Vi viser til tilsyn den ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen ("sykehjemmet").

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /14412 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Jon Helge Vaeng tlf Karasjok kommune Rådhusgata KARASJOK TILSYNSRAPPORT - VARSEL OM PÅLEGG - KARASJOK HELSESENTER - SYKEAVDELINGEN Vi viser til tilsyn den ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen ("sykehjemmet"). Til stede fra virksomheten: Til stede fra Arbeidstilsynet: Randi Johansen Pallto, helse- og omsorgssjef Mikkel R. Buljo, verneombud Ellen Inga Hætta, HTV Norsk sykepleierforbund Inga Gaup Sara, plasstillitsvalgt Fagforbundet Astrid Haugli, brannvernleder for sykeavdelingen Bjarne Tapio, HTV Fagforbundet Heidi M. Boine, avdelingssykepleier Åpen omsorg Jon Helge Vaeng, rådgiver Gjennomføring og bakgrunn for tilsynet Tilsynet ble gjennomført ved felles møte med de fremmøte. Arbeidstilsynet gjennomfører i perioden en nasjonal tilsynskampanje med særlig fokus på virksomhetenes forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsrutiner og -aktiviteter (HMSaktiviteter og -rutiner) for tilrettelegging og oppfølging ved sykefravær. Kampanjen har fokus på bransjer innenfor offentlig og privat virksomhet. Her kan nevnes helse- og sosial, NAV-lokalt, kultur, varehandel, apotek. I tillegg til disse bransjene, vil tilsynsobjekter også velges ut i relasjon til regionale forhold. Arbeidsmiljølovgivningen pålegger arbeidsgiver å ha systemer som ivaretar HMS-arbeidet i virksomheten. Systematisk HMS-arbeid (internkontroll) er verktøy for å ivareta og utvikle et godt arbeidsmiljø og helsefremmende arbeidsplasser. HMS-systemet skal tilpasses de oppgaver og den organisering som virksomheten har. Hensikten med tilsynet var å undersøke om det ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen arbeides systematisk med HMS for å forebygge helseplager og sykdom hos de ansatte. Tema under tilsynet og funn I det følgende vil det bli redegjort for de funn vi gjorde under tilsynet. Vi vil understreke at tilsynet ikke må sees på som en uttømmende kartlegging av arbeidsmiljøet ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Generell beskrivelse av arbeidsmiljøet Det faglige miljøet blir beskrevet som veldig bra. Sykeavdelingen har status som undervisningssykehjem, og det er høy fagkompetanse blant de ansatte som har faglig bakgrunn. Det eksisterer imidlertid en del arbeidsmiljøutfordringer det er nødvendig for kommunen å gripe fatt i. Den generelle opplevelsen er at det ikke er samsvar mellom oppgaver og ressurser slik at arbeidsbelastningen blir opplevd som uheldig stor. Videre oppleves det en del konflikter i arbeidsmiljøet. Det ble opplyst at det er vanskelig å få tak i fagfolk. Dette har bl.a. sammenheng med at det eksisterer mange 2.linje-tjenester i Karasjok, noe som gir konkurranse om fagfolkene. Det kom imidlertid frem at man har klart å få tak i to nye sykepleiere som vil begynne til høsten. Det er stor vikarbruk og jobbes mye overtid blant de ansatte. Grunnbemanningen blir opplevd som generelt lav, og flere opplever situasjonen som at man er konstant underbemannet. Det blir ofte ikke tid til å ta matpause i løpet av vakten. Sykeavdelingen sliter daglig med å få nok folk til å fylle opp vaktene, og dette oppleves spesielt utfordrende i helgene. Sykepleierne opplever at de i liten grad kan planlegge helgene, da det stadig skjer forskyvninger i turnusen. Det ble videre opplyst at man på tilsynstidspunktet jobbet etter en turnus som ikke var godkjent, men at det pågikk en prosess med å bringe dette i orden. Det blir i perioder leid inn utenlandske arbeidstakere i sykeavdelingen. Dette blir også nærmere kommentert lenger ned i denne rapporten. Mange av disse kan ikke samisk, og dette gjør at beboerne blir frustrerte. Dette kan igjen gå utover både de utenlandske og de fast ansatte (samisktalende) arbeidstakerne. I tillegg må fast ansatte mange ganger trå til som tolker, hvilket kan bidra til å øke deres arbeidsbelastning/tidspress ytterligere. Presset for å få plass ved sykeavdelingen er økende, og når beboere får plass er de ofte svært pleietrengende. Videre er det en stor andel av beboerne som har utviklet demens. Det ble opplyst at det i utgangspunktet ikke er flere ledige senger å oppdrive, og blir det tatt inn flere beboere vil dette medføre at flere rom må bli omgjort til flersengsrom. Videre ble det opplyst at det eksisterer konflikter i arbeidsmiljøet. Verneombudet mener arbeidsgiver for sent tar nødvendige grep i slike situasjoner. Arbeidstilsynet fikk ikke grunnlag for å si noe om hva konfliktene består i, men det er en kjensgjerning at stor arbeidsbelastning med slitne arbeidstakere gir økt sjanse for at gnisninger kan oppstå. Kartlegging, risikovurdering, tiltak, avviksbehandling Det lages hvert år en handlingsplan hvor aktiviteter knyttet til HMS fremgår. Det kom imidlertid frem at det ikke er gjennomført systematiske kartlegginger av arbeidsmiljøet ved sykeavdelingen siste to år. Vernerunder gås ikke, men det kom frem at man er startet med å gjennomføre medarbeidersamtaler og at cirka 1/3 av arbeidsstokken har gjennomført dette. Videre ble det opplyst at avvikssystemet som verktøy for å fange arbeidsmiljøutfordringer som oppstår underveis, fungerer dårlig. Det meldes i snitt et avvik pr dag ved sykeavdelingen, men arbeidstakerne opplever at det i liten grad skjer noen videre oppfølging/forbedring. Det skal bl.a. forefinnes en perm der utfylte avviksskjemaer skal plasseres for videre behandling, men denne er

3 VÅR REFERANSE 3 etter sigende borte. Det ble også uttalt under tilsynet at en del er redd for å få represalier hvis man sier fra om arbeidsmiljøproblemer. Sykefraværsoppfølging Selv med en generell opplevelse av uheldig stor arbeidsbelastning, har sykefraværet gått ned fra 1. kvartal 2010 til 1. kvartal Det er likevel forholdsvis høyt (15,5 % 1.kvartal 2011). Karasjok kommune har inngått avtale om inkluderende arbeidsliv, og har innført de nødvendige rutiner som følger ut fra dette. De som blir sykemeldt blir aktivt fulgt opp, og det blir forsøkt tilrettelagt for disse så godt det lar seg gjøre. De som er friske opplever imidlertid at belastningen på dem blir større når det er mange arbeidstakere som får spesiell tilrettelegging. De som det blir tilrettelagt for, føler på sin side at de utgjør en belastning for de friske ansatte. Fra en av de ansatte Arbeidstilsynet møtte under tilsynet ble det i denne forbindelse uttalt at selv om man i utgangspunktet har fått en tilrettelagt arbeidssituasjon, må man likevel gå fulle vakter med normalt innhold som om man hadde vært helt frisk. Det er altfor mye å gjøre på jobb, slik at man både skaper et forventningspress på seg selv samt opplever forventninger fra friske kolleger om å jobbe med mer omfattende arbeidsoppgaver enn man burde gjøre gjøre. Bedriftshelsetjeneste Kommunen har knyttet sykehjemmet til godkjent bedriftshelsetjeneste, og det lages årlige samarbeidsplaner med bedriftshelsetjenesten med oversikt over hvilke oppgaver bedriftshelsetjenesten skal utføre for sykeavdelingen. Det kom frem at de ansatte i liten grad blir involvert i arbeidet med å utforme slike planer. Innleie av arbeidstakere Karasjok helsesenter - sykeavdelingen leier i begrenset omfang inn arbeidstakere fra utleiebyrå (bemanningsforetak). Det ble opplyst at arbeidstakerne som blir leid inn kommer fra hhv. Konstali Helsenor AS og Nursepartner AS. Innleie skjer i perioder det er behov for sykepleiefaglig kompetanse, for eksempel om sommeren når fast ansatte avvikler sommerferie. Det er fokus på å gi innleide arbeidstakere tilstrekkelig opplæring både mht fag og mht HMS. Dette skjer bl.a. gjennom at de må gå opplæringsvakter før de blir satt i turnus. Det ble videre opplyst, som nevnt tidligere, at man kan møte språkutfordringer ved bruk av innleide arbeidstakere. I forhold til arbeidstid har ikke kommunen noe system for å overvåke de innleide arbeidstakernes arbeidstid for å sikre at de holder seg innenfor arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser. Innleide arbeidstakere blir ofte brukt både i sykeavdelingen og i hjemmebasert omsorg, og det foreligger ikke noe system som gjør at hver enhet kan få oversikt over hvor mye arbeidstakerne har jobbet i den andre enheten. Dette for å sikre at arbeidsgiver, Karasjok kommune, overholder arbeidstidsbestemmelsene. Sist i denne rapporten gir vi nærmere veiledning om temaet. Arbeidstilsynets samlede vurdering Ved Karasjok helsesenter er det et godt fagmiljø, selv om det er utfordrende å anskaffe nok fagkompetanse.

4 VÅR REFERANSE 4 Det er store utfordringer i arbeidsmiljøet som det er nødvendig å følge opp på en grundig måte. Dette gjelder først og fremst i forhold til opplevd arbeidsbelastning samt i forhold til det psykososiale arbeidsmiljøet. Det er nødvendig å iverksette en grundig kartlegging av arbeidsmiljøet, og denne må følges opp med hensiktsmessige utbedringstiltak. Videre må det tas en gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet (internkontrollen) for å sikre at alle rutiner fungerer i praksis og er hensiktsmessige som verktøy for å ivareta arbeidsmiljøet. Bedriftshelsetjenesten bør brukes som en samarbeidspartner i forhold til alle disse områdene. Godkjent bedriftshelsetjeneste ansees å være kommunens sakkyndige i HMS-spørsmål. Det bør videre sikres at de ansatte får tilstrekkelig medvirkning når det gjelder å utforme samarbeidet med bedriftshelsetjenesten. Når det gjelder innleie av arbeidstakere, bør Karasjok kommune gjøre seg bedre kjent med det regelverk som er knyttet til innleie av arbeidstakere. Videre må det lages rutiner/systemer som gjør at kommunen som arbeidsgiver kan overvåke den samlede arbeidstid hos arbeidstakere, både innleide og øvrige ansatte. Vi kan for øvrig opplyse om at Konstali Helsenor AS og Nursepartner AS er registrert hos Arbeidstilsynet som bemanningsforetak i Norge. Oversikt over registrerte bemanningsbyrå kan man finne via arbeidstilsynets hjemmeside, Nærmere veiledning følger under. Veiledning i forhold til innleie av arbeidskraft Et bemanningsforetak har til formål å drive utleie av arbeidskraft. Arbeidsgivere kan leie inn arbeidstakere for en tidsbegrenset periode fra bemanningsforetak. Innleie av arbeidskraft fra bemanningsforetak er lov i de tilfeller hvor det er tillatt med midlertidig ansettelse. Innleie vil derfor kunne være et alternativ til midlertidig tilsetting i forbindelse med uforutsette driftstopper og sesongmessige svingninger. I virksomheter som er bundet av tariffavtale kan arbeidsgiver sammen med tillitsvalgte gjøre skriftlig avtale om tidsbegrenset innleie - selv om vilkårene for midlertidig tilsetting ikke er oppfylt. De tillitsvalgte må representere et flertall av den arbeidstakerkategori det er snakk om å leie inn. Virksomheter som leier inn arbeidstakere fra bemanningsforetak plikter å undersøke om utleier er registrert i Arbeidstilsynets register over godkjente bemanningsforetak. Innleie er kun tillatt fra registrerte virksomheter. Også innleievirksomheten har et arbeidsgiveransvar overfor den innleide. Eksempelvis har innleier et selvstendig ansvar for å gi den innleide nødvendig opplæring og innføring i interne rutiner, samt sikre at den innleide innehar nødvendige kvalifikasjoner, godkjenning og lignende. Se Arbeidstilsynets hjemmeside for mer informasjon (søk på innleie ).

5 VÅR REFERANSE 5 Begrunnelse for varsel om pålegg Begrunnelse for pålegg 1-4: Karasjok kommune har ikke kartlagt og iverksatt tiltak i forhold til om det er samsvar mellom oppgaver og ressurser ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen slik at arbeidstakerne ikke blir utsatt for uheldige helsebelastninger. Begrunnelse for pålegg 5: Karasjok kommune har ikke kartlagt og iverksatt tiltak i forhold til det psykososiale arbeidsmiljøet ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen slik at arbeidstakerne ikke blir utsatt for uheldige helsebelastninger. Begrunnelse for pålegg 6: Karasjok kommune har ikke foretatt en gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontrollen) ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen for å sikre at den fungerer hensiktsmessig for å ivareta arbeidsmiljøet. Begrunnelse for pålegg 7: Karasjok kommune har ikke iverksatt rutiner for å sikre at arbeidstakere som jobber for kommunen ikke jobber mer enn hva arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser tillater. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Karasjok kommune skal kartlegge om det er samsvar mellom oppgaver og ressurser ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen slik at arbeidstakerne ikke blir utsatt for uheldige helsebelastninger. Vi viser til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5 annet ledd nr 6, jf. arbeidsmiljøloven 4-1 (1)- (2). Frist for gjennomføring: Det skal brukes sakkyndig bistand i arbeidet med å etterkomme pålegget, jf. arbeidsmiljøloven 3-2 (1) bokstav c. 2. Karasjok kommune skal med bakgrunn i gjennomført kartlegging (jf. pålegg nr. 1) utarbeide en tidfestet handlingsplan for å sikre at det blir samsvar mellom oppgaver og ressurser ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen slik at arbeidstakerne ikke blir utsatt for uheldige helsebelastninger. Vi viser til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5 annet ledd nr. 6, jf. arbeidsmiljøloven 4-1 (1)- (2). Frist for gjennomføring:

6 VÅR REFERANSE 6 Det skal foreligge handlingsplan hvor det fremgår hvilke tiltak som skal gjennomføres. Planen skal redegjøre for tiltak både på kort sikt og på lang sikt. 3. Karasjok kommune skal med bakgrunn i vedtatt plan (jf. pålegg nr. 2) sette i verk tiltak for å sikre at det blir samsvar mellom oppgaver og ressurser ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen slik at arbeidstakerne ikke blir utsatt for uheldige helsebelastninger. Vi viser til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften; best.nr 544) 5 annet ledd nr. 6, jf. arbeidsmiljøloven 4-1 (1)- (2). Frist for gjennomføring: Det skal foreligge oversikt over iverksatte tiltak og tidsramme for gjenstående tiltak. 4. Karasjok kommune skal med bakgrunn i iverksatte tiltak ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen (jf. pålegg nr. 3) evaluere disse og beskrive hvordan tiltakene har hatt effekt. Vi viser til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5 annet ledd nr 8, jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav h. Frist for gjennomføring: Det skal foreligge en evaluering av om tiltakene har medført at arbeidstakerne har fått et arbeidsmiljø som oppfyller lovens krav om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. 5. Karasjok kommune skal kartlegge det psykososiale arbeidsmiljøet ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen for å finne ut om arbeidstakerne blir utsatt for uheldige helsebelastninger, og følge dette opp med de tiltak som kartleggingen viser er nødvendig. Vi viser til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5 annet ledd nr 6, jf. arbeidsmiljøloven 4-3, jf arbeidsmiljøloven 4-1 (1)-(2). Frist for gjennomføring: Det skal brukes sakkyndig bistand i arbeidet med å etterkomme pålegget, jf. arbeidsmiljøloven 3-2 (1) bokstav c.

7 VÅR REFERANSE 7 6. Karasjok kommune skal foreta en gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontrollen) ved Karasjok helsesenter - sykeavdelingen for å sikre at den fungerer hensiktsmessig for å ivareta arbeidsmiljøet. Vi viser til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5 annet ledd nr 8, jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav h. Frist for gjennomføring: Det skal foreligge en redegjørelse for hvordan gjennomgangen er utført og hva den har medført. 7. Karasjok kommune skal iverksette rutiner for å sikre at arbeidstakere som jobber for kommunen ikke jobber mer enn hva arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser tillater. Vi viser til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5 annet ledd nr 7, jf. arbeidsmiljøloven 4-1 (2), jf. arbeidsmiljøloven 10-2 (1), jf. arbeidsmiljøloven Frist for gjennomføring: Det skal foreligge en redegjørelse for hvilke rutiner som er iverksatt. Det skal spesielt fremgå hvordan man vil følge med at innleide arbeidstakere ikke jobber mer enn hva arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser tillater. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/14412 ved svar.

8 VÅR REFERANSE 8 Med hilsen Arbeidstilsynet Nord-Norge Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign.) Jon Helge Vaeng rådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi m/vedlegg: Karasjok helsesenter - Sykeavdelingen Rådhusgata KARASJOK Karasjok helsesenter - Sykeavd. v/verneombudet Rådhusgata KARASJOK Hovedverneombudet i Karasjok kommune Rådhusgata KARASJOK Helsetilsynet i Finnmark Statens hus 9815 VADSØ Vedlegg: Informasjonsskriv om psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold