Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 11/291 Møtedato/tid: , kl. 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Deltagere: Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Britt Hukkelås Bjørn Lervold Johan L. Borgen Forfall: Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 037/11 038/11 039/11 040/11 041/11 042/11 043/11 044/11 045/11 046/11 Godkjenning av protokoll fra møte den Den finansielle revisjonen i Klæbu kommune - Orientering fra revisor Forvaltningsrevisjon - Evaluering av bestiller-utfører modellen Rådmannens oppfølging Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Forvaltningsrevisjon - Barnevern Referatsaker Orientering om aktuelle saker Forslag til møteplan for 1. halvår 2012 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 037/11 Eva J. Bekkavik 033, &17 11/291-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Den finansielle revisjonen i Klæbu kommune - Orientering fra revisor Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 038/11 Eva J. Bekkavik 216, 11/36-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg ( , no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Klæbu kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere om planleggingen av revisjonsarbeidet for 2011 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert faste medlemmer i kontrollutvalget og er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

4 Forvaltningsrevisjon - Evaluering av bestiller-utfører modellen Rådmannen oppfølging Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 039/11 Eva J. Bekkavik 216, &58, 11/120-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Rådmannens oppfølging Organisasjonsbeskrivelse for tjenesteteamet Kommentarer til ny organisasjonsbeskrivelse for tjenesteteam Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering av bestiller-utførermodellen 2. Kontrollutvalgets sak 16/2011 Forvaltningsrevisjon - Evaluering av bestiller-utfører modellen (kontrollutvalgets møte ). Saksutredning Bakgrunn På kontrollutvalgets møte den i sak 16/2011 ble forvaltningsrevisjonsrapporten Evaluering av bestiller-utførermodellen behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av oktober Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Hovedproblemstilling: Prosjektet har belyst tre hovedproblemstillinger: 1. I hvilken grad er målsettingene med etableringen av et tjenesteteam oppnådd i Klæbu kommune? 2. I hvilken grad har Klæbu kommune ivaretatt sin bestillerrolle overfor ekstern leverandør av sykehjemstjenester ved Klæbu sykehjem? 4

5 3. I hvilken grad blir målsettingene for drift og vedlikehold oppfylt? Revisjonens konklusjon Problemstilling 1: I hvilken grad er målsettingene med etableringen av et tjenesteteam oppnådd i Klæbu kommune Vi har konkludert med at tjenesteteamet synes å oppfylle forvaltningslovens formelle krav til saksbehandling. Når det gjelder de innholdsmessige sidene ved saksbehandlingen og enkeltvedtakene, gir både tjenesteteamet og utførerenhetene uttrykk for at brukeren står i fokus, og at brukerne i stor grad får de tjenestene de etter loven har krav på. Tjenesteteamet vurderer brukerens behov i et tverrfaglig og helhetlig perspektiv og bidrar til samordning av tjenestene for brukere med sammensatte behov. Det er god dialog mellom tjenesteteamet og utførerenhetene, og tjenesteteamet synes å ha bidratt til å utvikle tverrfaglig kompetanse innen helse- og omsorgsområdet i Klæbu kommune. Den form for detaljert og formell oppfølging av utføringen av enkeltvedtakene som er beskrevet i organisasjonsbeskrivelsen for tjenesteteamet, finner imidlertid ikke sted. Tjenesteteamet har tilfredsstillende bestillerkompetanse når det gjelder utforming av bestillingene, men den delen av bestillerkompetansen som gjelder oppfølging av at det man har bestilt, er utført, er dårligere ivaretatt enn forutsatt i tjenestebeskrivelsen. Opprettelsen av tjenesteteamet synes ikke å ha ført til mindre ressursbruk til saksbehandling av saker som krever enkeltvedtak. men det kan være dekning for å hevde at det har skjedd en viss forenkling ved at alle søknader blir samlet på ett sted, noe som gir bedre oversikt over brukerens behov, og man unngår at søknader går på tidkrevende rundganger i systemet. Vi har konkludert med at dataene tyder på at tjenesteteamet så langt bare i begrenset grad har bidratt i enhetenes internkontroll og kvalitetsrevisjoner. Det samme gjelder i forhold til kvalitet i planleggingen og budsjetteringen. Det har vært gjort to evalueringer av tjenesteteamet i All andre typer vurderinger av bestiller-utførermodellen og tjenesteteamet som har skjedd i kommunen, har i stor grad foregått uformelt og indirekte som en mulig bi-effekt av aktiviteter og møter som primært har hatt andre formål. Vår totalkonklusjonen på problemstilling 1 blir etter dette at målsettingene med å etablere et tjenesteteam i Klæbu kommune er delvis innfridd. Det som er oppnådd, er bedre kvalitet, bedre samordning, god dialog og utvikling av tverrfaglig kompetanse. Det er dårligere måloppnåelse når der gjelder oppfølging av at det man har bestilt, er utført. Tjenesteteamets bidrag til kvalitet i planlegging og budsjettering er også mindre enn målsettingen. Konklusjon vedrørende bestiller-utførermodellen i Klæbu kommune Klæbu kommune har ved opprettelsen av tjenesteteamet innført et organisatorisk skille mellom myndighetsutøving og tjenesteproduksjon, og de to oppgavene utføres av ulike enheter i organisasjonen. Dette blir regnet som et grunnleggende trekk ved bestillerutførerorganisering. Det er likevel et spørsmål i hvilken grad det reelt sett er et skille mellom bestiller og utøver. Det er et faktum at i Klæbu kommune er tjenesteteamet sammensatt av deltakere som har sin primære tilknytning til utførerenhetene. Det betyr at de samtidig som de er deltakere i tjenesteteamet, så er de også underordnet sin tjenesteleder i utførerenhetene. Det kan da være et spørsmål om hvor reelt dette organisatoriske skillet er. Intervjuene viser at i 5

6 Klæbu er det mye uformell kontakt mellom enhetene, noe som også reduserer betydningen av det formelle skillet mellom bestiller og utfører. En annen side ved dette er at de som fatter enkeltvedtakene også er de samme personene som er ute og yter tjenester overfor brukerne, og dette kan sette dem i et krysspress. Tjenesteteamet gir dessuten uttrykk for at de opplever å ha for lite tid til en del av de oppgavene som ligger til bestillerrollen. Når alt kommer til alt, kan man spørre i hvor stor grad Klæbu kommune reelt sett har innført bestiller-utførerorganisering. Tjenesteteamet kan like gjerne ses som et samarbeids- og samordningsorgan som har som oppgave i fellesskap å saksbehandle og fatte enkeltvedtak, heller enn et bestillerorgan. Dette er også indikert i intervjuene, der det fra flere hold sies at Klæbu er en for liten kommune til å ha en rendyrket bestiller-utførerorganisering. Problemstilling 2: I hvilken grad har Klæbu kommune ivaretatt sin bestillerrolle overfor ekstern leverandør av sykehjemstjenester ved Klæbu sykehjem I problemstilling 2 har vi undersøkt i hvilken grad Klæbu kommune har ivaretatt sin bestillerrolle overfor ekstern leverandør av sykehjemstjenester ved Klæbu sykehjem. Selv om kommunen velger å sette selve tjenesteutførelsen bort til andre, så er kommunen fortsatt ansvarlig for sykehjemstjenesten. Vår gjennomgang av kontraktsdokumentene viser at kommunen har oppfylt sin plikt til å ta med krav i kontrakten som skal sikre at norsk helselovgivning følges. Det samme gjelder forskriftfestet krav til ansattes lønns- og arbeidsbetingelser. Helsetilsynet har i sin foreløpige rapport konkludert med at Klæbu kommune ikke har sikret at tjenesten ved Klæbu sykehjem er i samsvar med kravene i helselovgivningen. Våre data viser at det har vært kontakt med Adecco Helse AS som ekstern utfører på tre arenaer ved at institusjonssjefen har deltatt i tjenesteteamets møter, ved at institusjonssjefen har hatt regelmessige møter med en av de ansatte i staben på området for helse og omsorg, og ved at rådmannen har hatt møter med direktøren for Adecco Helse AS. I denne kontakten har mange sentrale sider ved sykehjemsdriften vært drøftet. Når Helsetilsynet i sin foreløpige rapport konkluderer med store mangler ved kommunen sykehjemstilbud, indikerer dette at den oppfølgingen som har skjedd, likevel ikke har vært tilstrekkelig. Det kan tenkes at man har hatt en tillit til at Adeccos kvalitetshåndbøker var en dekkende beskrivelse av driften, og at man har hatt tillit til Adeccos forsikringer om at ulike forhold skulle rettes opp. Når Helsetilsynets tilsyn viser at så ikke har skjedd, blir dette en tydelig illustrasjon av at kommunens tillit overfor kontraktsparten har vært ubegrunnet. Når en så sentral tjeneste som sykehjemsdrift blir satt bort til en eksterne utfører, krever det tett kontraktsoppfølging fra kommunens side der ingenting blir tatt for gitt. For å bruke Busch og Vanebos (2001) terminologi, så krever denne situasjonen harde kontrakter med detaljerte krav og tett oppfølging og kontroll. Konklusjonene i Helsetilsynets og Arbeidstilsynets foreløpige rapport og våre egne data viser at Klæbu kommune ikke i tilstrekkelig grad og ikke effektivt nok har fulgt opp at Adecco Helse AS overholdt den inngåtte avtalen, og oppfylte kravet om at sykehjemmet skulle drives i samsvar med relevant lovgivning. Problemstilling 3: I hvilken grad blir målsettingene for drift og vedlikehold oppfylt I vår siste problemstilling har vi belyst ulike sider ved organiseringen av kommunens eiendomsmasse og enhet for drift og vedlikeholds rolle ved å se på i hvilken grad kommunens målsettinger på området er oppnådd. De innhentede data viser at ny organisasjonsmodell for kommunens eiendomsmasse slik den er beskrevet i dokumentet Eiendomsdrift praktisk organisering fra , i stor grad er 6

7 gjennomført. I den nye organiseringen er budsjettansvaret for vedlikehold på kommunens formålsbygg lagt til de enkelte enhetene og er således avklart. Det elektroniske bestillingssystemet V-pro er tatt i bruk for registrering og bestilling av vedlikehold på kommunens eiendommer. Det varierer noe mellom enhetene hvordan systemet brukes og i hvor stor grad det er tatt i bruk. Generelt oppleves systemet som en forbedring som gir bedre oversikt og oppfølging, og som synliggjør vedlikeholdsoppgavene. Kommunens målsetting om rask og god oppfølging av vedlikehold på skoler, barnehager og helsebygg synes oppnådd. Vår konklusjon er at denne målsettingen i stor grad synes å være oppnådd. De intervjuede enhetslederne uttrykker stor tilfredshet med ordningen med en fast vaktmester og et fast antall vaktmestertimer i uken. Dette oppleves som en klar forbedring. Vår hovedkonklusjon på problemstilling 3 er at målsettingene for drift og vedlikehold i stor grad synes å være oppnådd. Revisors anbefalinger: Slik revisor ser det, vil det trolig ikke være mulig for tjenesteteamet å innfri alle forventningene og målsettingene som ligger nedfelt i tjenestebeskrivelsen innenfor de rammer som er gitt. Revisor anbefaler derfor at kommunen starter en prosess der tjenesteteamet og tjenestebeskrivelsen gjennomgås på nytt, og der begge gis en utforming som gjenspeiler de oppgaver som det er nødvendig, ønskelig og realistisk at tjenesteteamet skal ivareta. I dette arbeidet er det viktig at innholdet i tjenesteteamets oppfølgingsansvar og deres rolle i forbindelse med kvalitetsutvikling, planlegging og budsjettering avklares. Revisor anbefaler at ved framtidig bruk av ekstern utfører av lovpålagte tjenester må kommunen legge stor vekt på tett oppfølging og kontroll med at kontraktsvilkårene blir innfridd, og at tjenestene holder forsvarlig kvalitet. Revisor anbefaler at alle enhetene tar systemet V-pro i bruk på en enhetlig måte. Ved å legge alle vedlikeholdsjobber inn i systemet, får kommunen full oversikt og kan følge bedre opp. Kostnadsbildet vedrørende vedlikehold blir også synliggjort og kan bidra til mer realistisk planlegging og budsjettering. Det er viktig å etablere smidige og effektive ordninger. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 16/2011: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering av bestiller-utfører modellen til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte i sak 21/2011 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering av bestiller-utfører modellen til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt

8 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Saken oversendes formannskapet for videre behandling om bestillerfunksjonen kan vurderes som et IKS-samarbeid. Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget I brev av har rådmannen gitt tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt. 7.1 i rapporten, brev med vedlegg følger vedlagt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rådmannen har gitt et grundig svar på revisjonens anbefaling i pkt 7.1. Når det gjelder revisjonens anbefalinger i punktene 7.2 og 7.3, har rådmannen ikke kommentert dette i sin skriftlige tilbakemelding til kontrollutvalget. Rådmannen inviteres derfor til kontrollutvalgets møte 14. desember for å orientere utvalget om oppfølging av disse to punktene samt å svare på eventuelle spørsmål utvalget måtte ha. I tillegg til kontrollutvalgets forslag til vedtak til Kommunestyret ble følgende vedtatt: Saken oversendes formannskapet for videre behandling om bestillerfunksjonen kan vurderes som et IKS-samarbeid. Kontrollutvalgets sekretariat kan ikke se at saken er satt opp på formannskapets sakliste i perioden 26. mai til 8. desember Styringsgruppen for samhandlingsreformen i Trondheimsområdet har diskutert et interkommunalt samarbeid i sak 22/11. Ingen av de 4 samarbeidskommunen (Malvik, Melhus, Midtre Gauldal og Trondheim) viste noen interesse for et samarbeid på dette området (jf. siste avsnitt i Kommentarer til ny organisasjonsbeskrivelse for tjenesteteam ) Etter rådmannens orientering må kontrollutvalget ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt , eller om de anser revisjonens anbefalinger som gjennomført og kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 040/11 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/135-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Fylkesmannens tilsynsrapport - Barnevern Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn. Tidsrom for tilsynet Tilsynet har avdekket følgende forhold: Avvik l: Klæbu kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift. Kommunen sikrer ikke i alle saker at barns rett til medvirkning blir ivaretatt. Avvik 2: Klæbu kommune sikrer ikke at det gjennomføres en forsvarlig evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn. Kommunen sikrer ikke i alle saker at barns rett til medvirkning blir ivaretatt. Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Klæbu kommune. 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 041/11 Eva J. Bekkavik /192-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering, og ber sekretariatet merke seg de innspill gitt i møtet. Vedlegg Selskapskontroll - Analyse - vesentlighet og risiko Selskapskontroll - Faktaark med full analyse Saksutredning Kontrollutvalget behandlet i sin sak 26/11 vesentlighetsanalyse for selskapskontroll. Vesentlighetsanalysen var det første skrittet mot en plan for selskapskontroll for kommende periode. Denne analysen har nå blitt bearbeidet videre, blant annet basert på kontrollutvalgets innspill, og sekretariatet presenter her et foreløpig utkast til risiko- og vesentlighetsanalyse med prioriteringer for selskapskontroll. Risiko har blitt vurdert på bakgrunn av den informasjonen vi har tilgjengelig. For noen selskaper er dette enda noe begrenset, og det vil etter all sannsynlighet bli nødvendig å gjøre flere justeringer fremover. Risikovurderingene baseres på sjansen for at selskapet ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse, for eksempel faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For selskaper som har blitt vurdert til å ha lav vesentlighet har det ikke blitt lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering. Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentlighetslovens 28, som et dokument utarbeidet for den interne saksforberedelsen i organet. Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko også kan tenkes å ha vesentlige konsekvenser for selskapene som vurderes. Prioriteringen av selskaper er gjort på bakgrunn av en samlet vurdering av risiko og vesentlighet. Selskaper som både vurderes til å ha høy vesentlighet og høy risiko vil naturlig være de selskapene der det er mest aktuelt å gjennomføre selskapskontroller. Videre kan selskaper med middels vesentlighet men høy risiko også være aktuelle. Dersom enten risiko eller vesentlighet vurderes som lav vil det antagelig kun i spesielle tilfeller være aktuelt med selskapskontroll. 35

36 Videre prosess Sekretariatet vil arbeide videre med den analysen som her er lagt frem, gjennom innspill fra kommunene, kontrollutvalgene og revisjonen. Dette vil legge grunnlaget for at det nye kontrollutvalget kan utarbeide en plan for selskapskontroll som deretter forelegges kommunestyret til behandling. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet ber kontrollutvalget komme med eventuelle innspill til de forelagte vurderingene, som vil bli endelig godkjent i kommende valgperiode. Det presiseres at disse vurderingene er foreløpige og fortsatt skal gjennomgå en kvalitetssikring. 36

37 Forvaltningsrevisjon - Barnevern Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 042/11 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/27-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Prosjektplan barnevern Bekreftelse på problemstillinger forvaltningsrevisjon vedr. barnevern i Klæbu kommune Plan for forvaltningsrevisjon Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i Klæbu kommune. Til grunn for valg av prosjekt ligger plan for forvaltningsrevisjon , Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i sak 25/2010. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak bestilte kontrollutvalget, i sak 27/2010, en forvaltningsrevisjon med fokus på evaluering av bestiller- utførermodellen i Klæbu kommune. Endelig prosjektrapport ble lagt frem for kontrollutvalget på deres møte 5. mai Prosjektrapporten ble behandlet av kommunestyret i sak 21/11 på møtet den 26. mai På kontrollutvalgets møte diskuterte utvalget om det var behov for omprioritering av fokusområdene oppført i Plan for forvaltningsrevisjon Anna Ølnes, forvaltningsrevisor, bisto kontrollutvalget under behandling av saken. Etter nøye vurderinger kom kontrollutvalget til at barnevern var det mest aktuelle området for forvaltningsrevisjon i En forvaltningsrevisjon innen barnevern ble satt i bestilling tidlig i juli På bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling så har Revisjon Midt-Norge IKS utarbeidet en prosjektplan som legges frem for kontrollutvalget i dagens møte til orientering. Revisjonen har definert 1 hovedproblemstilling og 3 delproblemstillinger for prosjektet: Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Klæbu forutsetninger for å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? o Delproblemstilling 1: Har barnevernstjenesten i Klæbu kommune tilstrekkelig og nødvendig res-surser og kompetanse? o Delproblemstilling 2: Har barnevernstjenesten gode system og rutiner for å drive forebyggende virksomhet? o Delproblemstilling 3: Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? 37

38 Forvaltningsrevisjon med fokus på barnevern i Klæbu kommune har et antatt timeforbruk på 200 timer. Ferdig rapport skulle i utgangspunktet leveres kontrollutvalgets sekretariat innen Revisjon Midt-Norge IKS har bedt om utsatt frist for levering av ferdig rapport til kontrollutvalgets sekretariat til Utvalgets leder er kontaktet i forbindelse med ønsket om utsatt frist, og har svart positivt på dette. Det ble satt en forutsetning for forlenget frist for levering av ferdig rapport. Forutsetingen er at pågående forvaltningsrevisjon innen barnevern kun bruker forvaltningsrevisjonstimer for Forvaltningsrevisjonstimer for 2012 skal ikke benyttes i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Ferdig rapport vedr. barnevern i Klæbu kommune vil legges frem for kontrollutvalget på kontrollutvalgets første møte i

39 REVISJON MIDT-NORGE IKS 1.1 PROSJEKTPLAN Kommune: Klæbu Prosjekt: Barnevern 2011 Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: Barnevern i Klæbu 1. BAKGRUNN 1.1 BESTILLING Vi viser til brev fra Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge av vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon innen barnevern i Klæbu kommune. I medhold av plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kommunestyret i sak 25/2010 bestilte kontrollutvalget ovennevnte prosjekt på møtet den i sak 21/2011. Bestillingsprosess i KU: sak 17/2011: Vedtak: Saken utsettes til kontrollutvalgets møte i juni sak 021/11: Ny behandling. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor for Klæbu kommune, Anna Ølnes, bisto kontrollutvalget under behandling av saken. Kontrollutvalget kom etter nøye vurderinger fram til at barnevern var det mest aktuelle området for forvaltningsrevisjon I møtet den fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen barnevern. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 200 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen desember Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget I møte med KonSek ble det avtalt å utsette fristen for levering til etter nyttår. I nytt møte foreslo vi følgende ny frist: SAKSUTREDNING Saksutredningen til KU-sak 21/11 viser til plan for forvaltningsrevisjon for Der står det at barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å ytte riktig hjelp til ret tid og ved at enkelttilfeller kan være ressurskrevende. I en forvaltningsrevisjon innen dette området vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan de er tilpasset behovet i befolkningen. Videre vises det til at det kan være aktuelt å se på organisering, styring, og driften av kommunens tilbud på området. 1.3 ØVRIG INFORMASJON Klæbu kommune har hatt ulike organisasjonsstrukturer opp gjennom årene. Tonivåmodellen ble innført ved årsskiftet Fra august 2010 har organisasjonskartet sett ut slik: 39 side 1 av 6

40 REVISJON MIDT-NORGE IKS 1.1 PROSJEKTPLAN Kommune: Klæbu Prosjekt: Barnevern 2011 Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: Figur 1: Organisasjonsstruktur i Klæbu kommune gjeldende fra Ifølge figur 1 bygger Klæbu kommune på to-nivåmodellen med et rådmannsnivå og 13 resultatenheter. Men her stemmer ikke kartet helt med terrenget. Under rådmannen er det etablert et nivå med tre kommunalsjefer som leder hvert sitt fagområde: kultur og oppvekst eiendom og kommunalteknikk helse og omsorg Til hver kommunalsjef er det knyttet en rådgiver i tillegg til de egentlige resultatenhetene. Dette omtales i administrasjonen som to og et halvt nivå-modellen. Enheten barne- og familietjenesten er delt i tre avdelinger: Barn og foreldre: Skolefritidsordning (SFO) og adopsjon. Barnehage Barne- og familievern Våren 2011 gjennomførte fylkesmannen tilsyn med barneverntjenesten i Klæbu kommune. Tilsynet hadde fokus på undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak. Tilsynet endte i to avvik: 1. Klæbu kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med lov og forskrift. Kommunen sikrer ikke i alle saker at barns rett til medvirkning blir ivaretatt. 40 side 2 av 6

41 REVISJON MIDT-NORGE IKS 1.1 PROSJEKTPLAN Kommune: Klæbu Prosjekt: Barnevern 2011 Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: Klæbu kommune sikrer ikke at det gjennomføres en forsvarlig evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn. Kommunen sikrer ikke i alle saker at barns rett til medvirkning blir ivaretatt. 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING 2.1 AVGRENSNING Bestillingen fra kontrollutvalget er relativt vid, og åpner for ulike valg når det gjelder innretning på prosjektet. I en forvaltningsrevisjon må problemstillingene være utformet slik at de lar seg besvare ut fra såkalte anerkjente revisjonskriterier. Kriteriene må være relevante og konkrete, og anvendbare i revisors undersøkelse. En viktig del av arbeidet for de som jobber i barnevernet er å treffe gode avgjørelser med grunnlag i det barnevernsfaglige skjønn i den enkelte saks særlige forhold. I vurderingene skal blant annet prinsippet om hva som er til det beste for barnet være styrende for det arbeidet som gjøres. Hva som vil er til det beste for barnet i den enkelte sak, vil bero på en vurdering av den enkelte saks faktiske side. Dette er en faglig skjønnsutøvelse som vi vanskelig kan gå inn å vurdere innenfor rammen av en forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonen vil derfor ikke vurdere det barnevernsfaglige skjønnet, men ha et perspektiv for rammene omkring dette arbeidet. Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med barnevernstjenesten i Klæbu våren Tilsynet hadde fokus på undersøkelser, barns rett til medvirkning og evaluering av hjelpetiltak. Vi anser det derfor som hensiktsmessig å ikke gå inn på disse områdene også i denne undersøkelsen. 2.2 PROBLEMSTILLINGER Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Klæbu forutsetninger for å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? Vi vil belyse hovedproblemstillingen ved hjelp av følgende delproblemstillinger Delproblemstilling 1: Har barnevernstjenesten i Klæbu kommune tilstrekkelig og nødvendig ressurser og kompetanse? Delproblemstilling 2: Har barnevernstjenesten gode system og rutiner for å drive forebyggende virksomhet? Delproblemstilling 3: Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? 3. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er målestokken i en forvaltningsrevisjon, og opplysningene som samles inn vurderes opp mot revisjonskriteriene i revisors vurderinger. Vurderingene sammenfattes i rapportens konklusjon. Innenfor barnevernsområde vil lov om barneverntjenester1 stå sentralt. Denne loven regulerer adgangen til å innskrenke foreldres ansvar ovenfor barnet gjennom tiltak gjennom barnevernstjenesten. Barnevernloven har som formål å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår av 17. juli 1992 nr 100 Se barnevernlovens side 3 av 6

42 REVISJON MIDT-NORGE IKS 1.1 PROSJEKTPLAN Kommune: Klæbu Prosjekt: Barnevern 2011 Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: Flere av bestemmelsen i loven åpner for skjønn gjennom en åpen og generell utforming av bestemmelsene. For å bistå og sikre en korrekt etterlevelse av bestemmelsene utformes det egne veiledere til støtte for tolkningen av bestemmelsene. Veilederne er praktiske hjelpeverktøy som kommunen kan benytte seg i sin daglige virksomhet. Veilederen tydeliggjør innholdet av gjeldende lov og regelverk. Veilederen "Til barnets beste- samarbeid mellom barnehagen og barnevernstjenesten" fra 2009 utarbeidet av Barne- og likestillingsdepartementet og Kunnskapsdepartementet, er relevant som kilde til kriterier om samarbeid mellom barneverntjenesten og barnehagene. Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstjenester vil også bli trukket inn i arbeidet.3 Delproblemstilling 1: Har barnevernstjenesten i Klæbu kommune tilstrekkelig og god kompetanse? Under denne problemstillingen vil vi innledningsvis gi en beskrivelse av organisatoriske og økonomiske forhold ved barnevernstjenesten i Klæbu kommune. For å gi et bilde av ressurs- og bemanningsmessige forhold, vil revisor innhente statistisk materiale og sammenligne Klæbu kommune med andre sammenlignbare kommuner. Revisor vil også se på saksbehandlingssystemene. Barnevernloven 2-1 hjemler kommunens oppgaver. Kommunen har etter bvl. 2-1 ansvaret for nødvendig opplæring av barnevernstjenestens personell. Det står videre at personellet er forpliktet til å delta i opplæring som blir bestemt, og som anses som nødvendig for å holde deres kvalifikasjoner ved like. Kravet til kunnskap er også berørt i forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstjenester. I følge forskriftens 4 skal kommunene sørge for at arbeidstakerne har tilgang til og kunnskap om aktuelle lover og forskrifter og sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagområdet. Videre vil spørsmålet til kompetanse også knytte seg til hvordan det interne samarbeidet er i organisasjonen, og hvordan kompetanse til den enkelte blir utnyttet i organisasjonen. Delproblemstilling 2: Har barnevernstjenesten gode system og rutiner for å drive forebyggende arbeid? Fokus i denne problemstillingen vil være: Samarbeider barnevernstjenesten i Klæbu kommune med andre aktører og har barnevernstjenesten gode rutiner for dette samarbeidet? Hvordan jobber kommunen med forebyggende arbeid i en større sammenheng? Barnevernloven 3-1 til 3-3 stiller krav til forebyggende arbeid og til samarbeid med andre etater. Det sentrale målet for den forebyggende virksomheten i barnevernet er å bidra til å trygge oppvekstvilkår for barn og unge, hindre problemutvikling og redusere antall omsorgsovertakelser. Barnevernets forebyggingsoppgaver er omfattende og varierte Barnevernet har et spesielt ansvar for å søke å avdekke omsorgssvikt, atferds-, sosiale og emosjonelle problemer så tidlig at varige problemer unngås. Videre å sette inn tiltak i forhold til problemene jfr. bvl. 3-1 (2). I dette arbeidet er det helt avgjørende at barnevernet samarbeider med andre tjenester som har daglig kontakt med barn og unge. Barnevernet har plikt 3 Se forskrift av nr side 4 av 6

43 REVISJON MIDT-NORGE IKS 1.1 PROSJEKTPLAN Kommune: Klæbu Prosjekt: Barnevern 2011 Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: til å samarbeide med slike når dette kan bidra til å løse oppgaver etter barnevernloven jfr. bvl Barnevernstjenesten bør også samarbeide med frivillige organisasjoner som arbeider med barn og unge jfr. bvl En erfaring fra tidligere forvaltningsrevisjoner innen barnevernsområdet er at andre som jobber tett på barn i kommunen og som sender bekymringsmelding til barnevernet, savner en tilbakemelding fra barnevernstjenesten om utviklingen i saken. En plikt til å gi tilbakemelding i nærmere angitte tilfeller ble lovfestet gjennom vedtakelsen av bvl. 6-7 bokstav a. I praksis innebærer bvl. 6-7 bokstav a, at barnevernet skal bekrefte at de har mottatt bekymringsmeldingen, og gi tilbakemelding når eventuell undersøkelse er gjennomført. Denne tilbakemeldingen skal inneholde informasjon om hvorvidt saken er henlagt eller om den følges opp av barnevernet. Revisor vil undersøke om denne plikten etterleves av barnevernstjenesten i Klæbu kommune. I følge forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barnevernstjenester 4 bokstav g skal kommunen utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av barnevernlovgivningen. Spørsmålet er om barnevernstjenesten i Klæbu kommune har etablert rutiner for å sikre at kravene til samarbeid i barnevernloven blir fulgt opp i praksis. Revisor vil se på om barnevernstjenesten har etablert rutiner for opprettelsen av samarbeid og hvis samarbeid om samarbeidet skjer i samsvar med kravene i regelverket. Revisor vil med bakgrunn i dette vurdere om barnevernstjenesten samarbeider med og har rutiner for å samarbeidet med andre offentlige organer og tjenester så som barnehager, skoler, helsesøster, PPtjeneste, politi og Bufetat. Videre vil revisor se på om barnevernstjenesten samarbeider med frivillige organisasjoner, og hvis slikt samarbeid foreligger, rutinene omkring dette samarbeidet. I Klæbu kommunes handlingsprogram for , framgår blant annet følgende delmål for arbeidet i barne-og familietjenestene: - Tverrfaglig arbeid mellom enhet for helse, skoler, barnehager og kultur for å sikre best mulig oppfølging og forebyggende arbeid - Barne- og familietjenesten skal være en ressurs og bidra til kompetanseheving til samarbeidspartnerne og i arbeidet med at alle barn skal oppleve trygghet og mestring Vi vil undersøke hvordan kommunen jobber for å oppnå disse målene. Delproblemstilling 3: Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Barnevernloven oppstiller flere konkrete frister som barnevernstjenesten må forholde seg til. Nedenfor gis det en presentasjon av disse: 4-2: Barneverntjenesten skal snarest, og senest innen en uke, gjennomgå innkomne meldinger og vurdere om meldingen skal følges opp med undersøkelser etter : En undersøkelse etter 4-3 skal gjennomføres snarest og senest innen tre måneder. I særlige tilfelle kan fristen være seks måneder. En undersøkelse er gjennomført når barneverntjenesten har truffet vedtak om tiltak eller saken er besluttet henlagt. I de tilfeller tiltaket hører under fylkesnemndas myn4 Tilknyttet kommuneplan for side 5 av 6

44 REVISJON MIDT-NORGE IKS 1.1 PROSJEKTPLAN Kommune: Klæbu Prosjekt: Barnevern 2011 Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: dighetsområde etter kapittel 7, regnes undersøkelsen som gjennomført når barneverntjenesten har framlagt forslag til tiltak for fylkesnemnda i henhold til : Dersom et barn er uten omsorg fordi foreldrene er syke eller barnet er uten omsorg av andre grunner, skal barneverntjenesten sette i verk de hjelpetiltak som umiddelbart er nødvendige. Slike tiltak kan ikke opprettholdes mot foreldrenes vilje. Er det fare for at et barn blir vesentlig skadelidende ved å forbli i hjemmet, kan barnevernadministrasjonens leder eller påtalemyndigheten uten samtykke fra foreldrene umiddelbart treffe midlertidig vedtak om å plassere barnet utenfor hjemmet. Vedtaket skal snarest, og om mulig innen 48 timer, foreløpig godkjennes av lederen i fylkesnemnda. Barnevernadministrasjonens leder kan i et slikt tilfelle også treffe midlertidig vedtak etter Er det truffet vedtak etter annet ledd, skal forslag som nevnt i 7-3 sendes fylkesnemnda snarest, og senest innen seks uker, men innen to uker hvis det gjelder tiltak etter Dersom saken ikke er sendt til fylkesnemnda innen fristene som nevnt i fjerde ledd, faller vedtaket bort. Revisor vil undersøke om kommunen overholder tidsfrister for meldinger, undersøkelser og midlertidige vedtak i akuttsituasjoner. I det følgende blir det gjort rede for hvilke dokumenter revisjonskriteriene for undersøkelsen skal hentes fra. 4. METODE Data innhentes gjennom intervju med alle ansatte i barnverntjenesten i Klæbu kommune og ledere på relevant nivå, og ved intervju av utvalgte samarbeidspartnere: skole, barnehage, helsesøstre og ppt. Disse dataene er relevant for å belyse interne prosesser i barneverntjenesten og samarbeidet mellom barnevernet og samarbeidspartnerne. Videre vil vi gå gjennom kommunens egne dokumenter for å vurdere de rutinene og systemene barneverntjenesten har for sitt arbeid. Barneverntjenestens kapasitet og ressurssituasjon belyses ved gjennomgang av regnskap og budsjetter, og rapporteringsdata fra SSB (KOSTRA), fylkesmannen og barne- og likestillingsdepartementet. Rapporteringsdata gir også informasjon om saksbehandlingstid. 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET Oppdragsansvarlig er Frode Singstad. Anne Gråberg er prosjektmedarbeider. Prosjektet skal gjennomføres innen en ramme på 200 timer. Frist for levering til KonSek er side 6 av 6

45 Revisjon Midt-Norge IKS Postboks ORKANGER Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Frode Singstad Vår ref.: 11/27-7 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Bekreftelse på problemstillinger forvaltningsrevisjon vedr. barnevern i Klæbu kommune Tilsendt prosjektskisse ansees å være i tråd med bestillingen fra kontrollutvalget. Etter samtale med kontrollutvalgets leder er spørsmål om utsatt frist for levering av ferdig rapport fra til innvilget. En forutsetning for forlenget frist er at pågående forvaltningsrevisjon innen barnevern kun bruker forvaltningsrevisjonstimer for 2011 (200 timer er avsatt til prosjektet innen barnevern). Forvaltningsrevisjonstimer for 2012 skal ikke benyttes i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

46 KLÆBU KOMMUNE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON (Behandlet i kontrollutvalgets møte i sak 21/2010 Plan for forvaltningsrevisjon for ). (Vedtatt i kommunestyrets møte i sak 25/2010 Plan for forvaltningsrevisjon ). 46

47 Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Klæbu kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Klæbu kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplanen for kommunen som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap og årsmelding. KLÆBU KOMMUNES LANGSIKTIGE MÅL Målsettinger for kommunens virksomhet hentet fra Økonomi- og handlingsplan videreutvikle Klæbu som en attraktiv kommune å bo i gjennom hele livsløpet, uavhengig av den enkeltes situasjon. ta vare på og utvikle natur, miljø, kultur og aktivitet som skaper tilhørighet og bygger identitet, ved å o være pådriver og legge forholdene til rette, med sikte på å utløse ressurser og aktivitet o utvikle kommunen innenfor naturens bæreevne, og redusere miljøbelastningene o legge til rette for et nyskapende og lønnsomt næringsliv som tar i bruk Klæbus fortrinn utvikle offentlig tjenesteyting o til beste for lokalsamfunnet og innenfor gitte økonomiske rammer o med fokus på kjerneoppgaver og nyskaping, i samarbeid med innbyggerne og andre kommuner 47

48 En kommune i rask vekst Klæbu kommune har vært en kommune i vekst gjennom mange tiår, med en jevn stigning i befolkningstallet hvert år. Fra 4300 innbyggere i 1990, hadde kommunen pr vokst til et innbyggertall på Tilflyttingen til kommunen har vært positiv over lang tid, inntil for seks år siden (2004) hvor netto tilflytting for første gang på mange år viste negativt tall. Året etter var tilflyttingen positiv igjen. Det er stor grunn til å anta at den positive veksten vil vedvare i mange år fremover. Befolkningsfremskriving gjort av Statistisk Sentralbyrå tilsier at befolkningstallet om tjue år vil være nærmere En utvikling som denne gir kommunen en rekke muligheter og har skapt et positivt bilde av en kommune hvor utvikling går i riktig retning. Veksten frem til nå og den som er forventet har imidlertid også en del utfordringer for kommunen. Spesielt gjelder dette kanskje tilrettelegging for boligbygging og fysisk infrastruktur, og det raskt voksende behovet for velferdstjenester hos befolkningen. Økonomi Økonomisk kontroll og balanse er av stor betydning for en vekstkommune med ambisjoner om å tilby et godt tilbud til kommunens nye innbyggere, samtidig som en tar vare på de som en allerede har i kommunen. Kommende periode vil derfor by på meget store økonomiske utfordringer for Klæbu kommune. Kommunen har store utfordringer i investering i bygg og anlegg framover uten å kunne stille nødvendig egenkapital. Klæbu må derfor fortsette arbeidet med å søke permanent reduksjon av driftsutgiftene ved hjelp av nedbemanning og varige driftsendringer. Prosessen vil ha sterk fokus på å opprettholde volum og kvalitet i primærtjenesteyting, og samtidig søke å bevare bredden i kommunens øvrige ytelser i størst mulig grad. Budsjettet for 2010 og de tre neste årene er meget stramt. Det er ikke rom for å iverksette ytterligere nye tiltak med økonomisk virkning i perioden uten at dette vil få konsekvenser for driftsresultatet. Det er absolutt nødvendig med god økonomistyring og budsjettdisiplin for å nå kommunestyrets målsettinger. Fokusområder for forvaltningsrevisjon Evaluering av bestiller/utførermodellen i Klæbu kommune Fremtidens skole Kunnskapsløftet Finansforvaltning Interkommunalt samarbeid Andre fokusområder som også er av interesse: Sykefravær Miljø og energi Økonomisk sosialhjelp Barne- og familietjenesten Etterlever kommunen Plan- og bygningsloven 48

49 Klæbu kommune Plan for forvaltningsrevisjon for : Med bakgrunn i den overordnede analysen av Klæbu kommune og kommunens virksomhet og innspill som er kommet til underveis i prosessen, foreslår kontrollutvalget følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for gjennomføring i : Evaluering av bestiller- utførermodellen i Klæbu kommune Et forvaltningsrevisjonsprosjekt på dette området omfavner både eksterne og interne oppdrag. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til evaluering av bestillerutførermodellen i Klæbu kommune kan det være aktuelt å se på: klarer man å definere arbeidsoppdraget på en slik måte at kommunen/kommunens innbyggere får den tjenesten den trenger? Er det nok kunnskap hos den som sitter med denne rollen? Er man flink nok til å være spesifikk slik at bestillingen blir skreddersydd til kommunen/kommunens innbyggere, slik at leveransen svarer til den forventning kommunen har, eller har gitt kommunens innbyggere? Fremtidens skole - Kompetanseløftet En ny Reform 2006 (Kunnskapsløftet) innen skolen setter krav til pedagogisk opplegg, kompetanse og skolebygg. I den sammenhengen kan det være aktuelt å se nærmere på hva kommunen har gjort, og vil gjøre, for å innfri intensjonene i "Kunnskapsløftet". I dette ligger blant annet å sikre undervisningspersonale tilstrekkelig kompetanse og videreutdanning (kompetanseløftet), sikre den enkelte elev en tilpasset opplæring ut fra kunnskap og forutsetninger, og sørge for en bygningsmasse som er tilpasset krav til pedagogisk opplegg. Kontrollutvalget kan i et forvaltningsrevisjonsprosjekt kartlegge status i arbeidet og skissere hva som gjenstår for å implementere Kunnskapsløftet i skolen i Klæbu kommune. Finansforvaltning Ny forskrift om kommunenes finansforvaltning vil tre i kraft 1. juli Forskriften regulerer kommunenes og fylkeskommunenes plassering av ledig likviditet og forvaltning av gjeldsporteføljen. Dette er penger som kommunene og fylkeskommunene forvalter på vegne av fellesskapet En av endringene er at kommunene og fylkeskommunene skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst én gang i hver kommunestyre- eller fylkestingsperiode. Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift. Det skal i kommunen eller fylkeskommunen være kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen eller fylkeskommunen kan utøve sin finansforvaltning i tråd med sitt finansreglement. Dette gjelder også når kommunen eller fylkeskommunen kjøper finansforvaltningstjenester fra andre. Hva er status i arbeidet med utarbeidelsen av finansreglementet i kommunen, og har kommunen kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig? Hvordan skal Klæbu kommune forvalte sine midler i årene fremover? 49

50 Interkommunalt samarbeid Gir interkommunalt samarbeid de effekter som er forventet? Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid, hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir. En annen side av interkommunale samarbeid er avtalene som ligger til grunn for samarbeidet. Er disse avtalene i henhold til lov og forskrift, og er det hensyntatt alle lover som et slikt interkommunalt samarbeid er underlagt? Andre fokusområder som også er av interesse: Sykefravær Klæbu kommune er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv) og har således tatt særlig ansvar for tilrettelegging av arbeidsplassen og oppfølging av sine arbeidstakere. Sykefraværet i kommunen har likevel vist seg å være høyt i de siste årene, sykefraværet i kommunen som helhet var i 2009 på 11 %, og legger således beslag på en betydelig andel av arbeidskraftressursene i kommunen. Hva er årsaken til det høye sykefraværet og hva kan gjøres for å begrense sykefraværet i Klæbu kommune fremover? Klæbu kommune har en egen IA-ressursgruppe som jobber med sykefraværet. Og kommunen har som et overordnet mål å redusere sykefraværet i kommunen med 30 % gjennom systematisk jobbing med arbeidsmiljø og ledelse i løpet av Kommunestyrets gjeldende vedtak tilsier maksimalt 7,7 % sykefravær i Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen sykefravær er ikke høyaktuelt i 2010 fordi administrasjonen selv har tatt tak i dette, men kontrollutvalget vil allikevel ha den med i plan for forvaltningsrevisjon for å synliggjøre at dette er et området som er av stor betydning for kommunen. Miljø og energi Klæbu kommune har utarbeidet en Energi- og klimaplan, den har vært ute på høring og skal opp til politisk behandling i mai Målet for kommunen er reduserte utslipp, utvikling av fornybar energi og mer effektiv energibruk. Klæbu kommune har valgt målsettinger som bygger opp under Stortingets klima- og energimålsettinger. Det er definert fem overordnede mål for kommunens arbeid med energi- og klimatiltak: 1. Klimagassutslippene i 2020 skal være 10 % lavere enn i Vekst i totalt energiforbruk skal ikke overstige 20 % fram mot Enøk potensialet på 10 % skal realiseres innen Det skal være minimum 2,5 GWh mer vannbåren varme i Innen 2012 skal Klæbu kommune ha fylkets laveste energiforbruk pr m² i sin bygningsmasse. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til miljø og energi kan rettes mot å se hva det vil koste kommunen å oppfylle de overordnede målene? Er målene i denne planen realistiske (harmonerer de med mål ellers i Norge og i Europa)? Er kvalitetsmålene realistiske og tidsriktige? 50

51 Økonomisk sosialhjelp Sosialtjenestens arbeid reguleres i første rekke av Lov om sosiale tjenester ( , nr 81), og flere sentrale forskrifter som er gitt i medhold av sosialtjenesteloven. Økonomisk stønad: personer som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende økonomiske rettigheter, har krav på økonomisk stønad. Stønaden bør ta sikte på å gjøre vedkommende selvhjulpen, og kan gis som bidrag, lån, garanti for lån eller varer og tjenester. Selv om sosialtjenesten i Klæbu er en relativt liten del av virksomheten i kommunen er den en viktig del av den kommunale forvaltning. Økonomisk sosialhjelp er opprettet for å sikre svake grupper i samfunnet en verdig livssituasjon, og ikke minst for å bidra til at personer får hjelp til å klare seg selv. Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Barne- og familietjenesten Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området. Etterlever kommunen Plan- og bygningsloven Har kommunen gode nok rutiner i reguleringssaker når det gjelder bygging i allerede etablerte boområder? Når varsling til omkringliggende områder blir gitt i forbindelse med bygging osv., er måten informasjonen blir gitt på god nok, slik at den som mottar informasjonen forstår den? Avslutning Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder mange flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 2 av prosjektene i denne perioden. Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest rangert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i

52 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 043/11 Eva J. Bekkavik 033, &17 11/291-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Skjerpet håndhevelse av offentlige anskaffelser einfo 10/2011 Offentlige anskaffelser - forslag om skjerpet håndhevelse Slutt på bøter for ulovlig innkjøp Sjekk om din kommune bryter arkivloven NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2012 Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Pressemelding fra regjeringen vedr. forslag til skjerpet håndhevelse av offentlige anskaffelser. 2. einfo 10/2011 Offentlige anskaffelser forslag om skjerpet håndhevelse. 3. Kommunal Rapport, , Klagenemnda for offentlige anskaffelser får ikke lenger utstede bøter til kommuner som kjøper inn varer direkte. 4. Kommunal Rapport, , Riksarkivaren varsler en kraftig opptrapping av tilsyn mot kommunenes arkiver. 5. Invitasjon til NKRFs kontrollutvalgskonferanse 1. og 2. februar 2012 på Gardermoen. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 52

53 Skjerpet håndhevelse av offentlige anskaffelser Pressemelding, Regjeringen har i dag lagt frem et forslag til skjerpede regler for håndhevelse av offentlige anskaffelser. Det skal nå bli lettere for leverandører som ikke har nådd opp i konkurransen å sikre sine rettigheter. Reglene skal også bekjempe grove brudd på regelverket. Dette gjelder særlig brudd på kravet til åpne konkurranser om offentlige anskaffelser. - Jeg er glad for at vi nå kan få på plass et regelverk som ytterligere vil medvirke til at offentlige innkjøp vil bli gjennomført på en skikkelig måte, sier fornyingsminister Rigmor Aasrud. En domstol vil kunne annullere kontrakter som inngås i strid med regelverket. Skulle prosessen ha kommet så langt at en annullering av kontrakten vil ha vesentlige samfunnsmessige konsekvenser, kan kontrakten avkortes i tillegg til at oppdragsgiver kan ilegges bøter. KOFA skal fortsatt ha en rådgivende funksjon, men dagens adgang til å ilegge bøter flyttes til domstolene. Lovforslaget gjennomfører EUs direktiv 2007/66/EF (nytt håndhevelsesdirektiv på anskaffelsesområdet) i norsk rett. Forslaget er en oppfølging av utredningen Håndhevelse av offentlige anskaffelser, der et offentlig utvalg kom med sin anbefaling til hvordan EUs nye håndhevelsesdirektiv burde gjennomføres i norsk rett. Prop. 12 L ( ) Endringer i lov om offentlige anskaffelser og kommuneloven (gjennomføring av EUs håndhevelsesdirektiv i norsk rett) 53

54 einfo 11/10 Offentlige anskaffelser forslag om skjerpet håndhevelse Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet har lagt fram en proposisjon (Prop. 12 L ( )) med forslag til hvordan EUs direktiv 2007/66/EF om forbedring av effektiviteten av klageprosedyrene i forbindelse med inngåelse av offentlige kontrakter (nytt håndhevelsesdirektiv) kan gjennomføres i norsk rett. Forslaget er en oppfølging av NOU 2010:2 Håndhevelse av offentlige anskaffelser. Det fremmes forslag til endringer i lov om offentlige anskaffelser og kommuneloven. Det presiseres at anskaffelsesregelverket ikke regulerer hvordan det offentlige skal organisere sin virksomhet. Det er således det offentlige organet selv som avgjør om en ytelse bør utføres av eget personale (produksjon i egenregi ) eller om det bør benyttes en ekstern leverandør. Dersom en ytelse leveres i egenregi, faller dette utenfor anskaffelsesregelverket. Regelverket kommer således først til anvendelse når det besluttes at oppgaven skal løses eksternt. Foreslåtte endringer i anskaffelsesregelverket Formålet med det nye direktivet er å forbedre effektiviteten av håndhevelsen av anskaffelsesregelverket, bl.a. ved å sikre leverandører bedre inngrepsmuligheter før kontrakt inngås. Direktivet har særlig fokus på håndhevelsen av ulovlige direkte anskaffelser, og det innføres nye sanksjoner for denne typen overtredelser. Det forslås nye regler om suspensjon ved begjæring om midlertidig forføyning. Dersom oppdragsgivers beslutning om tildeling av kontrakt påklages innen utløpet av karensperioden, stiller håndhevelsesdirektivet krav om at adgangen til å inngå kontrakt skal suspenderes inntil klagen er behandlet (i første instans). I praksis vil det innebære at en begjæring om midlertidig forføyning mot brudd på anskaffelsesreglene skal føre til en automatisk utsettelse av adgangen til å inngå kontrakt, frem til domstolen har behandlet begjæringen om midlertidig forføyning. Videre foreslås det innført nye sanksjoner. For visse typer overtredelser av reglene om offentlige anskaffelser stiller direktivet således krav om at den inngåtte kontrakten skal kjennes uten virkning. Det gjelder først og fremst ved ulovlige direkte anskaffelser, som regnes som særlige grove brudd på regelverket. Videre må denne sanksjonen også innføres for visse andre grove brudd på regelverket. Sanksjonen uten virkning er kun foreslått innført for varer, prioriterte tjenester og bygge- og anleggsarbeider over EU/EØS-terskelverdiene (det vil si anskaffelser som i dag er omfattet av forskrift om offentlige anskaffelser del III og IV samt forsyningsforskriften del II). Direktivet krever også at man innfører såkalte alternative sanksjoner, som vil si bot (overtredelsesgebyr) og avkorting av kontraktens løpetid, i stedet for eller i tillegg til at en kontrakt kjennes uten virkning. For mindre alvorlige brudd på bestemmelsene om karens og suspensjon foreslår departement at det bare innføres alternative sanksjoner. Dersom det foretas ulovlige direkte anskaffelser eller det skjer andre tilsvarende grove brudd på regelverket for kontrakter under EU/EØS-terskelverdiene og for kjøp av såkalte uprioriterte tjenester (det vil si anskaffelser som i dag er omfattet av forskrift om Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

55 offentlige anskaffelser del II), foreslår departementet at domstolen skal kunne avkorte kontraktens løpetid og/eller ilegge overtredelsesgebyr. De nye sanksjonene som innføres med gjennomføringen av direktivet medfører at KOFAs adgang til å ilegge overtredelsesgebyr ikke kan videreføres. Departementet foreslår derfor å oppheve lov om offentlige anskaffelser 7b, slik at KOFA går tilbake til å bli et rent rådgivende tvisteløsningsorgan. Endelig gir direktivet mulighet for å innføre en rekke søksmålsfrister. Departementet anbefaler her at det innføres særskilte søksmålsfrister for krav om sanksjoner, som er kortere enn for vanlige søksmål. Departementet mener at håndhevelsen av anskaffelsesretten i Norge fortsatt bør bygge på en domstolsmodell, kombinert med rådgivende tvisteløsning gjennom KOFA. Det innebærer at sanksjonene mv. som følger av det nye håndhevelsesdirektivet legges til domstolene. Dette vil i hovedsak kunne gjøres innenfor rammen av alminnelig prosessrett, men reiser enkelte særlige prosessuelle utfordringer, som foreslås særskilt regulert. Foreslått endring i kommuneloven Etter kommuneloven 59 kan anskaffelser etter anskaffelsesregelverket i dag gjøres til gjenstand for lovlighetskontroll etter nærmere omstendigheter. Departementet mener at denne kontrollen bør ses i sammenheng med håndhevelsessystemet for øvrig, og foreslår å innføre et unntak fra kommuneloven 59 slik at spørsmål om det foreligger brudd på anskaffelsesregelverket ikke lenger kan gjøres til gjenstand for lovlighetskontroll. Ha en fin dag! Dale, 14. november 2011 Norges Kommunerevisorforbund Bodhild Laastad seniorrådgiver 2 55

56 11. november :55 Av Ole Petter Pedersen Slutt på bøter for ulovlige innkjøp Klagenemnda for offentlige anskaffelser får ikke lenger utstede bøter til kommuner som kjøper inn varer direkte. "Departementet er oppmerksom på at en overgang fra dagens system kan føre til at færre saker om ulovlige direkte anskaffelser blir håndhevet" Det foreslår administrasjonsminister Rigmor Aasrud (Ap). Regjeringen la i dag fram et forslag om å endre hvordan reglene om offentlige anskaffelser håndheves. Forslaget er basert på en utredning som ble lagt fram i fjor, der hensikten er å justere norsk regelverk på grunn av endringer i EU. - Det skal nå bli lettere for leverandører som ikke har nådd opp i konkurransen å sikre sine rettigheter. Reglene skal også bekjempe grove brudd på regelverket. Dette gjelder særlig brudd på kravet til åpne konkurranser om offentlige anskaffelser, heter det i pressemeldingen fra regjeringen. - Jeg er glad for at vi nå kan få på plass et regelverk som ytterligere vil medvirke til at offentlige innkjøp vil bli gjennomført på en skikkelig måte, sier Aasrud. Les også: Ny lov kan gi ulovlige innkjøp Kofa mister makt En konsekvens av forslaget er at Kofa ikke lenger kan utstede gebyr til kommuner som kjøper inn direkte fra leverandør, uten utlysning. I stedet må leverandører som er snytt for å delta i konkurransen gå til sak mot kommunen. I lovproposisjonen innrømmer departementet at dette kan føre til at det blir lettere å kjøpe inn ulovlig, uten å bli straffet: "Departementet er oppmerksom på at en overgang fra dagens system med administrativt overtredelsesgebyr, til en modell der alle sanksjonene (herunder gebyr) må ilegges av domstolene, kan føre til at færre saker om ulovlige direkte anskaffelser blir håndhevet. Det følger bl.a. av at terskelen for å reise sak for domstolene er høyere enn for å klage til KOFA, samt at kretsen av søksmålsberettigete vil være mer begrenset enn etter dagens ordning, der enhver kan klage til KOFA i saker om ulovlig direkte anskaffelse. Dette kan isolert sett anses som en ulempe ved den foreslåtte reformen." 56

57 Sjekk om din kommune bryter arkivloven Riksarkivaren varsler en kraftig opptrapping av tilsyn mot kommunenes arkiver. Her er kravene din kommune må etterleve for å unngå uventet besøk. 23. november :20 Av Vegard Venli Fakta Krav til arkivlokaler Reguleres av arkivforskriften kapittel IV Arkivmaterialet skal blant annet vernes mot vann, fukt, brann, skadeverk og innbrudd «Riksarkivaren forventer nå at statsarkivene trapper opp sin tilsynsvirksomhet» Arkivforskriften fra 1999 stiller en rekke krav til hvordan offentlige arkivlokaler skal utformes. Arkivlokalene skal blant annet være sikret mot brann, vann, tyveri og urettmessig tilgang. I en rapport fra Riksrevisjonen i fjor ble det avdekket at langt fra alle kommuner etterlever kravene. 300 kommuner opplyste om mangler ved sine arkivlokaler, og riksrevisor Jørgen Kosmo advarte mot faren for store dokumentasjonstap i kommunal sektor. Uerstattelig materiale har gått tapt og står i fare for å gå tapt, og dette svekker innbyggernes rettssikkerhet, sa Kosmo. Svært få tilsyn i 2010 Riksrevisjonens rapport rettet kritikk mot flere ledd i kjeden som forvalter ansvaret for at arkivloven overholdes: Utfordringene i kommunal arkivsektor ble i liten grad diskutert i styringsdialogen mellom departementet og Arkivverket. Kulturdepartementet hadde i liten grad etterspurt informasjon fra Arkivverket om tilstanden i kommunal arkivsektor. Departementet stilte ikke krav til Arkivverket om rapportering av resultater av tilsynsog veiledningsvirksomheten overfor kommunal arkivsektor Tilsynsrapportene fra statsarkivarene ble ikke sendt Riksarkivaren, og Riksarkivaren kunne dessuten opplyse at statsarkivarenes inspeksjoner av kommunearkivene ikke ble fulgt opp. Tall Kommunal Rapport har fått utlevert fra Riksarkivet, viser at det kun ble gjennomført 14 tilsyn ved kommunale arkiver i 2010 og 16 i Enkelte statsarkiv har ikke gjennomført tilsyn i det hele tatt, og mange har gjort veldig få. Riksarkivaren ønsker nå at statsarkivene trapper opp sin tilsynsvirksomhet, sier avdelingsdirektør Anne Mette Dørum ved Riksarkivet. 57

58 Håper på bevisstgjøring Alle kommuner må nå sende inn en såkalt bygningsfaglig tilstandsrapport for eldre og avsluttede arkiver. Rapporten skal opplyse om hvorvidt arkivforskriftens krav til forsvarlige arkivlokaler er innfridd. Torsdag i forrige uke ble det også sendt ut en landsomfattende spørreundersøkelse. Her må kommunene blant annet oppgi antall hyllemeter papirarkiv, bruk og omfang av elektronisk arkiv, informasjon om arkivlokaler og kommunens arkivorganisering. Resultatet av disse to kartleggingene vil gi oss en pekepinn på hvor statsarkivene bør prioritere å føre tilsyn i 2012, sier Anne Mette Dørum. Hun er likevel åpen på at statsarkivene ikke har anledning til å gå på tilsyn i alle landets kommuner og fylkeskommuner. Vi har en metodikk der vi blinker ut ekstra utsatte kommuner. Vi vil måtte fokusere på arkiver vi har grunn til å tro står i faresonen for å bli ødelagt, sier avdelingsdirektøren. Hun håper at kommunene ved å måtte svare på de to undersøkelsene vil bevisstgjøres i forhold til sitt ansvar. Arkivlovens krav til forsvarlige lokaler er et selvstendig ansvar kommunene må forvalte, og ikke noe man skal vente med å ta på alvor til vi kommer med vår pekefinger. Tilbyr egen sjekkliste Riksarkivet har laget en samleside som gir oversikt over hvilke krav kommunenes arkiv må innfri. Her finnes også en sjekkliste som kan benyttes ved utarbeidelsen av den bygningsfaglige rapporten. Last ned sjekklista her! Fristen for innsending av den bygningsfaglige rapporten er 31. desember, mens spørreundersøkelsen må besvares innen 20. desember. 58

59 P R O G R A M NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Hovedtemaer Kontrollutvalget oppgaver og utfordringer Selskapskontroll Samhandlingsreformen Etikk og korrupsjon Kommunerevisor den gode støttespilleren Målgruppe Ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier 59

60 Onsdag 1. februar Møteleder: Ole Kristian Rogndokken Daglig leder i Norges Kommunerevisorforbund Registrering og kaffe / Utstilling Velkommen u Åpning u Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund Statssekretær Dag Henrik Sandbakken (Sp), Kommunal- og regionaldepartementet Hjelp, jeg er ny i kontrollutvalget! Oppgaver, roller og muligheter. Erfaringsoverføring u u Magnhild Holmberg (Frp), Skien kommune, kontrollutvalget En innleder annonseres senere Kaffe / Utstilling Etikk i kommunesektoren u Ordfører Nils Røhne (Ap), Stange kommune - leder av Kommunesektorens Etikkutvalg Lunsj / Utstilling Styringsutfordring i kommunesektoren. Hvordan holde styr på selskapsjungelen? Case Briskeby stadion på vakt for fellesskapets verdier u Innledere: u Tidl. ordfører Einar Busterud (BBL), Hamar kommune u Kjetil Solbrækken, sekretær for kontrollutvalget i Hamar kommune u Advokat Vibeke Resch-Knudsen, egen praksis Utspørrer: u Redaktør Ole Petter Pedersen, Kommunal Rapport Kaffe / Utstilling Kontrollutvalg i medieblest u Øystein H. S. Moen, partner og fagansvarlig PR, Agendum AS Middag 60

61 Torsdag 2. februar u Kommunerevisor Annette Gohn-Hellum, Oslo kommune, Kommunerevisjonen Pause / Utsjekking / Utstilling Antikorrupsjonsarbeid i kommunene analyser og verktøy u Generalsekretær Guro Slettemark, Transparency International Norge Lunsj / Utstilling Utfordringer for velferds-norge u Pause / Utstilling Kommunerevisor den gode støttespilleren u Ass. revisjonssjef Berit M. Dalvik, Telemark kommunerevisjon IKS u Teamleder Kirsti Torbjørnson, Telemark kommunerevisjon IKS Kåseri Annonseres senere Avslutning u Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund A. Intro kontrollutvalg (Målgruppe: Nye kontrollutvalgsmedlemmer) B. De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap Minikurs B Professor og forsker Gudmund Hernes, Fafo u Seniorrådgiver Bodhild Laastad, Norges Kommunerevisorforbund Innhold: - Rammeverk for tilsyn og kontroll i kommunal sektor - Kontrollutvalgets formål, rolle og oppgaver (Målgruppe: Kontrollutvalgsmedlemmer) u Registrert revisor og daglig leder Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Medlem av NKRFs regnskapskomite og fagkomiteen i Foreningen for god kommunal regnskapsskikk på vakt for fellesskapets verdier Samhandlingsreformen styrings- og tilsynsutfordringer Minikurs A Innhold: - Det kommunale økonomisystemet - Regnskapets oppbygging - Grunnleggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene spesielt i balansen - Anordningsprinsippet - Resultatbegrepet 61

62 GENERELL INFO NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Påmelding Påmeldingsfrist: 16. desember Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktura vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens utløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Konferansepriser* Deltakelse m/overnatting og middag: Kr (ikke-medlemmer: Kr 6 200) Deltakelse u/overnatting og middag: Kr (ikke-medlemmer: Kr 5 100) Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene. Ekstra overnatting m/frokost fra 31. januar 1. februar 2012: Kr *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhold til NKRFs regler for obligatorisk etter- og videreutdanning. Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon , post@nkrf.no, faglig arena nettverksbygging inspirasjon 62 erling@erlingsdesign.no / Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens utløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Konferansematerialet vil da bli ettersendt. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. uteblivelse, med fører full konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Velkommen på konferanse! Avbestillingsbetingelser