Innkjøpshåndbok for. Innkjøpssamarbeidet Høgskolene i Innlandet (ISHI) INNKJØPSHÅNDBOK FOR HØGSKOLEN I GJØVIK, LILLEHAMMER OG HEDMARK

Transkript

1 Utarbeidet av: Innkjøpssamarbeidet Høgskolene i Innlandet Dato: 26.mars 2014 Sist revidert av: Godkjent av: Dato: Innkjøpshåndbok for Innkjøpssamarbeidet Høgskolene i Innlandet (ISHI) 1

2 Forord Retningslinjer: Målsetting for innkjøpsarbeidet: Organisering av innkjøp: Rollebegrep Etiske retningslinjer Leverandørutvikling: Planlegging av innkjøp: Elektronisk handel (E-handel) Anskaffelsesprosessen Innkjøpsstrategi Regelverk for anskaffelser - terskelverdier EØS- og WTO- avtalen Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlig anskaffelse Standard avtalevilkår ved kjøp av varer og tjenester Valg av innkjøpsform Rammeavtaler Anskaffelser under kr eks mva Anskaffelser mellom kr og kr eks mva Anskaffelser mellom kr og kr eks mva (under nasjonal terskelverdi) Anskaffelser mellom kr og kr. 1,6 mill eks mva (Nasjonal kunngjøring) Anskaffelser over 1,6 mill eks mva (Internasjonal kunngjøring) Kjøp av tjenester Tabell Kunngjørings- og protokollplikt, obligatorisk krav Praktisk gjennomføring av anskaffelsesprosessen Prekvalifisering Klargjøring før tilbudsinnbydelse Kravspesifikasjoner Valg og evalueringskriterier Leverandør Behovstilfredsstillelse Priser Leveringstid og betingelser Service/oppfølging Kontraktsvilkår Miljøaspekter Behandling av tilbud Mottak og registrering av tilbud Åpning av tilbud Avvising av tilbud Anskaffelsesprotokoll Avklaringer Evaluering av tilbud Kjøp av datautstyr (program, telefoni, AV-utstyr) Rutiner for arkivering Arkivering i gjellende arkivsystem Følgende dokumenter skal registreres i arkivsystemet

3 21.3. Rutine ifm opprettelse av saksmappe i arkivsystemet Dataverktøy og dokumentmaler i anskaffelsesprosessen Prosesstøttesystem (dokumentmaler) Konkurransegjennomføringsverktøy / KGV (Amesto Soursing) Kontraktsadministrasjonsverktøy / KAV (Amesto Soursing) Elektronisk bestillings- og fakturasystem (Basware Purchase Management og Basware Invoice) Linker Vedlegg Oversikt over når en kan benytte de ulike anskaffelsesprosedyrene Definisjoner

4 Forord Innkjøpshåndboken gir en kort beskrivelse av hvordan det er bestemt at innkjøpsprosessen på HiG, HiL og HH skal organiseres, utøves og håndheves, og er ment å være en hjelp i prosessen. Regelanvendelsen som er beskrevet i håndboken er essensiell, men på ingen måte utfyllende i forhold til anskaffelsesregelverket. Den enkelte innkjøper og budsjettansvarlige må derfor selv foreta nødvendig fordypning i regelverket. 1. Retningslinjer: Retningslinjene for innkjøp skal sikre at høgskolens innkjøpsreglement, samt lover og forskrifter for offentlige kjøp etterleves: Linker Lov om offentlig anskaffelser Forskrifter om offentlig anskaffelser For øvrig anbefales også Beste praksis offentlige anskaffelser. Reglementet for økonomistyring i staten staten.pdf Retningslinjene skal også sikre korrekt, systematisk og ensartet behandling av forespørsel og bestilling av varer og tjenester, samt lik opptreden i forhold til høgskolenes leverandører. 2. Målsetting for innkjøpsarbeidet: Overordet mål er å oppfylle kravene ihht reglementet for økonomistyring i staten. Delmål for innkjøpsarbeidet er å kjøpe: riktig produkt/tjeneste i riktig mengde av riktig kvalitet til riktig pris til riktig tid på riktig sted fra rett leverandør med best mulig utnyttelse av høgskolenes samlede økonomiske ressurser. 4

5 Alle anskaffelser skal, uansett innkjøpsprosedyre, baseres på konkurranse, likebehandling og ikke-diskriminering av leverandører. 3. Organisering av innkjøp: Ved HiG, HiL og HH et det en blandet innkjøpsstruktur med en kombinasjon av sentralisert og desentralisert innkjøp. Dette innebærer at virksomheten har en sentral innkjøpsenhet som styrer overgripende arbeid, men med innkjøpsfunksjoner ute på de respektive avdelingene. Den sentrale innkjøpsenheten styrer innkjøp av strategiske produkter. Resultatet fra de sentralt utarbeidede kontrakter/avtaler vil bli formidlet den enkelte avdeling. Den sentrale innkjøpsenheten kan også fungere som en koordineringsinstans mellom avdelingene. Målet må være å kombinere like behov av materiell og tjenester mellom avdelingene i den hensikt å redusere kostnadene og bedre servicen fra leverandørene. 4. Rollebegrep De viktigste rollene som inngår i anskaffelsesvirksomheten er: Den fagansvarlige som bistår bestiller og innkjøper på komplekse produkter. Fagansvarlig er også ansvarlig for å utarbeide kravspesifikasjon. Bestilleren som har et behov som skal dekkes og bestemmer hva som skal kjøpes inn og hvor mye. Vedkommende må derfor ha et bevisst forhold til hvordan påvirke anskaffelsen. Innkjøperen som først og fremst har ansvaret for det innkjøpsfaglige ved kjøpet, det vil si valg av innkjøpsmetode, valg av type kontrakt, valg av rett leverandør og lavest totalkostnad. Den budsjettansvarlige (BDM) som har ansvaret for at det finnes økonomisk dekning for å anskaffe varen/tjenesten. Budsjettansvarlige har dermed myndighet og plikt til å stoppe kjøp det ikke er budsjettmessig dekning for. Det bør legges opp til en rollefordeling der en unngår at flere personer som deltar i anskaffelsesprosessen, har mer enn en rolle. Dette for å sikre en mest mulig objektiv behandling i alle faser av anskaffelsesprosessen. Sentral innkjøpsansvarlig har arbeidsområdet knyttet til fellesavtaler for hele høgskolen. Ved anskaffelser foretatt ved avdelingene, vil sentral innkjøpsansvarlig kunne være behjelpelig med rådgivning og bistand til de praktiske deler av anskaffelsesprosessen. Innkjøpsansvarlig skal konsulteres ved alle anskaffelser over kr eks mva. Ved anskaffelser over EØS terskelverdi kr eks mva skal innkjøpsansvarlig involveres i kjøpet allerede fra begynnelsen av prosessen som starter med behovsverifisering og spesifisering. Dette for at innkjøpsfaglige og økonomiske aspekter skal bli ivaretatt. 5

6 5. Etiske retningslinjer Hva er etiske retningslinjer / krav? Etisk handel inngår i begrepet samfunnsansvar og kan defineres som handel som fremmer og ivaretar menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø i leverandørkjeden. Etiske retningslinjer, eller krav, beskriver minstestandarder for menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Habilitet Forvaltningslovens bestemmelser om habilitet gjelder fullt ut i innkjøpssaker. Det innebærer spesielle begrensninger om hvem som kan konkurrere om salg til høgskolen. Forvaltningslovens habilitetskrav (kap.ii om ugildhet) må følges ved enhver anskaffelse. Forvaltningsloven Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Kravet til likebehandling av leverandørene ligger til grunn for forskriftenes 3-8, som oppstiller et forbud mot bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner forut for en anbudskonkurranse dersom de samme rådgiverne skal delta i konkurransen om oppdraget. Forutsetningen er at det å benytte en bestemt rådgiver som senere deltar i anbudskonkurransen vil kunne føre til utelukkelse av konkurranse. Bestemmelsen følger av Norges forpliktelser etter WTO-avtalen om offentlige anskaffelser (GPA art. VI). For å unngå at konkurransen påvirkes av rådgivere som senere selv deltar, skal oppdragsgiver derfor ikke søke eller motta råd fra noen som kan være potensielle leverandører dersom dette vil kunne utelukke konkurranse. Det samme prinsippet ligger til grunn for at ansatte i oppdragsgivers virksomhet eller organisasjon ikke skal kunne delta i en konkurranse om tildeling av en offentlig anskaffelseskontrakt Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Oppdragsgiver skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for en bestemt anskaffelse fra noen som kan ha økonomisk interesse i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. Gaver Ansatte har ikke anledning til å motta gaver som kan påvirke mottakers tjenestelige handlinger. Det ansees som brudd på Tjenestemannslovens 20. I praksis anses at bestemmelsen ikke er til hinder for at tjenestemenn mottar en enkel gave. Tvilstilfeller forelegges nærmeste overordnede. Barnearbeid Offentlige anskaffelser er en del av den globale handelen med varer og tjenester. Mange av de varene som kjøpes inn, for eksempel arbeidsuniformer, sykehustekstiler, utstyr til barnehager, vann- og avløpsutstyr, er produsert i lavkostland, og ofte under kritikkverdige forhold som involverer barnearbeid, tvangsarbeid, lave lønninger, forbud mot fagforeninger, 6

7 diskriminering, vold og trakassering. Derfor er det viktig at offentlig sektor stiller krav til sine leverandører om at de varene som anskaffes er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte. Veilederen - Etiske krav i offentlige anskaffelser - er et praktisk verktøy til innkjøpere i offentlig sektor som vil redusere risiko for barnearbeid og andre grove brudd på arbeidstakerog menneskerettigheter i offentlige innkjøp. Sosial dumping (forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter): Oppdragsgivere plikter i konkurranseutlysinger etter 1. mars 2008 bl.a. å informere om og innta kontraktsklausul for å hindre sosial dumping. Unnlatelse av å oppfylle pliktene kan medføre konsekvenser for videre anskaffelsesprosess. Forskriften innebærer at offentlige oppdragsgivere skal ta med arbeidsklausuler i sine kontrakter om kjøp av tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Klausulene skal sikre de enkelte arbeidstakere lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Oppdragsgivere skal derfor gjennomføre nødvendig kontroll for å sjekke om krav til lønns- og arbeidsvilkår faktisk blir overholdt og forbeholde seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom dette ikke er tilfellet. Linker: Forvaltningsloven Veileder Etiske krav i offentlige anskaffelser Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Etiske retningslinjer for høgskolene Tjenestemannsloven 6. Leverandørutvikling: Leverandørutvikling er innsatsen fra de offentlige oppdragsgivernes side til å utvikle leverandørene slik at de bedre er i stand til å møte de krav oppdragsgiver stiller i tilknytning til anskaffelser. Aktiv leverandørutvikling innebærer: Vær krevende kunde Gi tidlig informasjon om anskaffelsesplaner Gi tilbakemelding til tapende anbydere Benytt en anskaffelsesprosedyre som gir små- og mellomstore bedrifter mulighet til å delta. Vi vil da kunne oppnå større konkurranse og lavere priser Link: Veileder Leverandørutvikling 7

8 7. Planlegging av innkjøp: Viktige avklaringer før kjøp: Er kjøpet nødvendig, og er det budsjettmessig dekning for kjøpet? Er kjøpet avklart med overordnet? Foreligger det en behovsbeskrivelse / kravspesifikasjon? Er kjøpet over eller under grensen for direkte kjøp? Anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av anslag av det samlede beløp for hele kontrakten i hele perioden den gjelder for. Det er forbudt å dele opp anskaffelser i den hensikt å komme under terskelverdien. Er kjøpet over eller under EØS terskelverdien? Har vi rammeavtaler som omfatter den ønskede anskaffelsen? Skal anskaffelsen foretas som åpen eller begrenset anbudskonkurranse, eller ved konkurranse med forhandlinger? Oversikt over innkjøpsprosessen Innkjøpsprosessen som spenner fra behovsoppdagelse til oppfølging av leverandør består av flere aktiviteter Behovsspesifisering For å avgjøre behovet er det viktig å ta hensyn til: Forbruk/-mønster i tidligere og inneværende perioder Prognoser for fremtidig forbruk og behov Lagerbeholdning og anskaffelser Investeringer: tidligere og inneværende perioder samt planlagte Kontrakter: tidligere inngåtte, de som inngås nå og anvendelsen av disse Virksomhetens oppgaver og planer Budsjettets muligheter og begrensninger Det skilles vanligvis mellom fem spesifikasjonsmetoder: Detaljspesifikasjon produktet spesifiseres så godt som mulig Leverandørspesifikasjon spesifiserer, som for eksempel et biltype Standardspesifikasjoner etter standard på markedet Funksjonsspesifikasjon funksjon er kjent, men ellers står alt åpent Ytelsesspesifikasjon bare behovet er kjent Ytelsesspesifikasjon vil generelt gi de laveste kostnader totalt sett. Oppdragsgiver angir behovet og med det hvilken ytelse som ønskes. Deretter er det opp til leverandøren å komme med gode forslag til løsninger. Ved spørsmål om valg av spesifikasjonsmetode ta kontakt med sentral innkjøpsansvarlig ved høgskolen Kost-nytte analyse En kost-nytte analyse er en systematisk sammenstilling av nytte og kostnader for prosjektet, og gir et beslutningsgrunnlag for å rangere løsninger og gjennomføre prosjektet. 8

9 Lagerstyring og prognoser Når man har bestemt seg for hva man ønsker å kjøpe inn, må man samtidlig ta stilling til hvor mye. Behovet vil være avgjørende for dette, men også lagerkapasitet og om man ønsker varen på lager. 8. Elektronisk handel (E-handel) Elektronisk handel (e-handel) er et viktig og effektivt virkemiddel for å oppnå god internkontroll i offentlige anskaffelser. Økt bruk av elektronisk handel gir transparente prosesser og kan bidra til: Anskaffelser ihht reglementet for økonomistyring i staten Større lojalitet og utnyttelse av rammeavtalene ved at de ligger lett tilgjengelig Økonomisk gevinst ved å standardisere arbeidsprosessene Bedre kontroll (elektronisk arkiv) Å sikre riktig pris gjennom elektronisk godkjenning av kataloger Enklere sporing Færre feil Elektronisk handel er elektroniske verktøy som understøtter anskaffelsesprosesser internt, samt mellom oppdragsgivere og deres leverandører. Dette er alt fra elektronisk gjennomføring av konkurranser, avtaleforvaltning, elektronisk oppdatering av varekataloger, elektroniske bestillinger, elektronisk ordrehåndtering, elektronisk mottaksregistrering av leveranser, samt elektronisk fakturamottak og elektronisk fakturabehandling i form av attestasjon og anvisning. Obligatorisk bruk: HiG, HiL og HH har innført obligatorisk bruk av Basware PM. Dette omfatter bestilling av varer og tjenester på våre rammeavtaler og fritekst bestillinger som er egnet for E-handel. Egnet: Alle bestillinger hvor leverandør vil sende faktura. Det er et krav at alle bestillinger, inklusive alle avrop på kontrakter, skal gå gjennom innkjøpssystemet. Unntaket er kun det som er uegnet for en slik prosess. Uegnet: - Utlegg som skal gjøres opp over reiseregning eller refusjonsbilag. Eks kredittkortkjøp og kontantutlegg. - Kjøp hvor fakturaen skal innom lønn for innrapportering til skattemyndighetene. F.eks undervisningstjenester levert av enkeltmannsforetak. - Kjøp som krever bruk av leverandørens webshop og som ikke er tilrettelagt som punchout i innkjøpssystemet. 9

10 10. Anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosessen består av tre faser: 1. Forberedelsesfasen 2. Gjennomføringsfasen 3. Oppfølgingsfasen Behovsverifikasjon Planlegging av anskaffelsen Markedsundersøkelse Spesifikasjon Konkurransegrunnlag Gjennomføring av anskaffelsen Leverandørvalg Bestilling/kontrakt Kontraktsoppfølgning Oppfølging av anskaffelsen Livssykluskostnader Utfasing 10

11 Det er viktig å merke seg sammenhengen mellom de ulike fasene i prosessen. Beslutninger i ett trinn av prosessen påvirker de etterfølgende trinnene, og feil i en tidlig fase kan få store konsekvenser i forhold til hva virksomheten til slutt står igjen med til å dekke sitt behov. Styring av anskaffelser er økonomistyring. Tidlig i anskaffelsesprosessen er påvirkningsmulighetene store og kostnadene for påvirkning lave. Etter hvert som anskaffelsesprosessen skrider frem reduseres påvirkningsmuligheten og dersom man ønsker å gjøre endringer stiger kostnadene for å få dette til. Planleggingsfasen gir implikasjoner på alle delene i verdikjeden og gir direkte implikasjoner på det produktet eller den tjenesten som anskaffes, både i forhold til pris og kvalitet 11. Innkjøpsstrategi Alle ledere ved Høgskolene har ansvar for at anskaffelsene på egen enhet følger vedtatt innkjøpsstrategi, og at enheten innehar tilstrekkelig kompetanse på området. Alt innkjøpsarbeid skal foretas innenfor en høy etisk standard og i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, bestemmelser og politiske vedtak. 12. Regelverk for anskaffelser - terskelverdier Det er et omfattende regelverk som offentlig anskaffelsesvirksomhet er underlagt. Hensikten med regelverket er å sikre fri konkurranse på like vilkår for alle interesserte leverandører, samt sikre beste mulige kjøp for den enkelte institusjon. Oppdragsgiver skal sørge for at det ikke finner sted forskjellsbehandling. Alle kjøp skal i utgangspunktet foretas etter konkurranse, og hele saksgangen skal dokumenteres i en anskaffelsesprotokoll. Regelverkene er dels internasjonale og dels nasjonale, samt internt regelverk. Det internasjonale regelverk som forplikter Norge, har forrang foran nasjonale regelverk. For anskaffelser over terskelverdiene er det strenge krav til innhold og kunngjøringer, samt begrensninger for hvilke tidsfrister som kan fastsettes. Særlig EØS-anskaffelser må planlegges i god tid pga lange tidsfrister EØS- og WTO- avtalen Norges medlemskap i EØS/WTO innebærer visse internasjonale avtaleforpliktelser. Anskaffelser over terskelverdien skal behandles etter reglene i forskriftenes del III. Terskelverdien er pr på kr. 1,6 mill. for høgskoler/universiteter Kunngjøringsfristen er 45 dager. Dersom anskaffelsen ikke overstiger terskelverdien skal reglene i forskriftenes del II følges. Del I gjelder alle anskaffelser Lov om offentlige anskaffelser Offentlige anskaffelser er regulert i Lov av 16. juli 1999 nr. 69, med endringer av 30. juni Anskaffelser med anslått verdi over kr eksl.mva skal kunngjøres på Doffin. For vår egen del anbefales det at kunngjøringsgrensen går ved kr Link: 11

12 12.3. Forskrift om offentlig anskaffelse Forskriften trådte i kraft med endringer av 1. januar Her finner man detaljerte regler for innkjøp, gjeldende offentlig sektor. Forskriften slår fast at: Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig, baseres på konkurranse uansett anskaffelsesprosedyre Konkurransen skal gjennomføres på en forsvarlig måte med lik behandling av leverandørene og for øvrig i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk Oppdragsgiver skal ikke diskriminere leverandørene på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. Overtredelsesgebyr mot ulovlig direkte anskaffelser innebærer at oppdragsgiver kan straffes med et gebyr på inntil 15% av anskaffelsens verdi om kunngjøringsplikten brytes Standard avtalevilkår ved kjøp av varer og tjenester Standard kontraktsvilkår gjelder mellom oppdragsgiver, og den part som påtar seg å levere varen eller tjeneste (leverandør). Standardvilkårene benyttes både for rammeavtaler og enkeltanskaffelser og regulerer bl.a forhold rundt pris, regulering av pris, krav til faktura, e- faktura, leveringsbetingelser mm. For alle kjøp/avtaler som inngås med Høgskolene skal det avtales 30 dagers betalingsfrist. Link: Alminnelige innkjøpsbetingelser varer Alminnelige innkjøpsbetingelser tjenester Hvordan sende elektroniske fakturaer til universitetes og høgskolesektoren 13. Valg av innkjøpsform Alle anskaffelser skal baseres på konkurranse. Konkurranse mellom ulike leverandører gir bedre pris- og kvalitetsbetingelser for høgskolene. Valg av innkjøpsform, eller valg av anskaffelses prosedyre, avhenger av en vurdering av flere forhold som anskaffelsesgjenstandens egenart, - verdi, - strategi, tidsaspekt og ikke minst regelverkets påbud, unntaksmuligheter og terskelverdier. Ved spørsmål om valg av innkjøpsform ta kontakt med sentral innkjøpsansvarlig ved høgskolen Rammeavtaler Dersom et produkt/en produktgruppe er dekket av høgskolene sine rammeavtaler, skal man kjøpe inn direkte på denne. Rammeavtalene er bindende for høgskolen og høgskolens ansatte. Rammeavtaler kan inngås som: Høgskolens egne avtaler. Fellesavtaler regionalt (for eksempel samarbeid mellom HiL, HiG og HiHm) Fellesavtaler nasjonalt (for eksempel gjennom UH-sektorens innkjøpsutvalg) 12

13 13.2. Anskaffelser under kr eks mva Enkelt kjøp (under kr eks mva). Kjøp av varer og tjenester der det ikke foreligger ramme-/ leverandøravtale. Slike kjøp kan i alle tilfeller ikke overskride en samlet verdi på kr eks mva pr år (ved kjøp av samme vare eller tjeneste). Omfatter anskaffelse av både varer og tjenester og skal som hovedregel baseres på konkurranse. De som ønsker rådgivning ifm med anskaffelsen, kan ta kontakt med sentral innkjøpsenhet ved høgskolen Anskaffelser mellom kr og kr eks mva For anskaffelser mellom og settes det ikke formelle krav til anskaffelsen ut over generelle forbud mot diskriminering, habilitetskrav for beslutningstakere og rådgivere, offentlighet mv. Kjøp mellom og eks mva skal baseres på konkurranse. Det er begrenset krav til dokumentasjon. De som ønsker rådgivning ifm med anskaffelsen, kan ta kontakt med sentral innkjøpsenhet ved høgskolen Anskaffelser mellom kr og kr eks mva (under nasjonal terskelverdi) Kjøp under nasjonal terskelverdi på kr eks mva er underlagt et forenklet regelverk og kan gjøres som avtaleregulert avrop på produkter som ligger på rammeavtale, eller som enkeltstående kjøp basert på konkurranse hvor minst 3 leverandører skal være forespurt. Alle kjøp mellom 100 og 500 (eks mva) skal dokumenteres med en forenklet anskaffelsesprotokoll. Det er et krav at leverandøren fremlegger skatteattest og HMS- erklæring ved anskaffelser over kr eks mva. Dette kravet må klart fremgå av kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. HMS- erklæring gjelder imidlertid ikke for varekontrakter. Attest for skatt og merverdiavgift henter leverandøren hos kemneren og skattefogden. Blankett RF-1244 skal benyttes. Attestene kan ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring sendes ut sammen med konkurransen. Egenerklæringen kan ikke være eldre enn 12 måneder. De som ønsker rådgivning ifm med anskaffelsen, kan ta kontakt med sentral innkjøpsenhet ved høgskolen. Link: Flytskjema Anskaffelser under eks mva 13

14 Anskaffelsesprotokoll mellom og eks mva HMS-egenerklæring Anskaffelser mellom kr og kr. 1,6 mill eks mva (Nasjonal kunngjøring) Former for anskaffelse som kan benyttes i henhold til FOA 5-1: åpen anbudskonkurranse begrenset anbudskonkurranse konkurranse med forhandlinger Direkte anskaffelser kan benyttes så sant det foreligger rammeavtale. Sentral innkjøpsansvarlig ved høgskolene skal kontaktes før anskaffelse iverksettes. Link: Flytskjema Anskaffelser mellom og eks mva Anskaffelsesprotokoll over eks mva Anskaffelser over 1,6 mill eks mva (Internasjonal kunngjøring) Tillatte anskaffelsesprosedyrer etter 14-1: Åpen eller begrenset anbudskonkurranse skal benyttes Konkurransepreget dialog ved særlig komplekse kontrakter Konkurranse med forhandlinger med og uten forutgående kunngjøring Unntak fra hovedregelen om åpen prosedyre må begrunnes skriftlig. Kravspesifikasjonen skal være objektive, slik at flest mulig kan delta i konkurransen. Tilbudsinnbydelse og tilbud skal være skriftlig. Det for høgskolens mest økonomisk fordelaktige tilbud etter en totalvurdering skal velges. Ved internasjonal utlysning er det lange tidsfrister. Skatt- og moms attest må kreves (skjema RF-1244 fra eller tilsvarende for utenlandske leverandører). Ved alle metoder skal det føres anskaffelsesprotokoll som skal følge saken. EØS-kunngjøringsskjema skal benyttes for kunngjøringer i felles database (TED) Kunngjøringen skal gjøres på DOFFIN, som også kan ta seg av oversettelse av kunngjøringsteksten. Kunngjøring av kontraktstildeling: Kontrakter tildelt i hht EØS regelverket skal kunngjøres innen 48 dager. Kontrakter tildelt i hht LOA trenger ikke å kunngjøres. Det er likevel vanlig å underrette de som har deltatt i konkurransen om utfallet i brevs form. Det er viktig å merke seg at beløpene gjelder for høgskolens samlede kjøp innenfor en vare/tjenestegruppe. Det er ikke tillatt å dele opp en anskaffelse med formål å unngå terskelverdiene. Linker: Flytskjema Anskaffelser over eks mva 14

15 13.7 Kjøp av tjenester For kjøp av tjenester gjelder tilsvarende regler som for varekjøp, dvs. at anskaffelsen skal skje på den for statens gunstigste måte, valg av leverandør skal skje på objektivt grunnlag etter konkurranse der alle tilbydere har blitt likt behandlet Tabell Kunngjørings- og protokollplikt, obligatorisk krav Del I. Alminnelige bestemmelser Del II. Anskaffelser under EØS-terskelverdiene og uprioriterte tjenester Del III. Anskaffelser over EØS-terskelverdiene Kr. Anslaffelsesprosedyre LOA/FOA Kunngjørings Protokoll Skatt/mva HMS plikt føres Grunnleggende krav bl.a Del I Nei Nei Nei Nei til konkurranse Grunnleggende krav bl.a Del I Nei Nei Nei Nei til konkurranse Anskaffelsesprosedyre iht Del I Nei, men Ja Ja Ja LOA/FOA anbefales Anskaffelsesprosedyre iht Del I og II Ja Ja Ja Ja LOA/FOA Over Anskaffelsesprosedyre iht LOA/FOA Del I og III Ja Ja Ja Ja 14. Praktisk gjennomføring av anskaffelsesprosessen For alle anskaffelsesprosesser, unntatt direkte kjøp gjelder følgende: 1. Det skal utarbeides et konkurransegrunnlag som spesifiserer: o hva som skal anskaffes (kravspesifikasjon) o hvordan konkurransen skal gjennomføres o kvalifikasjonskriterier (krav til leverandør / leveransen) o krav til tilbudet o krav til dokumentasjon o tekniske spesifikasjoner o tildelingskriterier Arkiveres ihht til journalføring av offentlige anskaffelser. 2. Anskaffelser over skal kunngjøres. Kunngjøringen legges elektronisk i Doffin-database via KGV. Hvis ønskelig kan sentralt innkjøp bistå med dette. Konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig for leverandører som melder interesse for deltakelse. 3. Anbudsåpning for anskaffelser over skal foretas av 2 personer. Innkomne tilbud skal registreres i anskaffelsesprotokoll. Protokollen skal følge hele den videre behandlingen av anbudet og alle viktige avgjørelser og tidspunkt skal skrives inn. Protokollen skal arkiveres i hovedarkivet som egen sak. 4. Krav til kvalifikasjoner skal vurderes og dokumenteres i protokollen. Det skal sjekkes om kravene som stilles til leverandøren oppfylles. Det skal fremkomme om 15

16 leverandører blir forkastet, og hvorfor. Skatteattest for innbetalte skatter og avgifter (skjema RF-1244) fra kemner og skattefogd må kreves senest innen fristen for levering av tilbud. Skatteattesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Mangler skatteattest skal tilbudet avvises. Ved tjenestekjøp må også HMS-erklæring leveres. 5. Tilbudene skal vurderes i henhold til de tildelingskriterier som er opplyst i anbudet. Dette skal bare gjøres i forhold til de leverandørene som er funnet kvalifisert iflg. punkt 4..Etter godkjenning av valget skal protokollen arkiveres sammen med kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. 6. Det skal sendes ut melding til alle leverandørene om hvem som tildeles kontrakt, og begrunnelse for dette. Det skal framkomme en frist for klage (ca. 10 dager) og når man forventer kontraktsinngåelse. Kontrakt skal arkiveres sammen med de øvrige dokumentene. 7. Det skal skrives kontrakt for anskaffelsen etter klagefristens utgang. Dersom det foreligger klager, skal disse avklares før kontrakt inngås Prekvalifisering Formålet med prekvalifisering er kvalitetssikring. Dette innebærer at kjøper innledningsvis i en anskaffelsesprosess gransker og vurderer mulige leverandørers tekniske kvalifikasjoner, tekniske fasiliteter, kvalitetssikringsnivå, økonomiske stilling og andre forhold. Hvis det ønskes flere opplysninger om pkt 14.1, kontakt sentralt innkjøpsansvarlig. 15. Klargjøring før tilbudsinnbydelse Høgskolene benytter pr dd maler (prosesstøttesystem) fra Inventura AS. Ta kontakt med innkjøp sentralt for tilgang til prosesstøttesystemet. Når man utarbeider en tilbudsinnbydelse må man tenke på at tilbyderen ikke alltid er den som produserer varen/tjenesten. Ofte er tilbyderen en importør, grossist, agent eller forhandler som markedsfører produktene for den egentlige produsent. Tilbyder kan være et selvstendig firma, eller et av mange datterselskap i en større markedsføringsvirksomhet eller et av flere datterselskap i produsentens konsern. Dersom anskaffelsen er særlig stor og kostbar, eller gjelder kompliserte leveranser, bør man vurdere: Har tilbyder nødvendig soliditet? Tenk på gjennomføring og garantisvar Har tilbyder nødvendig teknisk kompetanse selv? Tenk på service og reparasjoner Hvis ikke, krev garantier direkte fra moderselskap eller produsent Tilbudsinnbydelsen danner grunnlag for evalueringen og den påfølgende kontrakt. Her er det mye å spare tidsmessig ved å legge mye arbeid i selve utformingen Kravspesifikasjoner Kravspesifikasjoner definerer kjøperens tekniske krav til anskaffelsens egenskaper. I tillegg til internasjonale krav, kan det ofte være en del nasjonale tekniske spesifikasjoner og standarder som må oppfylles. Enkelte av de krav og spørsmål som en vil stille gjelder både anbyder og 16

17 den annen part. Det skal så langt som mulig stilles konkrete miljøkrav til produktets ytelse eller funksjon. Uansett innkjøpsform, bør vi likevel ikke stille strengere krav, eller be om mer dokumentasjon enn det som er nødvendig. I tillegg til at dette kan utelukke leverandører, kan det gjøre produktet unødvendig dyrt, og gjøre det vanskeligere for den som skal utforme tilbudet. Dette gjelder ikke minst for den som skal kontrollere at all dokumentasjon er med i tilbudet, og at krav som er stilt, er oppfylt. Still heller ikke krav som man vanskelig kan kontrollere riktigheten av, eller som kan være diskriminerende. Økonomiske og tekniske minstekrav som leverandøren må oppfylle, kan for eksempel være: Attest for registrering i registre bestemt ved lovgivning i leverandørens land (firmaattest) Ved anskaffelser over skal det bes om skatt og mva eattest ikke eldre enn 6 måneder. Årsregnskap med revisors kommentarer og/eller kredittvurdering Liste over viktigste leveranser de siste tre år Brosjyremateriell som gir fullstendig og detaljerte opplysninger om produktene Kopi av sertifikat av godkjente offisielle institutter eller organer for kvalitetskontroll, og beskrivelse av kvalitetssikringssystemer og prosedyrer, miljøsertifisering. Liste over veiledende priser i NOK og anbudspriser i NOK, inkl. opplysninger om rabatter Krav til produktet: Det må i anbudsinnbydelsen oppgis hvilke krav som stilles til de enkelte produkter Liste over avdelingskontorer, forhandlere og servicenett Utfylte skjemaer/vedlegg i tilbudsinnbydelsen, i papirversjon 16. Valg og evalueringskriterier I innbydelsen må det opplyses om hvilke kriterier det legges vekt på i utvelgelsen. Hvis rekkefølgen ikke er prioritert, kan det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut fra for eksempel følgende vurderinger: Leverandør For å kunne vurdere en leverandørs kvalitet og økonomiske soliditet osv, kan det sees på: Kvalitetssikring Årsregnskap/kredittvurdering Referanseliste Behovstilfredsstillelse For å kunne vurdere hvorvidt produktet tilfredsstiller de krav man har satt til bruk, kan det for eksempel fokuseres på: Behov Estetiske og funksjonsmessige egenskaper Miljøaspekter Beskrivelse av hva som er behovet 17

18 Tegninger Visning/testing/demonstrasjon av produkter som omfattes av tilbudet Leverandørens alternative løsningsforslag Priser Det er viktig å oppnå sammenlignbare priser i tilbudene og det må derfor fokuseres på for eksempel: I hvilken valuta det skal prises Hvor lenge vedstår prisene i tilbudet Er prisene inkludert mva Omfatter prisene emballasje Er varene fritt levert og montert Omfatter varene avgifter til myndighetene i forbindelse med innførsel Skal deler som er nødvendige for at produktet fungerer, være inkludert i prisene Leveringstid og betingelser Bør være basert på Incoterms 2010 dette for å fastslå leveringspunktet dvs. når risikoovergangen går fra selger til kjøper, og for ytterlig å styrke Kjøpslovens bestemmelser om risiko og leveringspunkt. Incoterms er utarbeidet av ICC (International Chamber of Commerce) Link: Incoterms 2010 brosjyre Standard avtalevilkår ved kjøp av varer og tjenester (pr ) Service/oppfølging Montasje Fjerning av emballasje Utplassering Omfang av servicenett/-avdeling Responstid Kontraktsvilkår I hvilken grad godkjenner leverandøren kontraktsteksten Hvor mange innvendinger har leverandøren Hva er de økonomiske konsekvenser av dette Hva er de juridiske konsekvenser av dette Miljøaspekter God bedriftsøkonomi og miljøeffektive anskaffelser vil i stor grad oppnås ved å legge de laveste livsløpskostnadene til grunn i vurderingen, og ikke den laveste anskaffelseskostnaden. Avhengig av type anskaffelse bør bl.a. følgende kostnadsparametere søkes kartlagt: Energiforbruk 18

19 Miljømerking: Be om dokumentasjon om eventuell miljømerking som for eksempel Svanen, EU-blomsten, eller Blaue Engel eller dokumentasjon på tilsvarende miljøhensyn Emballasje Levetid og kvalitet Reparerbarhet Bruksegenskaper Fleksibilitet Innhold av ombrukte deler/resirkulert materiale Innhold av miljø- og helseskadelige stoffer Gjenvinning av produkter Spesialavfall Miljøkrav til leverandør/produsent Linker: Generell miljøerklæring Behandling av tilbud Mottak og registrering av tilbud Mottak og registrering av tilbud foretas i konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV). Ved mindre anskaffelser (under ) kan tilbudet mottas pr epost Åpning av tilbud Åpning foretas på det tidspunkt som er oppgitt i tilbudsgrunnlaget Minst to representanter fra oppdragsgiver skal være tilstede. Dersom offentlig åpning ikke skal finne sted, skal dette fremgå av tilbudsmaterialet Åpningsprotokoll skal føres Anskaffelsesprotokoll skal føres Avvising av tilbud Tilbud skal avvises når: Tilbyder er ugildet Det er for uklart, og ikke samsvarer med tilbudsgrunnlaget Det kommer for sent Anskaffelsesprotokoll Iht LOA/FOA skal oppdragsgiver føre protokoll for anskaffelser som overstiger kroner eksl. mva. Dette gjelder også ved avrop på rammeavtaler. Protokollen skal journalføres i arkivsystemet, sammen med med andre dokumenter i konkurransen. Se beskrivelse i pkt. 21. Forskriften stiller minimumskrav til innholdet i en anskaffelsesprotokoll. Disse minimumskravene er oppfylt ved riktig bruk av Høgskolenes mal for anskaffelsesprotokoll. 19

20 18. Avklaringer Det er viktig å merke seg forskjellen på avklaring og forhandling. Avklaringer er alltid tillatt, mens forhandlinger bare er tillatt ved anskaffelser etter forhandlet prosedyre. Avklaringer kan være undersøkelser av hvordan et tilbud faktisk er å forstå klargjøring av meningsforhold. Formålet er å bringe klarhet i uklare forhold. 19. Evaluering av tilbud Evaluering skal foregå med utgangspunkt i de kriterier og krav som er listet opp i innbydelsen/forespørselen. I den første gjennomgangen må innkjøperen skaffe seg oversikt over blant annet vedlegg og informasjon i tilbudene. Alle tilbud skal behandles likt i forhold til de valgte tildelingskriteriene. 20. Kjøp av datautstyr (program, telefoni, AV-utstyr) Alt slikt kjøp skal gå via IT-drift for å sikre gjennomgående tekniske spesifikasjoner og service/oppfølging av utstyret. 21. Rutiner for arkivering 21.1 Arkivering i gjellende arkivsystem Formålet med rutinebeskrivelse er å tilstrebe mest mulig like rutiner for dokumentbehandling og saksbehandling for innkjøpsfunksjonen. Jmf arkivlovens 6 skal alle offentlig organ ha arkiv og dette skal være slik innrettet at dokumentene er sikret som informasjonskilde for samtid og ettertid. Forskrift til Lov om offentlige anskaffelser pålegger også å kunne dokumentere prosesser tilhørende anskaffelser samtidig som at Offentlighetsloven forplikter oss til større grad av meroffentlighet enn tidligere Følgende dokumenter skal registreres i arkivsystemet Kjøp under kr Iht del I i LOA Anskaffelser under kr eks. mva. arkiveres normalt ikke i arkivsystemet, men konkurransen skal alltid kunne dokumenteres. Kjøp/ avrop på rammeavtale Ved kjøp på rammeavtaler er konkurranse allerede gjennomført, og tilbud behøver ikke dokumenteres. Anskaffelsesprotokoll skal imidlertid føres ved kjøp over Ved avrop/bestilling på rammeavtale refereres det da til saksnummer i arkivsystemet for aktuell rammeavtale. Kjøp under nasjonal terskelverdi (kr eks. mva.) Iht del I i LOA Følgende dokumentasjon skal registreres i arkivsystemet (minimumskrav): 20