OPPSUMMERING FRA WORKSHOP Samhandling og innovasjon i helse- og omsorgstjenesten - Hvordan realisere våre ideer til å bli innovasjoner?

Transkript

1 OPPSUMMERING FRA WORKSHOP Samhandling og innovasjon i helse- og omsorgstjenesten - Hvordan realisere våre ideer til å bli innovasjoner? InnoMed, Arendal kommune, Nøtterøy kommune, Induct Software og Designit, 25. januar 2012

2 På den tiende Arendalkonferansen i 2011 ble det satt fokus på kommunenes arbeid med innovasjon og vitendeling som et middel for å imøtekomme fremtidens velferdsutfordringer. Gjøre selv! Fra institusjon till rehabilitering. Hva hvis de eldre fikk hjelp til selvhjelp? Med denne overskriften satte InnoMed, i samarbeid med Induct Software, rammene for en workshop på Arendalskonferansen Målet var å hente ut gode erfaringer og finne frem til nye og konkrete måter å arbeide med omsorg på tvers av landets kommuner, med kreativitet og innovasjon i fokus. Med utgangspunkt i disse gode initiativene, og med ønske om å kunne presentere fremgang og resultater på konferansen i 2012, gikk Arendal kommune, InnoMed og Induct Software i januar 2012 sammen med Designit for å fasilitere en workshop for landets kommuner. Fra utfordring til implementering av ny tjeneste - en veiledning i hvordan man gjennomfører et innovasjonsprosjekt. Med hverdagsrehabilitering som tema gjennomgikk ca. 50 personer fra 15 kommuner, virksomheter og forbund innovasjonsreisens elementer og utfordringer, fra oppstart til implementering. Deltakerne ble presentert for hverdagsrehabilitering av Pia Kürstein Kjellberg, prosjektleder fra Dansk Sundhedsinstitut og Designit presenterte eksempel på et innovasjonsprosjekt med fokus på tjenestedesignmetodikk og hvilke faser man må igjennom i prosjektprosessen. Nils Erik Ness fra Ergoterapeutforbundet deltok også og informerte om det pågående prosjektet Innføring av hverdagsrehabilitering i norske kommuner. I blandede grupper fikk deltakerne mulighet til å dele sine erfaringer med innovasjonsarbeid og utarbeide konkrete forslag til hvordan de ulike fasene kan gjennomføres. Interessen omkring workshop en var stor, og det viste seg at mange gode initiativer allerede er påbegynt i kommunene. En grunnleggende interesse for å skape bedre vilkår for både brukere og ansatte gjennom brukerundersøkelser og tjenestedesign var felles for deltakerne. Det var tydelig at det var manglende erfaring med denne type metodikk og innovasjonsarbeid, og at deltakerne verdsatte å dele erfaringer og motta veiledning. Dagen understreket at det var et ønske blant deltakerne om å arbeide konkret med tjenesteutvikling, og ambisjoner om å lykkes med forankring og implementering. Workshop en ble fasilitert av Designit 25. Januar 2012 i deres lokaler i Storgata 53 A. Gruppenes konklusjoner er dokumentert i en rapport, og diskusjonen er tatt videre i Inducts software sin innovasjonsportal - Gjøre selv - Tilbakemeldinger fra deltakerne har vært at de synes det var en lærerik dag, hvor de satte pris på å samarbeide med andre kommuner om en felles forståelse for hva som skal til for å utvikle og implementere innovative omsorgstjenester. Gode råd og erfaringer ble utvekslet og mange kopper kaffe drukket.

3 TJENESTEDESIGN utgangspunkt // 3 Tjenestedesign er en designdisiplin med rot i produktdesignerens og designantropologens metoder og arbeidsprosesser. Begrepet betyr at man planlegger og organiserer mennesker, infrastuktur, prosesser og fysiske elementer, på en måte som tilfører betydelig verdi til både kunder, brukere og organisasjoner. Tjenestedesign søker å utvikle gode brukeropplevelser med utgangspunkt i sluttbrukers behov, samtidig som det legges vekt på effektive prosesser og arbeidsrutiner. På den måten er tjenestedesign er et viktig redskap for å imøtekomme fremtidens velferdsutfordringer. Tjenestedesign er en tverrfaglig disiplin hvor det samarbeides på tvers av bransjer og kompetansefelt. I prosessen gjennomføres brukerundersøkelser for å avdekke erkjente og ikke-erkjente behov hos sluttbruker og ansatte. I tillegg til emosjonelle aspekter, utfordringer og potensialer, kartlegges arbeidsganger og rutiner for å optimere arbeids- og informasjonsflow. Personas benyttes ofte i kommunikasjon av brukerbehov. I prosessen legges det også vekt på å involvere beslutningstakere og andre relevante aktører underveis for å sikre eierskap og forankring. Løsninger visualiseres og kommuniseres ved hjelp av scenarier og blueprint. Brukerens verden Front-office Kommunenes verden Back-office

4 DAGENS FORMÅL >> Fra utfordring til implementering av ny tjeneste - en veiledning i hvordan man gjennomfører et innovasjonsprosjekt Målet med dagen var å definere konkrete redskaper for initiativ og handling. Det overordnede utbytte fra workshopen var: Oppskrift på hvordan man kan gjennomføre et innovasjonsprosjekt Mulighet til å dele erfaringer med innovasjonsarbeid i kommunesektoren Kunnskap om hvordan man kan gå fra utfordring til implementering av ny tjeneste utgangspunkt // 4

5 DELTAKERE utgangspunkt // 5 Arendal Torild Skår Kommunalsjef Helse og omsorg Ragnhild Vignes Enhetsleder rehabilitering Jane Gundersen teamleder rehabilitering Urd Berntsen stab helse-omsorg Bodø Åse Bente Mikkelborg Prosjektleder Bente Kleven Hjemmetjeneste leder Grete Willumsen Leder for Rehabiliteringssenterert Randi Sandnes Leder pilot hjemmetjeneste Liv Hjelle Saksbehandler tildelingskontoret Stine Rognild Fagleder pilot hjemmetjeneste Bærum Åse Bergene Prosjektleder PLO Helseinformatikk Drammen Anniken Blichfeldt Muren Virksomhetsleder / Helsesjef Sven Pedersen Prosjektleder Hege Rokke Virksomhetsleder Trine Aas Virksomhetsleder Kongsvinger Øivind Græsmo Rådgiver Iris Jensen Bringedal fysioterapeut Tove Skårer avd.leder hjemmetjenester Ann Kristin Sandberg Hansen avd.leder hjemmetjenester Berit Sjøli Nilsen habiliteringskoordinator Linda Aarskog avd.leder hjemmetjenester Per-Ivar Sveheim IKT-strateg Trine Elnæs Sandbakken fagleder hjemmetjeneste Nøtterøy May-Britt S. Nilsen Ergoterapeut Anita Archer Leder habilitering Gunn Langedrag Monica Strand Lise Olafsen Leder Tjenestekontoret Ski Ingvild Belck-Olsen Prosjektleder Samhandlingsreformen i Follo Stavanger Kjell Inge Vestre Leder fysio og ergoterapi Voss Torhild Frøydis Eid Kommunalsjef Solrun Hauglum leiar pleie og omsorg Norsk Ergoterapeutforbund Nils Erik Ness Nestleder i Ergoterapautene Arve Sigmundstad Generalsekretær Diakonhjemmet høgskole Rogaland Kjersti Helene Haarr Ergoterapaut 12 K Cecilia Haglind Samhandlingskoordinator 12k Torill Lønningdal Daglig leder 12 K Dansk sundhedsinstitut Pia Kürstein Kjellberg Forsker / analytiker Induct Kim Hamli VSO Manager Arendal Kjell Sjursen Spesialrådgiver innovasjon og nytenkning Nøtterøy Karen Kaasa Kommunal direktør - helse og sosial Innomed Espen Aspnes Innovasjonsrådgiver Designit Kaja Misvær Partner & Service Innovation Manager Annie Feddersen Service Designer Emilie S. Olsen Service Design Intern

6 KOMMUNENS INNOVASJONSREISE utgangspunkt // 6 For å skape et overblikk og et felles grunnlag for hvordan man best mulig kan arbeide med innovasjonsprosesser i kommunen, presenteres deltakerne for en rekke viktige områder, temaer og aktiviteter. Disse presenteres gjennom en innovasjonsreise som er inndelt i fire faser: etablering, oppstart, gjennomføring og implementering. Innenfor hver fase finnes en sjekkliste for områder man må være oppmerksom på. Denne listen ble utdypet med konkrete oppgaver på workshop en, og fungerte som utgangspunkt for gruppeoppgaver. Ved å diskutere disse og komme frem til løsninger sammen, fikk deltakerne delt erfaringer og etablert en felles forståelse for hva som skal til for å oppnå resultater i innovasjonsprosesser. Innovasjonsreisens faseinndeling er grov, og prosessen vil ikke nødvendigvis være så lineær i virkeligheten. Noen aktiviteter kan kjøre parallelt, og beslutninger som er relaterte til en fase må noen ganger tas tidligere eller senere i prosessen. Men formålet var å gi diskusjonen og kommunene et felles utgangspunkt. Fase 1 Etablering Fase 2 Oppstart Fase 3 Gjennomføring Fase 4 Implementering Definere utfordring Spesifisere målgruppe Finne partnere Prosjektbeskrivelse Finansiering Etablere prosjektgruppe Prosjektplanlegging Forankring Risikovurdering Suksesskriterier Oppgavefordeling Samarbeidsavtaler Brukerundersøkelser Idéutvikling Konseptutvikling Testing Spesifisering Eierskap Opplæring Prosjektevaluering Videreføring

7 FAGLIG INPUT opplegg // 7 1. Introduksjon og presentasjon av tjenestedesignmetodikk v/ Kaja Misvær, Service Innovation Manager, Partner Designit Oslo 2. Fra pleie og omsorg til rehabilitering - Erfaringer fra Fredericia Kommune v/ Pia Kürsten Kjellberg, Senior projektleder, Dansk Sundhedsinstitut 3. Kommunens Innovasjonsreise med utgangspunkt i tjenestedesignprosjekt fra Danmark v/ Annie Feddersen, Service designer, Designit Oslo

8 FAGLIG INPUT faglig Input // 8 4. Introduksjon til Innovasjonsportalen - Gjøre selv v/ Kim Hamli, Innovasjonsrådgiver, Induct Software 5. Introduksjon av Norsk Ergoterapeutforbund, NETF v/ Nils Erik Ness, Nestleder i Norsk Ergoterapeutforbund 6. Oppsamling og videre arbeid v/ Karen Kaasa, Nøtterøy kommune Kjell Sjursen, Arendal kommune Espen Helge Aspnes, InnoMed

9 OPPGAVENE Gruppeoppgavene hadde som formål å gi deltakerne konkrete verktøy til gjennomføringen av innovasjonsprosjekter. I tillegg til presentasjonen av hverdagsrehabilitering og prosjektet i Fredericia, ble deltakerne presentert for et tjenestedesignprosjekt gjennomført av Designit. For hver fase ble de ulike områder og aktiviteter beskrevet med eksempler for å gi inspirasjon. Deltakerne ble inndelt i seks blandede grupper, hvor de brainstormet omkring utfordringer og muligheter i hver fase av reisen fra etablering til implementering. Gruppenes oppsummerte sin diskusjon fra hver fase og presenterte dette i plenum. InnovasjonsreIsen // 9 På den måten fikk alle deltakerne et innblikk i de ulike synspunkter som kom frem, og en felles forståelse for hva som skal til for å gjennomføre vellykkede innovasjonsprosjekter innen hverdagsrehabilitering i kommunen.

10 InnovasjonsreIsen // 10 FASE 01 ETABLERING Kommunene skal forestille seg en etablering av et prosjekt innen hverdagsrehabilitering, og bes diskutere og ta stilling til følgende temaer: Definere utfordringer Spesifisere målgruppe Finne partnere Finansiering

11 1.1 UTFORDRING fase 01 etablering // 11 Hvis dere skal innføre hverdagsrehabilitering i kommunen, hvilke utfordringer vil dere møte? Gruppene kom frem til følgende viktige aspekter: 1. Internt: ledelse, medarbeidere 2. Eksternt: befolkning, pårørende, politikere, brukere 1. Samarbeid 2. Begrepsavklaring 3. Kompetanser og rollefordeling 4. De som møter brukeren 4 av 6 grupper så forankring som en stor utfordring, Halvparten så tverrfaglighet, kompetanse og kulturendring som en utfordring.

12 1.2 MÅLGRUPPE fase 01 etablering // 12 Hvis dere skal innføre hverdagsrehabilitering, hvem vil da være målgruppen? Alle grupper definerte den primære målgruppen som brukere med potensiale. Kun 2 av 6 grupper var oppmerksom på pårørende, beslutningstakere og helsepersonale som målgruppe.

13 1.3 FINANSIERING fase 01 etablering // 13 Hvis dere skal innføre hverdagsrehabilitering, hva skal til for å få finansiering til dette? Halvparten av gruppene ser et potensiale i å søke prosjektmidler, 4 av 6 grupper vurderer at omprioriteringer fra kommunenes side skal gi finansiering til prosjektet. Flere grupper ser potensialer på både internasjonalt og nasjonalt plan.

14 1.4 PARTNERE fase 01 etablering // 14 Hvis dere skal innføre hverdagsrehabilitering, hvem kan være aktuelle partnere? NAV 4 av 6 grupper ser potensiale i partnerskap med høgskoler eller andre forskningsenheter. Andre interessante partnerskap som fremheves er fagforbund, helsepersonell og brukerorganisasjoner. Kun én gruppe fremhever potensialet med samarbeide på tvers av kommuner.

15 fase 02 oppstart // 15 FASE 02 OPPSTART Når prosjektet er etablert skal kommunene starte opp prosjektet om hverdagsrehabilitering. I den forbindelse skal de diskutere og ta stilling til følgende temaer: Forankring Risikovurdering Suksesskriterier Samarbeidsavtaler

16 2.1 FORANKRING fase 02 oppstart // 16 Nå har dere etablert et prosjekt om hverdagsrehabilitering i kommunen, og det er klart for oppstart. Hvordan vil dere sikre at prosjektet er forankret i kommunen? Alle grupper nevner at forankring i ledelsen er viktig. Halvdelen mener at man også bør skape en politisk forankring og at en bred informasjon gjennom brev, e-post, møter osv. er viktig. To grupper fremhever pilotprosjekter og bruker undersøkelser som viktig for god forankring.

17 2.2 RISIKOVURDERING fase 02 oppstart // 17 Hvilke risikofaktorer finnes i forbindelse med gjennomføring av prosjektet? Alle grupper ser manglende/ dårlig forankring som en primær risikofaktor. 5 av 6 grupper også bekymret for motstand, sjalusi eller på annen måte manglende forståelse for prosjektet. Halvdelen av gruppene ser ressurser som en risikofaktor.

18 2.3 SUKSESSKRITERIER fase 02 oppstart // 18 Hvilke suksesskriterier skal måles for å vurdere prosjektets effekt? Målbare suksesskriterier og økt tilfredshet fra ansatte, brukere og ledere, er viktige faktorer for alle grupper. 2 av 6 grupper fremhever også økonomisk vinning på sikt.

19 2.4 SAMARBEIDER fase 02 oppstart // 19 Hvilke samarbeidsformer kan etableres? KS Foreleser 5 av 6 grupper mener at sentrale samarbeider er fagpersoner/ nøkkelpersoner fra vanlig drift, eller på tvers av enhetene. Kun én gruppe fremhever brukere som relevante samarbeidspartnere.

20 fase 03 gjennomføring // 20 FASE 03 GJENNOMFØRING I selve gjennomføringen av prosjektet, skal kommunen igangsette ulike aktiviter. Gruppene bes diskutere og ta stilling til disse: Brukerundersøkelser Idéutvikling Konseptutvikling Testing

21 3.1 BRUKERUNDERSØKELSER fase 03 gjennomføring // 21 I gjennomføring av prosjektet er det viktig å avdekke brukerbehov. Hvilke brukere bør involveres og hvordan? Brukere Alle gruppene fremhever at brukerne bør involveres i undersøkelsesfasen og én gruppe ser også viktigheten med å gjøre undersøkelser hos fagpersonene og ledelsen for å forankre prosjektet. Metoder som går igjen er intervjuer og fokusgrupper.

22 3.2 IDÉUTVIKLING fase 03 gjennomføring // 22 I gjennomføring av prosjektet skal det utvikles ideer på bakgrunn av brukerbehov. Hvordan skal dere sikre en god idéutviklingsprosess? Alle gruppene ser verdien i å samarbeide tverrfaglig. Halvparten ønsker dialogmøter/dialogkafé og 4 av 6 grupper ser at inspirasjon og kunnskap fra andre prosjekter som er blitt gjort vil sikre en god idéprosess.

23 3.3 KONSEPTUTVIKLING fase 03 gjennomføring // 23 Idéutviklingen skal resultere i mange ideer. Hvordan skal dere ta disse videre? Halvparten av gruppene ønsker en egen prosjekt- og styringsgruppe som tar avgjørelser på hvilke ideer som skal utvikles. Ideene skal vurderes og man skal finne ut om de er realiserbare.

24 3.4 TESTING fase 03 gjennomføring // 24 Det er nå utviklet konsepter til hverdagsrehabilitering som omsorgstjeneste. Hvordan kan dere teste disse på brukerne? - Aktivitetsnivå - Funksjon - Hovedmål/delmål ut fra brukers ønsker - COPM 4 av 6 grupper ser at et pilotprosjekt for å teste tjenesten er fordelaktig. Intervjuer, både kvantitative og kvalitativt er også ønskelig.

25 fase 04 IMpleMenterIng // 25 FASE 04 IMPLEMENTERING Etter at prosjektet om hverdagsrehabilitering er gjennomført, skal det arbeides på implementeringen. I denne fasen arbeidet gruppene med å finne løsninger på hvordan man kan sikre en suksessfull implementering ved å diskutere følgende temaer: Eierskap Opplæring Videreføring

26 4.1 EIERSKAP fase 04 IMpleMenterIng // 26 Hvis dere skal implementere prosjektet om hverdagsrehabilitering, hvordan vil dere etablere eierskap hos de som skal levere omsorgstjenesten? Alle gruppene mener informasjon og kunnskap er viktig for å etablere eierskap hos de som skal gjennomføre samtalene. 4 av 6 mener også at man må være motiverte og ha engasjement for at man skal føle eierskap. Kun én gruppe mener at eierskapet allerede er etablert, da man skal være involvert tidlig i prosjektfasen.

27 4.2 OPPLÆRING fase 04 IMpleMenterIng // 27 Hvordan skal relevante aktører innen hverdagsrehabilitering læres opp? 5 av 6 grupper mener det er viktig med kompetanseheving for å lære opp relevante aktører. Kursdager og trykksaker er andre forslag på opplæringsmetoder.

28 VIDEREFØRING fase 04 IMpleMenterIng // 28 Hvordan kan man informere om og videreføre prosjektet? 5 av 6 grupper mener det er viktig å evaluere prosjektet for så å se om man skal over i drift, og i så fall er det viktig å prioritere ressurser. Halvparten mener det vil hjelpe å informere media for å videreføre prosjektet.

29 konklusjon // 29 KONKLUSJON / VIDEREFØRING Med Arendalskonferansens initiativer og med gode eksempler fra Danmark er interessen for hverdagsrehabilitering og innovasjonssprosjekter fundert i brukerundersøkelser og tjenestedesign stigende. Det er skapt et velfungerende og inspirerende utgangspunkt for vitensdeling gjennom møteplasser som konferanse, workshop og digital innovasjonsportal. Det ble etablert en verdifull kontakt og dialog mellom kommuner, InnoMed, Designit og Ergoterapeutforbundet, som kan resultere i utarbeiding av konkrete verktøyer og veiledninger som kan føre idé til handling og sikre vellykkede implementerte omsorgstjenester innen hverdagsrehabilitering i kommunene. Workshop en avdekket at brukerinvolvering, tverrfaglige samarbeid og nasjonale og internasjonale erfaringer ble sett som sentrale for utvikling av fremtidige prosjekter. Forankring, tverrfaglige samarbeid og kulturendring blir sett på som de største utfordringer, og dårlig forankring, motstand/sjalusi og manglende ressurser som risikofaktorer for gjennomføring av prosjekter. Med denne workshop en og med det videre arbeid mener Designit, at det er viktig å fokusere vitensdeling på både idégenerering og gjennomføring. Det er kritisk å inspirere til gode tverrfaglige samarbeid, bygge innovasjonskultur og skape endringsvillighet i kommunen - i tillegg til å skape grundig forankring og eierskapsfølelse av nye prosjekter. Workshop en resulterte i konkrete forslag på de enkelte steg i en innovasjonsprosess, som med fordel kan utdypes, utvides og systematiseres. Viktigst av alt var at workshop en beviste det store engasjement og initiativ, som finnes i kommunene og det er nettopp dette som spiller viktigste rollen for suksessfulle innovasjonsprosjekter.