsbustadar. Folkehelseprosjektet "Eit sunnare Hå" vart starta i 2004 og er dokumentert i sak/arkivsystemet. Administrativ oppbygging og organisering Administrasjonen i Hå kommune blir leia av rådmannen. I leiargruppa til rådmannen møter dei tre kommunalsjefane for tenesteområda: Helse- og sosialsaker, Tekniske saker og næring, Opplæring og kultur saman med stabsleiarane for Økonomi og for Personal. Dei ytre verksemdene i kommunen er i hovudsak å finna under tenesteområda Opplæring og kultur og Helse- og sosialsaker. I tillegg eig Hå kommune Jæren Everk KF 6. Dette blir leia av eit eige styre. Med verknad frå 1. september 2004 fekk kommunen godkjend etableringa av eit kommunalt føretak som skulle arbeida med utviklinga av Sirevåg hamn, Sirevåg Havn i Hå KF. Alle arkivfunksjonar skal utførast av arkivtenesta i kommunen, og dokumentasjon skal registrerast i same database som Hå kommune, men i ei anna journaleining. Kommunen driv sitt eige brannvern. Det meste av dette blir dokumentert i kommunen sitt sak-/arkivsystem. Kommunen deltek i arbeidet i Jærrådet, og hadde sekretariatet sist i Rådet har ikkje eige arkiv, men sakene blir arkiverte i sekretariatskommunen. 6 Kommunalt føretak 12

13 13

14 Organisasjonskart toppleiinga i Hå kommune 7 Heiltrukken tekstboks = rådmannen si leiargruppe Stipla tekstboks = direkte rapporterande til rådmannen, ikkje medlemmar av rådmannen si leiargruppe Politisk oppbygging og organisering Etter kommunevalet i 2007, blei Hå kommune, i tillegg til kommunestyret og formannskapet, politisk organisert i tre hovudutval: Utval for helse- og sosialsaker Utval for opplæring og kultur 7 Økonomi er ikkje lenger leia av Harald Berglie, men av Bente C. Iversen. 14

15 Utval for tekniske saker og næring Kommunestyret har 33 medlemmar, formannskap og kvart av utvala har 9. Utval for tekniske saker og næring er også det faste utvalet for plansaker. Andre utval i kommunen er Kontrollutvalet og Innbyggjarrådet. Førstnemnde er det Rogaland kontrollutvalssekretariat som har sekretærfunksjon for, sistnemnde har eit eige sekretariat. Etter kommunevalet i 2011 blei det valt eit eige Partsamansett utval. Det består av 9 folkevalde medlemmar og 5 representantar frå fagforeiningane. Det er politisk sekretariat som har sekretærfunksjon for dette utvalet og for Kommuneplanutvalet, Valstyret, Kommunen sitt klageorgan og Hamnestyret (Styret for Sirevåg hamn i HÅ KF). Politisk styringsmodell i Hå kommune 2.2 Arkivtenesta Sentralarkivet utgjer 3,5 årsverk og har 4 tilsette. Fram til august 2015 var det 2 årsverk. Rådmann Anne Berit Berge Ims har det overordna ansvaret for arkivarbeidet i kommunen, medan arkivleiar Lisa Reime Helgeland er overordna fagleg ansvarleg (jf. kommuneloven 23 og arkivforskrifta ). Dokumentsenteret er plassert direkte under rådmannen Arkivansvaret i offentlege organ. Offentlege organ pliktar å halde arkiv i samsvar med føresegnene i forskrifta her. Som offentleg organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jf. arkivlova 2. Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her. Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tillegg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett. Arkivansvaret etter dei enkelte føresegnene i forskrifta her er knytte til organet, ikkje den enkelte tenestemann, med mindre anna er særskilt fastsett. 15

16 Hå kommune har eitt felles postmottak for rådhuset som er lagt til Dokumentsenteret. Dokumentsenteret bruker eit Noark-godkjent sak-/arkivsystem. Det noverande systemet blei tatt i bruk i 2009 og oppgradert til Noark 5 (versjon 6.8) i Kommunen gjekk over til fullelektronisk sak-/arkivsystem frå 2007, men haldt fram med papirarkiv for elevmapper, barnemapper i barnehage, PP-tenesta, barnevernet samt for karakter- og fråværsprotokollar i skulen. I tillegg til personalet ved Dokumentsenteret er det ein del arkivarbeid som framleis ligg til sekretærar i skulane og barnehagane. I helse- og sosialtenesta er det også to personar som gjer mykje innanfor barnevern og pleie- og omsorg. Postmottak for helse- og sosialsaker er fysisk plassert på Nærbø. Arkivleiar har det arkivfaglege ansvaret for dette postmottaket, men ho har ikkje leiaransvar for dei tilsette der. Sidan januar 1997 har kommunen hatt sentralisert sak-/arkivsystem. Men sjølv om delar av arkivfunksjonane for dei ulike tenesteområda er kopla til den sentrale arkivtenesta, er det fleire av dei elektroniske fagsystem som ikkje er kopla til kommunen sitt sak-/arkivsystem. Dette gjeld helse- og sosial, opplæring og kultur. Pr føregår framleis ein integrasjon av nye fagsystem. Dokumentsenteret forvaltar møtebøker i samarbeid med politisk sekretariat, og dei tek også hand om kopibøker, postjournalar, sentralt saksarkiv og nokon spesialarkiv. Elevmapper og barnemapper blir levert til sentralarkivet når desse ikkje lenger er i aktiv bruk ved den aktuelle skulen/barnehagen. Som modellen nedanfor syner, har kommunen eit sentralarkiv med ansvar for alle arkiv i kommunen uavhengig av medium og av kor det fysisk blir lagra. Arkivtenesta ved leiar Lisa Reime Helgeland rapporterer direkte til rådmannen. Tenesta er ansvarleg for postmottak og fordeling av denne. Dei tek hand om arkivet og sørgjer for rettleiing og opplæring i arkiv. Som det går fram av arkivplanen, er Hå kommune eitt organ i samsvar med i arkivforskrifta. Kommunen har eit sentralisert arkiv innanfor eit felles elektronisk sak- /arkivsystem der all journalføring og administrativ saksbehandling skal dokumenterast. Sensitive personopplysningar kan registrerast, dersom forskriftsmessige sikringstiltak er gjort i forhold til personopplysningslova. Men personsensitive saker er oftast ført i lukka fagsystem og oppbevart desentralt. Kommunen har utåtretta kontakt med innbyggjarane pr. telefon, brev, e-post, heimeside, Facebook, Twitter og Instagram. Facebook og Twitter er reine informasjonskanalar. Ingen saksbehandling føregår der. I dag er det den digitalt medieansvarlege i kommunen som har hovudansvaret for dei sosiale media saman med kontaktpersonar på dei ulike tenesteområda. Men i og med at rådmannen reknar med at servicetorget vil vera i full funksjon frå desember av, kan det bli nokre justeringar der. Leiar for servicetorget er journalistutdanna og har lang erfaring som journalist i ulike aviser. 9 Sjå: 16

17 Dersom eit innlegg, ein kommentar eller eit spørsmål her medfører saksbehandling frå kommunen si side, skal det bli opplyst at vedkommande må kontakta kommunen pr. post eller e-post. Pr. i dag har ikkje dette vore utfordrande, men det kan også ha samanheng med at kommunen fyrst oppretta Facebook-profil for eitt år sidan. Rådmannen meiner at det er viktig å vera i forkant og å kartleggja kva som skjer på Facebook. Kanskje bør kommunen vurdera å leggja ut klar melding på sjølve Facebook-profilen om at dette ikkje er ein kanal som skal tilby innbyggjarane kjapp saksbehandling. Rådmannen er opptatt av at det er den gradvise utviklinga i ein to-vegs-kommunikasjon som kan vera «farleg» med tanke på å hindra at ein dialog utviklar seg til saksbehandling. All saksbehandling føregår i sak-/arkivsystemet ACOS WebSak 6.8. Innbyggjarane kan kontakta kommunen pr. telefon, brev, e-post, elektronisk skjema og Facebook. Arkivorganisering Kompetanse i arkivtenesta i dag Alle dei tilsette i sentralarkivet har arkivrelevant utdanning. Leiar, som starta i 2012, har historie hovudfag. Ho har tidlegare vore tilsett ved Hå gamle prestegard. Arkivkonsulenten starta i Ho har utdanning frå Arkivakademiet. Dei to nye medarbeidarane ved Dokumentsenteret har arbeidd lenge i kommunen, først innanfor landbruk, deretter ved teknisk. Realkompetansen deira er god, og den er supplert med diverse arkivrelevante kurs. 17

18 Dei har tidlegare også arbeidd med arkivsaker og WebSak. Dei har god kompetanse knytt til eigedomsarkivet. Arkivtenesta meiner at auken i ressursar i form av desse to årsverka vil medverka til at dei klarer å driva eit forsvarleg arkiv i samsvar med gjeldande lovar og reglar. Dei har sidan 2012 arbeidd systematisk med å opparbeida tillit i organisasjonen. Målet til arkivtenesta er at alle skal ha god kjennskap til det arbeidet dei driv med og at alle tilsette skal ta kontakt. Når arkivtenesta tilbyr kurs i sak-/arkivsystemet WebSak, startar dei med å gi deltakarane ei kort innføring i grunnleggjande arkivteori. Målet er å marknadsføra arkivtenesta på ein slik måte at kursdeltakarane i ettertid ønskjer å ta kontakt. Gjennom kursverksemda kjem dei tilsette i arkivtenesta tettare på saksbehandlarane og v.v. Det har vore nyttig og svært fruktbart med tanke på vidare dialog og samarbeid for sikra dokumentfangst og såleis byggja opp ei forsvarleg arkivteneste i kommunen. Alle i organisasjonen, ikkje berre arkivtenesta, må bidra for å sikra at kommunen tryggjer dokumentfangsten. Dette arbeidet støttar også rådmannen godt opp om. Det er difor arkivtenesta no i desse dagar har fått to nye medarbeidarar som er vel kvalifiserte. Hovudfokusområde dei tre siste åra har vore: Overta ansvaret for WebSak, kommunen sitt sak-/arkivsystem. Det inneber at det er arkivtenesta som har administratorrolla, tilbyr opplæring og brukarstøtte, medan IT har det tekniske driftsansvaret. Utvikla innføringskurs i sak-/arkivsystemet der grunnleggjande arkivteori blir presentert på ein forståeleg måte for alle saksbehandlarar i kommunen, både i indre og ytre etat. Oppdatera arkivplanen. Arkivmedarbeidaren er med i IKA Rogaland si arkivplangruppe. Målet er ein fullstendig gjennomgang av heile arkivplanen. Opparbeida tillit i organisasjonen, både i indre og ytre etat. Tidlegare arkivorganisering Fram til 1997 då sentralarkivet blei oppretta, var arkivet desentralisert. Inntil for om lag 10 år sidan, då arkivet fekk eigen leiar, var formannskapssekretæren arkivleiar. Då noverande arkivleiar, Lisa Reime Helgeland begynte i stillinga i mars 2012 hadde kommunen vore utan ein eigen arkivleiar eit par år. Det var leiaren for politisk sekretariat som hadde hatt denne funksjonen i tillegg. Det var då etterslep på fleire viktige arkivoppgåver. Arkivplanen var ikkje oppdatert og IT hadde hovudansvaret for kommunen sitt sak-/arkivsystem. I 2012 starta arkivleiar saman med arkivmedarbeidaren eit relativt omfattande arbeid med å byggja opp arkivtenesta slik at den skulle vera i samsvar med gjeldande regelverk. Arkivleiar fortel at det var ei bratt læringskurve. Erfaringane ho hadde frå å tidlegare jobba med papirbasert arkiv var ikkje alltid like relevante når det kom til å handtera dei elektronisk skapte. Arkivtenesta overtok hovudansvaret med kommunen sitt sak-/arkivsystem og jobbar framleis med å få god nok kjennskap til dei elektroniske fagsystema slik at dei kan ivareta informasjonsinnhaldet i desse på ein forsvarleg måte både i notid og framtid. 18

19 2.2.1 Rutine for arkivering av selskapsinformasjon Hå kommune har eigardelar i desse selskapa: Lyse Energi AS Fjord Norge AS Jæren Industripartner AS Måltidets Hus AS Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS IVAR IKS Rogaland Revisjon IKS Biblioteksentralen A/L KLP Det er oppretta ei arkivsak pr. selskap i kommunen sitt sak/arkivsystem, WebSak. Desse dokumenta skal arkiverast i saka: Årsmelding, årsregnskap, årsbudsjett, økonomiplan og ev. andre dokument som er viktige for å ivareta kommunen sitt eigarskap. I tillegg blir dokument som er av betydning for saksbehandlinga eller har verdi som dokumentasjon i Hå kommune tatt vare på. Innkallingar og referat (protokollar) blir ikkje skanna inn i WebSak, men blir oppbevarte i perm av dei personane som representerer Hå kommune i styret i selskapet. Kommunen legg til grunn at desse dokumenta blir tatt vare på av selskapet sjølv. 3 Tilsynsområde 3.1 Arkivplan og rutinar/instruksar Arkivplan Regelverkskrav: Kommunen skal ha ein arkivplan og Riksarkivaren sin mal er rettleiande. (jf. arkivforskrifta 2-2). Omtale: Kommunen har arkivplan på og denne skal no bli jamleg oppdatert. Siste oppdatering var i 2014/2015, og då hadde planen ikkje blitt oppdatert sidan Planen er publisert på heimesida til kommunen, men er ikkje godt synleg. Årsaka til at arkivtenesta har valt å ikkje profilera arkivplanen sterkare, både internt og eksternt, er at arkivleiar vurderer delar av innhaldet som for dårleg og utdatert. I tillegg meier ho at planen ikkje er brukarvennleg slik den er i dag. Men når arkivtenesta har fullført den jobben dei no er i gang med, vil dei gjera planen kjent både internt og eksternt. I første omgang tenker leiar på å få lagt lenke til relevante delar av arkivplanen i kommunen sitt kvalitets- og avvikssystem, Kvalitetslosen. Då vil det vera enklare for saksbehandlarar innanfor ulike tenesteområde i kommunen å finna fram til det som er relevant og nyttig for dei. 19

20 Kommunen har ein om lag 5 år lang tradisjon med å leggja ut offentleg postliste, men legg ikkje ut dokument i fulltekst. Publikum må be om innsyn i dokumenta ut frå opplysningane i den elektroniske postjournalen. Arkivet kvalitetssikrar alt som blir lagt ut. Ved publisering skal programmet ACOS Innsyn brukast. Før postliste blir lagt ut, skal ho kontrollerast slik rutinen føreskriv. Skjerming av opplysningar underlagt teieplikt er særleg vektlagt. Det er saksbehandlarane sitt ansvar å passa på at inn- og utgåande dokument er vurderte med tanke på unntak på grunn av lovpålagd teieplikt. Det er Dokumentsenteret som publiserer journalen. Straks etter publisering er dei ansvarlege for å kontrollera den elektroniske varianten. Dokumentsenteret gir saksbehandlar tilbakemelding om feil som gjentar seg og om feil bruk av skjerming. Ordninga opnar såleis for gode moglegheiter for læring i kommunen. Det er også ei synleggjering av arkivtenesta internt. I samband med at det i Riksarkivarens si forskrift er fastsett nye reglar for bevaring og kassasjon for fylkeskommunale og kommunale arkiv, har IKA Rogaland tatt initiativ til å få i gang eit fellesprosjekt i fylket for å oppdatera arkivplanane på dette området. Prosjektet starta opp hausten 2014 og skal vera ferdig i løpet av I dette arbeidet deltar arkivleiar Lisa Reime Helgeland. For arkivmateriale skapt før 1.februar 2014 kan fylkeskommunen og kommunen søkja Riksarkivaren om å få bruka det regelverket for arkivavgrensing og kassasjon som var gjeldande før den nye forskrifta blei satt i verk. Det er mogleg å søkja om dispensasjon fram til 31. desember Kontrollpunkt Regelverkskrav Kommentarar Finst det ein plan for oppdatering/evt. hendingar som medfører oppdateringar? Arkivforskrifta 2-2 og 3-20(g) Blir rutinane i planen følgd i praksis? Er alle elektroniske fagsystem med journalføringsfunksjonar tekne med i arkivplanen? Er alle elektroniske fagsystem omtalt i planen? Står det i arkivplanen kva type avgjerder rådmannen tek i forhold til dokumentasjon i Arkivforskrifta 2-2 og 3-20 (g) Arkivforskrifta 2-6 (3) Arkivforskrifta 2-13 (Arkivforskrifta 3-12 og Riksarkivaren si forskrift kap. IX 3-2 nr. 6) og Riksarkivaren si forskrift kap. IX 3-2). Arkivforskrifta 1-1 (2) og 21 IKA Rogaland har ei nettverksgruppe der Hå kommune deltek og oppdaterer planen. Denne gruppa har møte ca. fire gonger i året. Ja. Systema er kartlagde, jf. innsendte skjema i samband med tilsynet, men ikkje tekne inn i arkivplanen enda. Kommunen vil arbeida vidare med kartlegging av alle fagsystem, jf. samtale under tilsynet. Ja. 20

21 arkivet? Står det konkret i arkivplanen kva type avgjerder arkivleiar kan ta? Er det mogleg å sjå kor ofte planen er i bruk, dvs. kor ofte nokon loggar seg inn på den? Og kor ofte nokon ser på planen utan å logga seg inn? Kva område i planen er kommunen sjølv minst nøgd med? Kvifor? Kva område i planen er kommunen sjølv mest nøgd med? Kvifor? Arkivforskrifta 1-1 (2) og 21 Ja. Ansvarsfordeling og -område går klart fram av planen. Planen inneheld også instruks for arkivmedarbeidarane. Pr. dags dato er det bare mogleg å sjå sist nokon gjorde endringar i arkivplanen (endringslogg). Brukargrensesnittet er ei utfordring. I tillegg har planen til no vore lite oppdatert og dermed lite i bruk/kjent i organisasjonen. Kommunen begynner å få på plass mange oppdaterte og gode rutinar som kan hjelpa både dokumentsenteret og saksbehandlarane i arbeidet. Vurdering: Statsarkivet merker seg at kommunen arbeider aktivt med å utvikla arkivplanen. Arbeidet ser ut til å vera godt forankra i gjeldande regelverk og i god arkivfagleg praksis. Kommunen har no starta opp eit omfattande arbeid med å få arkivfagleg relevante omtalar av alle dei elektroniske fagsystema som har vore eller er i bruk Behandling av post og journalføring Regelverkskrav: Kommunar skal bruka ein arkivnøkkel basert på K-kodesystemet (utarbeidd av Kommunenes sentralforbund). Arkivforskrifta 2-3(1). System for elektronisk journal skal vera Noark-godkjent. Nye system skal vera godkjent av Riksarkivaren før dei blir tatt i bruk. (Arkivforskrifta 2-9 og Riksarkivaren si forskrift kap. IX 2-1). Omtale: Kontrollpunkt Regelverk Kommentarar Bruker kommunen arkivnøkkel? Arkivforskrifta 2-3 (1)/ K- kodesystemet til KS Skjer all journalføring og arkivering i Noark-godkjende system? Arkivforskrifta 2-9 og Riksarkivaren si forskrift Ja, K-kodar sidan Fram til og med 1990 brukte kommunen NKS Arkivnøkkel. Nei. Der det ikkje er Noark-godkjent system, har kommunen papirarkiv. For nokre av fagsystema har kommunen planar om tilkopling av Noark 5-kjerne 21

22 Kva fagsystem er dei mest kritiske med tanke på å ivareta journalføringsplikta? Har kommunen system som ikkje har funksjon for arkivering og journalføring, og som såleis ikkje inneheld journalføringspliktige saksdokument? kap. IX 2-1 Riksarkivaren si forskrift kap. IX 2-1 (2) Arkivforskrifta 2-13 Riksarkivarens si forskrift kap. IX 1-2, 1-3 og 3-2 (jf Riksarkivaren si forskrift kap. IX 2-1 (2). (t.d. Socio, barnevern), medan for andre system løyser ein dette med integrasjon med sak-/arkivsystemet (t.d. Visma sin rekrutteringsmodul). Sjå meir under kvart enkelt fagsystem. Kommunen er ekstra merksame på alle system som inneheld rettigheitsdokumentasjon, som barnevern, PPT og ulike system som blir brukt i skulane. Kommunen arbeider med ei kartlegging av dette. Kommunen har sentralisert postmottak og e-postmottak som Dokumentsenteret har ansvaret for. Rutinar for handsaming av dokument, post og e-post er nedskrivne. Desse rutinane presiserer mellom anna følgjande: Kva som er dei offisielle e-postadressane til kommunen; Kva dokument som skal journalførast; Kva ein kan senda vidare utan å journalføra; Kva ansvar saksbehandlar har. Det blir også understreka at ein ikkje skal oppgje private e-postadressar til eksterne som ønskjer å koma i kontakt med kommunen. Rutinane er å finna i «Rutine for bruk av elektronisk post for saksbehandlere i Hå kommune». Elektronisk postjournal er tilgjengeleg tre dagar etter journalføring. Journalen for dei siste 6 månadene er tilgjengeleg på nettet. For innsyn i dokument kan ein ta kontakt med Dokumentsenteret på telefon eller e-post. Vurdering: Statsarkivet vurderer kommunen sine ordningar slik at dei på alle vesentlege punkt er i samsvar med krava i lovgjevinga. Kommunen bør likevel vera særleg merksame på at det kan vera journalpostar i fagsystema som også skal journalførast Bevaring og kassasjon Regelverkskrav: Arkivforskrifta 3-18, 3-19, 3-20 og Omtale: Kommunen har gjennomført arkivavgrensing og kassasjon i samsvar med tidlegare gjeldande regelverk i samband med bortsetting av papirarkiv og overføring til depot (IKA Rogaland). Dei listefører materiale som blir kassert. 22

23 Pr. dags dato to elektroniske system deponert til IKA Rogaland: Kontor2000 versjon 5.2c ( ), Kontor 2000 versjon 5.2c ( ) Meir utfyllande informasjon om desse er å finna på IKA Rogaland si heimeside: Kassasjonsreglar og -fristar inngår ikkje i arkivplanen i dag, men IKA Rogaland arbeider med å tilpassa dei nye b/k-reglane til alle sine medlemskommunar (kap. IV.Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 og kap. V Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver). Desse vil i løpet av 2015 bli innlemma i Hå kommune sin arkivplan. Arkivleiar Lisa Reime Helgeland er med i Bevaring/kassasjonsgruppa til IKA Rogaland, og kommunen vil implementera dei nye reglane så snart dette arbeidet er ferdigstilt. Kontrollpunkt Regelverk Kommentar Finst det ein b-/k-plan med oversyn over kva som kan kasserast og kva som skal takast vare på? Arkivforskrifta 3-21m.fl. Kommunen er med i gruppa som arbeider med nytt reglement for bevaring og kassasjon hos IKA, og vil implementera dei nye reglane så snart dette arbeidet er ferdigstilt. Vurdering: Statsarkivet merker seg at kommunen deltar aktivt i det interkommunale utviklingsarbeidet på dette området. Kommunen har ein praksis som er i samsvar med det som har vore gjeldande regelverkskrav fram til no. Personell som utfører dette arbeidet i ytre etat, bør kjenna godt til bevarings- og kassasjonsrutinar i kommunen. 3.2 Journalføring og organinterne dokument Regelverkskrav: Organinterne dokument skal organet registrera i journalen så langt organet finn det tenleg. Arkivforskrifta 2-6. Omtale: For Hå kommune fordeler journalførte dokument seg slik for dei siste tre åra: I U N X Totalt Tabell 1. Journalførte dokumenter fordelt på type. 23

24 I innkomande dokument N interne dokument med oppfølging U utgåande dokument X interne dokumenter utan oppfølging Vurdering: Statsarkivet merker seg at det er stor skilnad på mengda av interne notat og inn- og utgåande dokument. Kommunen bør vurdera om dei har ein noko for restriktiv praksis når det gjelde journalføring av interne notat. Auke i X-notat kan skuldast at organisasjonen er blitt meir merksame på at dette er ein grei måte å ta inn informasjon på, anten for å ta vare på det på saka, eller for å spreie det vidare i organisasjonen. 3.3 Elektroniske arkiv Sak-/arkivsystemet WebSak 6.8 Kommunen sitt sak-/arkivsystem omfattar berre basissystemet. Dette er eit Noark-godkjent system som blei tatt i bruk i 2009 og oppgradert til Noark 5 (versjon 6.8) i Sak- /arkivsystemet har vore fullelektronisk frå Kommunen brukte Kontor 2000 frå 1998 fram til 2008 då dei tok i bruk WebSak. Dei starta med Forum WinSak i 1997 og konverterte dette til Kontor 2000 alt i Sak-/arkivsystemet fram til og med 2006 er tatt vare på på papir, og uttrekk er deponert hos IKA Rogaland 10. Alle data frå tidlegare elektroniske system er konvertert til ein historisk base i WebSak som dekkjer perioden Kommunen har ingen spesialmodular i systemet i dag, men frå 2016 skal dei få eigedomsmodulen. Arkivtenesta har ansvaret for at dokument blir konvertert til arkivformat (PDF/A) og lagra i Noark5-databasen.(Sjå elles: «Hå kommune. Rutine for bruk av elektronisk post for saksbehandlere i Hå kommune »). Sak-/arkivsystemet har to innsynsmodular; ein filterbasert innsynsportal for innbyggjarane, og ein politikarportal med innlogging ved hjelp av min id. Kommunen har kjøpt inn ipadar slik at politikarane kan kommentera i saksdokument og vedlegg, både før og under møta. Saksdokument med påførte kommentarar kan delast med andre i drop Box. Kommunen har og eige skjemamottak for div. søknader direkte inn i sak/arkivsystemet ACOS CosDoc elektronisk fagsystem for tenesteområda pleie- og omsorg, psykiatri, ergo/fysioterapi samt for tilsynslegar Systemet er ein elektronisk pasientjournal, dvs. ei samling av opplysingar om ein pasient i samband med helsehjelp for å sikra at dokumentasjonskrava i pasientjournalloven blir følgde. Pasientjournalen i CosDoc inneheld relevant og naudsynt informasjon om pasienten og om helsehjelpa, samt opplysingar som er naudsynte for å oppfylla meldeplikt eller opplysingsplikt 10 Frå brukte kommunen Kontor2000 versjon 5.2c. Dette systemet er det gjort uttrekk frå som er deponert hos IKA Rogaland. 24

25 fastsette i lov eller i medhald av lov. Normalt skal det berre førast ein pasientjournal for kvar pasient innanfor ei verksemd, og denne skal brukast av alle typar helsepersonell som yt helsehjelp 11. CosDoc blir brukt av personell i pleie- og omsorg, psykiatri, ergo/fysioterapi og av tilsynslegar. Det blir også nytta av økonomiavdelinga til fakturering, etterberekning og betalingsvedtak. Kommunen kontakta IKA Rogaland då dei tok systemet i bruk som fullelektronisk arkiv og fekk stadfesta at det var greitt så lenge alle forhold omkring systemet var godt dokumentert i kommunen sin arkivplan (jf. brev av frå IKA Rogaland til kommunen). CosDoc er oppbygd ut frå organisasjonskarta i dei ulike tenesteområda. Kvar avdeling har eit eige nummer=administrasjonseining. Tilgangsstyring vert gjort ut i frå administrasjonseininga og profesjon, dette kallast profil. Profilen er styrande for innhaldet i tilgangen. Ein skal berre ha tilgang til tenestemottakarane tilhøyrande aktuell avdeling. Dette er viktig for å unngå brot på teieplikta, samt ivareta personvernet. Høgskuleutdanna vil til dømes ha ein breiare tilgang enn ein fagarbeidar, innanfor administrasjonseininga ein arbeider ved. Alle tilsette ved dei ulike avdelingane skal ha skrivetilgang til hovudjournalen, og lesetilgang til aktuelle journalar ein treng for å kunna følgja opp tenestemottakarane. Dette er likt i alle avdelingar. Følgjande journalar vert brukt: «ergoterapijournal, fysioterapijournal, miljøterapijournal, sjukepleiejournal, legejournal, saksbehandlarjournal, frisklivsentral journal, psykisk helse journal, hverdagsrehabiliteringsjournal, økonomivederlagsjournal.» Saksbehandlingsprosessen: Det er leiarar i pleie og omsorg, psykiatri og rusvern som driv saksbehandling. Tilsynslegar har ikkje eit saksbehandlingsansvar, men kan koma med skriftleg melding som gir grunnlag for tildeling av tenester. Ergoterapien si saksbehandling føregår på NAV sine sider, og blir skanna inn i CosDoc. Fysioterapiavdelinga har ikkje saksbehandlingsansvar. Tenester som er pålagt ut frå lov (helse og omsorgsteneste loven) blir saksbehandla i CosDoc. All bruk av tvang og makt (pasientrettighetsloven og helse og omsorgstjeneste loven) blir også saksbehandla her. Det blir og betalingsvedtak ift. tenesta langtidsopphald institusjon. Saksbehandling i systemet føregår på følgjande måte: (jfr. Eigen rutine i Kvalitetslosen) Ved ny søknad: søknad skannast inn, ny tenestemottakar blir oppretta om han ikkje finst i systemet frå før. Søknaden blir lagt til ansvarleg leiar der tenesta skal bli gitt. Saksbehandlar føretek kartleggingsbesøk og fattar vedtak. I vedtaket framkjem det kva teneste som blir innvilga/avslått, vurdering, omfang og varigheit. Revurdering av vedtak: ved utløp av vedtak, men fortsatt behov, blir det føreteke ny behandling/saksbehandling av opprinneleg vedtak. Arkivdanningsprosessen: Systemet blir brukt til all type saksbehandling i pleie- og omsorgstenesta og i psykiatritenesta. Vedtak som blir fatta, ligg i ein eigen arkivsak i tenestemottakaren sin journal. I tillegg blir ei aspx 25