esak brukerveiledning

Transkript

1 Funksjoner og rutiner Forfatter: Frode Utvik og Tore Magnus Oraug Avdeling/enhet: AEF/Fagdata Revisjon/ versjon: 1.2 Dato: 9. oktober 2015 C:\Users\mbbj\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\0PZUMZO2\eSak brukerveiledning_1.2.doc

2 1 Dokumenthåndtering 1.1 Endringshåndtering Dato Forfatter Rev./ Ver. Endring Frode Utvik 0.1 Opprettet dokument Frode Utvik 0.2 Revidert beskrivelse for Norvis (Visum og OT/AT) Frode Utvik 0.3 Ny gjennomgang av arbeidsflyten for DUF, for å tilrettelegge for pilotbrukere i politiet Tore Oraug 0.4 Oppdatering til funksjonalitet levert med ULF 2.4. Brukerveiledning for Norvis skilt ut i eget dokument Tore Oraug 1.0 Oppdatert med innspill fra esak prosjektet og PDMT etter kvalitetssikringsrunde i utlendingsforvaltningen Tore Oraug 1.1 Oppdaterer med ny funksjonalitet levert med ULF Tore Oraug 1.2 Revidert kap. 4 og 5 ift. ny løsning med dokumenttypespesifikke skilleark. Side 2 av 53

3 2 Innhold 1 Innledning Hensikt med dokumentet Målgruppe Relaterte dokumenter Ord og uttrykk Oversikt over esak funksjoner Funksjoner i DUF knyttet til esak Markering av elektroniske saker og sletteregler Oppgavelisten i DUF med esak Kommunikasjon mellom DUF til postregistrering Nye funksjoner i Norvis versjon Automatisk definering av enkelte saksopprettelser som fullelektronisk sak Hvor kan man se at saken er en elektronisk sak? Handle appeal send case to UDI Prosessen Register correspondence Funksjoner i postklienten Hva er Postklienten? Postregistrering Primærfunksjoner Elementer i skjermbildet for postregistrering Søk Person/sak menyvalg Person/sak-fanekortet Dokumentliste- fanekort Brukertilpasninger Rekvirering av dokumenter fra dokumentlisten Dokumentleseren (e-mappe) Kopier/ skriv ut dokumenter fra dokumentlisten Vis unike dokumenter Vis dokumentversjoner Endre dokumenttype Saksbehandleroversikt fanekort Skanning og klargjøring for arkivering Klargjøring av skanning-bunke Skilleark Bruk av skillark Eksempler på skilleark: DUF: Arbeidsflyt i ny løsning Finne frem dokumenter som skal arkiveres Søk etter person i Utlendingsdatabasen ved registrering av ny søknad Side 3 av 53

4 5.1.3 Opprett ny person ved registrering av ny søknad Legg inn journaldata Legg til dokumenter for arkivering Lag forvaltningsintern melding og arkiver sak Etterkontroll av arkiverte dokumenter Registrering av saksopplysninger Arkivering av søknad registrert på nett Finne frem til dokumentene Registrering av klager og annen inngående korrespondanse Kontroll av innkommet dokument Legg dokument til skanning Legg til korrespondanse Arkivering av dokumenter på eksisterende hendelser/korrespondanser Registrering av utgående korrespondanse Registrering av utgående korrespondanse fra arbeidsprosesser fra DUF Registrering av utgående korrespondanse ved postregistrering i postklient Korrespondanse ut, mottaker utenfor utlendingsforvaltningen Saksoverføring/forvaltningsintern melding i forbindelse med registrering av utgående korrespondanse Dokumentproduksjon i postklienten Valg av dokumenttype Tilknytt fil og tilknytte fra postklient Tilknytt fil fra dok. listen Legg til dokument Skrive oppgavemerknad til forvaltningsintern korrespondanse Sending av forvaltningsinterne meldinger Viktige forhold ved oversendelse av forvaltningsinterne meldinger Registrering av forvaltingsinterne meldinger Behandling av forvaltningsinterne meldinger Melding med relatert korrespondanse Melding uten relatert korrespondanse Tips og triks Skjermoppløsning Side 4 av 53

5 1 Innledning 1.1 Hensikt med dokumentet Dette dokumentet må ses som et tillegg til eksisterende brukerdokumentasjon og rutiner, og har hovedfokus på å forklare bruk av funksjonalitet som er innført med esak-prosjektet i DUF og Norvis Dokumentet beskriver nye funksjoner gjennom å beskrive arbeidsprosessene hvor disse funksjonene er tenkt brukt. Hva er esak? esak tilrettelegger for å kunne arkivere søknader, inngående og utgående korrespondanse, både ekstern, forvaltningsintern og etatsintern. esak gir også en elektronisk meldingsflyt til erstatning for papirbasert mappeflyt. Løsningen skal gi utlendingsforvaltningen en raskere og mer effektiv saksbehandling. 1.2 Målgruppe Målgruppe for denne brukerveiledningen er superbrukere for DUF og Norvis og ressurser som jobber med applikasjonsforvaltning. 1.3 Relaterte dokumenter Navn Referanse [1] Brukerveiledning edok P:\05 EFFEKT-programmet\02 Prosjekter\P1 esak\12 Drift\Overlevering til linjen\2011\ulf 2.5 [2] Installasjonsveiledning - skanning i utlendingsforvaltningen P:\05 EFFEKT-programmet\02 Prosjekter\P1 esak\12 Drift\Overlevering til linjen\2011\ulf 2.5 [3] ecase functionality i Norvis 4.1 P:\05 EFFEKT-programmet\02 Prosjekter\P1 esak\12 Drift\Overlevering til linjen\2011\ulf 2.5 [4] Brukerveiledning kodeverksadministrasjon postklient P:\05 EFFEKT-programmet\02 Prosjekter\P1 esak\12 Drift\Overlevering til linjen\2011\ulf Ord og uttrykk Ord/ uttrykk Postklient Snabel-e Esak-sak Forklaring Modul tilknyttet DUF som gir tilgang til postregistrering i esaker, elektronisk dokumentliste, saksbehandleroverisk samt generering av dokumenter med edok. også kalt elfakrøll. Ikon som vises i oppgavelisten gjennom DUF og Norvis. Indikerer at den saken oppgaven tilhører er en esak. En sak som er markert som elektronisk i arkivet, og der alle dokumenter er knyttet elektronisk til saken. Side 5 av 53

6 Forvaltningsintern melding Etatsintern melding Tverretatlig melding En registreringstype som benyttes for korrespondanse/ melding som har avsender og mottaker i Utlendingsforvaltningen. En korrespondanse/ melding som sendes har avsender og mottaker innad i samme instans. Meldingen genererer en arbeidsprosess. En korrespondanse/ melding som har avsender og mottaker tilhører ulike instanser i Utlendingsforvaltningen. Meldingen generere en arbeidsprosess. Side 6 av 53

7 2 Oversikt over esak funksjoner 2.1 Funksjoner i DUF knyttet til esak Markering av elektroniske saker og sletteregler I oppgavelista, saksoversikten og i saksvelgere finner du et symbol snabel-e for å indikere at saken er definert som en elektronisk sak (esak-sak). Mulighet for å slette slike oppgaver gjennom sletteknappen krever en særlig rettighet. Skal du slette en esak-melding gjør du dette gjennom trinnet Avslutt oppgave uten videre behandling. Dette er gjort for å unngå at du ved et uhell sletter arbeidsoppgaver som tar saken ut av en arbeidsflyt. De fleste arbeidsprosesser har et slikt avslutt trinn. De fleste instanser i utlendingsforvaltningen har en egen slettekurv i DUF. Dersom det etter endt saksbehandling fortsatt finnes åpne arbeidsprosesser på en sak, skal disse arbeidsprosessene fordeles til slettekurven. Side 7 av 53

8 2.1.2 Oppgavelisten i DUF med esak I en fullelektronisk saksbehandling vil oppgavelista i DUF erstatte alle papirbaserte saksfordelingssystemer på etats- og avdelingsnivåer (silo er). Sortering av saker og oppgaver vil med esak gjøres i oppgavelisten. Det er derfor gjort noen endringer/forbedringer i oppgavelista: Ny knapp for flernivåsortering Det har kommet inn en ny knapp i den høyre knapperaden. Når man klikker på denne får du opp et skjermbilde for å definere kolonnesortering i flere nivåer. Et typisk oppsett vil da være som vist. Resultatet blir da at man først lister opp elektroniske saker, deretter de oppgavene som er sendt med kortest frist (= hastesaker), og deretter gruppert etter type oppgave (beskrivelse). Husker valgte kolonner og kolonnerekkefølge mellom hver pålogging Tidligere måtte man ved hver DUF-pålogging selv sette opp valgte kolonner, samt rekkefølgen av disse. Dette huskes nå mellom hver pålogging. Nye kolonner i oppgavelisten Det er innført nye kolonner i oppgavelisten. Dette for å gi bedret støtte for sortering av oppgaver i oppgavelisten. De nye kolonnene er: Søknadssted Hjemmel Innvandringsgrunn Merknad Visningsikon for merknad Visningsikon for forvaltningsintern melding Side 8 av 53

9 Den nye kolonnen for merknad henter tekst fra merknaden som skrives i merknadsfeltet for oppgavedetaljer. Merknaden lagres ikke noe annet sted enn på oppgaven. Når oppgaven slettes, slettes også merknaden. Sortering på melding Den nye kolonnen visningsikon for forvaltningsintern melding gjør det mulig å filtrere ut meldingsoppgavene for seg selv, slik at disse ikke drukner i de andre oppgavene som befinner seg i oppgavelisten. For lettere å synliggjøre nye mottatte meldinger vil oppgavelisten alltid være filtrert på forvaltningsintern melding når en bruker logger seg på i DUF. For å vise oppgavelisten med alle oppgaver må filtreringsfunksjonen skrus av ved å klikke på haken.dokumentåpning direkte fra DUF. PDF-knapp for å kunne lese dokumentet knyttet til meldingen direkte fra oppgavedetaljer Ved å klikke på PDF-ikonet får man opp det dokumentet som er knyttet til den forvaltningsinterne korrespondanse hendelsen. Side 9 av 53

10 PDF-knapp for å kunne åpne et personlig dokument direkte fra personlig dokument vindu. I stedet for å gå via dokumentlista kan man få tilgang til skannede personlige dokumenter direkte fra PDF-ikonet i personlig dokumenter-historikken i DUF. PDF-ikonet blir grått dersom det ikke ligger et dokument knyttet til registreringen, slik: Kommunikasjon mellom DUF til postregistrering Når man høyreklikker på person i stolpen finner du et valg: Legg til utvalg i Postklienten. Dette gjør at personen overføres til utvalget i postklienten, slik at man slipper å søke opp personen på nytt dersom vedkommende allerede er søkt frem via DUF. Side 10 av 53

11 2.2 Nye funksjoner i Norvis versjon 2.1 Bruk av nye funksjoner i Norvis er beskrevet mer inngående i egen brukerveiledning. Kapittelet gir derfor bare en summarisk oversikt over funksjonalitet som er spesifikt knyttet til esak for Norvis Automatisk definering av enkelte saksopprettelser som fullelektronisk sak Alle esaker må gjennom ny arbeidsprosess: Hvor kan man se at saken er en elektronisk sak? I Inbox: Under Cases på Person: Under Tasks på Cases: Side 11 av 53

12 2.2.2 Handle appeal send case to UDI Når man i prosessen Handle appeal trykker på send case to UDI dukker denne meldingen opp: Prosessen Register correspondence Register incoming document Prosessen register correspondanse er for elektroniske saker slik at trinnet Register incoming document overfører brukeren til Post registration med valget Incoming correspondence i stedet for det tidligere trinnet for å velge incoming eller outgoing correspondence. Side 12 av 53

13 Register outgoing document Trinnet register outgoing document er endret slik at man for elektroniske saker først får opp et spørsmål på om correspondansen skal sendes som en tverretatlig melding (altså til en annen instans i utlendingsforvaltningen). Svarer du JA på dette, overføres du til til Postklientens skjermbilde for Internal message. Svarer du NEI, overføres du til det vanlige skjermbildet for å registrere utgående korrespondanse. Man skal da her IKKE legge inn mottakere som tilhører utlendingsforvaltningen. Side 13 av 53

14 3 Funksjoner i postklienten 3.1 Hva er Postklienten? Postklienten er en samlebetegnelse på all funksjonalitet som ligger i den tilleggsapplikasjonen som startes sammen med DUF. I DUF for papir saker, var denne funksjonaliteten begrenset til Dokumentliste og Saksbehandleroversikt. For esaker er funksjonaliteten vesentlig utvidet for å håndtere inngående korrespondanse, utgående korrespondanse og forvaltningsinterne meldinger. I postklienten ligger også administrasjonsgrensesnittet for kodeverket i esak og edok, samt edok modulen. I Norvis er Postklienten innført som 2 nye menyvalg i eksisterende skjermbilder: 3.2 Postregistrering Postregistrering benyttets for å: - knytte innkommende dokumenter til felles elektronisk arkiv. - sende melding i sak til annen instans/etat. - fordele saksansvar til annen instans/etat. - Sende melding innad i egen instans - Sikre elektronisk saksflyt. - Opprette utgående korrespondanser Postregistrering erstatter Post & Ekspedisjoner i DUF for registrering av inngående og utgående korrespondanser og utgående ekspedisjoner/saksoverføringer. I Norvis skal brukerne fortsette å arbeide gjennom som prosess, som de er vant med. Postregistrering er beskrevet som en del av arbeidsflyten i DUF kapitel 5. I dette kapitlet er derfor kun hovedelementene beskrevet. For arbeidsflyt i Norvis vises det til egen brukerveiledning. Utgående korrespondanse som er knyttet til prosesser og hendelser som underretting om vedtak, og klageoversendelse til UNE skal fortsatt registreres gjennom aktivitetstrinn i arbeidsprosess, men arbeidsprosessene inneholder nå overføring til postklienten for korrespondanseregistrering i esaker. Brukerne vil dermed arbeide som normalt i fagsystemene, og bli overført til postklienten der det er nødvendig. Registrering av utgående korrespondanse til en instans i utlendingsforvaltningen vil automatisk generere en tverretatlig eller intern meldingsoppgave hos mottakene instans. Side 14 av 53

15 3.2.1 Primærfunksjoner Søknad inn Skjermbilde for å opprette Søknad mottatt-hendelsen på riktig DUF-nummer, samt arkivere de elektroniske søknadsdokumentene. Søknad inn-funksjonen forutsetter ALLTID at det opprettes et nytt saksnummer for aktuelt DUF-nummer. Dersom det er en førstegangssøker som ikke finnes i Utlendingsdatabasen, kan man herfra opprette en ny person, se kap Korrespondanse UT Skjermbilde for å kunne registrere utgående korrespondanser. Denne funksjonen forutsetter ALLTID at korrespondansen knyttes til et eksisterende saksnummer. Denne funksjonaliteten er også knyttet edok, slik at utgående dokumenter også kan skrives direkte fra postklienten. Dersom en mottaker av korrespondanse er den del av utlendingsforvaltningen, vil det også oppretts en forvaltningsintern meldingsoppgave. NB! Ikke alle dokumenttyper er tilgjengelige direkte fra postklienten. Enkelte dokumenttyper skal skrives i forbindelse med arbeidsprosess, og vil ikke kunne opprettes herfra. Årsaken til dette er at det i forbindelse med utsendelse av disse dokumentene også skal registreres hendelser i DUF. Korrespondanse INN Skjermbilde for å knytte til innkomne elektroniske dokumenter og arkivere disse i felles arkiv. Denne funksjonen forutsetter ALLTID at korrespondansen knyttes til et eksisterende saksnummer. Forvaltningsintern melding Skjermbilde for å kunne sende elektroniske brev til andre aktører i utlendingsforvaltningen, og arkivere disse (hvis saksrelevant). En forvaltningsintern melding har likhetstrekk fra en vanlig e-post, men har en del unike egenskaper som er programmert inn i løsningen: Ved å velge registreringstyper i kodeverk, styres hva som skal skje med meldingen. I stedet for å havne i en epost innkurv, havner alle forvaltningsinterne meldinger i en oppgaveliste i DUF eller Norvis. Hovedregelen er at meldinger som sendes til en utenriksstasjon havner i Norvis, mens alle andre meldinger havner i DUF. En systemadministrator kan overstyre denne hovedregelen for enkelte registreringstyper, se egen veiledning for kodeverket i postklienten. Enkelte meldingstyper overfører saksansvar mellom instanser (dvs det opprettes en ekspedisjonshendelse). En forvaltningsintern melding anses som mottatt i samme øyeblikk som den sendes. Dette betyr at man for fullelektroniske saker ikke trenger å kvittere tverretatlig korrespondanse som mottatt. Ved sending av en saksrelevant (bevaringsverdig) melding blir denne automatisk arkivert, og tilgjengelig i dokumentlista på lik linje med annen korrespondanse. Side 15 av 53

16 Det er også mulig å sende interne meldinger innen egen etat som KUN blir oppgaver i fagsystemet, men som ikke oppretter arkivverdige dokumenter. Denne funksjonaliteten er for UDI og UNE dekket av korrespondanse UT funksjonaliteten Elementer i skjermbildet for postregistrering Oversikt Understående skjermbilde viser hovedelementene i skjermbildet for postregistrering. Noen detaljer er forklart i det videre, mens bruk av funksjonene er forøvrig beskrevet i kap. 4 og 5. Hovedperson Utvalg Opprett ny person Søk og visning av persondata Journaldata Dokumentoversikt Registreringer Dokumentvisning Arkivering Utvalg Utvalgsvelgeren er laget for å kunne knytte samme dokument til flere ulike saker i samme operasjon, slik at dokumentet blir synlig på dokumentlistene til alle personene. Dette kan eksempelvis benyttes der en korrespondanse omfatter en hel familie. Man kan effektivt registrere brevet på samtlige familiemedlemmer. Opprett ny person Etter at man har gjennomført et SØK for å undersøke om personen allerede finnes i Utlendingsdatabasen, kan en bruker, med de nødvendige rettigheter, opprette et nytt DUF-nummer direkte fra postklienten. Personen blir da lagret med de persondata som ble brukt som grunnlag for søket. Dokumentvisning Dokumentviseren viser de ikke-behandlede dokumenter som er lagt til i en valgt katalog. Med ikkebehandlede menes da dokumenter som ikke er: a) Ferdig arkivert eller b) Lagt til i dokumentoversikten for arkivering Side 16 av 53

17 Kun dokumenter i PDF-format eller som lar seg PDF-konvertere vil her vises. Dokumenter som ikke kan konvererteres vil legges i en underkatalog.error til den korresponderende dokumentkatalogen. Se egen rutine om arkivering av e-post. Dokumentviseren har to knapperader med ulike funksjoner: Knapp Beskrivelse Katalogviser som viser de de katalogene hvor det finnes ikkearkiverte dokumenter i de kataloger som er lagt til via katalogvelgeren. Tilknyttede filer viser de dokumenter som er lagt til via legg til registreringer, men som ennå ikke er arkivert. Katalogvelger hvor man kan angi den katalogen som dokumenter blir skannet til eller annen katalog hvor man lagrer dokumenter som skal arkiveres. Denne knappen brukes for å fjerne kataloger fra katalogviseren. Ingen dokumenter slettes ved å bruke denne knappen. Navigering fra dokument til dokument. Åpner dokumentet i eget Adobe Reader-vindu. NB! Dette vinduet vil ikke oppdateres når du navingering mellom dokumenter, og vi anbefaler derfor at funksjonen kun blir brukt hvis helt nødvendig. Viser dokumentnavnet til det det PDF-dokumentet som vises. Viser antallet ikke-arkiverte dokumenter (hoveddokumenter pluss vedlegg) som finnes i de kataloger og underkataloger som er lagt til via katalogvelgeren siden forrige pålogging. NB! Viser altså alle valgte kataloger, bruk Slett-knappen for å fjerne eventuelle kataloger. Side 17 av 53

18 Denne knapperaden er en del av standardprogramvaren Adobe Reader 9 (acrobat reader) som postklienten benytter. De knappene som det er relevant å benytte er: Knapp Beskrivelse Print-knapp for det viste PDF-dokument. Bla mellom sider i det viste dokument. Zoom-funksjon for å skalere dokumentet opp/ned. Tilpass til sidebredde, eller vise en hel A-4 side. NB! Dette valget påvirker hvordan scrolle-funksjonen (og rulle-mus ) fungerer. Mulighet for å søke i OCR-tolket fritekst i PDF-dokumentet. NB! Kvaliteten på denne tolkningen vil variere for skannede dokumenter. Håndskrift blir som hovedregel ikke korrekt OCRtolket. Dokumentoversikt Dokumentoversikten viser de dokumenter som er lagt til for å knyttes til en registrering (journalpost). Dokumentene beskriver hva som er inni konvolutten, mens journalposten beskriver selve konvolutten. Kolonnen antall saker viser hvor mange personer (saker) dokumentet er oppgitt å gjelde for. I det viste eksemplet ble de to dokumentene knyttet til 3 saker. Side 18 av 53

19 Registreringer I understående eksempel har vi lagt til registreringer for en Inngående korrespondanse (KORI) fra Donald Duck til UDI, bestående av 2 dokumenter. Siden dokumentene er gjeldende for 3 personer blir det da 3 linjer. Vi har videre bekreftet at vi vil sende en forvaltningsintern melding, og har da laget en tverretatlig melding (KOFI = Korrespondanse ForvaltningsIntern) til Follo Politidistrikt der vi ber politiet om å innhente ytterligere informasjon. Det blir da en tverretatlig melding på hver person, slik at det til sammen blir 6 registreringer som skal arkiveres. NB! Sett fra Dokumentlista vil de alle de involverte personer/saker få opp dokumentene som tilsvarer KORI og KOFI i ovenforstående eksempel. Imidlertid vil det sett fra det elektroniske arkivet (Public360) kun være på hovedperson det faktisk opprettes en journalpost. På denne journalposten vil de to andre personene Dolly Duck og Neste Mai få en Omhandler-rolle som synliggjør at de er knyttet til journalposten. Masseoversendelse i en melding Ved felles registrering av flere saker samtidig til oversendelse i postklienten, kan sakene samles og oversendes i en meldingsprosess. Funksjonaliteten er tenkt å ivareta hensynet til saker som skal behandles samlet, som for eksempel familier. Dette er imidlertid kun mulig dersom mottakene instans er satt opp til å kunne ta imot massebehandlingsoppgaver i meldingsform. Til DUF 4.1 (ULF 2.5) er det UDI og Politiet som er satt opp til å kunne motta slike meldinger. I de tilfellene der mottakene instans kan motta en massebehandlingsmelding vil brukere få et spørsmål om sakene skal oversende med en felles melding, eller med hver sin melding. Velges en felles melding vil alle personene som legges til registrering samtidig være omfattet av en og samme forvaltningsinterne meldingsprosess. Side 19 av 53

20 3.2.3 Søk Søkefunksjonen er i utgangspunktet arvet fra Norvis, med et par utvidelser: 1. Dersom søket returnerer NULL TREFF, vil søkefunksjonen fjerne informasjon om fornavn og etternavn, slik at det er enkelt å gjøre et nytt søk med justert informasjon. 2. knapp for å legge fremsøkte personer til utvalget 3. Søkefunksjonen er på norsk fra DUF og på engelsk fra Norvis. Side 20 av 53

21 3.3 Person/sak menyvalg All informasjon som er relatert til selve utlendingssaken er samlet i 3 fanekort under menyvalget Person/sak. Person/sak Dokumentliste Saksbehandleroversikt Person/sak-fanekortet Hvis man vil åpne de 3 fanekortene i en egen Pop-up gjøres dette ved å høyreklikke på person i UTVALGET, og velge Åpne. Dette må gjøres fra utvalget i kontekst av postregistrering. I dette skjermbilde kan du også gjøre om en paprisak til esak og omvendt. Rettigheten til disse funksjonene er tilgangsstyrt. Saken må markeres for at funksjonen skal kunne vises. Side 21 av 53

22 3.3.2 Dokumentliste- fanekort Dokumentlista er viser dokumentene i nummerert rekkefølge. Dokumentene har fått dokumentnummer etter når de er registrert inn i saken. Dokumentene i saken kan også være gruppert sammen i korrespondanser (og andre journalføringer) som består av hoveddokument og ett eller flere vedlegg. Eksempel: Dokument 01 i listen under er hoveddokument, dokument er et vedlegg Brukertilpasninger Det er innført en mer brukervennlig filtreringsfunksjon, slik at hver enkelt bruker kan sette opp dokumentlista til å vise den informasjon som er relevant for arbeidsoppgavene. Dersom man vil nullstille oppsettet gjøres det ved å klikke knappen brukertilpasninger, og velge Fjern brukertilpasninger. NB: Funksjonen brukertilpasninger fungerer for hele postklienten. Den er beskrevet her ettersom den kan oppleves som mest relevant for dokumentlisten. Velge kolonner: Høyreklikk på kolonneoverskriften og velg Vis/Skjul kolonner. Du får da opp en boks for å huke av/på de kolonnene du ønsker å se i dokumentlista. Du kan også klikke med musen på en kolonne og dra den opp med musen, for å sortere på kolonnen. Side 22 av 53

23 Filtrer hvilke dokumenter du ønsker å se i dokumentlista Klikk på knappen i dokumentlista. Du får da opp et valgboks for å sette opp de dokumenter du ønsker å se i lista. For at du skal vite at det er påslått et filter, blir knappen rød så lenge den er påslått. NB! Denne funksjonen er ment å være en mer brukervennlig variant at filteringen man får tilgang til via knappen) Rekvirering av dokumenter fra dokumentlisten Som hovedregel må alle dokumenter som åpnes rekvireres. Dersom en bruker har en arbeidsprosess på saken, vil rekvireringen være skjult for brukeren. Unntaket er dersom en bruker er registrert som forfatter av et dokument. I disse tilfellene vil dokumentet alltid være tilgjengelig for den enkelte brukeren. For å styre tilgangen til dokumentene er alle dokumenter gitt en dokumenttype. Hver dokumenttype kan ha en eller flere rettigheter knyttet til seg. En bruker med alle rettigheter knyttet til en dokumenttype, vil alltid kunne autorekvirere tilgang til dokumenter med denne dokumenttypen. Ved autorekvirering må det angis en rekvireringsårsak. Dersom brukeren har en arbeidsprosess i saken dokumentene rekvireres fra, vil navnet på arbeidsprosessen angis som rekvireringsårsak. En bruker som mangler en eller flere rettigheter til dokumentet, må manuelt rekvirere tilgang til dokumentet. En manuell rekvirering behandles av en bruker i DUF, som er gitt ansvar for å besvare slike rekvisisjoner. Rekvireringen kan innvilges eller avslås. Et rekvirert dokument er som regel tilgjengelig i tre uker etter rekvisisjon. Et dokument kan rekvireres flere ganger. Dokumenter som må rekvireres, vises med et forstørrelsesglass i dokumentlisten Tilgjengelige/ rekvirerte dokumenter vises med PDF ikon i dokumentlisten Tilgang kan rekvireres ved å dobbeltklikke på forstørrelsesglasset, eller ved klikke på rubrikken ved siden av forstørrelsesklasset, for å huke av dette og deretter klikke på rekvirer avhukede knappen. Side 23 av 53

24 Dokumentleseren (e-mappe) Dokumentleseren gir et nytt visningesalternativ for dokumentene lagret i DUF. Dokumentleseren gir tilgang til å se og åpne dokumentene på saken samtidig som brukeren kan utføre andre aktiviteter i DUF og postklienten. Dokumentleseren fungerer som en forenklet utgave av dokumentlisten i postklienten. Leseren inneholder bare unike dokumenter, og viser ikke korrespondansehistorikk eller dokumentnummerering. Det er mulig å holde oppe flere ulike dokumentlesere for ulike saker samtidig. Det er kun mulig å åpne dokumenter man har tilgang til i dokumentleseren. Dersom en bruker ikke har tilgang til et dokument, må dokumentet rekvireres før det kan legges til i dokumentleseren. Brukeren kan selv velge fra dokumentlisten hvilke dokumenter som ønskes åpnet i dokumentleseren De valgte dokumentene vil da åpnes i egen dialogboks. For å åpne dokumentene i dokumentviseren dobbeltklikk på dokumentet i listen. NB! Dokumentene vises i den rekkefølgen de var sortert FØR du valgte Åpne avhukende. Du bør derfor sortere dokumentlista i ønsket rekkefølge først. Du må dobbeltklikke på dokument i listen for hver gang du ønsker å åpne dokumentet, selv om dette har vært åpnet tidligere. Bruk av TAB vil sette fokus på dokumentlisten. Det er mulig å velge ulike dokumenter ved bruk av piltastene. Trykk da ENTER for å åpne dokumentet. Side 24 av 53

25 Kopier/ skriv ut dokumenter fra dokumentlisten Det er mulig å både kopiere dokumenter fra dokumentlisten, og å skrive disse ut. Aktuelle dokumenter hukes av i liseten. Dersom alle dokument ønskes åpnet, der det mulig å marker alle og velg huk av. Knappene Kopier avhukede og Skriv ut avhukede legger henholdsvis dokumentene på utklippstavlen eller åpner veiviser for utskrift. For å kunne kopiere eller skrive ut, må imdidlertid brukeren ha tilgang til dokumentene. Tips: For å kopiere over til e-post: sett markøren i brødtekstfeltet (der man skriver innholder i e- posten) i ny e-post, trykk ctrl+v så legger dokumentet seg til som vedlegg til e-posten. Merk at e-post som inneholder personsensitivite opplysninger kun kan sendes krypert Vis unike dokumenter Dokumentlisten vil ofte vise samme dokument i ulike korrespondanseregistreringer. For å filtrere dokumentlisten til kun å vise unike dokumenter, klikker du på Vis unike dokumenter knappen Vis dokumentversjoner Når et dokument linjebehandles i edok, opprettes det flere versjoner av dokumentet. Disse versjonene lagres i det elektroniske arkivet som interne dokumenter. De tidligere versjonene er tilgjengelige via dokumentlisten, men vises ikke sammen med de øvrige dokumentene i saken. For å vise tidligere versjoner. Huk av ønsket dokument i dokumentlisten. Klikk på Vis dokumentversjoner, dokumentviseren vil da dukke opp. Klikk på plusstegnet for å vise tidligere versjoner. Side 25 av 53

26 Endre dokumenttype Det har kommet en ny knapp i dokumentlista Endre dokumenttype. Om du har rettighet til å bruke denne knappen er rettighetsstyrt. For å kunne endre dokumenttype kreves det at du først har tilgang til det dokumentet du ønsker å endre dokumenttype til. Du kan kun endre til de dokumenttypene som din etat har rettighet til. Det er markert dokument i dokumentlista som brukes ved endring av dokumentlista, og ikke avhuket dokument. Endringer vises i endringslogg som åpnes ved å klikke på den grå knappen i endringsloggkolonnen. For at det systemet skal oppfatte at det utføres en endring må selve koden for dokumenttype endres. Det er altså ikke tilstrekkelig å redigere tilleggsbeskrivelsen. Dersom man kun ønsker å endre tilleggsbeskrivelse må du i såfall endre dokumenttype og tilbake igjen til opprinnelig kode. forrige registrering PLUSS dokumenttypen for forrige registrering. Dersom du ikke ønsker at dette skal være synlig i dokumentlisten, må tilleggsbeskrivelsen slettes. NB! Dokumenter under arbeid som ikke skal ferdigstilles, bør slettes. Disse dokumentene er synlige for brukere som har rettighet til å se dokumenter under arbeid. Side 26 av 53

27 3.3.3 Saksbehandleroversikt fanekort Saksbehandleroversikten gir en oversikt over aktive og avsluttede arbeidsprosesser på en sak. Det er mulig å filtrere vekk de aktive prosessene ved å klikke på skjul historikk. Den grønne haken markerer hvilken prosess som har oppfølgingsansvar. Oppfølgingsansvar kan kun være knyttet til en aktiv prosess hos en bruker eller oppgaveboks som tilhører saksansvarlig instans. Den grønne haken kan flyttes mellom ulike aktive arbeidsprosesser som tilhører saksansvarlig instans, ved å først markerer oppgaven i saksbehandleroversikten, og deretter ved å klikke på den grønne haken i høyre marg. Denne funksjonen er rettighetsstyrt. Rettigheten er knyttet til superbrukerrollen. Side 27 av 53

28 4 Skanning og klargjøring for arkivering Oppsett av skanningprogrammet Pixedit er beskrevet i egen veiledning; Installasjonsveiledning - skanning i utlendingsforvaltningen. NB: Husk at skanneren må rengjøres hyppig. Manglende renhold er en kjent årsak til flere feilsituasjoner 4.1 Klargjøring av skanning-bunke Det anbefales at det på skanning-stedet finnes muligheter til å ta fargekopi. Følgende forberedelser skal da gjøres: 1. Stifter må fjernes og museører rettes opp 2. Det må tas kopi av ark som inneholder påstiftede eller pålimte fotografier. Lim/klister-rester og stifter ødelegger raskt skanneren. 3. Det må tas kopier av sider hvor papirkvaliteten ikke egner seg for bunkeskanning, eller hvor papirstørrelsen avviker vesentlig fra A4. 4. Grupper dokumentene ulike bunker. Alle dokumenter som ligger i samme bunke vil bli lagret med samme dokumentnavn i dokumentlisten. 5. Skill de ulike bunkene med skilleark, se beskrivelse under. Skilleark for hoveddokument og vedlegg kan med fordel være trykt på farget papir med ulik farge (relativt LYSE farger anbefales, men ikke rosa/rødt papir). Dette gjør det raskere både å legge inn og fjerne skilleark etter skanning Skilleark Hovedskilleark (to typer) = standard hovedskilleark og unikt strekkodeskilleark Dokumentskilleark = standardskilleark og dokumenttypespesifikt skilleark Standardskillearkene er tilgjengelig som vedlegg til Installasjonsveiledning - skanning i utlendingsforvaltningen. Unikt strekkodeskilleark skrives ut fra fagsystemene se kap. 5.2 Spesifikke dokumenttypeskilleark er tilgjengelige på UDI regelverk Bruk av skillark. Skilleark ved mottak av søknad papir: 1. Benytt ett hovedskilleark. Plasser søknad bak hovedskillearket. 2. Benytt ett dokumentskilleark foran hvert vedlegg. Skilleark ved mottak av søknad web: 1. Benytt ett hovedskilleark. Plasser dokumentskilleark bak hovedskillearket. 2. Plasser vedlegg bak det første dokumentskillearket beskrevet i pkt Benytt deretter ett dokumentskilleark før hvert påfølgende vedlegg. Skilleark ved mottak av innkommende korrespondanse: 1. Benytt ett hovedskilleark. Side 28 av 53

29 2. Plasser et dokumentskilleark bak hovedskillearket. Plasser brevet/dokumentet bak dokumentskilleraket. 3. Benytt ett dokumentskilleark før hvert påfølgende vedlegg Eksempler på skilleark: Hoveddokument skilleark: Vedleggsdokument skilleark: Side 29 av 53

30 5 DUF: Arbeidsflyt i ny løsning Dette kapitlet vil vise to former for arbeidsflyt for skanning. Den første beskriver en arbeidsflyt hvor man skanner først, og registrerer Person- og saksopplysninger etter at dokumentene er lagt til saken. En slik arbeidsform gjør det mulig å arbeide helt papirløst fra det øyeblikket dokumentene er arkivert. Den andre beskriver en arbeidsflyt i saker der søknaden er registrert på nett, eller i der saken skal registreres i Norvis. Her er utgagnspunktet at dokumentene skal skannes og knyttes til saken etter at saken er registrert i fagsystemet. Man benytter da en Registrer først skann etter -strategi. Arkivering av papirsøknad og innkommet korrespondanse i postklient Finne frem dokumenter som skal arkiveres Trinn 0: (Skann først, registrer etterpå) Start opp Postregistrering. Nå vil det eldste ikke-arkiverte dokumentet vises i dokument-viseren. (det vil si: man må velge denne knappen og peke på aktuell katalog hvor alle de skannede søknadene er lagret. Denne huskes fra forrige pålogging). Dersom katalogen har dokumenter (i katalogen eller i underkataloger) som er på andre formater enn PDF, vil systemet først forsøke å konvertere alle disse til PDF-format. NB: Det er viktig å velge det overordnede nivået dokumentene lagres i. Dersom du velger en enkeltkatalog, vil ikke katalogen slettes etter at dokumentene er lagt til. Kontrollere kvaliteten på dokumentene som er innskannet. Husk at andre skal lese disse. Dersom du selv ikke kan lese dokumentene kan trolig ingen andre gjøre det heller. Trinn 1: Velge Søknad inn eller Korrespondanse INN Forskjellen mellom disse valgene er at Søknad inn oppretter et nytt saksnummer, mens korrespondanse INN krever knytning til en til en eksisterende sak. Tilgang til radioknappene som vist over er rettighetsstyrt. Rettigheten er tildelt ulike roller. Ikke alle roller har tilgang til alle knappene. Søknad mottatt er for eksempel ikke tilgjengelige for saksbehandlere i UDI, UNE eller IMDi. Side 30 av 53

31 5.1.2 Søk etter person i Utlendingsdatabasen ved registrering av ny søknad Trinn 2: Legg inn informasjon fra dokumentet: a) DUF-nr: Fyll inn DUF-nr hvis dette er oppført i dokumentet. Trykk da TAB-tasten (eller søkknappen) for å hente opp personen. Personen vil da legge seg i postregistreringsutvalget (stolpen). b) Hvis ikke DUF-nr: Legg inn for eksempel etternavn, født-dato, og statsborgerskap og trykk Søk. Hurtigtast Alt+F. Regler for søkeresultat: a) Kun ETT treff: Personen hentes opp automatisk. b) Mer ett ETT treff: Søkeresultatet vises i søkefunksjonen, og riktig person kan velges. c) NULL treff: Navnefeltene blankes ut, mens de andre søkefeltene beholdes. Se understående skjermbilde. Legg da inn et trunkert navnesøk (for eksempel D* i etternavn og D* i fornavn for Dolly Duck ). Trinn 3a: Finner man personen i søkeresultatet trykker du persondata fylles inn: i søkefuksjonen, og Side 31 av 53

32 5.1.3 Opprett ny person ved registrering av ny søknad Trinn 3b: Dersom du etter et søk ikke finner personen i Utlendingsdatabasen, velger du Avbryt i søkefunksjonen, og trykker deretter Opprett ny person. Knappen Opprett ny person blir kun tilgjengelig etter at du har utført et søk. Knappen er tilgangsstyrt, og er derfor begrenses til enkelte brukergrupper. Når du har klikket denne knappen opprettes det et nytt DUF-nummer, med de persondata som er lagt inn i søkefeltet Legg inn journaldata Trinn 4: Du må nå legge inn såkalte metadata som beskriver korrespondansen. Disse dataene vil påvirke visningen i dokumentlista, og er derfor viktig for at å gi en god oversikt i den videre saksbehandling. Legg inn: Hvilke type søknad det gjelder Medium: Hvordan søknaden ble mottatt Avsender på søknaden, fylles automatisk ut etter hvem som er markert i utvalget. Dato for når søknaden ble sendt. Hvis man ikke skriver dato i dette feltet vil søknaden automatisk markeres som udatert i arkivet. Mottaker: Dette settes automatisk til den instansen som pålogget bruker er knyttet til, og skal normalt ikke endres. En mottaker er alltid en instans, og skal ikke settes til enkeltbruker. Dato for når søknaden ble mottatt: Settes automatisk til dagens dato, og må endres til FAKTISK MOTTAKSDATO dersom søknadene etter-registreres. Side 32 av 53

33 5.1.5 Legg til dokumenter for arkivering Trinn 5a: Legg til dokument Trykk nå Legg til dokument -knappen (hurtigtast = ALT +) NB: Dersom du har benyttet dokumenttypespesifikke skilleark vil du slippe å angi dokumenttype i postklienten. Du kan da gå videre til trinn 7. Trinn 5b: Bestem dokumenttype I dialogen som nå fremkommer vil den/de avhukede personene i Utvalget fremvises. Det er denne/disse personene dette dokumentet vil bli knyttet til. Siden dokumentet er det FØRSTE dokumentet som legges til, vil det også være markert som hoveddokument. Det gjøres for skannede dokumentet en tilleggskontroll på filnavn, slik at man skal unngå at man feilaktig arkiverer dokumentet som feil type. Dokumenttyper: I skjermbildet er det to nedtrekkmenyer for valg av dokumenttype. Den første angir dokumenttype nivå 1, og dermed hvilken dokumenttype kategori som skal benyttes. Den andre angir dokumenttype nivå 2. Det er dokumenttype nivå 2 som bestemmer navnet på dokumentet i dokumentlisten. I enkelte tilfeller vil dokumenttype nivå 1 være valgt når denne dialogboksen dukker opp. I disse tilfellene skal det ikke være nødvendig å endre dokumenttype nivå 1. Dersom du er usikker på i hvilken dokumenttype du skal benytte, kan du forsøke å holde musepekeren over dokumenttypen etter at denne er valgt. Du vil da kunne få en beskrivelse av i hvilke tilfeller dokumenttypen er tenkt benyttet. Side 33 av 53

34 Trinn 5c: Nå vises informasjon om dokumentet du nettopp la inn i dokumentoversikten. Antall saker viser hvor mange saker dokumentet ble knyttet til Trinn 6: Legg til vedlegg (som ikke er angitt som personlige dokumenter) Samtidig fremkommer neste dokument i saken: Dersom det er flere personer markert i utvalget, er det viktig at bare de personene som skal ha dokumentet knyttet til saken sin er huket av. I eksempelet over skal arbeidstilbudet kun registreres i Donald sin sak, Dolly må derfor ikke være huket av i utvalget. Når man nå igjen klikker på fremkommer skjermbildet for å legge til vedlegg. Her må du angi korrekt dokumenttype, for å sikre at dokumentet får en fornuftig dokument-tittel. Det gule feltet Dokumenttittel viser hva denne blir. Side 34 av 53

35 Feltet Dokumenttittel kan justeres av brukeren dersom det er behov for å gi tilleggsinformasjon. Dette skal typisk kun brukes dersom man benytter en Diverse-kode der det er behov for å angi hva dokumentet faktisk er. Hvis du navigerer i dokumentoversikten vil Legg til -knappen blir grået ut. Dette for å unngå at du legger til samme dokument flere ganger. Du må nå selv klikke deg frem til ubehandlede dokument ved å klikke på knappen Naviger til neste dokument. Dersom du vil justere på dokument-tittel før arkivering, peker du på ønsket linje i dokumentoversikten, og klikker du nå på Rediger -knappen. Side 35 av 53

36 Trinn 7: Legg til vedlegg (personlige dokumenter) Det fremvises neste dokument, i eksemplet et PASS. Dette skjermbilde vil dukke opp selv om det er benyttet dokumenttype spesifikt skilleark for reisedokumentet. Når jeg nå først velger en dokumenttype nivå 1 Reisedokument kan jeg så velge dokumenttypen Pass. Ved registrering av personlige dokumenter fremkommer det et registreringsbilde for å legge inn data om det personlige dokumentet. Her fylles data inn i henhold til eksisterende rutiner. Denne registreringen kan da erstatte tilsvarende registrering under Legg til personlige dokumenter i DUF, og Add travel document i Norvis. Viktig: Legg FØRST inn nummer-feltet. Da vil systemet sjekke om reisedokumentet finnes fra før, og evt. kunne hente opp de øvrige opplysninger. Dersom reisedokumentet finnes på en annen person før man et spørsmål om man likevel vil registrere dette på angitt sak. Dette kan være relevant når man skal registrere et pass hvor barn er innskrevet i foreldrenes pass. NB: Reisedokumenter kan kun legges inn som vedlegg til et hoveddokument. Dokumentoversikten vise alle dokumenter som er lagt til saken/sakene. Side 36 av 53

37 5.1.6 Lag forvaltningsintern melding og arkiver sak Trinn 8: Legg til registreringer Klikk nå på knappen Legg til registrering. Det skjer nå 2 ting: 1) I registreringsoversikten fremkommet det en linje for hver av sakene som inngår i registreringen. 2) Man får i tillegg spørsmål om samtidig å sende en forvaltningsintern melding. I de aller fleste tilfeller skal man svare Ja på dette. Svarer man Nei til forvaltningsintern melding kommer følgende advarsel opp: Side 37 av 53

38 Trinn 9: Opprett forvaltningsintern melding Se kap om forvaltningsinterne meldinger. Understående eksempel viser en etatsintern melding som sendes til seg selv for å informere om at søknad er mottatt og at det skal registreres person- og saksdata i DUF knyttet til søknaden. Det er også mulig å sende etatsintern melding til en enkelt saksbehandler om at det har kommet inn tilleggsinformasjon i en sak han/hun arbeider med. Dersom saken behandles i en annen instans kan du herfra også sende et tverretatlig melding. Husk imidlertid at det for søknader er mottakene instans som skal registrere saksopplysninger. Husk å skrive en relevant meldingstekst der det er naturlig. Dette vil lette arbeidet til mottakeren av meldingen. Når den forvaltningsinterne meldingen er lagt til, ser registreringsoversikten slik ut: I tilfellet over vises det at det er registrert 3 dokumenter på en ny sak for angitt DUF nummer. Det vises videre at det også er generer en melding som er sendt til udi-toor innkurv. Meldingen oppretter en DUF arbeidsoppgave på det angitte DUF nummer. Trinn 10: Fullfør arkivering Siste trinn i prosessen er å klikke på knappen: Nå overføres filer og metadata (beskrivelse av filene) til utlendingsdatabasen og felles elektronisk arkiv. NB! Avhengig av størrelsen på de filene som skal overføres, nettverkshastighet og belastning på sentrale servere kan det ta inntil flere minutter før arkiveringen er fullført. Samlet størrelse på de vedlagte filene kan ikke overstige 20 mb. Side 38 av 53

39 Etter en vellykket arkivering slettes deretter den katalogen som filene lå på (under forutsetning av at ALLE filene i katalogen er arkivert), jf kap I tillegg fjernes personer/saker man jobbet med fra utvalget i Postregistreringsfunksjonen. Personene vil fortsatt ligge i stolpen for person/sak visning i postklienten Etterkontroll av arkiverte dokumenter Dersom man er ny brukere av løsingen, vil man i startfasen vil man sannsynligvis ønske å sjekke at arkivering har gått OK. Person/sak: Klikk på Person/Sak skuffen i postklienten. Personen har lagt seg i stolpen etter fullført postregistrering. Klikk på personen i stolpen. Sjekk saksopprettelsen fra Person/sak, og se at det har kommet en snabel-e foran saksnummeret for å indikere at saken er en elektronisk sak. Dokumentlisten: Klikk på dokumentlistefanen Her kan du kontrollerer at dokumentene du skannet ligger korrekt arkivert på saken. Side 39 av 53

40 5.1.8 Registrering av saksopplysninger Saksopplysninger registreres i DUF. Se kap Arkivering av søknad registrert på nett Når søknad registreres på nett av søkeren selv, vil de fleste saksopplysningene allerede være registrert i saken når dokumentene skal skannes. Det er derfor lite hensiktsmessig å måtte finne frem til riktige dokumenter i en felles mappe for skannede dokumenter. For å kunne finne frem til riktige dokumenter, må det skrives ut et saksspesifikt strekkodeskilleark som benyttes ved skanning av dokumentene. Det saksspesifikke strekkodeskillearket erstatter standard hoveddokument skilleark (se kap. 4.) Skillearket kan skives ut både fra DUF og Norvis. Det er et eget aktivitetstrinn i DUF prosessen Politiet mottar Websøknad Det er også mulig å skrive ut skillearket fra utvalget i postregistrering i postklienten Finne frem til dokumentene Trinn 0: Søk frem person i DUF, høyreklikk i stolpen og velg legg til utvalg. Den valgte personen vil nå legge seg til utvalget i postklienten. Klikk på knappe Skannede dokumenter i postklienten. Dokumentene vil nå dukke opp i dokumentvisningsvinduet. Visningen vil kun inneholde dokumenter som tilhører den aktuelle saken. NB: For at denne funksjonen skal virke er det en forutsetning at den overordnede katalogen som dokumentene skannes til er angitt korrekt, (se veiledningens kap.5.1.1), og at du har benyttet det unike strekkodeskillearket. Side 40 av 53

41 Trinn 1: For videre registrering, følg trinn 1 10 i kapittel Registrering av klager og annen inngående korrespondanse All ekstern korrespondanse som kommer inn i en elektronisk sak skal skannes og arkiveres elektronisk. Flyten er i prinsippet: Skal saken behandles som esak? NEI Behandle etter ordinære rutiner. JA Skann inn dokumentet Identifiser hvilken instans som har saksansvaret Registrer dokumentet i elektronisk arkiv og send forvaltningsintern melding til saksansvarlig instans Kontroll av innkommet dokument Ved kontroll i DUF vil man se at saken har en snabel-e. Hvis man forsøker å gjøre det samme i en elektronisk sak vil transaksjonen bli avbrutt idet brukeren forsøker å lagre. Brukeren vil da få følgende beskjed: Legg dokument til skanning Dersom saken er en elektronisk sak legges dokumentet i en klar for skanning -bunke med skilleark. Side 41 av 53

42 5.3.3 Legg til korrespondanse Når skanning av korrespondansen er fullført vil dokumentet fremkomme i dokumentviseren, jf kap Utfør da følgende trinn: 1. Les dokumentet for å identifisere at om det er en søknad eller en korrespondanse/klage. 2. Velg korrespondanse INN i postregistrering 3. Søk frem riktig person/sak slik at riktig sak legges til utvalget, og at persondata om hovedperson fylles ut i postregistreringsbildet. 4. Søk evt. frem flere saker dersom korrespondansen gjelder flere personer (åpne gjerne disse personene også i DUF, slik at du kan kontrollere at arkiveringen har gått OK). 5. Legg til dokumenter i saken, og angi riktig korrespondanse-type. 6. Legg til registrering. Bekreft dersom det skal opprettes en forvaltningsintern melding. 7. Fullfør arkivering NB! Vær OBS på korrekt valg av typen Klage. Ved å velge denne opprettes det automatisk en klagehendelse i DUF. NB! Dersom en Klage også inneholder en begjæring om utsatt iverksettelse er det IKKE støtte i løsningen for å opprette dette som riktig hendelsestype. Denne må da registreres som en klage, og det informeres i forvaltningsintern melding UDI om at klagen også inneholder en begjæring om utsatt iverksettelse. Dette vil da kunne registreres av UDI i etterkant. NB! Dersom politiet får inn en klage i en sak som ligger i UDI (UDI er saksansvarlig instans) må man velge en tverretatlig melding som ikke overfører saksansvar, for eksempel Melding. Årsaken til dette er at det er laget en sperre for å hindre at man overfører saksansvar dersom man ikke tilhører en instans som har saksansvaret Arkivering av dokumenter på eksisterende hendelser/korrespondanser Dersom det er behov for å registrere inn dokumenter eller vedlegg på eksisterende korrespondanse eller søknad mottatt hendelser er dette mulig fra postklientens person/sak visning. Velg da sak i person/sak visning, ved å klikke på denne. Velg deretter aktuell søknad mottatt (SØKM) eller korrespondanse inn (KORI) hendelse, ved å klikke på denne. Trykk på Legg dokument til hendelse. For å knytte det skannede dokumentet til hendelsen. NB! Dersom det ligger arkiverte dokumenter på denne hendelsen, vil det kun være mulig å legge til dokumenter som er innskannet som vedlegg. Side 42 av 53

43 5.4 Registrering av utgående korrespondanse Utgående korrespondanse kan registreres fra prosess i DUF og direkte fra postregistrering i postklienten. For at korrespondansen også skal kunne skrives fra postklienten Må du ha tigang til edok. Dette har foreløpig kun UDI og UNE Registrering av utgående korrespondanse fra arbeidsprosesser fra DUF. Utgående korrespondanse er tilgjengelig fra aktivitetstrinn i DUF gjennom for eksempel UDI forbreder sak prosessen i trinnet Opprett saksforbredende korrespondanse/saksoverføring. eller i UDI fatter vedtak prosessen Opprett utgående korrespondanse/sakoverføring Dobbeltklikk på aktiviteten Opprett saksforbredende korrespondanse/saksoverføring eller Opprett utgående korrespondanse/saksoverføring I begge tilfeller vil person og sak overføres til postregistrering i Postklienten. Fra dette punkt vil registrering av utgående korrespondanse fungere likt som om det skulle være registrert direkte i postklienten. NB: Dersom det er skrevet et vedtak overføres dette som vedlegg. Dersom det er skrevet et ikkevedtak i et tidligere trinn overføres dette som hoveddokument. Interne dokumenter (notater til sak) overføres ikke Registrering av utgående korrespondanse ved postregistrering i postklient Klikk på radioknapp Korrespondanse UT, fyll deretter inn DUF nummer, eller dobbeltklikk på personen som ligger i utvalget for postregistrering. Side 43 av 53

44 5.4.3 Korrespondanse ut, mottaker utenfor utlendingsforvaltningen. Registrer mottaker, registreringstype og medium. Dersom mottakeren befinner seg utenfor utlendingsforvaltningen, vil registreringstypen være satt til Korr.ut Registreringstypen kan bestemme hvilke type dokument du skal skrive. Valg av registreringstype nivå 2 vil også angi dokumenttype på nivå 1. Legg til mottaker ved å trykke på det grønne + tegnet. Du kan også legge til kopimottaker på samme måte. Det er imidlertid registreringstypen for hovedmottaker som bestemmer hvilke dokumenttype du skal benytte Saksoverføring/forvaltningsintern melding i forbindelse med registrering av utgående korrespondanse Registrer mottaker i utlendingsforvaltningen, registreringstype og legg til mottaker. Når mottakeren er en del av utlendingsforvaltningen vil registreringstypen være satt til tverretatlig melding. I dette tilfelle vil også registreringen generere en tverretatlig melding Dokumentproduksjon i postklienten Dersom du ikke har et dokument i saken kan dokumentet skrives i edok, ved å starte edok fra postregistreringsvindu. Marker radioknappen Dokumentproduksjon og klikk på dokumentproduksjon knappen for å starte edok. Side 44 av 53

45 5.4.6 Valg av dokumenttype Valg av dokumenttype og språk ved dokumentproduksjon i postklienten. Dersom dokumentet skal skrives på engelsk, må språk endres for å få opp engelsk mal i edok Velg riktig dokumenttype. Velg først riktig dokumentkategori. Velg deretter den typen dokument du skal skrive. Det er mulig å hente frem dokumenter som ikke er avsluttet i edok. Dette gjør du ved å klikke på Dokument under arbeid. Dokumenter som ikke er ferdigstilt blir da valgbare som vist i skjermbilde under. Marker dokumentet og klikk ok for å fortsettet til edok. Se egen brukerveiledning for edok. NB! Husk alltid å justere feltet for tilleggsbeskrivelse. Dette tar automatisk med seg innholdet fra Tilknytt fil og tilknytte fra postklient Det er mulig å hente fram dokument og legge ved dokumenter som er skrevet i andre programmer som for eksempel Word. Disse må da hentes frem gjennom katalogvelgeren. Side 45 av 53

46 Dokumenter som tilknyttes saken på denne måten, må også tildeles en dokumenttype. For å tilknytte e-post som dokument til sak, se egen rutinebeskrivelse Tilknytt fil fra dok. listen. Dersom det er ønskelig å registrere et allerede arkivert dokument som vedlegg til en utgående korrespondanse, er det mulig å hente opp dokumentet fra dokumentlisten. Det er også mulig å hente opp et dokument fra dokumentlisten, og legge det til registrering som et hoveddokument. Klikk på radioknappen Tilknytt fra dok.list Huk av dokumentet i listen ved å klikke på sjekkboksen Legg til dokument Klikk på markert pil for å legge dokumentet til korrespondanseregistreringen Dokumentet vil legge seg listen over dokumenter som skal legges til registrering Skrive oppgavemerknad til forvaltningsintern korrespondanse Når mottakeren av en utgående korrespondanse er en del av utlendingsforvaltningen vil det automatisk opprettes en forvaltningsintern melding i mottakerens oppgaveliste. For at mottakeren skal kunne få en rask forståelse av hva meldingen gjelder er det mulig å skrive en tekst til meldingen. Teksten som skrives bør ha sammenheng med registreringstypen som er valgt. Meldingsteksten skal ikke inneholde sensitive opplysninger da denne vil være synlig på oppgavelinjen i DUF. Side 46 av 53

47 Meldingen skal ikke legges til som dokument. NB: Når meldingsteksten legges til i kontekst av korrespondanse ut, genereres det ikke noe dokument for denne registreringen. Meldingsteksten vil kun være synlig som merknad på oppgaven, og vil bli borte når arbeidsprosessen avsluttes. Alle saksrelevante opplysninger må derfor inn i dokumentet som oversendes. Side 47 av 53

48 Klikk på legg til registrering og deretter fullfør arkivering og avslutt for å fullføre registrering og arkivering av korrespondansen. 5.5 Sending av forvaltningsinterne meldinger Viktige forhold ved oversendelse av forvaltningsinterne meldinger 1. Etatsinterne meldinger er meldinger til brukere i egen instans (for eksempel alle brukere innenfor ett og samme politidistrikt). 2. En etatsintern melding kan kun sendes til alle instansens oppgavekurver. 3. Interne meldinger er (i hovedsak) satt opp til ikke å lage korrespondanser. De vil altså ikke være synlige i dokumentlista, men kun opprette en meldingsoppgave i DUF. 4. Tverretatlige meldinger skal KUN brukes når man sender meldinger ut av egen instans, for eksempel fra et politidistrikt til UDI eller fra ett politidistrikt til et annet (fra Rogaland pd til Søndre Buskerud pd). 5. En tverretatlig melding er alltid satt opp til å lage en korrespondanse, slik at meldingen er synlig som et dokument i dokumentlista. 6. En tverretatlig melding som sendes fra DUF går automatisk alltid til instans-innkurven til mottaker-instans, med mindre kodeverket angir noe annet. En eventuell overstyring av dette settes opp av kodeverksadministrator i UDI. 7. En tverretatlig melding kan også danne en ekspedisjon, altså at saksansvaret overføres til mottaker. Det er derfor viktig å være bevisst på om man ønsker å overføre saksansvaret til mottaker. Eksempelvis kan en forespørsel om innhenting av tilleggsinformasjon ikke alltid være en handling der man ønsker å overføre saksansvar. Du kan ikke bruke registreringstyper som overfører saksansvar dersom du ikke tilhører saksansvarlig instans. Du må aldri legge inn to hovedmottaker og kopi-mottaker som begge har en registreringstype som inneholder en ekspedisjon. 8. Skriv alltid en meldingstekst når det overføres en forvaltningsintern melding. Meldingsteksten kan IKKE inneholde sensitive opplysninger da dokumentet ikke har noen særlig tilgangsstyring Registrering av forvaltingsinterne meldinger Klikk på radioknappen Forvaltningsintern melding Søk opp personen i postregistreringsbilde, eller dobbelklikk på personen som er lagt til i utvalget. I kontekst av forvaltningsintern melding er det kun mulig å skive tekst til melding. Dersom du ønsker å knytte et dokument til en forvaltningsintern melding må du benytte Korrespondanse UT se kap. 5.4 Side 48 av 53

49 Skriv tekst i tekstboksen. Teksten må IKKE inneholde sensitive opplysninger. Teksten skal ikke legges til som dokument. Gå direkte til legg til registrering, klikk deretter fullfør arkivering og avslutt. 5.6 Behandling av forvaltningsinterne meldinger Melding med relatert korrespondanse Når man lager en melding til annen etat SAMTIDIG med innregistrering av søknad eller annen inngående korrespondanse, vil meldingen som kommer frem til mottaker se slik ut i DUF: Trinn 1: Les melding Når du klikker PDF-ikonet åpnes dokumentlista med aktuelt dokument dersom du har rettigheter. Hvis man ikke har rettigheter åpnes dokumentlista med rekvireringsfunksjon på vanlig måte. NB! En sak som ekspederes til mottaker innebærer at mottaker-instansen blir saksansvarlig instans. Når slike oppgaver overføres direkte til en saksbehandler kan da PDF-dokumentene i Les melding og Se relatert korrespondanse åpnes rekvireres uten at brukeren trenger å ta stilling til rekvireringsårsak. Selv om du ikke må angi rekvisjonsårsak blir åpning av dokumentet logget i systemets rekvisisjonslogg. Trinn 2: Se relatert korrespondanse Trinnet Se relatert korrespondanse kan brukes som alternativ til å åpne dokumentene via dokumentlista. De dokumentene som fremkommer her er de dokumenter som er sendt i samme prosess i postregistreringen. Side 49 av 53

50 Trinn 3: Registrer personer og saker Registrer personer og saker er en NY arbeidsprosess som er basert på at det allerede er opprettet saksnummer på personen via postregistreringens Søknad INN. Prosessen er bygget basert på en massebehandlingsprosess, og du bruker derfor blyanten for å endre opplysninger på valgt person. Dette gjelder i alle trinn. Trinn 4: Avslutt oppgave uten videre behandling I de tilfeller man får en melding som ikke utløser en NY arbeidsprosess kan man kjøre trinnet avslutt oppgave uten videre behandling. Trinnet kan også brukes dersom du har startet arbeidsprosesser utenfor esak-løsningen som ivaretar den videre informasjonsflyt. Du skal ikke bruke dette trinnet uten at du er sikker på at den videre elektroniske saksgang er ivaretatt. Trinn 5: Start/fordel arbeidsoppgave Oppgavene som fremkommer vil være avhengig av hvilken instans som åpner trinnet. Understående eksempel er basert på at meldingen behandles i politiet. Det er ikke mulig å kjøre dette trinnet før trinnet Les melding er kjørt. Side 50 av 53

51 5.6.2 Melding uten relatert korrespondanse Trinnet Se relatert korrespondanse vil ikke vises i følgende tilfeller: 1. Mottak av tverretatlige meldinger som er sendt direkte fra postregistreringen via menyvalget forvaltningsintern melding 2. De fleste former for Etatsintern melding (meldinger innenfor egen instans) sendes uten relatert korrespondanse. Årsaken er at disse ikke er satt som arkivverdige, og således ikke danner en korrespondanse. Den har derfor heller ingen relasjon til annen korrespondanse. NB! Dette oppsettet kan endres i kodeverk. 3. Hvis du lager en etatsintern til deg selv samtidig med registrering av utgående korrespondanse, for eksempel som en påminnelse om å sjekke at det har kommet svar på korrespondansen. Side 51 av 53

52 6 Tips og triks 6.1 Skjermoppløsning Testing har vist at man får en god lesbarhet med følgende oppløsninger: Skjermstørrelse Skjermoppløsning * wide-screen 1680 * wide-screen 1680 * 1050 eller 1920 * 1280 Skjermoppløsning endres (der dette tillates å gjøres av brukeren selv) ved å: Gå til skrivebordet Høyreklikk på et tomt område Velg Egenskaper/properties Velg Skjerm/display Endre skjermoppløsning og velg Bruk/apply Side 52 av 53