Innkalt: Forfall: Ikke til stede i sak: Ingunn Vika

Transkript

1 ! Protokoll 5. styremøte kl Innkalt: Forfall: Ikke til stede i sak: Ingunn Vika X Alexandra Björk Einar Reinsnos Gunnhild Stokke Nader Iversen X Trine Nilssen Tron B. Tjøstheim Vara møter fast: Hanne Vagle X Ola Lunde I tillegg møter daglig leder; Kalle Eide (dl) Sak 28-16/17 Faste saker: a. Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjent b. Saker som skal behandles under eventuelt? 5 saker c. Godkjenning av protokoll fra sist møte Godkjent d. Regnskapsrapport Gunnhild/Kalle Til neste møte e. HMS Status og mottatte avviksskjema. Ingen mottatt f. Orienteringer Se vedlegg Vedlegg: Protokoll fra sist møte Orienteringer HMS - kajakkpolo Reglement for utlån av kajakker på Fjøløy Styremøte!Stavanger!Kajakklubb!2016/2017!! Sist!oppdatert! !

2 ! Sak 21 16/17 Havgruppa aktiviteter og utfordringer Bakgrunn: Styret har tidligere vedtatt å invitere de ulike gruppene til en presentasjon og diskusjon om utfordringer og problemstillinger Trine B. Nilssen inviteres å presentere dette fra Havgruppa Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Vedtak: Saken ble presentert, tas til orientering og presentasjonen blir vedlagt protokollen.! Sak 25 16/17 Klubbutvikling - Høstsamling for SKK - kostnader Bakgrunn for saken: Styret vedtok på møte 5.9. følgende å sette ned en arbeidsgruppe med oppdrag å planlegge og gjennomføre denne samlingen i samarbeid med NPF. Dato for samlingen settes til Oktober Tema for samlingen: Utgangspunkt i hvor vi er i dag og den organisasjonsplanen som er vedtatt hvor ser vi da klubben om et år om tre år? Hvordan kan vi ta vare på det som fungere bra og forbedre det som ikke er så bra? Ønsker vi og kan vi i så fall få til mer aktivitet? Utvide allerede eksisterende aktivitet? Tar vi godt nok vare på både aktive medlemmer og frivillige? Skal vi rekruttere og satse mer på barn og unge? Hvordan forholder vi oss til klubbens satsingsområder? Skal de endres? Klubbhus: Hva kreves av oss for å gjennomføre dette med kvalitet og på tid? Forslag til vedtak: Styret godkjenner en kostnadsramme på inntil kr. for denne samlingen Vedtak: Styret godkjenner en kostnadsramme på inntil kr ,- for denne samlingen. Arbeidsgruppen består etter arbeidsmøte av styreleder Ingunn Vika, Marit K. Nilsen, Eli Hereide og Maria Tervahauta. Vigdis Wiik er foreslått som leder for samlingen. Styret ber om at programmet snarest blir presentert og sendt ut. Ny dato er satt til november Styremøte!Stavanger!Kajakklubb!2016/2017!! Sist!oppdatert! !

3 ! Sak 29 16/17 HMS Kajakkpolo Bakgrunn: Tormod Ruud har på oppdrag fra styret, utarbeidet forslag til HMS for kajakkpolo i basseng, se vedlegg. Forslag til vedtak: Styret godkjenner den vedlagte HMS for kajakkpolo og den gjøres gjeldende fra dags dato. Vedtak: Styret ber Tormod Ruud om å rette opp punktet under Nødsituasjon, slik at dette harmonerer i teksten med det som står i SKK sin Alarmplan. Alarmplan står her: Det forutsettes at flere medlemmer inkludert leder i kajakkpologruppa har vært med og er informert om dette forslaget. Styret vil ha saken tilbake til behandling i neste styremøte Sak 30 16/17 Brygge Stokkavannet Bakgrunn: Brygga på Stokkavannet har ved flere anledninger vært diskutert, og det ble gjort et vedtak i styremøte 9.5. : om at det skulle jobbes med å justere og tilpasse denne. Einar Reinsnos har ansvar for dette ifht leverandør og kan iverksette arbeidet innen en kostnadsramme på kr ,-. Mange ulike løsninger er vurdert, ut i fra bla. kostnad og nytte og det er innhentet råd og tips fra ulike leverandører og brukere. Forslag til vedtak: Einar sitt forslag legges fram i møtet og styret bes om å vedta dette. Vedtak: Forslag om å feste eksisterende lave brygge til flytebrygga, vurderes som det beste alternativet, både praktisk og økonomisk, og styret ber om at dette blir iverksatt og ferdigstilt til sesongstart Styret kan ikke støtte en kostnad på en ny brygge når oppføring av klubbhus pågår. Saken enstemmig vedtatt Styremøte!Stavanger!Kajakklubb!2016/2017!! Sist!oppdatert! !

4 ! Sak 31 16/17 Fjøløy fort reglement for utlån Bakgrunn: Vi disponerer lagerbygg på Fjøløy fort og dette er innredet for å lagre kajakker til utlån. På grunn av mangel på ferskvann for skylling av kajakker og utstyr, har bruken av lagerbygget vært svært begrenset. Det har i hovedsak kun vært i bruk ved kurs, ungsamlinger, aktivitetsledersamlinger og noen aktivitetsdager. Det er nå vann på plass og dermed kan bruken legges til rette slik det var tiltenkt fra starten. Lageret skal og kunne brukes av andre brukere på stedet og bla. Fjøløy fort`s venner trenger lagringsplass til diverse utstyr i bygget. Forslag til vedtak: Einar Reinsnos og dl ordner nøkkelboks på veggen samt slanger/nøkler og avklarer rutiner med Rennesøy kommune og andre aktuelle på Fjøløy. Forslag til Reglement for utlån av kajakker på Fjøløy vedtas slik det foreligger. Tilgang til lager gis på samme måte som koder til Sandvigå og Fjøset, ved epost til kode@stavangerkajakk.no og det markes i Medlemsnett hvem som har tilgang. Det tas ikke leie for bruk av klubbens kajakker på Fjøløy Vaskeinstruks, skadeliste, utlånsperm m.m. kopieres etter mal fra Sandvigå og dl utarbeider et eget informasjonskriv om kjøring, parkering, bruk av området m.m. til de som skal ha tilgang til lageret. Oppdatert oversikt over kajakker legges ut på nettsider og henges opp i lageret. Andre brukere på Fjøløy gis tilgang etter egen avtale, som utarbeides av leder og daglig leder og tas opp på neste styremøte. Vedtak: Einar Reinsnos og dl ordner nøkkelboks på veggen samt slanger/nøkler og avklarer rutiner med Rennesøy kommune og andre aktuelle på Fjøløy. Forslag til Reglement for utlån av kajakker på Fjøløy vedtas slik det foreligger. Tilgang til lager gis på samme måte som koder til Sandvigå og Fjøset, ved epost til kode@stavangerkajakk.no og det markes i Medlemsnett hvem som har tilgang. Det tas ikke leie for bruk av klubbens kajakker på Fjøløy Vaskeinstruks, skadeliste, utlånsperm m.m. kopieres etter mal fra Sandvigå og dl utarbeider et eget informasjonskriv om kjøring, parkering, bruk av området m.m. til de som skal ha tilgang til lageret. Oppdatert oversikt over kajakker legges ut på nettsider og henges opp i lageret. Andre brukere på Fjøløy gis tilgang etter egen avtale, som utarbeides av leder og daglig leder og tas opp på neste styremøte. Styret ber om at dette er på plass innen neste styremøte Styremøte!Stavanger!Kajakklubb!2016/2017!! Sist!oppdatert! !

5 ! Sak 32 16/17 Innkjøp drakter flattvann Bakgrunn: Flattvannsgruppa trenger drakter til konkurranser i Norgescup m.m. og dette ble bestilt inn i fjor. På grunn av feiltrykk, er disse lite egnet til å representere klubben og det er behov for å kjøpe inn nye til neste sesong. De vi har allerede kan brukes til trening og lignende men er ikke representative på stevner. Leverandør gir oss 20% rabatt på neste bestilling og dette kan dekkes av tildelte midler til barne- og ungdomsgruppa. Forslag til vedtak: Det bestilles inn nye drakter i ulike størrelser og draktene lånes kun ut under konkurranser. Daglig leder innhenter oppdaterte priser og bestiller dette innenfor en prisramme på maks kr ,-. Vedtak: Det bestilles inn nye drakter i ulike størrelser og draktene lånes kun ut under konkurranser. Daglig leder innhenter oppdaterte priser og bestiller dette innenfor en prisramme på maks kr ,-. Eventuelt: 1. Utleie av utstyr: Stavanger Turistforening ønsker å leie 10 sett elvekajakker og utstyr til et arrangement for ungdom. Arrangementet er annonsert som et samarbeidsarrangement med oss men dette er ikke avtalt med oss. Vi har pr i dag ingen samarbeidsavtale med STF, etter at den tidligere avtalen ble sagt opp av STF høsten Vi låner kun ut utstyr til medlemmers private bruk og kan derfor ikke si ja til denne forespørselen. Vedtak i saken: Styret i SKK stiller seg positive til å formalisere et samarbeid for å fremme ung padling i SKK, dersom STF ønsker dette i fremtiden 2. Molo nytt klubbhus: eksisterende molo må stabiliseres og rettes opp før videre arbeid med brygger og lignende kan settes i gang. Styret godkjenner en kostnad på inntil kr ,- for å få dette iverksatt. Enstemmig vedtatt. Kommunen ønsker at vi utbedrer/sikrer eksisterende molo. De ønsker også at det brukes stein fra klubbens tomt til dette arbeidet. ( Det er ikke gitt at hvilken som helst stein annet sted fra blir tillatt brukt i vår molo) Den eksisterende moloen ligger ikke på Klubbens tomt og er ikke vårt ansvar. Husgruppen forsøker å få avklart hva vi får igjen for dette. Styremøte!Stavanger!Kajakklubb!2016/2017!! Sist!oppdatert! !

6 ! 3. Mur nytt klubbhus: Styret godkjenner oppføring av mur mot nabo slik at steinmur bygges opp igjen, innenfor en kostnadsramme på kr ,-. Enstemmig vedtatt 4. Ansettelse daglig leder tidsperspektiver: Styret ber leder om å legge frem en plan før neste styremøte, innholdende 1. Tidsplan 2. Deltakere arbeidsgruppe 3. Skisse til utlysningstekst 4. Dokumentasjon klubbhus: styret ber om at all informasjon og korrespondanse omkring bygging av klubbhus, tilbud, avtaler og generell kommunikasjon om dette pr. epost eller brev, blir samlet og videresendt til epostadressen: klubbhus(a)stavangerkajakk.no (ikke gyldig enda). På denne måten vil en ha alt samlet og søkbart og dette gjelder alt som er fra og videre fremover. 5. Kurs for studenter ved UiS våren 2017: Styret stiller seg positiv til dette oppdraget. Gitt at DL klarer å skaffe instruktører som ønsker å ta på seg oppgaven på dagtid ønsker vi gjerne å inngå denne avtalen med UiS. Saker til eventuelt bør sendes på forhånd, slik at vi unngår for mange og lange saker som egentlig krever drøfting og saksbehandling Kommende møter: Møte Dato Merknad NPF Styremøte 17. oktober Ingunn SKK Arbeidsmøte 24. oktober Kalle, Alexandra/Hanne og Ingunn Nordisk møte Oktober Ingunn deltar for NPF SKK Styremøte 7. november Styret m/vara SKK Arbeidsmøte 21. november Kalle, Ola og Ingunn ECA Meeting 23. november Ingunn deltar for NPF sammen med NPFs generalsekretær European Canoe Association (ECA) ICF Extraordinary Congress European Canoe Association (ECA) ICF Ordinary Congress European Canoe Association (ECA) 24. november Ingunn deltar for NPF sammen med NPFs president og NPFs generalsekretær november Ingunn deltar sammen med NPFs president og NPFs generalsekretær FNF faglig råd 30. november Ingunn eller Hanne NPF Styremøte (og desember Ingunn Stormøte?) SKK Styremøte 5. desember Styret m/vara Styremøte!Stavanger!Kajakklubb!2016/2017!! Sist!oppdatert! !

7 ! NPF Stormøte? Ingunn, evt gruppeledere? SKK Arbeidsmøte Dato? Kalle, Nader og Ingunn SKK Styremøte 9. januar Trine meldt forfall (endre dato?) NPF Styremøte Dato? Ingunn SKK Arbeidsmøte 23. januar Kalle, Ingunn og? SKK Styremøte 6. februar Styret m/vara NPF Styremøte Dato? Ingunn SKK Arbeidsmøte 27. februar Kalle, Ingunn og? SKK Styremøte 13. mars Styret m/vara NPF Styremøte Dato? Ingunn SKK Arbeidsmøte 6. mars Kalle, Nader og Ingunn SKK Årsmøte 20. mars Styret m/vara NPF Ting 30. mars - 1.april Ingunn delegater? Styremøte!Stavanger!Kajakklubb!2016/2017!! Sist!oppdatert! !

8 Orienteringer(styremøte(3.(oktober(2016( (oppdatert(etter(møte(! Fjøløy(:(( vann!er!omsider!på!plass!og!vi!kan!sette!opp!nøkkelboks!etter!å!ha!avklart!med!rennesøy! kommune!og!andre!brukere.! Fjøløy!forts!venner!vil!gjerne!dele!lagerplass!og!vi!avventer!en!tilbakemelding!fra!de!på! hvordan!vi!praktisk!kan!løse!dette.!! Søknader(:( 1.!Har!søkt!Sparebankstiftelsen!SR!bank!om!støtte!til!universelt!utformet!flytebrygge!nytt! klubbhus,!kr.!150!000,b! 2.!Har!søkt!Sparebankstiftelsen!SR!bank!om!støtte!til!innkjøp!av!padlemaskiner!og! treningutstyr!nytt!klubbhus,!kr!230!000,b! 3.!Har!søkt!Gjensidigestiftelsen!om!midler!til!innkjøp!av!polokajakker!og!utstyr,!totalt!kr.! 150!000,B!! Husgruppa(:(( Egen!orientering!kommer!etter!at!husgruppa!har!hatt!møte!28.9.! Møte!med!elektriker!avholdt! Plassering!av!ventilasjon!avklart(det!blir!på!loftet)! Møte!med!entreprenør!angående!graving!avholdt! Møte!med!byggeleder!avholdt!!en!del!nødvendig!avklaringer!på!plass.! Befaring!med!park!og!vei!avholdt! Nytt!møte!med!Stavanger!kommune,!dato!:! ! Vi!venter!på!nye!oppdaterte!tegninger,!samt!prisoverslag!ifht!brygge/molo! Beregninger!vei!mangler.!!! Informasjon fra styreleder: Valgkomiteen: Valgkomiteen har hatt sitt første møte og har konstituert seg: Vigdis Wiik er leder. Eli Hereide og Marius Strøm er medlem og Lene Gausel er vara. De kommer til å ta kontakt med alle som sitter i styret, både de som har et år igjen av sin periode og de som er på valg + eventuelle nye kandidater. Høstsamling: Det er reservert 4 hytter (+ evt et par rom) + sjøhuset på Åmøy til november. Vi avbestiller det vi ikke trenger en stund før samlingen. Pris ca 4064,- pr hus til 10 pers for sjøhuset. Jeg venter på en endelig avklaring fra Padleforbundet hvem som stiller derfra, men de har nettopp bekreftet at noen kommer. (Mulig Svein som var m sist + Gry) Som avtalt i planleggingsmøtet avgrenser vi kostnadene til mat til kun lunsj og middag lørdag + frukt/snaks/te/kaffe. Frokost ordner hver enkelt selv Ansettelse daglig leder: Jeg har kontaktet Rune Røksund i Rogaland Idrettskrets for å få hjelp til rolleavklaring styretdaglig leder, før vi setter i gang prosessen med ansettelse av daglig leder.

9 Stavanger Kajakklubb Status fra Havgruppa Styremøte

10 Agenda Visjonen er «Å fremme padleglede innen trygge rammer». I havgruppa ønsker vi at trygge rammer også skal finne sted på land for de frivillige. Hovedmål: Et aktivt padlemiljø for alle padlegrener, der fokuset til en hver tid skal være sikker padling. Det skal satses aktivt på å øke antallet yngre medlemmer. Et stabilt apparat av frivillige, turledere og instruktører for å ivareta medlemmenes behov. Være den største og mest veldrevne padleklubben i regionen Gi styret i SKK en tilbakemelding på 1) Aktivitetsnivået 2) Økonomi 3) Veien videre 2

11 1. Aktivitetsnivå Aktive turledere og instruktører Instruktører Turledere ulike instruktører holdt kurs i ulike instruktører holder kurs i

12 1. Aktivitetsnivå: Antall kurs og deltagere på kurs * Type/Antall Kurs Deltakere Kurs Deltakere Grunnkurs Grunnkurs Ung Teknikkurs Aktivitetslederkurs Minikurs Sum *Estimerte tall for de siste kursene, noe avvik kan komme 4

13 1. Aktivitetsnivå helgeturer Tur Antall deltakere Byøyene, for ferske padlere 12 Nybegynnertur Lutsi? Kvitsøy 25 Ryfylke rundt 20 Lysefjorden 25 Familietur Eiavatnet 9 Habn 16 God Mat tur 12 Høsttur Planlagt 2015 Tur Antall deltakere Overnattingstur Byøyene 10 deltakere Telemarkskanalen 31 deltakere Frafjord og Frafjordhatten 5 deltakere St.hans-tur med grilling 8 deltakere Nybegynnertur på Lutsi 11 deltakere Lysefjorden 27 deltakere Tur til Rågeloni 25 deltakere Nybegynnertur Eiavatnet 11 deltakere Tur til Lagunen i Habn 14 deltakere Grilltur til Austre Åmøy 15 deltakere God-mat tur 11 deltakere Tur til Hidra ble avlyst i 2015 pga manglende oppslutning!! 5

14 1. Aktivitetsnivå Onsdagsturer År Antall turer Antall deltakere Antall turledere Snitt pr tur Maks antall pr tur Oppgang antall * *600 *70 *20 *32 *Tallene'fra'2016'er'estimert'ut'ifra'tall'pr'31.8.' Søndagsturer vinter og senhøst kommer i tillegg 6

15 Minikurs gjennomført Aktivitetshelg med foredrag for aktivitetsledere i klubben og 5 rullekurs med Mark Tozler - juni Teknikk/fremdrift august- Kristin H og Thoralf Rull og tull august Nina, Lars og Tor-Ove Redningstrening august Erling og Maria Workshop bølgepadling september Maria og Tormod Workshop redningstrening september Maria og Tormod Minikurs navigasjon januar - Kerstin 7

16 2. Økonomi i havgruppa Fra årsmøtet: Styret legger opp til en fornuftig og nøktern forvaltning av klubbens økonomiske ressurser A) Budsjett og innkjøp Ressurser: Innkjøp budsjett utstyr: ,- Status Pr 30.8 har vi kjøpt inn 3 smale årer, og 2 tørrdrakter for dame. Tar en status ved sesongslutt på behov om evt 1-2 tørrdrakter til Innkjøp budsjett kajakker: ,- Status Pr 30.8 har vi kjøpt inn 2 NUKA GT er, en med ror og en uten. Avventer å kjøpe inn en båt til. 8

17 Oppsummert: - Veldig stor tilgang av ressurser til å gjennomføre kurs - Rammene med landets høyeste arbeidsledighet og nedgang i byen gir noe lavere trykk på kursdeltagelse (de kommersielle aktivitetene) - Innkjøpene så langt i 2016 ligger langt under budsjett - Det har aldri vært reparert så mange båter som i år - Det vil skape ringvirkninger for aktivitetsnivået ved ferdigstillelse av nye klubblokaler 2017 for ung hav 9