Eierstyring og selskapsledelse

Transkript

1 Eierstyring og selskapsledelse i SpareBank 1 Nordvest Skrevet av: Ove Bjerkan/Olav Rugset Status: Besluttet styremøte Versjon: 8 Opprettet: Sist endret: Organisasjonsnr.: Endringslogg Div. mindre korreksjoner samt emisjon og børsnotering. Olav Rugset 1

2 Innholdsfortegnelse 0.1 GENERELT NÆRMERE OM DOKUMENTET 3 1. REDEGJØRELSE FOR EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE 3 2. VIRKSOMHET 4 3. SELSKAPSKAPITAL OG UTBYTTE 4 4. LIKEBEHANDLING AV AKSJEEIERE OG TRANSAKSJONER MED NÆRSTÅENDE 5 5. FRI OMSETTELIGHET 6 6. GENERALFORSAMLING 6 7. VALGKOMITÉ 7 8. BEDRIFTSFORSAMLING OG STYRE, SAMMENSETNING OG UAVHENGIGHET 7 9. STYRETS ARBEID RISIKOSTYRING OG INTERN KONTROLL GODTGJØRELSE TIL STYRET GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON SELSKAPSOVERTAKELSE REVISOR 10 2

3 0.1 GENERELT Ledelsen og styret i SpareBank 1 Nordvest vurderer årlig prinsippene for eierstyring og selskapsledelse. Prinsipper og praksis avlegges i samsvar med krav i regnskapsloven 3-3b, og den norske anbefalingen for eierstyring og selskapsledelse (NUES). Banken har adgang til å utstede omsettelige egenkapitalbevis. Egenkapitalbevisene er registrert i Verdipapirsentralen og ble tatt opp til notering på Oslo Børs den 2. oktober 2017 med ticker SNOR. Bankens eierandelskapital utgjør kr fordelt på egenkapitalbevis pålydende kr 100 fullt innbetalt. Dokumentet Eierstyring og selskapsledelse i SpareBank 1 Nordvest offentliggjøres på NÆRMERE OM DOKUMENTET Norsk Anbefaling for Eierstyring og Selskapsledelse er utgitt av Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES), siste oppdatert Formålet med anbefalingen er at selskaper som er notert på regulerte markeder i Norge skal ha eierstyring og selskapsledelse som klargjør rolledeling mellom eiere, styre og daglig ledelse ut over det som følger av lovgivningen. Anbefalingen inneholder til sammen 15 punkter. Etterlevelse av anbefalingen skal skje på bakgrunn av et følg eller forklar -prinsipp. Dette innebærer at banken må redegjøre for hvordan den har innrettet seg i forhold til anbefalingens enkelte punkter, og eventuelt forklare hvorfor og hvordan den har innrettet seg på en annen måte. Anbefalingen er tilpasset aksjeselskaper og i en viss utstrekning sparebanker med noterte egenkapitalbevis. Anbefalingens 15 punkter er derfor ikke i alle henseender tilpasset bankens struktur og virksomhet, og banken følger derfor Norsk Anbefaling for eierstyring og selskapsledelse så langt det passer for sparebanker med egenkapitalbevis. I punktene 1-15 gjennomgås de enkelte punkter i anbefalingen. Avvik fra anbefalingen forklares. 1. REDEGJØRELSE FOR EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE Eierstyring og selskapsledelse i SpareBank 1 Nordvest omfatter de mål og overordnede prinsipper som banken styres og kontrolleres etter, for å sikre interessene til kunder og andre interessegrupper. Styring av bankens aktiviteter skal sikre god drift og gi økt trygghet for at erklærte mål og strategier blir fulgt og realisert. Gjennom reglene i Finansforetaksloven og bankens vedtekter er det gitt bestemmelser for organisering av bankens overordnede styring og ledelse. Kunder, egenkapitalbeviseierne og bankens ansatte velger bankens øverste organ som er generalforsamlingen. Til å lede virksomheten velger generalforsamlingen et styre på 5-7 medlemmer. I tillegg er de ansatte representert i tråd med gjeldende regler. Styret tilsetter administrerende direktør som er bankens daglige leder. I styrets årsrapport under avsnittet Eierstyring og selskapsledelse gis en henvisning til dette dokumentet. 3

4 Bankens ansatte skal kjennetegnes ved at de har en god etisk standard. Dette innebærer at de skal vise en atferd som oppfattes som tillitsvekkende, ærlig og redelig, og som er i henhold til de normer, regler og lover som gjelder. Dette omfatter også forhold som habilitet, kunderelasjoner, relasjoner til leverandører og konkurrenter, verdipapirhandel og innsideregler og relevante privatøkonomiske forhold. Regelverket gjelder for alle ansatte og tillitsvalgte i styrende organer. Sparebankens formål er å utføre forretninger og tjenester som det er vanlig eller naturlig at sparebanker kan utføre i henhold til den enhver tid gjeldende lovgivning og de til enhver tid gitte konsesjoner, jfr. vedtektenes 2-1. Etiske retningslinjer for banken inngår som en del av bankens Personalhåndbok. Gjennom bankens eierstyring og selskapsledelse er det særlig vektlagt En struktur som sikrer målrettet og uavhengig styring og kontroll Systemer som sikrer måling og ansvarliggjøring En effektiv risikostyring Fullstendig informasjon og effektiv kommunikasjon Likebehandling av egenkapitalbeviseiere og balansert forhold til øvrige interessegrupper Overholdelse av lover, regler og etiske standarder Samfunnsansvar er en integrert del av bankens virksomhet, og ansvaret uttrykkes gjennom strategier, tiltak og aktiviteter. Banken vil gjennom sin drift bidra til å utvikle de lokalsamfunn den har sin virksomhet i, til beste for enkeltpersoner, bedrifter og kommuner. Miljøengasjement gjenspeiles i at banken løpende vektlegger hensynet til et godt indre og ytre miljø gjennom sine investeringsbeslutninger og i den daglige drift. Banken har nulltoleranse med hensyn til korrupsjon. Arbeidstakernes rettigheter ivaretas gjennom generelle tariffavtaler, gjennom lovbestemt HMS-arbeid, arbeid mot enhver form for diskriminering mv. Avvik fra anbefalingens pkt. 1: Ingen 2. VIRKSOMHET Strategiplanen underbygger bankens overordnede mål om å være en selvstendig lokal bank i SpareBank 1-alliansen. Denne strategien er i overensstemmelse med, og bygger opp under Alliansens overordnede strategi. Visjon: "Sammen skaper vi verdier." Verdigrunnlag: Dyktig. Nær. Aktiv. Forretningside: SpareBank 1 Nordvest skal gjennom profesjonell rådgivning levere finansielle produkter og tjenester i alle kanaler tilpasset kundens behov. Avvik fra anbefalingens pkt. 2: Ingen 3. SELSKAPSKAPITAL OG UTBYTTE Styret foretar en løpende vurdering av kapitalsituasjonen i lys av konsernets mål, strategier og ønsket risikoprofil. For detaljert informasjon om kapitalsituasjonen henvises det til egen note i årsrapporten for

5 Årsoverskuddet vil bli fordelt mellom eierkapitalen (egenkapitalbeviseierne) og grunnfondskapitalen i samsvar med deres andel av bankens egenkapital. Opptak av eierandelskapital, ansvarlig lån og fondsobligasjoner krever vedtak i generalforsamlingen og godkjennelse fra Finanstilsynet. Generalforsamlingen delegerer til styret å gjennomføre vedtakene gjennom konkrete fullmakter i de enkelte saker. Ansvarlig lånekapital og fondsobligasjoner gir eierne rett til avkastning i form av renter. Utbytte Vedtektenes 2-1 siste ledd slår fast at stifterne eller andre har ikke krav på utbytte av virksomheten, utover utbytte på bankens eierandelskapital. Egenkapitalbeviseierne får utbytte iht. vedtektenes 6-1. SpareBank 1 Nordvest har som mål å forvalte konsernets ressurser slik at egenkapitalbeviseierne får en god, stabil og konkurransedyktig avkastning i form av utbytte og kursstigning på egenkapitalbevisene. Kjøp av egne egenkapitalbevis Generalforsamlingen har gitt styret fullmakt til å kjøpe tilbake egenkapitalbevis i en eller flere omganger med samlet pålydende for inntil NOK av bankens eierandelskapital. Slike kjøp skal skje ved handel i verdipapirmarkedet via Oslo Børs. Fullmakten gjelder frem til ordinær generalforsamling i 2018, likevel senest 30. juni Det beløp som skal betales for hvert egenkapitalbevis som erverves skal være minimum NOK 80 og maksimum NOK 120. Den samlede beholdningen av egenkapitalbevis som banken eier og/eller har avtalepant i, kan ikke overstige 10 prosent av bankens eierandelskapital. Kapitalforhøyelse Styrefullmakter til kapitalforhøyelser gis på bakgrunn av definerte og konkrete formål. Pr foreligger det ingen styrefullmakt til å foreta kapitalforhøyelse i SpareBank 1 Nordvest. Avvik fra anbefalingens punkt. 4: Ingen 4. LIKEBEHANDLING AV AKSJEEIERE OG TRANSAKSJONER MED NÆRSTÅENDE Banken har innhentet eierandelskapital gjennom utstedelse av egenkapitalbevis. Gjennom vedtektene, styrets og ledelsens arbeid legges det vekt på at alle egenkapitalbeviseiere skal likebehandles og ha samme mulighet for innflytelse. Alle egenkapitalbeviseiere har lik stemmerett. Banken forholder seg til Finansforetakslovens regler for eier- og stemmerettsbegrensninger så langt bestemmelsene gjelder for en sparebank med egenkapitalbevis. Ved vesentlige transaksjoner mellom selskapet, egenkapitalbeviseiere, styremedlemmer, ledende ansatte eller nærstående av disse, vil styret sørge for at det foreligger en verdivurdering fra en uavhengig tredjepart. Slike transaksjoner omtales i egen note til regnskapet. 5

6 Styremedlemmer og ledende ansatte melder fra til styret hvis de direkte eller indirekte har en vesentlig interesse i en avtale som inngås av selskapet. Når det gjelder inhabilitet, viser styrets instruks til bestemmelsene i Finansforetaksloven 9-5. Avvik fra anbefalingens pkt. 4: Ingen 5. FRI OMSETTELIGHET Bankens egenkapitalbevis er notert på Oslo Børs med ticker SNOR, og er fritt omsettelige. Vedtektene inneholder ingen begrensninger når det gjelder omsetteligheten. Avvik fra anbefalingens punkt. 5: Ingen 6. GENERALFORSAMLING En sparebank er i utgangspunktet en selveid institusjon. Styringsstrukturen og sammensetningen av styringsorganer atskiller seg fra allmennaksjeselskaper, jfr. Finansforetakslovens regler om hvilke styringsorganer en sparebank skal ha. Bankens øverste organ er Generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal ha 20 medlemmer med 15 varamedlemmer og er satt sammen slik: Kundevalgte: 11 medlemmer med 8 varamedlemmer Egenkapitalbeviseiere: 4 medlemmer med 3 varamedlemmer Ansatte: 5 medlemmer med 4 varamedlemmer. Generalforsamlingen skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og generalforsamlingene vedtak. Når det gjelder øvrige forhold knyttet til generalforsamlingen henvises det til bankens vedtekter og Finansforetaksloven sine regler. Det legges vekt på at de valgte medlemmer og varamedlemmer avspeiler sparebankens kundestruktur, andre interessegrupper og samfunnsfunksjon. Innkalling til generalforsamling skjer i henhold til Finansforetakslovens 8-3, jfr. vedtektenes 3-8. Målet er at forslag til vedtak og saksvedlegg er tilstrekkelig detaljert til at medlemmene kan ta stilling til sakene før de behandles. Ordinær generalforsamling skal avholdes innen utgangen av mars måned hvert år. Medlemmer som ikke kan delta i generalforsamlingens møte, skal meddele dette til sparebanken snarest og senest fem dager før møtet. Varamedlemmer innkalles ved ordinære medlemmers forfall. Generalforsamlingens leder og nestleder velges på ordinær generalforsamling. Dersom lederen har meldt forfall, ledes møtet av forstanderskapets valgte nestleder. Er også denne fraværende, velges møteleder. Generalforsamlingens medlemmer og varamedlemmer møter personlig. Det er ikke anledning til å møte med fullmektig eller rådgiver, jfr. vedtektenes 3-1. Varamedlemmene er ikke personlige varamedlemmer for de valgte faste medlemmene av generalforsamlingen. Varamedlemmene kalles inn etter den rekkefølge de er valgt. Det føres protokoll fra møtene. Protokollen undertegnes av generalforsamlingens leder samt av to særskilte valgte medlemmer. Protokollen er tilgjengelig hos generalforsamlingens sekretær for medlemmer av generalforsamlingen, bankens øvrige tillitsvalgte, ekstern og intern revisor, samt relevante offentlige myndigheter. Avvik fra anbefalingens punkt. 6: Ingen 6

7 7. VALGKOMITÉ I henhold til vedtektenes kap. 5 har banken følgende valgkomiteer: Generalforsamlingens valgkomite Valgkomité for egenkapitalbeviseierne Valgstyret for ansattes valg Generalforsamlingens valgkomite har 4 medlemmer og 4 varamedlemmer. Valgkomiteen består av representanter fra kunder, egenkapitalbeviseiere og ansatte. Komiteen forbereder og foreslår kandidater til kundenes valg av medlemmer og varamedlemmer til generalforsamlingen i tråd med gjeldende vedtekter og valginstruks, videre generalforsamlingens valg av leder og nestleder, styre og valgkomite. Valgkomiteen har også som oppgave å gjennomgå og foreslå eventuelle endringer i honorarstrukturen for bankens tillitsvalgte. Valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg forbereder, fremmer kandidater til og gjennomfører egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til generalforsamlingen. Valgstyret for ansattes valg forbereder og gjennomfører ansattes valg av medlemmer og varamedlemmer til generalforsamlingen. Valgstyret for ansattes valg skal ha representanter oppnevnt fra bankens ledelse samt de ansatte. Valgstyret konstituerer seg selv. Avvik fra anbefalingens punkt.7: Medlemmene av generalforsamlingens valgkomite velges blant de gruppene som er representert i generalforsamlingen, i henhold til gjeldende vedtekter BEDRIFTSFORSAMLING OG STYRE, SAMMENSETNING OG UAVHENGIGHET Generalforsamlingen er bankens øverste organ. Det er en målsetting om minst 40 % andel fra hvert av kjønnene i styret. Styrets sammensetning framgår av bankens hjemmesider og de offentlige regnskapene. Av personvernhensyn offentliggjør ikke styret informasjon om de enkelte styremedlemmenes arbeid i styret ut over det som eventuelt er lovpålagt. Avvik fra anbefalingens pkt. 8: Ingen 9. STYRETS ARBEID Styret har fastsatt en egen instruks for sitt arbeid. Styrets oppgaver framgår også av vedtektenes 4-1. Styret leder bankens virksomhet i samsvar med lover, vedtekter og beslutninger i generalforsamlingen. Styret er ansvarlig for at de midler banken råder over, skal forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret har også en plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. I tillegg fastsetter bankens styre bankens strategi, budsjett, markeds- og organisasjonsmessige mål. Det er styret som ansetter og avsetter adm. direktør. 7

8 Det samlede styret skal i henhold til vedtektenes 4-1 fungere som bankens risiko-, revisjons- og godtgjørelsesutvalg. Risiko- og revisjonsutvalg: Utvalget er et forberedende og rådgivende arbeidsutvalg for styret. Risikoutvalget skal: Bidra til at risikostyringen er i samsvar med beste praksis og styrets ambisjonsnivå Gjennomgå risikostyringsstrategier og policyer som forberedelse til styrets behandling Bidra til at konsernets kapitaldekning er tilfredsstillende innenfor vedtatt konsernstrategi Bidra til at lover, forskrifter, interne regler som regulerer virksomheten identifiseres, implementeres, etterleves og kontrolleres. Revisjonsutvalget skal: Forberede styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen Overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring, samt bankens internrevisjon avgi uttalelse om valg av revisor Ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjon av regnskapet Vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jfr. revisorlovens kapittel 4 Godtgjørelsesutvalget skal være et forberedende organ for styret i saker som gjelder utforming og praktisering av retningslinjer og rammer for konsernets godtgjørelsespolitikk. Politikken skal bidra til å fremme god styring og kontroll med foretakets risiko, oppfordre til langsiktighet, bidra til å unngå interessekonflikter og være i henhold til lov og forskrift. Styret orienterer om oppnevnte styreutvalg i årsrapporten. I siste møte i desember hvert år evt. første møte i januar påfølgende år har styret en egenevaluering av sitt arbeid. Avvik fra anbefalingens pkt. 9: Ingen 10. RISIKOSTYRING OG INTERN KONTROLL Styret en årlig gjennomgang og vurdering av bankens interne kontroll og risikostyring. Gjennomgang av de etiske retningslinjer står også på styrets årsplan. SpareBank 1 Nordvest har som mål å opprettholde en moderat risikoprofil, og en så god risikooppfølging at ingen enkelthendelser skal kunne skade bankens finansielle stilling i alvorlig grad. Det utarbeides månedlige og kvartalsvise risikorapporter til administrasjonen og styret. En gang i året utarbeides bankens ICAAP-rapport. Risikostyring er en integrert del av ledelsens beslutningsprosesser, og et sentralt element hva angår organisering, rutiner og systemer. Det er etablert en egen avdeling for risikostyring. Avdelingen er organisert uavhengig av forretningsområdene, og rapporterer direkte til administrerende direktør. Internrevisjon Bankens internrevisjon er et redskap for styret og administrasjon. Internrevisjonens hovedoppgave er å bekrefte at internkontrollen fungerer som forutsatt, samt å påse at risikostyringstiltak er tilstrekkelige i forhold til bankens risikoprofil. Internrevisjonen rapporterer til styret. Internrevisors rapporter og anbefalinger blir gjennomgått, og det implementeres forbedringstiltak fortløpende. Internrevisjonen 8

9 utfører operasjonell revisjon av enheter og forretningsområder, og styret beslutter årlige revisjonsplaner. KPMG AS har vært bankens internrevisor siden Etikk og varsling Det er utarbeidet etiske retningslinjer for konsernet, og etikk er et obligatorisk tema på kurs for alle nyansatte. Dette skal bidra til at verdigrunnlaget og de etiske retningslinjene blir tydelig kommunisert og gjort kjent i hele organisasjonen. Det er etablert retningslinjer for varsling dersom ansatte får kunnskap om forhold som er i strid med eksterne eller interne bestemmelser, eller andre forhold som kan være med på å skade bankens omdømme eller finansielle situasjon. Avvik fra anbefalingens pkt. 10: Ingen 11. GODTGJØRELSE TIL STYRET Styrets godtgjørelse fastsettes av generalforsamlingen etter innstilling fra generalforsamlingens valgkomite. Innstillingen om honorarsatser tar utgangspunkt i faktorer som styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet og nivået for honorarsatser i sammenlignbare banker. Styrehonoraret er ikke resultatavhengig, og det utstedes ikke opsjoner til styret. Styrets leder og nestleder honoreres særskilt. Styret har kun faste godtgjørelser vedtatt av generalforsamlingen, men godtgjørelsen er delt i to, der ca. halvdelen er fast uavhengig av deltakelse i styrets møter og den andre halvdelen er avhengig av deltakelse i styrets møter. Styrets medlemmer er ikke inkludert i bankens avtale om målstyrt overskuddsdeling. Alle vesentlige transaksjoner mellom banken og styret, herunder lån og evt. godtgjørelse ut over styrehonorar fremgår av noter til regnskapet. Avvik fra anbefalingens pkt. 11: Ingen 12. GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE Det er etablert et godtgjørelsessystem i samsvar med bankens overordnede mål, risikotoleranse og langsiktige interesser. Dette skal bidra til å fremme incentiver til god styring og kontroll av bankens risiko, motvirke for høy eller uønsket risikotaking, bidra til å unngå interessekonflikter og være i henhold til gjeldende regelverk. Styret har etablert eget godtgjørelsesutvalg, se pkt. 9 ovenfor. Styret fastsetter godtgjørelsen til adm. direktør. Særskilte retningslinjer er ikke utarbeidet. Godtgjørelsen offentliggjøres i egen note til regnskapet. Styret beslutter årlig om banken skal ha en avtale om overskuddsdeling samt de nærmere regler/ vilkår knyttet til ordningen. Adm. direktør og øvrige ledende ansatte omfattes av avtalen som til enhver tid fastsettes for bankens ansatte. Avtalen om overskuddsdeling er knyttet til om fastsatte mål oppnås, og eventuell andel av overskuddet utbetales etter at årets regnskap er fastsatt av forstanderskapet. Avvik fra anbefalingens pkt. 12: Ingen 13. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON 9

10 Bankens informasjonspraksis skal underbygge tillitsforholdet mellom eiere, styret og ledelsen samt sørge for at bankens interessegrupper har en løpende mulighet til å vurdere og forholde seg til banken. Bankens praksis er basert på en aktiv dialog der åpenhet, forutsigbarhet og gjennomsiktighet settes i fokus. Korrekt, relevant og tidsriktig informasjon om bankens utvikling og resultater skal skape tillit i forhold til investormarkedet. Informasjon formidles via kvartalsrapporter, eget Investor Relations-område på bankens hjemmesider og i tillegg avholdes regelmessige presentasjoner overfor samarbeidspartnere, långivere og investorer. Banken har ikke fastsatt egne retningslinjer for rapportering av finansiell og annen informasjon. Bestemmelser gitt av myndighetene samt Oslo Børs følges. Delårsregnskaper offentliggjøres hensyntatt Oslo Børs sine regler. Det vektlegges at kravet om likebehandling av aktørene i verdipapirmarkedet følges. Avvik fra anbefalingens pkt. 13: Ingen 14. SELSKAPSOVERTAKELSE SpareBank 1 Nordvest er en selveiende institusjon som ikke kan bli overtatt av andre gjennom oppkjøp. Eierstrukturen i en sparebank er lovregulert, og ingen kan eie mer enn 10% av bankens eierandelskapital. Ved oppkjøp utover dette må det søkes tillatelse fra Finanstilsynet. En oversikt over de 20 største egenkapitalbeviseierne er lagt ut på bankens hjemmeside. Avvik fra anbefalingens pkt. 14: Lovpålagt eierbegrensning 15. REVISOR Ekstern revisor velges av generalforsamlingen etter anbefaling fra revisjonsutvalget og innstilling fra styret. Ekstern revisor foretar den lovbestemte bekreftelsen av økonomisk informasjon som gis i offentlige regnskap. Revisor presenterer årlig en plan for revisjonsarbeidet, og ekstern revisor deltar i styremøtene som behandler årsregnskap. Ekstern revisor deltar etter behov i styrets og Risiko- og revisjonsutvalgets møter. Se for øvrig under punkt 13 foran. Styret har ikke funnet det nødvendig å fastsette særskilte retningslinjer for den daglige ledelsens adgang til å benytte intern og ekstern revisor til andre tjenester enn revisjon. I ordinær generalforsamling orienterer styret om ekstern revisors godtgjørelse fordelt på revisjon og andre tjenester. Det er generalforsamlingen som fastsetter ekstern revisor sin godtgjørelse. Avvik fra anbefalingens pkt. 15: Ingen 10